La conservation des documents papier

Après un bref historique de l’émergence des préoccupations de conservation des documents papier dans les bibliothèques françaises, il y a 25 ans, les auteurs décrivent l’évolution des techniques, des stratégies et des mentalités, à travers des exemples pris à la Bibliothèque nationale de France. On est passé d’une approche technique à une approche globalisante et préventive, la « conser-vation préventive » ou « préservation ». La réflexion est complétée par des encadrés sur la désacidification de masse, les normes de conservation, les différents types de papiers de conservation, le contrôle qualité des matériaux et par une bibliographie sélective.

After a brief history of the emergence twenty-five years ago of concerns rela-ting to the conservation of print on paper documents in French libraries, the authors describe the evolution of techniques, strategies and mindsets, using examples taken from the French National Library. There has been a move from the technical approach to a global, preventative approach, the “preventive conservation” or “preservation”. Their reflections are completed by inserts on mass deacidification, conservation standards, different types of a paper for conservation, quality control of materials and a selective bibliography.

Nach einer kurzen historischen Übersicht die das Aufkommen und die Beschäftigung mit der Konservierung von Papier in französischen Bibliotheken während der letzten 25 Jahren betrifft beschreiben die Autoren die Entwicklung von Verfahren, Handhabung und Anschauungen an mehreren Beispielen der Bibliothèque nationale de France. Über eine technische Annäherung ist man auf einen allgemeinen und präventiven Ansatz übergegangen, das heisst auf die „Präventivkonservierung“ oder „Bewahrung“. Die behandelten Überlegungen werden durch eingeheftete Beilagen über Massenentsäuerung, Normen für die Konservierung, verschiedene Arten von Papier, Qualitätskontrolle der verwendeten Substanzen und eine ausgewählte Bibliographie ergänzt.

Después de un breve histórico sobre la emergencia de las preocupaciones de los documentos papel en las bibliotecas francesas, hace 25 años, los autores describen la evolución de las técnicas, estrategias y mentalidades, a través de los ejemplos tomados a la Biblioteca nacional de Francia. Se ha pasado de un enfoque técnico a un enfoque globalizante y preventivo, la „conservación preventiva” o „preservación”. La reflexión está completada con recuadros sobre la desacidificación de masa, las normas de conservación, los diferentes tipos de papeles de conservación, el control de calidad de los materiales y con una bibliografía selectiva.

Le problème de la conservation des documents en papier est au moins aussi ancien que les bibliothèques ; dès le XIXe siècle, nos prédécesseurs se plaignaient souvent dans leurs rapports du mauvais état de leurs fonds, et les premiers manuels de bibliothéconomie abordaient déjà la question de la conservation.

Celle-ci s’aggrava considérablement au cours des années 1870, avec l’introduction massive dans l’édition du papier de pâte de bois encollé à la colophane en milieu acide, notamment des pâtes mécaniques non raffinées, les moins coûteuses, qui permirent l’essor de la presse à grand tirage et du livre à bon marché.

On connaît le processus chimique d’acidification de ces papiers, décrit dès les années 1930 aux États-Unis : il entraîne, en quelques décennies, un jaunissement, puis une perte de souplesse et de résistance mécanique des feuillets, jusqu’à les rendre incommunicables aux lecteurs. Les conditions environnementales – température, humidité, lumière, pollution – jouent un rôle considérable dans ce processus. Or le papier est bien plus qu’un simple support de l’information, et l’on sait toutes les raisons – intellectuelles, patrimoniales, esthétiques, voire juridiques – qui militent pour la conservation des documents sous leur forme originale.

Une menace tardivement prise en compte…

La prise de conscience réelle par les professionnels de l’ampleur de la menace ne remonte qu’à la fin des années 1970, à la suite de plusieurs enquêtes, collectives ou limitées aux fonds de la Bibliothèque nationale 1. Elle suscita rapidement une réflexion théorique et technique qui donna naissance au concept de conservation préventive, et entraîna des recherches sur la restauration de masse.

Au début des années 1980, des moyens importants furent engagés par le ministère de la Culture pour financer un « plan de sauvegarde » décennal à la Bibliothèque nationale, relayé ensuite par les crédits de l’établissement constructeur de la Bibliothèque de France (EPBF) puis de la BnF ; pour des subventions aux bibliothèques municipales, aux associations régionales de coopération… Depuis vingt-cinq ans, dans l’ensemble des établissements français à vocation patrimoniale, des centaines de milliers de documents en papier ont bénéficié d’une microreproduction et/ou ont été désacidifiés, doublés, dépoussiérés, conditionnés dans une boîte ou pochette en carton permanent.

Les conditions de stockage des collections se sont également considérablement améliorées grâce à la vague de construction de bâtiments neufs, climatisés et mieux sécurisés. Enfin, les personnels sont généralement plus sensibilisés et mieux formés.

… et qui persiste malgré le travail accompli

De nombreux spécialistes sur le terrain peuvent estimer à bon droit que la situation globale ne s’est pas améliorée de façon décisive, pour des motifs évidents.

L’importance du passif était telle qu’il n’a pu être entièrement rattrapé : aux fonds en papier acide des années 1870-1950, qui constituent en général la plus grosse part des collections patrimoniales 2, s’ajoutent leurs aînés, en papier chiffon mais qui souffraient d’un retard considérable d’entretien voire de catalogage ;

Le « stock » de documents à traiter continue à s’alimenter de façon massive, pour de nombreuses raisons :

• qualité matérielle toujours médiocre de la production imprimée dans notre pays : malgré sa normalisation (cf. encadré), le papier permanent ne s’est pas imposé dans l’édition française, contrairement à celles de certains pays nordiques ou anglo-saxons ; pour des raisons économiques, la qualité générale du papier d’édition a progressé dans les années 1970-1980 (encollage en milieu neutre ou alcalin et non plus acide), mais ce phénomène a été contre-balancé ensuite par une utilisation croissante du papier recyclé. Dix à quinze ans après leur arrivée sur les rayons, beaucoup de livres récents se mettent à jaunir puis à s’abîmer. De plus, les volumes sortant des presses constituent des objets de plus en plus fragiles : amincissement du carton des couvertures, part croissante des volumes brochés, du coupé-collé, et des documents de type « auto-édition », sommairement assemblés et dont l’encre d’imprimante n’adhère qu’à la surface du papier ;
• flux d’entrées croissant dans les grands établissements, du fait notamment de l’évolution du dépôt légal 3 ;
• progression importante du nombre de consultations, qui entraîne inévitablement l’augmentation d’une « usure mécanique » des collections, des dégradations volontaires, et des vols.

Les progrès de la recherche révèlent progressivement de nouvelles menaces jusque-là ignorées : ainsi, les « composés organiques volatils » ou COV, acides émis dans l’atmosphère par les collections elles-mêmes et certains conditionnements, qui dans les magasins de la BnF ont un effet corrosif sur certaines pièces des armoires de climatisation et sont susceptibles de provoquer la dégradation des documents alentour, en dépit des systèmes de filtration, inadaptés à ce problème 4.

Enfin, à l’heure où les documents électroniques absorbent une part croissante des budgets et de l’attention, l’intérêt pour les questions de conservation des documents papier semble passer un peu au second plan. Cette discipline est restée l’apanage d’un cercle assez restreint de spécialistes, chercheurs et restaurateurs plutôt que de bibliothécaires, elle n’occupe toujours qu’une place modeste dans la littérature et l’enseignement professionnels 5, et elle n’offre que peu de postes et de perspectives. Des enquêtes récentes sur les besoins en désacidification montrent un faible degré d’intérêt et d’information de nombreux responsables d’établissements 6.

Ces difficultés somme toute prévisibles ne doivent pas occulter l’importance des progrès réalisés dans les techniques et les stratégies mises en œuvre, qu’on se propose maintenant de décrire. Le propos sera illustré par l’exemple de la BnF, établissement non représentatif mais naturellement en pointe dans le domaine de la conservation, de par l’importance des moyens matériels et humains qu’il y consacre.

L’évolution des techniques

Si la plupart des techniques utilisées aujourd’hui existaient déjà il y a vingt ans ou plus, elles ont été souvent largement perfectionnées depuis ; surtout, l’expérience a permis de sélectionner les mieux adaptées aux besoins, de préciser et rationaliser leur mode d’utilisation.

Les traitements physiques et chimiques

L’intérêt de pouvoir conserver et communiquer les documents papier sous leur forme originale a suscité de nombreuses recherches, avec des résultats inégaux selon les domaines.

Consolidation

Pour la réparation des reliures anciennes, des techniques nouvelles de « consolidation », issues du privé, ont été introduites dans les ateliers, à la BnF notamment, en parallèle avec la restauration traditionnelle. Utilisant le papier japonais, plus stable dans le temps que les cuirs actuellement disponibles pour la restauration, elles permettent aussi de réduire sensiblement le temps moyen de travail par document.

Renforcement et réparation des documents en feuilles

Dans ce domaine, la BnF a abandonné ses ambitions initiales de traitement de masse 7, en dépit d’avancées techniques réelles : meilleure durabilité des matériaux de renforcement, apparition à côté des deux procédés mécanisés déjà disponibles, le thermocollage (doublage par lamination à chaud, en déclin rapide) et le comblage (remplissage des lacunes en milieu aqueux par injection de pâte à papier liquide), d’une nouvelle technique spectaculaire, le clivage, développée en Allemagne : le renforcement est réalisé par insertion au cœur de la feuille, après dédoublage de celle-ci, d’une couche d’un matériau de renfort. Surtout, ces procédés ont été industrialisés en véritables chaînes de traitement automatisées, équipées de tapis roulants, où le traitement est souvent complété par la désacidification et le séchage des feuillets.

Mais le traitement des documents en feuilles est rarement prioritaire, et les cadences atteintes restent très insuffisantes par rapport au nombre de feuillets acides à traiter et à l’investissement financier nécessaire. La BnF a renoncé à s’équiper d’une chaîne automatisée de clivage.

Désacidification de masse

Elle constitue le progrès technique le plus important en matière de traitement de conservation du papier. Une installation était opérationnelle à la BN dès 1989 8, mais, depuis, les procédés chimiques disponibles ont été nettement améliorés (réduction des effets secondaires indésirables, du tri préalable nécessaire parmi les documents à traiter), les processus ont été rationalisés et automatisés, des installations privées se sont ouvertes en Europe et aux États-Unis.

Le recours à cette technique est devenu courant, au moins dans les grandes bibliothèques patrimoniales. Après l’échec de ses recherches sur un procédé de désacidification/renforcement (projet Separex), la BnF a intensifié le traitement de ses fonds en recourant à la sous-traitance 9. Surtout, la doctrine d’utilisation a changé : la désacidification était au départ utilisée en complément de la microreproduction, sur des documents déjà très acides et fragiles, qu’elle ne pouvait donc rendre à nouveau communicables (rappelons qu’aucun procédé connu à ce jour ne désacidifie et renforce en même temps le papier).

Depuis quelques années, on s’est tourné vers une utilisation « semi-préventive », concernant des documents en début d’acidification et donc encore assez solides pour être remis en consultation par la suite. On évite ainsi le traitement toujours délicat d’ouvrages très fragiles, et surtout d’additionner deux traitements coûteux (désacidification et microfilmage) sur le même document, sans bénéfice supplémentaire pour la consultation. Néanmoins, aucun établissement n’a encore pu consacrer à la désacidification de ses fonds des moyens financiers et humains suffisants au regard des quantités énormes de documents à traiter (voir l’encadré sur la désacidification de masse).

La désinfection des collections infestées

Hormis le dépoussiérage à l’aspirateur muni d’un filtre absolu, inadapté au traitement de masse, aucun procédé offrant une alternative satisfaisante à l’oxyde d’éthylène pour le traitement des documents papier moisis n’a pu être mis au point 10. En revanche, des techniques plus lentes, mais sans danger pour les utilisateurs, sont maintenant employées contre les insectes, comme l’anoxie (suppression de l’oxygène) ou la congélation. L’accent est mis désormais sur la prévention : contrôles climatiques, de l’état du bâtiment, des documents entrants.

Le conditionnement

Si la plupart des boîtes et pochettes de conservation sont toujours achetées chez des façonniers spécialisés, quelques grands établissements se sont également équipés de tables de découpe informatisées qui, reliées à des systèmes de prise de mesures automatiques, permettent de produire en grande série des boîtes en carton de conservation au format exact des documents. Celle de la BnF en réalise près de 15 000 par an.

Le transfert de support : de la microreproduction à la numérisation

Dès les années 1980, la microreproduction – microfilm 35 mm ou, originalité française, microfiche 105 mm – était apparue comme la seule technique permettant de rendre à nouveau possible, sur une grande échelle, l’accès du public aux collections acides incommunicables. Or ce constat est encore largement vrai actuellement. Cette permanence remarquable d’un support que certains jugeaient déjà obsolète il y a quinze ans est due à ses qualités éprouvées : durabilité importante (prouvée par le recul du temps) de la photographie argentique, normalisation internationale, relative simplicité de réalisation, de stockage, de consultation, valeur juridique ; sans compter qu’il est toléré de microreproduire et d’exploiter des documents encore sous droits 11. Comme la plupart des grandes institutions, la BnF continue à y recourir massivement, mais sa part recule maintenant devant les progrès de la numérisation.

La « bascule numérique » a commencé, rendue inévitable par le recul rapide du film photographique argentique. La BnF sera ainsi contrainte, dans les deux prochaines années, de remplacer par des numériseurs tous ses matériels de microfichage désormais obsolètes. La numérisation apporte déjà un progrès considérable en matière d’accès aux documents (entravé cependant par la question des droits d’auteur) et de reproduction en couleur.

Cependant son application au domaine de la conservation ne fait que débuter : les grands programmes entrepris jusqu’ici, comme Gallica pour la BnF, sont de caractère documentaire et concernent des documents en bon état, ou sacrifiables 12, beaucoup plus faciles à traiter en grandes séries que des documents fragiles choisis pour leur sauvegarde. Les premiers programmes de conservation lancés en 2005 à la BnF montrent l’importance du travail organisationnel et technique restant à accomplir concernant les cadences de production, encore très inférieures à celles de la microreproduction 13 ; surtout, la question du stockage massif et pérenne des données numérisées (projet Spar [système de préservation et d’archivage réparti] de la BnF) est loin d’être encore instruite en matière de coût et d’accessibilité. En attendant que ces problèmes soient résolus, le recours au COM (microformes produites à partir des données numérisées) pourrait constituer une solution transitoire appropriée.

L’évolution des stratégies

Une utilisation plus réfléchie des techniques

Plus que sur les techniques elles-mêmes, c’est sans doute sur leur utilisation que porte l’essentiel des progrès réalisés. L’expérience a permis de la faire correspondre de plus près aux besoins et aux moyens :

• en définissant des priorités techniques, auxquelles est consacré le plus gros des moyens : la BnF a ainsi sélectionné la reliure mécanisée, la désacidification, le transfert de support et le conditionnement, comme les traitements les plus nécessaires à la conservation de ses fonds ; à l’inverse, l’usage de certaines techniques jugées non prioritaires ou obsolètes est réduit, voire abandonné (à la BnF : thermocollage, désacidification à la feuille). Partout on privilégie le rapport coût/efficacité, donc les techniques de masse – et particulièrement celles par transfert de support, seules efficaces pour des documents très abîmés ;
• en utilisant ces techniques d’une façon plus judicieuse : outre le cas de la désacidification, on peut mentionner, pour la BnF, ceux de la reliure mécanisée des livres neufs (concentration accrue des crédits sur les fonds patrimoniaux aux dépens du libre-accès) et de la maintenance (limitée le plus souvent aux cas révélés par la communication) ;
• en élargissant les critères de choix d’une technique : un document abîmé, dont l’état appelle normalement une restauration, sera de préférence microreproduit s’il fait l’objet de nombreuses demandes de consultation ;
• en définissant plus précisément les différents niveaux d’intervention physique (maintenance, consolidation, restauration), par leur durée en particulier, et en les organisant en filières de traitement distinctes, afin d’éviter certaines dérives « perfectionnistes » dans les ateliers ;
• en utilisant les moyens au plus près des compétences : ainsi, à la BnF, la maintenance des collections (dépoussiérage, une partie du conditionnement et des petites réparations) est progressivement déléguée après formation aux magasiniers qui gèrent les collections ; les délais de traitement en sont raccourcis, et les restaurateurs peuvent se concentrer sur les interventions plus complexes. La supériorité de la sous-traitance est maintenant clairement établie pour certains traitements (reliure) ;
• enfin, la combinaison de certaines techniques permet d’accroître ou de prolonger leur efficacité : désacidification avant reliure des volumes récents si leur papier porte déjà des traces de dégradation acide (jaunissement)  ; mise en boîte systématique des volumes précieux après restauration ou consolidation.

Une approche plus globale et préventive : évolution vers la préservation

Dans les grands établissements, la conservation des collections a bénéficié à la fois de la modernisation générale des équipements et des pratiques, et surtout d’une prise en compte de ses exigences à toutes les étapes et dans tous les lieux du circuit des documents. Partout ou presque prévaut désormais une approche globale, aux aspects multiples, mais où l’accent est mis surtout sur la prévention : le concept de conservation préventive ou de préservation a fini par s’imposer.

Bâtiments

Climatisés, les grands bâtiments récents de bibliothèques ou d’archives n’offrent pas toujours des conditions de conservation parfaites, mais ils sont généralement munis d’un système de contrôle climatique, de filtres efficaces contre les polluants, moisissures et insectes, de systèmes de détection et d’extinction des incendies, anti-effraction et antivols.

L’accès direct des lecteurs aux fonds patrimoniaux n’est plus semble-t-il qu’un mauvais souvenir. Le mobilier (rayonnages) respecte des normes minimales et peut être amélioré : la BnF équipe ses tablettes de mousse antidérapante et de protections latérales. Des pochettes de transport rembourrées sont prévues pour les déplacements des documents fragiles ; dans les salles de lecture, des supports molletonnés et des signets ou garde-pages adaptés doivent être fournis au public avec tout document fragile. Des progrès restent à accomplir dans les salles et les pratiques d’exposition (durée maximale d’exposition, niveau d’éclairement, climatisation des vitrines).

Équipements, fournitures

Une attention croissante est portée à la qualité des matériaux composant les fournitures et équipements utilisés au contact direct des collections, ou à proximité. À la BnF, les papiers, cartons, toiles, colles et matières synthétiques des conditionnements, mais aussi les encres d’estampillage, antidérapants d’étagères… sont choisis sur marchés selon des cahiers des charges comportant des exigences précises et élevées en matière de conservation, et une analyse des échantillons demandés lors du dépôt des offres est systématiquement réalisée par le laboratoire du département de la conservation (voir l’encadré sur le contrôle qualité des matériaux).

Entrée, traitement et équipement initial

Les dons importants faits à la BnF font désormais l’objet d’un contrôle microbiologique systématique, préalable à leur entrée dans les magasins, et qui donne lieu à un rapport écrit ; un local de quarantaine a été prévu ; la surveillance s’étend à tout document suspect, même arrivant isolément.

L’entrée de chaque document est immédiatement signalée par une mention succincte visible dans le catalogue, complétée par un catalogage précis ; il reçoit ensuite, avant son magasinage, un estampillage avec une encre au carbone indélébile, un antivol, une adresse informatique qui permet de vérifier sa présence, et un code-barres qui est systématiquement lu pour tout déplacement, qu’il corresponde à un traitement ou à une communication : dans le système informatique intégré, ces pistages permettent de suivre à la trace tout document quasiment en temps réel 14.

Une politique massive de reliure, portant sur 20 à 30 % des fonds patrimoniaux, vise à ralentir l’usure due à la communication. Enfin, tout document de format atypique, ou fragile (brochure, reliure sommaire) est immédiatement conditionné, à plat si possible.

Magasinage, manipulation, communication

Des consignes précises sont données aux magasiniers de la BnF quant à la disposition des volumes sur les étagères, l’entretien des alignements, le dépistage des traces d’infestation ; de même pour les manipulations (prélèvement et remise en place), les transports (remplissage des chariots, des nacelles de transport automatique), la surveillance des lecteurs en salle, la photocopie 15. Une surveillance attentive des fonds est effectuée en lien direct avec la communication : on hésite moins qu’avant à refuser de communiquer les documents très dégradés, et ceux-ci sont prélevés aussitôt pour être équipés d’une pochette en papier permanent, à la fois pour les protéger et pour signaler leur état. La même mesure est prise pour ceux qui reviennent abîmés des salles de lecture.

Prévention des sinistres

Le concept anglo-saxon de plan d’urgence a fini par se concrétiser dans quelques établissements en France. En cours d’élaboration, celui de la BnF a déjà permis de sensibiliser plusieurs centaines de personnes au sauvetage d’urgence des documents, de constituer des équipes, des réserves de matériels de première intervention dans des locaux spécifiques, de définir un schéma d’organisation. Manquent encore partout la prise en compte des situations extrêmes (sinistres majeurs nécessitant une évacuation des collections), et la détermination précise des fonds à sauver en priorité.

Formation

La formation des personnels à la conservation préventive s’est considérablement développée à la BnF depuis l’ouverture des nouveaux bâtiments : une gamme complète de stages, parfois ouverts aux professionnels extérieurs 16, a été mise en place pour satisfaire la diversité des besoins ; dès son arrivée, tout personnel affecté à un département gérant des collections reçoit au minimum une demi-journée de sensibilisation.

Méthodologie

Les méthodes de choix des documents à traiter ont beaucoup gagné en efficacité, quand on s’est aperçu que les moyens disponibles seraient toujours très inférieurs aux besoins. À la BnF, on a délaissé les programmes de traitement trop systématiques (portant sur l’ensemble des documents d’un fonds) au profit d’un panachage entre une sélection plus fine, volume par volume, qui garantit un maximum de pertinence, et des programmes d’ensemble portant sur des collections entières, plus compatibles avec un travail de masse et plus faciles à intégrer à une politique globale pluriannuelle, mais choisis et conçus avec plus de discernement 17.

Les trois critères de choix : état physique, « valeur » et fréquence de consultation, sont plus précisément évalués et croisés, en lien plus étroit avec les caractéristiques de l’établissement ou du fonds, grâce au perfectionnement de la gestion informatisée de la communication, qui permet de connaître, sur une longue période, le nombre de demandes (et de refus) de communication dont un document a fait l’objet ; grâce aux catalogues collectifs permettant d’évaluer rapidement la rareté d’un document au niveau régional ou national, ou de savoir si une microforme ou un exemplaire numérique n’a pas déjà été réalisé ailleurs ; grâce enfin aux méthodes statistiques désormais normalisées d’évaluation de l’état des fonds (voir l’encadré sur les normes) rendant enfin possible le chiffrage précis et détaillé des besoins de traitement, qui devrait être la base indispensable de toute politique de préservation. Dans ce dernier domaine, la BnF n’a pu encore faire mieux que quelques enquêtes partielles.

Des modules informatiques spécialisés permettent de rendre plus efficace et plus sûre l’organisation interne des traitements de conservation.

Une préoccupation officiellement reconnue

Enfin, les contraintes liées à la préservation se lisent désormais clairement dans les textes qui régissent le fonctionnement des établissements : règlement intérieur, des salles de lecture, de la photocopie – et sur la signalétique. La BnF travaille même à un projet de charte interne de la conservation.

Un bilan contrasté

On dressera donc, au total, un bilan contrasté mais somme toute positif de l’évolution de la conservation des collections papier dans les bibliothèques au cours des deux dernières décennies.

On peut s’inquiéter à bon droit de ce que la quantité de documents à traiter ne diminue pas alors que les ressources stagnent, que la pression de la consultation s’accroît sur les fonds, et que l’intérêt de beaucoup de responsables s’est tourné vers les nouvelles technologies ; enfin, les avancées techniques n’ont pas été aussi importantes que certains l’espéraient.

Mais s’il n’y a pas eu de révolution, une évolution considérable s’est indiscutablement produite dans les mentalités et les pratiques, dans un contexte général d’expansion et de modernisation des établissements. Les moyens existants sont utilisés beaucoup plus efficacement qu’avant, l’accent est mis davantage sur les aspects préventifs, dans une approche globalisante du problème. Si le milieu professionnel semble assez peu préoccupé par le sujet actuellement, c’est sans doute en partie parce que le concept de conservation préventive est entré dans les mœurs, progressivement et sans bruit.

Juin 2006