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Françoise Quaire

Clotilde Vaissaire

Les dossiers documentaires

dossier outil, dossier produit, dossier électronique

en collaboration avec Bruno Salléras.
Paris : ADBS éd., 2005. – 61 p. ; 24 cm. – (L’essentiel sur).
ISBN 2-8436-5081-X : 15 €

par Claude Morizio

Comme le disent les auteurs dans leur introduction, les dossiers documentaires peuvent apparaître dépassés dans le contexte informationnel actuel. Riches de leur expérience de documentalistes ayant exercé dans des secteurs d’activité variés, elles proposent, avec cet ouvrage, de reconsidérer ce produit documentaire, qui, à leur avis, garde toute sa place dans un centre de ressources documentaires.

Typologie des dossiers documentaires

Dans une première partie, est énoncée une typologie des dossiers documentaires, qui s’appuie sur des finalités et des usages différents. Le premier type de dossier à constituer, dit « dossier outil » est créé par le documentaliste, en fonction d’une thématique. Il regroupe des documents divers, et s’enrichit au fil du temps. Les auteurs font une série de propositions pour optimiser et valoriser ces dossiers documentaires, dans le cadre d’une réelle politique, intégrant choix des sources, sélection des documents et organisation des contenus. Objets documentaires faisant partie du fonds, ils sont soumis aux mêmes traitements que les autres documents, y compris le contrôle et l’évaluation. Le second type de dossier est le « dossier produit », produit documentaire à forte valeur ajoutée, réalisé en fonction d’un projet spécifique. Il est alors considéré comme un produit marchand, s’inscrivant dans une démarche qualité, et valorisé dans le cadre d’actions de marketing.

Le dossier documentaire électronique

Dans une deuxième partie, les auteurs conduisent une réflexion sur le dossier documentaire électronique. Elles ne remettent pas en cause le maintien d’un fonds papier, mais elles dégagent de nombreuses raisons qui amènent les documentalistes à créer des dossiers électroniques, qu’elles classent en cinq grandes catégories, allant de la simple liste de références, à un produit complet, consultable en ligne ou en téléchargement. Au-delà des règles de constitution communes à tous les types de dossiers, elles mettent l’accent sur des contraintes spécifiques liées aux documents électroniques. Un dossier électronique est en effet un produit d’une autre nature, dans lequel on réfléchit autrement la mise en scène des informations.

Pour terminer, est abordée la question du droit de l’information appliqué aux dossiers documentaires. On trouvera notamment des informations concernant la question des liens dans les dossiers électroniques. Une étude de cas située en annexe permet d’appréhender concrètement comment un intranet modifie la politique documentaire, et les conséquences induites pour les dossiers documentaires.

Au total, cet ouvrage, qui s’adresse aux documentalistes en fonction comme aux étudiants, s’attache à revaloriser un produit documentaire dont l’utilité n’est pas forcément évidente aujourd’hui. Les facilités désormais offertes à chaque individu pour constituer ses archives personnelles interpellent le professionnel de l’information sur les modalités de la médiation qu’il assure.

On peut en conséquence regretter qu’une grande partie de l’ouvrage soit consacrée au dossier documentaire « outil » sous sa forme papier. On aurait aimé une analyse plus approfondie de ce que peut apporter le dossier documentaire électronique dans un centre de documentation, vu justement sous l’angle de l’usage. Les dossiers documentaires, longs et complexes à élaborer, ne répondent qu’à un type particulier de demande. Sous leur forme électronique, il convient de les situer dans une offre documentaire plurielle qui diversifie les accès à l’information numérisée.