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Charte documentaire et politique d'acquisition

Quand dire c'est faire ?

Sophie Danis

Placer le sujet sous de tels auspices 1 serait un rien présomptueux si l’on n’y ajoutait un point d’interrogation. Sans prétendre au performatif absolu, on sait aussi que le dire et le faire ne se présentent pas nécessairement dans cet ordre – la cause puis l’effet, en particulier lorsque, comme à la Bibliothèque publique d’information (Bpi), la charte en question intervient quinze ans après la première version d’un tel document 2. On notera d’ailleurs que la Bpi avait alors entamé la démarche « à l’envers » en théorisant le désherbage avant les acquisitions, ce qui confirme que l’ordre du discours n’est pas toujours celui qu’on attend.

La charte publiée en 2005 3 l’est donc d’abord a posteriori, si l’on peut dire. En premier lieu, elle formalise des évolutions déjà intervenues dans la politique d’acquisition, qu’elles soient dues aux mutations des ressources éditoriales et d’information, de l’environnement documentaire ou du contexte social, à des réflexions sur certains segments de collection menées notamment au vu des usages du public, ou à des infléchissements, parfois des « corrections de trajectoire », destinés à se rapprocher des missions fondamentales de la bibliothèque.

Encyclopédisme, actualité, multimédia

Ainsi, à l’occasion de la réouverture de l’établissement en 2000, le renforcement spectaculaire du secteur de l’autoformation, dans l’espace ainsi nommé regroupant toute l’offre d’auto-apprentissage, donnait un nouveau souffle à la politique de réponse aux besoins d’éducation permanente et de formation « tout au long de la vie ». La création d’un point Recherche d’emploi et l’attention portée à la documentation sur l’orientation professionnelle relevaient d’un même objectif social. Celui-ci se trouvera porté au niveau des principes généraux dans la charte cinq ans plus tard, aux côtés de la trinité traditionnellement invoquée pour définir la politique documentaire de la Bpi : encyclopédisme, actualité, multimédia.

Lesdits principes avaient au reste connu différents avatars dans leur mise en œuvre : ainsi de l’actualité, qui n’est pas seulement depuis les origines au fondement du désherbage, mais s’est retrouvé un fleuron dans l’offre de presse après la disparition de la « salle d’actualité », et un prolongement en forme d’oxymore avec le concept de « mémoire de l’actualité » introduit par les capacités du numérique à produire des contenus documentaires originaux 5.

L’encyclopédisme a endossé des habits neufs avec Internet, sans pour autant – en l’état actuel des pratiques – abandonner les anciens. Par ailleurs, les services des collections 6 avaient pris acte des modifications intervenues dans le paysage documentaire avec l’extension de l’offre dans les universités et la création du Haut-de-jardin de la BnF. Globalement, les collections avaient été travaillées de façon cohérente en limitant leur niveau de spécialisation, en réduisant la part des langues étrangères dans le fonds général, en diminuant le nombre d’abonnements académiques.

Évaluation des collections et des usages du public

Des documents sectoriels avaient été produits au fil des années, par exemple sur l’évaluation des périodiques ou la politique d’acquisition des documents électroniques ; le texte précédent, rédigé en 1989, n’était plus appliqué sous divers aspects, ni ne répondait aux interrogations récentes. Significativement, la mise en chantier d’un nouveau texte général a été proposée par les responsables des services acquéreurs en 2001, dans le but premier de rendre compte des évolutions accomplies et de travailler dans la transversalité, en reliant des éléments disjoints. Parallèlement, chacun des sélectionneurs en charge d’un domaine d’acquisition pour les imprimés était invité, dans une démarche complémentaire, à rédiger une « fiche » apparentée aux protocoles de sélection canoniquement décrits par Bertrand Calenge 7, détaillant collections gérées et pratiques d’acquisition, sources, perspectives et questions à résoudre.

S’y ajouta bientôt le projet d’établissement élaboré en 2003 pour quatre ans. L’un de ses axes s’intitulait « Développer l’identité documentaire de la Bpi » ; parmi les objectifs annoncés, figurait celui de « formaliser et planifier le développement global des collections… de la Bpi », à travers la publication de la charte, la définition de critères de sélection par domaines, la mise en place de critères d’évaluation des collections, des acquisitions et des usages. D’autres actions plus ciblées, que l’on retrouve intégrées dans la charte, concernaient la réévaluation de l’encyclopédisme (réintroduction de la bande dessinée, apport de la fiction dans les films), l’actualisation de certains secteurs scientifiques, la part de l’initiation et de la vulgarisation dans les collections, l’accent mis sur la création contemporaine, le développement de l’offre électronique dans la collection générale et, en autoformation, le développement du e-learning, enfin la création de la bibliothèque numérique du XXe siècle, entre autres. La plupart connaissaient un début de réalisation dès 2003 ou 2004.

Sur le plan de l’organisation, le regroupement, effectué la même année, des services de la Bpi en pôles opérationnels, dont celui du développement documentaire, allait également faciliter le travail collectif et l’harmonisation des pratiques. La poursuite en 2003 de la rédaction des « fiches » évoquées ci-dessus, par les acquéreurs des documents électroniques, sonores, audiovisuels et d’autoformation permettait de discerner une forte unité autour des principes fondateurs de l’établissement, mais aussi la nécessité de renouveler l’affirmation des priorités et de mettre au point des indicateurs précis de la politique suivie.

Les années 2001 à 2003 ont également vu démarrer l’élaboration d’outils et de procédures qui ont contribué à la rédaction de la nouvelle charte, et pourront ensuite lui conférer, au-delà de son caractère « constatif », la « force illocutoire » nécessaire. Le travail effectué par Bruno Béguet, adjoint au chef du service des documents imprimés et électroniques, pour l’évaluation et le suivi des collections de monographies, en a été la matrice : à partir d’un découpage fin en quelque 80 segments basés sur les cotes, un tableau annuel (voir tableau 1 présente, d’une part, l’état de la collection pour chacun d’entre eux (nombre de titres, part dans la collection, part de titres de moins de trois ans, part en langue française) et, d’autre part, l’activité de l’année écoulée sur le segment concerné (nombre de titres acquis et désherbés, part budgétaire, taux d’acquisition, objectif de l’année en cours). L’ensemble de ces données permet de caractériser un domaine sur un ou plusieurs critères combinés.

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Tableau 1. Suivi des monographies - extrait

Plus ponctuellement, une exploration détaillée année par année de l’âge des monographies a été faite en 2002 sur leurs sept grands secteurs 8, calculant pour chacun son âge moyen, la part restant de la collection d’origine, l’apport de chaque année d’acquisition. L’attribution de lignes budgétaires 9 à chacun des acquéreurs pour les domaines gérés et le suivi mensuel des acquisitions complètent les moyens d’un pilotage de la politique d’acquisition basé sur la volumétrie liée aux contenus : maîtrise des équilibres et des priorités définis par des objectifs annuels, niveau de spécialisation 10. Le même type de tableau a été construit pour la musique à l’occasion de l’aménagement d’un espace dédié, tableau qui rassemble tous les supports impliqués 11 et indique les objectifs d’évolution des parts respectives des différents genres musicaux 12.

L’autre versant de l’évaluation est celle des usages du public ; dans un établissement entièrement dévolu – ou presque – au libre accès, les statistiques d’utilisation ne sont disponibles que pour les documents médiatisés par un poste, et la consultation sur place des imprimés faisait l’objet d’appréciations empiriques fondées sur l’observation et l’usure, pour l’essentiel, ainsi que par quelques éléments déclaratifs inclus dans les enquêtes de public. La mise en place de « semaines-test » biennales depuis 2001, donnant un comptage des ouvrages utilisés domaine par domaine 13 et, à partir de 2003, une liste de ces ouvrages autorisant une analyse qualitative des usages, a été un progrès de taille qui a permis de confirmer, voire d’accentuer des options, préciser ou infléchir des objectifs que l’on retrouve dans les fiches par domaine incluses dans la charte.

Des principes qui guident l’action

Tout ce qui précède constitue donc le terreau dont s’est nourrie celle-ci, construction progressive et largement collective dont la rédaction, pendant plusieurs mois, a donné lieu à de nombreux échanges et ajustements, expressions des tensions inévitables entre des visées parfois concurrentes.

Nouveauté de cette édition : elle associe un texte général qui réaffirme les objectifs prioritaires à mettre en œuvre, rappelle les critères de sélection et dessine les perspectives d’évolution pour les prochaines années, à une trentaine de fiches signalétiques par domaine indiquant tous les supports qui le documentent, quels que soient leur localisation physique due à la cotation ou aux espaces dédiés, et leur service gestionnaire (voir les extraits de la charte). On y trouve l’état 2005 de l’offre, et les objectifs pour 2007 dont l’exigence de publication a parfois été durement ressentie par les services acquéreurs. Elles illustrent en toute hypothèse la cohérence et la transversalité des principes généraux.

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Charte : extraits de fiches signalétiques par domaine

Cette version présente aussi d’emblée des traits plus marqués que son aînée 14, y compris dans la définition de la bibliothèque à partir de son décret fondateur, pourtant malaisée malgré le fort sentiment identitaire de ses équipes. On a tenté de clarifier certaines options, de préciser les nuances dans la mesure du possible, de façon à en faire un texte utilisable, même en l’absence d’éléments quantitatifs. Mais partition n’est pas musique sans les interprètes que sont les bibliothécaires, et, au-delà, leurs publics…

Il est certes trop tôt, cinq mois après la publication, pour établir un bilan substantiel ; cependant d’après les « praticiens » eux-mêmes, la charte remplit sa fonction de texte de référence, soit pour rédiger des textes d’application, soit pour la pratique du désherbage, par exemple 15. Comme l’exprime l’un d’entre eux, on « fait son marché » dans la charte, en y puisant des principes qui guident l’action.

À l’inverse, non seulement elle ne répond pas à toutes les questions qui peuvent surgir et invitent en permanence à revisiter la « doctrine », mais, en outre, elle provoque un effet secondaire intéressant comme thèse appelant l’antithèse, en réaction au miroir qu’elle tend aux acquéreurs. Ainsi en est-il dès à présent du désherbage des méthodes de langues, déclaré comme très prudent dans la charte, et révisé à la hausse quelques semaines plus tard ! La charte ne suffit pas non plus à délimiter au plus près les parts de ce qui, dans un domaine, relève de la référence, du « cœur de collection » doté en particulier d’une plus grande profondeur chronologique, et ce qui doit représenter au mieux l’actualité, bien que les deux fonctions y soient définies parallèlement.

Mise en place des outils

Les outils d’application et de révision des objectifs sont en voie d’achèvement à l’automne 2005, déclinés selon les spécificités des collections gérées par les différents services.

Pour les imprimés et les documents électroniques, un « référentiel » par domaines reprendra les documents précédents – protocoles de sélection, évaluation des collections, analyses des « semaines-test » – en établissant une description fine de l’offre complétée par des données annuelles ; le son et l’autoformation disposent du même type d’outils, par genre ou domaine d’apprentissage. Les questions de transdisciplinarité, de frontières entre domaines y sont traitées.

L’offre électronique encyclopédique acquise fait l’objet d’un travail particulier qui examine en détail le rapport coût/usage et conduit à préciser les choix opérés pour les années à venir, esquissés dans la charte. Pour chacun des abonnements, sont pris en compte l’évolution des consultations depuis trois ans et le pourcentage de hausse ou de baisse, le coût de l’abonnement annuel et le coût par consultation. Il s’en dégage une typologie comprenant quatre catégories de coût (voir tableau 2). Ce critère, joint à des appréciations documentaires liées aux principes établis (référence, actualité…), permet de proposer la poursuite ou l’interruption d’un abonnement.

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Tableau 2. Abonnements électroniques : coût de la consultation

Dans la même optique, la politique volontariste menée sur le e-learning dans l’offre d’autoformation a conduit à lui attribuer un budget fléché et sera soumise à une évaluation ciblée de la réponse des usagers à cette proposition récente.

Les films quant à eux réclament un traitement différent, s’agissant d’une collection constituée dans sa plus grande part de documents non édités, par achats de droits auprès des producteurs ; cette part a subi une réduction quantitative de près de 50 % lors de la numérisation de 2004, effectuée dans les limites des autorisations prévues dans les contrats des dernières années.

Le premier objectif est donc la remise à niveau de la collection, mais sans critères volumétriques précis liés à un objectif de couverture encyclopédique des sujets, comme pourrait le faire croire la définition du fonds, centré sur le cinéma documentaire 16. D’une part, en effet, l’offre n’est pas pléthorique et incite à exploiter les gisements accessibles (dans tous les sens du terme) sans considération du sujet traité. D’autre part, c’est la qualité et l’intérêt du traitement filmique qui forment là le premier critère de choix ; ceci, joint à une politique d’auteurs, rapproche la gestion de cette collection de celle qui s’applique à la littérature contemporaine. La documentation électronique s’est par ailleurs progressivement substituée aux films qui assuraient, dans une époque antérieure, une fonction didactique par l’image 17.

En conséquence, l’attribution de domaines de gestion aux acquéreurs du service audiovisuel ne s’accompagne pas de lignes budgétaires identifiées, ni d’arbitrages financiers liés à des équilibres prédéfinis. La part d’achats sur catalogues institutionnels ou commerciaux permet cependant un travail complémentaire par domaines, qui s’attache aux thèmes d’intérêt contemporain au nombre desquels figure notamment la musique, qui fait l’objet d’une forte demande des usagers.

Enfin, la définition des contenus de la bibliothèque numérique de la Bpi a été poursuivie et enrichie par la mission de préfiguration ; après le volet issu du festival Cinéma du réel, en cours de réalisation, un comité éditorial a été mis en place, en charge de l’offre à développer à partir des archives sonores des manifestations culturelles de l’établissement.

Il reste encore à harmoniser autant que faire se peut les indicateurs entre les différents segments de collection, sachant que les données disponibles ne sont pas homogènes – c’est le cas des statistiques de consultation – et que certains indicateurs ne sont pas toujours pertinents : on en prendra pour exemple l’âge d’un fonds, significatif pour les monographies, sans valeur pour des films dont les droits sont acquis pour dix ans, impossible à calculer pour les disques dont on n’a pas toujours la date d’édition. Au reste, harmoniser les outils ne veut pas dire unifier les objectifs, et l’on ne requerra pas les mêmes performances pour un fonds juridique ou un fonds littéraire. L’évaluation doit aussi s’étoffer en intégrant les coûts de personnel comme nous y invite la Lolf (Loi organique relative aux lois de finances). Quant aux contenus, ils devraient faire l’objet d’une réflexion sur l’offre à distance, et bénéficier du développement de la coopération menée par la Bpi.

La charte se présente comme un instantané, un point fixe alors que la bibliothèque est comme un voyageur qui se déplace dans un train en marche, en essayant d’actionner au passage les bons aiguillages. Elle fait route vers un horizon dont les contours sont encore flous, avec quelques péripéties. Gageons que les mécanos de la Générale sauront suivre la voie, et en inventer de nouvelles.

Novembre 2005

  1.  (retour)↑  John L. Austin, Quand dire, c’est faire, Seuil, 1991.
  2.  (retour)↑  La politique d’acquisition multimédia de la Bpi, sous la dir. d’Odile Walrave, Bpi-Centre Pompidou, 1991.
  3.  (retour)↑  http://www.bpi.fr/uploadfile/chartedocu2005.pdf
  4.  (retour)↑  Concept illustré par la base Bpi-doc entretenue en interne depuis 1996 puis par le projet de bibliothèque numérique du xxe siècle.
  5.  (retour)↑  Quatre services jusqu’en 2003 : Imprimés, Documents électroniques, Son-langues-logiciels, Audiovisuel, dont les deux premiers ont été regroupés pour améliorer la complémentarité des acquisitions.
  6.  (retour)↑  Bertrand Calenge, Les politiques d’acquisition, Éd. du Cercle de la librairie, 1994.
  7.  (retour)↑  Généralités, philosophie-sciences sociales, droit-économie, sciences et techniques, arts et loisirs, langues et littératures, histoire-géographie.
  8.  (retour)↑  Ceci n’exclut pas des préconisations purement documentaires comme la part de la langue française, non plus que la relecture hebdomadaire des demandes d’acquisition à l’unité qui permet de repérer les problèmes et notamment des cas qui peuvent, une fois résolus, faire « jurisprudence ».
  9.  (retour)↑  Quant à la saisie d’indications de niveau des documents, paramétrée à partir de 1996 dans le SIGB (système informatique de gestion de bibliothèque), interrompue lors des travaux de réaménagement, elle n’a pas été reprise au vu des divergences d’application entre les 35 sélectionneurs d’ouvrages.
  10.  (retour)↑  Documents sonores, audiovisuels, électroniques, imprimés (livres et partitions).
  11.  (retour)↑  Les « documents parlés » en tous domaines y sont adjoints, étant consultés de manière regroupée dans cet espace.
  12.  (retour)↑  Le nombre d’unités utilisées en une semaine est de l’ordre de 40 000, justifiant l’exploitation statistique.
  13.  (retour)↑  Laquelle n’avait d’ailleurs pas les mêmes visées explicites que la charte 2005.
  14.  (retour)↑  Par le rappel de la prépondérance de l’actualité et des limites imposées à la spécialisation, notamment.
  15.  (retour)↑  L’introduction de films de fiction, prévue en 2006, sera circonscrite pour des raisons évidentes de gestion d’utilisation des postes de visionnement ; on retrouve là les contraintes de la consultation sur place.
  16.  (retour)↑  Fonction qui reste bien sûr assurée dans l’offre de films en autoformation pour les langues étrangères.