Faut-il présenter Éric Sutter qui œuvre dans le domaine de la gestion et de la normalisation documentaire depuis de nombreuses années ? Outre son implication au sein de l’Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS), il a également écrit de nombreux ouvrages sur le management de l’information. Le dernier en date sur la norme X 50-185, que nous présentons ici, devrait figurer en bonne place dans les services de documentation et les bibliothèques : notre monde professionnel est encadré par un système de normes qu’il est impératif de connaître et de maîtriser.

Le rôle de l’info-manager

En sept chapitres courts, l’essentiel à savoir sur cette norme – qui coiffe l’ensemble des normes relatives à la gestion des documents et des contenus – est commenté. Le champ d’application est large et l’exemple d’une agence immobilière nous fait mieux comprendre les besoins d’information d’une entreprise : la gestion courante de l’activité locative, la gestion des informations et des connaissances (activité de veille ; capitalisation de l’expérience ; recherche d’information).

Une approche managériale s’avère primordiale avec « la nécessaire implication de la direction ». Le professionnel de l’information est ici qualifié d’« info-manager » et il a plusieurs rôles à remplir : il est organisateur, avec une vision claire et globale de l’environnement ; il doit connaître les aspects juridiques liés à l’information, les aspects liés à la sécurité des documents aussi bien du point de vue de la conservation, que sur le plan informatique ainsi que leur accessibilité et leur confidentialité. Enfin, il doit être en mesure d’évaluer l’information qu’il fournit en termes de pertinence, de qualité et de fiabilité des sources.

Les étapes du processus informationnel

L’auteur distingue six étapes dans la maîtrise du processus informationnel : les utilisateurs d’information doivent d’abord être cartographiés, puis les besoins d’information évalués. En troisième lieu, les sources d’information seront identifiées et également évaluées. Quatrièmement, l’accès à l’information est alors possible pour l’utilisateur en prenant en compte une « gestion personnalisée des flux ». L’information produite en interne est à traiter dès sa création. Celle reçue de l’extérieur doit être traitée avant sa diffusion. La cinquième phase du processus met l’accent sur la conversion de l’information brute en connaissances utiles : cette phase est importante, mais l’auteur déplore le manque de précisions de la norme quant à ce point. Enfin, en sixième lieu, les connaissances sont capitalisées. Même si la norme X 50-185 ne l’inclut pas dans le processus informationnel, l’auteur estime, à juste titre, que la capitalisation des connaissances en fait bien partie.

La question des compétences de l’« info-manager » est bien évidemment posée et elles sont précisées à chaque étape. Un renvoi est fait vers les référentiels élaborés par l’ADBS, notamment l’Euroréférentiel (ADBS, 2004), vu comme « une grille universelle pour décrire le profil des compétences ».

Comment évaluer la performance du management de l’information ? La recommandation faite ici est d’arriver à pérenniser le dispositif de management de l’information au sein de l’entreprise. La gestion de l’information doit être évaluée et l’influence sur les performances de l’entreprise mesurée.

L’ouvrage se termine par une foire aux questions fort utile qui précise un certain nombre de points, et par une sélection bibliographique.

Voici résumé un ouvrage qui pré-sente le management de l’information de manière globale, avec un enchaînement logique des processus et une manière claire de les exposer. Le fait de relier entre eux différents processus épars permet de mieux se rendre compte de l’importance de la fonction information au sein d’une entreprise et de mieux mesurer les interactions possibles entre les différents acteurs concernés.