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Records management

Commission Afnor CG46/CN11

Élisabeth Morineau

La commission de normalisation Afnor CG46/CN11 1 « Gestion des archives courantes et intermédiaires » participe aux travaux de normalisation du records management et est le miroir du sous-comité international ISO CG46/SC11.

Cette commission regroupe aujourd’hui dix-neuf membres des secteurs privés et publics, des domaines de l’archivage et de la documentation. Elle a été mise en place en 1998 et est présidée depuis janvier 2004 par Catherine Dhérent (Bibliothèque nationale de France).

De façon à mieux travailler sur certains aspects du records management communs à d’autres thématiques et normes, la commission souhaite intégrer à son groupe des représentants de ces autres thématiques et recherche notamment des qualiticiens et des éditeurs de logiciels de gestion des documents.

La commission a pour objectif une meilleure représentation sur le plan international et une meilleure défense du point de vue français. En conséquence, les efforts sont mis dans la participation aux travaux internationaux plutôt que dans l’élaboration d’une norme spécifiquement française.

Travaux réalisés et documents publiés

La première version de la norme ISO 15489 Records management (norme et rapport technique) a été éditée : pour la version anglaise en octobre 2001 et pour la version française en mars 2002.

Sur la période 2001-2004, les axes de travail de la commission internationale ISO TC46/SC11 Records management, dont les résultats iront enrichir les travaux de révision de la norme, ont été les suivants :

– étude des métadonnées pour établir la liste des métadonnées indispensables à la gestion des documents. Après la réunion internationale de Copenhague (mai 2004), ont été élaborées des « spécifications techniques » ;

– étude des modalités d’accès pour l’approfondissement du chapitre de la norme sur l’accès aux documents ;

– étude de l’articulation entre le records management et les autres systèmes ou technologies d’information tels que le knowledge management, le workflow, etc. ;

– élaboration d’un guide pratique de mise en œuvre d’un système de records management ;

– lancement de la révision des normes actuelles de records management ISO 15489. La première phase consiste à diffuser une enquête internationale sur l’utilisation de la norme.

Travaux actuels du groupe français

Le groupe français poursuit sa participation aux travaux de normalisation sur deux axes :

– étude des métadonnées : au niveau national, un sous-groupe de la commission CN11 a contribué fortement aux travaux internationaux sur les métadonnées. Il est animé par Geneviève Drouhet (groupe Médéric) ;

– révision de la norme : participation aux travaux de révision de la norme et création d’un sous-groupe sous la responsabilité de Catherine Dhérent.

  1.  (retour)↑  Contact Afnor : Marie-Martine Guillabert (marie-martine.guillabert@afnor.fr).