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Un nouveau système suisse de prêt entre bibliothèques sur le web

ILL RERO

Jean-Philippe Accart

Daniel Muller

Depuis avril 2003, le Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO) propose à ses usagers un système de prêt entre bibliothèques (PEB) avec, pour fonctionnalité principale, la commande en ligne d’ouvrages, articles et autres documents, parmi les quelque trois millions de documents enregistrés sur son catalogue collectif 1. La conception de ce nouveau système a été rendue possible par une collaboration intense des partenaires du réseau romand, des bibliothécaires en charge du « prêt inter » et des ingénieurs système. Avec dynamisme et une volonté affirmée d’aboutir à une solution satisfaisante à la fois pour les bibliothèques et les usagers, le projet ILL RERO n’a pris que quelques mois (d’octobre 2002 à mars 2003) entre son démarrage et sa mise en production. Six mois après son ouverture, la réussite est au rendez-vous : hormis les bibliothèques partenaires du réseau (soit 105 pour le PEB), plus d’une centaine d’institutions étrangères utilisent dorénavant ce système : 15 000 demandes de prêt ont été traitées.

Le RERO : un catalogue collectif et des bases locales

Caractérisé par une implication forte dans l’organisation des connaissances au niveau universitaire, mais également pour tout type de public en Suisse romande, le Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale est depuis son origine un réseau utilisant un système de catalogage commun. Il implique quelque 600 bibliothécaires travaillant dans plus de 200 bibliothèques de recherche et de références, groupées en cinq entités principales reflétant la structure politique des cinq cantons francophones (dont deux comprennent des minorités germanophones), sous les auspices de la Conférence universitaire de Suisse occidentale (CUSO). RERO est au service de cinq universités fréquentées par 35 000 étudiants. Leurs bibliothèques servent un public de plus de 178 000 lecteurs des régions où elles sont situées. Si toutes les données bibliographiques sont regroupées dans un catalogue collectif, les sites possèdent des bases locales contenant, en plus, les cotes et les données nécessaires au prêt des documents (livres, documents sonores et vidéogrammes). L’interface web pour l’accès public (ou Opac), le Catalogue collectif RERO, permet de passer aisément du catalogue centralisé aux bases locales. La page d’accueil donne accès à l’ensemble des ressources du réseau. Des centaines de postes de travail (PC) utilisent le logiciel Vtls/Virtua pour le catalogage et le prêt.

La genèse du projet ILL RERO

L’association suisse des bibliothèques et des bibliothécaires (BBS) a joué un rôle de pionnier dans le domaine du prêt entre bibliothèques en Suisse en lançant le produit ILL 99 : après plusieurs années de fonctionnement réussi, celui-ci s’est arrêté officiellement fin 2002. La situation offrait deux possibilités. Soit celle d’implanter sur l’ensemble du réseau le logiciel ILL Manager développé par The Research Library Group (RLG), impliquant un déploiement sur chaque poste à un coût prohibitif et inadapté de la version Virtua 36 alors utilisée. Soit développer une solution propre à RERO, accessible depuis le web et s’adaptant à la nouvelle version du logiciel Virtua, la version 42.4 installée en août 2003. Suite à une étude de faisabilité, la commission RERO en charge du « prêt inter » a choisi, dès octobre 2002, la seconde possibilité, plus souple et moins onéreuse.

Les avantages d’ILL RERO

Le logiciel ILL RERO est depuis lors conçu, développé et testé en interne par la Centrale RERO à Martigny qui réunit une quinzaine de bibliothécaires et d’ingénieurs système. Les avantages de cette solution interne sont nombreux : il n’y a pas de déploiement sur PC à réaliser sur l’ensemble des bibliothèques ; les améliorations du logiciel sont réalisées rapidement. L’accessibilité par le web est un point important à souligner : le lecteur se voit proposer une option supplémentaire, l’accès aux ressources du réseau romand (à condition qu’il soit inscrit dans une bibliothèque du réseau), il est informé du suivi de sa demande par e-mail (demande acceptée ou refusée ; document en attente de retrait) ; le bibliothécaire gère en ligne les demandes grâce à la consultation de son dossier, il contrôle en direct le suivi des transactions effectuées. Le logiciel est de plus consultable en trois langues : français, anglais, allemand. Un tutorial en ligne est disponible.

L’accès à ILL RERO

Lors d’une recherche dans le catalogue, un bouton « prêt entre bibliothèques » est proposé avec l’affichage complet d’une notice. Les bibliothèques du réseau RERO sont inscrites dans le système (elles peuvent être « demandeuses » ou « fournisseuses » ou les deux), mais ce dernier est également ouvert aux bibliothèques extérieures au réseau : elles peuvent s’inscrire en ligne (site web RERO, page Ressources) et sont des bibliothèques « demandeuses ». Les coûts sont de 2 FS par ouvrage et 8 FS par article.

  1.  (retour)↑  http://www.rero.ch