L'aBES, coordinatrice et animatrice de réseaux

L’une des principales missions de l’Agence bibliographique de l’Enseignement supérieur (ABES) est de concevoir et de mettre à disposition des utilisateurs des outils documentaires collectifs. Parmi ceux-ci, le Sudoc a pour but de constituer un catalogue unique recensant tous types de documents, et de servir d’outil à un réseau de catalogage et de fourniture des documents à distance. L’objectif de l’ABES, animatrice du travail en réseau de l’ensemble des bibliothèques des établissements de l’enseignement supérieur en France, sera désormais de s’ouvrir sur les réseaux internationaux.

One of the principal missions of the Bibliographical agency of higher education (ABES) is to design, and put at the disposal of users, shared documentation tools. Amongst these, Sudoc aims to set up a single catalogue listing all kinds of document, and to serve as a tool for a network of cataloguing and provision of documents at a distance. The objective of ABES, as coordinator of the networking tasks of all higher education libraries in France, will henceforth be to open up to the international networks.

Eine der wichtigsten Aufgaben der ABES (»Agence bibliographique de l’Enseignement supérieur«, der bibliografischen Stelle für Hochschulbibliotheken) besteht darin, gemeinsame bibliografische Werkzeuge zu erstellen und den Benutzern zugänglich zu machen. Eines davon, »Sudoc«, hat das Ziel, einen einheitlichen Katalog zu erstellen, der alle Formen von Dokumenten erfasst und die Grundlage für ein Netzwerk bildet, das der Katalogisierung und Dokumentenübermittlung dient. Ein weiteres Ziel der ABES ist es, nicht nur die Vernetzung der Hochschulbibliotheken Frankreichs zu organisieren, sondern sich auch internationalen Netzwerken zu öffnen.

Una de la principales misiones de la agencia bibliográfica de la Enseñanza superior (ABES) es la de concebir y poner a diposición de los ususarios herramientas documentales colectivas. Entre éstos, el SUDOC tiene por objetivo constituir un catálogo único que reseñe todos los tipos de documentos, y servir de herramienta a una red de catalogaje y de suministro de documentos a distancia. El objetivo de la ABES, animadora del trabajo en red del conjunto de las bibliotecas de los establecimientos de la enseñanza superior en Francia, será de ahora en adelante abrirse en las redes internacionales.

La notion de réseau est au cœur des missions de l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES). Cet établissement public (cf. encadré « L’ABES »)

, rattaché à la Direction de l’enseignement supérieur et plus particulièrement à la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation, a en effet pour vocation première de concevoir et de mettre à disposition des outils documentaires collectifs, tels que le catalogue Sudoc (cf. les éncadrés « Le SUDOC en chiffres (fin 2002) et « Glossaire »

) ou d’autres en cours de réalisation. Mais ses missions vont au-delà, puisqu’il lui incombe également d’organiser et d’animer le travail en réseau de l’ensemble des bibliothèques des établissements de l’enseignement supérieur, auxquelles viennent s’ajouter, pour des applications spécifiques, d’autres institutions de statuts plus divers.

Si le Sudoc est aujourd’hui un service documentaire couramment utilisé au sein de la communauté universitaire, il n’est pas inutile de revenir ici sur sa genèse et sur son fonctionnement. L’organisation et l’animation du réseau, partie immergée de l’iceberg, étant, au contraire, des aspects assez méconnus en dehors du cercle des professionnels directement impliqués dans la production du catalogue collectif, il importe de les mettre en lumière, en insistant tout particulièrement sur la nécessaire articulation entre le réseau global et le fonctionnement local des établissements. Par ailleurs, des projets pilotés par l’ABES, dans le prolongement du catalogue Sudoc, entraîneront à moyen terme la mise en place d’un travail en réseau pour un ensemble d’activités plus large. S’il est trop tôt pour décrire précisément à quoi ressemblera le réseau – ou plutôt à quoi ressembleront les réseaux – de l’ABES à l’avenir, quelques perspectives peuvent d’ores et déjà être dégagées.

Création et missions de l’ABES

Le décret n° 94-921 du 24 octobre 1994 portant création de l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur définit comme suit les missions assignées au nouvel établissement public, missions axées avant tout sur la coordination et la coopération :

–recensement et localisation des fonds documentaires des bibliothèques et centres de documentation de l’enseignement supérieur ;

–coordination du traitement documentaire des collections ;

–développement des systèmes et des applications nécessaires ;

–édition sur tout type de support des produits dérivés de la base de données ;

–concours aux établissements d’enseignement supérieur dans le domaine de l’information bibliographique ;

–coopération avec les organismes concourant aux mêmes fins, en France et à l’étranger.

Dans le champ d’activités confié à l’ABES, un certain nombre d’outils en réseau préexistaient, et, au début des années 1990, le paysage documentaire français est même caractérisé par l’existence d’applications et de réseaux multiples, avec, déjà, quelques tentatives de fédération.

L’ABES reprend ainsi en 1994 l’administration de deux applications antérieures hébergées par le serveur du CNUSC* (l’astérisque renvoie au glossaire à chaque fois) :

–la banque de données Téléthèses, créée en 1985, qui assure le signalement des thèses soutenues en France, lequel s’appuie sur le dispositif prévu par l’arrêté du 25 septembre 1985 1 ;

–le Pancatalogue, catalogue collectif des ouvrages (périodiques exclus) des bibliothèques universitaires, créé en 1991 et alimenté par chargement des données provenant de trois réseaux de catalogage (cf. infra).

Elle assure également la coordination de deux réseaux et la maintenance et l’évolution des applications correspondantes :

–le CCN-PS*, base des périodiques français et étrangers, vivants et morts, contenant les localisations et états de collections de quelque 2 800 bibliothèques et centres de documentation rattachés à 34 centres régionaux. Le CCN-PS est alimenté par les données du Centre international de l’ISSN* et mis à jour par les bibliothèques pour les titres nouveaux et les localisations, depuis 1983 ;

–le PEB*, informatisé en 1987, est caractérisé par un véritable travail en réseau puisqu’il relie entre eux toutes les bibliothèques universitaires et une soixantaine d’établissements publics ou privés qui s’échangent par messagerie des demandes de fourniture de documents.

Par ailleurs, un grand nombre de bibliothèques universitaires travaille à l’époque dans trois réservoirs bibliographiques permettant la pratique du catalogage partagé ou dérivé :

–13 établissements appartiennent au réseau BN-Opale, qui utilise le format Unimarc ;

–44 travaillent dans le réservoir d’OCLC* (États-Unis), en format Usmarc ;

–19 dans le réseau Sibil*, dont la base est hébergée par le CNUSC et dont les notices sont fournies en Intermarc, Unimarc et Usmarc 2.

Ces trois réseaux ont en commun leur statut d’association, une organisation nationale et une structure, avec des niveaux de responsabilités. Tous les trois alimentent le Pancatalogue mais chacun possède un fonctionnement particulier, plus ou moins centralisé, et plus ou moins « contraignant » pour les établissements. L’appartenance au groupe OCLC, par exemple, n’engendre pas d’obligation pour les bibliothèques de signaler tous leurs documents dans le réservoir Worldcat, celles-ci pouvant se contenter de dériver des notices. L’animation et la formation y sont assurées par des moyens spécifiques mais contribuent dans tous les cas au développement de liens privilégiés entre membres d’un même groupe.

Enfin, un nombre non négligeable d’établissements n’appartient à aucun de ces réseaux et constitue la catégorie des établissements dits « hors source ».

C’est dans ce contexte d’applications et de réseaux hétérogènes ayant une existence propre et autonome qu’intervient le schéma directeur informatique des bibliothèques universitaires, élaboré entre avril 1992 et janvier 1993 à l’initiative de la DISTB*, en association avec les différents partenaires du ministère chargé de l’Enseignement supérieur. Celui-ci insiste sur la nécessité de remanier l’ensemble des différentes applications par la modernisation des outils collectifs du réseau des bibliothèques et la constitution d’un catalogue unique permettant un accès direct et élargi au service de fourniture de documents. Le dispositif repose sur une double volonté : offrir aux utilisateurs un accès unifié et cohérent aux données et, aux établissements, une rationalisation des moyens financiers et humains consacrés aux tâches de catalogage, en faisant le choix d’un catalogage en central. L’ABES est désignée comme le maître d’ouvrage du catalogue collectif unique (baptisé plus tard Sudoc), tandis que le CNUSC (qui deviendra en 1999 le Cines*) en assure l’exploitation matérielle.

Le projet Sudoc

Un projet profitant des expériences antérieures et associant les futurs utilisateurs

Le cahier des charges du Sudoc, rédigé en 1995, définit les fonctionnalités du système informatique qui devra permettre de constituer un catalogue unique, contenant tous types de documents 3 et dont les données seront pérennes, et servir d’outil à un réseau de catalogage et de fourniture de documents à distance. Dans la conduite du projet, l’ABES a essayé de profiter de l’expérience des réseaux préexistants en constituant des groupes de travail représentatifs des associations Auroc (OCLC), Bn-Opale et Sibil France, ainsi que du CCN-PS. Ceux-ci produiront une synthèse très riche et des recommandations qui seront prises en compte, notamment pour la structuration et l’animation du réseau. Par ailleurs, dès 1996-1997, une série de présentations du futur système est organisée dans des villes universitaires comme Rennes ou Strasbourg, à destination des professionnels de bibliothèques et des responsables universitaires pour expliquer, convaincre et faire en sorte que les établissements s’approprient ce projet qui modifiera en profondeur leur propre fonctionnement.

Dans le même temps, un appel d’offres sur performances est lancé, aboutissant à la passation d’un marché avec le prestataire hollandais Pica (aujourd’hui OCLC Pica) qui a choisi de partager la maîtrise d’œuvre avec Bull pour la partie « matériel ». La période suivante, jusqu’en 2000, est consacrée à des phases de spécifications fonctionnelles, de tests et de recettes, à la reprise des données et à la formation du personnel de l’ABES. Le dialogue avec les futurs utilisateurs se poursuit, au travers des groupes de travail « déploiement » et de quatre groupes de travail fonctionnels 4 constitués pour tester les fonctionnalités et interfaces du produit de Pica et aider les experts de l’ABES à déterminer les évolutions nécessaires. Les participants à ces groupes ont effectué notamment un important travail de francisation des écrans et des messages d’erreur du logiciel hollandais.

Un temps fort : l’expérimentation des sites pilotes

L’expérimentation des sites pilotes est une étape cruciale du projet : l’occasion de vérifier, en réel, le fonctionnement global du système mais aussi de roder l’ensemble du dispositif d’accompagnement prévu par l’ABES pour le déploiement. Les sept sites pilotes 5, retenus en mai 1998 parmi 27 candidats, entament l’expérimentation proprement dite en mai 2000, après dix-huit mois de préparation consacrés à la mise au point des procédures puis à l’installation des matériels et logiciels, à des tests d’échanges entre le Sudoc et les systèmes locaux et à la formation des personnels. Le suivi est assuré en local par un coordinateur qui fait remonter à l’ABES tous les problèmes constatés. Une cellule de suivi, constituée d’experts de l’ABES et de PICA, se réunit deux fois par semaine pour les étudier, tandis qu’un service Assistance est assuré huit heures par jour. À la fin de l’expérimentation, deux mois plus tard, ressortent de l’évaluation des établissements l’instabilité chronique du logiciel mais aussi la nécessité d’adapter la formation et la documentation.

S’il reste encore beaucoup d’améliorations à apporter, le travail avec les sites pilotes a été extrêmement enrichissant pour l’ABES, autant sur le plan humain, par les contacts noués avec les utilisateurs, que sur le plan technique. Ces établissements restent encore aujourd’hui des interlocuteurs privilégiés pour l’agence. Après une nouvelle recette du système, à l’automne 2000, le déploiement général, par groupes successifs, peut enfin démarrer au début de l’année 2001 6.

Le périmètre du réseau Sudoc

Le réseau Sudoc

Entre janvier 2001 et mars 2002, un premier groupe de 113 établissements, surnommé « premier cercle » et représentant 690 bibliothèques, a été déployé dans le Sudoc. L’intégration s’est faite progressivement, à partir des anciens réseaux de catalogage divisés en sous-groupes, afin d’échelonner toutes les tâches nécessitées par cette opération. Ces établissements sont tous rattachés à l’enseignement supérieur (SCD*, SICD*, quelques grandes écoles, etc.), à l’exception de quelques bibliothèques qui travaillaient déjà dans un réseau de catalogage. Un deuxième cercle d’une vingtaine d’établissements, plus diversifiés cette fois, puisque regroupant aussi bien de nouvelles bibliothèques universitaires que des grandes écoles dépendant d’autres ministères ou des centres de recherche, s’apprête à être déployé dans le courant du premier semestre 2003.

Les portes du réseau Sudoc ne seront pas fermées pour autant après cette échéance et son périmètre pourra éventuellement s’agrandir à d’autres écoles d’ingénieurs, écoles normales supérieures et à des IUFM*, par exemple, à condition que soient remplies, par les établissements candidats à l’entrée, un certain nombre de conditions. Tout d’abord, la vocation « universitaire » du catalogue doit être respectée et les fonds doivent par conséquent présenter un intérêt pour l’enseignement supérieur et la recherche. Le fonctionnement de la bibliothèque, la présence de personnel formé à la bibliothéconomie entrent également en jeu. Enfin, un autre paramètre déterminant est tout simplement le niveau de performance du système Sudoc, qui pour l’instant ne permet pas de dépasser 800 connexions simultanées, ce qui, d’ores et déjà, ne suffit pas à satisfaire les besoins actuels.

La migration du Sudoc sous Unix, effective fin janvier 2003, permettra d’augmenter en cours d’année la capacité du système à 1200 connexions simultanées. Cependant, tout projet d’extension impliquant une gestion plus lourde et l’acquisition de matériels supplémentaires, la capacité d’intégration du Sudoc ne pourra s’accroître d’autant. Tous ces éléments sont pris en compte dans le traitement des demandes, sur lesquelles le Conseil d’administration de l’ABES est seul habilité à se prononcer en dernier lieu.

Le réseau Sudoc-PS

Si les contours du réseau Sudoc, bien qu’appelés sans doute à évoluer à la marge, sont assez bien définis, il en va différemment du réseau Sudoc-PS, héritier de l’ancien CCN-PS. En effet, la base de données des publications en série a été versée dans le Sudoc en 2000 mais le dispositif national de signalement partagé des publications en série continue de fonctionner dans ses grandes lignes pour les bibliothèques non déployées et les données proviennent toujours d’environ 2 400 bibliothèques, qui s’ajoutent, pour les publications en série, aux bibliothèques déployées. Ces « bibliothèques volontaires » recouvrent des établissements de statuts très différents : bibliothèques municipales, d’entreprises, d’établissements religieux, dépôts d’archives, etc. Leur participation au Sudoc-PS est régie par une convention signée avec un centre régional (CR*). En effet, la particularité de cette composante « extensive » du Sudoc est l’existence d’un maillage régional de 34 CR, dont 23 répartis en province, dans les académies, et 11 répartis par discipline dans la région parisienne, la BnF et l’Inist* constituant chacun un centre régional. Parmi les participants au Sudoc-PS, certains utilisent également le circuit de fourniture de documents du Sudoc.

Le réseau PEB*

Si le « noyau » des établissements déployés actuels et futurs compose l’essentiel des participants au PEB, s’y ajoute une dizaine de membres externes. La situation de ces derniers est plus compliquée car depuis juin 2002, c’est le logiciel WinIBW*, à travers son module Supeb, qui gère les transactions, obligeant pour l’instant les établissements dépourvus de licences du fait de leur faible volume d’emprunts et de prêts à utiliser l’interface grand public du catalogue pour saisir leurs demandes, comme le feraient des utilisateurs finaux habilités.

La Bibliographie nationale des thèses

En ce qui concerne la bibliographie nationale des thèses (ancienne application Téléthèses), elle est désormais alimentée directement par les établissements déployés dans le Sudoc, l’ABES continuant pour les autres d’intégrer les données au catalogue, à partir des signalements qu’elle reçoit.

Le CCFr*

Enfin, pour parachever le tracé des frontières du Sudoc, il convient de signaler que depuis avril 2001, ce réseau participe au Catalogue collectif de France 7, avec la BnF et des bibliothèques municipales possédant des fonds patrimoniaux rétroconvertis (BMR). Le PEB est même interfacé, depuis novembre 2002, avec le PIB, circuit de fourniture des documents pour les partenaires du CCFr hors enseignement supérieur.

Le réseau Sudoc est donc un réseau « jeune », en cours de constitution, qui comprend un noyau assez bien délimité et, en périphérie, des satellites (ou des constellations dans le cas du Sudoc-PS) présentant des caractéristiques très différentes ; il participe, à travers le CCFr, à un catalogue plus large. Dans ce contexte, les aspects organisationnels et l’animation revêtent une importance cruciale pour cimenter un édifice aussi complexe.

L’organisation et l’animation du réseau

Du rôle primordial des coordinateurs et des responsables des centres régionaux

Le bon fonctionnement du réseau repose en grande partie sur l’existence, au sein de chaque établissement, d’un interlocuteur privilégié qui assure la liaison entre son établissement et l’ABES. Dès avant le déploiement, chaque nouveau membre désigne un coordinateur qui aura pour mission d’organiser non seulement l’entrée dans le Sudoc mais aussi, par la suite, tout le travail courant. La spécificité de la mission de coordinateur réside dans son caractère éminemment transversal. En effet, c’est au niveau global du service documentaire, celui du SCD ou du SICD par exemple, qu’elle se situe, en liaison souvent étroite avec la direction et même avec d’autres services universitaires comme les centres de ressources informatiques. Le caractère transversal de cette fonction est une difficulté en soi car il s’agit d’organiser et de contrôler le travail de personnes qui dépendent souvent de plusieurs bibliothèques, de statuts divers, parfois éloignées les unes des autres, et qui par ailleurs sont impliquées dans leur unité documentaire. Les compétences requises sont, de plus, très diversifiées. Le coordinateur est parfois déjà en charge du SIGB* local, avec éventuellement des attributions plus larges au sein du service informatique. Étant aussi responsable des données bibliographiques, il doit posséder de solides connaissances en catalogage et en formats. Pour faire face à la dispersion des sites, à la quantité de travail et à sa technicité, les coordinateurs se sont, dans la plupart des établissements, adjoint des correspondants spécialisés pour le catalogage bibliographique et celui des autorités. Certains ont réussi à souder les équipes autour du Sudoc en menant un véritable travail d’animation, constituant des groupes thématiques par exemple et assurant une bonne communication par le biais de listes de diffusions internes et de notes techniques 8.

Les responsables des centres régionaux jouent un rôle tout aussi important pour la cohérence du réseau Sudoc-PS. Outre leur fonction d’alimentation de la base de données, ils sont en effet chargés de former et d’informer les bibliothèques participantes, et aussi de promouvoir le Sudoc-PS au plan régional. Par rapport à leur rôle dans l’ancien CCN-PS, s’est ajoutée depuis avril 2002 une fonction de contrôle bibliographique pour les titres de publications en série non recensés dans la base du Centre international de l’ISSN. Les responsables CR consacrent au Sudoc-PS un pourcentage de leur temps de travail très variable, s’ajoutant souvent à une activité complémentaire au sein de la bibliothèque qui héberge le CR. Cette situation peut être dommageable pour la promotion du réseau, laquelle nécessiterait des réunions régulières et des déplacements dans leur zone géographique. Un groupe de travail composé de responsables CR, de directeurs et de représentants de la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation et de l’ABES réfléchit actuellement à la place du CR dans l’établissement qui l’héberge, à ses missions et aux moyens nécessaires pour les assumer, au périmètre du Sudoc-PS et à son découpage géographique.

Interlocuteurs privilégiés de l’ABES et rouages essentiels du réseau, les coordinateurs et responsables des centres régionaux le sont d’autant plus que tous ont bénéficié, dans le cadre de leur formation, d’un contact direct et personnalisé avec les équipes de l’ABES.

La formation initiale et continue : partager le savoir-faire et le savoir-être au sein du réseau

Dans le réseau Sudoc, la formation a non seulement pour objectif de transmettre aux utilisateurs professionnels des connaissances techniques indispensables mais aussi de développer un « esprit réseau ». En effet, elle permet d’expliquer les impacts du travail individuel sur la production globale de la base, la raison d’être de certaines « règles de conduite » communes, et de présenter également les ressources et les personnes de l’ABES susceptibles de faciliter l’utilisation du Sudoc.

Un important dispositif de formation a été mis en place pour accompagner le déploiement des établissements, dont la première étape a été une réunion de sensibilisation au Sudoc organisée sur tous les sites pour un public très large composé de professionnels des bibliothèques et d’universitaires. Pour le premier cercle, l’ABES s’était engagée à prendre en charge la formation initiale de 50 % des futurs catalogueurs, ceux-ci devant ensuite retransmettre la formation dans leur établissement. Ce sont ainsi environ 1 000 personnes qui ont suivi des sessions de quatre jours et demi à Paris ou à Montpellier. Les coordinateurs ont bénéficié en outre de deux jours dédiés plus spécifiquement au contrôle de la base, à la gestion des autorités et des doublons, aux échanges Sudoc-systèmes locaux et à l’administration des utilisateurs ainsi qu’à leur mission d’organisation et d’animation du réseau.

Les équipes de l’ABES, mobilisées par tous les autres aspects du déploiement, n’ont pu assurer directement les formations initiales de catalogage dans le Sudoc et ont fait appel à cinq binômes de formateurs relais, avec lesquels elles ont travaillé en collaboration étroite pour leur fournir les contenus, la documentation et les outils nécessaires. Pendant les dix mois qu’a fonctionné ce dispositif, des réunions bimensuelles étaient organisées avec les formateurs relais et une « hot-line » mise à leur disposition à l’ABES. De manière générale, les établissements ont émis des jugements très positifs sur cette formation initiale. Une enquête lancée en février 2002 fait en effet apparaître que les besoins complémentaires portent davantage sur les normes, les formats et le catalogage spécialisé que sur l’utilisation du logiciel WinIBW lui-même.

Pour le déploiement du deuxième cercle, compte tenu du plus petit nombre d’établissements concernés, les catalogueurs pourront, si la bibliothèque le souhaite, tous recevoir une formation assurée cette fois par du personnel de l’ABES.

Suite aux résultats de l’enquête sur la formation, la politique de l’ABES s’oriente pour 2003 vers les axes suivants :

–poursuivre les sessions de formation initiale à l’intention des nouveaux titulaires des fonctions de coordinateurs, responsables CR et responsables PEB ;

–travailler en collaboration étroite avec les organismes professionnels pour répondre aux besoins relatifs au catalogage proprement dit et aux formats ;

–mettre en place une formation continue s’appuyant sur des formateurs relais au sein du réseau.

Compte tenu de l’ensemble de ses charges et de ses moyens humains, l’objectif de l’ABES serait que le réseau lui-même s’implique davantage dans la transmission des savoir-faire en mutualisant ses moyens et ses compétences et en s’appuyant sur des coordinateurs ou des catalogueurs déjà formés. Pour leur faciliter la tâche, l’ABES laisse à leur entière disposition sur le web guide méthodologique, manuel, supports de formation et didacticiel régulièrement mis à jour, ainsi qu’une rubrique Memento dans laquelle les catalogueurs peuvent diffuser et échanger des fiches techniques.

L’animation du réseau de catalogage

L’ABES, dans sa mission de coordination du catalogage, ne se contente pas de former ponctuellement les utilisateurs professionnels. Une équipe de neuf personnes, le service Données, veille à ce qu’une culture catalographique commune soit partagée, au quotidien, par les membres du réseau. Celle-ci passe d’abord par l’usage des normes de catalogage Afnor qui s’inscrivent dans un format unique, Unimarc, et de référentiels d’autorités communs, tels, pour l’indexation matière, le répertoire Rameau et le thésaurus Fmesh plus spécialisé dans les disciplines médicales. Si le guide méthodologique fournit des règles de catalogage relativement précises, les bibliothécaires ont la possibilité, lorsqu’ils se trouvent face à un cas pratique inédit, de soumettre une question intéressante pour la communauté aux experts de l’ABES et à leurs collègues via des listes de discussion, que ce soit « sucat », liste pour l’ensemble des catalogueurs, « corcat », à l’usage des correspondants catalogage, ou encore « coraut » pour les correspondants autorités. Une réponse est renvoyée, dans des délais très brefs, à l’ensemble des abonnés de la liste, et archivée pour répondre à des questions ultérieures du même type. Une interface web permettant de signaler les doublons rencontrés dans la base, la « boîte à doublons », est utilisée très fréquemment.

Outre ce suivi courant, des experts de l’ABES animent des groupes de travail sur le catalogage 9 réunissant des représentants des établissements. Ceux-ci émettent, sur des points particuliers et en tenant compte aussi des incidences en local, des recommandations sur les pratiques à adopter dans le réseau. Par ailleurs, l’ABES participe aux différentes instances de normalisation Afnor et CFU* et en répercute les décisions dans le Sudoc.

L’assistance

Dès l’ouverture du catalogue au public en avril 2000, un service d’assistance avait été mis en place. Éprouvé lors de l’expérimentation pilote, son fonctionnement a, depuis, peu évolué. Les membres de l’équipe assistance se relaient huit heures par jour pour répondre en direct aux questions posées par les utilisateurs du Sudoc. Un formulaire en ligne permet aux personnes consultant l’interface grand public du catalogue de signaler tout problème rencontré ou de demander des renseignements complémentaires. La réponse de l’ABES, saisie elle aussi en ligne, parvient par messagerie électronique à l’internaute qui a posé la question ; conservée et archivée dans la base du Sudoc, elle est aussi consultable par tous les utilisateurs du catalogue.

Un numéro de téléphone et une adresse électronique sont réservés aux utilisateurs professionnels pour les questions touchant aux différentes fonctionnalités du système. Les demandes très spécifiques sont ensuite retransmises aux experts de l’ABES.

L’assistance sera réorganisée au début de l’année 2003 et s’appuiera sur un outil informatique permettant de générer des FAQ* et des statistiques ; ces dernières serviront de base aux évolutions ultérieures des interfaces du catalogue en cas de questions ou de remarques récurrentes.

L’information et la communication au sein du réseau

Le dialogue entre l’ABES et le réseau, et entre participants au Sudoc, passe par les vecteurs de communication très ciblés que sont les listes de discussion consacrées au catalogage, la liste des coordinateurs et des responsables CR (sucoordi), sur laquelle transitent des informations importantes sur la vie du réseau, ou encore la liste du PEB.

Différentes publications assurent également une information plus diversifiée sur l’actualité du réseau Sudoc et de l’ABES, comme le Bulletin d’information mensuel sur le Sudoc (BIM), journal envoyé par messagerie à des abonnés, essentiellement des professionnels des bibliothèques universitaires. Quant à la revue trimestrielle Arabesques, elle vise à promouvoir une culture universitaire de la documentation auprès d’un lectorat plus large. Elle privilégie les témoignages « du terrain » puisque les établissements y rendent compte de leur expérience du Sudoc, et plus généralement, de leur politique et de leurs projets. Ces deux publications sont également disponibles sur le site web de l’ABES 10 qui centralise toutes les informations utiles au réseau.

Cependant, les relations par messagerie ou par publication interposée ne sauraient se substituer à un contact humain qui est seul à même de souder le réseau et de renforcer la solidarité entre ses membres. C’est dans cet esprit que l’ABES a organisé en mars 2002 les premières « Journées réseau », à Montpellier, auxquelles étaient conviés tous les directeurs de services documentaires, les coordinateurs et les responsables CR. Au vu du succès rencontré et de la qualité des échanges, l’ABES a décidé de programmer un tel rendez-vous chaque année pour informer sur les projets en cours et recueillir les besoins. Ces « Journées réseau » tiennent également lieu de sessions de formation continue.

La participation à des salons, comme le Salon du Livre ou le Salon IDT, à des colloques ou à des formations (à l’Enssib, par exemple) est un autre moyen d’entretenir des relations avec les personnes déjà impliquées dans le réseau et de sensibiliser des partenaires potentiels.

Une association des utilisateurs des services de l’ABES (l’AURA) a vu le jour en 2001 avec pour objectif de faciliter le dialogue entre l’ABES et ses utilisateurs et de contribuer à la réflexion de l’ABES en représentant le point de vue des établissements. L’Aura a notamment vocation à évaluer des produits et services existants, à en suggérer de nouveaux, à faire remonter des propositions d’amélioration et à cerner les besoins en matière de formation et d’information. Entre autres dossiers sur lesquels l’Aura a été amenée à se positionner, figurent les axes de formation pour 2003 et les principes de tarification des services de l’ABES. Elle est également appelée à jouer un rôle de promotion de l’ABES auprès des établissements étrangers.

Des avantages du travail en réseau à l’échelon local

L’allègement de la charge de catalogage

Le bon fonctionnement du Sudoc réside pour une grande part dans la qualité de son articulation avec l’échelon local et les avantages qu’en retirent les établissements. L’un des engagements que devait remplir le Sudoc était l’allègement de la charge de catalogage pour les services documentaires et la réduction de la part des créations de notices à 15 % maximum. Celui-ci est globalement rempli avec un bon taux de recouvrement et un faible pourcentage de créations (moins de 8 % en 2001 à Lille III 11), permettant des gains de temps dans la mise en rayon des ouvrages, même s’il est vrai que le taux de recouvrement est forcément moins élevé dans les bibliothèques très spécialisées. Les créations sont, de plus, facilitées par la possibilité de récupérer les données des réservoirs internes, des bases d’appui ou des catalogues externes accessibles via le protocole Z39.50.

Cet appoint doit cependant être relativisé car il est toujours nécessaire de faire des liens avec les autorités et parfois de créer ces dernières, tâche lourde et supposant une forte technicité de la part des catalogueurs. Par ailleurs, 50 % des documents signalés dans le catalogue Sudoc n’étant pas français, l’utilisation de bases bibliographiques et d’autorités étrangères se révèle indispensable et il devient urgent de parvenir à une internationalisation plus générale des règles de catalogage. Une autre limite du Sudoc concerne les notices des thèses qui restent pour l’instant des notices originales, relativement complexes à créer. À terme, l’extraction des métadonnées à partir de la version électronique devrait en grande partie automatiser le signalement de ces documents.

Le nettoyage de la base, pour éliminer les doublons occasionnés par les chargements successifs des données des réseaux et des établissements « hors source » et par diverses opérations de rétroconversion, génère également une surcharge de travail. L’ABES s’efforcera de remédier à cet inconvénient en se montrant plus exigeante pour les chargements de données et en programmant des traitements de masse sur la base. Les prochaines rétroconversions devraient en outre s’effectuer directement dans le Sudoc, évitant ainsi des créations de doublons.

L’homogénéisation des normes et des formats

Au final, le bilan des établissements déployés est plutôt positif malgré les quelques réserves développées ci-dessus. Une autre vertu du catalogue Sudoc est d’avoir homogénéisé l’utilisation des normes et formats au plan national. Le format en vigueur dans le Sudoc, Unimarc, a été adopté par un certain nombre de services documentaires qui, à leur entrée dans le réseau, ont abandonné un format différent utilisé auparavant dans leur système informatique local (passage d’Usmarc à Unimarc par exemple). L’existence de fichiers d’autorités cohérents est perçue comme un point très positif, par rapport aux anciens réservoirs Sibil ou OCLC, aussi bien pour le traitement des documents que pour la recherche dans le catalogue grand public ; elle concourt en effet à une meilleure visibilité des collections.

La récupération des données dans les systèmes locaux

La récupération des données du Sudoc dans les systèmes informatiques locaux était un autre des objectifs du projet. Compte tenu de la diversité des fournisseurs et des SIGB (pas moins de 9 fournisseurs et 13 SIGB) en présence et de la complexité des opérations de transfert, on peut estimer que le contrat est presque rempli. À ce jour, environ 85 % des établissements procèdent en effet à des transferts réguliers (quotidiens ou hebdomadaires) du catalogue Sudoc vers leur système local. Pour l’instant, la plupart d’entre eux (80 %) ne récupèrent que les notices bibliographiques mises à jour par leurs propres catalogueurs et non par ceux de l’ensemble du réseau ; 60 % les notices d’autorités liées aux notices bibliographiques mises à jour, et seulement 17 % les notices bibliographiques liées. Cette relative prudence des bibliothèques s’explique par l’état encore très imparfait de la base et par la nécessité de bien roder les procédures qui sont souvent compliquées par des lacunes des logiciels locaux. Lorsque des améliorations auront été apportées sur le plan technique, les établissements seront sans doute plus enclins à jouer totalement le jeu du catalogage en réseau, en ne « filtrant » plus les données versées dans leur propre système informatique.

La fourniture de produits dérivés et de statistiques d’activités

Les bibliothèques peuvent recevoir, à titre gratuit ou onéreux, un certain nombre de produits dérivés, comme par exemple une liste annuelle gratuite de publications en série par centre de ressources, pour aider ces centres à effectuer leurs mises à jour. L’ABES propose également, en fonction des contrats signés avec ses fournisseurs, des catalogues de tous types de notices, extraits sur différents critères et fournis sous différents formats et sur différents supports. Deux cédéroms, Myriade et Docthèses, sont réalisés et commercialisés par la société Bibliopolis à partir des données du catalogue Sudoc. Ces produits dérivés sont très demandés et se révèlent très utiles pour l’élaboration de politiques documentaires, notamment coopératives, telles que le plan de conservation partagée des périodiques en Aquitaine, né d’une volonté commune du CR du CCN-PS et de l’agence régionale de coopération en 1995. La fourniture de tels outils pourra s’adapter aux besoins des établissements.

Le système de pilotage du Sudoc, connu sous le nom de son interface Webstats, est un outil de suivi permettant d’évaluer l’activité des établissements dans le Sudoc, ce qui constitue une aide précieuse pour l’élaboration de la politique documentaire. L’accès en est contrôlé et limité aux informations se rapportant à l’ILN* de la personne qui consulte ; quelques rapports plus généraux présentent également une synthèse de l’activité du Sudoc. Les données propres à l’établissement concernent les différentes activités de catalogage, les connexions à la base et aux réservoirs de notices accessibles par Z39.50 et les activités d’interrogation du catalogue. Enfin, de nombreux rapports ont trait au PEB, proposant, tant pour l’activité demandeur que pour l’activité fournisseur, le nombre de demandes expédiées ou reçues, ainsi qu’une aide à la facturation, un bilan de l’activité générale du PEB et un palmarès des titres des revues les plus demandées ou les plus fournies. Webstats suit naturellement l’évolution du travail dans le Sudoc et s’enrichit de statistiques plus complètes. Il devrait prochainement offrir des éléments de comparaison par rapport à des moyennes générales ainsi que des pourcentages.

Une coopération plus poussée en local

Enfin, de l’avis même des participants, l’un des avantages du Sudoc, et non des moindres, est d’instaurer une coopération plus étroite entre les différentes unités documentaires, d’une part, et avec des composantes de l’université, d’autre part. Les coordinateurs locaux ont réussi à constituer de véritables équipes autour du Sudoc et à développer le travail en commun là où ne régnaient parfois que des pratiques individuelles. Les bibliothèques associées ont elles aussi suivi le mouvement 12. À Nice, par exemple, le Sudoc servira à intégrer l’ensemble des périodiques imprimés de l’université dans le catalogue de la BU et à mener une politique documentaire concertée sur l’ensemble de l’université 13. À l’université d’Artois, le déploiement dans le Sudoc a contribué au développement de relations avec des partenaires extérieurs tels que MédiaLille. Ajoutons que l’ABES reçoit fréquemment des demandes d’information concernant le Sudoc en provenance de composantes universitaires ; elle renvoie alors ces dernières vers leur service documentaire de proximité.

Le rapprochement entre les bibliothèques et les centres de ressources informatiques, rendu nécessaire par les questions techniques liées aux logiciels de catalogage et de PEB et aux transferts de données, est une autre conséquence positive du Sudoc. Celui-ci devrait en effet être profitable pour les autres projets universitaires en matière de documentation électronique et de système d’information.

De nouveaux axes de travail en réseau

Si « l’esprit » réseau doit continuer à se développer dans le cadre du catalogue Sudoc, d’autres projets, lancés dans le prolongement du catalogue collectif viendront étoffer l’organisation coordonnée par l’ABES. Ils traduisent une évolution dans les attentes des utilisateurs et dans leurs pratiques de recherche d’information et, par là même, une évolution des missions de l’ABES puisque celles-ci s’orientent désormais également vers la fourniture de documentation primaire en ligne. Cette tendance a pour corollaire une diversification des partenaires qui englobent désormais, outre les établissements documentaires, des fournisseurs d’information, avec lesquels l’ABES doit en particulier traiter les problèmes techniques d’accès.

Dans le secteur de la documentation électronique, trois projets visent à offrir à la communauté universitaire un accès plus large et plus structuré à des ressources en ligne. Comme le catalogue Sudoc, ils nécessiteront un partage d’applications et un échange de données et de savoir-faire entre l’ABES et les établissements, selon des modalités qui restent encore à préciser pour les projets les moins avancés.

Les groupements de commandes

La constitution de groupements de commandes pour l’achat de documents électroniques a ainsi permis en 2003 à 36 établissements de s’abonner à la base de données Chemical Abstracts et à 30 de souscrire aux produits du catalogue Chadwyck-Healey distribués par la société ProQuest. La liste des services proposés à travers les groupements de commandes pilotés par l’ABES pourra s’enrichir à l’avenir, en fonction des besoins exprimés par les universités.

Cette formule, envisagée dans le nouveau code des marchés publics, est assez souple pour les établissements puisqu’ils peuvent participer au groupement de commandes en signant simplement une convention qui permet à l’ABES de négocier en leur nom avec les fournisseurs 14. Naturellement, les conditions tarifaires sont plus avantageuses que les tarifs de base. Par ailleurs, la part facturée aux établissements est nette des subventions de la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation ou du cofinancement d’autres organismes (le CNRS et la Direction de la recherche dans le cas de Chemical Abstracts). L’ABES joue ici le rôle d’opérateur financier et de coordonnateur technique puisqu’elle est l’interlocuteur unique des sociétés commerciales contractantes. C’est elle, par exemple, qui gère les droits d’accès en déclarant un fichier d’adresses IP*, à partir des données transmises par les correspondants « documentation électronique » de chaque établissement. Compte tenu de la complexité et de l’évolutivité des réseaux informatiques universitaires, les contacts entre correspondants et le service Produits et services, chargé à l’ABES de ces aspects, sont assez réguliers.

Les thèses électroniques

Sous l’égide de la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation, l’ABES travaille actuellement, en partenariat avec le Cines, à la valorisation d’autres ressources très importantes pour la communauté universitaire, les thèses, à travers la mise en place d’une chaîne nationale de traitement et d’archivage des thèses électroniques. Cette application générera, à partir de fichiers utilisant des formats usuels (Word, LaTex ou autres) et créés avec une feuille de style, une version de diffusion HTML et une version d’archivage pérenne en XML qui sera stockée au Cines. Des métadonnées seront intégrées dans la chaîne, et permettront, grâce à l’extracteur de métadonnées du logiciel du Sudoc, un catalogage automatisé des thèses. Le rôle de l’ABES est de faire en sorte que toutes les fonctionnalités nécessaires soient opérationnelles et de définir des procédures d’utilisation de la chaîne qui puissent s’adapter aux circuits locaux de production, de dépôt et de traitement des thèses électroniques, la diffusion de celles-ci restant du ressort des universités. Pour ce projet, l’ABES devra s’appuyer sur des correspondants spécialisés qui feront l’interface avec tous les intervenants potentiels (services de scolarité, écoles doctorales et doctorants) et sera amenée à jouer un rôle de formation et d’assistance auprès des utilisateurs de l’application.

Le portail Sudoc

Dans ce contexte de développement des ressources en ligne, l’ABES a réalisé un cahier des charges pour un portail documentaire dont le but est de structurer l’accès à l’ensemble de la documentation électronique disponible pour l’enseignement supérieur : le catalogue Sudoc (et d’autres catalogues), des sources web (bases de données bibliographiques, revues en ligne…) avec ou sans abonnement, des thèses électroniques, des documents numérisés, etc. Ce projet s’articulera avec les politiques d’acquisition et de valorisation des établissements de l’enseignement supérieur puisque le portail Sudoc sera « interfacé » avec les portails locaux de sorte que son utilisation soit « transparente » ; le choix des sources à intégrer et la gestion des droits d’accès se feront en liaison étroite avec les établissements et en fonction de leurs attentes.

Ce portail national sera d’autant plus intéressant qu’il sera doté d’un outil de recherche fédérée sur l’ensemble des ressources électroniques, possibilité quasiment inexistante à l’heure actuelle du fait de l’étanchéité des plates-formes d’éditeurs.

Un appel d’offres a été lancé et le choix du prestataire devrait intervenir au printemps 2003. S’il est difficile de dire aujourd’hui quelles seront en définitive les fonctionnalités du logiciel retenu, la mise en place d’un tel portail entraînera sans aucun doute une nouvelle façon de travailler en réseau, se caractérisant notamment par des échanges de données avec les portails locaux (annuaires d’utilisateurs par exemple) et la possibilité pour les établissements de renseigner directement des informations les concernant (adresses IP ou listes de sources) dans des applications centrales conçues à cet effet. Là encore, l’ABES devra pouvoir dialoguer avec les consortiums existants (Couperin et autres groupements) sur la question des sources avec abonnement mais aussi avec des correspondants locaux.

Les nouveaux axes de travail en réseau, tels qu’ils se profilent aujourd’hui, augurent d’une évolution des missions d’organisation et d’animation de l’ABES. En effet, parallèlement à l’extension du réseau Sudoc, qui découlera de l’intégration d’autres établissements dans le catalogue collectif, les activités orientées vers le document électronique engendreront de nouveaux contacts privilégiés et viendront étoffer le maillage actuel du réseau. Si ces activités concerneront, plus encore que le catalogue Sudoc, les établissements d’enseignement supérieur dans leur ensemble, les bibliothèques resteront les partenaires naturels de l’ABES.

L’ABES devra en conséquence renforcer et diversifier son dispositif de formation et de communication, en tirant profit de l’expérience acquise.

En guise de conclusion

Le réseau Sudoc est aujourd’hui un vecteur de diffusion de la documentation universitaire sur le plan national mais aussi à l’échelle internationale, concourant à une meilleure connaissance de la recherche française de par le monde. L’ABES tentera d’accroître son influence au-delà de l’Hexagone en accueillant, autant que faire se peut, d’autres établissements d’enseignement supérieur afin de lui conférer une plus grande visibilité, et en l’ouvrant sur les réseaux internationaux, notamment par l’intensification des contacts avec des collègues étrangers 15.

Le rôle fédérateur du Sudoc sera, lui aussi, plus important dans la mesure où l’ABES renforcera ses liens avec les établissements afin de mutualiser les attentes des uns et des autres. La mise en place du portail accentuera cette tendance en resserrant encore le maillage national/local.

L’ABES arrive à une période charnière pour l’organisation et l’évolution de son réseau. Tandis que le réseau constitué autour du catalogue Sudoc entre maintenant dans une période de fonctionnement « normal », et que d’autres réseaux « secondaires » émergent, il serait souhaitable qu’une analyse générale fasse ressortir les atouts et les faiblesses de ce réseau et dégage des pistes d’amélioration. Un tel bilan ne peut assurément émaner que des utilisateurs eux-mêmes, professionnels ou simples utilisateurs du grand public, les plus qualifiés pour pointer les lacunes (ou les avantages !) du système actuel. Encore ne faudrait-il pas, dans une telle démarche, perdre de vue l’intérêt national des outils proposés par l’ABES car l’enseignement supérieur ne saurait aujourd’hui évoluer dans un environnement cloisonné ni se satisfaire d’initiatives trop isolées.

Janvier 2003