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Mettre en scène les ressources d'une bibliothèque publique et universitaire, l'expérience de Valence

Esther Heranz

L’intégration, en 1992, de la bibliothèque universitaire à la médiathèque municipale a apporté de profondes modifications dans l’organisation de l’espace et de l’offre documentaire. Moins de quatre ans plus tard, l’observation des pratiques des usagers, ainsi que le constat d’un certain nombre de dysfonctionnements dans l’utilisation de la bibliothèque adulte, nous ont conduits, dès le début de 1996, à réfléchir à une nouvelle implantation des collections. Mise en oeuvre rapidement, cette implantation thématique livre aujourd’hui ses premiers enseignements, à la lumière de ses trois années d’exercice.

L’attribution de la mission de bibliothèque universitaire à la bibliothèque municipale s’était réalisée en 1992 avec les objectifs très innovants de décloisonnement institutionnel et de brassage des publics. S’agissant des collections, deux principes avaient été très fortement affirmés : l’intégration totale des collections universitaires dans les collections encyclopédiques et l’accessibilité de la totalité des collections à tous les publics, sans distinction d’usage. Le succès de la formule ne s’est pas démenti depuis, au plus grand bénéfice de toutes les catégories de public, même si des ajustements ont dû être menés afin d’en améliorer les modalités.

L’état des lieux en 1996

Depuis 1992, un service de consultation sur place, le fonds d’études, et un service de prêt, lecture publique adultes, structuraient l’offre documentaire adulte dans deux lieux distincts. L’ère des thèques, commencée dans les années 1980, avait vu se créer dans la bibliothèque une discothèque, une vidéothèque et une artothèque, ce qui accusait l’aspect mosaïque du dispositif consultation/prêt. Outre l’appellation déjà désuète des espaces dévolus aux livres, la différenciation des ressources par support renforçait la segmentation de l’offre.

Les limites constatées

Le succès de l’intégration de la bibliothèque universitaire à la médiathèque a rapidement mis en relief les limites de la structuration de l’offre documentaire. Les dysfonctionnements constatés se situaient à trois niveaux.

Les usagers avaient une perception morcelée des ressources documentaires et, de ce fait, les sous-utilisaient, tenus par la nécessité d’aller d’un service à l’autre pour aboutir dans leur recherche. La logique d’usage par exclusion (prêt ou consultation) et la répartition par support semblaient par ailleurs obsolètes au regard de l’évolution des pratiques des usagers, de plus en plus diversifiées et plurielles quant au contenu, ainsi qu’au regard de l’évolution de la production documentaire qui utilisait déjà tous les apports des nouvelles technologies. Enfin, une concentration de séjourneurs dans les espaces de consultation saturés, accompagnée d’une circulation intense d’emprunteurs dans le secteur de prêt, empêchait la régulation des flux d’usagers. Les bibliothécaires avaient, quant à eux, le sentiment de travailler dans deux bibliothèques adultes distinctes, dans des équipes cloisonnées, sans vue d’ensemble, avec des dérives de redondances et de compétition liées aux inévitables connotations péjoratives attachées aux fonctions des deux secteurs, selon le point de vue adopté. Enfin, il était difficile de gérer de façon rationnelle les moyens financiers et humains, les espaces, et d’afficher une politique documentaire cohérente et lisible.

Du printemps à l’automne 1996, des réunions de travail avec les équipes ont permis de préciser le projet de thématisation des collections, de définir des objectifs ainsi qu’un calendrier de mise en oeuvre.

Les objectifs

Les objectifs mêlaient des préoccupations liées tant à l’organisation des collections qu’aux pratiques des usagers et au travail collectif des bibliothécaires. Ils consistaient à :

– apporter une réponse aux dysfonctionnements liés à la partition de la bibliothèque adulte, par l’unification des ressources documentaires et leur regroupement en grands domaines thématiques ;

– intégrer le multimédia aux moyens traditionnels de recherche documentaire ;

– proposer aux publics une offre documentaire lisible à travers une extension et une restructuration des espaces de la bibliothèque ;

– prendre en compte les besoins des usagers, notamment ceux des étudiants, en matière de travail sur place, par une nécessaire redistribution, dans chaque pôle thématique, des salles de travail et des places assises ;

– augmenter la présence du personnel auprès des publics en ajoutant des postes de renseignement dans chacun des pôles ;

– travailler sur les collections (évaluation, désherbage, plans de classement et cotes validées) afin que l’organisation thématique des ressources repose sur une construction intellectuelle et une présentation qui soient claires pour l’usager ;

– accroître le nombre de documents en prêt et limiter le nombre de ceux réservés à la consultation sur place ;

– repositionner les bibliothécaires sur les contenus en leur donnant l’opportunité d’enrichir leurs compétences et de développer la concertation professionnelle ;

– dynamiser le personnel autour d’un projet fédérateur répondant à l’évolution des usages et aux réflexions en cours dans le monde des bibliothèques ;

– réaliser le projet à effectifs constants et organiser une mobilité générale concernant tout le personnel du réseau (site central et bibliothèques de quartier), afin de donner à tous l’occasion de participer au projet.

Réalisation du projet

Partant du principe que le mode d’organisation fonde le rapport que le public entretient avec la collection et avec la bibliothèque elle-même, et que l’hétérogénéité des publics exclut toute solution idéale ou définitive, la répartition des collections a obéi, outre aux objectifs généraux déjà énoncés, à plusieurs critères. Ces derniers sont liés à la fois aux contraintes du bâtiment, à l’environnement universitaire, aux besoins exprimés ou supposés des publics, au volume des collections des sous-domaines à considérer, et aux fonctions que nous souhaitions rééquilibrer ou mettre en avant, comme celles du Relais. Parallèlement au découpage des pôles thématiques (cf. encadré 1), les réflexions concernant la création de services communs ou transversaux, tels le prêt centralisé, l’équipement ou la base bibliographique, n’ont pu aboutir à une mise en oeuvre simultanée.

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Encadré 1 - Les pôles thématiques

Les élus et la direction générale de la ville de Valence ont apporté leur soutien au projet, autant en termes de communication et de gestion du personnel que d’engagement financier pour les travaux requis. La validation du projet par l’exécutif et les instances consultatives a été effective à l’automne 1996, et un organigramme remanié a défini les nouveaux services et leurs effectifs respectifs.

Redistribution des rôles

La mobilité interne a été engagée à cette même période en concertation avec la direction des ressources humaines de la ville. La diffusion de « fiches de pôles » a permis au personnel d’émettre des vœux, qui ont été confrontés à des critères de sélection s’appuyant sur le grade, les mobilités antérieures, l’ancienneté et l’ordre des vœux exprimés. Cette démarche a ainsi conduit à réaffecter la totalité des agents, avec un taux de satisfaction supérieur à 90 %. En janvier 1997, les équipes étaient déjà constituées en pôles thématiques pour le travail interne ; le budget d’acquisition a dès cette année-là été départementalisé et a permis aux bibliothécaires de travailler sur leurs nouveaux domaines documentaires. Le plan de formation avait, quant à lui, intégré la nécessité de nouvelles formations liées aux changements d’affectation, et favorisé la participation de plusieurs personnes à des stages.

Un travail de fonds

Un considérable travail d’évaluation des collections, de reprises de cotes, de changement de statut des ouvrages a ponctué toute cette année 1997 et n’était pas complètement achevé lors du déménagement. Ce vaste chantier a été alourdi par la nécessité de conserver, jusqu’à l’achèvement des travaux, des collections accessibles au public pour le prêt et la consultation sur place. Des travaux d’extension et de restructuration, réalisés à l’automne 1997, ont conduit à implanter le pôle Relais à l’entrée de la bibliothèque, à localiser le pôle Musique dans une salle d’exposition requalifiée et agrandie, et à individualiser les autres pôles dans les espaces existants. Le déménagement, qui a concerné la totalité du libre accès adultes, a nécessité trois jours de fermeture de la bibliothèque, qui a pu rouvrir dans sa nouvelle configuration le lendemain de Noël 1997.

Trois ans après, un bilan contrasté

Au printemps 2000, quatre réunions de travail, réunissant majoritairement des représentants des pôles thématiques, ont permis d’établir un premier bilan, à la lumière de presque trois années de pratique du dispositif.

Adhésion des publics

La nouvelle organisation thématique des collections a été accueillie favorablement et les observations recueillies notaient les points positifs suivants :

« Vous avez plus d’espace maintenant ! » L’extension n’ayant concerné que moins de 200 m 2, on peut déduire de cette remarque q u’ u n e nouvelle mise en scène, plus aérée, plus cohérente rend l’espace plus lisible.

« Plus de salles de travail aussi ! » La redistribution et l’accroissement du nombre de salles de travail (au moins une par pôle) ont immédiatement été ressentis comme un des atouts de la réorganisation, plus particulièrement par les jeunes et les étudiants.

« Vous n’aviez pas tous ces livres avant ! » Des collections regroupées par grands domaines et présentées selon une plus grande cohérence, avec davantage de livres en prêt, recotés, rééquipés, apparaissent comme nouvelles à des usagers habituels.

« La bibliothèque est plus vivante ! » Le forum, situé auparavant au bout de la bibliothèque s’est trouvé réinvesti et dynamisé par sa nouvelle contiguïté avec le pôle musique, et la régulation des flux d’usagers, souhaitée dans la nouvelle implantation, s’est opérée immédiatement.

Enfin, grâce à la nouvelle organisation de l’offre documentaire, plus aérée, le brassage des publics dans les différents espaces a pu trouver des conditions optimisées.

D’autres remarques, plus négatives portent sur les périodiques, désormais répartis entre les pôles, à l’exception du kiosque, qui a rapidement fidélisé à nouveau son public. Il est clair qu’il existe un lectorat spécifique pour les revues. Butiner dans un ensemble de revues, dans un même lieu, est une démarche qui n’a rien de thématique, mais qui est bien liée à un support qui induit une lecture particulière. Cette pratique, très marquée, est probablement l’un des points les plus problématiques d’une logique de départementalisation des collections.

Par ailleurs, les frontières d’affectation des documents posent parfois problème à des usagers qui ont une logique de recherche thématique ne correspondant pas aux découpages choisis par la bibliothèque dans les grands domaines thématiques. Peuvent en effet sembler arbitraires des choix opérés au nom d’une construction qui est certes intellectuelle, mais qui a obéi aussi à diverses contraintes, non perceptibles par l’utilisateur.

Des déséquilibres manifestes

Le côté « patchwork » du pôle Relais présente des effets positifs, qui se manifestent par un éclectisme, une richesse et une diversité des ressources, ainsi que par le croisement possible des pratiques. Il a cependant des effets plus négatifs quant à l’identification des ressources et au lien existant entre des aspects complémentaires d’une recherche. Par exemple, le droit pratique se trouve au pôle Relais, et le droit « pur » au pôle Société.

Le point emploi-formation, le renseignement type référence et le kiosque remportent également l’adhésion du public.

Concernant le pôle Société, un déséquilibre est manifeste entre la mission de lecture publique et la mission universitaire, au profit de cette dernière. Le poids du droit et de l’économie dans les collections et les baisses du budget municipal d’acquisitions en sont partiellement à l’origine. Les pôles Sciences et Loisirs et Arts et Littératures semblent bien correspondre aux usages des publics, alliant équilibre des missions, des collections et lisibilité des ressources. Le pôle Musique, bien qu’ayant migré en bout de bibliothèque, a naturellement rencontré un public déjà ciblé mais aussi élargi et « faisant son marché » d’un pôle à l’autre. Le pôle Monde et Région souffre, quant à lui, d’une localisation trop exiguë qui nuit à une bonne mise en valeur de ses collections, peut-être un peu limitées dans leurs sous-domaines.

Les difficultés d’ordre transversal

L’intégration du multimédia dans les pôles est un objectif qui n’a pu être réalisé qu’a minima, chacun des pôles proposant au public des postes de consultation de cédéroms de référence dans sa thématique. Le prêt de cédéroms a été confié aux bibliothèques de quartier, pour des raisons économiques. Par ailleurs, l’accès à Internet a été limité au pôle Relais.

Le réseau des bibliothèques valentinoises est actuellement dans une phase d’étude de réinformatisation, qui devrait permettre de déboucher d’ici deux ans sur une remise à niveau plus qu’indispensable des moyens informatiques et du multimédia dans les pôles thématiques. Cette réinformatisation ouvrira aussi les bibliothèques locales à la coopération du Réseau des 8 villes 1 en Rhône-Alpes.

Le cloisonnement entre pôles – écueil déjà rencontré et que l’on craignait de voir se reproduire – est sensible. Certains bibliothécaires pointent avec nostalgie la disparition de la « vue d’ensemble de l’ensemble des classes Dewey et l’accueil de lecteurs très différents ». La nécessaire spécialisation des équipes dans leurs pôles thématiques est liée à la fois à la mission universitaire et à l’affirmation des domaines documentaires, mieux différenciés dans leurs espaces. Elle marque le dilemme des professionnels, entre polyvalence et spécialisation, les deux semblant souvent contradictoires. Au-delà, il semble qu’une segmentation des collections, indispensable pour la pertinence de l’offre, génère inévitablement une segmentation des fonctions et des actions.

La thématisation des collections, si elle va dans le sens d’une meilleure prise en compte des pratiques et des besoins des usagers, accuse aussi le poids des « documentaires » par rapport à la « fiction » dans cette bibliothèque, déjà fortement marquée par sa vocation universitaire, même si la lecture publique ne porte pas, bien sûr, que sur la fiction. Les répartitions budgétaires qui sont nécessaires à la vie de ces collections dans les pôles se traduisent par des écarts de pourcentages entre domaines documentaires et fiction.

La transversalité et la coopération entre pôles pèchent aussi, et cela montre la nécessité de formaliser davantage et de généraliser des pratiques de concertation interpôles, sur les acquisitions et l’animation notamment.

Enfin, la question de la création de services transversaux, qui n’avait pu aboutir il y a trois ans, se pose à nouveau. Ceux-ci permettraient très probablement de rationaliser des tâches techniques qui entravent souvent l’organisation et le fonctionnement des pôles.

Les évolutions envisagées

Un repositionnement des pôles permettra la création dans les prochains mois d’un espace de culture multimédia scientifique, technique et industrielle dans la Médiathèque, et aura des incidences sur la distribution intellectuelle et géographique des pôles. Cet espace qui doit s’installer dans le seul lieu disponible, contigu avec le pôle Relais, ne peut, en effet, de par sa thématique scientifique, être en cohérence avec lui.

Le pôle Sciences et Loisirs prendra donc la place du pôle Relais en rez-de-chaussée, et sera ainsi relié fonctionnellement à l’espace de culture scientifique et technique.

Les collections du pôle Relais seront éclatées et redistribuées dans les autres pôles, majoritairement au pôle Société, qui pourrait lui-même redistribuer certaines collections de sciences humaines au pôle Monde et Région. Ce dernier réinvestira quant à lui l’espace laissé libre par le pôle Sciences et Loisirs au 1er étage. La fonction du pôle Relais, loin de disparaître, sera redéployée sur l’ensemble des pôles, selon leurs dominantes. Une révision des implantations internes à chacun des pôles accompagnera cette redistribution.

Une modification dans la répartition des effectifs est prévue, le bilan ayant fait ressortir un déséquilibre dans la répartition des équipes. Le nouvel organigramme des pôles intégrera le redéploiement des effectifs du pôle Relais afin de les rééquilibrer. Une nouvelle mobilité générale, en 2001, élargira la participation des bibliothécaires à d’autres thématiques ou bibliothèques et améliorera la vision d’ensemble du réseau.

La réinformatisation nous donnera, outre de nouveaux moyens techniques, l’occasion de faire des choix d’organisation qui optimiseront les activités des pôles.

L’expérience de ces quelques années de thématisation des collections à Valence s’avère largement positive, à travers ce rapide bilan, tant du point de vue des publics que de celui des professionnels. Elle met aussi en lumière le fait qu’une organisation des collections est toujours un parti pris, certes mûrement réfléchi et le plus clairement possible affiché, mais néanmoins un parti pris, toujours circonstanciel et susceptible d’évoluer, en écho aux évolutions de notre société.

Septembre 2000

  1.  (retour)↑  Le réseau des 8 villes Rhône-Alpes : depuis 1997, les 8 « villes-centres » de la Région se sont rapprochées pour examiner ensemble la manière pratique dont elles assument un certain nombre de missions qui dépassent le cadre de leurs limites administratives. Les maires de ces huit villes se réunissent pour passer des protocoles d'accord avec la Région. Une convention cadre définit les domaines d'application de cette coopération régionale : l'économie (le numérique et les biotechnologies), le sport et la culture (et donc, notamment, les bibliothèques).