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Gérer la conservation des périodiques et de la presse.

Jean-Pierre Brèthes

Du 21 au 24 août derniers, le grand auditorium de la Bibliothèque nationale de France (BnF) accueillait les quelque cent quatre-vingt-cinq participants venus de quarante pays pour un symposium international « Gérer la conservation des périodiques et de la presse », proposé par l’Ifla (International Federation of Library Associations and Institutions). Un premier symposium sur le même thème s’était tenu à Washington, DC, en 1989. C’est sous l’impulsion de la Section de conservation et de préservation de l’Ifla et en collaboration avec la BnF que le programme fondamental de conservation et de préservation PAC a mis en oeuvre cette manifestation.

En préambule, Ralph Manning, président du bureau professionnel de l’Ifla, rappela que la conservation figurait parmi les priorités de l’Ifla : son rôle en ce domaine est de promouvoir la coopération internationale, la formation, l’élaboration et la diffusion de normes et de méthodes. Cependant, depuis 1989, l’environnement technologique a tellement évolué qu’il pose de nouveaux défis que les programmes en cours, dont les réussites sont variables, ne permettent pas de résoudre. Il était donc nécessaire, onze ans après, de faire le point, à la fois sur les échecs et avancées, et sur les nouvelles menaces.

Alain Cordier, président de Bayard presse, auteur, à la demande du ministère de la Culture et de la Communication, d’un rapport remarqué sur le livre numérique, souligna que la mémoire était garante du développement des peuples. La mémoire immédiate, celle de l’actualité, est fournie par le journaliste : il livre les faits dans un récit ordonné, et en même temps les clés pour les comprendre et les mettre en perspective avec la mémoire plus lointaine. La culture qui inclut la mémoire permet de comprendre pourquoi l’on vit, elle s’oppose au seul divertissement (l’entertainment anglo-saxon) ou culture de l’instant, qui détourne de l’essentiel. C’est pourquoi le travail éditorial de la presse est important, et sa conservation nécessaire.

Les retombées du symposium de Washington

Le point sur les projets réalisés et sur ceux qui ont été abandonnés fit l’objet de plusieurs discours. Tout d’abord, Robert Harriman, de la Library of Congress, rappela les principales résolutions de 1989 : la conservation du patrimoine national, la coopération pays riches/pays pauvres, la mise en place de politiques de conservation couplées à des politiques d’acquisition, la nécessité de politique budgétaire à long terme, la nécessaire diversification de solutions, l’homogénéisation des normes de microfilmage, le principe de conserver les résumés et les index… Il y avait là de nombreux défis à relever, d’autant que la situation a profondément changé : la crise des périodiques a entraîné une hausse vertigineuse des coûts (+ 170 % de 1986 à 1998, soit plus de trois fois la hausse du coût de la vie), les changements de support ont occasionné des suppressions d’abonnements compensées par la création des consortiums. Qu’est-ce qui a bien marché ? Principalement, tout ce qui concerne les normes (catalogage, microformes, reliure, papier permanent…), la mise en place de programmes internationaux de microfilmage, la désacidification à grande échelle. En revanche, les problèmes soulevés par l’avancée des technologies numériques – notamment cycle de vie, conservation à long terme, partage des ressources pour l’accès à l’information – n’ont reçu qu’un début de solution. L’échec principal est le peu d’impact dans les pays en voie de développement, dont à cet égard la situation apocalyptique a été soulignée plusieurs fois par les congressistes africains.

La conservation du patrimoine national, notamment les publications en série, était la première résolution de 1989. Geoff Smith, directeur du programme de coopération à la British Library, précisa que si les quotidiens nationaux, les revues savantes et universitaires, outils de travail intellectuel, sont par essence transfrontières, et relèvent d’une politique de conservation et de diffusion internationale, les journaux locaux et régionaux, la presse populaire (au sens très large, celle d’usage immédiat, rarement conservée, par exemple, les presses sportive, féminine, enfantine) ne peuvent faire l’objet que d’une politique de conservation nationale, en tant que témoignage culturel propre à chaque pays. Il convient donc d’en garder des exemplaires utilisables, éventuellement sous une autre forme. La reliure a fait son temps, un support de substitution s’impose aujourd’hui pour les magazines fragiles, en mauvais état, peu conservés, voire uniques, tout comme pour les titres importants.

Marie-Thérèse Varlamoff et Else Delaunay ont dressé un tableau mitigé du bilan des programmes de sauvegarde lancés à travers le monde ces vingt dernières années. Elles ont souligné l’important décalage entre pays développés et pays en voie de développement. Ces derniers, qui avaient déjà eu beaucoup de peine à lancer des programmes de substitution de documents, ont vu leurs efforts anéantis par l’arrivée du numérique. Les problèmes d’ordres financier, politique, technique et de formation, sont bien souvent insurmontables. En Asie et surtout en Afrique, mais aussi dans l’ex-URSS, la situation est catastrophique. Dans les pays développés, les programmes de sauvegarde ont concerné principalement les journaux, par reproduction sur microfilm et par restauration de ceux-ci, notamment par désacidification du papier. Le financement provient le plus souvent des États, le mécénat jouant un grand rôle en Angleterre et aux États-Unis. Toutefois les moyens financiers n’ont pas toujours été à la hauteur des enjeux.

Conserver : des programmes coûteux ?

Majlis Bremer-Laamanen, directrice du centre de conservation et de microfilmage de la bibliothèque de l’université d’Helsinki, s’est interrogée sur la sélection des fonds à transférer sur un autre support. La demande est le facteur-clé déterminant dans le choix de numérisation : mais toutes les collections ne méritent pas d’être numérisées. La valeur de la collection, son importance historique ou intellectuelle, son état de conservation, sa très grande consultation, justifient la numérisation, avec toutefois un microfilm de sauvegarde, car ce support est excellent et stable, au contraire du support numérique, à technologie constamment changeante. Les collections moins utilisées peuvent faire l’objet d’un simple transfert sur microfilm.

La Finlande a fait le choix de numériser les journaux, les principales revues, les répertoires bibliographiques et ouvrages de référence, les collections importantes de littérature, les thèses, mémoires et travaux universitaires, et certains ouvrages locaux à caractère biographique, ou d’intérêt historique et culturel. Les journaux actuels sont microfilmés dès leur arrivée, et un microfilmage rétrospectif a été entrepris. Un projet commun avec la Norvège, la Suède, le Danemark – le projet TIDEN – a été lancé, pour convertir de façon numérique la presse déjà sauvegardée sur microfilm : cette bibliothèque de journaux numériques nordiques sera disponible sur Internet en 2001.

Si Galina Kislovskaya ne put que constater les énormes difficultés de mise en place de programmes de sauvegarde des périodiques dans l’ex-URSS, où la situation est calamiteuse, Richard Thouin, directeur de la conservation à la Bibliothèque nationale du Québec (BNQ), démontra que, lorsque l’on donne les moyens financiers, la réussite est là. La BNQ, outre ses programmes de conservation traditionnels – reliure, restauration, désacidification, stérilisation par congélation pour détruire les insectes, lyophilisation… –, a lancé un important programme de fabrication de substituts de documents, par microformes. Par ailleurs, le bâtiment a été spécialement aménagé, non seulement pour maintenir une température et une humidité constantes, mais aussi pour filtrer efficacement les particules de poussière, le CO 2 ou le monoxyde de carbone, et pour récupérer l’énergie perdue par les refroidisseurs. Tout cela entre évidemment dans l’évaluation du coût de la conservation.

De son côté, la BnF, qui reçoit chaque année des centaines de milliers de fascicules de publications en série, s’est dotée, pour organiser leur classement et leur conservation jusqu’au moment de leur formation en volume, de carrousels rotatifs pilotés par un ordinateur, aussi bien sur le site de Tolbiac que sur celui de Marne-la-Vallée, carrousels dont la mise en route s’avère pour le moment difficile. Justement, ces coûts de conservation, comment les évaluer ? Sont-ils si élevés que ça, par rapport aux coûts d’acquisition ou aux autres coûts de la bibliothèque ? Marie-Lise Tsagouria, chef du service de préservation de la BnF, a tenté de faire une analyse fine de ces coûts dans cet établissement. La conclusion est que le coût d’entrée est de 1/3 par rapport au coût de stockage (évalué sur une durée d’un siècle) pour un document acheté, et de 1/7 seulement pour un document venant par dépôt légal. Elle a fait intervenir dans ces calculs pour le coût d’entrée, le traitement interne du document, les temps de personnel, de fournitures, d’équipement informatique, d’amortissement du matériel et du bâtiment, et pour le coût de stockage aussi bien le coût du m 3 de stockage, de l’équipement matériel et informatique nécessaire, de l’entretien et de la maintenance, de la reliure, du personnel. S’y ajoutent les coûts de fabrication de substituts de documents pour les documents incommunicables, coûts qui peuvent être très élevés en cas de restauration indispensable (action de conservation dite tardive, qui s’oppose à la reliure initiale). Mais, conclut-elle, le coût du maintien d’un document en vie sur des rayons nécessite qu’on se donne les moyens d’en assurer la communicabilité.

Maria Luisa Cabral, directrice des acquisitions, du catalogage et de la conservation à la Bibliothèque nationale du Portugal, posait d’ailleurs la question suivante : faut-il ou non conserver l’original après transfert sur un autre support ? Aux États-Unis, il semble bien que l’on conserve les copies sur microfilms plutôt que les originaux, même à la Library of Congress ! Il faut bien tout de même que quelque part, l’original soit conservé, car en cas de détérioration de la matrice de la copie, on ne pourrait plus le reproduire (cas signalé en Hongrie). Geoff Smith rappela que si les microfilms noir et blanc sont en principe conservables, ceux en couleurs ne sont pas stables. Il est vrai que devant l’inflation documentaire, il paraît tout simplement impossible de tout conserver. On ne peut pas conclure définitivement, mais il semble bien que la concertation entre institutions soit le meilleur garant d’une bonne réponse à cette question.

Des avancées technologiques

Si, du côté de la reproduction par microformes, le procédé n’a pas changé, comme le nota Bernard Fages, du CNRS, les matériels ont fortement évolué : caméras mieux adaptées aux documents reliés, pression réglable des plateaux compensateurs, glace supérieure escamotable, porte-documents à ouverture partielle, dispositif pour réduire les effets de l’ombre portée due à la reliure, développeuses améliorées pour le respect de l’environnement, etc. Les lecteurs-reproducteurs seront remplacés par des lecteurs-numériseurs associés à une imprimante laser, avec possibilité de mise en réseau local ou à distance. Dans un futur proche, une nouvelle gamme de film micrographique permettra une définition supérieure, des caméras hybrides assureront en une seule opération microfilmage et numérisation.

Par contre, les supports d’archivage numérisés se multiplient : le DVD enregistrable semble succéder au CD. D’autres supports de stockage sont en gestation : les mémoires holographiques par exemple. Il faut toutefois constater que les procédés numériques sont encore de trois à quatre, voire cinq à six fois plus élevés que la micrographie. En fait, c’est principalement le coût de stockage numérisé qui est beaucoup plus élevé : le transfert initial sur un disque CD-worm en verre gravé, auquel s’ajoutent le transfert de migration prévisible au bout de cinquante ans et le renouvellement prévisible aussi du matériel. Cependant, la micrographie risque de ne continuer que dans les bibliothèques et archives, ce qui représente un petit marché, alors que le transfert sur support numérisé concernera les informations et archives de toutes sortes.

Le numérique est-il soluble dans les bibliothèques ?

Alors qu’un changement très rapide s’est opéré dans le monde des revues scientifiques, comment les bibliothèques ont-elles réagi en matière de signalisation, de traitement et de conservation ? C’est que l’accès à cette offre nouvelle s’avère essentiel pour une partie de notre public : les chercheurs. La chaîne éditoriale s’est accélérée, avec notamment les prépublications, de nouvelles fonctionnalités sont apparues, comme la diffusion à distance, les liens… Différents cas se présentent : selon Corinne Verry-Jolivet, qui gère le Centre d’information scientifique de l’Institut Pasteur, l’abonnement numérique peut être couplé avec la version papier, la version numérique peut être facultative et donc nécessiter un supplément financier, la version numérique peut parfois être différente de la version papier, la version numérique peut parfois être gratuite (produit d’appel), le paiement peut se faire à l’article… Il n’est pas toujours simple d’avoir les informations des éditeurs, des groupeurs, de connaître les procédures de mise en ligne (formats, codes d’accès), les problèmes de licences et de copyright, les possibilités d’archivage et d’accès aux années antérieures…

John Tagler, directeur d’International Library Communications chez Elsevier, est bien conscient du problème de l’importance de l’archivage. Selon lui, les bibliothèques qui, jusque-là, étaient seules à raisonner en termes d’archivage, sont désormais concurrencées par les éditeurs, dont certains ont mis au point une politique d’archivage, parfois en coopération d’ailleurs avec des bibliothèques. Cependant, de nouvelles questions se posent : qui va payer le coût de l’archivage électronique, dans un domaine sans cesse renouvelé et très instable ? Comment déterminer la valeur de ce que l’on doit conserver, selon les disciplines ? Les fichiers, les adresses, les liens, doivent sans cesse être réactualisés. Il y a là de nouveaux défis : seul un partenariat entre éditeurs et bibliothèques pourra le tenir. Ce nouveau défi est dévolu aux bibliothèques nationales et entraîne la nécessité d’étendre le dépôt légal aux publications électroniques. Par ailleurs, la coopération internationale est plus que jamais nécessaire, si l’on ne veut pas que la conservation et l’accès à toute cette nouvelle documentation soient déséquilibrés, et notamment que les pays en voie de développement en soient écartés.

C’est de ce côté que les Australiens se sont penchés avec leur projet PADI 1 (Preservation Access to Digital Information), que présenta Hilary Berton, de la Bibliothèque nationale d’Australie. Partant du principe qu’une partie du patrimoine d’aujourd’hui est déjà de l’information numérique (aussi bien des documents qu’on a numérisés que des documents numériques d’origine), il s’agit de le rendre disponible grâce à une coopération internationale. En effet, si on reste inerte, ce patrimoine va se perdre : il est caractérisé par son impermanence, par suite de la durée de vie inconnue du support, de l’obsolescence technologique, mais aussi des problèmes juridiques. Le projet PADI met donc à disposition des chercheurs (97 % ont mis PADI dans leur signet) tout un réseau de ressources numériques, essentiellement anglo-saxonnes. Une liste de discussion permet d’ajuster au mieux le développement de PADI qui entrera dans sa phase 2 en 2001.

Mais l’Europe n’est pas en reste. Élisabeth Freyre, chargée de mission pour le secteur Europe à la BnF, présenta le projet européen NEDLIB 2 (Network European Deposit LIBrary) auquel participent huit bibliothèques nationales, les Archives nationales des Pays-Bas, deux sociétés informatiques et trois éditeurs. Ce projet s’est intéressé au problème du dépôt légal des documents électroniques, à l’accessibilité de ceux-ci dans le présent et dans le futur. En ce qui concerne le dépôt, le projet a défini un modèle assez complexe : DSEP (Deposit Systems for Electronic Publications) qui en permet la capture, le stockage, la conservation immédiate, l’accès. Pour la conservation à long terme, un modèle de métadonnées techniques devrait permettre une stratégie de conservation : il s’agit en effet de prévoir les possibilités de migration, par adaptation aux évolutions techniques, et d’émulation, c’est-à-dire de pouvoir garder et recréer le comportement du matériel. Des tests et un prototype sont en cours. Le bénéfice attendu de ce projet, outre la possibilité d’échanges, est que le système permette de gérer dans l’avenir et de façon générique tout type de matériel électronique sans souci de son origine, de son support et de son format.

La conservation partagée, clé de l’avenir ?

Le symposium s’est achevé sur la question de la conservation partagée, à l’échelle nationale et internationale, puisqu’elle seule pourra permettre un accès aux pays en voie de développement.

Hartmut Walravens, directeur des services bibliographiques à la Bibliothèque d’État de Berlin, insista sur la nécessité de la coopération internationale en ce domaine, car ce n’est pas tout de trouver une référence, encore faut-il savoir la localiser. Les catalogues collectifs de publications en série lui semblent être la base d’une politique éclairée de fabrication de substituts d’originaux. Et les microfilms doivent absolument y être signalés, afin d’éviter les doublons ; de même, on doit y signaler les périodiques en ligne. Par ailleurs, il verrait d’un bon oeil l’internationalisation de ces catalogues collectifs. Il s’est appuyé sur l’exemple heureux de l’Allemagne, qui possède non seulement un catalogue collectif général piloté par la Bibliothèque nationale de Berlin, mais aussi des catalogues partiels (liste alphabétique de titres avec index géographique, catalogue imprimé des archives de microfilms de la presse allemande), et qui participe à un catalogue collectif international : EROMM, qui couvre aussi bien les microfilms que les originaux.

Deanna Marcum, présidente de CLIR (Council of Library and Information Resources), s’interrogea, à partir d’un rapport sur la conservation de l’information numérique (1996), sur la pérennité de cette conservation et sur la nécessité immédiate – contrairement à l’imprimerie, les années Internet ne se mesurent ni en siècles ni en décennies, mais en années – de l’accès à l’information numérique. Elle rappela au passage que « les bibliothèques ne possèdent pas les documents électroniques, mais leur usage » et que l’environnement technologique change très (trop) rapidement : sait-on si on pourra encore lire les documents numériques actuels dans le futur ? Les logiciels durent si peu qu’en matière de conservation, nous devons travailler avec leurs concepteurs et acquérir des compétences techniques nouvelles. Par ailleurs, il restera nécessaire de conserver en plusieurs endroits (trois au minimum) une matière aussi volatile. Enfin, il ne faut pas oublier qu’avec les éditeurs, la conservation ne fait pas problème – après tout, c’est notre affaire –, mais l’accès, si : pas d’accès sans leur accord, car, là, le droit d’auteur et le copyright entrent en lice !

Débats et synthèse

On le voit avec cet aperçu des nombreuses interventions, ce symposium s’est montré riche de contenu. Les débats, discussions et tours de table qui n’ont pas manqué chaque jour, ont permis aux participants de prendre la mesure des enjeux, aussi bien sur les programmes de sauvegarde par substitution que sur la conservation des originaux papier – et qui doit conserver ? –, la nécessité des catalogues collectifs, les problèmes nouveaux posés par la pression croissante des périodiques en ligne, le rôle primordial de la presse dans la mémoire de nos sociétés actuelles, les modifications de la recherche liées aux nouvelles technologies, les innovations techniques, le financement plus facile à trouver aujourd’hui pour la numérisation, car les politiques estiment obsolète le microfilmage…

En conclusion, Ralph Manning fit quelques observations :

– le symposium réitère la résolution de 1989 d’encourager chaque pays à conserver son héritage culturel ;

– le symposium reconnaît la nécessité de travailler avec les pays en voie de développement ;

– le symposium reconnaît que les journaux font partie de l’héritage patrimonial et que leur conservation est une priorité ;

– le symposium souligne l’importance du rôle des auteurs et des éditeurs, qui ont intérêt à assurer l’accès à leurs écrits, les bibliothèques ayant pour rôle la conservation et l’accès à long terme ;

– le symposium insiste sur la nécessité de ressources financières continues pour assurer sur le long terme la conservation.

D’autres observations furent présentées, notamment sur la nécessité de la formation des personnels, afin de répondre aux défis du numérique, sur la nécessité de coopérer entre institutions pour éviter la duplication des efforts (doublons de microformes par exemple), sur la nécessité de coopérer avec des chercheurs et des techniciens sur les techniques d’avant-garde.

Tout cela ressemblait cependant à un catalogue de vœux assez pieux, et bien éloignés des préoccupations concrètes de certains participants. C’est pourquoi Marie-Thérèse Varlamoff proposa une résolution plus pratique, sinon réaliste : que le premier programme à lancer, et qui pourrait se faire à travers les activités régionales de l’Ifla, soit celui de la sauvegarde de la presse, mémoire du continent africain. Encore faudrait-il que les dirigeants des pays de ce continent aient la volonté politique de suivre, et les interventions de collègues africains dans les débats peuvent laisser sceptique à ce sujet.