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Conservation et bibliothèque de dépôt de l'enseignement supérieur

Pascal Sanz

Dans les colonnes d’un numéro de 1992 du Bulletin des bibliothèques de France 1, le chef de projet et futur premier directeur de ce qui allait devenir le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes) retraçait la genèse, puis énonçait les principes professionnels et les choix techniques devant présider à la création de cet établissement, unique en son genre en France.

Depuis, le CTLes s’est montré d’une extrême discrétion dans la littérature professionnelle. Huit ans plus tard, le moment est largement venu, à partir de son concept initial, de rendre compte de la réalité que revêt aujourd’hui le CTLes et d’ouvrir, en tentant de les problématiser, un certain nombre d’hypothèses quant à son évolution.

Le concept initial

D’où provient l’idée constitutive d’un établissement conservant à distance les collections peu consultées des bibliothèques d’étude et de recherche ?

Dans l’article cité ci-dessus, complété depuis par le chapitre qu’il a consacré aux bibliothèques de dépôt et réserves centrales dans les deux éditions successives de l’ouvrage collectif Désherber en bibliothèque 2, Hubert Dupuy apportait la réponse : cette idée était née de la rencontre entre une nécessité française devenue cruciale et l’exemple de quelques modèles étrangers jugés convaincants.

Dressé en 1983, confirmé quelques années plus tard, le constat sur la capacité de stockage de collections des bibliothèques universitaires ou des grands établissements en Ile-de-France se révélait alarmant. Rares étaient celles dont la capacité d’hébergement de leurs propres accroissements dépassait quelques années et les pratiques d’élimination apparaissaient inexistantes.

D’autres pays avaient su anticiper ce type de phénomène et y faire face, notamment :

– les États-Unis, où, héritière de la New England Depository Library, la bibliothèque de dépôt de l’université d’Harvard, ouverte à Southborough en 1986, constituait, outre-Atlantique, la réalisation la plus aboutie en la matière ;

– l’Europe du Nord, où la bibliothèque danoise de dépôt pour les bibliothèques publiques, existant sans réel statut dès 1968, avait été institutionnalisée et installée dans de nouveaux locaux en 1983, suivie par la bibliothèque nationale de dépôt finlandaise inaugurée en 1989.

Dans le même temps, à Paris, du côté de la future Bibliothèque nationale de France (BnF), on débattait de l’opportunité de construire hors les murs de la capitale un équipement juxtaposant magasins de grande capacité et services techniques de conservation.

Les administrations de l’enseignement supérieur et de la culture convergèrent dans leurs recherches de terrains constructibles à un prix abordable en région parisienne. Ainsi émergea le concept original d’un site commun partagé par deux entités distinctes : la BnF, pour une partie de ses services de conservation d’une part, la bibliothèque de dépôt des établissements de l’enseignement supérieur, d’autre part. Un terrain fut trouvé et acquis, à Bussy-Saint-Georges, commune elle-même partie composante de la ville nouvelle de Marne-la-Vallée (Seine-et-Marne).

Plus audacieuses encore furent la décision de faire bénéficier les deux établissements d’une maintenance et d’un gardiennage communs, et l’adoption du principe que les équipements et la compétence des équipes de la BnF en matière de conservation (laboratoires, services de restauration et de microfilmage) répondraient également aux besoins du futur Centre technique du livre de l’enseignement supérieur.

La création

Ce dernier fut officiellement créé par décret du 24 octobre 1994 3. Ce texte dote le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur du statut d’établissement public à caractère administratif. Il lui fixe pour mission d’assurer la collecte, la gestion, la conservation et la communication des documents d’intérêt patrimonial et scientifique qui lui sont confiés par les établissements d’enseignement supérieur (universités, grands établissements).

La priorité doit être donnée aux établissements situés en Ile-de-France. Les collections versées au CTLes peuvent constituer soit des dépôts (les établissements d’origine en restent propriétaires), soit des cessions (le Centre en acquiert la propriété). Le Centre est supposé apporter son concours à ces mêmes établissements dans le domaine de la conservation et de la préservation de leurs documents. Il coopère avec les organismes oeuvrant dans les mêmes domaines en France et à l’étranger.

Très vite, une fonction supplémentaire s’est assez naturellement greffée à ce rôle initial : l’hébergement provisoire de collections de bibliothèques ayant un besoin momentané de stockage hors de leurs propres murs, notamment à l’occasion de travaux. Ultérieurement enfin (1997), le CTLes s’est vu confier une nouvelle mission dont l’exposé ne sera pas détaillé dans cet article : la répartition intellectuelle et la logistique d’acheminement des exemplaires du dépôt légal des éditeurs attribués aux bibliothèques de l’enseignement supérieur.

Le CTLes est, classiquement, administré par un conseil d’administration et dirigé par un directeur. Il est à noter qu’au sein de ce conseil – actuellement présidé par un inspecteur général des bibliothèques – siègent des représentants des établissements utilisateurs, c’est-à-dire plusieurs présidents d’université ou autres institutions d’enseignement supérieur.

Construction et équipement

La construction et l’équipement du CTLes furent menés en deux ans, de la fin 1994 à la fin 1996. Cette construction revêt la forme d’un parallélépipède de base carrée d’une surface de 6900 m2 dans oeuvre. Béton, aluminium et verre, telles sont les composantes majeures non seulement de cet édifice, mais encore de l’ensemble des bâtiments constituant le site commun BnF/CTLes, construit par un architecte unique (cf schéma).

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Plan du site commun Bnf/CTLes à Bussy-Saint-Georges (77)

Le bâtiment du CTLes abrite des bureaux et, surtout, quelque 78 km linéaires de rayonnages répartis en deux types :

– des rayonnages autoporteurs sur trois niveaux qui, pour être modernes et bien climatisés (voir plus loin), n’en sont pas moins de conception traditionnelle;

– des rayonnages industriels de grande profondeur et de grande hauteur (ils s’élèvent jusqu’à près de 10 m), véritable nouveauté, en France, dans le domaine des bibliothèques. Ils sont accessibles au moyen d’un engin élévateur avec personnel embarqué.

Compte tenu de la nature des documents conservés, la capacité totale de stockage de ces deux types de magasins est estimée à environ 3 millions de volumes. Le terrain acquis permettra, le moment venu, de construire un nouveau bâtiment offrant une extension de 100 à 120 km linéaires supplémentaires, ce qui portera la capacité totale de l’équipement à un nombre de volumes allant de 6,5 à 8 millions. Les moyens techniques du Centre se caractérisent par des engins qu’on est peu habitués à voir dans les bibliothèques : transpalette, gerbeur, chariot élévateur, destructeur de documents…

La gestion des activités du centre est informatisée, pour le moment, au moyen d’un logiciel spécifique. Le budget annuel de fonctionnement s’élève à 4,5 MF. L’équipe qui anime l’établissement compte 21 personnes.

Les activités du CTLes aujourd’hui

La part la plus importante des activités du CTLes est, évidemment, celle liée au transfert et au traitement des collections de certaines bibliothèques. Depuis son ouverture, en trois ans donc, le Centre a accueilli près de 12 km linéaires de collections (cf grphique 1).

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Graphique 1 - Collections conservées au CTLes

Il s’agit, par ordre décroissant, de périodiques (57 %), de thèses françaises et étrangères (38 %), de monographies enfin (5 %).

La taille des fonds versés au CTLes varie considérablement d’une bibliothèque à une autre, de 50 à 2800 mètres linéaires (ml). Les établissements peuvent, bien entendu, effectuer plusieurs versements de collections successifs. Le graphique 2

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Graphique 2 - Collections conservées au CTLes

représente la taille des versements cumulés par les bibliothèques utilisatrices du CTLes au 31 décembre 1999. Il démontre clairement que les premières utilisatrices du CTLes en volume (mais c’est aussi vrai quant à la chronologie) sont les grandes bibliothèques interuniversitaires du centre de Paris (bibliothèque de la Sorbonne, bibliothèque interuniversitaire de médecine, bibliothèque interuniversitaire des langues orientales, bibliothèque Sainte- Geneviève…) et celles de grands établissements littéraires et scientifiques (bibliothèque de l’Institut de France et bibliothèque Mazarine, notamment). Il s’agit, en effet, des établissements dont les besoins en espace étaient (et demeurent) les plus aigus.

Les collections versées au CTLes peuvent l’être sous deux statuts différents, le dépôt ou la cession.

Dans le cas du dépôt, les fonds confiés au CTLes restent la propriété de l’établissement versant (l’université, le grand établissement). Les dépôts, en général pratiqués pour cinq ans, sont renouvelables. En recevant un fonds en cession, le CTLes, comme son statut d’établissement public le lui permet, acquiert définitivement la propriété de celui-ci. Un dépôt peut être transformé en cession, notamment à l’occasion de l’expiration de chaque période de cinq ans.

Le versement d’un fonds déterminé

Les établissements d’enseignement supérieur d’Ile-de-France sont invités périodiquement à faire connaître leurs besoins proches ou à moyen terme de conservation à distance d’une partie de leurs collections.

Ces demandes recueillies, le CTLes prépare un projet de calendrier pour une campagne de transfert pouvant s’étendre sur 18 à 24 mois. Ce calendrier est présenté et négocié avec les établissements concernés auxquels sont, en outre, communiquées toutes les informations nécessaires sur la façon dont seront transportées, traitées, conservées, communiquées leurs collections.

Le transfert

Simultanément, un appel d’offres est lancé pour confier, au terme d’un marché, le transport des documents à une entreprise possédant déjà de solides références en matière de déménagement de fonds de bibliothèques. La rédaction du marché insiste beaucoup sur la qualité des prestations fournies par l’entreprise. Une fois le marché notifié, les transferts de collections s’effectuent toutes les semaines (sauf périodes de congés) au rythme hebdomadaire moyen de 100 mètres linéaires.

À leur arrivée, les documents sont rangés par ordre de cotes sur des étagères roulantes. Ils sont dépoussiérés dans les locaux du CTLes, par une société spécialisée. Avant ou après le dépoussiérage, les membres de la cellule de conservation du CTLes interviennent. Nous reviendrons sur leur rôle plus loin.

C’est aussi à ce moment que l’on procède au rapprochement des collections de périodiques nouvellement cédées avec les collections antérieurement détenues par le Centre. Les lacunes sont alors comblées et les doubles éliminés pour ne retenir que l’exemplaire en meilleur état.

L’inventaire

L’étape suivante du traitement des documents consiste, pour la majeure partie d’entre eux, en un inventaire effectué, pour chaque versement d’un fonds donné, au moyen d’un logiciel spécialement conçu pour cette fonction.

Pour les monographies, on enregistre les seules cotes des documents données par la bibliothèque d’origine, à l’exclusion de tout signalement bibliographique.

S’agissant des périodiques, un état des collections très précis est effectué, à l’aide, d’une part, des listes de titres fournis par les bibliothèques avant le transfert, d’autre part, du catalogue collectif des publications en série (CCN-PS), sous sa forme cédérom (Myriade) pour la récupération des titres de périodiques à intégrer dans le système local du CTLes.

Puis, pour les collections de périodiques cédées, on indique dans le CCN leur nouvelle localisation avec leurs cotes et états de collections, via le centre régional auquel le CTLes est affilié (CR 26 : la bibliothèque de la Sorbonne). Il n’est pas rare que le CTLes soit amené à enrichir certaines notices, voire à créer dans le catalogue collectif la notice d’un titre de périodique ne s’y trouvant pas encore.

Monographies et périodiques sont ensuite placés en magasins. Ceux qui sont destinés à être conservés en magasin industriel ont été auparavant rangés dans des conteneurs et un système d’adressage par codes à barres lie le numéro de chaque conteneur à son adresse précise sur les tablettes des rayonnages de grande hauteur.

Les thèses ne font l’objet d’aucun inventaire. Elles sont directement rangées en magasin traditionnel en respectant l’ordre de classement qui était celui de la bibliothèque d’origine, le plus souvent par ville de soutenance, puis par discipline, année, enfin par numéro dans cette année ou classement alphabétique d’auteurs. Ce classement suffit à les repérer lorsqu’elles sont demandées en consultation.

La conservation

La fonction de conservation, au sens global du terme, est d’abord exercée à travers un impressionnant ensemble de moyens de contrôle d’accès et de surveillance :

– système d’ondes périmétriques tout au long de la clôture du terrain;

– batterie de quatorze caméras de vidéosurveillance autour des bâtiments et dans la rue intérieure qui relie ceux-ci;

– contrôle d’ouverture de toutes les portes des bâtiments donnant sur l’extérieur et d’une partie des portes intérieures;

– gardiennage assuré à partir d’un poste de sécurité central, 24 heures sur 24, avec personnel doublé les fins de semaines et jours fériés.

Elle est ensuite assurée par un dispositif très complet de maintenance des bâtiments, de l’entretien des ascenseurs et monte-charge à celui de la détection incendie, en passant, bien sûr, par un système de climatisation englobant le filtrage de l’air, le contrôle de la température (18°C) et de l’humidité relative (50 %). Le tout administré informatiquement par un système de gestion technique centralisée (GTC).

Au total, sur les questions de sécurité, climatisation et maintenances diverses, pas moins de dix entreprises sous contrat ou marché de trois ans interviennent régulièrement, pour certaines en permanence.

La fonction de conservation trouve aussi son expression dans la préparation et le contrôle effectués par l’équipe du CTLes sur les opérations de transfert de collection. Visite préalable au déménagement, conseils aux bibliothèques sur la signalisation des collections à emporter, nature des dispositifs de calage des documents dans les caisses servant au transport, précautions dans la manipulation des ouvrages fragiles : le CTLes assure aux bibliothèques concernées un travail de qualité sur tous ces points.

Une fois parvenus au Centre, les documents sont, on l’a vu, dépoussiérés. Ce dépoussiérage est effectué volume par volume, au moyen d’un aspirateur sans rejet de poussière, de brosses adéquates et de chiffons à 100 % de coton.

Dans le circuit de traitement des documents puis, plus tard, à l’occasion des opérations de communications, la cellule de conservation est à même d’intervenir chaque fois que nécessaire. Mais c’est juste avant et juste après le dépoussiérage qu’elle exerce une observation systématique de l’état des fonds entrant au Centre. Lorsqu’elle rencontre des documents présentant une présomption d’infestation (moisissure, champignon, insectes), elle fait appel à l’équipe du laboratoire de microbiologie du centre technique de la BnF. Celle-ci intervient, procède à des prélèvements, pratique les cultures appropriées et rend un diagnostic écrit assorti de recommandations quant aux éventuels traitements à effectuer. Sous peu, de plus, la BnF ayant reçu l’équipement nécessaire, les opérations de désinfection pourront avoir lieu sur place.

L’équipe de conservation du CTLes lui-même intervient directement sur d’autres aspects, nécessitant peu d’équipements techniques et une moindre technicité :

– banderolage des documents en mauvais état;

– petites réparations (une formation dans ce domaine est donnée par l’unité de formation du département des services de conservation de la BnF).

La reliure

Par ailleurs, la cellule de conservation met en oeuvre un programme de reliure, forcément très sélectif, concernant certains périodiques et certaines thèses.

Pour les périodiques, le CTLes retient des titres dont il possède une collection en bon état, quasiment sans lacunes, dont le taux de localisation dans le CCN est proche de 0 et qui présentent un intérêt historique ou scientifique certain.

S’agissant des thèses, qui, au CTLes, sont parmi les documents les plus communiqués, il est pratiqué une reliure en renfort, de type industriel et, pour une minorité de thèses anciennes, une reliure artisanale, parfois avec restauration. Pour ces travaux, le CTLes fait appel à deux entreprises extérieures, auxquelles il a commandé, en 1999, 714 reliures industrielles et 82 reliures artisanales.

Le Centre prépare également un programme de microfilmage dont la réalisation devrait être confiée sur place aux ateliers de reproduction du centre technique de la BnF.

Les conteneurs

Une originalité réelle du CTLes en matière de conservation réside dans l’usage massif de conteneurs pour ranger les collections stockées en magasin industriel.

Il s’agit de conteneurs en polypropylène alvéolaire – matériau totalement neutre – que le CTLes fait fabriquer, dans le cadre d’un marché public, aux différents formats nécessaires. Ils assurent une protection maximale des documents et, par le fractionnement des collections provoqué de fait, réduisent encore les risques de propagation d’une infestation qui n’aurait pas été détectée à l’entrée des documents. En outre, ces conteneurs, pourvus de poignées, sont pratiques pour le transport interne des documents à travers les différentes étapes de leur traitement. On s’achemine donc vers l’extension de leur emploi pour le stockage des documents non plus seulement en magasin industriel, mais encore en magasin traditionnel.

Enfin, tant à la fois pour se doter d’un référentiel interne que d’un moyen de faire connaître sa naissante politique en la matière, le CTLes s’est attelé à la rédaction d’un document récapitulant les principes, méthodes et programmes qu’il met en oeuvre en matière de conservation. L’action externe du CTLes en matière de préservation et conservation ne devrait guère aller au-delà. En particulier, le Centre n’exerce pas vraiment la mission de conseil en ce domaine que lui a donné son décret fondateur : modeste et réaliste, il oriente les bibliothèques qui, parfois, le sollicitent sur ces questions, vers les services hautement compétents de la BnF, sa voisine.

La communication des documents

Tout ce travail n’a de sens que si les documents acheminés, traités et conservés au CTLes sont accessibles à tout utilisateur en ayant besoin.

La fonction de communication des documents du Centre est fondée, en interne, sur l’usage d’un module du système informatisé de gestion qui permet la recherche et la localisation dans les magasins des documents inventoriés.

Les utilisateurs peuvent venir consulter les collections sur place, de préférence sur rendez-vous préalable, ce qui permet de rechercher à l’avance les documents souhaités. Cependant, rares sont les lecteurs qui effectuent le trajet jusqu’à Bussy-Saint- Georges. L’écrasante majorité des communications s’effectue à distance par le système de prêt entre bibliothèques.

Les demandes arrivent par fax, Pebnet ou Pebweb (module spécifique aux échanges entre les bibliothèques versantes et le CTLes). Le CTLes, qui s’est engagé à fournir les documents sous 48 heures, le fait la plupart du temps en 24 heures.

Les documents sont en général acheminés par navette pour la région parisienne et par colis postaux rapides pour les bibliothèques de province. La télécopie est, bien entendu, utilisée lorsque la bibliothèque destinataire le demande. L’activité de communication, encore faible, est en progression : le CTLes a traité, en 1999, 1591 demandes contre 1318 en 1998 (+ 20,8 %). Le taux de satisfaction des demandes a été de 9 3 %.

Naturellement, ce sont avant tout les bibliothèques ayant versé des collections au CTLes qui demandent des documents pour leurs usagers. Cependant, en 1999, plus de trente autres bibliothèques universitaires et huit bibliothèques municipales ont fait appel au CTLes.

Les dépôts provisoires

Une dernière activité du CTLes, enfin, connaît un franc succès : les dépôts provisoires. Le Centre offre en effet une possibilité de location d’espace aux bibliothèques ayant un besoin momentané (pour des travaux, par exemple) de stocker tout ou partie de leurs collections hors de leurs murs.

Les bibliothèques prennent en charge le déménagement à l’aller comme au retour. Les documents provisoirement déposés sont stockés en cartons et ne sont pas communicables pendant la durée du dépôt.

Les conditions de conservation étant excellentes et les tarifs pratiqués attractifs, la partie du CTLes réservée à cette fonction ne désemplit pas : les services communs de la documentation (SCD) de Paris VIII et Paris XII, la bibliothèque du Collège de France, la bibliothèque d’art et d’archéologie (dont les documents, par dérogation, ont été mis en rayonnages et communiqués), celle du ministère de l’Emploi et de la Solidarité ont eu, ou ont actuellement, recours à ce service.

Terminons cette description des activités du CTLes en précisant que les cessions et les dépôts provisoires font tous l’objet d’une convention entre l’établissement concerné et le Centre. Les conventions décrivent les fonds cédés ou déposés, en précisent le statut, enregistrent les engagements mutuels des deux partenaires et indiquent les modalités de contribution financière de l’établissement utilisateur.

Le partage des coûts revêt les formes suivantes : les bibliothèques effectuant un dépôt ne contribuent pas au coût du transfert des collections, intégralement payé par le CTLes. Elles payent annuellement le coût de la location de rayonnages, en fonction du métrage linéaire abrité par le Centre. Les bibliothèques ayant cédé un fonds au CTLes payent une faible contribution (moins de 10 %) relative au coût de transfert de ce fonds, mais n’ont, évidemment, aucun coût de location à supporter ensuite. Déposantes ou cédantes, les bibliothèques partagent à 50 % avec le CTLes le coût du dépoussiérage.

Les communications sont facturées par le CTLes au tarif recommandé dans le cadre du prêt entre bibliothèques avec toutefois une remise importante (près des deux tiers) pour les bibliothèques, ayant versé des collections au Centre.

Pour les dépôts provisoires, chaque bibliothèque règle directement au transporteur les frais de déménagement des documents à l’aller comme au retour et acquitte au CTLes un prix de location d’espace calculé en fonction de la taille et de la durée du dépôt.

Les hypothèses d’évolution

Nous traiterons d’abord du court terme. En premier lieu, alors qu’un programme de transfert de collection s’achève actuellement, une prochaine campagne a déjà été préparée et fera l’objet d’un nouveau marché public pour la période allant de juin 2000 à juillet 2002.

Elle concernera près de 7700 mètres linéaires répartis en 24 versements provenant de 18 bibliothèques différentes. Certaines d’entre elles seront de nouvelles utilisatrices du Centre : les SCD de Paris I, Paris III et Paris VIII, la bibliothèque interuniversitaire scientifique de Jussieu, le Conservatoire national des arts et métiers, le Centre de documentation des mondes russe et turc, le Centre d’études slaves, le Centre d’études africaines. Le métrage linéaire global prévu étant un peu inférieur à la capacité de traitement du CTLes, des possibilités de versements supplémentaires ont été ménagées dans le projet de marché, sous forme d’une part à commandes.

Le démarrage de ce nouveau marché coïncidera avec l’entrée en application interne de nouvelles règles de répartition des collections versées entre magasins industriels et magasins traditionnels, constituant une politique de gestion des espaces disponibles plus affinée et mieux adaptée aux différents traitements à effectuer, à leur arrivée et ultérieurement, sur les documents, selon leur type et leur statut.

Le système d’information

Si nous parlons ici d’un traitement des documents pouvant être effectué en deux temps, c’est qu’un autre projet est en train de prendre corps : la modification du système d’information du CTLes. En effet, l’actuel système informatisé de gestion, spécifique, coûteux en maintenance, peu capable d’évolution, ne permet actuellement pas au Centre de travailler au sein du système universitaire de documentation (SU) et ne comporte pas de base bibliographique. Sur la base d’une étude préalable menée l’an dernier avec le concours d’un consultant, l’administration de tutelle et le conseil d’administration de l’établissement ont donné leur feu vert à ce projet, sous réserve qu’un échantillon de bibliothèques utilisatrices soit consulté sur les objectifs et modalités de travail d’un tel système d’information qui, dès lors, les concernerait davantage.

Au terme de cette consultation, la décision suivante a été prise : les collections déposées continueront comme jusqu’à présent, de figurer dans le catalogue de leur bibliothèque d’origine, mais les monographies et thèses cédées au CTLes feront l’objet d’une base bibliographique propre au Centre, faute de quoi une partie au moins de ces documents risquerait, assez rapidement sans doute, de ne plus être signalée nulle part.

Bien entendu, le CTLes, pour constituer et enrichir cette base, aura recours au maximum aux ressources catalographiques préexistantes dans les catalogues des bibliothèques cédantes et dans le SU tout entier, y compris ses bases préchargées et les réservoirs de notices français et étrangers qui lui sont associés. Il est impératif, en effet, que la part de catalogage original effectué au CTLes soit aussi réduite que possible, voire, idéalement, nulle.

Dans cet esprit, il a été admis également que, dans le cas de fonds non catalogués antérieurement ou qui ne font l’objet que d’un catalogue manuel, le catalogage rétrospectif ou la rétroconversion du catalogue de ces fonds ne seront entrepris que si, d’un commun accord, les bibliothèques cédantes et le CTLes estiment que leur valeur scientifique ou historique justifie véritablement cet effort. Pour les périodiques, le Centre se limitera, comme par le passé, à procéder à son inventaire interne et à enrichir le CCN.

La création de la base bibliographique des documents cédés et le rattachement du CTLes au SU, désormais prévu pour fin 2001, seront évidemment l’occasion d’une révision complète de l’actuel système de gestion informatisé, voire de son remplacement intégral.

Les documents électroniques

Lorsqu’un organisme documentaire modifie aujourd’hui son système d’information, il se pose naturellement la question de la place et de l’usage des documents électroniques dans son futur système. Le CTLes n’échappe pas à cette règle, à cette différence près qu’un organisme de cette nature se doit d’envisager plusieurs scénarios sur cette question.

Si le CTLes n’est amené, dans un proche avenir, qu’à numériser des documents aux seules fins de les communiquer à distance, un équipement de numérisation relativement léger devrait être suffisant. Le Centre pourrait même ne pas être tenu de conserver à long terme les enregistrements numériques de ces documents, vu leur faible taux de communication globale.

Si le CTLes est appelé à prendre sa part dans un programme collectif et partagé de numérisation de fonds patrimoniaux, il est probable qu’il aura à se doter d’un équipement plus solide lui permettant, à tout le moins, de conserver durablement et dans de bonnes conditions les documents ainsi numérisés et d’en effectuer, sous une forme ou une autre, le signalement.

Si, au-delà, le CTLes se voit confier le rôle de centre de numérisation pour une partie des bibliothèques d’université, il devra d’abord acquérir un effectif et une compétence qu’il ne possède pas actuellement. Il devra ensuite faire un choix fondamental entre s’équiper pour assurer cette nouvelle fonction et prévoir alors de tenir à niveau son équipement dans un contexte technologique en constante évolution, ou soustraiter les tâches de numérisation proprement dite en se limitant, quant à lui, aux travaux de rédaction de cahiers des charges, de préparation des collections et de contrôle qualité.

Enfin, on ne peut à ce jour exclure l’hypothèse que, dans le prolongement de ses missions actuelles, orientées jusqu’à présent vers les documents imprimés, le CTLes se voie confier une mission de conservation de documents électroniques pour le compte d’autres établissements. Il devrait alors concevoir son équipement en veillant particulièrement à des questions telles que le choix des supports, le transfert d’un support à l’autre, l’évolution de sa plate-forme technique, etc.

On le voit, à l’exclusion du premier scénario, dont la réalisation pourrait être immédiate, tous les autres n’impliquent pas une décision du seul CTLes et nécessitent une ample réflexion collective préalable, un processus décisionnel, puis un temps de mise en oeuvre. C’est dire que nous nous situons là, au moins, dans le moyen terme.

La gestion des périodiques

De même en est-il d’une réflexion qui pourrait être engagée rapidement, mais dont les résolutions pouvant en être issues demanderont du temps pour s’inscrire dans les faits : nous voulons parler d’une réflexion sur la gestion coopérative des collections – notamment de périodiques – des bibliothèques universitaires franciliennes et du rôle que pourrait jouer le CTLes en appui à une politique commune qui s’en dégagerait.

Un sondage a été récemment effectué par le CTLes sur les quelque 6000 titres de périodiques déjà conservés, déposés ou cédés, afin de relever dans le CCN le nombre de localisations de ces titres en France et, plus particulièrement, en Ile-de-France. Les résultats en sont instructifs. Prenons quelques exemples :

La Géographie, périodique de référence dans ce domaine, publié entre 1900 et 1939, fait l’objet de 69 localisations au CCN, dont 25 en Ile-de-France. Sur ces 25 collections, 15 sont complètes. Le CTLes abrite deux de ces collections complètes : l’une qu’il possède, issue elle-même de deux cessions fusionnées; l’autre en dépôt, appartenant donc à une autre bibliothèque ;

– pour La Revue de psychologie des peuples (1946-1970), le cas est presque identique : 64 localisations en France, dont 16 en Ile-de-France, dont au moins 9 sont complètes ou quasiment. Le CTLes en détient, cette fois, 3, dont une collection en propre, issue de deux fonds dédoublonnés et deux en dépôt ;

– dernier exemple, La Revue de défense nationale (1945-1972) : 86 localisations en France; 23 en Ile-de-France, dont d’assez nombreuses collections complètes ou peu lacunaires. Le CTLes à lui seul en héberge 4 (1 cédée, 3 en dépôt).

Nous pourrions continuer, mais on aura compris que le CTLes ne peut que s’interroger – et souhaiter le faire avec d’autres – sur cette situation : on reste déjà songeur devant le constat qu’autant de bibliothèques dans une même région conservent à long terme les mêmes titres de périodiques, à l’heure où bon nombre de ces établissements manquent cruellement de place. On est très fortement interpellé, au CTLes, quand on se trouve devant trois ou quatre collections rigoureusement identiques et simplement juxtaposées, car – telles sont les règles conventionnelles actuelles – le Centre ne dédoublonne pas les collections déposées. Or, la part de celles-ci dans les murs du CTLes a tendance à s’accroître (cf graphiques 3 et 4).

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Graphique 3 - Collections conservées au CTLes

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Graphique 4 - Projection de l'évolution des collections conservées au CTLes

Ne conviendrait-il pas de chercher à infléchir cette tendance ?

La progression de la documentation électronique, notamment pour les revues, va rendre ce questionnement encore plus vif. Comment les bibliothèques de l’enseignement supérieur et de la recherche, pour ne parler que d’elles, vont-elles gérer, non seulement localement mais collectivement, l’avenir de leurs collections rétrospectives sur support papier ?

Le CTLes est tout à fait désireux de s’engager dans une telle réflexion commune, à fournir d’autres exemples, à suggérer quelques pistes. Ensuite, il jouera le rôle qu’on voudra bien lui donner : simple observatoire; animateur d’un plan de conservation partagé des périodiques en Ile-de-France; outil logistique pour un tel plan ? Les réponses qui seront données aux questions ici abordées seront évidemment capitales pour l’avenir du CTLes.

Les bibliothèques de dépôt dans le monde

Pour finir, élargissons quelque peu notre perspective pour porter un regard sur l’évolution et les interrogations des bibliothèques de dépôt dans le monde, comme cela a été fait, l’an dernier, à la première conférence internationale consacrée à cette question. Les actes de cette conférence, tenue, à l’occasion de son dixième anniversaire, à Kuopio (Finlande), siège de la bibliothèque nationale de dépôt de ce pays, ont été publiés 4.

Outre les préoccupations que nous venons d’évoquer, partagées par bon nombre d’établissements de ce type, se dégagent des pistes d’étude ou d’action sur les sujets suivants :

– la constitution d’un répertoire des bibliothèques de dépôt;

– les coûts de fonctionnement de ce type d’organisme et leur comparaison avec ceux d’autres solutions de conservation partagée;

– la coopération à l’échelon international entre ces bibliothèques de dépôt en matière de conservation partagée pour certains types de documents, par exemple les thèses;

– le possible rôle de redistribution des surplus de documents, déjà exercé par certaines bibliothèques de dépôt et, notamment, l’opportunité d’un centre électronique de ressources sur cette question, sur la base d’un projet des pays nordiques et baltiques.

Tous ces sujets pourront être débattus au sein d’un groupe de travail que l’IFLA vient de décider de créer, rattaché à la section « Acquisitions et développement des collections » et dont le CTLes sera membre.

Esquisse d’un bilan

Le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur, on le voit, a du travail et de belles perspectives devant lui. Est-il trop tôt, s’agissant d’un organisme encore très jeune, pour tenter un premier bilan de ses quelques années de fonctionnement ? Esquissons-le.

Le CTLes souffre encore d’un défaut de visibilité (ne parlons même pas de notoriété) : il lui faudrait maintenant publier une plaquette de présentation – on y travaille –, ouvrir un site Web – cela est prévu dès lors que la base bibliographique existera. Mais ces seuls outils ne suffiront pas à améliorer son insertion, jusqu’à présent insuffisante, dans le réseau des bibliothèques d’enseignement supérieur et de recherche et dans la politique documentaire globale que, dans une certaine mesure, toutes contribuent à mettre en oeuvre. En dehors des établissements qui ont déjà choisi d’avoir recours à ses services, le CTLes doit certainement encore convaincre. Pour cela il dispose d’atouts.

Il bénéficie réellement de sa proximité et de sa complémentarité avec le centre technique de la BnF qui lui apporte une aide déterminante, on l’a vu, sur les questions de conservation proprement dites. En matière de coûts de fonctionnement, le choix de la « vie commune » avec la BnF permet de contenir ceux-ci à un niveau convenable, eu égard à la qualité de la maintenance du site qu’il partage avec elle.

Par ailleurs, son statut d’établissement public permet au CTLes d’être un véritable partenaire pour les établissements d’enseignement supérieur et les bibliothèques qui leur sont rattachées. Les bibliothèques utilisatrices sont, par ailleurs, les meilleurs témoins de la qualité de ses services et du respect de ses engagements.

Comparé à des entreprises comme les plans régionaux de conservation partagée et décentralisée, dont certains semblent être de véritables réussites, il fournit un autre modèle de fonctionnement, en grandeur réelle.

  1.  (retour)↑  Cf. l’article de Hubert Dupuy, « Un Outil de conservation partagée : le Centre technique du livre », BBF, t. 37, 1992, n° 3, p. 25 à 30.
  2.  (retour)↑  Françoise Gaudet, Claudine Lieber, Désherber en bibliothèque : manuel pratique de révision des collections/avec la collab. de Jean-Marie Arnoult, Henri Comte, Hubert Dupuy, Viviane Ezratty, Françoise Lévêque, 2e éd. rev. et augm., Paris, Éd. du Cercle de la librairie, 1999 (Bibliothèques).
  3.  (retour)↑  Décret n° 94-922, paru au Journal Officiel du 26 octobre 1994.
  4.  (retour)↑  Solving Collection Problems through Repository Strategies / proceedings of an International Conference held in Kuopio, Finland, May 1999/ed. by Pauline Connoly, Boston Spa, IFLA Offices for UAP and International Lending, 1999.