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La Documentation électronique

État des lieux et perspectives de développement dans les bibliothèques des établissements d'enseignement supérieur français

Chantal Freschard

Christine Okret

Les bibliothèques de l’enseignement supérieur sont, depuis quelques années, confrontées à l’émergence de ressources d’information – bases de données bibliographiques et documents en texte intégral – diffusées sous forme électronique.

L’offre des éditeurs, accessible sur cédérom et, de plus en plus fréquemment, en ligne grâce au développement du réseau Internet, se diversifie chaque jour davantage et remet en question la politique documentaire des universités. Les établissements sont appelés, bien souvent, à repenser leurs règles d’acquisition, afin d’offrir à leurs utilisateurs les moyens d’accès les plus performants possibles, tout en maintenant leurs dépenses à un niveau raisonnable. Or il s’avère que les tarifs proposés par les éditeurs et les diffuseurs d’information électronique sont élevés et même parfois prohibitifs. Le marché étant loin d’être stabilisé et l’offre documentaire évoluant sans cesse, les fournisseurs pratiquent des prix de vente ou d’abonnement calculés au plus haut, souvent assortis de conditions contractuelles extrêmement contraignantes.

Une enquête détaillée

Étant donné ce constat, la Direction de l’enseignement supérieur (Sous-direction des bibliothèques et de la documentation) du ministère de l’Éducation nationale, de la Recherche et de la Technologie a décidé de lancer en octobre 1998 une enquête détaillée auprès des services communs de documentation des universités et des bibliothèques de grands établissements scientifiques, afin de dresser un état des lieux de leur documentation électronique et de tenter de connaître les besoins et les attentes de leurs utilisateurs.

Les résultats de cette enquête – qui sera réactualisée tous les ans – sont venus nourrir une réflexion engagée depuis plusieurs années et vont servir de base aux négociations avec les fournisseurs, qu’elles soient menées au niveau local, régional ou national. Ils permettront également d’orienter les bibliothèques vers la formation de groupements d’achats qui, à terme, constitueront des entités fortes, capables de dialoguer de façon convaincante avec les fournisseurs et d’amener ces derniers à revoir à la baisse leur offre financière, ainsi qu’à pratiquer plus de souplesse au niveau contractuel.

Le volume financier global représenté par les achats de documentation électronique des bibliothèques de l’enseignement supérieur se monte à 28 millions de francs en 1998, soit environ 10 % du total des dépenses documentaires. Cette estimation générale doit cependant être considérée avec prudence. En effet, les coûts des connexions pour des interrogations ponctuelles de bases de données ne sont pas pris en compte (car généralement non précisés). Ce chiffre indique donc un montant minimum. Il recouvre des réalités fort diverses.

En effet, la variété des produits offerts, les coûts d’acquisition en jeu et les pratiques des chercheurs propres à chaque discipline, conditionnent le type de documentation qui doit se trouver dans les bibliothèques. Les établissements déterminent donc leur politique d’acquisition de ressources électroniques en fonction de leur connaissance des préoccupations et des besoins des chercheurs tels qu’exprimés  1 ou perçus, de l’offre des fournisseurs telle que connue et appréciée, et des moyens budgétaires sur lesquels ils peuvent s’appuyer. Cette enquête offre un tableau global des principales actions réalisées en ce domaine en 1998, dont les détails peuvent être consultés et déchargés depuis Internet (cf. encadré).

Une analyse par type de produit acquis et support d’acquisition ou mode d’accès utilisé fait apparaître des pratiques d’acquisition différentes selon le secteur disciplinaire. On peut ainsi observer une nette dichotomie entre d’une part les lettres et sciences humaines et le droit, l’économie et les sciences politiques, et d’autre part les sciences et la santé, en ce sens que l’offre de documentation électronique dans les sciences dites « dures » est de nature plus variée et s’accompagne de modes d’accès plus diversifiés.

Lettres et sciences humaines, Droit et économie

En lettres et sciences humaines, sont essentiellement citées des bases de données bibliographiques (Francis, Modern Language Association International Bibliography-MLA…). Les bases de texte intégral génèrent un intérêt marqué, mais leur utilisation sous forme électronique ne concerne qu’un nombre encore réduit de bases (Frantext, les CLCLT [corpus de textes latins chrétiens] et Discotext). Les revues de sommaires sont rarement acquises (quelques Current Contents Social and Behavioral Sciences). Cet état de fait est caractéristique de domaines dans lesquels les résultats de la recherche font autorité sur un long terme, ne se périment pas rapidement, et, en conséquence, ne nécessitent pas de pratiques de veille mettant en jeu une diffusion des savoirs aussi rapide qu’en sciences dures. De même, les enjeux commerciaux sont de relativement faible intensité.

En droit et économie, sont privilégiées les bases de texte intégral (textes de lois, codes, recueils de jurisprudence), et, en complément, les bases de données bibliographiques. Les bases de données factuelles représentent une acquisition importante en économie (Kompass).

Dans ces deux grands ensembles de secteurs disciplinaires, les outils permettant d’effectuer des recherches de base indispensables sont acquis sur support électronique pour améliorer la convivialité, la rapidité et l’efficacité de la recherche. L’usage largement répandu du cédérom répond à ces exigences. Peu d’accès par Internet sont recensés ; ils concernent surtout l’accès à Frantext, lorsque celui-ci ne se fait plus par l’intermédiaire d’un fournisseur de bases de données (tel Ciril dans ce cas, ou Questel pour d’autres bases). En droit, il s’agit surtout d’accès ponctuels aux bases de textes de loi. Les revues spécialisées électroniques sont très peu achetées.

Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce faible développement des accès électroniques au texte intégral de revues dans ces disciplines, parmi lesquels : l’inexistence de revues essentielles sous cette forme, l’insuffisance de la valeur ajoutée de l’électronique dans ces cas précis qui justifie l’acquisition de la seule version papier, le manque d’intérêt, réel ou estimé, des chercheurs pour un accès en ligne à ce type de document.

Sciences, techniques et santé

En revanche, les acquisitions en sciences et techniques et en santé sont plus diversifiées, et présentent des caractères voisins. Les bases de données bibliographiques, irremplaçables, sont très fréquemment citées (Pascal, Medline...). Les revues spécialisées sous forme électronique et, en complément, les revues de sommaires permettant de réaliser une veille régulière (Current Contents) viennent ensuite.

L’importance de l’enjeu que constitue un accès rapide à la littérature scientifique dans ces domaines se traduit par des abonnements à des bouquets de revues, proposés tout particulièrement en sciences biomédicales (Ovid Entree Collection, Journals@Ovid, Ovid Core Biomedical Collection 1 et 2) 2.

Cette documentation est disponible sur de multiples supports afin d’offrir des accès différenciés et ainsi de réaliser l’« équilibre » entre la nécessité de disposer rapidement de données fraîches vitales pour la recherche tout en faisant face à la croissance du coût des abonnements aux ressources électroniques dans les domaines scientifiques. Ainsi, aux cédéroms viennent s’ajouter quelques accès par serveur de bases en ligne, les disquettes (en particulier pour les Current Contents), et surtout la mise à disposition de revues spécialisées par Internet. Environ la moitié de celles-ci sont accessibles sans surcoût avec la prise d’un abonnement papier, et la moitié sont payantes, dans des proportions variables.

Si cette enquête permet de faire un état des grandes orientations prises par les établissements en matière d’acquisition de documentation électronique, elle conduit également à constater que l’avancement de la réflexion n’est pas uniforme dans toutes les bibliothèques, car des obstacles rendent difficile un choix aussi assuré que celui des documents offerts sur des supports traditionnels.

Trois obstacles peuvent être tout particulièrement identifiés. Tout d’abord, la multiplicité des produits proposés et le caractère très mouvant de l’offre peuvent à juste titre faire hésiter à acquérir de tels produits. Par ailleurs, l’inadéquation de certaines offres, parfois conjuguée avec un coût jugé trop élevé représente un second motif de prudence au moment de la prise de décision d’achat. Enfin, d’une façon générale, le passage du papier à l’électronique a offert (et offre encore) l’occasion aux fournisseurs d’appliquer un surcoût plus ou moins important au tarif initial de ces produits (10 à 40 %), donnant des droits d’accès modulés selon des critères très variés (taille de l’établissement, du lectorat, nombre d’utilisateurs simultanés…).

Face à un contexte commercial instable, donc peu incitatif au développement des ressources électroniques dans les bibliothèques de l’enseignement supérieur, l’existence d’un réseau d’établissements constitue un atout susceptible d’apporter une meilleure compréhension d’une offre en constante évolution et une concertation profitable afin d’acquérir sous forme électronique des produits jugés indispensables et/ou très onéreux.

Groupes d’experts thématiques

Il s’agit dès lors de parvenir à des efforts communs portant sur l’étude de l’offre documentaire électronique et à des regroupements visant à obtenir des tarifs avantageux pour les produits proposés.

Pour être assuré avec efficacité, le suivi de l’évolution de l’offre nécessite la mise en place d’un dispositif de veille rassemblant des enseignants-chercheurs et des spécialistes de la documentation en prise directe avec les usagers, en fonction d’une logique disciplinaire propre à respecter des besoins et des pratiques documentaires différenciés selon les champs d’études. Ces groupes d’experts thématiques se verront confier une mission d’identification des nouveaux produits, d’évaluation de la pertinence de leur contenu et de leur support de présentation, toujours en étroite liaison avec les usagers auprès de qui des tests seront effectués.

Leur existence formelle permettra une identification claire de personnes ressources dans des domaines définis, auxquelles pourront être présentées des suggestions qui viendront enrichir leur réflexion personnelle, induisant ainsi une synergie de la veille par une mutualisation des échanges et la création d’un réseau propre à chacun des grands secteurs disciplinaires (santé, lettres/sciences humaines, sciences, droit/économie/sciences politiques).

Afin de compléter ce travail centré sur l’offre, deux domaines transversaux doivent également faire l’objet d’un suivi attentif : les évolutions technologiques et le droit d’usage des données sur support numérique. Des experts seront donc chargés de réfléchir à l’environnement technique présent et futur dans lequel s’insére(ra) la documentation électronique, par exemple les formats de diffusion, d’archivage, le développement de nouveaux supports, et toutes autres questions techniques susceptibles d’influer à terme sur les pratiques documentaires.

Enfin une assistance juridique permettant de mettre en conformité avec les lois françaises les clauses des contrats régissant les accès aux données numériques proposées en particulier par les fournisseurs étrangers apparaît indispensable. L’évolution des règles juridiques pour ce qui touche à l’usage des nouvelles technologies est constante, et doit être conciliée, dans le cas des bibliothèques, avec les règles de droit public et la mission de large diffusion de l’information qui leur échoit.

Ce dispositif se veut un outil d’aide à la formulation d’une politique en matière d’acquisition de documentation électronique visant à homogénéiser à terme le degré de réflexion conduit par chaque établissement sur ces produits. Une diffusion des informations recueillies et des rapports d’évaluation effectués permettra, grâce à la mise en place d’un serveur et d’une interface unique, d’avoir accès à un large éventail de données utiles pour les domaines d’études situés aux confins de plusieurs disciplines, et d’intégrer un accès à des initiatives de veille déjà performantes, par exemple celles des URFIST (Unités régionales de formation à l’information scientifique et technique) 3

Mutualisation des achats

De façon concomitante, une mutualisation des achats de documents électroniques est une piste que certains établissements ont déjà suivie ou envisagent d’explorer à brève échéance.

Globalement, deux types de produits semblent particulièrement intéressants à acheter par le biais d’un groupement. La première catégorie comprend des bases très répandues dans les établissements pour lesquelles un prix plus avantageux pourrait induire un élargissement de clientèle (bases juridiques ou économiques par exemple). Dans la seconde catégorie entrent les bases ou les journaux spécialisés très onéreux pour lesquels un large groupement peut permettre d’obtenir des tarifs réduits.

La documentation acquise en santé et en sciences est très représentative de ce dernier type de produit, et l’augmentation croissante des coûts des acquisitions dans ces disciplines rend particulièrement aiguë la nécessité de former des consortiums pour acheter certains documents, se concerter afin de trouver des solutions permettant de réduire le nombre de désabonnements et ainsi continuer à offrir aux enseignants-chercheurs un fonds documentaire de qualité.

Il n’existe pas de modèle unique de groupement d’achat, et une approche pragmatique s’impose. De ce point de vue, l’enquête fait apparaître l’existence de groupes ou de projets de concertation sur des bases géographiques. La plupart des projets de regroupements sont fondés sur une assise locale, à l’échelle d’un campus (par exemple, Nice) ou d’une ville (Aix-Marseille pour le Science Citation Index). Ils sont d’ores et déjà porteurs d’une plus complète intégration de la documentation au sein de l’université ; et permettent en outre d’envisager des cofinancements de certaines acquisitions avec les laboratoires, lorsque les chercheurs souhaitent disposer depuis leur poste de travail d’accès aux produits électroniques disponibles en bibliothèque. Certains projets sont ancrés dans un contexte régional. A cet égard les régions Rhône-Alpes et lilloise font preuve de dynamisme. Très peu de projets recensés pour 1998 ont une envergure nationale ; ils procèdent dans ce cas d’une logique disciplinaire (par exemple, le groupe formé autour de Strasbourg 1 pour l’acquisition de périodiques électroniques en physique et chimie).

Quelques regroupements effectifs ont été signalés lors de l’enquête, avec des caractéristiques similaires. Le fondement géographique, local (par exemple, Nice pour des produits de droit) ou régional (Marne-la-Vallée et Reims pour les Current Contents) est toujours observable. Quelques regroupements créés selon une approche disciplinaire existent (par exemple, Cergy-Pontoise et le réseau des bibliothèques de mathématiques Mathdoc pour les revues Springer).

Ces exemples rapides démontrent à la fois le besoin de rationaliser ces acquisitions et de créer des conditions d’accès larges et financièrement acceptables pour des bibliothèques dont la dotation documentaire globale connaît une progression bien inférieure à celle du coût de la documentation. Pour la réalisation de ces objectifs, la participation active des établissements et la volonté de certains d’entre eux de se positionner comme « tête de réseau » sont essentiels.

A cet égard, et dans le prolongement de leur mission d’acquisition et de diffusion au service de l’ensemble d’une communauté disciplinaire, les CADIST (Centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique) ont particulièrement vocation à se charger de cette fonction. Ainsi le CADIST de droit (Cujas) vient-il de lancer une enquête auprès des sections droit des bibliothèques universitaires pour déterminer les produits qui devraient faire l’objet d’une négociation prioritaire, ou encore celui de médecine (BIUM) par l’intermédiaire d’un questionnaire envoyé aux sections médecine s’est-il efforcé de cerner les attentes et les besoins en matière de documentation électronique dans le domaine de la santé.

Dans cette action en faveur du développement de la documentation électronique s’insère également la stratégie des fournisseurs, auxquels cette enquête peut offrir des pistes susceptibles de contribuer à déterminer leur offre. D’ores et déjà, certains proposent des prix promotionnels fixés en fonction d’un nombre minimal de clients pour des produits très onéreux. L’exemple du groupement d’achat de la base de données Inspec, qui rassemble dix-huit bibliothèques pour un prix d’abonnement inférieur de plus de moitié (86 000 F) par rapport au prix catalogue (180 000 F) est une illustration de cette pratique 4

Si ce type d’opération se reproduit, d’éventuels effets bénéfiques pour les bibliothèques peuvent être attendus.

Avril 1999

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Détail de l'enquête sur les ressources électroniques

  1.  (retour)↑  Dans les débats des conseils scientifiques et des commissions documentaires spécialisées, ou lors d’enquêtes d’usages.
  2.  (retour)↑  Hors bouquets généralistes proposés par OCLC.
  3.  (retour)↑  Cf. la page consacrée à la presse scientifique électronique disponible sur le serveur de l’URFIST de Paris : http://www.urfist.jussieu.fr/urfist/etudes.htm
  4.  (retour)↑  Notamment accessible aux bibliothèques participant au groupement sur le serveur du CADIST de physique (Centre d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique de Grenoble 1).