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Politique documentaire

Service commun de la documentation Lyon 3

Frédérique Molliné

Françoise Leresche

En 1989, le conseil d’administration de l’université Jean Moulin-Lyon 3 a voté à la fois la création du service commun de la documentation (SCD) et l’intégration des bibliothèques de faculté à la bibliothèque universitaire (BU), posant ainsi le premier jalon de la politique documentaire de l’établissement.

A cette occasion, la mission du SCD a été clairement précisée : accompagner l’enseignement et la recherche en mettant à la disposition de l’université la documentation dont elle a besoin, et ce en suivant les pôles d’excellence et l’évolution des enseignements dispensés. Pour faciliter la mise en œuvre de cette mission ont été créées des commissions consultatives d’acquisitions.

Le SCD a dès lors pu proposer une politique documentaire validée par le conseil de la documentation dans le cadre d’un projet global pluri- annuel de mise en réseau, s’articulant sur les contrats quadriennaux avec l’État :

implantation d’une politique documentaire dans la bibliothèque universitaire dans le cadre du premier contrat (1991-1994) ;

– mise à disposition d’un outil documentaire performant dans l’université dans le cadre du deuxième contrat (1995-1998) ;

– perspective d’une réelle politique documentaire de l’université dans le cadre du nouveau contrat (1999-2002).

La politique documentaire de la bibliothèque

L’intégration des bibliothèques de faculté à la bibliothèque universitaire a permis d’emblée à la fois une évaluation des fonds documentaires à l’occasion de leur mise en libre accès, une meilleure connaissance des collections et un début de remise à niveau concertée. Pour accompagner cette restructuration documentaire, le SCD a redéployé son budget et les personnels des bibliothèques de faculté qui lui avaient été rattachés.

Le projet présenté pour le premier contrat était la mise en réseau informatique de la bibliothèque universitaire. L’implantation des moyens informatiques a donc été conçue, dès l’origine, pour fonctionner en réseau. Le SCD a bénéficié pour ce faire du câblage de l’université alors en cours d’installation. Trois points ont permis une avancée notable dans la coordination documentaire :

1. Le choix d’installer en premier lieu le module d’acquisition (avril 1994) lors de la mise en place du système intégré Geac Advance. Ce choix s’inscrit dans la logique de la création en septembre 1993 d’un Service central d’acquisition (SCA) restructurant totalement les circuits d’acquisitions antérieurs. Un système en réseau de validations successives permet à tout le personnel du SCD de faire une suggestion de commande ; celle-ci est validée d’abord par le responsable du secteur d’acquisition concerné pour le contenu intellectuel, puis par le responsable de section pour l’aspect financier et la cohérence de ses collections.

2. La constitution d’un catalogue global, préalable à toute action efficace, par la rétroconversion des fonds de la BU. Diverses opérations de rétroconversion ont été menées : conversion des données des systèmes Liber et Mobibop pour trois bibliothèques, saisie des fiches de base pour deux autres bibliothèques par une société de service, reprise des disquettes BN-Opale contenant les localisations déjà faites dans cette base. Ce catalogue commun a tout de suite mis en évidence les lacunes et les doublons entre les fonds et a orienté sensiblement les nouvelles acquisitions.

3. L’implantation d’un premier réseau de cédéroms (juillet 1993), avant même l’achèvement du réseau de l’université. Il a constitué la première expérience de documentation électronique du SCD et le premier outil commun entre deux laboratoires de recherche et un site de la BU.

Initialement, cette opération visait plus la promotion d’un nouveau support que l’enrichissement concerté des collections. Par la suite, le succès de ce nouveau support en réseau et le nombre croissant de suggestions des enseignants ont entraîné la création d’une commission d’acquisitions spécifique. Les nouvelles possibilités de consultation et d’archivage des cédéroms ont abouti à de nouvelles pratiques documentaires : réduction du nombre d’abonnements papier à certains titres (Le Monde, par exemple), possibilité de dissocier lieux de conservation et lieux de consultation (le Journal officiel, par exemple), et surtout offre d’un nouveau mode de consultation des documents, non plus linéaire mais transversal et combinatoire. L’impact sur l’enseignement comme sur la recherche a été quasi immédiat. Le niveau des travaux rendus en travaux dirigés a progressé, nous a-t-on dit, particulièrement en Droit où les étudiants ont à leur disposition des outils tels que le Lexilaser. L’utilisation du réseau a crû de façon exponentielle.

Un outil documentaire performant dans l’université

La mise à disposition d’un outil documentaire performant dans l’université s’est notamment traduite par le passage de la juxtaposition d’outils documentaires classiques (catalogue en ligne, réseau de cédéroms) à un véritable système d’information intégré, accessible dans toute l’université et partiellement sur le Web. Toutefois, cet outil propose d’autres services, moins médiatiques mais tout aussi importants : le catalogue global et les acquisitions.

Siber3

La mise au point de Siber3 (Système d’information des bibliothèques d’étude et de recherche du SCD Lyon 3) 1 a permis d’implanter en réseau multisite (novembre 1996) un outil ergonomique utilisable aussi bien par les personnels bibliothécaires que par les enseignants cher-cheurs et les étudiants dès le 1er cycle. Ce système d’information, intégrant sous une seule interface catalogue multimédia, réseau de cédéroms et Web, apporte trois améliorations dans le domaine qui nous occupe :

– les notices enrichies du catalogue bibliographique permettent de préciser les contenus des documents par la consultation des sommaires scannés liés aux notices bibliographiques. Cette numérisation des sommaires est systématique pour les monographies étrangères, les thèses et les mélanges. C’est particulièrement précieux pour les ouvrages en caractères non latins ;

– le développement du réseau de cédéroms a permis de pallier le manque de documents primaires dans certains domaines, en particulier celui des périodiques. Par ailleurs, l’utilisation de ce support a été délibérément favorisé pour plusieurs raisons : sa facilité d’utilisation grâce à l’ergonomie de Siber3, la possibilité d’accéder à une même information sur plusieurs sites distants, l’enrichissement que ce type de document et de consultation apporte à la recherche.

Des outils statistiques ont été développés dans un premier temps pour connaître le nombre d’accès global par titre et sa répartition sur les serveurs et permettre ainsi une gestion optimale des licences. Elles ont été ensuite affinées pour connaître les durées d’utilisation, nombres d’interrogations, par site, par poste, etc. (cf. tableau 1).

A la suite de l’analyse de ces statistiques, une commission d’acquisitions de documentation électronique sur supports et à distance, a été créée en 1997 au sein de la BU, prenant le relais de la précédente commission d’acquisitions de cédéroms. En effet les commissions consultatives qui se prononcent sur les achats de cédéroms demandent de plus en plus d’accès à la documentation électronique payante, en plus des sites gratuits sélectionnés sur Internet ;

– les signets Internet thématiques sont considérés comme de la documentation. Au libre accès des lecteurs à Internet, la BU a préféré la sélection de sites pertinents qui complètent la documentation déjà accessible dans les bibliothèques, prolongeant ainsi sur le Web la sélection bibliographique effectuée pour les autres supports. Actuellement, le budget dont dispose la BU ne lui permet de proposer que des sites gratuits.

Pour les sites Internet comme pour les ouvrages, une fonction de suggestion en ligne est offerte aux lecteurs et la validation du responsable de secteur d’acquisition est nécessaire pour que le site proposé soit intégré au système d’information. L’accès à ces sites Internet bridés devient ainsi une part importante du réseau documentaire offert par la BU et engage la responsabilité scientifique du personnel au même titre que le choix et l’acquisition de documents « matérialisés », ce qui oblige à des visites et des validations régulières pour mettre à jour les signets (cf. encadré ci-dessous).

Le Web

De nouveaux services sont offerts sur le Web du SCD 2.

Les listes sélectives offrent un accès direct à certains documents, en plus de l’accès normal par le catalogue général :

– liste des cédéroms disponibles en réseau, précisant leur contenu et leur disponibilité ;

– listes des nouveautés du mois et de l’année pour chaque site de la bibliothèque universitaire, classées par discipline ;

– liste enrichie des périodiques de l’université incluant ceux des bibliothèques de recherche déjà entrés dans le catalogue. Cette liste alphabétique permet des liens facilitant l’accès au document primaire : pour les collections sur support papier, lien au catalogue du SCD donnant leur localisation et leur état de collection ; et pour les collections électroniques, lien aux sites distants (cf. encadré ci-dessus).

Les compléments bibliographiques se présentent principalement sous forme de sommaires :

– tables des matières des monographies étrangères, thèses et mélanges, numérisées, mises au format HTML (Hypertext Markup Language) après reconnaissance optique de caractères et accessibles grâce à un lien avec la notice bibliographique ;

– sommaires de périodiques, acquis soit en collectant les données disponibles gratuitement sur le Web, soit en achetant le droit d’accès à un ensemble de sommaires disponibles sur le site d’un agrégateur.

Le texte intégral est obtenu par un lien vers un site distant ou déchargé sur le serveur du SCD. Ces documents font l’objet d’une notice dans le catalogue comportant une zone 856 donnant son adresse avec un lien hypertexte permettant l’accès direct. Sont ainsi disponibles :

– certains périodiques, les uns par l’acquisition d’un accès autorisé sur le site de l’éditeur concerné (cas d’un abonnement papier pouvant être complété par un accès électronique), et d’autres n’existant que sous forme électronique, accessibles gratuitement ;

– les monographies pour lesquelles l’accès par le Web et la récupération sont libres de droit (certaines formes de littérature grise et des rapports officiels notamment, par exemple le rapport Lachenaud 3).

Pour certaines de ces monographies, le fichier est rapatrié sur le serveur du SCD, notamment dans le cas de fichiers au format PDF ou pour les documents intéressant de près les professionnels de la documentation.

Le catalogue global

La notion de catalogue global a été élargie à l’université avec le début du catalogage des fonds des bibliothèques de recherche (dites bibliothèques associées). Cette opération a été commencée en mars 1995 par une équipe restreinte de la BU : une personne de catégorie A encadrant une équipe de contractuels, dont le nombre variait en fonction des crédits disponibles. A la fin du contrat (fin 1998), les collections de douze bibliothèques associées sur trente ont ainsi été réorganisées, indexées en Dewey, et les notices de leurs fonds ont été créées et intégrées au catalogue du SCD.

La gestion des acquisitions est une fonction essentielle pour l’implantation d’une politique documentaire cohérente. Au cours du deuxième contrat, deux expériences extrêmement différentes ont été l’occasion de la mise en place d’outils de gestion et d’une réflexion sur la place des acquisitions dans une politique documentaire à l’échelle de l’université.

En 1997, une nouvelle législation a conduit l’université à une gestion unique des acquisitions dans le cadre des marchés européens par une démarche de passation de marchés documentaires pour l’ensemble de l’établissement.

Pour la première fois, le SCD a eu à piloter officiellement une opération englobant l’ensemble de la BU et des bibliothèques de recherche (bibliothèques associées). Pendant toute l’année 1998, le Service central d’acquisition (SCA) a géré l’ensemble des commandes documentaires de l’université.

L’évaluation de cette expérience est en cours. Il apparaît dès l’abord que cette organisation des acquisitions permettrait un grand pas vers la mise en œuvre de la politique documentaire souhaitée (en facilitant en particulier la connaissance des commandes effectuées par les bibliothèques associées, le catalogage et l’équipement en amont de la mise à disposition par ces bibliothèques).

En revanche, une telle mise en œuvre, pour intéressante qu’elle soit, ne peut être opérante sans un certain nombre de conditions : adhésion des bibliothèques de recherche qui voient peu d’avantages à une organisation relativement lourde, prise en charge par les services financiers de l’université du suivi du marché devenu très complexe, et enfin renforcement de l’équipe du SCA, sur qui est transférée une partie du travail des centres de recherche.

Dans ce cadre, le système d’information a constitué un outil remarquable pour gérer au mieux les acquisitions de la BU dans un contexte de pénurie budgétaire.

En novembre 1996, l’ouverture de la première tranche d’une bibliothèque de premier cycle en lettres et sciences humaines sur le nouveau campus de la Manufacture a conduit à une réflexion sur l’équilibre documentaire par rapport aux bibliothèques de l’ancien campus des Quais. Le fonds de la nouvelle bibliothèque a été créé ex nihilo et, en l’absence de budget spécifique, il a été décidé que les acquisitions ne concerneraient que les premiers cycles (peu de titres en exemplaires multiples) et la politique de développement homogène des collections de la BU a été abandonnée.

Ce choix purement quantitatif a été accompagné par un début d’auto-évaluation des collections. Des enquêtes ont été confiées à des étudiants ou à des stagiaires.

Les outils statistiques et budgétaires du système de gestion ont été exploités et même développés : statistiques de prêts classiques, mais aussi liste des documents empruntés n fois ou plus de n fois, dans une tranche de cotes Dewey et pendant une période choisie, triée par nombres d’emprunts ; répartition et contrôle d’environ 200 lignes budgétaires, résultats annuels pour chaque ligne budgétaire et chaque bibliothèque du nombre de titres et d’exemplaires acquis et du coût moyen des exemplaires (cf. l’encadré page suivante).

Cette démarche a permis de bien mieux maîtriser les enveloppes budgétaires et la pertinence des achats répartis entre les sites. Désormais, les outils développés font partie de notre mode de gestion.

Vers une réelle politique documentaire

Les deux étapes précédentes sont insuffisantes pour parler de politique documentaire dans l’université. La priorité reste l’achèvement du catalogue global du SCD entrepris en 1995 : les fonds de dix-huit bibliothèques de recherche sur trente restent à inclure, ainsi qu’une petite partie de ceux de la BU (dons récents, collections en langues rares). Aucune harmonisation à l’échelle de l’établissement ne peut être entreprise auparavant. Néanmoins, le signalement dans le catalogue de certains fonds spécialisés n’a pas que des effets bénéfiques : ces collections sont mieux connues et localisées, mais les disparitions se sont multipliées.

Outre l’achèvement de cet objectif du deuxième contrat, la mise en place d’une réelle politique documentaire pourrait être favorisée par divers projets présentés dans le contrat 1999-2002.

Un intranet documentaire

La construction d’un intranet documentaire devient une priorité. En effet, il a été impossible d’équiper, comme nous le souhaitions, chaque bibliothèque de recherche d’un poste branché sur Siber3, ce qui aurait permis aux chercheurs d’accéder aux trois grands réservoirs d’information du SCD : base multimédia, réseau de cédéroms et services implantés sur le Web. Nous n’avons pu équiper que cinq centres sur trente.

Via Internet, les autres centres peuvent actuellement accéder à tout sauf au réseau de cédéroms soigneusement verrouillé. La plupart des chercheurs doivent donc venir consulter les cédéroms en BU, ce qui amène certains d’entre eux à vouloir acquérir pour leur centre de recherche certains titres qu’ils souhaitent consulter plus commodément, remettant ainsi en cause toute l’action de coordination entreprise.

La création d’un intranet permettrait d’accéder sur mot de passe à l’ensemble du système d’information à partir d’un micro standard placé dans n’importe quel laboratoire. Ceci permettrait de concilier accès contrôlé au réseau de cédéroms, souplesse d’utilisation et volonté de l’université de mettre en synergie ses moyens documentaires.

Ce nouveau mode d’accès à Siber3 nécessitera la signature d’une convention ou d’un code de bonne conduite avec les directeurs de centres de recherche pour bien les sensibiliser aux problèmes de droits d’auteur et de contrats signés avec les éditeurs de documents électroniques.

Par ailleurs, cet intranet permettrait de généraliser l’utilisation des services personnalisés, accessibles sur mot de passe, qui sont offerts aux membres de l’université sur Siber3 (consultation de corpus numérisés, mémorisation des recherches, profils documentaires à la demande, etc.).

L’accès au document primaire

Un des buts de toute politique documentaire reste l’accès au document primaire. Après la mise en place d’un service central d’acquisition et d’un catalogue global, il faut maintenant rendre commodément accessible l’ensemble des documents de l’université, tout en tenant compte du niveau des lecteurs et de la sécurité des collections.

Le catalogue de l’université et, pour les périodiques, les sommaires en ligne sont un outil très utile, mais qui peut être frustrant s’il n’est pas associé à un accès aisé au texte. Or les horaires d’ouverture sont la condition la plus simple de permettre celui-ci, et actuellement l’offre de la BU et celle des bibliothèques associées sont très différentes. A cette difficulté s’ajoutent le problème de la diversité des publics et celui du contrôle des accès (et donc de la sécurité des collections).

Un projet, réalisable en plusieurs étapes, pourrait apporter des solutions. Il s’articule autour d’une restructuration du service du prêt entre bibliothèques qui serait considérablement élargi.

La création de services de diffusion intersites au sein de l’université permettrait de faire parvenir au chercheur les documents recensés dans le catalogue, et ce sous différentes formes selon la nature du document et les délais souhaités : courrier, fax, ou transfert électronique en mode image ou en mode texte. Pour cela, la difficulté n’est pas tant la mise en œuvre technique que l’accessibilité au document souhaité lorsqu’il se trouve localisé dans l’université, mais hors de la BU.

Sur chaque site, le regroupement des collections de périodiques des bibliothèques de recherche dans un lieu unique permettrait la communication à distance comme la consultation sur place pendant de larges plages horaires. La BU pourrait sans bouleversement majeur assurer ce service supplémentaire.

Un aménagement d’espaces spécifiques

Dans le prolongement de cette dernière action, l’extension de l’accessibilité à la documentation de recherche est envisagée par l’aménagement d’espaces spécifiques au sein du SCD : la documentation des centres de recherche, qui n’est pas ou plus totalement pertinente dans le cadre des axes de recherche en cours, y sera regroupée pour permettre une consultation plus large avec des conditions de travail adaptées (carrels, salles de travail en petit groupe, regroupement d’outils de recherche et de production multimédia…), tout en assurant une bonne conservation des collections.

Cette réorganisation a été prévue par l’université dans le cadre de la carte documentaire lyonnaise arrêtée par le recteur de l’académie de Lyon en 1995, carte qui répartit les responsabilités de la documentation de 3e cycle et de recherche en fonction des pôles d’excellence de chaque université. Cette décision oriente dès maintenant le développement de certains fonds (droit, gestion, philosophie…).

Un décloisonnement général

Par ailleurs, un décloisonnement général résultant du développement des réseaux s’est effectué tant au niveau de la recherche que de la documentation, et s’amorce pour l’enseignement. Cela a facilité le travail du SCD, car la pratique des nouveaux outils s’est généralisée dans l’université. Parallèlement, ce décloisonnement situe de manière nouvelle la politique documentaire du SCD, à la fois dans un environ-nement géographique (Pôle universitaire lyonnais, CaRA 2003-Campus Rhône-Alpes 2003) et dans un environnement politique de relations internationales initié par l’université (190 universités étrangères partenaires).

Cette double réalité a conduit le SCD à accompagner l’université dans sa démarche d’ouverture en créant des liens aux sites Web des universités partenaires et à travailler avec deux entités locales émergentes, le Pôle universitaire et le CURA (Conseil des universités Rhône-Alpes). Deux projets sont en cours à Lyon et en Rhône-Alpes :

– le catalogue CIBLE (Catalogue interconnecté des bibliothèques à Lyon et en Europe) regroupant les bibliothèques du Pôle universitaire lyonnais ainsi que la bibliothèque municipale et la bibliothèque de l’Institut catholique de Lyon ;

– un projet de bibliothèque numérique, dont l’étude préalable est financée par l’Agence Rhône-Alpes des sciences sociales et humaines (ARASSH), qui réunit à la fois des bibliothécaires, des chercheurs et diverses entreprises travaillant dans le monde de la documentation. Dans sa phase actuelle, ce projet concerne surtout les bibliothèques lyonnaises, mais il est prévu de l’étendre à l’ensemble de la région.

Conclusion

Aujourd’hui, à la veille de la signature du troisième contrat, le bilan des huit années passées est nuancé, car il apparaît que projets et volonté ne suffisent pas ; il faut aussi que l’État fournisse les moyens indispensables et que l’ensemble des personnels de l’université adhère au projet de politique documentaire commune.

Le bilan est globalement positif, malgré ces réserves qui nous ont considérablement freinés. Il faut noter en particulier qu’une avancée spectaculaire dans la construction du réseau documentaire a pu se faire à Lyon 3 par le développement de notre site Web qui a pris une importance stratégique que nous ne prévoyions pas. Outre son indéniable succès à l’intérieur de l’université, il a participé de façon notable au rayonnement extérieur de celle-ci comme en témoignent les statistiques de consultation : en un an, les interrogations internes à la BU ont doublé (230 000 requêtes en 1998), et celles en provenance de l’extérieur ont été multipliées par quatre (130 000 requêtes en 1998).

Toutefois, l’avancée des projets se heurte à deux problèmes importants, juridiques autant que techniques :

– le développement de l’enseignement à distance oblige les BU à assurer de nouveaux services. Outre la consultation sur place ou le prêt à domicile, il devient nécessaire de constituer des corpus numériques accessibles à distance. Pour ce faire, un logiciel puissant de gestion des accès est indispensable et les questions juridiques liées à la dématérialisation de l’information par rapport au droit d’auteur doivent être résolues ;

– les acquisitions documentaires sont régies par la législation sur les marchés européens qui repose sur une procédure précise : appel d’offres suivi d’une ouverture de plis, et choix d’un fournisseur selon des critères bien définis (dont le prix).

Or, il apparaît que l’édition électronique est concentrée autour de quelques grands groupes qui ont tendance à pratiquer des prix prohibitifs pour un établissement de taille moyenne (en particulier pour les périodiques). Outre le réel problème de liberté d’accès à l’information qui commence à se poser, cette situation a une conséquence économique directe : pour lutter contre la loi du marché, des consortiums se mettent en place et pratiquent des négociations de gré à gré avec les fournisseurs. Marchés et consortiums sont deux modes d’acquisition obéissant à des logiques différentes, ce qui pose des problèmes juridiques ou réglementaires qui doivent être tranchés au niveau de l’État et/ou de la Communauté européenne avant que le maquis juridique ne devienne inextricable.

Janvier 1999

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Tableau 1. Siber 3 : nombre d'appels et durée d'utilisation

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Les signets Internet

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Recherche guidée sur Internet

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Politique documentaire et outils d'évaluation des acquisitions