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Gérer le développement d'une collection de périodiques

Sous la dir. de Pierre-Marie Belbenoit-Avich. Villeurbanne : Institut de formation des bibliothécaires, 1998. 183 p. ; 21 cm. (La Boîte à outils ; 7). ISBN 2-910966-07-0. ISSN 1259-4857. 150 F

par Christine M. Alleaume-De Potter

S'adressant aux professionnels, cet ouvrage a le mérite de proposer une synthèse rapide des étapes nécessaires à la meilleure gestion possible d'une collection de périodiques, et des tâches qui en découlent, considérées comme « un ensemble de réalités quotidiennes, souvent répétitives, toujours essentielles » Il permet de réfléchir à l'organisation d'un service en perpétuelle mutation afin que le fonds, spécifique et essentiel, n'en soit que plus dynamique et attractif.

Une gestion efficace

C'est tout d'abord par l'efficacité qu'un tel objectif peut se réaliser. La croissance exponentielle des périodiques, tant d'un point de vue quantitatif (leur nombre) que qualitatif (leur forme), conjuguée à l'essor des nouveaux supports (cédéroms, accès en ligne), oblige les responsables à redoubler de vigilance. L'acquisition, phase primordiale, nécessite la recherche d'informations par l'intermédiaire des outils bibliographiques disponibles (catalogues, agences d'abonnement, Ulrich, Journal Citation Report, Science Citation Index, sommaires électroniques...), ainsi que par la connaissance et la spécialisation des autres fonds de bibliothèques.

L'état du budget intervient ensuite dans la commande des titres sélectionnés, phase au cours de laquelle l'augmentation régulière du prix des périodiques ne doit pas être négligée. En effet, les acquisitions de nouveaux titres, indispensables au dynamisme de la bibliothèque, ne doivent pas entraîner l'arrêt de l'achat de titres plus anciens. Une marge est alors nécessaire. S'étalant tout au long de l'année, les commandes représentent une tâche essentielle pour le bibliothécaire qui peut faire appel à des agences spécialisées pour en alléger l'aspect répétitif.

Parallèlement, il devra procéder à une réflexion judicieuse sur la conservation des périodiques, de la reliure adaptée aux besoins jusqu'à l'utilisation du support électronique pour l'archivage et le stockage de l'information (cédérom, numérisation). L'informatisation, qui facilite les tâches quotidiennes de suivi d'une collection de périodiques (abonnements, bulletinage, réclamations, communication, statistiques), permet d'en assurer un traitement rigoureux. De ce point de vue, le cahier des charges, élément fondamental du système, mérite la plus grande attention.

Dans un second temps, l'ouvrage insiste sur la nécessaire coopération entre le service des périodiques et le service de fourniture de documents, coopération qui permet d'offrir aux lecteurs les collections les plus pertinentes. Le dépouillement est plus facile s'il est partagé ; l'entraide apportée par le service de prêt entre bibliothèques offre des avantages certains : il permet de faire l'économie d'un périodique trop peu consulté ou d'acquérir des périodiques moteurs, signe « de la vitalité intellectuelle de la bibliothèque auprès de ses lecteurs et de son autorité de tutelle ».

Le confort du lecteur

L'ensemble de la gestion des périodiques est sans cesse stimulé par la préoccupation du confort du lecteur. Dès lors, toute une série d'exemples nous sont présentés qui démontrent la diversité des publics (chercheurs, universitaires, étudiants, scolaires, usagers des bibliothèques municipales). Cette diversité incite, bien sûr, les bibliothèques concernées à proposer un panel de revues qui répondent aux attentes spécifiques de leurs publics (de la recherche documentaire spécialisée à la simple lecture d'information générale).

Ce panel, pour être mieux connu et utilisé, doit être valorisé. Pour ce faire, divers moyens sont à la disposition de la bibliothèque : le libre accès, qui est source de « vagabondage », mais aussi de détériorations et de vols, le mode de classement, la signalétique, la rapidité de communication des documents en magasin, l'élaboration de dossiers de presse, la numérisation de sommaires et d'index, le dépouillement d'articles, les bases de données internes ou partagées, le développement d'un service Intranet...

Les documents électroniques (cédéroms, numérisation, accès Internet) offrent, à l'heure actuelle, des avantages appréciables, mais il faut alors porter une attention particulière à la formation des professionnels, « médiateurs/facilitateurs », afin d'amener les usagers à une utilisation optimale.

Enfin, le dynamisme de ce service se vérifie par l'évaluation des collections. La pertinence et la valeur du fonds sont analysés à l'aide d'outils quantitatifs : Science Citation Index, Journal Citation Reports, ainsi que par la prise en considération de l'avis des spécialistes du domaine concerné et l'analyse de l'utilisation de ce fonds pour permettre de mesurer le « degré d'homogénéité de la collection ».

En conclusion, cet ouvrage collectif, révèle une méthodologie parfois complexe, mais inhérente au développement d'un service des périodiques, et rappelle continuellement les devoirs de ses responsables.

Ce guide apporte des solutions concrètes, pour des bibliothèques d'horizons divers, dans la maîtrise d'un service en perpétuelle évolution.