Les ressources bibliographiques de la BNF au service de la lecture publique.

A l'occasion de son rééquipement informatique, la BM de Fresnes se prépare à intégrer la totalité des ressources du nouveau système d'information de la BnF pour en faire un outil de recherche et de cohésion des ressources documentaires de toute nature (réseau interne de cédéroms, collections d'imprimés et autres médias, site Internet). Le fichier d'autorité de la BnF fera ainsi pour la première fois fonction de moteur de recherche au service des missions de formation, d'information et de culture d'une bibliothèque publique. La première étape de cette expérience permet d'apprécier l'impact de ce choix sur les possibilités d'OPAC, sur le processus d'acquisition et de gestion des collections, ainsi que sur les fonctions de renseignements et d'accueil.

On the occasion of its computerized re-equipment, Fresnes public library has prepared to integrate the complete resources of the new information system at the BnF to create a cohesive research tool for documentary resources of all kinds (internal cd-rom network, printed and other collections, Internet site). The authority file of the BnF will, for the first time, function as the motor for research, at the service of the training, information and cultural programmes of a public library. The first stage of this experiment allows us to understand the impact of this choice on the possibilities of opac, process of acquisition and management of collections, as well as on information and reception functions.

Aus Anlaß der datenverarbeitungsmaßigen Aufrüstung trifft die Stadtbibliothek Fresnes Vorbereitungen, die gesamten Angebote des neuen Informationssystems der Bibliothèque nationale de France zu übernehmen, um daraus ein Such- und Verbindungsinstrument für dokumentarische Quellen aller Art zu machen (internes cd-rom-Netz, Sammlung von Drucken und anderen Medien, Internetanschluß). Die Normdaten der Bibliothèque nationale de France werden so zum erstenmal als Motor der Forschung, für Bildungsinitiativen, Information und Kultur einer öffentlichen Bibliothek dienen. Der erste Abschnitt dieses Experiments läßt schon die Auswirkungen auf die Möglichkeiten des opacs, die Erwerbung und die Betreuung der Bestände sowie die Funktionen der Auskunft und Information deutlich werden.

 1 Comme toute bibliothèque, la bibliothèque de Fresnes (Val-de-Marne) s’est efforcée de produire des catalogues sur fiches suffisamment fiables pour permettre la gestion de ses ressources documentaires et orienter le public dans ses collections.

Toutefois, cette production bibliographique n’avait de sens que tant qu’aucune solution satisfaisante ne permettait de s’y soustraire. Tel n’est plus le cas depuis l’apparition, puis la généralisation des catalogues en ligne. Cependant, les professionnels savent désormais que, du point de vue de l’économie de temps de personnel, comme de celui de la qualité des catalogues, les modalités et l’impact des modes de récupération soulèvent des problèmes moins simples que ce que l’on a pu penser tout d’abord.

Pour y répondre, la bibliothèque de Fresnes a entrepris une démarche qui, bien qu’à ce jour encore originale, constitue une réponse pragmatique aux difficultés qu’elle a rencontrées.

Le remplacement du catalogage local par la récupération de la bibliographie nationale a constitué un objectif majeur dès la première informatisation en 1989. C’est dans cet objectif qu’il a été tout d’abord décidé de récupérer les notices à partir du cédérom de la Bibliographie nationale française.

Cette solution s’est toutefois révélée insatisfaisante, essentiellement pour deux raisons. La première relevait de problèmes d’interfaçage. Le passage par UNIMARC, puis par le format alors offert par le fournisseur (version 7 d’OPSYS) se traduisait par une perte d’information dommageable à la qualité du catalogue. La seconde relevait de la gestion du contrôle des points d’accès. Ce mode de récupération ne permettait de ne créer que des index à partir des vedettes d’autorité extraites des notices bibliographiques. La bibliothèque était donc contrainte, comme le déplorent nombre de bibliothécaires, « d’assurer elle-même, notice par notice, la cohérence de [son] fichier d’autorité. Travail de Sisyphe, travail de romain : immense et toujours à recommencer » 2. Il s’est donc vite avéré nécessaire de rechercher des solutions plus rationnelles.

Il a paru tout d’abord préférable d’éviter tout interfaçage. Dès lors, la solution la plus logique était d’adopter le format de l’agence bibliographique nationale. L’originalité d’un tel choix est donc apparue toute relative. En effet, comme le rappelle Pierre-Yves Duchemin, la France est, ne l’oublions pas, « le seul des pays du G7, voire des pays développés, où la communauté des bibliothèques n’utilise pas le format en vigueur à l’agence bibliographique nationale » 3.

L’adoption d’INTERMARC avait notamment pour but de prévenir tout obstacle à une récupération complète et pertinente (notamment en ce qui concerne l’importation de notices à niveau). Ce choix permettrait en outre, d’extraire et de récupérer les notices par lots, et non une par une, et d’importer en entier le fichier d’autorité de la base BN-OPALE. Enfin, il convenait, pour parfaire cette récupération, d’importer les mises à jour effectuées par l’agence productrice. En la circonstance, la mise en place de ce dispositif imposait une double démarche : envers le constructeur et envers la BnF.

Quelques réunions de réflexion (auxquelles participaient notamment Pierre-Yves Duchemin et des utilisateurs de Tourcoing et Poitiers) ont convaincu le constructeur d’accepter d’expérimenter une récupération directe en INTERMARC. La Bibliothèque nationale, de son côté, a rapidement manifesté son intérêt pour ce projet. Les conventions nécessaires à la cession directe des notices bibliographiques et des notices d’autorité ont pu ainsi être établies dans le courant de l’année 1993.

Cependant, l’efficacité du processus de requête s’est heurté, dans un premier temps, à un problème technique. La gestion de la base locale sur une unité centrale exploitée en langage Pick s’est révélée inadaptée. La capacité de mémoire s’avérait de surcroît insuffisante. Il est en effet vite apparu à l’expérience, qu’en ce qui concerne les notices d’autorité matière et de titres uniformes, les liens internes multiples à ces notices nécessitaient le chargement de l’ensemble des notices d’autorité. Le passage à un serveur exploité en UNIX, d’une capacité de 3,5 Go a permis de surmonter ces difficultés et d’accueillir, notamment, la totalité des notices d’autorité matière.

Au début de l’année 1996, la base d’autorité de BN-OPALE était partiellement déchargée sur la base locale et gérée sous Windows dans la version 8.10 d’OPSYS. Le résultat, encore expérimental, fut d’abord présenté lors de la séance du 16 avril 1996 de l’Observatoire de l’information bibliographique et documentaire de l’Association des bibliothécaires français.

Au début 1997, le système était opérationnel. Au printemps, il pouvait, à l’invitation de l’association pour le développement et la promotion de la bibliothèque municipale de Fresnes, être présenté à une assemblée plus large, réunissant les principaux responsables des fichiers d’autorité de la BnF et des bibliothèques particulièrement attentives aux développements explorés, notamment la direction scientifique et technique de la Ville de Paris, les bibliothèques municipales de Bordeaux et Mâcon, la médiathèque de la Cité des sciences et de l’industrie en présence de Marcelle Beaudiquez, directeur du développement scientifique et des réseaux (DSSR). Cette réunion a constitué une étape importante en permettant notamment de vérifier le bien-fondé du principe et des applications de ce mode de récupération.

Le principe d’organisation de la base locale

Le catalogue de la bibliothèque de Fresnes est désormais organisé autour d’un principe en fait extrêmement simple. La base bibliographique contient des notices locales (provisoires ou définitives) et des notices importées. Cependant, les points d’accès de ces notices sont tous contrôlés par un fichier d’autorité intégralement extrait des bases de la Bibliothèque nationale de France (cf.fig.1).

Le fichier bibliographique est partiellement hétérogène. Il est constitué de notices de gestion (c’est-à-dire des notices élémentaires contenant les informations nécessaires à la commande : titres, mention de responsabilité principale, éditeurs, collections, années, prix, ISBN) complétées lors de l’enregistrement (ISBN manquant, données locales) et de notices bibliographiques essentiellement importées par lots à partir de clés de requêtes générées par les notices de gestion. Les notices locales sont essentiellement les notices antérieures à 1970. Un petit nombre est constitué de notices de documents d’intérêt local et d’autres de notices non trouvées dans la base BN-OPALE. Il s’agit de monographies qui, parce qu’elles sont issues d’un tirage ultérieur, portent un achevé d’imprimer différent de la notice de référence, ou bien de notices non trouvées lors des requêtes.

Dans le premier cas, la notice de référence est dupliquée, avec tous ses liens, et la date modifiée devient une notice locale. Dans le second cas, il est convenu de transmettre régulièrement la liste des monographies manquantes au service du dépôt légal.

Le fichier d’autorité est, en revanche, totalement homogène. Il se compose de la totalité :

– des notices d’autorité matière (AMA) comprenant notamment la vedette matière RAMEAU et ses formes rejetées – éventuellement la vedette de référence de la Bibliothèque du Congrès (LCSH) avec sa date de création – une note précisant le champ d’application de la vedette, ainsi que les liens aux termes générique, associés et spécifiques ;

– des notices d’autorité de titres uniformes (ATU), comprenant notamment la vedette titre et ses formes rejetées, les titres parallèles, une note de présentation de l’œuvre, la mention éventuelle de l’auteur auquel l’œuvre est attribuée, la nationalité et la langue de celle-ci, ainsi que les œuvres associées (par exemple dans le cas de titres appartenant à un cycle ou une saga littéraire) ;

– des notices d’auteur personne physique (APP), comprenant notamment la vedette et ses formes rejetées, les titres et qualité, les dates de naissance (et éventuellement de décès), la nationalité, la langue d’expression de l’auteur et les liens aux pseudonymes ;

– des notices d’auteur collectivité auteur (ACO) comprenant notamment la vedette et ses formes rejetées, une note de présentation de l’institution (avec parfois son adresse et son numéro de téléphone), ses dates de création (et, le cas échéant, de fin), sa nationalité, sa langue de publication et les renvois à ses appellations successives.

Tous ces fichiers sont importés, complets et régulièrement mis à jour. En outre, le contrôle des accès et des liens internes au catalogue sont assurés par des notices de publications en série (pour les collections) et des notices d’ensemble récupérées selon le même principe que les notices d’autorité (cf. figure 1 ci-contre).

Le format interne de la base se conforme, pour l’instant, à la structure INTERMARC de la base BN-OPALE. Le système gère l’ensemble des liens, y compris les dépouillements ou entrées analytiques et les notices à niveau. Il n’est donc pas nécessaire de reprendre les notices récupérées pour recréer des descriptions, des dépouillements ou des liens perdus lors des interfaçages.

Les procédures de requêtes et d’écrasement sont tout à la fois simples et fiables. Périodiquement, un agent de la bibliothèque lance un programme de requête à partir des notices de gestion et envoie une disquette au service informatique de la Bibliothèque nationale de France. Ce service extrait les notices demandées (essentiellement à partir des ISBN), puis renvoie à son tour la (ou les) disquette(s) de requêtes à la bibliothèque municipale de Fresnes. Le même agent lance alors la procédure d’écrasement. Dans certains cas, assez rares, le système lui demande de faire le choix entre plusieurs notices identifiées par un même ISBN. A termes plus ou moins fixes, il procède de même pour les requêtes d’autorité ou le déchargement des notices de mise à jour.

En attendant la livraison des notices, le catalogue dispose, pour la gestion comme pour l’OPAC, des notices élémentaires établies lors de la commande. Bien que ces notices ne possèdent que le lien d’autorité auteur établi lors de la commande (généralement, celui correspondant à la première mention de responsabilité), et parfois avec une notice de publication en série, le délai de livraison des notices définitives demeure d’une importance relative. En effet, une description minimale des documents évoqués plus haut figure au catalogue dès la commande.

La possibilité de récupérer des notices bibliographiques en UNIMARC a été préservée. Cette possibilité pourrait être aisément créée pour des notices en LCMARC. Toutefois, s’il s’avérait nécessaire d’importer des notices d’une autre agence productrice, il faudrait cependant les reprendre pour les lier aux autorités de la base afin de préserver la cohérence de l’ensemble des accès du catalogue.

Impact sur la recherche en ligne par le public

La gestion des accès par les notices d’autorité réduit considérablement les possibilités d’échec de la recherche en ligne.

Tout usager peut d’abord accéder par la vedette ou les formes rejetées au point d’accès qui lui permettra de rassembler les documents relatifs à la recherche d’un auteur, d’une œuvre anonyme ou d’un sujet (cette recherche est en outre localement facilitée par le module de reconnaissance phonétique intégré au logiciel).

La possibilité offerte par les liens hypertexte d’afficher, puis de lire les informations contenues dans la notice fait ensuite du catalogue un fichier biographique et un réservoir d’informations sur les collectivités, en particulier sur les collectivités officielles.

La même possibilité d’afficher, puis de lire les informations contenues dans les notices reliées fait enfin du catalogue un outil raisonné et méthodique de recherche. En effet, la recherche par mot, en plein texte, suppose une érudition que l’on ne peut attendre de tous les usagers d’un établissement non spécialisé. Les fichiers d’autorité permettent, au contraire, de préciser une recherche par le passage, par exemple, d’un terme général à un terme particulier ou, à l’inverse, d’élargir un point de vue par le recours à un terme générique ou associé.

Cette démarche répond tout autant aux besoins des usagers autodidactes qui doivent bâtir leur parcours de recherche qu’à ceux qui, suivant un cycle de formation, approfondissent et diversifient les connaissances qu’ils ont acquises. L’affichage des notes explicatives du fichier des auteurs et titres uniformes permet au lecteur de dissiper tout malentendu dans l’identification d’une œuvre ou d’un auteur et de poursuivre sa recherche sans avoir à consulter une base ou un dictionnaire historique ou littéraire (cf. fig. 2).

Impact sur la qualité des services de renseignement et d’accueil

Cependant, quelle que soit la qualité des catalogues, une large partie du public ne sait ou ne veut recourir directement à la recherche en ligne, mais préfère s’adresser au personnel de la bibliothèque.

Cet usage indirect n’est pas moins important que le recours direct à l’interrogation en ligne. La volonté d’offrir au public des horaires d’ouverture adaptés à ses besoins nécessite, surtout à cette échelle, une large polyvalence du personnel en contact avec le public. Or celui-ci ne peut exceller que dans les domaines documentaires dont il a la charge. Il lui faut donc, pour être efficace dans des disciplines qui ne lui sont pas familières, disposer d’un outil fiable. Les informations et les renvois des fichiers d’autorité constituent alors pour les professionnels l’auxiliaire précieux d’un exercice difficile.

Impact sur les tâches d’acquisition

Le personnel maîtrise d’autant mieux la navigation dans les fichiers d’autorité, qu’il la pratique pour la sélection des documents. Les fichiers d’autorité sont en effet accessibles dans le module de gestion des commandes. Les bases permettent ainsi de disposer en ligne et au cours des procédures de saisie des acquisitions des informations nécessaires à un développement pertinent des collections. Il est par exemple possible :

– de s’assurer de la qualité d’un auteur, puis de naviguer dans la base pour se donner une idée de son domaine de publication et des titres déjà possédés par la bibliothèque ;

– d’apprécier, par le truchement de la recherche matière, dans quelle mesure un sujet et ses différentes composantes sont correctement représentés dans la collection ;

– d’identifier de mêmes œuvres présentées sous des titres différents ou de mêmes auteurs mentionnés sous des pseudonymes ;

– d’appliquer rapidement et sûrement une autorité à une mention de responsabilité ou un titre anonyme à une notice de gestion ou une notice importée d’une autre base que celle de la BnF ;

– de regrouper rapidement des auteurs ou des œuvres par langue d’expression ou par pays pour vérifier, par exemple, la représentativité d’un fonds par rapport à une littérature nationale, etc.

Ces mêmes bases leur permettent encore de réaliser des bibliographies (par nationalité, pays, sujets, etc.) par tri automatique dans le système et transfert dans un fichier WORD, afin de répondre ainsi rapidement à des besoins ou des opportunités ponctuelles et, pour des objectifs plus durables, de façon plus simple et plus fiable. Cette simplification des tris et des extractions constitue une optimisation non négligeable des ressources humaines et matérielles de l’établissement.

Impact sur l’organisation du travail

Cette réforme bibliographique a permis d’améliorer la chaîne de traitement des documents. Désormais, les acquéreurs ne saisissent plus que les seules données utiles au processus d’acquisition, ainsi que la cote qui se réfère au système de cote validée formant la structure du plan de développement des collections. Une fois cette notice de gestion saisie, les acquéreurs (notamment le personnel de catégorie A et B), n’interviennent plus sur le catalogue. La saisie des données complémentaires nécessaires à la gestion ou à l’établissement de clés de requêtes fiables (ISBN) sont saisies par le personnel de catégorie C. Chacun retrouve ainsi sa fonction naturelle au sein du système. L’organisation de la chaîne de traitement des documents se trouve ainsi placée dans un processus qui favorise l’optimisation des qualifications et donc, du coût du temps de travail (cf. fig. 3).

Cette nouvelle organisation permet de concentrer le travail du personnel d’encadrement en direction de la qualité du développement des collections (pertinence au regard d’objectifs clairement définis) et de la disponibilité de ce personnel au service du public. Ce dispositif oriente l’attention du personnel sur les objectifs extérieurs de l’organisation et non sur son fonctionnement interne. Les cadres scientifiques et techniques s’attachent désormais essentiellement à la recherche de la satisfaction des besoins sociaux auxquels la bibliothèque a pour mission de répondre.

Cette dernière conséquence n’est pas la moindre. Le « travail de Sisyphe » du catalogage est encore trop souvent la « grande affaire » de bibliothèques, dont ce n’est pourtant pas la vocation première. Il convient donc de recentrer les bibliothèques vers le service direct du public en leur permettant de tirer parti du travail accompli, au service du réseau, par l’agence bibliographique nationale.

Impact sur les coûts de production des catalogues

L’importation des fichiers s’avère ainsi extrêmement satisfaisante, du point de vue non seulement de la qualité mais encore de l’optimisation des coûts de personnes. En matière de coût du catalogage proprement dit, le calcul du « coût par titre catalogué », sur les bases de la norme ISO 11620 Information et documentation : indicateurs de performances des bibliothèques 4, permet d’évaluer le coût par titre catalogué à 15,03 F (cf. fig. 4).

Ce résultat est sans commune mesure avec le coût du catalogage local, précédemment évalué à plus de 78 F, pour une qualité évidemment inférieure à celle offerte par les services de l’agence bibliographique nationale. Ce faible coût de catalogage repose essentiellement sur la suppression des tâches de maintenance d’index locaux (par l’intégration de fichiers d’autorité complets), et sur la fourniture de notices bibliographiques par lots (et non une par une). La livraison de lots de notices par clés numériques (ISBN), et dont les zones de liens se réfèrent à des fichiers d’autorité livrés intégralement et régulièrement mis à jour, convient tout particulièrement aux bibliothèques publiques qui acquièrent essentiellement des documents décrits par la BnF (qui les reçoit par le dépôt légal pour les documents français et par ses acquisitions et échanges pour les documents étrangers).

Extension et adaptation

L’installation de la bibliothèque municipale de Fresnes dans ses nouveaux locaux s’accompagnera bien entendu d’un développement multimédia de ses collections. Il convient donc d’élargir le catalogue au-delà des ressources de la seule base BN-OPALE (qui ne décrit, rappelons-le, que des imprimés). Cette étape coïncide avec la restructuration des catalogues de la BnF dans son nouveau système d’information.

En effet, le fichier d’autorité de la BnF doit s’adapter au contexte d’une base bibliographique multisupport multimédia et prendre en compte les souhaits d’évolution exprimés par les gestionnaires de ces autorités et leurs utilisateurs après une expérience acquise au long d’une douzaine d’années. La nouvelle structure du fichier d’autorité du catalogue du nouveau système d’information de la BnF se caractérisera essentiellement par :

– une seule et unique notice d’autorité pour une même entité, afin de supprimer les données redondantes : par exemple, une notice de personne physique pourra être utilisée pour les points d’accès correspondant à la description signalétique d’un document (fonctions intellectuelles d’auteur, de graveur, de compositeur, d’interprète, etc. ; fonctions commerciales d’imprimeur-libraire, de producteur, etc.), aussi bien que pour les points d’accès de l’indexation matière ou encore des particularités d’exemplaire (possesseur, relieur, etc.) ;

– une possibilité beaucoup plus étendue d’établir des liens entre notices d’autorité, en particulier entre autorités de types différents : une notice d’autorité de personne physique pourra être liée à une notice de collectivité (pour permettre de gérer plus souplement les relations entre un individu et un groupe), à une notice de titre uniforme (pour gérer, d’une part, les attributions d’œuvres anonymes, d’autre part, des autorités auteur titre).

Dans un premier temps, la base d’autorité gérera huit types de notices d’autorité : les personnes physiques (PEP), les collectivités (ORG), les marques (MAR), les titres uniformes textuels, c’est-à-dire globalement la catégorie des classiques anonymes (TUT), les titres conventionnels, essentiellement les auteurs-titres (TIC), les titres uniformes musicaux (TUM), les mots matières RAMEAU, essentiellement les noms communs (RAM), et CDD (Dewey). Plus tard, d’autres types de notices viendront compléter cet éventail d’autorités : des notices de noms géographiques (GEO), des descripteurs iconographiques (DIC) et d’incipit (INC). De cette façon, les mêmes notices d’autorité normaliseront l’accès à tous les documents sans divergence sur les formes retenues. Elles éviteront ainsi les mises à jour multiples et les redondances d’informations au sein du fichier d’autorité (cf. fig. 5).

Les objectifs et les modalités de cette restructuration répondent totalement aux besoins de la modernisation d’une bibliothèque municipale type, telle que celle de Fresnes. C’est pourquoi cette dernière a prévu d’adapter en conséquence son propre système d’information.

Les autorités, outil de recherche et de cohérence des sources documentaires

Cependant, l’objectif du nouveau système d’information de la bibliothèque municipale de Fresnes est non seulement de pérenniser les acquis des étapes précédentes d’informatisation, mais d’en tirer le plus large parti au service de ses missions de formation, d’information et de culture.

L’objectif est de faire de l’importation du fichier d’autorité de la BnF l’outil d’une politique de développement de ses ressources documentaires diversifiée par ses supports d’information, cohérente par son contenu et de qualité par sa sélection. Le but est de renouveler sans le trahir, le concept de collection (c’est-à-dire un assortiment de sources documentaires dévolu à un objectif intellectuel et social défini) dans un environnement non seulement tangible mais aussi virtuel.

Le nouveau système d’information, dont la réalisation a été confiée aux sociétés françaises OPSYS et MEDIADOC offrira, sur un réseau Intranet, trois innovations majeures :

– l’enrichissement des notices bibliographiques par des objets associés « image », « son » (essentiellement utilisé pour la consultation en ligne de la plage sonore d’un disque), et « texte » (essentiellement utilisé pour offrir la consultation des sommaires des documents les plus complexes) ;

– l’accès à une baie de 20 lecteurs de cédérom et de 10 DVD-Rom accessibles en permanence sur le réseau ; l’accès à une sélection de sites Internet également accessibles sur le même réseau.

A ces modifications structurelles s’ajoutent des améliorations de forme (graphisme, localisation des documents en libre accès dans le plan de la bibliothèque). Cependant, la véritable originalité de la solution réside dans le fait que l’accès à ces trois types de ressources transite par les fichiers d’autorité fournis et mis à jour par la BnF. La structure du dispositif répond ainsi au schéma ci-dessus (cf. fig. 6).

Pratiquement, l’usager qui entreprendra une recherche à partir d’un sujet, d’une collectivité auteur, d’un titre uniforme, etc., pourra obtenir sur un même écran une sélection comprenant des documents tangibles (qu’il pourra alors localiser et, dans les cas d’enrichissement évoqués plus haut, écouter, voir et consulter une partie numérisée), des cédéroms et des sites Internet (qu’il pourra consulter directement en cliquant sur une icône ou une adresse).

Le rôle de moteur de recherche dévolu aux autorités permet ainsi à la bibliothèque d’offrir un produit original par rapport à l’offre commerciale, ainsi que la navigation directe sur Internet. Le réseau de la bibliothèque présentera en effet l’avantage de rassembler des sources documentaires complémentaires, offrant un contenu maîtrisé et desservi par une logique commune d’interrogation. Cette solution répond ainsi à la « mission quasiment écologique » assignée aux bibliothèques par le Conseil supérieur des bibliothèques qui consiste à « effectuer le tri d’une information devenue proliférante, valider les données proposées à leurs usagers, assurer les liens entre gisements documentaires selon une perspective qui dépasse par exemple les clivages disciplinaires… » 5.

La recherche par l’intermédiaire des notices d’autorité ne sera cependant pas exclusive. Une solution de recherche alternative, en plein texte sur les parties numérisées des documents, est à l’étude. Toutefois, pour tenir compte du bruit généré par ce type d’investigation, la bibliothèque ne le recommandera qu’aux usagers maîtrisant suffisamment leur sujet pour sélectionner les croisements susceptibles de les conduire à une réponse exploitable.

L’ensemble du produit documentaire ainsi constitué sera accessible à l’intérieur (avec des paramétrages diversifiés selon l’usage dévolu aux divers écrans tactiles ou traditionnels) et à l’extérieur (extension « Extranet », c’est-à-dire à certains usagers collectifs du réseau interne) de la bibliothèque. La partie proprement bibliographique et les liens Internet devraient être accessibles sur le site Web. Ce principe, présenté à la conférence générale de l’IFLA à Amsterdam en août 1998, a permis de mettre en valeur les ressources du fichier d’autorité de la BnF et d’illustrer de façon pratique ce qu’elles peuvent apporter à la gestion d’une bibliothèque 6. La publication prochaine d’une présentation de cette expérience dans la presse spécialisée anglo-saxonne témoigne de l’intérêt qu’elle suscite 7.

Conclusions et perspectives

Cette expérience confirme, s’il le fallait tout l’intérêt des notices produites par la BnF. Elle permet de formuler plus précisément un certain nombre de besoins et d’apporter des réponses constructives aux difficultés de récupération rencontrées par les bibliothèques vis-à-vis des services offerts par la Bibliothèque nationale de France.

En matière de produit, il apparaît que la valeur des ressources de la BnF réside tout d’abord dans leur cohérence. L’intérêt principal des fichiers de la BnF par rapport à ses concurrents est en effet de pouvoir offrir, non seulement des notices (ce que d’autres fournisseurs sont en mesure d’offrir, parfois dans de meilleurs délais), mais un système bibliographique complet évitant les indexations et le maintien d’index locaux.

Il s’avère donc essentiel de garantir la fourniture et la mise à jour du fichier d’autorité. Il convient de même de pérenniser la fourniture de notices par lots, afin d’offrir un mode de récupération performant et peu coûteux en temps de personnel pour l’utilisateur. Cette récupération doit, en toute logique, demeurer possible dans le format source afin de préserver toute la richesse d’information du produit initial et d’éviter les complications liées aux interfaçages.

Le choix d’INTERMARC s’avère, pour les bibliothèques francophones, un choix pragmatique, même si elles importent des notices d’autres sources. Selon l’adage « Qui peut le plus peut le moins », il est en effet plus simple de prévoir des interfaçages permettant de récupérer des notices en UNIMARC ou en LCMARC sur une base en format INTERMARC que de reconstituer ou compléter des informations ou des liens en procédant à l’inverse.

En matière de prix, l’approche des coûts du catalogage selon la norme NF ISO 11620 8 permet de mieux cerner des offres susceptibles de répondre aux attentes des gestionnaires et des contrôleurs de gestion des collectivités territoriales et des universités. Il apparaît à cet égard souhaitable d’envisager des conventions globales et des tarifs forfaitaires rendant plus attractives les solutions globales de récupération.

En matière de coopération, la systématisation du recours à l’acquisition et à la mise à jour des notices de la BnF, et notamment des notices d’autorité, présenterait l’avantage d’harmoniser les accès et les descriptions. Le public bénéficierait ainsi de catalogues collectifs plus cohérents au sein desquels la localisation et la comparaison des documents seraient plus aisées. Les professionnels disposeraient par là même d’une base d’autorité commune de nature à encourager et faciliter les politiques d’acquisition et de conservation partagées à tous les échelons et entre tous les types de bibliothèques.

Il ne peut enfin échapper à aucun professionnel que le choix de l’agence bibliographique nationale comme fournisseur principal recouvre (tout particulièrement en matière d’autorités) des enjeux linguistiques, culturels et institutionnels importants. Rendre la BnF, en quelque sorte, « prophète en son pays » reviendrait à accroître sa crédibilité et son poids dans les relations avec les autres agences productrices à travers le monde. L’intérêt pratique des bibliothèques françaises rejoint ainsi les intérêts stratégiques de la collectivité nationale.

Septembre 1998