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Mémoire et actualité de la région Rhône-Alpes

Base de données collective des fonds locaux

Hélène Dubois

Lors de sa première version parue en 1995, le cédérom Mémoire et actualité de la région Rhône-Alpes représente un catalogue de 150 000 notices provenant des fonds locaux et régionaux de vingt-deux bibliothèques de Rhône-Alpes. Au moment de sa réédition en 1997, il en contient 170 000 issues de trente-quatre sites.

Un nouveau produit dans un univers de coopération

S’il est, en 1995, le premier catalogue sur cédérom à paraître sur le marché national, il fait suite, sur le terrain, à deux entreprises de coopération centrées sur la valorisation des fonds locaux : Vidéralp 1, paru en 1990 et Le Manuel de la COTRAO 2, en 1991.

Ce cédérom n’est pas non plus la première initiative de travail en réseau à l’échelle de l’Agence de coopération pour les bibliothèques de Rhône-Alpes.

L’agence de coopération régionale pour la documentation, l’Acord, avait en effet réalisé préalablement la base Brasil, en fonction de 1988 à 1992. Pionnière en France, Brasil rassemblait les notices bibliographiques des bases de la Direction du livre et de la lecture – LIBRA –, de la Bibliothèque nationale, du Cercle de la Librairie, de la Phonothèque nationale et de bibliothèques de Rhône-Alpes.

Les abonnés pouvaient construire ou enrichir leur catalogue, en ligne, en puisant dans ce réservoir de notices, qui étaient versées simultanément dans Brasil 2, le catalogue régional qui se constituait ainsi spontanément.

Cette entreprise, colonne vertébrale de l’Acord, n’a pas pu atteindre son objectif, car la Bibliothèque nationale, prenant l’option de commercialiser elle-même son catalogue par le biais du Serveur bibliographique national (SBN), puis du cédérom BN-Opale, s’est retirée du projet. La base Brasil n’a alors fonctionné que très appauvrie, avant de disparaître, en même temps que l’Acord, en décembre 1992.

Ceci permet de comprendre pourquoi la nouvelle structure Arald 3, née en janvier 1993 de la fusion de l’Oral (Office Rhône-Alpes du livre) et de l’Acord, ne s’est pas positionnée d’emblée, face aux attentes des professionnels, avec un projet de catalogue collectif qui pourtant a vu le jour en dix-huit mois.

Genèse du projet

À l’origine de ce projet, on trouve la volonté de plusieurs responsables de la documentation régionale des villes de Rhône-Alpes, dont certains sont d’anciens partenaires aguerris de Vidéralp et du Guide de la COTRAO. Ensemble, sous l’égide de la bibliothèque municipale de Lyon, ils tracent les lignes de force de la future base de données collective.

Deux enjeux et trois atouts

Le premier enjeu est d’ordre professionnel : il s’agit de disposer d’un outil de diffusion et de gestion permettant à la fois de répondre à la demande inflationniste des lecteurs et de mettre en œuvre des politiques d’échange et de conservation, voire d’acquisition partagée.

Le second enjeu est d’ordre déontologique : il consiste à offrir au lecteur de Rhône-Alpes (et d’ailleurs) une source de documentation de qualité sur la région, qu’il soit inscrit dans une petite bibliothèque ou dans une grande bibliothèque dotée des technologies de pointe.

La validité du projet repose sur trois atouts :

– l’existence même d’un réseau informel de professionnels ayant tissé, au fil du temps et des aléas du métier, des liens de travail et d’amitié ;

– l’engagement initial des responsables des fonds les plus importants de la région quant à la cession de leurs catalogues de fonds locaux et régionaux. Parmi ces fonds, on peut citer celui de la bibliothèque municipale de Lyon, qui reçoit le dépôt légal imprimeur dont elle est détentrice depuis 1943 ;

– l’informatisation très avancée des catalogues des bibliothèques de Rhône-Alpes.

Préalables

L’inventaire préalable à toute entreprise de catalogue collectif est déterminant. La description des catalogues et des différentes strates d’un catalogue (inhérentes aux pratiques de chacun et à l’évolution des normes de catalogage au fil des époques) requiert beaucoup de précision et surtout de temps. On sait aussi que les inventaires réservent de grosses surprises et que les bibliothèques surestiment souvent leurs collections.

Cette étape est pourtant brûlée en Rhône-Alpes où elle est remplacée par un questionnaire destiné à avérer la faisabilité du projet en établissant une estimation de l’importance des fonds locaux en région, un repérage de l’éventail des logiciels documentaires des bibliothèques concernées par cette opération, et une évaluation du parc de lecteurs de cédéroms dans les bibliothèques de la région.

Une fois arrivés à ce stade de leur travail, les professionnels des bibliothèques demandent à l’Arald de devenir maître d’ouvrage d’un catalogue collectif des fonds locaux et régionaux de Rhône-Alpes, dont la bibliothèque municipale de Lyon se propose d’assurer la maîtrise d’œuvre.

Mise en œuvre du projet

L’Arald gère ce projet dans l’esprit pragmatique que lui ont insufflé ses promoteurs : « Faire », au risque d’avoir de nombreux points à corriger au moment de la réalisation de la base ; « Répondre rapidement, avec les moyens existants », à la demande des professionnels qui, eux aussi, engagent leur responsabilité dans cette opération.

Le projet nécessite cependant de répartir les tâches entre l’Arald et la bibliothèque municipale de Lyon, et de définir plus finement le projet avec un nombre élargi de professionnels de la région.

La « Commission réseaux », partie prenante du cédérom au niveau de la définition du projet et du contrôle du produit, se compose du cercle des professionnels qui sont à l’initiative de la base, élargi aux bibliothécaires volontaires, sollicités parmi ceux qui ont en charge la gestion de fonds locaux et patrimoniaux (recensés par l’Acord lors d’un inventaire en 1992). Les responsables des Archives y sont invités, mais déclinent pour la plupart d’entre eux l’invitation, car leurs bibliothèques ne sont pas informatisées.

Définition intellectuelle du projet

« Est fonds local tout ce qui est écrit, édité ou imprimé sur la région et dans la région. » Cette définition, qui privilégie le concept de territoire, s’applique à tous les documents quels que soient leur date de parution, leur sujet ou leur support.

Cependant, la réalité des fonds, étendue à une région aussi vaste et hétérogène que l’entité administrative Rhône-Alpes 4 soulève un certain nombre de problèmes.

Les premiers concernent l’existant. Dans les départements excentrés comme la Drôme ou l’Ain qui se sentent respectivement plus naturellement rattachés à la région Provence- Alpes-Côte-d’Azur et à la Bourgogne, les fonds locaux intègrent de nombreux documents qui n’ont rien à voir avec la région Rhône-Alpes. Que faire par ailleurs de fonds qui concernent le royaume du Piémont-Sardaigne, dont les actuels départements des Savoies étaient les vassaux et qui se trouvent aujourd’hui dans les fonds locaux de Chambéry ou d’Annecy, mais renseignent la ville de Turin ? Comment recueillir la documentation qui concerne la région et se trouve, pour les mêmes raisons historiques, en Suisse ou en Italie ?

Les seconds ont des répercussions sur la gestion courante. Quels sont les critères qui permettent de définir un auteur rhônalpin ? S’agit-il de quelqu’un né en Rhône-Alpes, y ayant séjourné, vécu ou y ayant été édité ? Que faire de l’ouvrage d’un auteur né à Lyon quand il s’agit d’une fiction se déroulant en Asie, éditée par Gallimard ?

Malgré les différentes apories de la définition retenue, l’option est de conserver l’intégrité des fonds locaux tels que les bibliothécaires les ont identifiés et de prendre en compte la production des « auteurs en Rhône-Alpes ».

Identification des partenaires

Le noyau dur de cette base de données s’impose, presque implicitement, comme celui des bibliothèques municipales informatisées. Les bibliothèques départementales de prêt, les bibliothèques universitaires, les archives, les sociétés savantes ne sont pas méthodiquement sollicitées pour l’édition de la première version, mais seront contactées pour intégrer la base lors de sa première réactualisation.

La seule condition d’adhésion au projet est de posséder des fonds informatisés 5. Les critères qualitatifs ou quantitatifs propres à différencier les collections ne sont pas pris en compte.

Choix du support cédérom

Hébergée par la bibliothèque municipale de Lyon, la base pouvait avoir un accès Minitel (comme en Bourgogne où la base bibliographique régionale est accessible sur le serveur de la bibliothèque de Dijon) ou un accès en ligne, via Internet.

Le souci d’avoir un outil peu coûteux à l’utilisation et l’explosion annoncée du marché du cédérom déterminent le choix de ce support. Cependant, le monde de l’information étant en pleine métamorphose, cette option n’est contractualisée avec le fournisseur que pour une durée de deux ans.

On peut souligner ici que le tiers des partenaires de la première heure ne possède pas de lecteurs de cédéroms, mais s’associe au projet au seul titre de la coopération.

Montage financier

Le coût prévisionnel, de 214 000 F, intègre l’achat du logiciel de recherche et du master, ainsi que le coût de la maîtrise d’œuvre de la base de données.

En ce qui concerne le plan de financement, l’Arald crédite une ligne de 135 000 F sur son budget propre. La bibliothèque de Lyon apporte les 48 000 F correspondant à la maîtrise d’œuvre de la base. À ce stade des engagements des réalisateurs de la base, il manque plus de 30 000 F. Cet apport est trouvé auprès de coproducteurs 6, parmi les bibliothèques adhérentes au projet.

Mais le coût évalué par la bibliothèque de Lyon se révèle nettement inférieur à la quantité de travail que la réalisation du cédérom nécessite. De même, l’Arald ne chiffre, dans le bilan financier, ni les frais de personnel ni ceux de communication et de commercialisation, qui se confondent soit avec le fonctionnement d’ensemble de l’Agence (courriers, frais téléphoniques, mailings), soit avec des opérations inhérentes aux missions de l’agence en matière de promotion du livre : présentation du cédérom au colloque de Roanne, au Salon du livre de Paris, sur le stand professionnel du Congrès de l’ABF…

Organisation matérielle

Chaque bibliothèque partenaire fournit les notices de son fonds local, sur disquette, en UNIMARC ou en ASCII, dans un délai imparti, avec l’aide de la bibliothèque municipale de Lyon. Cette opération qui semble devoir aller de soi est difficile, voire impossible, et certaines bibliothèques sont amenées à se retirer du projet.

Chaque bibliothèque remplit par ailleurs une fiche signalétique standard dont les données sont mises en forme pour apparaître sur l’écran de localisation affecté à chaque organisme.

Le travail de la bibliothèque municipale de Lyon

Le service informatique réceptionne les disquettes et les reformate une à une pour les mettre au format UNIMARC. Chaque fichier nécessite une « moulinette » différente.

D’autres problèmes, liés au catalogage, se font jour, en particulier au niveau des bases hébergées sous Texto ou sur des logiciels maison, les catalogueurs ayant, par exemple, prolongé la saisie du titre sur la ligne du champ éditeur.

Les disquettes reformatées sont ensuite chargées sur le logiciel Taurus, au sein de la bibliothèque municipale de Lyon et refondues dans une base commune à partir de laquelle commencent :

– l’opération de dédoublonnage, sommaire et insatisfaisante, en raison de l’hétérogénéité des notices liée à leurs multiples origines, mais aussi à leur date de rédaction. Il est impossible de trier sur l’ISBN, car nombre d’enregistrements n’en possèdent pas. Le dédoublonnage se fait donc sur le croisement du titre, de l’auteur, de l’éditeur et de la date de publication ;

– l’opération de compilation des index soulève aussi de nombreux problèmes. Le lexique des index se compose de tous les mots du titre, des sujets, des éditeurs. Il comprend donc toutes les erreurs possibles au niveau du catalogage ou des subtilités orthographiques de certaines époques, par exemple, les « Éditions des quatre saisons », que l’on trouve à « Des », à « Éditions », à « 4 »…, ou bien toutes les graphies du mot abbaye : « abaye » (graphie du XVIIe siècle), « abbayes » (faute de catalogage), « abbye » (faute de frappe).

L’équipe de la bibliothèque effectue également les maquettes des écrans d’aide et des écrans de présentation des bibliothèques.

Le travail de l’Arald

L’Arald rédige les argumentaires nécessaires à l’obtention de l’aval de son conseil d’administration, de la Région et de la Direction régionale des affaires culturelles, sans lesquels elle ne pourrait dégager un budget. Elle démarche également les coproducteurs.

Elle s’efforce ensuite de résoudre les problèmes juridiques liés à l’existence, dans les fichiers de certaines bibliothèques, d’un nombre indéchiffrable de notices (estimé par défaut à 5 %) téléchargées à partir des cédéroms BN-Opale (pour la BN) et Myriade (pour le CCN). L’Arald rédige et signe trois conventions avec les partenaires. Elle promeut et commercialise le produit.

Le travail du prestataire

Le travail de la société CD-TECH consiste à :

– mettre en place les écrans ;

– maquetter le produit et le corriger en fonction des propositions de la Commission réseaux ;

– harmoniser les index dès que la base est portée sur le logiciel du cédérom ;

– presser les différentes versions-test avant l’obtention du produit final.

Le prestataire, en fait, doit « recoller les morceaux ». Il reçoit une base commune mais aussi des bases en direct, par exemple celle de Grenoble qu’il doit refondre avec le « tout ».

Bilans

Au final, soixante-dix exemplaires sont distribués, vingt-cinq sont vendus, dont un en Italie, un en Allemagne, un en Suisse. Ce résultat, qui peut paraître maigre, est pourtant fidèle aux objectifs de départ, pour un produit qui n’a jamais eu la prétention d’être commercial, mais dont les ventes devaient couvrir le coût de réactualisation.

On peut souligner que le produit existe tel qu’il a été préfiguré, qu’il consacre l’élargissement et le renforcement des liens au sein d’un réseau de professionnels actifs en Rhône-Alpes. Il génère par ailleurs une dynamique pour les fonds eux-mêmes : des sites commencent à cataloguer des fonds inexploités, d’autres effectuent des corrections sur leurs fichiers pour participer au prochain cédérom.

Parmi les usages répertoriés, les professionnels ont mentionné la recherche, les acquisitions, le prêt entre bibliothèques, le catalogage, les animations, la conservation.

Tous les professionnels ont mis en avant la valeur de cet outil pour la réorientation des lecteurs, mais surtout pour une meilleure connaissance de leur propre fonds que leurs logiciels de gestion courante ne permettent pas d’interroger aussi finement.

Cette version, implantée sous dos et nantie d’un logiciel d’installation très gourmand en mémoire, est aujourd’hui définitivement archaïque.

Devenirs

La deuxième édition du cédérom (1997) est actuellement largement diffusée sur le marché. Elle comprend les catalogues réactualisés des bibliothèques partenaires qui, cette fois, sont au nombre de trente-quatre, avec l’entrée en force des bibliothèques départementales de prêt, de huit nouvelles bibliothèques municipales et d’une société savante 7.

Il rassemble 170 000 notices parmi lesquelles les notices de la reconversion des fonds anciens de Saint-Étienne.

Proposé sous une version Windows, il donne accès à cent images du vidéodisque Vidéralp, présentant des documents conservés dans les bibliothèques adhérentes au cédérom. Ce clin d’œil, qui concrétise une passerelle entre les deux sources documentaires, est aussi un test à l’appui d’un éventuel repressage du vidéodisque sur un support plus courant.

La poursuite de l’opération nécessite aujourd’hui une nouvelle réflexion portant sur trois des principes de l’action :

– la définition des partenariats, puisque l’Agence s’est dotée du même logiciel que celui de la bibliothèque municipale de Lyon ainsi que d’un accès Internet ;

– la nature du support en envisageant bien sûr un accès Internet ;

– le profil du nouveau produit.

C’est sur ce dernier point qu’il est essentiel de trancher. La base de Rhône-Alpes est en effet atypique par rapport aux autres bases régionales parues depuis en Bourgogne et en Basse-Normandie ou à l’étude en Pays de Loire et dans le Centre.

Dans tous ces autres cas, les bases de données sont ou seront le produit des agences qui les éditent. L’opération commence par un inventaire, les documents repérés sont catalogués à l’Agence par une bibliothécaire embauchée à cette fin. L’Agence est donc propriétaire du produit fini qui, répondant aux standards de la bibliothéconomie, est propre à intégrer des catalogues nationaux, comme le catalogue collectif de France.

Cette perspective, qui implique le remodelage complet des 170 000 notices de la base collective de Rhône-Alpes, représenterait un engagement budgétaire disproportionné en regard des autres missions auxquelles l’Arald doit satisfaire. Mais là n’est pas le seul frein. Reconsidérer la base sous ce nouvel angle revient à renoncer à l’enjeu de coopération initial et à « rentrer dans le moule ».

Ces questions seront examinées avec tous les partenaires du cédérom et chacun pourra s’exprimer sur la primauté qu’il souhaite donner ou non :

– au parti pris de la coopération qui est la dimension tutélaire de cette entreprise, le cédérom n’étant qu’un élément visible d’une longue tradition de travail en réseau dont les prolongements actuels concernent une campagne de microfilmage et une campagne de conservation partagée des périodiques ;

– au parti pris de l’impertinence : défendre l’anomalie d’un catalogue collectif dans l’ère des bibliographies à vocation plus ou moins commerciale ; considérer que les imperfections de cette base reflètent aussi l’existant, à un instant « t », dont la trace est un document pertinent en soi ; penser que le « hors standard » est peut-être, dans cet exemple précis, un garant contre le risque de banalisation des données et contre le danger de diktat ou de tombée en désuétude des concepts qui sous-tendent les systèmes de recherche sophistiqués.

Mars 1998

  1.  (retour)↑  Vidéralp est le nom générique de deux vidéodisques qui paraissent en 1990. Cette réalisation est le fruit d'une coopération entre les musées, les archives et les bibliothèques de Rhône-Alpes. Le vidéodisque consacré aux bibliothèques – le second étant dédié aux musées – regroupe quinze archives et bibliothèques. Il rassemble 43 000 images accompagnées de notices descriptives concernant des miniatures, des cartes, des estampes, des clichés sur verre illustrant la vie locale.
  2.  (retour)↑  COTRAO : Communauté de travail des Alpes occidentales.Entreprise de coopération transfrontalière, le Manuel de la COTRAO est un répertoire et un guide des bibliothèques, des centres de documentation, des musées, des archives, des sociétés savantes, des chambres de commerce possédant des fonds spécifiques à l'arc alpin occidental : la région Rhône-Alpes, le Val-d'Aoste, le Valais, le Piémont, la Ligurgie, Genève, le Pays de Vaud. Réactualisé, ce répertoire est accessible sur Internet : http://www.unil.ch/cotrao/docs/notices/rhon268.htm
  3.  (retour)↑  L'Agence Rhône-Alpes pour le livre et la documentation (Arald) est une association (loi de 1901) financée par la région Rhône-Alpes et le ministère de la Culture et de la Communication. Elle a pour mission de promouvoir les activités liées au livre, à la lecture et à la fonction documentaire.
  4.  (retour)↑  La région Rhône-Alpes se compose de huit départements : l'Ain, l'Ardèche, la Drôme, l'Isère, la Loire, le Rhône, la Savoie et la Haute-Savoie.
  5.  (retour)↑  Tous les logiciels sont acceptés pour la première version. Une entorse est faite à cette ouverture lors de la réactualisation. Pour faciliter le travail, seuls les sites en format UNIMARC ou s'en rapprochant sont alors retenus.
  6.  (retour)↑  Les bibliothèques sont sollicitées selon deux barèmes de leur choix : les villes de Valence, Oullins et Annecy coproduisent à hauteur de 3 500 F, ce qui leur donne droit à six cédéroms (trois en 1995, trois en 1997), les villes de Chambéry, Lyon, Saint-Étienne, Grenoble et la médiathèque départementale de la Drôme coproduisent à hauteur de 5 000 F, ce qui leur donne droit à dix cédéroms (cinq en 1995, cinq en 1997).
  7.  (retour)↑  Cf. la démarche d’adhésion à la réalisation du cédérom de la bibliothèque du Haut-Meylan, dans l’encadré pages suivantes.