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La Gestion des périodiques électroniques

en bibliothèque universitaire

Pierre-Marie Belbenoit-Avich

Avec un peu de retard par rapport aux pays étrangers, et bien après les chercheurs en France, les bibliothèques universitaires françaises commencent à se confronter à la question des publications électroniques. Les bibliothécaires considèrent ces produits avec circonspection tant ils vont à l’encontre des principes bibliographiques majeurs connus jusque-là. Cependant leur arrivée était prévisible depuis quelques années déjà.

Les publications électroniques ont d’abord revêtu la forme de sommaires, avant d’offrir sur Internet et le Web en particulier le texte intégral des documents, avec des qualités que n’avait pas la forme papier. La quantité de ces périodiques électroniques est très importante : leur nombre s’est multiplié par cinq depuis 1991 jusqu’à atteindre un total de près de 1 700, dont un tiers est scientifique. Et on s’attend à ce que ce nombre augmente encore. Face à ces nouveaux médias, quelle doit être la stratégie des bibliothèques ?

Le déclin du support papier

L’édition électronique trouve d’abord ses causes dans un déclin général de la forme papier. Les délais de transmission des supports traditionnels ne correspondent plus à la vitesse à laquelle on attend que l’information circule aujourd’hui. Les systèmes de peer-review, ou comités de validation par des pairs, l’impression, l’expédition postale prennent du temps. Aujourd’hui, la documentation est supposée avoir un caractère d’urgence qui était moins ressenti auparavant.

De plus, comment continuer à se limiter aux seules fonctionnalités traditionnelles du support imprimé ? Et comment se contenter d’une information qui n’aille que de l’auteur au lecteur, alors que la communication doit se faire dans les deux sens pour permettre une remise en cause et une avancée constante des connais- sances ? On passe d’un système dit « from few to many” à un système axé sur un flux régulier d’intercommunications.

La hausse des coûts des abonnements papier est certes aussi un élément expliquant la désaffection de la forme papier. Pendant ces vingt dernières années, les abonnements traditionnels ont vu leur coût croître de manière exponentielle. Au plan international, entre 1996 et 1997, les périodiques ont augmenté de 11 % pour les sciences et de 8 % pour la technologie. Cette hausse est due à plusieurs raisons : anticipation par les éditeurs des pertes dues au photocopiage illicite, fluctuation monétaire, hausse du papier et des frais annexes, rémunération directe ou indirecte des auteurs et des membres des bureaux éditoriaux. Cette hausse des prix ayant comme effet immédiat la réduction par les bibliothèques de leurs abonnements, les éditeurs ont moins de rentrées directes ou indirectes, en publicité par exemple, et doivent donc tenter de diversifier leur approche de l’usager final.

Parallèlement, les agences d’abonnements subissent des pertes liées à la diminution du volume des abonnements traditionnels et à l’essor de la publication électronique. Elles aussi doivent de gré ou de force s’insérer dans ce nouveau mode de transmission de l’information.

Mais une des raisons fondamentales de ce glissement réside dans le fait que les bibliothèques ne peuvent plus être exhaustives. Il fut un temps où l’on pouvait envisager qu’une institution possède sous un même toit un fonds encyclopédique. Ceci n’est plus concevable. L’ensemble de la connaissance ne pouvant plus résider en un seul endroit, les réseaux apparaissent comme indispensables.

Enfin, la quantité d’informations croît de plus en plus, tandis que les ressources pour les acheter diminuent. Aux États-Unis, par exemple, alors que les dépenses en périodiques et en monographies ont respectivement grimpé de 92 et 16 % entre 1986 et 1993, les achats ont baissé de 5 et 23 %.

On constate aujourd’hui une familiarité de plus en plus grande avec les techniques informatiques, une vitesse accrue de télécommunications, passant de 300 bauds il y a 20 ans à 18 800, voire 33 000 aujourd’hui, une meilleure performance des logiciels de reconnaissance optique de caractères qui fiabilisent les scannerisations de textes et, enfin, un développement des nouveaux médias (cédéroms, multimédias avec trois D, DVD, Web et hypertextes, etc.).

La complexité des problèmes que nous rencontrons dans les bibliothèques vient du fait que les publications électroniques, en particulier sur Internet, adoptent des « supports » nouveaux et déroutants : Listserv, Newsgroups, FTP, Gopher, Web enfin, sans parler des Bulletin Boards qui facilitent les échanges entre membres d’un groupe restreint. Ces nouvelles fonctionnalités ont diversifié les possibilités de publication électronique. Pour s’intégrer à ces échanges d’information, les chercheurs ou lecteurs n’ont guère besoin des bibliothécaires, si bien que – tout comme les éditeurs et autres agences d’abonnements – ces derniers doivent se repositionner dans un monde qui ne cesse d’évoluer.

Les sommaires électroniques

Avant de se demander comment intégrer les sommaires électroniques dans le paysage documentaire des bibliothèques, il faut en quelques mots en retracer l’historique.

Les agences d’abonnements ont été parmi les toutes premières à offrir ce service, dans la mesure où elles bénéficiaient d’un lien privilégié avec les périodiques. Europériodiques (Swets) avec Swetscan, Ebsco (avec Ebscodoc), plus récemment Blackwell avec Navigator et Dawson avec Information-Quest permettent de faire des recherches à partir des sommaires des revues auxquelles la bibliothèque est abonnée. L’obtention directe du texte intégral est rendue possible si le texte est scannerisé, sinon, elle se fait par un intermédiaire, comme c’est le cas pour Ebsco.

Comprenant les intérêts stratégiques et commerciaux, une multitude d’intervenants se sont engouffrés dans cette brèche : les bibliothèques nationales – et l’on ne mentionnera que la British Library avec Information Insidequi offre les tables de sommaires des 13 000 périodiques les plus demandés, ou encore la Bibliothèque royale des Pays-Bas qui présente 750 titres, avec une mise à jour hebdomadaire. Sans oublier Uncover, initialement système de coopération entre bibliothèques du Colorado, puis centre fournisseur de documents de Knight-Ridder, ou encore OCLC, dont les services sont des plus performants.

D’autres sociétés à but purement commercial leur ont emboîté le pas, notamment les Current Contentssous l’égide de l’Institute for Scientific Information : après avoir été publiés sur forme papier puis sur disquette, ces sommaires apparaissent progressivement sur plusieurs sites d’Internet, à la disposition directe des utilisateurs. Ainsi se voit mieux mise en valeur la possibilité, qui existe déjà depuis un certain temps, d’obtenir le texte intégral de l’article correspondant, grâce au service « The Genuine Article ».

On n’oubliera pas non plus de mentionner les bases de données bibliographiques qui, pour la plupart, peuvent fournir tous les articles qu’elles ont indexés, voire d’autres documents. Les éditeurs n’ont pas été en reste et certains proposent sur Internet leurs tables de sommaires, comme Elsevier, Springer, Kluwer, Academic Press, Masson, etc. Enfin, l’usager accède par lui-même et de manière électronique au texte intégral.

Depuis de nombreuses années, par l’intermédiaire de fichiers en ligne, il était possible d’obtenir le texte intégral de certains documents. Mais cette procédure était peu utilisée en Europe, en raison de son coût et de son manque de convivialité. Puis vinrent les cédéroms, et l’on a cru un moment que ce support pourrait remplacer la forme traditionnelle. Aujourd’hui ils ne peuvent plus être considérés que comme support d’archivage, du fait de leur trop faible périodicité.

En outre, l’expérience d’Adonis sur cédérom a bien montré les limites du système, puisqu’il fallait des index élaborés pour retrouver celui qui contenait l’article demandé. Possible éventuellement pour un très grand établissement, cette réalisation ne pouvait, en l’état, convenir à une bibliothèque de taille plus petite. C’est pourquoi Adonis s’est tout récemment mis sur Internet. Rappelons qu’Adonis est une réalisation qui offre le texte scannerisé de plusieurs centaines de périodiques scientifiques ou biomédicaux les plus demandés. La British Library et Elsevier ont été les principaux acteurs du début de l’opération.

Le but avoué de ces organismes est de fournir copie de n’importe quel document demandé, tout en respectant les règles du copyright – ce qui ne peut que réjouir les éditeurs. Certains d’entre eux possèdent ces documents, comme Elsevier, UMI, IEEE, the Royal Society of Chemistry, un des principaux fournisseurs de documents en chimie au Royaume-Uni. D’autres se sont associés, comme Infotrieve, Research Libraries Group qui nous sont peu familiers, ou Silver Platter davantage connu pour ses cédéroms.

La place des bibliothèques

Dans ce tourbillon, que vont devenir les bibliothèques ? Ne vont-elles pas être emportées par la tourmente, risquant d’être reléguées au rang de bibliothèques « pré-électroniques », donc antédiluviennes ? Ou de centres pour étudiants de premier cycle ? Les bibliothécaires doivent passer d’une attitude de défense à une attitude offensive envers ceux qui annoncent la fin du livre et des bibliothèques.

Dans un article paru sur Internet, Kenneth Arnold cite un humaniste italien du XVe siècle, Angelo Poliziano, qui voyait en l’imprimerie l’horreur suprême : « Les idées les plus stupides peuvent maintenant être transmises sur des milliers de volumes et se répandre largement”. Internet et ses multiples possibilités peuvent signifier la fin d’une profession telle qu’elle existe depuis plusieurs siècles. Nous devons rejeter l’idée de collections en mètres linéaires et passer du concept de « collections » à celui de « solutions ». C’est en organisant l’information électronique et en agissant comme des guides, que les bibliothécaires ont la possibilité de montrer en quoi réside leur excellence.

L’image de la bibliothèque comme simple bâtiment rempli de livres va se voir remplacée par celle d’un nœud vital, où les courants d’accès à l’information vont se croiser. Or, souvent, quand on acquiert de nouveaux outils, on continue à faire ce qu’on a toujours fait. Il faut, écrit Kenneth Arnold, un peu de temps avant de réaliser que ces outils peuvent nous permettre de faire quelque chose de nouveau. Ce qui inquiète beaucoup de bibliothécaires, ajoute-t-il, c’est l’abandon d’une ancienne syntaxe, alors que la nouvelle n’est pas encore très bien connue. Et ils sont alors tentés de réinventer le vieux au lieu de faire du neuf.

Il est certain, toutefois, que tous ceux qui se sentent un peu mal à l’aise dans cette situation intermédiaire n’ont pas entièrement tort. L’information électronique est changeante, ne serait-ce que grâce à l’intercommunication entre auteurs et lecteurs ; ces derniers réagissant beaucoup plus vite qu’ils n’avaient coutume de le faire avec les classiques « Lettres à l’éditeur ». Cela signifie que l’information n’est plus figée, comme elle pouvait l’être sur support imprimé. La mention d’auteur et de responsabilité n’est donc plus aussi facilement identifiable, non plus que la date de rédaction. De la même façon, l’édition électronique est éphémère : sans parler des textes susceptibles d’être continuellement modifiés, les sites URL n’ont pas toujours une vie très longue, ce qui nuit à la fiabilité intellectuelle de ce support.

L’information électronique manque aussi de normes. L’absence d’une norme sur la sécurité dans la transmission de données est ce qui pose le plus de problèmes aux chercheurs, et gêne aussi les transactions commerciales. Il est essentiel que les statistiques, les taux de change, les courbes numériques par exemple, ne puissent être modifiés. Nous sommes habitués à ce que, depuis l’apparition de l’imprimerie, les documents que nous offrons à nos usagers soient stables et définitifs. Avec les disquettes déjà, la pérennité de la chose écrite avait été remise en question. Aujourd’hui, chacun peut ajouter son idée à celle de l’auteur initial, et ce que nous voyons sur les Listservs et les Newsgroups en est un témoignage éclatant.

Défis et inquiétudes

Une des inquiétudes que rencontrent les chercheurs concerne les peer-reviews. L’analyse du document par des scientifiques de la même discipline permet de ne faire publier dans une revue que des articles ayant le niveau intellectuel suffisant et répondant à des normes précises. Le revers de la médaille est le délai nécessaire pour les allers et retours entre l’auteur soumissionnaire et le bureau éditorial. La plupart du temps, un an, si ce n’est plus, se passe ainsi. La publication électronique offre, outre la possibilité d’ajouter ses propres commentaires, celle de publier rapidement en évitant les temps d’attente excessifs de la forme papier.

Toutefois il serait dangereux de croire que l’on puisse se passer de toute forme de peer-review. Les journaux électroniques ont cru quelque temps pouvoir s’en dispenser. En effet, si le nombre des publications électroniques accessibles sur Internet s’est multiplié par quinze entre 1991 et 1996, un quart seulement a un comité d’évaluation. En réalité, on est en train de réinventer des systèmes répondant aux mêmes buts, mais en supprimant les inconvénients.

Les changements ne vont pas toucher que les périodiques, les livres sont aussi concernés : certains sites Internet reprennent à leur profit une des fonctions des bibliothèques, l’archivage, en offrant la consultation électronique des livres épuisés.

Les professionnels de l’information auront donc à faire face à un certain nombre de défis. Toute la question est de savoir si et comment ils pourront y répondre. Il faut d’abord préciser les besoins des usagers, et adapter les moyens financiers en conséquence. Dans la mesure où nombre d’usagers ont déjà des accès électroniques, il est impératif d’éviter de recréer des « bibliothèques parallèles », ou plus exactement des accès parallèles.

En matière de documentation électronique, la coopération intra et inter-universités est essentielle, qu’elle soit régionale, nationale ou par discipline. Ce nouvel élan implique une mise en commun des hommes, ainsi que des ressources budgétaires et humaines. Il est impensable que chacun travaille isolément. Et aucune bibliothèque ne peut prétendre offrir à elle seule la totalité de l’accès virtuel.

D’autres problèmes attendent les bibliothécaires, comme celui du copyright, qui est assez souvent occulté, alors qu’il sert à fixer des limites en matière de scannerisation de textes. Se pose aussi la question du stockage et de la conservation. Où stocker ces données ? Sur un site local ou un endroit éloigné appartenant au producteur ? Et, surtout, peu d’éditeurs acceptent de continuer à fournir l’accès aux années auxquelles on s’était abonné, une fois l’abonnement électronique arrêté. On retrouve là le même problème qu’avec les cédéroms.

Mais ce qui inquiète le plus les bibliothécaires est que l’usager va avoir directement accès à l’information et qu’il est difficile de définir quel va être le rôle des professionnels dans les années à venir. Ils ont conscience que les utilisateurs peuvent acquérir leur documentation sans faire appel à eux. Leur rôle peut ne plus être considéré comme aussi indispensable qu’il l’a été auparavant. Une bibliothèque dite « hors les murs » pourrait bien devenir, à la limite, une bibliothèque sans bibliothécaires, si du moins ils n’y prennent pas garde. Il leur faut apprendre à vivre dans un contexte nouveau.

Des décisions à prendre

Face aux bouleversements qui s’annoncent, un certain nombre de questions se posent. Une bibliothèque peut-elle continuer à fonctionner sur la seule « propriété de l’information », comme cela était le cas avec la forme papier ? Peut-on vraiment imaginer que ces établissements pourront continuer à acheter les périodiques et les ouvrages nécessaires et ce en quantité suffisante ? Il leur est impossible de suivre le rythme de la hausse des prix. Or, se désabonner titre après titre revient soit à ne plus répondre à la demande des étudiants, soit à se limiter à un domaine de plus en plus étroit et spécialisé.

Mais une bibliothèque peut-elle se contenter du seul accès électro- nique ? Peut-elle se séparer complètement de la forme papier ? Certes des centres de documentation privés avancent déjà dans cette voie en ne proposant plus qu’un accès électronique au document, accès dit « à la demande ». Mais leurs motivations sont tout autres, en raison du coût du stockage et du changement fréquent de politique générale dans le domaine de la recherche et donc de la documentation.

Une telle bibliothèque deviendrait à court terme un simple centre de transit des documents entre ses lecteurs et des centres fournisseurs internationaux sous la dépendance desquels elle se trouverait vite enfermée. Par ailleurs, dans la mesure où la documentation électronique a un coût qui va aller en augmentant, sa liberté ne serait très vite qu’une illusion et son budget rapidement atteint. Cette éventualité serait renforcée par le fait que l’infrastructure et le fonctionnement des services informatiques et de transmission de données vont réduire une bonne part des économies fictivement réalisées sur la documentation papier.

D’autre part, les périodiques électroniques seront-ils au même prix que leur équivalent papier ? La question est en suspens : des éditeurs lient le support électronique à la forme imprimée. Pour d’autres, le surcoût peut atteindre 15 %. On pourrait disserter sur l’évolution à moyen terme de cette tarification : d’un côté on aurait pu s’attendre à ce que l’absence de papier et de frais postaux diminuent le montant des abonnements – la Society of Biochemistry and Molecular Biology reconnaissait qu’elle économisait de l’argent lorsque les lecteurs arrêtaient leurs abonnements papier au profit du support électronique. D’un autre côté, les éditeurs n’ont pas encore introduit complètement la publicité (et ses revenus) sur la forme électronique. Et ils n’ont pas encore absorbé l’impact des équipements informatiques. Dans un article récent, Carol Cruzan Morton écrivait : « L’édition scientifique est une entreprise commerciale importante et elle s’avance vers l’édition électronique avec l’idée de faire des profits”.

Mais, il serait naïf de croire que les utilisateurs de la bibliothèque se contenteront d’un accès électronique, même si les fonctionnalités en sont plus grandes, et surtout qu’ils accepteront de payer le coût réel de la documentation électronique ou de se situer dans un environnement entièrement électronique.

Une autre conséquence aboutit à la disparition progressive de certains intermédiaires de la chaîne du livre, au profit de personnes ayant des qualifications en informatique, ou des connaissances en prise directe avec l’avancée des techniques.

Un équilibre à trouver

Il faut donc trouver un juste équilibre et une bibliothèque doit garder en propriété 20 % de ses collections pour satisfaire 80 % des demandes qu’elle reçoit. Ces 20 % correspondront spécifiquement à sa clientèle et répondront aux besoins exprimés par le prêt entre bibliothèques, difficile à servir par le biais de la publication électronique.

Les bibliothèques doivent devenir (redevenir) des centres de la connaissance, des Knowledge Centers, où les chercheurs pourront trouver immédiatement ou à distance 90 % de ce dont ils ont besoin : catalogues locaux ou non, bases bibliographiques qu’ils pourront utiliser eux-mêmes au sein de « serveurs » accessibles sur le Web, en recherche multibases implicite, accès au texte intégral des documents avec hypertexte éventuellement en réseau, utilisation de moteurs de recherche payants, et autres services. L’ensemble des périodiques électroniques devrait, dans l’avenir, être relié par des liens hypertexte, et connecté aussi à des bibliographies informatisées.

Un des nouveaux rôles de la bibliothèque peut être de servir d’interface entre les usagers et les éditeurs électroniques, tout comme, dans le passé, elle a servi d’intermédiaire entre les éditeurs traditionnels et les lecteurs. Ce que l’utilisateur veut, c’est un interlocuteur unique qui masque pour lui la multiplicité des accès et la complexité des services. Il faut créer des structures de la connaissance qui nous permettront d’utiliser une information digitale. Il faut que la bibliothèque électronique soit ouverte éventuellement 24 heures par jour, avec une architecture flexible et adaptée à l’environnement immédiat ou éloigné. « Dans le passé, le bibliothécaire était associé à un lieu, un bâtiment. Dans le futur, il devra être un vecteur” pleinement intégré dans l’évolution constante de son cercle de travail.

Août 1997