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Pierre-Yves Duchemin

L'Art d'informatiser une bibliothèque

guide pratique

Paris : Ed. du Cercle de la Librairie, 1996. - 424 p. ; 25 cm. - (Collection Bibliothèques). ISBN 2-7654-0608-1. ISSN 0184-0886. 250 F

par Yves Desrichard

Les ouvrages consacrés à l'informatique documentaire et à l'informatisation des bibliothèques se sont multipliés ces dernières années, témoignant à l'envi de l'importance du « poste » informatique dans les préoccupations quotidiennes des gestionnaires d'établissements.

Ceux qui s'attachent à décrire un état technique (produits ou logiciels disponibles, matériels...) en évolution constante sont condamnés à une obsolescence rapide. D'autres, comme celui-ci, s'inscrivent volontairement dans une perspective dynamique et générale, où il n'est que peu question de produits spécifiques, mais où, en revanche, on s'attache à décrire le cadre d'un processus d'informatisation ou (phénomène plus récent) de réinformatisation d'établissement, dans un domaine d'activité où, au-delà de l'acquisition d'un système « clés en main », des évolutions ponctuelles (Internet) ou anecdotiques (achat d'un nouveau poste de lecteur de supports électroniques), il faut parler « d'informatisation permanente ».

L'informatisation, un effort subtil

Même si, dans sa préface, l'auteur souligne que « cet ouvrage est complémentaire et se veut un prolongement de celui d'Alain Jacquesson, L'informatisation des bibliothèques », on ne peut s'empêcher de leur trouver bien des points communs, mais pour en recommander l'acquisition concomitante à tous les professionnels mettant en oeuvre des projets d'informatisation.

On peut rester perplexe devant la notion d'« art » appliqué à un exercice d'apparence aussi triviale qu'une informatisation. Sans doute faut-il voir dans l'emploi de ce terme le souci pour l'auteur de montrer qu'il s'agit d'un effort subtil, qui exige de déployer en même temps un grand nombre de compétences diverses, et une connaissance approfondie, à la fois théorique et pratique, de multiples domaines, de la notion de format à la convivialité voulue des interfaces d'interrogation proposées aux usagers, en passant par la connaissance administrative des processus d'appel d'offres.

Après un rapide exposé des origines de l'informatique et des systèmes de gestion de bases de données qui, pour l'auteur, sont au coeur d'un outil d'informatique documentaire, sont évoquées quelques expériences inabouties (LIBRA, le Serveur bibliographique national). Ces dernières prouvent qu'une démarche d'informatisation, quelle que soit la compétence de ceux qui la mènent, ne débouche pas forcément sur une issue heureuse et justifie - s'il en était besoin - l'à-propos de l'ouvrage, même si lesdits projets sont souvent « atypiques ».

La fin d'un combat d'arrière-garde

Si l'auteur précise rapidement que ne pas se poser la question d'informatiser est un « combat d'arrière-garde », il souligne dans le même élan qu'une démarche d'informatisation est inséparable d'une « démarche qualité », de plus en plus à la mode dans le monde de l'entreprise.

S'il a bien conscience que de telles démarches sont largement étrangères à bon nombre d'établissements relevant du secteur « non rentable » (sic), il pense que « la recherche de la qualité vise à améliorer rentabilité et compétitivité », y compris dans le domaine documentaire, croyant en « l'impact inéluctable des principes d'organisation du monde des affaires dans les bibliothèques... le secteur privé [greffant] ses valeurs sur l'éthique du secteur public ». Outre que l'on peut se demander de quelles « valeurs » il s'agit, force est de reconnaître qu'une telle manière de voir n'est sans doute pas l'angle le plus optimiste possible d'une « démarche qualité » qui, ainsi décrite, relève bien souvent du simple bon sens et non de critères normés.

Les développements sur ce point ont le mérite de montrer l'importance d'une bonne exploitation des données statistiques, et celle de la tenue de « tableaux de bord ». Ils n'évitent pas le débat sur l'importance des critères quantitatifs (nombre de prêts, volume d'acquisitions) et ce qu'ils biaisent par rapport à la réalité de satisfaction dans le fonctionnement d'un établissement.

Le chapitre consacré aux « fonctions bibliothéconomiques » sera plus familier au lecteur. Il rappelle l'importance des données, quel que soit le système, et introduit, par le biais de possibles réinformatisations, l'idée qu'il faut à tout prix préserver le capital de données descriptives fines, même si, à un instant « t » (c'est-à-dire dans un environnement informatique en fonctionnement), celles-ci ne peuvent être exploitées entièrement.

Soulignant que la France présente le paradoxe d'être « le seul pays où la communauté des bibliothèques n'utilise pas le format bibliographique en vigueur à l'Agence bibliographique nationale », l'auteur consacre (donc) d'importants développements aux problèmes de conversion de données, notamment pour les fichiers d'autorités dont les formats sont rarement stabilisés.

L'apothéose du point-tiret

Sur ce dernier point, le chapitre consacré à la normalisation, qui vient souligner le poids des démarches normatives dans le monde informatique (avec la traditionnelle querelle entre « normes » et « standards » est tout à fait remarquable. Il fournit un état clair et précis sur un univers d'une complexité croissante, et où perdurent parfois des habitudes « manuelles », puisque (dixit l'auteur) « l'étiquette et le code de sous-zone ne sont après tout que l'apothéose du point-tiret ». Si l'on peut regretter le (petit) paragraphe consacré aux codages de caractères, on saluera les descriptifs des normes et normalisations des structures de documents électroniques, de la norme Z 39.50 (en pointe) au modèle ISO/OSI (en perte de vitesse).

A côté de ces exposés pointus, l'état du « contexte institutionnel français » paraîtra utile en ce qu'il détaille les projets en cours, tant au niveau du Catalogue collectif de France que de l'Agence bibliographique de l'enseignement supérieur, sans pour autant que la question initiale (« Deux ministères, combien de politiques ? ») trouve réellement réponse, ce qui est révélateur... mais inquiétant.

La présentation de partenaires « institutionnels » privés (Électre, OCLC, RLINn...) prouve quant à elle que les sphères publique et privée sont désormais, de fait, étroitement imbriquées, et que chacun doit tenir compte des forces de l'autre...

Une démarche d'informatisation

Les chapitres consacrés à la méthodologie, à l'analyse des besoins et à l'étude préliminaire à l'installation du système, font un point utile sur la cohérence d'une démarche d'informatisation : définir ses besoins, multiplier les études sur l'existant, mettre en place un comité de pilotage, un chef de projet, un schéma directeur, autant de préliminaires obligatoires à la réalisation du « grand œuvre » que constitue la rédaction du cahier des charges du système souhaité. Les principaux types de marchés sont détaillés, ainsi que toutes les étapes qui vont de l'appel d'offres à la vérification de service régulier. Variables selon l'ampleur des projets, elles sont néanmoins, et dans presque tous les cas, recommandées, voire réglementaires.

L'exposé sur les critères de choix des fournisseurs met l'accent sur quelques questions fondamentales, comme : « Qu'est-ce qu'être conforme à un format MARC ? », ou « Quelle convivialité pour quels utilisateurs ? », sans oublier le débat sur les systèmes « client/serveur », dont l'auteur indique que, par-delà les effets d'annonce de certains prestataires, ils sont loin d'être aussi répandus et fiables dans le domaine de l'informatique documentaire qu'on pourrait le croire...

Paramétrage, formation, documentation, suivi, maintenance, sont les grandes lignes du chapitre sur « l'exploitation du système » puisque, quelle que soit la qualité de la démarche d'informatisation, rien n'est jamais totalement acquis, là où « dans bien des bibliothèques, c'est chaque année ou presque que de nouveaux outils et matériels sont nécessaires », et qu'il faut compter avec la capacité des utilisateurs et clients à peser sur les évolutions du système qu'ils ont acquis.

Le dernier chapitre, intitulé « Vers la bibliothèque virtuelle » permet à l'auteur d'évoquer des aspects de l'informatisation qui ne trouvaient pas leur place dans le cadre rigide des chapitres précédents et qui sont de première importance : les réseaux bien sûr, ceux qui lient les différents postes du système entre eux et avec l'extérieur ; les réseaux de disques optiques compacts (de plus en plus répandus et de plus en plus étendus) ; la gestion électronique de documents et les différents types de documents électroniques ; enfin, last but (?) not least, Internet et les différents services que propose ce réseau de réseaux aux établissements « élus » (connectés via Renater) et aux autres (connectés via des prestataires privés), pour lesquels se pose sans doute avec plus d'acuité le problème de la rentabilité de la connexion à de tels outils.

La bibliothèque virtuelle

En conclusion, l'auteur propose de retenir comme l'avantage le plus patent de l'informatisation des bibliothèques « le pas gigantesque qu'elle a suscité vers l'unification de la profession », ce sur quoi on pourra épiloguer. Stimulante est sa certitude que « les tâches fondamentales [des bibliothécaires et des documentalistes] ne changeront pas, [et] embrasseront désormais un champ plus large et un éventail de documents dont certains sont impalpables » (sic). On se « rassurera » enfin de ce que sa dernière certitude soit.... une incertitude : « La bibliothèque du XXIè siècle sera électronique et sans murs ou ne sera pas. Rien n'est moins sûr ! ».