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La Formation de masse aux outils d'information électronique

Josepha Link-Pezet

Élisabeth Lacombe

L’environnement documentaire universitaire a changé, comme l’indiquent les vecteurs actuels de l’information scientifique, parmi lesquels on peut citer les catalogues en accès public (OPAC), les banques de données en ligne, les stations de travail, les CD-Rom en réseau. Les réseaux de campus modifient les possibilités d’accès à ces ressources en même temps que se formalisent les rapports entre l’université, le monde de la recherche, les bibliothèques universitaires, à l’heure des services communs de documentation des universités et des réseaux de la recherche.

Dans un contexte de régionalisation et de contractualisation, de nouveaux dispositifs d’enseignement et de transmission des savoirs s’offrent aux universitaires, aux chercheurs, aux professionnels de l’information. Ces technologies induisent de nouveaux modes de production et de traitement de l’information scientifique. Dès lors, la recherche d’information et la connaissance des sources revêtent une importance accrue tant pour la production intellectuelle que dans le rapport aux savoirs.

C’est pourquoi la formation à ces sources sur les campus, enjeu important au niveau sociologique, politique, économique et culturel prend un caractère d’urgence. C’est un des objectifs prioritaires que s’est fixé l’Unité régionale de formation à l’information scientifique et technique (Urfist) de Toulouse. Nous allons présenter une expérience en cours de réalisation. Elle consiste à former des formateurs afin qu’eux-mêmes forment ensuite les usagers des campus.

Les nouveaux chantiers de formation

Les Urfist – au nombre de sept – sont des organismes de formation à vocation régionale. Leurs missions concernent, depuis leur création en 1982, la formation à l’interrogation des banques de données en ligne. Plus récemment, les Urfist ont évolué vers la formation aux nouvelles technologies de l’information et de la communication et se préoccupent de leurs enjeux.

L’enquête réalisée en 1992 par l’Urfist de Nice, domaine sciences exactes, portant sur les activités de recherche bibliographique des 76 étudiants du CIES (Centre d’initiation à l’enseignement supérieur) et sur les outils qu’ils utilisent, a montré que 33 % d’entre eux se contentent de la consultation des documents primaires, alors que 34 % utilisent les ressources bibliographiques papier, 22,6 % utilisent les banques de données, 12,4 % les CD-Rom (chiffres en augmentation).

Pour étudier les pratiques et les méthodes de recherche d’information, l’Urfist de Toulouse a mené un travail avec des cogniticiens, destiné à évaluer les stratégies mises en œuvre lors de la recherche d’information. Force est de constater que la recherche se fait « au hasard » et indique une méconnaissance des sources, ainsi qu’un manque de pratiques de la recherche bibliographique. En l’absence de notions de représentation et de structuration des connaissances, on a pu constater des stratégies lacunaires qui indiquent des techniques et des pratiques de recherche bibliographique insuffisantes malgré une représentation sémantique très pointue d’un domaine de recherche (l’étude ayant été là aussi réalisée auprès d’une population d’allocataires-moniteurs du CIES).

Enjeux scientifiques, politiques et humains

Lors de l’apprentissage de l’utilisation de sources différentes, l’utilisateur doit avoir la possibilité de distinguer les supports qui sont mis à sa disposition, qu’il s’agisse d’OPAC ou de CD-Rom, afin de pouvoir comparer les sources offertes à la consultation en ligne et leurs usages respectifs.

Par ailleurs, la formation à l’utilisation des supports mis en place doit introduire les principes de l’informatique documentaire et de la structuration des données.

La formation à l’information comporte des aspects organisationnels qui concernent les lieux de consultation et nécessite des agencements particuliers pour aménager des espaces d’accès et des dispositifs de consultation ergonomiques. Les lieux eux-mêmes doivent contenir des éléments d’aiguillage et de pédagogie.

Les réseaux de l’enseignement et de la recherche, le réseau Internet ouvrent à la communauté scientifique des sites géographiquement dispersés et apportent, outre la possibilité d’effectuer des recherches, celle de communiquer et d’interagir. Dès lors, la station de travail personnelle du chercheur, lieu de production et de consultation individualisée permet l’intégration de diverses fonctionnalités (de la production à l’édition scientifique).

Tous ces paramètres entraînent une forte augmentation de la demande de formation provenant de différentes populations (enseignants, bibliothécaires, étudiants des écoles doctorales) et correspondant à différents niveaux de formation : initiation en Deug (diplôme d’enseignement universitaire général), approfondissement en cours d’études. L’ampleur de la tâche à réaliser – le campus toulousain dans son intégralité touche une population de 100 000 étudiants – nous a conduites à envisager la mise en place d’une formation de formateurs à l’information scientifique et technique (IST), afin que chaque campus puisse développer sa propre stratégie de formation au plus près des intérêts de la communauté scientifique concernée.

Les relais

La formation à l’utilisation des ressources bibliographiques suppose la mise en place d’un enseignement spécifique en relation avec les différentes composantes universitaires, qu’il s’agisse des conseils d’administration et des conseils scientifiques, des chargés de mission, des directeurs d’unités de formation et de recherche (UFR), des enseignants/chercheurs ou des professionnels de l’information. Il existe souvent des logiques de campus complexes qu’il convient de ne pas sous-estimer.

Les besoins

La prise de contact initiale a été réalisée en collaboration avec le service d’études et de recherche de la bibliothèque interuniversitaire (SEDRE). Des courriers ont été adressés aux personnes citées ci-dessus. Ces premiers contacts étaient destinés à attirer l’attention des différents responsables universitaires sur les changements induits par le câblage des universités et la mise en place des services communs de documentation, au moment où était en cours la renégociation des plans de contractualisation.

L’inventaire du dispositif de campus dans chaque université semble nécessaire pour définir les missions de chacun et inciter à une vision cohérente des environnements informatiques.

Les publics concernés

La nécessité de connaître les ressources électroniques, technologiques et humaines dont dispose chaque campus n’exclut pas le repérage des personnes les plus directement intéressées par la mise en place des réseaux de campus et leurs applications à la recherche documentaire. Les personnels des bibliothèques, par le rôle que celles-ci jouent dans l’organisation et la dissémination de l’information universitaire, les personnels du service informatique, ainsi que les enseignants et chercheurs, sont les plus directement sensibles à la formation des utilisateurs à l’environnement informationnel et technologique.

Toutes ces personnes présentent un dénominateur commun : elles sont appelées à utiliser ces moyens d’information dans leurs pratiques professionnelles et leurs évolutions, elles ont déjà une formation et un savoir-faire qu’elles souhaitent améliorer et transmettre aux étudiants des campus dans lesquels elles travaillent.

Les difficultés

Nous leur avons envoyé un courrier incitateur afin de mesurer leur intérêt pour cette formation de formateur. Ce courrier était accompagné d’un questionnaire permettant d’établir l’inventaire des personnes « ressources » : actions de formations antérieures, projets et attentes. Une quarantaine de personnes l’ont rempli.

Nous sommes parties du principe que toutes les personnes qui ont répondu possédaient une certaine connaissance des principes de recherche bibliographique sur support électronique. Le caractère hétérogène des niveaux de connaissance (jeune étudiant, chercheur, professionnel de l’information, informaticiens), nous a invitées à évaluer ce que nos candidats formateurs estimaient savoir ou ne pas savoir, afin de surmonter des problèmes comme :

– l’absence de réelle culture commune ;

– l’acquisition d’une démarche pédagogique malgré la complexité du sujet ;

– la différence des habitudes et procédures de travail (selon les points de vue ou le contexte) ;

– les environnements informatiques divers (matériels, logiciels, dispositifs) dans lesquels ils évoluent ;

– et, pour finir, le particularisme des environnements institutionnels.

La formation du plus grand nombre

Pour mieux percevoir les motivations et les besoins des personnes qui avaient manifesté leur intérêt pour notre projet de formation, nous avons organisé une réunion le 4 juillet 1994 et réfléchi ensemble à la mise en place d’une formation de formateurs. Trente personnes aux profils professionnels différents ont participé à cette journée de travail et ont accepté de répondre à un nouveau questionnaire. Ce dernier a donné lieu à un dépouillement et à un rapport, dont nous présentons ici les lignes majeures.

Quelques réflexions préliminaires

Le postulat suivant a été émis : « La formation de formateurs doit permettre la formation des étudiants et utilisateurs dans les différentes structures et institutions. Pour cela, il est nécessaire qu’il y ait des relais et que les premiers formateurs puissent former à leur tour de nouveaux relais qui pourront dispenser une formation au plus grand nombre ».

Même si ce fait est généralement admis, les participants se situent différemment selon les structures auxquelles ils appartiennent et selon la fonction qu’ils occupent au sein de ces structures.

La fonction de relais peut concerner les étudiants de 3e cycle ou les tuteurs ; les bibliothécaires et documentalistes ; les enseignants.

Dans le cas de campus importants, pour que la formation des étudiants et des utilisateurs potentiels soit effectuée avec la plus grande chance de réussite, il est nécessaire que la fonction de formateur soit reconnue par l’institution.

La question récurrente de la reconnaissance institutionnelle de ces formations (attribution d’un nombre d’heures significatif, rémunération des formateurs), loin d’être un faux problème, indique qu’il faut penser l’institutionnalisation de cette fonction. C’est la façon d’impliquer le monde universitaire dans cette démarche de formation.

Mais la mise en place de relais, la reconnaissance de la formation et de son institutionnalisation ne peuvent être traitées que du point de vue des différences, selon les types de structures, et non de manière homogène. Par exemple, les personnels appartenant à des structures à faibles effectifs ont des contraintes différentes (dans ce cas, une absence peut signifier la fermeture d’un service).

La difficulté réside bien là et entraîne une nécessité apparemment contradictoire : respecter les individualismes et particularismes (ce qui fonctionne) et associer le maximum de personnes à une réflexion générale. Les mêmes questions pourront être reprises et traitées à moyen et long terme au sein d’un groupe de travail qui abordera des questions telles que : quels contenus de formation ? Pour quelle population ? Comment former ? Comment faire pour que les étudiants ne sous-utilisent pas les ressources mises à leur disposition ?

Un rôle occasionnel ou permanent ?

Un grand nombre de participants exerce déjà le rôle de formateur. Les bibliothécaires réalisent des formations très ponctuelles, pour des publics bien spécifiques (étudiants de maîtrise, de 3e cycle) ou exercent une fonction d’accueil et d’information des étudiants (réponse à une demande ou formation de petits groupes).

Les documentalistes auraient plutôt tendance à envisager cette fonction comme une fonction à part entière, reconnue par l’institution et ont des demandes très précises en matière de stages, compte tenu de leurs expériences antérieures.

Les personnes pour qui il s’agit d’un projet à plus ou moins long terme (ingénieurs d’études ou enseignants), envisagent ce rôle comme une activité supplémentaire réalisée de manière ponctuelle. Ceux-ci ne recherchent pas la reconnaissance institutionnelle.

Certains participants à la réunion – plus particulièrement des bibliothécaires – ignoraient s’ils allaient être concernés par ce futur rôle de formateur et considéraient que la reconnaissance institutionnelle serait difficile à obtenir (cette incertitude pouvant expliquer une certaine indétermination).

Le projet de formation des utilisateurs et les campus

La formation dispensée par les relais s’adressera à un public de proximité. Les formateurs souhaitent travailler dans leur champ disciplinaire, dans leur institution et s’adresser prioritairement aux étudiants, puis aux enseignants.

Concernant le rapport aux instances administratives, la majorité des participants déclare « ne pas savoir s’il est souhaitable de les associer ». Un travail institutionnel est à faire auprès des futurs formateurs et des instances universitaires, pour que celles-ci soient associées au projet et prennent en compte la réalité de la formation. Sinon, ce travail de formation courrait le risque de se faire de façon clandestine sans prise en compte réelle ni reconnaissance. L’organisation de ces formations demeurerait le fait d’initiatives individuelles, sans portée et sans évaluation.

Les savoir-faire du formateur

Spontanément, il y a une forte demande de formation aux outils d’information et aux technologies. Mais la demande essentielle porte sur la pédagogie de la formation et les aspects méthodologiques de recherche d’information.

Ces problèmes de pédagogie et de sensibilisation des publics à l’information en ligne sont revenus fréquemment au cours des discussions :

– comment inciter les étudiants à utiliser la recherche d’information ?

– comment traiter le problème de la formation des étudiants, du transfert de connaissances ?

Par ailleurs, presque 80 % des participants souhaitent une aide pour l’aménagement de l’espace de consultation (signalétique, notices d’utilisation, etc.).

Quelques constats

Cette journée et l’analyse du discours des participants entraînent quelques constats. Pour que la formation de formateurs, et surtout celle des étudiants et utilisateurs deviennent des réalités tangibles, l’Urfist doit jouer un rôle moteur et fédérateur des volontés et dispositions des uns et des autres et mettre en œuvre les dispositifs. On a aussi estimé qu’il revenait à l’Urfist de définir la qualité, le statut et le rôle du formateur, d’intervenir auprès des institutions et des enseignants, afin de faire reconnaître ce rôle, d’accompagner les formateurs qui le souhaitent dans la mise en place, la gestion des outils.

La formation de formateurs est en quelque sorte l’affaire de l’Urfist. Toutefois, les personnes présentes se sont déclarées en majorité prêtes à s’impliquer par la participation aux stages, au choix des thèmes, et, pour certains, à un groupe de travail et de réflexion.

En ce qui concerne la participation aux stages, 80 % de ceux qui ont répondu qu’ils y assisteraient « selon les thèmes », aimeraient être associés au choix de ces sujets.

La reconnaissance institutionnelle et les relations avec les enseignants constituent des sujets dont l’importance varie selon les universités et qu’il faut traiter en petits groupes de travail. Il serait irrationnel d’imposer ces changements à des structures qui ne se sentent pas concernées. De même, il serait insensé de les ignorer sachant que, pour certains, il s’agit de véritables problèmes.

En tout état de cause, parallèlement à des stages dont le contenu est axé sur les connaissances à transmettre (en fonction des thèmes, ils concerneront tantôt les uns, tantôt les autres), des stages qui porteront sur les aspects pédagogiques et sur les aspects méthodologiques sont demandés unanimement par les participants.

Une interrogation méthodologique

Les formateurs doivent avoir une bonne connaissance des sujets et il faut définir les contenus de la formation avec eux.

Pour la formation à l’information scientifique et technique, on distinguera :

– les notions générales concernant l’environnement technologique et le traitement de l’information du point de vue de l’informatique et des langages documentaires ;

– des spécificités thématiques liées au campus et aux champs disciplinaires concernés, qui requerront la création de groupes de travail particuliers. Il ne faut pas oublier (au vu des résultats de l’enquête), de prendre en compte les différents niveaux de connaissance des éventuels formateurs et les niveaux de formation à mettre en œuvre (initiation, perfectionnement) selon le moment où celle-ci a lieu dans les cursus.

Il s’agit d’aider l’étudiant à construire un savoir, afin qu’il parvienne à faire l’apprentissage du modèle cognitif de son champ disciplinaire. Un processus éducatif par la recherche bibliographique électronique ou manuelle est nécessaire dans la démarche de la construction des savoirs.

La formation à la recherche documentaire

Une enquête a mis en évidence ce qu’on peut appeler la compétence cœur, nécessaire au développement et à la constitution d’un référentiel pour connaître les outils de recherche existant dans un domaine particulier, analyser leur structure et inviter à l’utilisation.

Il s’agit de faire ressortir les liens qui existent entre un travail à accomplir et le champ disciplinaire dont il relève, afin de comprendre certains effets de redondances et les intégrer dans un modèle simplificateur.

Ce modèle ouvrira les portes d’une utilisation efficace de sources différentes (classiques et électroniques) et permettra d’intégrer la notion de flux d’information dans le processus du travail scientifique par la formalisation des stratégies individuelles d’apprentissage.

La place du formateur

Les futurs formateurs ont tous une expérience qui doit être utilisée, car la valorisation des connaissances déjà acquises permettra de mieux définir les constituants du savoir bibliographique, de faire émerger leurs compétences. La modélisation en facilitera la transmission dans un langage appelé à devenir commun aux différents formateurs.

Un des buts de la formation de formateurs est de les aider à élucider et à formaliser la particularité de leur savoir, des critères qu’ils utilisent pour accomplir des tâches de sélection, organisation, analyse et diffusion de l’information. Former est une façon d’ajouter une corde à l’arsenal professionnel de chacun. Il ne faut pas oublier qu’aucun de ces éléments n’est explicite pour l’étudiant dont il ne s’agit pas de faire un professionnel de l’information, mais un utilisateur cultivé des ressources disponibles sur le campus.

C’est pourquoi il faut distinguer, dans les connaissances des formateurs, ce qui relève de leurs compétences et de leurs savoir-faire.

Le formateur doit apprendre à formuler sa compétence. Le but est d’apprendre à donner des consignes dans un langage clair, simplifié mais rigoureux.

Un contrat didactique avec les personnes formées

L’IST, en tant que domaine scientifique, participe à un champ disciplinaire transversal, de niveau méta-méthodologique, dont le but explicite est d’apprendre à apprendre dans une visée d’autonomie des publics. En l’absence d’un modèle théorique reconnu, on peut proposer un organigramme de la démarche et développer un programme de formation dans l’esprit de ce qui a été déjà évoqué.

Il est nécessaire d’expliquer l’esprit de la démarche aux étudiants et de les placer au centre du dispositif d’apprentissage.

Après avoir exposé les principes théoriques, il faudra :

– exposer une situation problématique dans la discipline ;

– étudier une situation de recherche d’information et de formulation du problème ;

– présenter les outils les plus importants, en fonction des besoins exprimés du public. Cette liste enrichie de tous ces commentaires devrait permettre de comprendre les besoins, de les hiérarchiser, d’évaluer les manques ;

– proposer une approche par séquences des phases de la recherche d’information en utilisant les notions d’anticipation, d’action, de formulation-reformulation, de validation de l’information obtenue, de réflexion sur les usages ;

– simplifier le travail par l’utilisation de supports, fiches, polycopiés, par la mise à disposition d’un système de ressources appropriées à la réalisation de travaux, cassettes, enseignement assisté par ordinateur (EAO). Il semble nécessaire de formaliser les objectifs de la formation par des écrits et d’accompagner l’enseignement de polycopiés et transparents qui correspondent au syllabus défini et qui constitueront des éléments pédagogiques communs ;

– institutionnaliser la démarche. Les équipements adéquats et les dispositifs doivent exister pour que les personnes formées (étudiants) puissent mettre en œuvre leur savoir nouvellement acquis. C’est là que se mesurera le véritable succès de l’entreprise.

La dynamique de la formation

Un programme de formation continue doit tenir compte de l’évolution constante des technologies. On doit aussi prévoir de proposer à diverses reprises le cycle de formation initiale (amélioré s’il y a lieu) pour donner des chances aux absents et aux nouveaux candidats.

La mise en place d’un programme de formation flexible permettrait de s’adapter aux changements technologiques et aux impératifs professionnels des uns et des autres.

La création d’un « collaboratoire » ou atelier de formation permettra de :

– mettre en place un groupe de travail sur les ressources électroniques avec les partenaires volontaires déjà cités ;

– faire de ce groupe un lieu d’échange des savoir-faire, d’informations sur les ressources informationnelles et technologiques ainsi que sur les dispositions administratives ;

– déterminer le rôle de chacun des partenaires du groupe et les relations à entretenir avec des groupes de travail locaux (par campus ou thématiques selon les cas) ;

– définir des réunions régulières. La notion de groupe de travail et de formateurs par campus est importante, de même que des réunions inter-campus.

L’amélioration de la communication serait facilitée par la création d’outils de communication et de diffusion forgeant des liens entre les participants.

Il faut déterminer l’organisation et la diffusion de l’information universitaire recueillie. Une « listserv * » ou « newsletter » sur Internet faciliterait la diffusion des connaissances rassemblées lors des groupes de travail.

Il est important d’anticiper les changements : il faut se tenir informé des mouvements qui traversent les champs de l’information et prévoir l’extension de l’usage de l’information électronique dans les années qui viennent. L’accroissement de la demande et la croissance permanente de l’environnement technologique invitent à mieux connaître les ressources disponibles sur les différents supports et leurs usages, à travers les réseaux d’information distribués.

Lorsque les formateurs seront prêts à intervenir, il faudra entreprendre les formations sur les campus (certaines ont déjà eu lieu à Toulouse cette année). Mais le succès de l’entreprise sera lié à la planification des formations, à la négociation et à la reconnaissance de la formation dispensée, au mieux des intérêts des différents formateurs et surtout des usagers de ces campus.

En conséquence, nous nous sommes attachées à l’organisation du dispositif. Quelques formations, concernant la micro-informatique, l’informatique documentaire, la didactique ont commencé. Nous allons prochainement mettre en place un groupe de travail pour évaluer cette formation, mais aussi pour mieux connaître les demandes par campus. Ce groupe de travail servira également de conseil de perfectionnement à l’Urfist.

Nous avons aussi, afin de toucher un nombre plus important de personnes, créé une lettre d’information que nous ouvrons à tous ceux qui souhaitent faire part de leurs expériences. Cette lettre est entièrement axée sur la didactique de l’IST, ses sources, son actualité.

Nous faisons le vœu que la mise en place des SCD (services communs de la documentation) permette d’envisager, de façon sereine et dans le respect des individualités et des différences, des politiques documentaires de campus où la formation des utilisateurs sera une priorité que seule la mise en place de relais permettra de mener à bien. Les clés du succès reposent sur la cohérence du dispositif : son organisation, la diffusion des résultats, l’affichage des partenariats et des mandats. Le gain de temps, d’énergie et d’efficacité sera considérable. C’est dans ce sens que l’Urfist a engagé son travail.

Mai 1995

Illustration
Contenu de la formation de formateurs

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