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REDOC, réseau documentaire de Grenoble

Conte, bilan et perspectives

Michèle Rouhet

Élizabeth Cherhal

Le Pôle européen universitaire et scientifique de Grenoble est un groupement d'intérêt public créé en juillet 1991 par douze partenaires locaux et régionaux qui ont signé une charte par laquelle ils s'engagent à intensifier leur coopération en vue de consolider la dimension européenne du site de l'agglomération grenobloise.

Un projet de réseau documentaire a été mis en place en avril 1993 avec la collaboration du CICG (Centre interuniversitaire de calcul de Grenoble).

« Peut-on, dans le respect de l'autonomie des établissements, poursuivre un certain nombre d'objectifs que seules la concertation et la coopération permettront d'atteindre ? » s'interrogeait Jean-Marie Martin, président du Pôle. Un concept émerge en effet dès le départ, celui de politique de site, « c'est-à-dire de recomposition d'une cohérence universitaire et scientifique qui devrait donner plus de poids aux projets des acteurs locaux ». La dimension de site, est, comme on le verra, essentielle dans le réseau documentaire.

Parmi les missions définies par la charte, le Pôle s'est vu confier la tâche de mettre en place « un réseau souple, cohérent, efficace des bibliothèques et centres de documentation du site de l'agglomération grenobloise ».

Une politique documentaire de site

Le Pôle obtient un poste de conservateur de bibliothèque et un budget de fonctionnement de 50 000 F par an. En avril 1993, ma première tâche est de prendre contact avec tous les responsables d'établissements et de centres de documentation. En juin, a lieu la première réunion de la commission « Politique documentaire » qui rassemble tous les établissements de l'agglomération grenobloise intéressés par ce projet (universitaires et scientifiques, collectivités locales, écoles supérieures et entreprises privées), ainsi que des informaticiens ou autres personnes ayant des compétences particulières dans le domaine des réseaux documentaires. Cette commission est chargée de définir les objectifs et de préconiser les moyens pour les atteindre.

La réflexion s'appuie tout de suite sur une constatation : la grande variété des situations documentaires. Les publics concernés, étudiants, chercheurs, grand public ont des pratiques et des besoins différents ; les centres de documentation, les moyens et les responsabilités sont dispersés, les niveaux et systèmes d'informatisation très divers allant d'un équipement sophistiqué à une gestion manuelle.

Deux possibilités techniques existent pour faire un réseau : la solution catalogue collectif ou la solution catalogue réparti. La solution catalogue collectif se heurte à des difficultés majeures d'ordre politique, il faut en effet que tout le monde adopte le même système d'informatisation ; d'ordres financier et temporel, les études préalables sont longues et coûteuses. Le consensus sur le choix d'un seul système par une centaine d'établissements étant une utopie, la commission a donc d'emblée repoussé la solution catalogue collectif.

Le développement d'un antéserveur du type de celui de la société Triel, tout en étant intéressant du point de vue théorique, ne correspondait pas à la situation grenobloise : plusieurs bibliothèques (SICD-Service interétablissements de coordination documentaire, Imag-Institut de mathématiques appliquées de Grenoble, Institut Fourier) ayant prévu un changement prochain de leur système documentaire, beaucoup de choses auraientété à refaire peu après. De plus, le développement aurait été long et coûteux, et le résultat pas forcément consultable par tout le monde.

Le lancement de la commission documentaire a coïncidé dans le temps avec le début de branchement des établissements universitaires et de recherche sur les différents réseaux locaux reliés à Aramis, plaque régionale de Renater. L'existence de ce réseau d'interconnexion physique et d'un certain nombre de nouveaux services d'information a conduit des documentalistes, informaticiens et enseignants de l'Imag, du CICG et de l'IUT2 (Institut universitaire de technologie) ont proposé à la commission des solutions techniques existant depuis peu, et qui permettent de réaliser un réseau de catalogues répartis sans engagements financiers ni contraintes importants. La commission a alors décidé d'engager une action précise et rapide en programmant pour octobre 1994 la réalisation d'une application prototype préfigurant un réseau étendu à l'ensemble du site. Trois objectifs sont retenus à court, moyen et long termes : recenser et présenter dans un annuaire commun les bibliothèques et centres de documentation du site de l'agglomération grenobloise, donner accès à leur catalogue, donner accès à des documents électroniques.

La répartition des rôles

Neuf établissements se portent volontaires pour participer à l'expérience.

L'une de nous deux s'engage dans la réalisation technique et l'autre dans la coordination de l'ensemble de l'opération. Un bref questionnaire est rédigé, visant à recueillir des informations pratiques (adresses, téléphone, fonds, accès, etc.) sur les neuf établissements « cobayes », à charge pour eux de répondre tout de suite... ! Ce qu'ils font. Dans le même temps, une spécification du projet est rédigée dès le mois de juin.

La démarche

Il a semblé important de faire quelque chose vite et pour autant de le faire bien afin que ce « quelque chose » serve de locomotive concrète. Or les personnes compétentes, les moyens techniques et la volonté de les utiliser se trouvèrent réunis au même moment. Un réseau de catalogues répartis signifie simplement qu'il n'est pas nécessaire que les catalogues accessibles par le réseau résident physiquement sur une même machine, ni qu'ils soient gérés par le même logiciel pour que les utilisateurs puissent les interroger. On commence par rendre accessible l'existant en l'état. Il a également été décidé dès le départ de n'imposer aucune condition de participation au réseau. Celle-ci est donc encore volontaire et gratuite pour la partie annuaire tout au moins, – nous verrons plus loin ce qu'il en coûte et à qui. L'application prototype comprenant les neuf établissements est réalisée par Elizabeth Cherhal pendant l'été, et une démonstration en ligne faite le 25 octobre 1993.

Cette application est accessible sur les réseaux Grenet/Aramis/Renater/Internet et utilise les systèmes d'information WWW (World Wide Web) et WAIS (Wide Area Information Servers) qui offrent l'avantage d'être des logiciels du domaine public (gratuits), outils utilisés dans le monde entier.

Les moyens choisis

Que sont Grenet/Aramis/Renater/Internet ? Ce sont des réseaux d'ordinateurs interconnectés grâce à des câbles et utilisant les mêmes protocoles pour dialoguer (les protocoles TCP/IP-Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Grenet (Grenoble net) est un des réseaux du campus. Aramis est un réseau régional, Renater (Réseau national de télécommunications pour la technologie, l'enseignement et la recherche), la colonne vertébrale nationale connectant les réseaux régionaux, et Internet, le réseau de réseaux à travers le monde (cf. cartes ci-dessous et page suivante). Il existe différentes possibilités de connexion en fonction des besoins, de la situation géographique, administrative ou financière de chacun.

Que sont WWW et WAIS ? L'application « réseau documentaire » est en fait un serveur WWW. Ce serveur, développé en 1991-1992 par une équipe du CERN (Centre d'études et de recherches nucléaires), est un système d'hypermédia réparti. Hypermédia, car il permet de référencer non seulement des textes, mais aussi des objets multimédia tels qu'images fixes, sons, images animées. Réparti, car, au contraire des systèmes hypertextuels classiques (hypercard par exemple) et grâce à l'interface client/serveur, il permet de créer des liens hypertextuels (hyperliens) sur d'autres machines du réseau, et de construire une véritable toile d'araignée (d'où son nom).

La partie annuaire de REDOC est un ensemble d'hypertextes décrivant chaque bibliothèque, et donnant accès, par des hyperliens, à tout ce que la bibliothèque en question peut avoir à « mettre sur le réseau » (catalogues, publications, etc.). Pour permettre la recherche d'une bibliothèque en interrogeant par mot clé, cet ensemble de fichiers est indexé par le logiciel WAIS.

WAIS, développé au début des années 1990 par Thinking Machines Corporation, est un outil d'indexation et de recherche d'information client/serveur utilisant le protocole Z39.50. La version de WAIS utilisée par REDOC est une version améliorée développée par équipe de RI (recherche informatisée) de l'Université de Dortmund, appelée FreeWAIS-sf (sf = search fields). Contrairement à la première version de WAIS, qui était conçue pour l'indexation de textes intégraux, elle permet l'indexation de documents structurés (notices bibliographiques par exemple), et est plus adaptée à l'usage fait dans REDOC.

Outre l'annuaire, l'application comporte une partie « accès aux catalogues », en fait un fichier hypertexte, avec des hyperliens sur les différents catalogues. Sur le réseau REDOC, les catalogues sont accessibles de trois manières (ce sont les bibliothèques qui décident de la façon d'accéder à leur catalogue) :

- accès à l'OPAC par Telnet. Une connexion est établie avec la machine où réside le catalogue, et il faut suivre le menu de l'OPAC. Les accès par Telnet seront probablement remplacés par un accès client/serveur (plus fiable, plus rapide, plus convivial) dans un avenir proche ;

- WAIS : un certain nombre de bibliothèques de moyenne importance gèrent leur catalogue en local, soit sur une machine départementale avec Texto, soit sur un micro-ordinateur avec divers logiciels (Texto, Superdoc, Gesbib, Bibliotec). Ces bibliothèques exportent périodiquement leurs fiches sur un des quatre serveurs WAIS de Grenoble, ce qui permet leur interrogation en client/serveur par tous les utilisateurs du réseau. Les bases WAIS peuvent être interrogées séparément, ou ensemble, grâce à un « antéserveur » (interface WAIS/WWW développée par des collègues de Marseille) qui permet de poser une question simultanément à plusieurs bases ;

- l'accès client/serveur direct. Certains logiciels documentaires sont bâtis sur des SGBD (systèmes de gestion de bases de données) tel Oracle qu'on peut interfacer par WWW. Ainsi les informaticiens de l'ESRF (European Synchrotron Research Facility) ont mis en place une passerelle WWW/Oracle permettant l'interrogation directe de leur catalogue par le réseau.

Le développement d'un antéserveur permettant l'interrogation simultanée non seulement de bases WAIS, mais également de toute base accessible à travers le protocole Z39.50, est un projet d'avenir pour REDOC. L'utilisation de WWW nécessite l'installation sur la machine de l'utilisateur (Unix, PC ou Macintosh) d'un programme client (appelé Mosaic ou Netscape). Ce client est du domaine public, et permet, outre REDOC, de consulter tous les autres serveurs d'information d'Internet. Son installation ne pose pas de problème, à condition que l'on dispose d'un poste comportant un minimum de 4 Mo de mémoire, et les logiciels IP.

Comme tous les utilisateurs ne disposent pas encore d'un tel poste de travail, une « version du pauvre » de REDOC a été mise en place, utilisant, au lieu de WWW, le logiciel Gopher. Gopher, développé à l'Université du Minnesota, est un système d'informations hiérarchisées (il a parfois été qualifié de « Minitel d'Internet »). L'utilisateur y accède avec un simple terminal vt100 ou Minitel IB. L'accès par Gopher ne permet pas la navigation hypertexte, ni l'accès à certains catalogues qui utilisent une passerelle WWW (« antéserveur WAIS », ESRF, Stendhal). Cette version sera sans doute supprimée dans un proche avenir.

Les coûts

Le pôle européen prend en charge le coût de la gestion du réseau assurée par le CICG (saisie des fiches de renseignement pour l'annuaire, indexation WAIS, hébergement sur ses disques – d'août 93 à août 94, 17 900 F pour 61 bibliothèques inscrites). Bien entendu, le centre de calcul ne facture ni le travail fait, ni le coût machine à sa valeur réelle. Celle-ci aurait avoisiné les 100 000 F.

Mais il fallait que le temps nécessaire pour monter et gérer le réseau soit officialisé, car bien sûr, rien ne se fait tout seul et sans finances. Le Pôle européen a donc signé une convention avec le CICG au terme de laquelle celui-ci s'engage à assurer :

- des prestations d'ingénieur (un mi-temps), l'hébergement technique de l'application, la saisie des fiches d'information pour une contrepartie financière de 130 000 F de septembre 1994 à septembre 1995. Ce qui est encore une sous-évaluation du coût réel, mais les partenaires étaient d'accord pour donner la priorité à l'avancement du projet ;

- le Pôle européen prend également en charge les études spécifiques, notamment le développement d'une interface par réseau téléphonique pour les établissements non câblés (10 000 F, étude terminée), et une étude sémantique sur la description des fonds (15 000 F, étude en cours).

Les établissements, quant à eux, financent l'achat des micro-ordinateurs, cartes, logiciels et connexions (connexion directe sur un des réseaux locaux, ou connexion via une ligne téléphonique lorsque le site est isolé).

Les matériels/logiciels à acheter sont une carte Ethernet (800 F) et un logiciel PC/TCP (1 000 F) pour un PC ; pour un Mac, une carte Ethernet (800 F), un logiciel Mac/TCP (360 F). Il est à noter que, quelle que soit l'utilisation que l'on fait du réseau, le prix de la connexion est le même. Le fait d'utiliser REDOC n'implique, en plus, que l'installation du logiciel Mosaic (ou Netscape) qui est du domaine public. Le coût de l'abonnement à Aramis – prises France Telecom – (on ne paye pas Renater et Internet) est pris en charge par les grands établissements, avec une subvention de la région. Les services tels que les bibliothèques ne payent pas directement. Hors campus, un accord a été conclu entre le CICG et Renater pour que les établissements publics se raccordent via le serveur du CICG.

Problèmes rencontrés

Malgré le paysage idyllique des montagnes aux alentours, quelques difficultés se sont présentées qu'il a fallu résoudre. Tout d'abord les problèmes traditionnels qui ne sont pas inhérents à ce projet précisément et qui sont souvent les plus difficiles : informatisation inexistante, partielle ou périmée, insuffisance ou absence totale de personnel régulier et formé. 65 % des fonds universitaires ne sont pas informatisés, c'est-à-dire la bagatelle de 800 000 notices. Beaucoup de centres de documentation de laboratoires et d'UFR (unités de formation et de recherche) fonctionnent avec des bénévoles et des vacations, des bonnes volontés. L'armoire fermée à clé au fond du couloir a encore de beaux jours devant elle !

La documentation reste encore dans l'esprit de beaucoup de responsables d'établissements une chose secondaire, voire inutile et qui coûte toujours trop cher.

Espérons que l'étonnement effaré des étudiants et des enseignants étrangers devant autant d'archaïsme fera progresser les mentalités et s'ouvrir les porte-monnaie.

En attendant, le rétrospectif s'accumule et coûte cher : en lenteur et lourdeur de gestion, en richesses documentaires inexploitées. La qualité du service à l'utilisateur n'est pas ce qu'elle devrait et pourrait être.

Problèmes liés à ce type de réseau

Tout n'est pas toujours simple dans la mise en oeuvre d'un tel réseau. Les problèmes rencontrés sont de divers types.

La connexion. La fibre optique interconnectant les bâtiments est installée partout sur le campus. Le câblage interne des bâtiments est en cours. Ce projet a d'ailleurs été très incitatif. Un grand nombre de bibliothèques devraient être connectées en 1995. Pour les établissements hors campus, le CICG offre avec l'accord de Renater une possibilité de connexion peu onéreuse via leur serveur (modem et rtc-réseau téléphonique commuté). Cependant, cette solution ne permet pas aux personnes extérieures de consulter le catalogue directement. Il doit donc être hébergé au CICG. C'est donc à chaque établissement qu'il revient de prendre les décisions nécessaires.

La formation. La navigation hypertexte est extrêmement facile. Cependant, l'utilisation des outils et des services sur Internet, messagerie, transferts de fichiers, recherche documentaire nécessite une formation particulière.

L'accès. Des terminaux de consultation doivent être mis en accès libre pour tous les usagers, ce qui ne va pas sans quelques problèmes financiers !

Problèmes psychologiques. L'initiative prise par une institution, fut-elle à vocation interétablissements, de réunir d'autres structures dans un réseau ne va pas sans susciter des craintes diverses. Crainte de se voir « déposséder », d'être débordé par une demande de consultation dépassant les possibilités d'accueil, crainte de devoir changer les règles d'accès, de modifier les habitudes de travail ou de les voir s'accroître, etc. Les nombreuses démonstrations en ligne de REDOC et d'Internet ont été la réponse la plus efficace à ces réticences maintenant dépassées. Subsiste encore un certain niveau d'incompréhension voire d'opposition entre les tenants de catalogues collectifs et ce type de réseau fédérateur. Il est donc nécessaire d'apporter ici des éléments de comparaison. Les actions à entreprendre pour réaliser un réseau efficace sont les suivantes : recensement des bibliothèques, localisation des documents, gestion des collections. Ces actions supposent des solutions diverses et complémentaires proposées par des organismes différents, c'est-à-dire le pôle européen d'une part, les universités et les établissements isolés d'autre part.

Le projet fédérateur du pôle européen concerne l'ensemble des établissements sur le site de l'agglomération grenobloise et apporte une solution technique au recensement des bibliothèques et à la localisation des documents.

Les projets réalistes de catalogues collectifs ne peuvent à notre avis concerner qu'un nombre restreint d'établissements. Ils visent à apporter des solutions techniques aux besoins de gestion des ouvrages et des périodiques (acquisitions en collaboration, amélioration et normalisation des fichiers, gestion des prêts ...). Réseau fédérateur et catalogues collectifs sont nécessaires, complémentaires et s'enrichissent mutuellement. Il importe donc de mener parallèlement à terme ces différents projets. Le pôle européen soutient d'ailleurs tous les projets de catalogues collectifs qui ne pourront qu'apporter plus d'efficacité au réseau.

Problèmes de choix politique. Le problème majeur est sans conteste l'absence d'une volonté politique forte de l'ensemble des décideurs de mettre en place une gestion de site coordonnée. Bien sûr, une certaine volonté s'exprime, mais elle est largement contrecarrée par les luttes de pouvoir qui n'ont rien à voir avec le réseau documentaire.

La situation en décembre 1994

Malgré ces quelques contrariétés, le projet a avancé très vite. Que pouvait-on consulter sur REDOC ? Des informations multimédia, textes, images, son, concernant l'annuaire des bibliothèques et des centres de documentation qui en font partie, soit 75 établissements recensés et présentés, 21 catalogues (collectifs ou pas), dont celui de SIBIL, des documents électroniques en texte intégral (thèses, rapports de recherche, sommaires de revues), la liste, le contenu, la localisation des CD-Rom existant sur le site, d'autres catalogues de bibliothèques accessibles sur le réseau en France et dans le monde, un prototype d'antéserveur de bases WAIS qui permet l'interrogation simultanée des bases recensées localement ou dans le monde (directory of servers), des news groups.

La commission « Politique documentaire » s'est réunie régulièrement et a décidé de mettre en place plusieurs sous-groupes d'étude sur les réseaux de CD-Rom, la récupération des notices locales de périodiques figurant au CCN (Catalogue collectif national des publications en série), la création d'un ensemble documentaire spécifique sur le thème Alpes-Montagne.

Concernant les CD-Rom, le Pôle a organisé des conférences, des visites et un salon en novembre 1994. Ce dernier rassemblait une douzaine d'exposants présentant une centaine de titres de CD-Rom en réseau et en monoposte. A l'heure où ce numéro paraît, les centres de documentation « Alpes-Montagne » constituent une des thématiques de REDOC.

Informer et former est apparu indispensable dès le départ. Une vingtaine de démonstrations de REDOC et de l'utilisation d'Internet ont rassemblé 6 à 700 personnes. Une formation générale a été organisée permettant à de nombreuses personnes de se faire une idée plus précise, mais certainement encore insuffisante. Aussi ont été mises en place trois sessions de formation de quatre jours chacune, de décembre 1994 à juin 1995. Deux jours sont consacrés à l'apprentissage pratique de l'utilisation des outils d'Internet, deux jours à celui de la recherche documentaire.

Avantages

Un réseau de ce type est convivial, souple, efficace, à coût réduit. Il concerne tous les partenaires qui souhaitent y participer : universités, centres de recherche, collectivités locales, écoles supérieures et entreprises privées de Grenoble, et présente les avantages d'une réelle démocratisation de l'information. En effet, les niveaux d'informatisation étant très divers, chacun reste indépendant et peut participer au réseau avec des niveaux d'implication différents selon ses moyens. C'est-à-dire donner simplement des informations pratiques sur la bibliothèque, et/ou donner accès au catalogue tout en permettant à chaque établissement de conserver ses propres règles d'accès au document lui même... et/ou produire et mettre en accès des documents électroniques. De plus, chaque partenaire garde la maîtrise de sa gestion informatique. Ces logiciels pour l'interrogation documentaire sont gratuits. La mise en place du réseau à l'échelle du site pourra se faire progressivement suivant le rythme de la remise à niveau des services. A partir du même poste, l'utilisateur accédera à des informations multimédia de toutes sortes, administratives, culturelles, sportives, etc.

« L'esprit réseau » se développe progressivement. Des projets de collaboration se multiplient entre des structures qui ne communiquaient pas auparavant. Enfin, l'utilisation du réseau mondial Internet permet d'accéder à une mine inestimable de sources d'informations variées et constitue dans le même temps le meilleur support pour faire connaître les ressources de Grenoble. Une application de ce type ne pourra qu'améliorer l'accès de tous aux ressources documentaires. Celles-ci sont, en effet, un élément d'importance dans un projet d'ensemble visant à faire de Grenoble un pôle d'excellence.

L'avenir

Il est dans le développement du réseau documentaire. Le Pôle continuera à assurer l'organisation de la concertation, la diffusion des informations et la coordination des différentes structures d'animation du réseau. Il financera la gestion courante du réseau. A cet effet, la convention signée entre le Pale et le CICG pour l'année 1994-95 devra être reconduite chaque année. La montée en charge du réseau rendra nécessaire la prestation d'au moins un ingénieur à plein temps ; des études spécifiques notamment sur le développement de nouvelles interfaces client-serveur devront être menées. Le Pôle financera ou co-financera la connexion d'établissements hors campus, notamment ceux qui participent au projet de documentation Alpes-Montagne. De façon générale, il favorisera l'ouverture du réseau aux institutions, organismes et entreprises qui souhaitent une communication multimédia en temps réel et une collaboration scientifique avec le monde académique.

Il est également dans la création de bibliothèques virtuelles. Depuis longtemps, l'information n'est plus uniquement constituée par des documents imprimés. Les technologies du multimédia, les réseaux de communication mondiaux accélèrent dès maintenant des mutations qui, sans faire disparaître l'imprimé, vont totalement bouleverser les modes de communication de l'information. La constitution de bibliothèques virtuelles multimédia est l'objectif le plus important du réseau. En effet, c'est le service qui fera le réseau et non l'inverse.

Le renforcement des actions de formation et de sensibilisation est une impérieuse nécessité. Le « livre Internet » contient un tel foisonnement d'informations qu'elles sont difficilement exploitables si l'utilisateur ne dispose pas de moyens lui permettant de trouver rapidement l'information utile et pertinente. Il faut former des personnes « ressource » spécialistes de la recherche sur le réseau dans les différents domaines. De plus, le Pôle continuera, en les accroissant, des actions de sensibilisation telles que conférences, démonstrations, manifestations publiques.

Enfin, l'avenir est dans l'insertion dans un réseau général d'informations très diversifiées. Le nécessaire développement du réseau documentaire au sein d'un réseau général amènera le Pôle à orienter son intervention vers des axes nouveaux tels que des projets multimédia d'information interactive, l'installation de serveurs W3 (WWW), la réflexion sur les problèmes de copyright, le soutien au choix de technologies ayant une capacité de croissance. En effet, les services évoluent très rapidement sous la pression des utilisateurs et personne ne sait ce que sera la technologie de demain.

Janvier 1995