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L'Institut national de la statistique et des études économiques

La bibliothèque

Michel Yvon

La Bibliothèque de la direction générale (DG) de l'Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) est une bibliothèque spécialisée de haut niveau dans les domaines économique, démographique, statistique et social, au caractère historique et international exceptionnel, relativement méconnue du public et des professionnels. Elle est au cœur d'un système documentaire propre à l'INSEE.

Le présent article a pour but de présenter les missions, l'organisation et les activités de cette bibliothèque, tout en rappelant en premier lieu ce qu'est l'Institut national de la statistique et des études économiques et l'organisation de son système documentaire.

Missions de l'INSEE

L'INSEE, créé en 1946, collecte, traite, analyse et diffuse de nombreuses données statistiques en matière économique et sociale. Il a pour principales missions :
- la production statistique : l'INSEE effectue les recensements de la population, mène régulièrement les enquêtes auprès des ménages et des entreprises. Il exploite les fichiers administratifs et est responsable du calcul des indices les plus courants (prix, production, commerce extérieur). Il établit les comptes de la Nation ;
- la réalisation d'études : l'INSEE réalise des études macro-économiques, des études sur le système productif, des études sociales. Il construit des modèles et établit des prévisions à court et moyen termes ;
- la diffusion et l'action régionale : l'INSEE diffuse des données et des études économiques et sociales aux utilisateurs privés et publics. Il développe aussi une activité de conseil dans les régions ;
- la coordination du système statistique public français : l'INSEE assure la cohérence de l'ensemble des travaux statistiques de tous ministères et organismes statistiques publics ;
- l'enseignement supérieur : l'INSEE dirige le groupe des écoles nationales d'économie et statistique (Ecole nationale de la statistique et de l'administration économique-ENSAE, etc.) ;
- les relations internationales : l'INSEE collabore aux travaux statistiques européens et internationaux et apporte son concours à de nombreux services statistiques étrangers.

Outre le groupe des écoles nationales d'économie et statistique, l'INSEE comprend une direction générale, 24 directions régionales, 5 centres nationaux informatiques, et emploie environ 6 900 personnes.

Système documentaire

Pour assurer toutes ses missions, tant au plan international, national qu'au plan régional, l'Institut a besoin, pour compléter toutes les informations qu'il produit et documenter les études qu'il mène, d'une bibliothèque centrale, spécifique et particulièrement riche dans les domaines pointus qui sont les siens. Située au sein de la Direction de la diffusion et de l'action régionale, la bibliothèque dépend de la division Documentation, qui a pour mission d'animer le système documentaire de l'INSEE.

En effet, outre la bibliothèque centrale, il existe à la DG huit unités de documentation, appelées relais documentaires, d'autres directions et départements spécialisés, comme la bibliothèque de la coopération, la bibliothèque de l'ENSAE, la documentation de la direction des statistiques d'entreprises, avec lesquels la bibliothèque coopère et collabore. De même il existe dans chaque direction régionale une cellule documentation, chargée de répondre aux besoins des agents de ces unités régionales, qui fait appel régulièrement aux ressources de la bibliothèque centrale de la DG.

Il est bien clair que le système documentaire décrit rapidement ici ne concerne pas la diffusion à tous les publics des statistiques et des études produites par l'INSEE, en particulier les données de type conjoncturel. Cette diffusion reste du ressort et de la compétence des anciens observatoires économiques régionaux, devenus depuis peu Services d'études et de diffusion (SED) des directions régionales et INSEE-Info-Service pour Paris et la région parisienne.

La bibliothèque

L'objectif premier de la bibliothèque est de fournir toute la documentation, sous toutes ses formes, nécessaire aux travaux des agents de la DG de l'INSEE, mais le second objectif est d'offrir à un public extérieur particulier les ressources d'une bibliothèque spécialisée de haut niveau, dont les collections, au caractère historique et international, lui permettent également d'affirmer sa vocation patrimoniale en matière d'économie, de statistique, etc.

Les moyens

Son personnel se compose actuellement de 29 personnes, soit 3 agents de catégorie A, 11 agents de catégorie B, 15 agents de catégorie C, dont certains ont un CAFB ou un diplôme de l'Institut national des techniques de la documentation (INTD). Sept membres des différents corps des personnels des bibliothèques y sont en position d'affectation (1 conservateur des bibliothèques, 3 bibliothécaires-adjoints, 3 magasiniers).

Le conservateur des bibliothèques est chargé d'animer et de coordonner l'ensemble du dispositif de production et de services documentaires.

Le budget de la bibliothèque est de 3,4 MF en 1994, non compris les acquisitions par échanges et la documentation produite par l'INSEE. Il ne concerne que des dépenses documentaires pour la seule direction générale, à l'exclusion des dépenses en matériel, en informatique et en équipement, accordés et gérés par les services spécialisés de la DG.

La ventilation en est la suivante :
- acquisitions (y compris CD-Rom) : 2,5 MF, dont abonnements aux publications en série : 1,9 MF ;
- utilisation de bases de données extérieures et de services télématiques, achat de fichiers : 0,8 MF, non compris les interrogations réalisées par Minitel et les abonnements à certains serveurs (Questel, Dialog, etc.) payés par d'autres budgets ;
- reliure : 0,1 MF.

La bibliothèque centrale de la DG est informatisée depuis 1982, grâce au logiciel DOBIS/LIBIS, qui a permis l'automatisation de l'ensemble des fonctions liées à la chaîne documentaire (acquisitions, catalogage et indexation, bulletinage, recherche et prêt). DOBIS/LIBIS fonctionne en réseau et est également utilisé à la DG par la bibliothèque de l'ENSAE et la bibliothèque de la coopération. A l'INSEE la base de données documentaires générée par DOBIS/LIBIS s'appelle SCRIB.

L'environnement matériel et logiciel est actuellement le suivant : ordinateur IBM 3090 200E (situé au Centre national informatique d'Orléans), système d'exploitation MVS-ESA, moniteur transactionnel CICS version 2.1, logiciel DOBIS/LIBIS version 2.1.

La base SCRIB rassemble les références des monographies et des périodiques depuis 1982, celles des articles de périodiques dépouillés depuis 1986. Elle contient actuellement 70 000 références, dont 31 000 monographies, 7 000 titres de périodiques (dont 4 600 vivants) et 32 000 articles de périodiques ou dépouillement de monographies.

De cette base sont issus deux bulletins bibliographiques : SVP-SCRIB, à usage interne, et SCRIB-ECO, à usage interne et externe.

SCRIB est interrogeable sur tous les sites INSEE (services de la direction générale et directions régionales) par une procédure d'accès tout public (Opac), appelée EUREKA, depuis chaque terminal ou micro connecté.

En matière de réseau externe, la bibliothèque collabore au Catalogue collectif national des publications en série et à PEB-Micro.

L'organisation et les activités de la bibliothèque

La bibliothèque comporte deux sections :
- la première, « Acquisitions et traitement documentaire », comprenant également l'administration de la base SCRIB, est chargée des acquisitions et du traitement documentaire (catalogage et indexation) des monographies, des publications en série, ainsi que du dépouillement, du catalogage et de l'indexation des articles de périodiques.

La bibliothèque a le quasi-monopole des acquisitions au sein de la DG. Mais l'initiative des commandes se trouve partagée entre elle-même et les utilisateurs appartenant aux différents services de la DG. Tous, à l'exception du département de l'informatique pour la documentation technique doivent transmettre leurs besoins, à l'exception des demandes de publications récentes de l'INSEE, qui sont servies par une autre unité de la DG, au conservateur de la bibliothèque, qui décide, en fonction de la raison et de l'intérêt de la demande, ainsi que des possibilités budgétaires, d'acquérir ou non tel ou tel document. D'autre part, il revient à la bibliothèque de gérer les échanges de publications au niveau national entre l'INSEE et les autres services ou organismes de même nature, en général, français (services statistiques des ministères), étrangers (instituts nationaux de statistiques) ou internationaux (ONU, EUROSTAT, etc.). Cette politique d'échanges, fort ancienne, conduite déjà par le prédécesseur de l'INSEE, la Statistique générale de la France, permet à la bibliothèque d'acquérir ainsi près de 80 % des publications en série dont elle a besoin.

Les acquisitions sont faites avant tout pour enrichir les collections de la bibliothèque centrale. Une partie est consacrée à alimenter les différents relais documentaires de la DG et fournir certains documents spécifiques ou d'autres exemplaires supplémentaires de documents de la bibliothèque centrale aux agents et aux services de la DG, qui en ont réellement besoin dans leurs bureaux. La bibliothèque s'efforce de satisfaire le maximum de besoins exprimés par les services. Le prêt de documents de ses collections, le recours aux échanges et au prêt entre bibliothèques et l'orientation vers l'interrogation de bases de données extérieures remplacent dans une certaine mesure des acquisitions à titre onéreux. Certaines publications (papier, disquettes ou CD-Rom) n'entrent donc pas dans le fonds de la bibliothèque et ne sont d'ailleurs attribuées qu'à certaines unités de la maison ou utilisées que par quelques personnes.

Il s'en suit une circulation très importante et assez lourde, malgré l'utilisation de DOBIS/LIBIS, de documentation, en particulier des publications en série : plus de 4 000 exemplaires (dont 50 % sont des attributions définitives) circulent annuellement dans 400 bureaux. Le nombre important de destinataires et les difficultés de transmission du courrier interne dans la DG expliquent les performances relativement médiocres de cette circulation.

Le traitement documentaire est fondé sur l'utilisation des normes de description et de catalogage françaises en vigueur (au format DMarc) et l'emploi d'un thésaurus propre à l'INSEE, dont la bibliothèque est responsable de la maintenance et de la révision.

Ce thésaurus est l'unique instrument d'indexation du système documentaire de l'INSEE. Il a été construit dans les années 1979-1981 et est régulièrement révisé. Sa deuxième édition, publiée en 1991, est devenue l'élément fédérateur commun des deux bases SCRIB et SPHINX. Une nouvelle version, revue et augmentée, devrait paraître en 1996. Le catalogue matières des collections antérieures à l'informatisation (1982) est fondé sur l'utilisation du « plan de classification décimale de la documentation statistique et économique » propre à l'INSEE, créé en 1951, révisé et complété régulièrement jusqu'à sa 4' et dernière édition en 1981.

L'indexation est réalisée par l'équipe chargée également du dépouillement de périodiques. Cette activité, classique pour certaines bibliothèques spécialisées et certains centres de documentation, est assurée à la bibliothèque depuis 1951. Elle concerne toutes les publications en série et les monographies importantes éditées par l'INSEE, ainsi qu'un certain nombre de périodiques français et étrangers, en majorité en langue anglaise, et de monographies (congrès spécialisés, par exemple). Certains périodiques sont dépouillés en entier à chaque livraison. Le bulletinage et la gestion de la circulation des périodiques sont assurés avec succès grâce au module « contrôle des périodiques » de DOBIS/LIBIS, dont la bibliothèque est actuellement le seul utilisateur en France.

L'activité de cette section comprend également le traitement rétrospectif et l'introduction dans SCRIB des séries anciennes et de certains ouvrages antérieurs à 1982.

- la seconde section « Conservation et relations avec le public » a pour mission d'assurer le service public en salle de lecture et au bureau des prêts, et d'effectuer les recherches bibliographiques et les interrogations des bases de données extérieures. Elle joue en quelque sorte le rôle de service de référence à usage inteme. Elle est chargée également de la gestion et de la conservation des collections dans les magasins.

Le service public est assuré par roulement par sept agents de la bibliothèque, qui sont par ailleurs affectés à d'autres tâches, mais qui ont été formés à l'accueil et à l'orientation des lecteurs et qui doivent bien connaître la littérature spécialisée des domaines évoqués, les activités et les publications de l'INSEE et des autres services statistiques français et étrangers. En dehors des réponses données en salle de lecture, les recherches bibliographiques, en particulier les recherches documentaires informatisées, sont effectuées en général par les deux bibliothécaires-adjointes, responsables également de la gestion des prêts.

Les magasins de la bibliothèque de la DG à Paris sont complétés par des magasins situés dans un entrepôt du Centre national de gestion des publications de l'INSEE (CNGP) à Amiens. Y sont conservées une bonne partie du fonds ancien de la Statistique générale de la France (SGF) (monographies, séries anciennes, périodiques morts), certaines collections de périodiques du fonds contemporain (périodiques morts, secondes collections, têtes ou débuts de collections, certaines collections moins souvent consultées).

Depuis plus de deux ans, la bibliothèque a eu à faire face à une série d'inondations et d'infiltrations d'eau, qui ont provoqué une épidémie de champignons dans une partie de ses collections de Paris. Les 20 000 premiers ouvrages contaminés ont été traités par les services compétents de la Bibliothèque nationale et sont entreposés actuellement dans les locaux d'une direction régionale de l'INSEE, en attendant que la partie des magasins en cause soit mise hors d'eau et décontaminée. Cet état de fait a entraîné des difficultés de fonctionnement, un surcroît de travail et une augmentation des dépenses (acquisition, prêt entre bibliothèques, etc.).

La politique d'acquisitions et de conservation a pour corollaire une politique d'élimination, qui est pratiquée à la bibliothèque à la fois sur les collections de périodiques, en supprimant du fonds les doubles ou triples collections, voire en éliminant certains titres, au bout de 1, 2, 5 ou 10 ans, et sur certaines monographies, jugées dépassées, en double ou inconservables. Cette politique d'élimination doit être menée avec soin et prudence, car la bibliothèque de la DG sert de réservoir aux unités de l'INSEE et peut prétendre, rappelons-le, avoir un rôle patrimonial au niveau national. L'élimination est une activité transversale, réalisée par collaboration de différentes équipes de la bibliothèque.

Les collections de la bibliothèque

La bibliothèque de la direction générale a été constituée en 1946-1951 par la réunion des fonds des quatre services suivants :
- la Statistique générale de la France (SGF), 1801-1812 puis 1835-1941 ;
- le Service national de la statistique, 1941-1946 ;
- le Service des économies étrangères du ministère de l'Economie nationale ;
- le fonds économique du Centre de documentation économique de la Bibliothèque nationale.

Si l'INSEE est relativement jeune (moins de 50 ans), ses collections documentaires sont nettement plus anciennes, bien que ne remontant pas beaucoup plus loin que le début du XIXe siècle (ce qui est jeune pour une bibliothèque qui a également une vocation patrimoniale, mais important dans les domaines couverts par les activités de l'Institut).

Le fonds est constitué de monographies et de publications périodiques traitant de démographie, d'économie et de données sociales essentiellement sous l'aspect statistique. Depuis 1946, ces collections ont été régulièrement enrichies par acquisition de documents sous toutes les formes possibles (papier, microreproductions, disquettes, CD-Rom, etc.) pour constituer aujourd'hui un des gisements documentaires statistiques parmi les plus importants d'Europe. Certains documents conservés à la bibliothèque semblent introuvables ailleurs en France ou en Europe (par exemple, les recensements de population des Etats-Unis de la fin du XIXe siècle). Ces collections sont traditionnellement divisées en fonds ancien (antérieur à 1946) et fonds contemporain.

Dans ces fonds spécialisés on trouve des séries sur longues périodes, qui retracent toute l'évolution chiffrée des grands domaines économiques (industrie, commerce, agriculture, transport, finances, etc.), parfois depuis plus de cent ans. On y trouve une documentation complète non seulement sur la France mais aussi sur la plupart des pays du monde, sans compter les grandes sommes publiées par les organismes internationaux *. Sur le plan statistique, la bibliothèque de la DG offre donc une information d'une grande richesse souvent méconnue du public.

Elle recèle en outre, à côté de l'information chiffrée, une documentation reflétant l'évolution des réflexions théoriques et méthodologiques du passé et du présent. Les œuvres de tous les grands penseurs en économie y sont également bien représentées.

La bibliothèque conserve, bien entendu, toutes les publications de l'INSEE depuis sa création. Elle s'efforce également, comme il se doit, d'être à la pointe de l'actualité économique et sociale.

Les fonds se composent plus particulièrement de trois types de documents :
- des séries statistiques (cote S) : ce sont des publications de périodicité annuelle ou supra-annuelle constituées de tableaux chiffrés, avec peu ou pas d'analyses et de commentaires, portant sur des sujets essentiels (par ordre décroissant d'importance) : annuaires statistiques, recensements, rapports annuels de la banque centrale, statistiques du commerce extérieur, mais aussi statistiques agricoles, de production ou d'entreprises, de la santé, du système éducatif, des transports, etc. Les séries sont en général publiées soit par les Instituts nationaux de statistiques, soit par le ministère concerné. Ces séries constituent une des grandes richesses du fonds de la bibliothèque car, pour certaines d'entre elles - pas toutes hélas - la bibliothèque en possède la collection depuis le XIX' siècle, par exemple, le recensement de la population de la France depuis 1801, les annuaires statistiques de la Suède depuis 1857, etc. La bibliothèque s'efforce de continuer à collecter et conserver au moins les quatre premières principales publications énoncées ci-dessus émanant de chaque pays du monde. Ces séries, outre celles de la France, proviennent effectivement de très nombreux pays du monde, soit au niveau national ou fédéral, soit au niveau régional (états de fédérations, Länder allemands, etc.). Il en est de même pour la majeure partie des publications des organismes internationaux et européens ;
- des périodiques (cote P) : publications à périodicité infra-annuelle (semestrielle, trimestrielle, mensuelle, etc.). Ce sont soit des publications à caractère statistique (Bulletin de la Banque de France), soit des revues d'horizons très divers, mais concernant les domaines spécifiques de l'INSEE (Revue française d'économie, Journal of Economic Literature, Econometrica, Journal of Finance, mais aussi Le Monde, le Journal officiel, Etudes, Bulletin de l'Institut international de statistique (depuis 1886)) et une série presque complète des congrès internationaux de statistique depuis 1853, etc. ;
- des monographies (cotes A, B, C, D suivant leur taille) : ouvrages traitant de sujets extrêmement variés mais correspondant toujours aux domaines d'élection de l'INSEE, donc de la bibliothèque.

Rappelons que la base bibliographique SCRIB contient tous les documents entrés depuis 1982, presque tous les périodiques (certains morts antérieurs à cette date n'y figurent pas), une bonne partie des séries (le traitement rétrospectif des séries anciennes est en cours).

Les autres documents sont repérables par les fichiers manuels de la salle de lecture et les microfiches du catalogue du fonds ancien de la SG

Services offerts aux utilisateurs

La salle de lecture (30 places) est ouverte au public interne et externe pour consultation sur place tous les jours, du lundi au vendredi, de 9h 30 à 12h 30 et de 13h 30 à 17h 30 (sauf le lundi matin et les jours fériés). Son accès est réservé à un public extérieur spécialisé : enseignants, étudiants (à l'exception de ceux des deux premiers cycles et des lycéens), élèves de l'ENSAE, chercheurs, thésards, économistes et agents d'entreprises, consultants, membres des professions libérales, agents de la fonction publique, en particulier ceux des administrations économiques et financières. Outre les fichiers manuels, deux terminaux y sont en libre accès. Les collections en accès direct y sont peu développées. Les disquettes et CD-Rom ne sont pas accessibles au public externe. L'accueil et l'orientation y sont souvent complétés par une solide recherche documentaire, voire par une information factuelle.

Le bureau des prêts, à usage interne, est ouvert aux mêmes horaires. Il s'occupe également du prêt entre bibliothèques (dont PEB-micro). Il a traité en 1993 plus de 10 000 transactions de prêts.

L'accès aux bases et banques de données extérieures à l'INSEE auxquelles la bibliothèque est abonnée (Questel, Dialog, Européenne de données, WEFA, etc.) est proposé aux agents de l'INSEE, soit par interrogations sur place ou consultation de CDRom des bases bibliographiques, soit par interrogation directement pour certains dans leurs bureaux de quelques-unes très spécialisées. Les recherches bibliographiques sont souvent faites à la demande par les bibliothécaires.

Le système de la circulation des périodiques est ouvert à tout agent de la DG. Ceux-ci peuvent également faire des propositions d'acquisitions, soit pour leur besoins propres, soit pour le fonds de la bibliothèque. Ces deux services ne concement que la documentation professionnelle.

Enfin diverses publications de la division permettent à tous de compléter leurs informations :

SCRIB-ECO, bulletin bibliographique, paraissant tous les deux mois et accessible également au public extérieur par abonnement, décrit l'ensemble des notices entrées dans la base durant cette période (monographies, articles, etc.)

SVP-SCRIB, fonctionnant sur le principe des profils, est envoyé tous les mois aux abonnés de l'INSEE pour les seuls domaines qu'ils ont choisis.

Il existe également un catalogue des publications en série reçues par l'INSEE et un catalogue des publications en série conservées à la bibliothèque. Ces deux catalogues paraissent en alternance tous les deux ans.

La bibliothèque de la DG de l'INSEE réfléchit à divers projets, dont la réalisation lui permettrait de mieux satisfaire ses utilisateurs internes et externes. Pièce importante du système documentaire de l'INSEE, elle espère mettre en place dans un avenir très proche une salle de consultation de périodiques, à usage interne exclusivement, destinée à alléger son actuel système de circulation, lourd et à la limite de la saturation.

Ce dispositif pourrait être complété par une revue électronique de sommaires et divers autres services documentaires (réseau de CD-Rom, par exemple) quand le projet de réseau local de circulation de l'information (gestion électronique de documents, etc.), dont la direction à laquelle appartient la bibliothèque devrait bientôt commencer l'étude, aura abouti.

Elle suit l'évolution de DOBIS/LIBIS et espère continuer à en intégrer au fur et à mesure les améliorations, voire utiliser les nouvelles versions annoncées du produit. Elle s'interroge cependant sur son remplacement éventuel à moyen terme par un logiciel plus ergonomique et plus convivial, utilisant par exemple les possibilités d'une architecture clients/serveur, malgré la qualité et l'intérêt de ce logiciel de gestion intégré de bibliothèques, qui lui donne globalement satisfaction.

La conversion rétrospective de son catalogue antérieur à 1982, date du début de son informatisation, est également un projet. Si la bibliothèque conduit une politique de traitement rétrospectif et d'introduction dans SCRIB des séries anciennes et de certaines monographies entrées dans les collections avant 1982, la réalisation de cette politique se fait à petite échelle, faute de moyens d'envergure. Mais ce projet est lié également aux réflexions en cours sur l'éventuelle participation de l'INSEE à des réseaux extérieurs tels qu'Internet et sur la possible publication par l'INSEE de CD-Rom.

Ces deux moyens permettraient de rendre accessible à distance le catalogue de sa bibliothèque. De même, il est peut-être intéressant d'imaginer que l'INSEE participe au réseau documentaire national partagé, que la Bibliothèque nationale de France commence à mettre en place par la création des pôles associés. La nature et la qualité des collections de sa bibliothèque devraient le lui permettre. Cette hypothèse, appuyée par divers contacts initiés en 1991-1992, est évoquée dans le rapport du président du Conseil supérieur des bibliothèques pour l'année 1992.

Septembre 1994

Illustration
Quelques chiffres

  1.  (retour)↑  Organisation des Nations Unies, Fonds monétaire international, Banque des règlements internationaux. Organisation mondiale de la santé, Organisation de coopération et de développement économique, Food and agricultural organization of the United Nations, etc.