Fresnes

La politique bibliographique est une pièce majeure du projet de gestion destiné à donner au projet de future bibliothèque municipale de Fresnes la meilleure efficacité. Dans une perspective de « coût-efficacité », l'analyse a permis d'aboutir à deux conclusions convergentes :
- l'importation de produits bibliographiques est moins coûteuse que leur production. Elle est d'autant plus efficace qu'elle permet de récupérer l'ensemble des liens logiques et des outils bibliographiques qui font de ces données une base cohérente et exploitable par le public et par le personnel ;
- le produit importé peut, s'il offre une information cohérente, des dépouillements analytiques, un système développé d'indexation et de relations logiques, une conformité aux normes et standards, mieux répondre aux attentes stratégiques en matière de qualité qu'une production locale, en offrant un Opac fiable et riche de possibilités d'interrogation. Une telle offre facilite l'insertion dans une politique de réseau et contribue à la formation du public à l'usage d'accès normalisés, et enfin une instrumentation commode et sûre au service de la politique de développement des collections.

C'est sur la base de ces considérations qu'a été bâti le principe d'organisation de la politique bibliographique et l'hypothèse d'un objectif de coût ramené à moins de 20 F.

Politique de récupération

Choix du réservoir bibliographique

Le développement des collections de la bibliothèque concerne des documents français déposés au dépôt légal et, dans une moindre mesure, de titres étrangers parmi les plus courants. Tous ces documents sont susceptibles d'être décrits dans les catalogues de la Bibliothèque nationale de France. Le programme des services, la politique de développement des collections, les actions de formation et d'orientation du public se situent dans une perspective de réseaux. Ce choix conduit à retenir pour la détermination des points d'accès principaux (auteurs et collectivités-auteurs, titres uniformes, matières, titres de publications en série, noms géographiques, compositeurs, interprètes, etc.), des vedettes susceptibles d'être retenues par les partenaires nationaux.

La qualité de l'Opac, et les nécessités d'une gestion rigoureuse de la politique documentaire demandent une organisation logique des catalogues (renvois systématiques et analogiques, liens de séries et de collections), un dispositif pertinent de croisement des accès (dépouillements analytiques, liens d'autorité), des outils d'identification accessibles en ligne (nationalité, dates des auteurs et des œuvres, notes biographiques ou explicatives).

Les bases BN-Opale et BN-Opaline sont apparues comme les seules susceptibles de répondre à l'ensemble de ces exigences, sous condition de pouvoir récupérer les notices d'autorité liées aux notices bibliographiques requises.

Choix des formats de travail et d'échange

En matière de format de travail, le choix d'Intermarc est apparu le plus approprié : sa structure est mieux adaptée aux normes françaises que le format LC-Marc, et sa pérennité mieux assurée que les adaptations conjoncturelles d'Unimarc (ces choix constituent aujourd'hui, en France, les alternatives les plus répandues) ; il permet de récupérer dès à présent les notices d'autorité de la base BN-Opale ; conforme au format de production des notices récupérées, il permet d'éviter les pertes d'information, notamment en ce qui concerne la pertinence des liens.

En matière de format d'échange, le choix d'Unimarc (tel qu'il est défini par les instances responsables de l'IFLA) s'est imposé. Pour des raisons de principe, il est au cœur d'un programme international et il est retenu comme « format national d'échange » par un arrêté du 3 novembre 1993. Pour des raisons pratiques, il est retenu par le département du Val-de-Marne pour la constitution du catalogue collectif des fonds thématiques départementaux. Le catalogue du fonds départemental de Fresnes doit donc pouvoir s'y insérer.

Le logiciel, retenu (développé par la société Opsys) permettra donc la récupération et la gestion interne en Intermarc, et la conversion automatique d'Unimarc à Intermarc et réciproquement.

Choix des critères d'interrogation

La configuration de l'OPAC devra reposer sur la totalité des informations et des relations logiques produites par le service de la Bibliothèque nationale de France. Il bénéficie, d'ores et déjà pour cette première étape, d'un mode de recherche booléen et d'un logiciel de reconnaissance phonétique développé par Opsys. Il s'intégrera à l'avenir à un environnement Windows et à des développements multimédias.

Mode de récupération

La récupération se fait par requête des notices bibliographiques, puis de notices d'autorités qui leur sont liées, auprès, de la Bibliothèque nationale de France, la cession se fait sans interface dans le format Intermarc de production. Ce principe fait l'objet de conventions entre la ville de Fresnes et la Bibliothèque nationale de France.

Répartition des coûts et organisation du travail

Production

Le parti pris retenu consiste à réduire le travail bibliographique à celui de la saisie des données nécessaires à la commande des documents (catégories A et B +) ; à la fiabilité des requêtes (essentiellement le rajout à la livraison, de l'ISBN aux éléments auteur, titre, date, déjà saisis pour la commande) (catégories C et B-type) ; aux opérations administratives (numéro d'inventaire), à la localisation des documents (essentiellement la cote) (catégories C et B-type) ; exceptionnellement, au dépouillement analytique motivé par des besoins propres à l'établissement (catégories A et B +).

A ce travail s'ajoute celui du temps consacré aux requêtes et au déchargement des notices selon des procédures automatisées (catégories C et B-type), ainsi qu'à l'examen des cas équivoques signalés par le système (sauf exception, catégories C et B-type).

L'organisation du travail et la répartition des coûts locaux peuvent être résumées comme suit : saisie des éléments de commande (sur grille simplifiée) comprenant, dans tous les cas, titre propre et premières mentions de responsabilité, nom de l'éditeur, date de publication, prix ; et, selon les cas, titre propre de la collection, de la sous-collection, numérotation du volume, mention d'édition, qualificatif (« broché » ou « relié »), éventuellement une brève note de gestion destinée au service et une proposition de localisation du document (environ 3 mn) : 6 F ; saisie (la plupart du temps magnétique) de l'ISBN, lors de la réception du document (maximum 20 mn) : 0,50 F.

Récupération

- achat de notices ;

- prix moyen d'une notice bibliographique (entre 4,30 F et 2,50 F) : 3,60 F ;

- prix moyen d'une notice d'autorité (entre 2 F et 2,50 F) : 2,25 F ;

- mise à jour des autorités : (abonnement 10 000 F)/4 000 notices = 2,50 F.

Temps de requêtes

(1 jour par trimestre, en estimation haute, soit environ 30 heures annuelles rapportées à 5 000 notices/an) = 0,60 F.

Prévision de coût

Notice de gestion : 6,50 F

Temps de requête : 0,60 F

Acquisition des notices : 5,75 F

Mise à jour des autorités : 2,50 F

Soit : 15,35 F

Marge variable (dysfonctionnement, indexations manquantes, dépouillements analytiques) : 4,65 F (soit pour l'ensemble des notices l'équivalent d'environ 1 mois de travail d'un bibliothécaire).

Variables et prospectives

Cette estimation s'appuie sur une première expérimentation. Elle dépend cependant de facteurs encore inconnus : la base disposant d'environ 35 000 autorités, il est difficile d'apprécier le nombre moyen d'autorités non déjà entrées dans la base, reliées à chaque notice bibliographique nouvelle ; le temps consacré aux requêtes dépendra de la fiabilité et de la maniabilité des procédures d'écrasement des notices de gestion. Cette opération, effectuée par Opsys durant la phase de reconversion, sera faite par le personnel.

Elle dépend aussi de variables : le coût constant d'abonnement aux mises à jour devient variable rapporté au nombre de notices considérées ; l'introduction des cartes et plans, des disques et des partitions nécessitera un nouvel investissement pour la constitution de la base d'autorité (noms géographiques, interprètes...) et de nouveaux abonnements pour les mises à jour.

Rendement

Le seuil de 4 000 titres nouveaux par an est une hypothèse basse déterminée par la conjoncture budgétaire. L'amélioration du nombre des acquisitions espérées pour les années à venir, et notamment l'ouverture de la prochaine bibliothèque, ainsi que le traitement, dans la base bibliographique de la bibliothèque, des ressources documentaires d'autres services communaux (partitions du conservatoire de musique, périodiques administratifs  *...) devraient améliorer le rendement du coût d'abonnement aux mises à jour, par la baisse de leur quote-part rapportée à chaque notice.

Enrichissement du catalogue

Les coûts de saisie liés au projet de l'enrichissement du catalogue par de l'image et du son autour de la structure bibliographique initiale ne sont pas concernés par les hypothèses définies pour cette première reconversion.