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Choix économiques dans une bibliothèque

L'expérience de Compiègne

Sabine Barral

A l'aube du XXIe siècle, nous savons tous que l'économie régit le monde, mais aussi, à une moindre échelle, les entreprises, les services. L'université et sa bibliothèque n'échappent pas à la règle.

Comment une bibliothèque peut-elle concilier sa mission de service public avec, d'une part, la notion de gratuité qui lui est encore souvent liée, d'autre part, les enjeux économiques qui sont importants et incontournables ? Cette fameuse gratuité qui nous a accompagnés au moins dans nos premières années de conservateur a-t-elle encore une longue vie devant elle ou doit-elle être bannie du fonctionnement des bibliothèques ?

Va-t-on passer d'un extrême à l'autre ? Du tout gratuit au tout payant ? Peut-être pas...

Il est sûr que, de plus en plus, les bibliothèques universitaires ou les services communs de la documentation (SCD) auront à gérer une entreprise. La contractualisation, avec la proposition d'objectifs à réaliser, incite sans doute à un tel fonctionnement.

Dans les pages qui vont suivre, l'expérience de la Bibliothèque de l'Université de technologie de Compiègne (BUTC) sera décrite. Certains considèrent ce SCD comme atypique. L'est-il vraiment ? Par l'organisation de l'université et, sans doute également, sa date de création, la BUTC a toujours été sensible à la recherche de financements - les ressources propres paient principalement le personnel contractuel de l'établissement. Plutôt que de parler de bibliothèque atypique, peut-être faudrait-il simplement reconnaître que l'Université de technologie de Compiègne a, depuis sa création, intégré dans son organisation des enjeux économiques, alors que les autres universités ont peut-être pris en compte cette composante plus tardivement, principalement depuis 1984.

Après avoir décrit succinctement le contexte local de la BUTC, la mission du SCD et par là même les choix de services en fonction des publics particuliers seront décrits. Enfin, quelques critères de coûts et de tarifs seront analysés.

Un public non traditionnel

Pour comprendre la spécificité de l'Université de Compiègne et du public de sa bibliothèque, il n'est sans doute pas inutile de rappeler l'objet de référence de cette université : la technologie. Dans un article récent du Figaro, Michel Renault, directeur général du Crédit lyonnais définissait la technologie comme « l'ensemble des processus qui permettent d'élaborer des produits ou services à destination, soit du grand public soit d'autres industriels qui interviennent dans les processus de transformation ».

Dans le cursus universitaire de l'UTC, la part consacrée aux travaux personnels, aux réalisations techniques, est grande et variée, d'où des besoins documentaires spécifiques, très spécialisés. Le nombre d'enseignants issus du monde industriel est plus important que dans les autres universités.

D'autre part, au cours de leurs études, les étudiants effectuent plus d'un an de stage en entreprise ; celle-ci réalise souvent à ce moment-là ses recherches bibliographiques grâce à ces stagiaires. Ainsi sont créées de nombreuses relations avec les entreprises, localement mais aussi plus largement. Parfois, lorsqu'elles sont localisées dans de petites villes non universitaires, ces mêmes entreprises prennent l'habitude de s'adresser directement à la BUTC pour leurs besoins documentaires.

Enfin, la formation continue, organe important au sein de l'UTC, et son public, lui aussi spécifique, participent à ce contexte particulier.

Le public non traditionnel de la BUTC est également constitué par un pourcentage élevé de non-universitaires. Les stages mentionnés ci-dessus n'en sont pas la seule raison. Dans les trois missions de l'UTC « Enseignement-Recherche-Transfert », le transfert de technologie - à savoir faire connaître auprès des entreprises la recherche effectuée à l'UTC, mais aussi connaître les besoins des entreprises en matière de recherche - a été une mission essentielle à l'université dès son origine, bien avant le développement des services de relations industrielles dans les universités françaises.

Les thèmes de la recherche poursuivie à Compiègne étant très appliqués, de nombreux contrats sont signés avec des entreprises. Ainsi, le public « entreprises » de la bibliothèque n'est pas négligeable - 68 entreprises différentes ont utilisé les services de la recherche documentaire informatisée et du prêt entre bibliothèques de 1990 à 1992.

On peut également souligner la spécificité de l'Oise. Les PME/PMI constituent une part importante du monde industriel. Or, ces petites unités n'ont généralement pas les moyens de créer un centre de documentation. Sur les 68 entreprises mentionnées ci-dessus, 25 étaient des PME, 7 des industries, les autres des laboratoires et services.

Enfin, dans l'Oise, la BUTC est pour ainsi dire la seule bibliothèque universitaire. Elle est sollicitée par d'autres étudiants (BTS, élèves de l'Ecole de commerce...), divers ingénieurs, consultants...

Une question se pose à la BUTC : quelle est sa mission ? Privilégier le seul public universitaire ou accueillir également ce public non universitaire très impliqué dans l'université, public plus nombreux à Compiègne que dans la moyenne des bibliothèques universitaires ; un public varié, pressé, ayant des demandes très ciblées - plus technico-économiques que dans une université scientifique « classique » ?

Quels services pour quel public ?

La mission de service public de toute bibliothèque universitaire doit-elle s'appliquer de la même manière au public non universitaire ?

Le SCD offre ses services d'abord à l'université : étudiants, enseignants-chercheurs. Comment alors servir ce public essentiel dans une université comme Compiègne où les stages en entreprises, les contrats avec les industries, les enseignements assurés par des ingénieurs issus du privé constituent une part importante de son fonctionnement ?

La BUTC a pour sa part essayé de répondre aux besoins spécifiques de son public tant universitaire qu'extérieur en créant des services plus spécialisés, en essayant d'adapter les services traditionnels à ce public. Quelques exemples peuvent illustrer ces propos.

Ainsi, dès l'apparition de la recherche documentaire informatisée dans les bibliothèques universitaires, a été créé à Compiègne un service « Compiègne-Télédoc ». Du personnel contractuel a été recruté par l'établissement, en particulier un demi-poste d'ingénieur. Près de la moitié des interrogations de banques de données sont faites pour les entreprises (ou laboratoires extérieurs). Les banques de données sur les brevets et les banques technico-économiques sont particulièrement utilisées. Cet ingénieur joue souvent un rôle de documentaliste à l'égard de ce public, puisqu'il se charge de gérer par exemple les demandes de prêt entre bibliothèques, d'obtenir les brevets... et ceci de façon rapide car, bien sûr, ce public a besoin de résultats immédiats.

En 1991, lors de la construction du Centre de transfert (de technologie), a été installé dans ces nouveaux locaux le Relais Information-Entreprise, salle de documentation gérée par la BUTC, avec l'aide là encore d'un ingénieur contractuel de l'établissement. Comme son nom l'indique, cette salle offre de la documentation technico-économique à l'adresse plus particulièrement des entreprises ou des étudiants en management ou futurs stagiaires. C'est là qu'est installée l'antenne de l'Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE). Ce relais sert souvent de service SVP (question-réponse) sur la région.

La BUTC offre également quelques autres services spécialisés pour répondre aux besoins spécifiques de son public : un service de veille technologique en lien avec les ingénieurs consultants de l'UTC, la bibliothèque se chargeant de la veille informative ; un service de conseil à la création de centres documentaires, pour répondre plus particulièrement aux besoins des PME/PMI ; le catalogue de l'UTC sur minitel, car ces mêmes entreprises n'ont pas de ligne Transpac et ne sont pas connectées au Réseau national de la technologie, de l'enseignement et de la recherche (Renater).

Il s'agit également de veiller à ce que ce public spécifique respecte les lois, notamment celle du droit d'auteur ; parmi les lecteurs, on trouve par exemple des consultants. De même, les clauses des contrats des fournisseurs de certains CD-Rom exigent l'organisation de contrôles (lorsque le public d'une bibliothèque n'est pas seulement un public étudiant de l'université).

Enfin, plus le public extérieur à l'université est nombreux au sein d'une bibliothèque, plus le problème de la formation de ce public aux techniques documentaires est important et doit être analysé en conséquence. Les services offerts par la BUTC prennent également en compte la spécificité du public universitaire de Compiègne très tourné vers les nouvelles technologies. C'est ainsi qu'il y a une forte demande pour que tout soit accessible sur le réseau local, à partir de chaque bureau. Comment alors faire payer par exemple les interrogations sur les CD-Rom comme cela est pratiqué dans certaines BU ?

Se posent également dans ce cas le problème de la formation aux différents outils et celui de la vérification de leur bonne utilisation. L'apparition des réseaux transforme les services par rapport au public extérieur, mais aussi au sein de l'université.

Les services doivent-ils être organisés de façon différente selon qu'ils s'adressent au public universitaire ou au public extérieur ? C'est le cas des Technical Information Services anglo-saxons qui sont, au sein des universités, des structures indépendantes à l'adresse du public extérieur. Ce n'est pas le choix fait à Compiègne ; le Relais Information-Entreprise, même s'il a été créé pour répondre aux besoins du public extérieur, s'adresse à l'ensemble de l'université.

A publics divers, tarifs différents

En fonction de ces publics, la question se pose de savoir si les services doivent être ouverts à tous ou non, et comment doivent alors être répercutés les coûts. On retrouve le débat signalé en introduction sur l'identification entre service public et gratuité. Il est temps, me semble-t-il, de faire prendre conscience au public des bibliothèques que la gratuité n'existe pas ; à un moment donné, il y a un payeur, même si ce n'est pas, ou pas toujours, le lecteur de la bibliothèque.

S'il paraît naturel d'ouvrir les services de la bibliothèque au public extérieur à l'université, et tout particulièrement à Compiègne, à quel prix cela doit-il se faire ? Serait-il normal que les entreprises utilisent les millions investis dans la documentation grâce aux subventions de l'Etat et aient ainsi à leur disposition dans les salles de lecture livres et revues sans payer leur quote-part ?

Trop souvent, dans les bibliothèques, l'évaluation des coûts ne tient pas compte des frais de personnel, parce que ce sont des fonctionnaires payés sur des budgets qui ne sont pas gérés par la bibliothèque. Si des PME/PMI ne peuvent s'offrir un centre de documentation, n'est-ce pas en partie parce que cela coûte cher ? Il a été fait mention précédemment de la présence, dans certains services de la bibliothèque, de personnel contractuel de l'établissement. Près de 20 % du personnel de la BUTC est payé sur les ressources propres de la bibliothèque, sans compter les moniteurs et les contrats emploi-solidarité. C'est pourquoi la BUTC a porté son attention sur l'évaluation des coûts. Ce n'est cependant pas toujours aisé. Si l'on prend l'exemple du service Compiègne-Télédoc, celui-ci s'adressant aux membres de l'université comme aux clients extérieurs, comment et auprès de qui répercuter les charges liées au personnel contractuel ?

Pour gérer ces problèmes de coûts, la BUTC a beaucoup développé l'utilisation du système GFC ** et le fonctionnement par projets (par exemple un projet PEB, un projet RDI...). Cela permet notamment de suivre l'ensemble des dépenses afférentes à la recherche documentaire informatisée : serveurs, téléphone, publicité...

Comment la BUTC a-t-elle choisi de résoudre à la fois ses besoins de ressources propres pour payer les contractuels de l'établissement, son souci d'accueillir tous les publics, y compris la nécessité par voie de conséquence d'acheter des exemplaires plus nombreux de certains manuels pour servir les étudiants extérieurs ?

La politique documentaire a défini comme principe que les services seraient ouverts à tous, mais qu'à publics différents seraient appliqués des tarifs différents.

C'est ainsi qu'il est demandé à chacun de s'inscrire. Trois tarifs existent pour les lecteurs extérieurs : un pour les étudiants, un pour les individuels, enfin un troisième pour les sociétés. Aux membres de l'université sont appliquées les modalités communes à l'ensemble des universités françaises.

Cette inscription donne accès à l'ensemble des services de la BUTC. Il est cependant difficile de contrôler le bon fonctionnement de ce processus, les salles étant en libre accès. Seul un système de contrôle d'accès serait fiable. Cependant, l'inscription est indispensable pour utiliser les CD-Rom en réseau. Les lecteurs extérieurs participent ainsi au paiement des abonnements correspondants.

Certains services, les mêmes sans doute que dans beaucoup d'universités françaises, sont payants. Des coefficients sont appliqués. C'est ainsi que, à cause du nombre de contrats avec l'industrie, les demandes faites par la recherche sont facturées plus cher que celles de l'enseignement ; le coefficient est également plus élevé pour les entreprises.

Dans ces coûts que doit-on prendre en compte ? Le remboursement des frais ? Le service rendu ? Les frais de personnel ? La BUTC considère que l'inscription donne accès à la documentation de la bibliothèque ainsi qu'à tout renseignement obtenu directement. En revanche, elle inclut des frais de personnel dans certains tarifs proposés aux lecteurs extérieurs à l'université.

On peut citer en exemple la recherche documentaire pour laquelle sont appliqués respectivement les coefficients 1,6 - 1,76 - 2 sur le prix de revient de l'interrogation. Dans le cas des entreprises est ajouté un forfait supplémentaire de 400 F, qui correspond à la préparation de la recherche.

Dans certains cas, tel le tirage de microfiches, le tarif double selon que le lecteur fait la reproduction lui-même ou qu'il demande les services du personnel de la BUTC.

Ces quelques réflexions n'ont pas la prétention d'avoir analysé l'ensemble des incidences économiques sur l'organisation des services d'une bibliothèque. Elles rejoignent peut-être des questions que se posent un certain nombre de bibliothèques.

Espérons que la mission dévolue aux services communs de la documentation saura mieux intégrer dans l'avenir les aspects économiques. Nabuco permettra sans doute une approche plus facile de ces problèmes.

Mars 1994

Illustration
La BUTC - Données chiffrées

  1.  (retour)↑  Ce texte reprend une intervention faite par l'auteur au congrès de l'ADBU de 1993 à Toulouse.
  2.  (retour)↑  Ce texte reprend une intervention faite par l'auteur au congrès de l'ADBU de 1993 à Toulouse.
  3.  (retour)↑  Ce système informatisé de Gestion financière et comptable va être remplacé par Nabuco (Nouvelle approche budgétaire et comptable) que le ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche est en train d'élaborer pour l'informatisation financière des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel. Nabuco est testé depuis le 1er janvier 1994 par 5 universités.