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ARNO-BN

Système informatisé d'acquisitions et de récupération de notices

Lenka Bokova

Après deux ans d'analyse, de développement, de tests et de formation, le département des Entrées étrangères (DEE) et le département Informatique et Organisation (DIO) de la Bibliothèque nationale viennent de réaliser le dernier chaînon du système informatisé d'acquisitions.

ARNO-BN a été mis en place progressivement au cours du printemps 1993. La récupération des notices a commencé dès janvier. Le premier bon de commande a été adressé au fournisseur en février et depuis le début de mars, toutes les factures et tous les ouvrages reçus sont enregistrés informatiquement. Enfin, depuis trois semaines, les notices d'acquisitions sont chargées dans la base BN-OPALE.

La particularité d'ARNO-BN consiste dans l'articulation de trois étapes, qui reposent chacune sur des systèmes informatiques différents : les notices sont récupérées des CD-Rom et de RLIN (Research Libraries Information Network) sur micro-ordinateurs en réseau (réseau NOVELL, version 3.11 avec quatre armoires CD 314 de Meridian Data d'une capacité de 56 disques), les procédures d'acquisitions sont traitées dans OPALINE sur BULL (DPS 7 000) et enfin, les notices d'acquisitions sont chargées d'OPALINE dans BN-OPALE.

C'est en 1990, que la Bibliothèque nationale a décidé d'informatiser les acquisitions du DEE et de confier ce projet à l'équipe du DIO. Le chantier BDF des acquisitions et le doublement de la charge qui en résulte pour le DEE sur le plan d'achat et de catalogage rendaient en effet urgente une solution informatique.

Après que l'acheteur ait fait ses choix

Cependant, tout n'est pas informatisé au DEE. Résumons donc les principales missions et charges des quatre services du DEE en indiquant pour chacune d'elles de quelle manière elle est prise en compte par ARNO-BN.

Le DEE a pour mission d'acquérir (par achat, don et échange) et de cataloguer les ouvrages en sciences humaines de niveau recherche, publiés à l'étranger et destinés au département des Imprimés et Périodiques. Cela représentait, en 1992, près de 40 000 titres et une dépense de 12 700 000 francs.

Le service des Acquisitions acquiert par achat et échange des ouvrages en langues occidentales, souscrit les abonnements demandés par le département des Périodiques (environ 3 500) et gère l'ensemble des factures des ouvrages acquis par le DEE et des factures d'abonnements de périodiques.

Les sources d'informations que les acheteurs utilisent sont aussi variables en qualité et en fraîcheur que les pratiques bibliothéconomiques des pays dont ils sont spécialistes. Ces sources sont principalement des bibliographies nationales, des fiches de libraires envoyées sur profil, des catalogues d'éditeurs ou revues critiques. Aucune n'est cependant disponible sur support électronique rapidement et sous une forme satisfaisante. La phase du choix, essentielle dans l'activité des acheteurs, reste donc manuelle. Mais l'acheteur dispose désormais, avec les CD-Rom en réseau, d'un certain nombre d'outils performants pour identifier les ouvrages (CD-MARC, Deutsche Nationalbibliographie, British National Bibliography, Bibliographie nationale française, Bibliografia nacional española) ou vérifier leur disponibilité (VLB, Books in print, Electre, ISBN, Whitaker).

L'informatisation des procédures d'acquisitions n'intervient donc qu'à partir du moment où l'acheteur a fait ses choix. ARNO-BN gère alors la récupération des notices, l'édition des bons de commande et l'enregistrement des factures et des ouvrages. Les statistiques mensuelles sont éditées par le système et sont la base de celles qui constituent le rapport annuel.

Le service étranger, informatisé depuis 1987, catalogue dans BN-OPALE (système GEAC) les ouvrages acquis par le service des Acquisitions et par le service des Dons. ARNO-BN permet de charger dans BN-OPALE des notices créées dans OPALINE par le service des Acquisitions.

Le service des Langues slaves et orientales (SLSO) acquiert et catalogue des ouvrages en langues slaves et orientales. La gestion des commandes reste pour l'instant manuelle. Les factures sont traitées dans la base OPALINE des acquisitions. Le catalogage dans BN-OPALE est limité aux ouvrages en caractères latins. Les ouvrages en caractères cyrilliques, arabes et hébraïques, en arménien, chinois, japonais et coréen sont encore catalogués manuellement.

Le service des Dons est chargé de la réception et de l'enregistrement des dons ainsi que des relations épistolaires avec les donateurs. L'intégration des dons dans ARNO-BN est en cours d'analyse avec le projet d'adapter les procédures d'OPALINE-acquisitions pour les besoins du service des Dons et de constituer une base bibliographique commune.

Double conversion

La récupération de notices en amont d'OPALINE-acquisitions permet avant tout d'économiser le temps de saisie et de disposer de notices de qualité dès la commande. La recherche et l'exportation effectuées en général par le personnel auxiliaire sont évaluées à 1 à 2 minutes par notice selon le taux de recouvrement. La récupération dans le CD-Rom de la Deutsche Nationalbibliographie (DNB) couvre à 70 % les besoins du secteur allemand. Le secteur français récupère dans le CD-Rom de la BNF près de 80 % de ses notices. Pour les autres secteurs, le service des Acquisitions récupère des notices dans le CD-Rom de la Bibliothèque du Congrès (CD-MARC) ou dans la base RLIN en ligne, dont le taux de recouvrement est légèrement supérieur, mais dont la consultation est payante selon le nombre de recherches et le temps de connexion. La récupération dans ces deux bases américaines est intéressante surtout pour les secteurs américain, anglais, les secteurs d'Amérique latine et les acquisitions rétrospectives étrangères. En dessous de 30 % du taux de recouvrement - et c'est le cas des secteurs italien et ibérique -la saisie semble plus économique. Pour l'ensemble des secteurs, six notices sur dix sont récupérées dans l'une des quatre sources. Le souci des acheteurs étant de suivre de très près la production éditoriale courante, il semble difficile d'augmenter le taux de récupération tributaire du rythme d'acquisitions et de catalogage des bibliothèques américaines.

Il n'existe pas actuellement d'autres sources sur support électronique satisfaisantes du point de vue de format d'export, de la fraîcheur et de la qualité des notices. Par ailleurs, la Bibliothèque nationale ne souhaite pas multiplier les sources de récupération qui nécessiteraient des procédures de récupération et des programmes de conversion trop nombreux.

Les notices « exportées » sont converties parallèlement en format OPALINE-acquisitions et en INTERMARC. La notice en format acquisitions est chargée dans le fichier de suggestions de la base OPALINE tandis que la notice INTERMARC est gelée dans un fichier spécifique sur OPALINE jusqu'à l'arrivée de l'ouvrage. Ce sera alors la version INTERMARC de la notice récupérée sur CD-MARC ou dans RLIN qui sera chargée dans la base BN-OPALE. Ce principe de la double conversion permet de charger dans la base du catalogage des notices sans perte d'information, alors que le passage par le format acquisitions les appauvrirait d'un certain nombre de zones.

Pour les besoins de la récupération, le DIO a réalisé, en collaboration étroite avec le DEE, six programmes de conversion de formats : les formats UNIMARC, MAB, LC-MARC, ISDS sont convertis en format OPALINE-acquisitions, le format OPALINE-acquisitions est converti en format INTERMARC et, enfin, le format LC-MARC est converti en format INTERMARC.

Suggestion, commande, acquisition

Le noyau d'ARNO-BN est la base OPALINE-acquisitions du service des Acquisitions. Le logiciel a été développé par le DIO en collaboration étroite et quotidienne avec le DEE. La base des acquisitions constitue une extension du concept OPALINE, l'ensemble des fonctionnalités, notamment au niveau de la recherche multicritère, ayant intégré ce nouveau logiciel de gestion des acquisitions. Il devra ultérieurement permettre de traiter les dons et devrait pouvoir être adapté à la gestion des acquisitions des autres départements de la BN informatisés sur OPALINE.

Les notices sont en format spécifique, défini par les besoins du service des Acquisitions. Aux zones d'information bibliographique (trois auteurs, éditeur intellectuel, titre, édition, adresse, date de publication, collation, collection, numérotation dans la collection) s'ajoutent les zones codées nécessaires pour les statistiques (langue, pays, discipline) et des zones de gestion (prix, devise, service de catalogage, destinataire, observations). Toutes les zones sont de longueur fixe.

Les notices passent en général par trois étapes : suggestion, commande, acquisition. Le fichier de suggestions est constitué de notices récupérées ou saisies, une fois prise la décision d'acquisition. C'est une étape technique transitoire. Chaque secteur d'acquisitions gère son fichier de suggestions. Après avoir ouvert une commande (choix du fournisseur, indication de la devise), l'acheteur sélectionne, vérifie et valide en commande les notices de suggestions. Lorsque l'acheteur a fermé sa commande, le système édite un bon de commande. A l'arrivée des ouvrages, la notice de commande est corrigée si nécessaire par l'acheteur. L'enregistrement des factures et des ouvrages permet l'édition de statistiques et de bordereaux d'accompagement.

Le fichier des acquisitions proprement dit comprend les notices à l'état de commande ou d'acquisition, mais les notices de suggestions en sont exclues. La recherche y est possible par mots du titre, par le nom d'auteur et par l'ISBN et, bien sûr, par fournisseur et par numéro de facture ou de commande. Un fichier de publications en série (collection et périodiques) permet la gestion des factures de périodiques et surtout, par le lien vertical avec la notice de monographie, le bulletinage des collections. La recherche dans ce fichier s'effectue par titre tronqué ou par mots du titre. Un système de liens horizontaux permet des renvois en cas de variantes ou de changements de titre. Le module de gestion des autorités d'OPALINE n'est utilisé, dans le logiciel d'acquisitions, que pour régler les renvois au niveau des auteurs, tout en permettant la validation en auteur d'une forme rejetée.

Quelques avancées pionnières

En aval d'OPALINE-acquisitions, un batch * hebdomadaire charge dans le fichier le travail de la base BN-OPALE les notices correspondant aux ouvrages enregistrés depuis le dernier batch et qui sont à cataloguer dans le service étranger. Ce sont soit des copies des notices d'acquisitions converties en format INTERMARC - cas des saisies pures ou des récupérations sur DNB - soit les notices INTERMARC qu'un numéro de lien permet de retrouver dans le fichier gelé. Un programme spécifique exclut du chargement les notices des volumes particuliers d'une suite que le service étranger décrit en général en une seule notice bibliographique, alors que le système d'acquisition sur OPALINE repose sur le principe d'une notice par volume physique. Le catalogueur dispose ainsi d'une sorte de pré-notice qu'il contrôle, corrige éventuellement et complète. Il faudra attendre quelques mois pour que le service étranger soit en mesure d'évaluer avec justesse les gains de temps en catalogage que ARNO-BN lui apporte. Cependant, on peut remarquer dès à présent que, si la récupération des notices économise le temps de saisie, l'établissement des liens aux autorités et l'indexation sujet, qui restent à faire entièrement, pèsent dans le catalogage informatisé le plus lourd.

A ce jour, le fichier de suggestions a été alimenté par près de 7 000 notices récupérées et par 4 000 notices saisies. Depuis février, 10 300 lignes de commande ont été créées et, depuis mars, 7 000 acquisitions ont été enregistrées. Pour l'instant, 3 000 notices ont été chargées d'OPALINE dans BN-OPALE, et l'ont prévoit pour le mois de septembre la mise en place du rythme hebdomadaire du chargement.

ARNO-BN fonctionne dans toute sa complexité grâce à la collaboration de multiples acteurs du DIO et du DEE. Sa mise en place a permis de réaliser quelques avancées pionnières sur le plan technologique : le réseau de 18 titres de CD-Rom en 56 disques, dont profitent largement les lecteurs à la salle des Catalogues, les conversions des notices et les divers chargements réalisés entre OPALINE et BN-OPALE. Pour le service des Acquisitions, son intérêt consiste avant tout dans le fichier des entrées informatisé avec des modes de recherche puissants ainsi que dans l'édition des statistiques fines et fiables.

Illustration
Convention conclue entre la Bibliothèque nationale et le Research Library Group

  1.  (retour)↑  Traitement en séquences de données de même nature groupées par lots.