La littérature grise

Il est paradoxal de parler de normalisation à propos d'une littérature qui se définit par sa capacité à y échapper : sa couleur grise évoque une opacité, une ambiguïté « passe-muraille ». Et si c'était justement parce que cette littérature restait dans l'ombre qu'elle attirait la curiosité et excitait l'intérêt ? A l'opposé, en somme, de ces livres blancs qui prétendent s'afficher avec éclat devant l'opinion publique.

En réalité tous les documents « gris » 1 (rapports d'études, de recherche, d'activité, notes techniques, actes de congrès, de séminaires, thèses, etc.) n'ont pas le même niveau d'intérêt ou n'intéressent pas au même degré toutes les catégories d'usagers. Mais les informations qu'ils contiennent sont généralement originales. C'est cette rareté qui en fait le prix. Lorsque l'information paraît sur la place publique, dans un article par exemple, il est souvent déjà trop tard pour l'exploiter de manière performante.

Les périples d'un rapport hors normes

Le repérage et l'identification des documents gris, tout comme leur accès, sont les fonctions qui pâtissent le plus d'une absence de normalisation. L'usager peut se trouver privé des possibilités d'accès aux données, but ultime et justification de tout système documentaire. A quoi bon produire une littérature que personne ne peut lire ? A vrai dire, les auteurs de rapports se soucient peu de cette contradiction, soit qu'ils sous-estiment l'intérêt de leur production, soit qu'ils se contentent de la communiquer à ceux de leur « cercle », seuls aptes, selon eux, à la comprendre et à l'apprécier. Ce faisant, ils ignorent ou négligent la multiplicité des usages possibles d'un rapport ou d'une étude. Mis à part les cas bien reconnus de confidentialité industrielle, scientifique ou de sécurité, qui concernent ce que l'on pourrait appeler une littérature « rouge », la majorité des productions de littérature grise pourrait être plus largement diffusée.

Comme les documents gris échappent au circuit éditorial qui en assurerait le signalement, les documentalistes ou bibliothécaires n'ont que peu de moyens avérés pour les sortir de l'ombre, hormis quelques rares citations éparses ou les hasards d'une conversation.

Prenons l'exemple d'un rapport. Si, par bonheur, il parvient au centre de traitement documentaire, bien souvent il lui manque les éléments indispensables à une description non ambiguë et distinctive, qui lui permettrait de figurer dans les catalogues. Là encore, l'absence de normalisation, ou d'application des normes, paralyse le cheminement du document de littérature grise vers l'usager potentiel. Lorsque, vaillamment, le rapport franchit tous ces obstacles et parvient à figurer dans une banque de données ou un catalogue sous la forme d'une notice assez complète pour éviter la confusion, il n'est pas encore définitivement sorti de la pénombre. C'est l'usager cette fois qui est confronté au problème : si, après bien des efforts, il est parvenu à identifier le rapport, et s'il effectue une demande afin de pouvoir le consulter, il a tous les risques de se voir répondre : « non communicable »...

Les raisons de la non-communicabilité des documents de littérature grise sont nombreuses. Elles obéissent à une grande variété de catégories de « confidentialité » parfois justifiées, bien souvent sans fondement si l'on prend en compte les conditions matérielles propres à cette littérature qui en limitent la reproduction ou la communication. Chaque organisme définit sa propre échelle de diffusion. Un rapport frappé du sceau « confidentiel » a toutes les chances de rester inaccessible, même après un délai qui abolit tout risque de préjudice ou si une page seulement comporte des informations assujetties au secret.

Que faut-il normaliser pour la littérature grise ?

Normaliser l'ensemble des opérations concernant la littérature grise aboutirait à la négation de celle-ci. Il est indispensable de préserver la souplesse, la fluidité, la spontanéité de ce type de littérature. Une normalisation inutilement contraignante serait en outre inappliquée. Une certaine harmonisation des traitements doit cependant être introduite pour en faciliter la diffusion.

La réglementation de la littérature grise s'effectue sur trois temps.

Les règles de repérage

Dès l'amont de sa production, il faut entourer le texte gris de quelques précautions réglementaires telles que, lors d'un contrat d'étude, de recherche ou de mission, l'imposition des règles de présentation des documents 2 (normes ISO 5966, ISO 7144, NF Z 41006, Z 41005). Ces directives doivent être également appliquées par les institutions scientifiques pour les textes des chercheurs.

On peut penser qu'une étape importante sera franchie lorsque les auteurs auront à leur disposition un logiciel de traitement de textes, scientifiques notamment, intégrant la norme de structuration des documents sous SGML. Les textes de littérature grise seront alors plus facilement identifiés, décrits dans les banques de données et reproduits.

Le lieu de dépôt ou de signalement doit obligatoirement être prévu dès cette étape, ainsi que le niveau d'une éventuelle restriction de diffusion.

Cette première phase relève essentiellement d'une réglementation intégrant, au niveau des établissements, la prise en compte des normes existantes et les éléments du système international et national sur la littérature grise 3

Les règles de traitement

Les règles précédentes concernent directement les auteurs de documents gris et les institutions dans le cadre desquelles ceux-ci sont produits ; les normes de traitement sont appliquées par les professionnels de l'information.

Parmi les règles existantes, citons le dépôt légal, les normes de catalogage applicables aux rapports, les normes des microfilms... Mais, considéré tantôt comme une monographie, tantôt comme un périodique, le document de littérature grise ne reçoit pas un traitement uniforme. Nous attendons beaucoup de la norme ISO DIS 10444 sur la numérotation des rapports (ISRN International Standard Report Number) qui devrait permettre, tant au niveau international que national, par le biais d'une « agence » qui pourrait être l'Institut national de l'information scientifique et technique (INIST), de désigner un rapport sans ambiguïté et d'en faciliter les traitements.

Les règles de diffusion

Décidées généralement par l'auteur ou le commanditaire, ces règles doivent répondre aux impératifs de confidentialité nécessaires et évidents, mais également au souci légitime de diffusion de l'information. La première question concernant un document gris devrait être : « Quelle diffusion pour ce document ? » et non « Est-il confidentiel ? ». Bien sûr, toute une gamme de situations doivent être examinées, tenant compte notamment de la durée de la protection. Un groupe de travail vient d'être mis en place par la Délégation à l'information scientifique et technique au ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche pour parvenir à l'établissement de règles et d'une « échelle » cohérente et applicable aux divers cas possibles.

Les modalités de communication du document primaire peuvent garder une grande souplesse, mais il importe que le dernier recours soit le centre dépositaire (centre de documentation d'organisme, d'entreprise ou de ministère) et non l'auteur. Les grilles de confidentialité sont précisément destinées à codifier la communicabilité des documents pour en permettre la gestion par les professionnels.

La France, comme d'autres pays, dispose d'un arsenal normatif et de circuits pertinents pour certains types de documents, classés traditionnellement comme « littérature grise » tels que les thèses, brevets et normes. Pour les autres documents, moins clairement identifiables, la situation est plus complexe et l'éparpillement important. Le système national d'information envisagé, avec les réglementations et normalisations associées, est destiné à proposer un dispositif de « canaux » adaptés aux terrains, qui convergent sur un nombre réduit de « collecteurs » devant assurer la cohérence de l'ensemble.

Dans ce contexte renouvelé, documentalistes et bibliothécaires gèrent les modalités de communication du document ou de sa référence. Deux banques de données sont désignées pour accueillir les références de littérature grise : PASCAL/FRANCIS de l'INIST pour la littérature grise scientifique, et la Banque d'information politique et d'actualité (BIPA) de la Documentation française pour la littérature grise administrative et politique. L'INIST assure également le transfert des références françaises sur la banque de données européenne de littérature grise, System for Information on Grey Literature in Europe (SIGLE).

Il est clair cependant que le dispositif ne concemera jamais la totalité de la littérature grise dont une partie demeurera dans les « mémoires » des établissements.

Avril 1993