Le récolement à mi-parcours

Le récolement des Livres imprimés de la Bibliothèque nationale financé par l'Etablissement public de la Bibliothèque de France débuta en février 1991. Voici, à mi-parcours, passée la phase de démarrage qui fut, d'une façon inattendue, l'objet d'une très forte médiatisation, un premier bilan qui porte à la fois sur le personnel, se révélant être d'une grande stabilité et l'avancement du projet. Avec quatre millions d'enregistrements, l'opération tient les délais du calendrier initial. Sa contribution à la base Sycomore en étend la tâche : il s'agit certes toujours d'un inventaire, mais celui-ci s'accompagne d'une saisie des cotes des documents en place telle que ces informations soient identifiables par tout utilisateur. Quant aux absences constatées, les recherches ne sont pas encore suffisamment avancées pour permettre d'en donner déjà des éléments chiffrés.

The inventory of printed books in the Bibliothèque nationale, financed by the Etablissement public de la Bibliothèque de France began in February 1991. The starting period is now over - unexpectedly, it proved to be the object of an intense mediatization. Here are, at half course, the first results bearing both on the staff which proved to be much more stable than expected, and the advance of the project. With 4 millions records, the operation keeps within the time allowed by the initial calendar. It extended in scope when it was used for the Sycomore database : inventory is still the aim, but the call numbers of the documents on the shelves are recorded so that these informations can be identified by any user. As for the books whose absence has been established, the present research has not got far enough to allow us to give a statement of their exact number.

Die Bestandaufnahme der gedruckten Bücher begann in Februar 1991 in der Bibliothèque nationale auf Kosten der Bibliothèque de France. Die Anlaufzeit ist heute vorbei und die Verfasserin zieht nach diesem von der Presse überraschend gerühmten Einsatz ein erstes Fazit, das das schlieβlich stetige Personal und den Verlauf der Ausführung betrifft. Mit 4 Millionen aufgenommenen Dokumenten wird die zunächst bestimmte Frist eingehalten. Da diese Bestandaufnahme einen Beitrag zur Datenbank "Sycomore" leistet, wird die Arbeit etwas verwickelt. Es handelt sich zwar um einen Bücherbestand, aber die Kennziffern aller vorhandenen Dokumenten werden auch aufgenommen, damit jeder Verbraucher diese Daten erkennen darf. Es muβ; hinzugefügt werden, daβ die Suche nach fehlenden Büchern noch nicht erlaubt, deren Menge

Il y a tout juste deux ans, en février 1991, débutait le récolement des Livres imprimés de la Bibliothèque nationale, en manuel les premiers mois, puis, fin avril, commençait la phase informatisée. Il n'existait pas de modèle semblable et il a donc nécessité la mise en place d'une organisation nouvelle afin d'assurer le traitement informatisé des données ainsi que le recrutement, la formation et la gestion du personnel.

Opération envisagée en 1989, à la suite de la décision de construction de la Très grande bibliothèque, elle devait alors permettre le repérage des collections désignées, en fonction de leur date d'édition, pour le transfert, option dont l'abandon ne remit pas en cause le principe d'un récolement désormais général, qui demanda une année de préparation. Il s'agissait en effet d'une entreprise exceptionnelle par son ampleur, jamais menée depuis 1947, même si des inventaires ponctuels avaient cependant eu lieu entre-temps sur différentes parties du fonds, la série V (Sciences et Arts) en particulier d'octobre 1957 à février 1959, estimée alors à 250 000 volumes. Plus récemment, à la fin des années 1980, la série E* (Droit de la nature et des gens) et le début de l'inventaire Z (Polygraphie et mélanges) avaient subi le même traitement. Il arriva aussi qu'une opération systématique de reproduction de la totalité d'un fonds fût à l'origine d'une telle initiative.

Le fonds des Imprimés avait été estimé à neuf millions de documents, occupant 120 kilomètres de rayonnages et réparti entre les magasins des différents services du département, situés à Paris et à Versailles. Le récolement en fut programmé sur les quatre années réservées à l'opération : à la suite du récolement du magasin central, débutait, en juin 1991, celui de la Réserve des imprimés et en novembre 1992, celui des Imprimés de Versailles 1.

Le personnel

L'importance numérique de l'effectif avait nécessité la mise en place d'une structure d'encadrement interne à l'opération, reposant sur la hiérarchisation des postes mêmes de contractuels, calquée sur celle de la fonction publique. Le principe de contrat de niveau A, B et C, qui tire de là son origine, fut ensuite adopté sur l'ensemble des chantiers Bibliothèque de France. Le chantier récolement se décompose en sept équipes, baptisées du nom d'un personnage illustre dans l'histoire de l'établissement 2 et portant une couleur différente que chacun arbore à son badge. Chacune compte un responsable, secondé par trois chercheurs et quatre tandems de récoleurs à plein-temps, soit en moyenne une quinzaine de personnes, du fait de la présence de nombreux temps partiels parmi les récoleurs. Cette organisation, conçue pour doter le récolement d'un encadrement solide capable de pallier les inconvénients d'un personnel instable, peut être considérée, après deux ans d'expérience, comme une des principales raisons du bon déroulement de l'opération ainsi que de la bonne entente générale qui y règne.

La stabilité de ce personnel recruté sur contrat trimestriel, puis annuel à partir de 1992, fut une surprise. Le chiffre de 255 recrutements sur les trois types de postes pour 1991 chuta de plus des trois quarts l'année suivante. L'ensemble des sept responsables d'équipe compte en effet deux ans d'ancienneté, trois ayant été nommés à cette fonction à l'ouverture du chantier en décembre 1990. Parmi les vingt-deux chercheurs, cinq effectuent ce travail depuis le début, dont trois dès décembre 1990, plus de 80 %, soit dix-huit, entament leur troisième année de récolement. Il est à noter que six sur les quarante qui se sont succédé depuis deux ans à ce poste, sont devenus responsables d'équipe sur ce chantier ou un autre à l'intérieur du département. En catégorie C, à fort pourcentage de temps partiel - ce type de recrutement fut favorisé en raison du caractère répétitif et parfois fastidieux du travail -, on observe le même phénomène : quarante-sept départs, majoritairement lors des rentrées scolaires, sur l'année 1992, dont il faudrait décompter six promotions en catégorie B sur le récolement et des passages sur d'autres chantiers, s'accompagnant parfois aussi de changement de catégorie, politique de « suivi de carrière » dont le département des Livres imprimés est le seul à prendre l'initiative.

Il s'agit d'un emploi recherché par des étudiants, mais il devient manifeste qu'une partie des récoleurs, dont une enquête réalisée l'an dernier révélait que 34 % d'entre eux, toutes catégories confondues, poursuivaient des études d'histoire, 21 % de lettres modernes et 19 % de langues, pour ne retenir que les disciplines les mieux représentées, surtout en DEUG 3 (20,4 %) ou en maîtrise (16,5 %), s'investit de plus en plus dans cette activité et envisage même, pour certains, d'y faire carrière, comme l'atteste l'an dernier une double réussite au concours d'entrée à l'ENSSIB 4.

Cette présentation mériterait d'être affinée. Il est certain que, pour les catégories A et B, l'exigence de plein-temps plus que le niveau de diplôme requis (maîtrise en A, licence en B) à vrai dire largement dépassé, sélectionne un type de candidats d'une moyenne d'âge nettement plus élevée qu'en catégorie C et désireux d'entrer dans la vie professionnelle.

Plus significatif du caractère général de cette tendance est le nombre élevé de demandes de passages à 100 % ou même 80 % (de la part des mères de famille principalement) émises par les récoleurs, de candidatures pour des postes B, pouvant entraîner un changement de régime et la présence de cinquante-neuf agents (cinq A, quinze B et trente-neuf C) recrutés dès 1991 sur le chantier.

Le volume de la base

En février 1993, soit à mi-parcours, avant d'aborder le fonds de la lettre L (Histoire de France), le plus consulté du département, le nombre d'enregistrements, Imprimés et Périodiques confondus, s'élève à plus de 4 millions. Y est incluse la partie manuelle récupérée en plusieurs saisies par un personnel supplémentaire. Le calendrier initial est tenu, sans que l'on soit en avance, malgré une réorganisation des postes effectuée en octobre 1991, qui réduisit, par équipe, le nombre de tandems des récoleurs de cinq à quatre pour permettre le recrutement d'un troisième chercheur dans chacune des sept cellules. En effet le rythme de récolement se maintient à la moyenne de 10 000 saisies par jour, confirmant l'estimation d'un temps de traitement moyen inférieur à une minute par livre. Il détermine le volume de travail quotidien des chercheurs et du personnel habilité à la validation des sessions. 250 000 notices environ constituent en permanence la base de travail des vingt-deux chercheurs, soit vingt et un à Paris et un à Versailles.

Chaque semaine une tranche de cotes est déclarée incommunicable pour 15 jours, portée à la connaissance des lecteurs sur une feuille d'information de couleur jaune et sur le minitel 5. Des procédures de communication exceptionnelle ont cependant été aussi créées.

La mise en place du récolement informatisé

L'année 1991 fut une année de rodage. La mise en place du système informatisé, tant au niveau matériel que logiciel sembla longue. Les premiers mois furent difficiles. Il est vrai que le récolement abandonna le travail en manuel dès que les premiers programmes furent prêts et utilisa en réel un système qui n'en était encore qu'à sa période d'essai et partiellement livré : le retard de l'informatisation, compte tenu du caractère impératif des délais imposés au récolement, prévu initialement pour le début de 1991, et la difficulté de faire coexister deux systèmes l'un manuel, l'autre informatisé expliquent ce parti pris.

D'autre part, l'installation, les premiers mois, des postes de travail, tant pour la relecture des sessions que pour le déchargement et le transfert des données dans un autre bâtiment éloigna en particulier les chercheurs des magasins des Imprimés, ce qui ne favorisa pas les vérifications en rayons. Dès juillet 1991, furent demandées des améliorations du logiciel, intégrées dans un avenant signé seulement fin décembre 1991. La livraison de ces nouveaux programmes, au début de 1992, marque une étape importante. Désormais, les utilisateurs de la base purent enfin interroger par cote la base de travail, disposer des listings de la saisie complète des sessions, dont le tirage fut rapidement exigé pour un pointage systématique en rayons ou effectuer des fusions de sessions, ce qui permit de gérer des notices isolées, refusées à la validation. Il fallut cependant attendre le mois d'octobre pour avoir l'affichage intégral des saisies transférées dans la base réelle pour une cote donnée, autrement dit pour bénéficier d'une vision globale du récolement, indispensable pour un travail suivi.

La présence dans la base de notices provenant d'une saisie faite par une société extérieure à partir des fichiers d'indisponibles fut la cause de nombreux blocages pour les enregistrements du récolement, anomalies qui furent réglées progressivement tout au long de l'année 1992.

Pour conclure, on peut dire qu'en ce qui concerne la gestion informatisée du récolement, la phase d'installation du système est pratiquement achevée.

Quelques caractéristiques d'un récolement informatisé

Pour la première fois informatisé, le récolement est géré par le même système que le suivi de la communication, double objectif confondu dans l'appellation de l'application « BN-Sycomore » signifiant « SYstème de COMmunication des Ouvrages et REcolement ». Ce projet fut réalisé par la société Alcatel TITN Answare. Il convient de rappeler toutefois que, dès janvier 1987, le département des Livres imprimés se préoccupa des moyens d'informatiser la communication de son fonds et qu'une étude en fut confiée à la société Silogia.

Conçue initialement comme une base de données d'indisponibles permanents ou provisoires, alimentée par la saisie des fichiers de renvois et la mémorisation de tout emprunt d'ouvrages, elle devient au fur et à mesure de l'avancement du récolement la base de l'ensemble des cotes existantes. Est ainsi dressé un inventaire topographique unique de tous les documents en place, tenu à jour par la saisie des derniers livres arrivant dans le département et appartenant à des lettres déjà récolées. Un état détaillé des cotes communes à plusieurs volumes est établi, ce qui, pour les périodiques, décrits unité physique par unité physique, fournit un dépouillement d'une précision inégalée dans les catalogues.

Or la principale difficulté de la saisie réside justement dans le fait qu'entités intellectuelles et matérielles ne coïncident pas toujours. Un examen attentif du contenu des volumes s'avère donc indispensable pour déterminer si l'on a entre les mains une ou plusieurs unités bibliographiques, en particulier dans le fonds ancien. Les récoleurs apprennent à leur arrivée où rechercher à l'intérieur du livre la mention manuscrite portée par le catalogueur, inscription qui justifie la saisie d'une notice individuelle. Le cas est simple lorsqu'il s'agit de numéros de la collection « Que sais-je ? » reliés ensemble, mais la nécessité de ce dépouillement peut ne s'imposer qu'après recherche - qui n'aboutit pas toujours - dans les catalogues ou avis d'un responsable. A l'inverse, il arrive, sans parler des recueils de pièces, que des documents indépendants appartenant à une même série ne soient pas différenciés par une sous-cote alors que le système informatisé en réclame une - là aussi, la consultation des catalogues permet de décider de l'élément à rétablir. C'est notamment pourquoi, une correction au crayon prenant moins de temps qu'une correction sur écran, un retour à un travail préparatoire en manuel, pour les séries longues ou difficiles, s'est opéré.

L'informatisation du récolement, si elle offre un outil particulièrement efficace pour gérer quotidiennement l'avancement de l'opération, opérer des tris par type de recherche, détecter les cotes absentes, en alourdit aussi la mission. En effet, d'une part, elle réclame une exhaustivité dont le précédent récolement général put se dispenser en privilégiant l'examen des monographies à partir des camets de cotation et, d'autre part, elle comprend une étape de saisie, qui doit obéir à des normes et correspondre aux informations dont les lecteurs disposent dans les catalogues et qu'ils utilisent pour formuler leur demande à partir des terminaux Sycomore situés en salles de lecture. Cette dernière exigence est lourde car les pratiques de catalogage ont varié suivant les époques, et ont pu être différentes pour une même série.

L'identification du type d'une publication, périodique ou série, qui d'ailleurs peut changer au cours de la parution de celle-ci, alimente enfin un débat quotidien car elle détermine le choix de l'élément à enregistrer. Là aussi, il convient de tenir compte du lecteur mais sans oublier le magasinier qui aura à sortir l'ouvrage à partir des informations éditées sur le bulletin automatisé et provenant des données du récolement. Il s'agit en dernier lieu d'effectuer une saisie la plus proche possible de celle réalisée dans le cadre de la conversion rétrospective.

La formation

Faire respecter les normes de saisie, dégager des consignes générales à partir des cas particuliers que soulève chaque nouveau fonds abordé, veiller enfin à l'homogénéité de l'ensemble, telle est la préoccupation constante de l'équipe d'encadrement, composée de cinq personnes, deux conservateurs, un bibliothécaire, un bibliothécaire-adjoint et un chargé de recherche de niveau A.

Dans ce but, des réunions hebdomadaires ont lieu, auxquelles assiste, par roulement, un des chercheurs de chaque équipe. Elles donnent aussitôt lieu à des comptes rendus dactylographiés, qui ont déjà fait l'objet d'un index des sujets traités.

L'effort apporté à la formation reste permanent même si le personnel, 131 agents en décembre 1992, est plus stable qu'on ne pouvait l'imaginer, ce qui facilite l'intégration des nouvelles recrues.

Des stages d'une semaine continuent à être régulièrement organisés à l'attention des chercheurs les plus récents, suivis d'un test de connaissance qui décide de leur maintien à ce poste. Cette formation alterne présentation des services et exposés théoriques sur la cotation, les catalogues et l'histoire des fonds, donnés par les meilleurs spécialistes du département en la matière, propose des stages pratiques individuels et prévoie des visites d'autres départements (Périodiques, Services des Entrées, etc.). En 1992, furent inaugurées des journées intitulées « Connaissance du département » offertes aux derniers récoleurs arrivés sur le chantier, soit des groupes de vingt-cinq personnes en moyenne. Le personnel s'inscrit aussi en grand nombre aux visites et conférences organisées par la Bibliothèque de France, assiste aux réunions d'information BDF préparées par le département et manifeste en général une vive curiosité sur l'avancement du projet.

Les travaux de maintenance

Le récolement s'accompagne d'importantes opérations de maintenance des collections réalisées par un personnel spécialement formé dans les ateliers du département des Livres imprimés.

Au sein de chaque équipe, une ou deux personnes ont fini par se consacrer totalement à ces travaux qui ne sont plus effectués par roulement comme cela avait été envisagé au début dans le souci de varier les tâches de chacun. Celles-ci prélèvent sur les rayons les ouvrages signalés par des signets d'une couleur différente suivant l'intervention à effectuer : rose pour une mise en pochette, orange pour un rondage, mauve pour un estampillage. Devenant par la pratique plus expertes, elles garantissent de meilleurs résultats et une meilleure gestion du stock de livres dont l'entretien leur est confié par leur responsable d'équipe, que si plusieurs agents se succédaient au même poste.

L'établissement des statistiques en est aussi facilité.

Ont été jusqu'à présent effectués 60 891 mises en pochettes, 59 814 rondages et 3 131 estampillages, plus en 1992 que l'année précédente.

Les livres absents

Régulièrement des livres sont retrouvés : livres simplement déclassés ou tombés derrière les rayonnages, livres dont le « rondage » est erroné par omission d'un élément, confusion de lettre, inversion de chiffres ou chiffre incomplet comme dans le fonds ancien où il arrive que l'étiquette collée au dos n'indique la cote que du premier document relié, intrus identifiés enfin.

En ce qui concerne les documents absents, si le récolement tient un fichier des monographies et des volumes de collection constatés manquants parmi les titres retenus pour recherches, il serait prématuré d'annoncer des chiffres. La confirmation en est d'ailleurs attendue par un état informatisé donnant la liste des trous dans la base réelle, lequel est indispensable pour les lettres cataloguées dont les cotes, dispersées en fonction de leur format et de leur lieu de stockage, ne se suivent pas sur les rayons.

Par ailleurs, des recherches bibliographiques sur les absents ont permis de rétablir sur les onze premières lettres récolées 498 renvois, que ne mentionnent ni les carnets d'entrée ni les fantômes en place sur les rayons, renvois sur une nouvelle localisation de l'exemplaire ou un document de substitution.

Depuis septembre 1992 enfin, la recherche d'exemplaires de remplacement est menée dans le fonds de doubles de Versailles : 83 volumes ont été à ce jour prélevés (dans les lettres F et V uniquement).

Conclusion

Ce chantier, financé par l'établissement public constructeur de la Bibliothèque de France, d'un coût de quarante millions de francs dont le quart pour l'informatique, constitue une lourde opération qui laisse peu de répit.

L'année 1991 fut une période de rodage où la mise en place du système informatisé, tant au niveau matériel que logiciel fut progressive. D'importantes améliorations furent apportées au logiciel l'année suivante qui permirent de travailler dans de meilleures conditions et avec de meilleurs outils de contrôle. La déclaration dans la base Sycomore des ouvrages constatés absents constitue la prochaine étape, prévue pour 1993 en attendant de pouvoir donner des éléments sur le nombre exact de documents par fonds ou leur répartition par type de publication.

Mars 1993

Une médiatisation inattendue