Vers l'autonomie de la documentation médicale

La section médecine de la bibliothèque universitaire de Paris XII-Val-de-Marne se répartit sur deux étages. Au rez-de-chaussée se trouvent la salle de lecture et les bureaux, au sous-sol la salle des périodiques. La gestion de cette dernière, en semi libre-accès, s'est toujours révélée difficile.

En effet, une bonne organisation du travail aurait nécessité la présence simultanée de deux personnes, la première pour les renseignements et la surveillance, la seconde pour la recherche en magasin des documents demandés par les lecteurs.

D'autre part, en raison de l'emplacement de l'antivol, lorsqu'un problème sérieux de personnel se posait, c'était toujours cette salle qui était fermée la première. Ainsi les enseignants-chercheurs se trouvaient-ils systématiquement sacrifiés.

En outre, bien qu'ayant repoussé la fermeture de la bibliothèque à 20 heures depuis le 1er octobre 1992, il nous a toujours paru difficilement admissible qu'une bibliothèque médicale voie la consultation de ses fonds et l'utilisation de ses services empêchées pour des raisons d'heure de fermeture, de fin de semaine, de jour férié ou de vacances.

C'est pourquoi nous avons décidé d'offrir aux praticiens, enseignants et chercheurs, la possibilité d'accéder à la salle des périodiques de la bibliothèque de façon autonome et en dehors des heures d'ouverture de cette dernière, et ce au moyen d'une carte magnétique.

Mise en place

La première étape a été de tester l'idée auprès d'enseignants et de chercheurs qui fréquentaient assidûment la bibliothèque. Cette proposition a reçu un accueil très favorable.

La seconde fut de prévoir avec le directeur de la bibliothèque le budget pour l'année suivante. L'obtention de devis se révéla difficile, plusieurs entreprises jugeant le travail trop peu important. Une seule accepta d'en soumettre un, qui comportait trois propositions.

La troisième étape consista à consulter les services techniques de la faculté et à obtenir l'aval de l'ingénieur de l'université à propos de la sécurité.

Après discussions et concertation, le principe d'une ouverture de porte contrôlée par carte magnétique avec enregistrement des entrées et sorties sur imprimante au fil de l'eau fut retenu.

En fonctionnement normal seul un battant de la double porte est commandé par la carte, l'autre restant équipé d'une barre antipanique qui, lorsqu'elle est abaissée, libère les deux battants, permettant ainsi une évacuation de secours rapide en cas de besoin.

Pour éviter toute utilisation abusive de la barre antipanique pendant les heures d'ouverture de la bibliothèque, ce battant est équipé d'un contact qui, en cas de rupture, déclenche une sirène tout à fait dissuasive.

Un poste téléphonique permet également d'établir un lien avec l'extérieur.

Après accord sur quelques aménagements, les travaux furent exécutés.

Entre temps il avait été convenu avec le doyen de la faculté de médecine qu'une lettre signée en commun par lui-même et le conservateur de la bibliothèque serait envoyée à tous les enseignants. Cette lettre détaillait les services qui étaient proposés dans la salle des périodiques et qui sont rappelés plus bas. Une des clauses retenues pour l'obtention de la carte était le dépôt d'une caution de 500 F, payable par chèque encaissé par l'agent comptable de l'université et remboursé sur demande du titulaire de la carte après accord du responsable de la bibliothèque.

Inventaire de la salle des périodiques

Un réaménagement de la salle, à cette occasion, a permis de faire passer de deux à trois ans le fonds des 160 périodiques courants mis en libre-accès.

On y peut également :
- consulter le catalogue informatisé des 565 périodiques de la bibliothèque,
- faire des photocopies avec une carte de service fournie par la bibliothèque,
- consulter l'Index medicus et l'EMC 1,
- faire une recherche bibliographique sur les Current contents (papier ou disquettes),
- consulter le Catalogue national des thèses sur CD-ROM 2,
- consulter le Dictionnaire Vidal sur CD-ROM,
- localiser les périodiques dans le Catalogue collectif national, sur CD-ROM,
- faire une recherche dans Medline sur CD-ROM (les cinq dernières années de la base) et emporter la bibliographie ainsi obtenue, sur disquette ou sur papier,
- déposer des demandes de prêt entre bibliothèques qui pourront être ainsi traitées plus rapidement.

Une étude est d'ailleurs en cours pour voir s'il est possible de faire saisir directement les demandes par les intéressées sur grille de PEB micro afin d'accélérer le traitement et éviter lacunes et références illisibles.

Formation

Un point essentiel de cette action a été l'accent mis sur l'organisation de la formation aux nouvelles technologies depuis deux ans. Cette formation s'est effectuée selon deux axes.

Le premier, institutionnel, répond à la demande des enseignants : une formation ciblée a été organisée pour des objectifs précis.

Le second émane de la bibliothèque elle-même et vise à rationaliser l'utilisation de choix technologiques d'informatique documentaire et de personnel : organisation de séances, plages horaires dédiées à la formation.

Modalités pratiques

Afin d'éviter une dispersion incontrôlée des collections, le principe retenu, quand l'utilisateur pénètre seul au moyen de sa carte, est celui de la seule consultation des périodiques avec interdiction d'emprunter. Aussi a-t-il été prévu de fournir gratuitement une carte de CMF 3 à photocopies illimitées ne pouvant fonctionner que sur le photocopieur de la salle des périodiques. Un relevé bimensuel est effectué par CMF, envoyé à la bibliothèque qui facture la personne ou le service. Cette carte offre bien entendu toute sécurité en cas de perte. Dès que cette dernière est signalée, la bibliothèque peut inhiber son code sans nuire le moins du monde au fonctionnement des autres.

Conclusion

Réservée pour le moment aux seuls enseignants, nous attendons la fin de l'année afin de faire le bilan et décider si l'expérience peut être élargie à d'autres catégories de chercheurs. La politique de la bibliothèque a toujours été de fermer le moins possible. Malheureusement, des absences conjoncturelles du personnel, pendant deux années consécutives, ayant créé des tensions difficilement supportables, une fermeture d'un mois l'été a dû être décidée. Cette possibilité d'accès à la salle des périodiques par carte magnétique supprime en partie cet inconvénient pour le chercheur ou l'hospitalier présent à cette période.

D'autre part, cette action n'est que la première partie d'un plan de développement de la salle des périodiques consistant à la mettre entièrement en libre-accès. Une discussion est en cours avec la faculté qui serait partie prenante dans les travaux inscrits dans le Plan quadriennal. Ce qui permettrait une augmentation de superficie de cette salle d'environ 200 m2.