Les bibliothèques universitaires

En 1991, l'Association des directeurs de bibliothèques universitaires a pris l'initiative d'une enquête sur l'état de l'informatisation dans les bibliothèques universitaires françaises. Par le moyen d'un questionnaire envoyé à tous les directeurs, elle a recueilli des renseignements sur l'informatisation locale (systèmes intégrés ou modules par fonctions), les sources de catalogage utilisées, l'avancement de la conversion rétrospective des fichiers, la participation à un réseau local documentaire et la connexion avec les services de gestion des universités. Au travers des réponses et des commentaires, il est possible de dresser un premier bilan, de formuler un certain nombre de propositions et de poser la base de ce qui pourrait être l'« annuaire » de l'informatisation dans les BU. Un tel instrument permettrait d'utiles échanges entre les responsables sur les expériences - heureuses ou décevantes - qu'ils connaissent dans leurs établissements.

In 1991, the Academic libraries' Managers' Association made a survey about the state of the art of automation in French academic libraries. Using a questionnaire, she gathered information about local automation (integrated system or functions' unit), catalogue sources used, connection with university management services. Responses and comments are presented here for the first time, some proposals are made, such as the existence of a « yearbook » of automation in academic libraries. Such a yearbook would be useful to communication between library managers, who would exchange about their experiences, would these ones be happy or unhappy.

Dans le domaine de l'informatisation des bibliothèques universitaires, l'ADBU 1 s'est attachée à jouer un rôle de réflexion et de proposition. A cet effet elle a constitué en son sein un groupe de travail « Informatisation et réseaux » qui a poursuivi son activité en 1990-1991.

Pour celui-ci, le moment a semblé opportun de faire l'état de l'informatisation dans les établissements. Il a estimé que l'isolement réciproque, le manque de renseignements sur les projets envisagés ou entrepris par les collègues étaient certainement regrettables. Plus d'information sur les expériences en cours pourrait se révéler non seulement intéressant, mais instructif et profitable aux uns et aux autres.

Une enquête

Aussi ce groupe a-t-il décidé de réaliser une enquête en adressant un questionnaire à tous les directeurs (BU, BIU et SDU 2, bibliothèques des grands établissements).

L'objectif était d'obtenir, à l'aide d'une grille aussi simple et claire que possible, des indications cependant précises et englobant l'ensemble des aspects de l'informatisation.

Successivement donc, après l'identification exacte de l'établissement et de la section, étaient abordées les questions suivantes :
- l'informatisation locale appliquée aux différentes fonctions bibliothéconomiques,
- les réseaux ou « réservoirs » de catalogage,
- la conversion rétrospective de fichiers,
- la participation à un réseau local documentaire,
- le couplage avec les services administratifs et comptables des universités,
- le bilan actuel,
- les commentaires divers (ad libitum).

Il était demandé aux directeurs de remplir un questionnaire par section, que ce soit au sens « géographique » ou « disciplinaire », selon la situation locale.

Nous avons envoyé un dossier à tous les directeurs figurant dans le demier annuaire de la DPDU 3 (soit 73) et nous avons reçu 57 réponses. Certains directeurs ont retourné une réponse globale pour leur établissement quand la situation était identique dans toutes ses sections. Au total, les réponses se dédoublent en 87 formulaires à dépouiller, compte tenu de la distinction demandée par sections. Le terme de BU utilisé dans les pages qui suivent s'applique soit à un établissement complet, soit à une section. De ce fait, les comptages ne sont pas aussi homogènes que nous pouvions le souhaiter, mais la valeur des informations reçues ne devrait pas pour autant être gravement entachée d'erreur.

Les résultats de l'enquête présentés sous forme d'un rapport de synthèse, ont servi de base au travail d'un atelier lors du 21e congrès de l'Association qui s'est tenu à Clermont-Ferrand du 19 au 21 septembre 1991. C'est l'ensemble des réflexions et des propositions ainsi dégagées qui fait l'objet du présent article.

L'informatisation locale

A la question « Utilisez-vous un logiciel intégré ? », 11 BU répondent par l'affirmative (cf. tableau 1). Ces logiciels sont GEAC dans trois cas, SIBIL ou DATATREK chacun dans deux cas, ou encore MULTILIS ou OPSYS. En principe, l'intégration comprend l'ensemble des fonctions, des restrictions étant cependant signalées dans quelques cas.

Le questionnaire permettait d'obtenir une investigation plus fine en détaillant l'informatisation par fonctions (les BU ci-dessus étant bien entendu incluses). La situation se présentait ainsi au printemps 1991, selon les différentes fonctions informatisables : dans 66 bibliothèques, le prêt est informatisé ; dans 50, le catalogage ; dans 35, la gestion comptable ; dans 21, le bulletinage, dans 15, les acquisitions (cf. tableau 2). Le prêt est donc maintenant informatisé presque partout. Et l'accès au catalogue représente, autant que le catalogage lui-même, la préoccupation majeure des responsables de BU.

Là où il est déjà opérationnel, on souligne volontiers l'amélioration du service aux lecteurs qu'apporte l'OPAC 4. On se plaint rarement de la relative complexité qu'il induit pour eux. Là où il est encore à l'étude ou à l'état de projet plus ou moins avancé, on l'inscrit en urgence dans les calendriers.

Certes, on fait remarquer que sa réalisation et sa gestion sont coûteuses lorsqu'on opte pour l'accès en ligne et que les sites sont dispersés. Par ailleurs, les réseaux de télétransmissions locaux et nationaux ne sont pas jugés suffisamment fiables. La formule du CD-ROM a donc ses partisans (voir par exemple le CD-ROM du Quartier latin entre autres 5).

On peut s'étonner que le nombre des OPAC réalisés ou en cours soit inférieur à celui des catalogues informatisés : c'est peut-être que la conception d'un OPAC est particulièrement délicate. Les problèmes qu'ils posent peuvent se traiter plus facilement dans le cadre d'un système de gestion intégré, les spécifications précises à leur sujet étant clairement notifiées dans le cahier des charges remis au fournisseur.

On relève aussi davantage de réalisations en ce qui concerne la gestion comptable que la gestion du personnel. Certains directeurs utilisent pour celle-ci le logiciel EXCEL, mais d'autres attendent le résultat de l'étude engagée par la DPDU en vue d'aboutir à un produit mieux adapté. D'une manière générale, on note la relative diversité des expériences faites par les bibliothèques, soucieuses sans doute de rechercher la meilleure adéquation produit/fonction dans le contexte budgétaire et commercial actuel.

Tant dans les réponses à l'enquête qu'au cours de l'atelier, on a exprimé le souhait que se constituent des groupes d'utilisateurs capables d'influer sur l'évolution des produits. Dans le plus grand nombre des cas, l'informatisation locale est réalisée grâce à un co-financement : principalement BU et DPDU (25 cas) et BU, Université et DPDU (18 cas).

On note donc que les universités et la DPDU participent assez fréquemment ; les collectivités territoriales interviennent dans sept cas.

On a relevé par ailleurs que dans neuf cas l'informatisation avait pu bénéficier d'un fmancement intégral par la DPDU. Par contre, dans neuf autres cas, elle est réalisée avec les moyens de la seule BU et dans un cas par l'Université.

Réseaux ou réservoirs de catalogage

On nous a justement fait remarquer qu'il convenait de clarifier la notion de réservoir et celle de réseau, car elles ne se recouvrent pas. C'était dans le souci de simplifier le questionnaire que nous les y avions regroupées.

Mais un réservoir est un fournisseur de notices. Le réseau implique le partage et la coopération dans le but d'accéder au document lui-même. Il est cependant possible qu'un même organisme exerce à la fois la fonction de réser ' celle de réseau.

Les adhésions effectives ou envisagées se répartissaient de la manière suivante au printemps 1991 : 45 bibliothèques utilisaient déjà un réservoir de notices, parfois plusieurs, 52 envisageaient d'en utiliser (cf. tableau 3).

S'agissant du réservoir de l'OCLC, les commentaires dénotent des avis assez partagés. Pour le catalogage courant on considère que le taux de récupération est assez satisfaisant (de 70 à 90 % selon des disciplines). Pour le catalogage rétrospectif, les résultats sont jugés un peu moins probants (50 à 70 % selon les disciplines). On évoque aussi, ici ou là, la formation du personnel assez lourde, du moins au début. D'autre part, si le Ministère a subventionné assez largement au départ les bibliothèques choisissant d'utiliser OCLC, le retentissement sur les budgets des établissements commence à susciter des inquiétudes (coûts des télétransmissions notamment). Sur un plan plus fondamental et politique, nous avons relevé certains commentaires franchement critiques à l'égard précisément du choix fait par le Ministère et des conditions imposées (techniques et financières). En clair, on regrette de dépendre aussi étroitement d'une source dont les notices et l'indexation sont en anglais.

On ne sera pas surpris s'il se trouve beaucoup de voix pour déplorer le retard mis à l'application effective de la convention entre la DPDU et la BN, afin que l'utilisation de BN-OPALE devienne enfin une réalité.

Chez les adhérents de SIBIL, le ton est plutôt celui de la satisfaction pour une forme de catalogage partagé en réseau et une source de données dont la valeur est éprouvée, même si on fait toujours état d'une certaine complexité ressentie comme un handicap. Dans un champ disciplinaire tel que la médecine, la création de notices semble représenter encore une charge assez lourde, surtout pour les ouvrages étrangers. Les responsables de SIBIL comptent sur la réalisation à court terme d'un projet de conversion de format qui facilitera les opérations d'import-export de notices et des conversions rétrospectives à grande échelle.

On observe aussi une difficulté plus générale liée au catalogage en réseau : le catalogueur français n'est pas habitué à travailler en dehors du cadre de son catalogue local. Il a également du mal à manier les fichiers d'autorité et les systèmes d'indexation aussi complexes que RAMEAU. La localisation à partir des sources agréées est dès maintenant potentiellement importante. Reste le problème des notices non trouvées et qu'il ne faut pas refaire isolément. N'est-il pas indispensable que le PANCATALOGUE devienne très rapidement opérationnel et soit à son tour réservoir de notices ?

Pour « nourrir » leur base locale afin de la rendre crédible le plus rapidement possible, d'assez nombreux directeurs se proposent d'utiliser plusieurs sources de catalogage. Seule une telle diversification peut permettre d'obtenir la couverture la plus large des différents champs disciplinaires et donc le gain de temps le plus appréciable.

Propos que nuancent certains toutefois : la diversification ne risque-telle pas d'introduire une complication, voire une incohérence en tout cas, si plusieurs types de notices coexistent dans la même biblio-thèque ?

Les bibliothèques universitaires utilisant déjà ou envisageant d'utiliser les trois sources agréées - voire d'autres - font généralement appel au co-financement (BU et DPDU avec le concours des universités et des collectivités territoriales parfois).

Dans sept cas, la DPDU a assuré le fmancement intégral (probablement des expériences pilotes). On a remarqué par contre que quatorze BU comptent apparemment sur leur seul budget pour faire face aux frais induits. Pouvons-nous considérer comme sous-entendu dans leur réponse la subvention normalement allouée par la DPDU pour la participation au PANCATALOGUE (notices créées ou localisées lors du catalogage courant) ?

Conversion rétrospective

L'état des projets est plus avancé qu'on aurait pu l'imaginer. Au printemps 1991 il se présentait ainsi : non réalisée dans 36 cas, la rétroconversion était à l'étude dans 32 bibliothèques, en cours dans 18 et réalisée par l'une d'entre elles.

Dans 10 cas, on prévoit la réalisation par la BU elle-même, dans 20 cas on prévoit de s'adresser à une société de services (AIC et Jouve étant les noms les plus fréquemment cités). Dans quatre cas, on pense recourir conjointement aux deux possibilités.

Le volume des fichiers devant faire l'objet de la conversion rétrospective varie naturellement de manière notable selon la taille de la biblio-thèque, son histoire, la nature des fonds, son champ disciplinaire ou les moyens qu'elle peut mettre en œuvre.

L'ampleur de ces projets varie de la manière suivante :
- de 33 000 à 300 000 notices pour les bibliothèques qui envisagent de recourir à BN-OPALE ;
- de 3 000 à 250 000 notices pour celles qui ont choisi OCLC ;
- de 50 000 à 300 000 notices pour les adhérents à SIBIL ;
- de 50 000 à 230 000 notices pour les BU qui envisagent d'utiliser plusieurs sources.

La date de départ la plus fréquemment citée est 1970. Mais dans vingt cas, les dates sont différentes : elles peuvent s'étaler de 1795 - voire avant - 1991.

Les projets ambitieux de conversion rétrospective ne sont pas l'apanage des BU de lettres et sciences humaines. Il arrive toutefois qu'une telle opération ne soit pas considérée comme une priorité en sciences et médecine. Dans ces disciplines en tout cas, on se limite à des dates de départ plus rapprochées. Cela se comprend aisément.

Les directeurs regrettent que l'on ne soit pas autorisé à faire de la conversion rétrospective ailleurs que dans la source de catalogage que l'on a choisie, même si le standard de qualité est supérieur dans cette autre source.

Le cofinancement est bien entendu la règle générale pour une opération aussi coûteuse que la conversion rétrospective (BU et DPDU le plus souvent). Mais sept BU envisagent de réaliser la conversion rétrospective sur leur propre budget. Escomptent-elles une compensation financière pour leur participation au PANCATALOGUE ?

D'autre part, les collectivités territoriales interviennent dans quatre montages et prennent même en charge le financement intégral dans quatre autres cas.

Réseau documentaire local et/ou régional

Il existe une forte volonté de coopérer dans le cadre d'un réseau documentaire local et/ou régional : 30 cas de participation effective ou en projet. Les réseaux dont on parle tant depuis dix ans commenceraient-ils à prendre forme ?

L'analyse des réponses par fonctions montre que ce sont le catalogage et l'accès au document (OPAC) qui apparaissent le plus fréquemment. Dans l'éventail des partenaires, on trouve au premier rang les BU et les BUFR 6, dans une moindre mesure les grandes écoles, les bibliothèques municipales et autres organismes. Une telle constatation permet de mesurer l'ampleur de la tâche qui reste à accomplir.

Nombreux pourtant sont les directeurs qui souhaitent œuvrer avec ces différents partenaires. La mise en commun de catalogues rendant accessible au plus large public une grande masse de ressources documentaires leur apparaît comme la plus capable de mobiliser dans la même politique les décideurs locaux, universitaires et élus.

Si des difficultés d'ordre structurel, administratif ou technique, peuvent gêner, le manque de moyens dont souffrent les bibliothèques universitaires et les universités constitue l'obstacle dominant. La difficulté à faire cohabiter réseau national et réseaux locaux est aussi une préoccupation.

En effet, la DPDU considère que ces derniers entrent en concurrence avec le PANCATALOGUE.

Certes, le dilemme semble être actuellement entre des projets nationaux parallèles et des projets locaux foisonnants. Ce problème est en amont des bibliothèques universitaires, mais il est sûr que ces dernières doivent être présentes au niveau des réseaux locaux et régionaux. La création de pôles européens rend d'ailleurs d'autant plus nécessaire l'existence dans chacun d'eux d'une bibliothèque commune virtuelle par interfaçage.

Il convient en fait de bien clarifier la notion de réseau national et la notion de réseaux locaux et régionaux. L'avenir est à l'interconnexion de systèmes ouverts par le moyen d'ante-serveurs : c'est le moyen le plus adéquat de contourner l'obstacle actuel. Dans le choix des systèmes informatisés de gestion, notamment la mise en place des OPAC, il faut donc veiller attentivement aux possibilités d'interfaçage. En réalité, les réseaux locaux et régionaux ne sont donc pas opposés mais complémentaires par rapport au réseau national.

Peut-on oublier le fait notamment qu'ils apportent des réponses aux besoins spécifiques des chercheurs locaux en matière de recherche documentaire et permettent la participation d'organismes qui ne souhaitent pas être sollicités au niveau national ? Pour le financement des réseaux locaux et régionaux, le partenariat paraît aux directeurs de bibliothèques universitaires le plus indiqué : contribution des universités et des collectivités territoriales s'ajoutant à celle de la DPDU.

En ce qui concerne le couplage avec les services administratifs et comptables des universités, l'enquête fait apparaître des résultats assez contrastés. C'est le couplage entre l'informatisation des fonctions bibliothéconomiques et la gestion comptable qui paraît le plus intéressant (ou le plus facilement réalisable) aux responsables de bibliothèques (cf. tableau 4). Notre enquête présente malheureusement une certaine imprécision. La formulation du questionnaire ne permet pas de déterminer si ce couplage est informatisé ou non, soit avec le système de gestion le plus fréquemment cité (GCF) soit avec d'autres (EXCEL, systèmes locaux...).

Bilan

Quel bilan tirent les directeurs des actions qu'ils ont initiées (cf. tableau 5) ? Les difficultés rencontrées sont dans un seul cas d'ordre structurel uniquement et dans 14 cas relèvent de raisons techniques.

Dans tous les autres cas, les obstacles de nature structurelle, financière, technique et autres se conjuguent pour gêner l'avancement des projets. Faisant le bilan de l'informatisation, certains directeurs soulignent que les échecs sont au moins aussi instructifs que les succès et devraient même faire l'objet d'une information ouverte.

Les responsables s'accordent très largement pour estimer que les réformes d'organisation doivent précéder les études d'informatisation proprement dites. Avant de choisir un système intégré de gestion, il faut analyser son environnement documentaire, la mise en place de la coopération documentaire étant plus difficile que la mise en place des solutions informatiques elles-mêmes. Repenser l'organisation en fonction de l'informatisation, c'est donc le préalable qu'on ne saurait éviter. Malheureusement, il n'existe pas vraiment de documentation en France à ce sujet. Les directeurs ne disposent pas non plus de l'aide technique qui leur serait nécessaire. La DPDU devrait s'en soucier.

Dans l'ensemble toutefois, une majorité de responsables de BU se déclarent satisfaits de l'informatisation qu'ils ont entreprise. Ils signalent la gestion plus satisfaisante de l'établissement, l'économie de temps, la possibilité d'obtenir des statistiques fines et plus nombreuses qui aident à définir la politique à mener.

Mais plusieurs réponses font état d'un inconvénient non négligeable : utilisation de logiciels différents pour le catalogage et pour le prêt par exemple, ce qui peut conduire à des incohérences.

Or ce sont surtout les contraintes financières qui amènent les directeurs à fractionner leurs investissements par modules selon les fonctions à informatiser en priorité et aussi les produits disponibles actuellement.

Certes, la DPDU peut apporter son concours financier, on l'a vu, à un certain nombre de projets. Mais celui-ci reste assez aléatoire dans la conjoncture actuelle et se limite la plupart du temps à la mise en place d'un ou deux modules et non d'un système intégré complet.

Il est vrai qu'aucun système intégré sur le marché n'est totalement satisfaisant. Tous se révèlent plutôt coûteux en terme de fonctionnement. D'où l'idée de groupes d'utilisateurs, en vue d'aboutir à une meilleure adéquation à nos besoins et nos moyens. Dans les réponses à notre enquête, les problèmes relatifs aux personnels sont bien entendu abordés. Il ressort que des réticences d'ordre psychologique de la part des personnels ne se manifestent que très rarement, quand du moins le projet d'informatisation est bien expliqué. Si l'on doit indiscutablement engager un effort assez lourd de formation, l'assimilation s'opère de façon satisfaisante.

Naturellement, il serait simpliste d'affirmer que l'informatisation n'a aucune incidence favorable sur la question de l'importance des effectifs nécessaires. Avec le même personnel, elle a permis en général d'absorber des charges plus considérables que par le passé (inscriptions, catalogage, prêt en particulier).

Les besoins préoccupants se situent à deux niveaux :
- d'une manière générale, il va falloir créer des emplois en nombre suffisant dans la mesure où le Service commun de documentation va devoir assurer le traitement de l'ensemble de la documentation de l'Université ;
- il apparaît aussi un besoin nouveau en compétences spécifiques. Bien sûr, la conception et la conduite du projet d'informatisation sont du ressort du professionnel de la documentation. Il doit être le chef de projet, même s'il peut avoir besoin de sous-traiter une étude de faisabilité ou un cahier des charges avec une société de services ou un consultant.

Mais il faut certainement envisager la création de postes spécifiques, de niveau ITA 7, par exemple pour la gestion et la maintenance permanente des systèmes et logiciels. Les interventions de dépannage courant pourraient être confiées à du personnel de niveau bibliothécaire-adjoint spécialisé spécialement formé (et indemnisé pour cela).

L'autonomie relative que laisse le Ministère aux directeurs en matière d'informatisation peut être un bon atout. Mais, que ce soit dans la phase déterminante du cahier des charges ou dans le suivi indispensable de l'exploitation, cette autonomie risque de rester un vain mot si la biblio-thèque ne dispose pas en son sein ou dans l'université des compétences humaines nécessaires pour l'exercer valablement.

Octobre 1991