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La Bibliothèque du Wurtemberg à Stuttgart

Informatique, réseau et bibliographie régionale

Dominique Baudin

Entièrement détruit durant la Seconde guerre mondiale, le centre ville historique de Suttgart, qui comprenait la Bibliothèque du Wurtemberg, fut reconstruit au cours des années soixante dans un style résolument moderne. Ainsi fut créée une « lieue culturelle » (Kulturmeile), qui s'étend sur environ deux kilomètres le long de la rue Adenauer. En remontant depuis la Charlottenplatz, on rencontre d'abord la Bibliothèque municipale (Stadtbücherei), puis les Archives du Land (Staatsarchiv), la Bibliothèque du Wurtemberg (Württembergische Landesbibliothek ou WLB), l'Hôtel des députés (Haus der Abgeordneten), enfin la Staatsgalerie qui renferme le musée d'art moderne.

De l'autre côté de la rue se trouve le Nouveau palais où siège le gouvernement du Land, puis la Chambre des députés, le Théâtre du Wurtemberg et un lycée. On remarquera la proximité géographique qui existe entre la bibliothèque du Wurtemberg et ses autorités de tutelle.

Une bibliothèque encyclopédique

La bibliothèque emménage dans ses nouveaux locaux en 1970. La construction, de conception modulaire, fait principalement appel aux trois matériaux de base que sont le bois, le béton et les briques rouges. La bibliothèque est construite dans une coque en béton. Le hall d'entrée et d'exposition, la cafétéria, les banques de prêt, les catalogues et la bibliothèque des ouvrages de référence sont absolument libres d'accès pour tout visiteur. Seuls les espaces de travail, tant pour les lecteurs (salle de lecture) que pour le personnel (administration et traitement des documents), sont séparés du reste. Les magasins occupent deux niveaux en sous-sol.

L'ensemble est spacieux et agréable : la salle de lecture principale mérite particulièrement d'être vue, avec son toit en béton ondulé qui repose sur des piliers élancés et l'angle de pénétration de la lumière naturelle, adouci par des structures de bois.

Enseignement supérieur et recherche

Le cadre juridique énonce que « la Landesbibliothek du Bade-Wurtemberg est une bibliothèque encyclopédique de niveau scientifique chargée de satisfaire aux besoins documentaires de l'enseignement supérieur et de la recherche, ainsi que du monde professionnel et du public cultivé ». Mais elle est plus spécialement chargée des missions suivantes :
- c'est une bibliothèque humaniste scientifique ; en tant que bibliothèque de niveau scientifique - la Bibliothèque municipale, éloignée de quelques 500 mètres, répond quant à elle aux besoins du grand public -, elle réunit des fonds touchant à tous les domaines de la connaissance, l'accent principal portant cependant depuis sa fondation sur les sciences humaines ; non loin des instances législatives et juridiques du Land, elle apporte également une attention particulière aux collections de sciences sociales, économiques et juridiques ;
- elle offre une documentation médicale : comme il n'existe pas de faculté de médecine à Stuttgart, la bibliothèque universitaire n'acquiert pas d'ouvrages concernant cette discipline ; aussi, dans le cadre d'un accord avec l'Association régionale des médecins, la bibliothèque réunit-elle des collections médicales de haut niveau, destinées à satisfaire aux besoins documentaires des cliniciens ;
- elle gère des fonds anciens : fondée en 1765, elle a bénéficié de la sécularisation du début du XIXe siècle - les fonds des institutions ecclésiastiques furent regroupés au niveau des principautés et non des communes - et possède un fonds important de documents rares et précieux, ce qui lui a valu d'être chargée de la coordination du catalogage des manuscrits au niveau du Land ;
- elle offre une documentation universitaire : en 1975, l'ancienne Ecole supérieure technique de Stuttgart devient une université à part entière et l'Ecole supérieure d'agronomie de Hohenheim, dans la banlieue de Stuttgart, s'adjoint l'enseignement de l'économie appliquée aux entreprises ; dans le cadre d'un plan de répartition des acquisitions, il fut décidé que la Bibliothèque du Wurtemberg n'achèterait plus que la documentation « de base » dans les domaines couverts par les deux bibliothèques universitaires, à savoir les techniques, les sciences naturelles et les sciences exactes ; elle se vit, en revanche, confier la prise en charge des besoins documentaires universitaires en sciences humaines et juridiques ;
- elle a une documentation régionale : en tant que bibliothèque du Wurtemberg, elle collecte les documents traitant de cette région, la bibliothèque de Karlsruhe se chargeant de la partie badoise du Land ; les deux bibliothèques collaborent avec la Commission pour l'histoire et la culture du Bade-Wurtemberg pour éditer la Bibliographie régionale (Landes-bibliographie);
- elle reçoit le dépôt légal : de grandes maisons d'édition telles que Springer, Klett ou Reclam étant implantées dans le Bade-Wurtemberg, le dépôt légal, dont elle bénéficie, s'avère être une source intéressante d'enrichissement des collections.

Elle abrite les institutions suivantes : le Catalogue central du Land qui signale les collections détenues par 94 bibliothèques tant du Bade-Wurtemberg que de la Sarre et du sud de la Rhénanie-Palatinat, soit environ 26 millions de volumes signalés ; le Catalogue collectif régional des périodiques, qui est une partie du Catalogue collectif national des périodiques (Zeitschriftendatenbank ou ZDB) ; le Centre régional de coordination du catalogage des manuscrits ; le Centre de formation des bibliothécaires-adjoints pour les bibliothèques scientifiques ; les Archives Höderlin et Stefan-George ; la Bibliothèque de documentation contemporaine.

Ressources humaines

La bibliothèque dispose de 152,5 postes budgétaires, répartis sur environ 200 employés d'Etat ou fonctionnaires ; le budget du personnel s'élevait, en 1987, à 8 200 000 DM. L'organisation hiérarchique ne repose pas sur un découpage par départements liés à une discipline, mais s'articule autour des tâches bibliothéconomiques. Outre la direction, comprenant le directeur et son adjoint, on compte six sections - catalogue central du Bade-Wurtemberg inclus -, elles-mêmes divisées en services.

La structure hiérarchique est complétée par sept « conseils de direction » : service scientifique (réunion des conservateurs), secrétariat et administration, informatisation, Archives Stefan George, relations publiques (expositions, presse, etc.), formation des personnels stagiaires, gestion du centre de formation professionnelle régional. Il est parfois nécessaire de constituer un groupe de travail autour d'une tâche précise, comme par exemple l'informatisation. Il se compose alors d'un représentant de la direction, de la (ou des) personnes concernées dans un service donné, du représentant du secteur informatique.

La bibliothèque dispose de 20 postes de bibliothécaires scientifiques « des höheren Dienstes »: le directeur, les cinq chefs de section et quatorze « Fachreferente ». Le directeur a le grade de « leitender Bibliotheksdirektor » soit, approximativement : bibliothécaire-directeur responsable de l'établissement. Les responsables des six sections ont rang de « Bibliotheksdirektor » et appartiennent au corps des « Wissenschaftliche Bibliothekare des höheren Dienstes » (personnel scientifique des bibliothèques), ce qui signifie qu'après le baccalauréat ils ont fréquenté l'université jusqu'à l'obtention du grade de Docteur dans une discipline donnée. Ils ont ensuite suivi une formation de deux ans en tant que Bibliotheksreferendar ». Leur carrière professionnelle commence au grade de « Bibliotheksassessor », se poursuit par les grades de « Bibliotheksrat », puis de « Oberbibliotheksrat », pour devenir éventuellement « Bibliotheksdirektor », et enfin « leitender Bibliotheksdirektor ». L'avancement n'est pas automatique, surtout à partir du grade de « Oberbibliotheksrat ».

Les Fachreferenten ont en règle générale suivi la même formation que les Bibliotheksdirektoren. Ils assurent le suivi bibliothéconomique dans la discipline correspondant à leur titre de Docteur : choix des acquisitions et indexation. Chaque Fachreferent prend en charge, outre la ou les disciplines dont il est responsable, le suivi d'un domaine technique particulier : évolution du catalogue collectif des monographies, gestion de la Bibliographie Hölderlin, interrogation de bases de données, etc.

Les « Diplom-bibliothekare » sont des personnes qui, après leur baccalauréat, ont subi avec succès les épreuves d'admission à la formation de « Diplombibliothekar » - test oral et écrit, une semaine de stage, entretien avec le jury -, formation qui dure ensuite trois ans. La première année, centrée sur la pratique, est suivie de quatre semestres de formation théorique. Environ soixante étudiants par an suivent cette filière dans le Bade-Wurtemberg, huit d'entre eux effectuant leur stage pratique à la Bibliothèque du Wurtemberg. Cette catégorie professionnelle est de loin la plus importante numériquement à la bibliothèque, puisqu'elle réunit à peu près 70 fonctionnaires et 20 employés d'état, soit 90 personnes.

Le personnel technique comprend dans les 30 personnes, au minimum titulaires de l'équivalent du BEPC, et le plus souvent du baccalauréat. Elles ont passé un examen leur donnant droit de suivre une formation rémunérée de dix-huit mois à la bibliothèque, seize mois de pratique et deux mois de théorie, formation organisée sous l'égide de la Landesbibliothek de Karlsruhe.

Enfin, la bibliothèque emploie une dizaine d'autres personnes chargées de tâches techniques non bibliothéconomiques : secrétaires, comptables, ouvriers de service (cf. tabl. 1).

Le règne de l'informatique

L'informatique est utilisée sous toutes ses formes dans divers secteurs : micro-ordinateurs, interrogation en ligne, système de prêt, etc. Toutes les grosses bibliothèques du Bade-Wurtemberg disposent de postes budgétaires occupés par des informaticiens : 2,5 postes à la Bibliothèque universitaire de Freiburg-im-Breisgau, un poste dans les bibliothèques universitaires de Tübingen, de Karlsruhe, de Stuttgart, etc. La Bibliothèque du Wurtemberg dispose, quant à elle, de 2,5 postes : un poste et un demi-poste occupés par deux analystes qui interviennent également en tant que Fachreferent; un poste de « gehobener Dienst » occupé par une opératrice, qui est par ailleurs Diplombibliothekarin et intervient dans les services en cours d'informatisation.

Le terminal et le réseau

La bibliothèque du Wurtemberg utilise actuellement 14 micro-ordinateurs de type XT, compatibles MS-DOS (cf. encadré).

Quelques terminaux permettent d'accéder à des réseaux extérieurs à la bibliothèque : participation au Catalogue collectif national, au réseau des bibliothèques du Sud-Ouest, à la Landesbibliographie et à la Bibliographie Hölderlin. Il s'agit alors d'appareils spécialement configurés pour le catalogage - jeu de caractères très élargi et jeu de signes diacritiques de toutes les langues européennes - dont le coût revient à environ 7 000 DM le terminal. Dans le cas du système de prêt automatisé OLAF, on dispose de 25 terminaux standards reliés à l'ordinateur Dietz de la WLB, parmi lesquels neuf sont à la disposition du public.

La bibliothèque est reliée au réseau scientifique WIN (Wissenschaftsnetz). Comme pour DATEX-P, équivalent de TRANSPAC en France, il s'agit d'un réseau de l'administration postale fédérale. Les connexions servent à effectuer les travaux en ligne, tant dans la base de catalogage du réseau des bibliothèques du Sud-ouest (SWB) que dans celle du Catalogue collectif des périodiques (ZDB) déjà mentionnées.

A titre d'information, signalons que le réseau WIN dispose de cinq noeuds en RFA; bien qu'il soit indépendant du réseau DATEX, il est possible de passer de l'un à l'autre. Un contrat passé entre les organismes scientifiques et l'administration des postes garantit des tarifs forfaitaires qui permettent à l'utilisateur, s'il y souscrit, d'échapper à toute facturation en fonction du temps de connexion ou du volume des données transmises.

En ce qui concerne la Bibliographie régionale et la Bibliographie Hölderlin, la bibliothèque dispose d'une ligne dédiée qui la relie à l'Office régional des statistiques, de l'autre côté de la rue.

En l'absence de toute autre bibliothèque couvrant le domaine médical dans le bassin de Stuttgart, la bibliothèque est chargée des acquisitions de haut niveau scientifique dans ce secteur. Des contacts étroits avec l'Union régionale des médecins ont débouché sur la création d'un service d'interrogation des bases de données médicales par le biais du serveur DIMDI. Le service effectue en moyenne 250 recherches par an, soit environ 10 000 DM, le coût moyen d'une recherche étant compris entre 30 et 50 DM. L'interrogation se fait par le biais d'un micro-ordinateur, ce qui permet de capturer les données pour les retraiter ensuite sous un traitement de texte (off-line). Les frais sont supportés à 100 % par les mandataires: en effet, en tant qu'organisme relevant d'un Land, la bibliothèque ne bénéficie pas de la remise de 50 % prise en charge par les instances fédérales, comme c'est le cas dans les bibliothèques universitaires.

OLAF prête automatiquement

Depuis 1984, la bibliothèque du Wurtemberg est équipée du système de prêt automatisé de Freiburg, OLAF. Les transactions se font par des terminaux mis à la disposition des utilisateurs, qui peuvent réserver un livre ou prolonger un prêt à domicile. Ce programme a été mis au point à la Bibliothèque universitaire de Freiburg pour équiper ensuite toutes les grosses bibliothèques universitaires du Bade-Wurtemberg. Conçu pour des établissements dont les fonds sont majoritairement en accès libre, son installation à la bibliothèque engendra de gros problèmes, puisque, à 5 % près, les fonds y sont tous en accès indirect.

Ces difficultés furent surmontées grâce à la création d'un fichier d'information nommé « Infodatei ». Le système OLAF reposant sur des transactions à partir de la cote des ouvrages, il convenait de décrire exactement le contenu physique de chacune des cotes bien plus finement que dans le catalogue sur fiches, surtout pour les suites, les collections et les périodiques. Le fichier Infodatei décrit le contenu de chaque reliure, en précisant éventuellement les restrictions de prêt : ouvrages en salle, à la réserve ou non empruntables à domicile.

Les informaticiens de la bibliothèque se chargèrent de la conception d'une interface utilisateurs permettant de relier ce fichier au système OLAF: lorsque le lecteur formule une demande portant sur une cote désignant une collection en plusieurs volumes, le programme lui retourne la liste des sous-cotations. Celles-ci étant numérotées ligne par ligne, il suffit de pointer sur le numéro de ligne et de valider pour commander le volume souhaité, ce qui épargne au lecteur le recopiage fastidieux, souvent source d'erreur, de sous-cotations complexes (ex. 1987, vol. 1 et 2, janv-fév.) et permet au système de procéder à un enregistrement très précis des volumes empruntés, éventuellement de signaler au lecteur si le tome souhaité est déjà sorti, ainsi que la date de retour prévue.

En 1989, le système a ainsi rejeté 223 000 demandes concernant des volumes déjà sortis, ce qui améliore considérablement le service du prêt. Les responsables soulignent l'impact psychologique très favorable de ce système auprès du personnel des magasins, qui reçoit uniquement des demandes correspondant à des ouvrages effectivement disponibles. Signalons en outre que le nombre de transactions est passé en quatre ans d'environ 600 000 à 1 200 000 par an, doublement qui traduit incontestablement la satisfaction du public.

Pour ce système OLAF, la bibliothèque du Wurtemberg possède son propre ordinateur Dietz - firme rachetée par Norsk-Data. S'il résultait à l'origine d'une collaboration entre Norsk-Data et le Land du Bade-Wurtemberg, il a subi, après son installation à Freiburg, une évolution divergente. Norsk-Data le remania pour l'inclure dans son système de gestion intégrée « Bibdia », alors que le Land du Bade-Wurtemberg en suscitait la réécriture complète par l'Université de Freiburg. La première version, écrite en Basic, a déjà cédé la place dans de nombreuses bibliothèques à une deuxième version en Pascal, OLAF-II, dont l'architecture a profondément évolué. Il est prévu de porter le système OLAF vers UNIX pour déboucher sur un système intégré tenant compte des acquis du réseau et des OPAC 1 locaux qui en sont issus.

Participation à la Bibliographie régionale

La Landesbibliographie von Baden-Württemberg recense tous les documents concernant la région, quelle qu'en soit la discipline. Elle signale aussi les éditions des oeuvres des écrivains et des habitants de la région, ainsi que les catalogues des expositions.

La Bibliographie repose sur la collaboration de trois organismes différents. La Commission pour l'histoire régionale du Bade-Wurtemberg réunit les personnalités qui se consacrent à l'histoire de la région. Cette association a une certaine influence et bénéficie de subventions. Elle prend en charge les coûts de publication du volume annuel publié sous son égide, ainsi que la rétribution d'un bibliothécaire vacataire. Les deux bibliothèques régionales, à savoir la Bibliothèque régionale du pays de Bade sise à Karlsruhe et la Bibliothèque régionale du Wurtemberg, à Stuttgart, se chargent du dépouillement et de l'indexation des documents, ainsi que de leur signalement dans la base de données. La documentation régionale passe par la même chaîne de traitement (acquisition, inventaire, catalogage auteurs, indexation matières, prêt au public) : il n'y a pas de section régionale autonome.

Le bibliothécaire scientifique, personnel de catégorie A, chargé de la Bibliographie régionale, reçoit l'ensemble des fiches des ouvrages nouvellement entrés à la bibliothèque et demande à voir ceux qui lui paraissent intéressants. Il dépouille régulièrement un certain nombre de revues et de bibliographies. Le catalogage auteurs est réalisé par une bibliothécaire de catégorie B, et la saisie des données, confiée à une opératrice.

En 1983 est prise la décision de faire de la Bibliographie régionale une des composantes du système d'information et de documentation automatisé du Bade-Wurtemberg mis au point par l'Office régional des statistiques. Pour la Commission, il s'agissait avant tout de faciliter la parution du volume annuel, alors que les informaticiens de l'Office des statistiques visent à offrir un système interrogeable en ligne, y compris par le Minitel allemand (BTX = Bildschirmtext).

A Stuttgart, la saisie des données se fait à l'aide d'un terminal relié par une ligne directe à l'ordinateur de l'Office statistique. Le service dispose d'une imprimante réservée au tirage d'éventuels listings de contrôle internes. La Bibliothèque de Karlsruhe accède à la base par le biais d'une ligne DATEX-P. Après avoir entré son numéro, puis le mot de passe, l'utilisateur reçoit un écran d'information qui lui donne accès au menu principal. Celui-ci propose six possibilités.

1. Un fichier de contrôle des périodiques et de leur dépouillement qui contient environ 1 000 titres : il s'agit d'un kardex automatisé qui permet aussi d'enregistrer la date de dépouillement et le nombre de notices extraites de chaque fascicule. Ce kardex est doté d'une fonction de contrôle automatique par comparaison entre la périodicité annoncée et le nombre de fascicules reçus à une date donnée.

2. Un fichier dictionnaire biographique : il s'agissait à l'origine d'un fichier d'autorité normalisant la vedette « auteurs » des noms des personnes illustres de la région : nom, prénom, profession, dates biographiques. Il s'est enrichi par la suite jusqu'à devenir quasiment une base de données biographiques contenant environ 27 000 notices, dont certaines sont suivies d'indications bibliographiques. Il sert à la confection des en-têtes (vedettes auteurs) qui précèdent les notices bibliographiques figurant dans la troisième partie du volume imprimé annuel - ex. Potyka, Lina, née Ritter, écrivain, 1888-1981.

3. Un fichier régional d'autorité des collectivités, des entités administratives et des concepts géographiques.

4. Un fichier d'autorité des mots-clés.

5. Un fichier principal contenant les notices bibliographiques : le catalogage respecte les normes RAK-SW, ce qui signifie, d'une part, qu'il est très complet - jusqu'à 100 champs possibles-, d'autre part, qu'il est compatible avec le format communément admis par toutes les bibliothèques scientifiques allemandes. Le catalogage d'une monographie simple occupe une dizaine de champs, alors que celui d'un ouvrage plus complexe (suite, traduction, etc.) peut occuper jusqu'à 30 champs. Trois champs sont obligatoires : celui qui précise la forme de la publication - monographie, périodique, suite, etc. -, celui qui indique, dès la saisie, si la notice sera ou non publiée dans le volume annuel imprimé, enfin, celui qui donne l'année de publication. La combinaison des champs « à publier » et « année de publication » permet de sortir à la fin de chaque année la masse des notices à publier.

6. Enfin, le fichier qui contient les indices et termes de la classification systématique.

Au cours de la saisie du catalogage auteurs et de l'indexation matières, il est possible de passer du fichier principal dans le fichier auxiliaire servant à renseigner le champ concerné. Dans les champs recevant le catalogage auteurs, il suffit de taper un point d'interrogation. Dans les champs concernant l'indexation, la recherche se fait par le biais de fenêtres donnant accès à des tranches alphabétiques de plus en plus précises (approche successive). Il suffit ensuite d'utiliser le curseur pour sélectionner le concept retenu, que le système recopie alors dans le champ d'indexation de la notice catalographique. Ceci évite de recopier de longues chaînes de mots matières stéréotypés - ce qui représente une source d'erreur -, épargne de la place mémoire - l'ordinateur ne reprend que le numéro d'identification de la vedette matières - et facilite grandement les éventuelles modifications.

les produits issus de la base

Le volume annuel de la Bibliographie du Bade-Wurtemberg est un produit relativement luxueux dans sa présentation, reliure et impression. Il se compose de trois grandes parties : les généralités, classées par ordre systématique ; les descripteurs géographiques - lieux et espaces naturels - classés par ordre alphabétique ; enfin, les biographies.

Les notices de ces deux dernières parties sont chapeautées par un en-tête en caractères gras, généré à partir des fichiers auxiliaires. Deux fois par an, l'Office statistique sort un listing de toutes les notices qui n'ont pas encore été publiées dans un volume annuel. Ces deux impressions, complètes mais provisoires, sont accompagnées de dix suppléments cumulatifs mensuels. Elles sont mises à la disposition du public dans les deux bibliothèques régionales et seront prochainement diffusées dans les bibliothèques universitaires du Bade-Wurtemberg. La publication du volume annuel, comme celle des listings provisoires, montre que le module d'impression du système est désormais opérationnel, même s'il nécessite encore quelques améliorations.

En septembre 1990, la base contenait environ 26 000 notices. La recherche est possible sur des champs formels (auteur, éditeur, titre, etc.), mais aussi sur les champs d'indexation : indice systématique, mot-clé, descripteur géographique, nom des personnes. Il est possible de croiser les critères de recherche à l'aide des opérateurs booléens usuels. Le module d'interrogation ne peut pour l'instant être utilisé que par un professionnel formé: champs encodés, affichage au choix, absence de masque, menus peu assistés, etc.

Dans le fichier des célébrités, la recherche peut également se faire par critères biographiques tels que la date de naissance, de décès, le lieu de naissance.

La programmation de l'accès vidéotex devrait être terminée avant fin 1990. On peut considérer qu'il n'y a pas d'accès possible pour le public à la base de données tant que cette partie du programme n'est pas opérationnelle. Il faut cependant rappeler que le BTX allemand n'a pas connu le succès du Minitel français, entre autre parce que l'Etat n'a pas pris en charge la diffusion gratuite des terminaux nécessaires dans le public.

Pour maintes raisons, cette réalisation ne suscite pas un enthousiasme sans partage parmi nos collègues allemands. D'une part, la base de données de la Bibliographie régionale fait partie du système d'information régional LIS (LandeslnformationsSystem) totalement incompatible pour l'instant avec le catalogue collectif régional des monographies : il faut donc saisir deux fois les notices des monographies. D'autre part, le processus d'informatisation a pris un certain temps - un premier essai avait échoué dans les années 1973-75 -, et les mouvements de personnel n'ont pas manqué, si bien que la publication de la bibliographie a pris quatre années de retard : en juin 1990 est paru le volume recensant l'année éditoriale 1986. Notons que l'équipe ne semble pas viser la rapidité de recensement, mais plutôt l'exhaustivité pour une année éditoriale donnée, si bien qu'elle admet consciemment la nécessité d'un décalage.

Signalons pour terminer que la Bibliographie Hölderlin est confectionnée à l'aide du même système. S'y ajoute un thésaurus, travail absolument remarquable réalisé par un conservateur de la bibliothèque.

L'utilisation de l'informatique est devenue une pratique courante dans tous les secteurs de la bibliothèque, exception faite du contrôle des acquisitions. Cette utilisation diversifiée fait appel tant à la micro-informatique qu'à un système local (OLAF) ou à la participation à des réseaux (SWB, ZDB). Dans son ensemble le personnel est en contact avec l'informatique, ce qui garantit la diffusion d'une culture technique de base pour tous.

Le réseau des bibliothèques du Sud-Ouest

Appelé « SüdWestdeutscher Bibliotheksverbund » ou SWB, il fut créé en 1983 pour répondre aux besoins des bibliothèques qui participaient au réseau de prêt-interbibliothèques du grand Sud-ouest de la République fédérale d'Allemagne, secteur comprenant le Land du Bade-Wurtemberg, la Sarre et le sud de la Rhénanie-Palatinat. Il se fixait les objectifs suivants :
- la création et le suivi d'une base de catalogage commune (cf. tabl. 2), accessible en ligne, répertoriant tous les documents conservés dans les bibliothèques participantes ;
- le rechargement des données se trouvant dans le catalogue collectif national des périodiques concernant les bibliothèques du réseau ;
- l'amélioration du prêt-interbibliothèques ;
- la fourniture, aux bibliothèques participantes, d'extraits de la base sous forme de bandes magnétiques, de disquettes, de fiches de catalogue, etc.

« Actifs » et « passifs »

Cinq bibliothèques participèrent à l'ouverture du réseau en janvier 1986. En décembre de la même année, on dénombrait déjà 10 participants actifs et 5 participants passifs pour 1 240 000 localisations. Les bibliothèques peuvent en effet choisir d'être participant actif - interrogation, signalement des collections, catalogage - ou passif - interrogation seulement. Parmi les actifs, on distingue les grosses bibliothèques institutionnelles, habilitées à cataloguer et valider leur notice directement dans la base, ainsi que des bibliothèques plus modestes qui ne cataloguent qu'à un niveau dit « intérimaire ».

En mars 1990, le réseau a 35 participants actifs pour 2 720 000 notices localisées, dont 2 180 000 monographies. Il réunit un bon nombre des plus importantes bibliothèques allemandes : les bibliothèques universitaires de Freiburg, Heidelberg, Constance, Mannheim, Stuttgart, Tübingen, Ulm, ainsi que les bibliothèques régionales de Karlsruhe et Stuttgart. Trente-sept bibliothèques passives interrogent la base du réseau, parmi lesquelles deux bibliothèques autrichiennes, deux bibliothèques suisses, trois bibliothèques hongroises, une bibliothèque yougoslave et une du Liechtenstein.

Après la disparition de la République démocratique allemande, et en application des accords de partenariat traditionnel, il est probable que la région de Dresde adhérera à ce même réseau.

Le fonctionnement

Bénéficiant de crédits spéciaux alloués par la Deutsche Forschungs Gemeinschaft, la Bibliothèque du Wurtemberg et la Bibliothèque universitaire de Tübingen sont en train de charger leurs données rétrospectives concernant les ouvrages parus entre 1500 et 1850.

Ce projet, REKON, lancé à la WLB en janvier 1990, devrait s'étendre sur cinq années. Toutefois, malgré des moyens financiers et humains importants, et bien que la saisie progresse de plusieurs centaines de notices par semaine, ce délai ne sera sans doute pas respecté : il s'agit en effet, en principe, de recopier les anciennes fiches dans la base, sans reprendre les ouvrages en main, mais dans la réalité, il en va souvent autrement.

Les bibliothèques du Bade-Wurtemberg chargées du développement de collections spécialisées sont elles aussi en train de charger leurs catalogues, d'où l'intérêt des statistiques du 10 avril 1990 (cf. Tabl. 3).

En ce qui concerne les notices des ouvrages parus entre 1851 et 1988, toutes les bibliothèques allemandes attendent impatiemment les données que devrait fournir bientôt la Deutsche Bibliothek, au moins pour la période allant de 1945 à 1988.

Afin de donner une idée approximative de ce que pourrait devenir le réseau, précisons que la Bibliothèque du Wurtemberg, chargée depuis 1956 de la gestion du Catalogue collectif conventionnel répertoriant les collections d'ouvrages de 94 bibliothèques, possède un fichier qui réunit 11 800 000 fiches, correspondant à environ 26 000 000 de volumes. Ce catalogue collectif entre ses données dans la base du réseau depuis mai 1987, tout en utilisant la base pour le prêt-interbibliothèques.

La base est alimentée non seulement par le catalogage des membres participants mais aussi, et surtout, par la reprise de deux réservoirs. Depuis 1983, en effet, le réseau recharge une fois par semaine les bandes envoyées par la Deutsche Bibliothek ainsi que celles de la British national bibliography dans un fichier séparé. Le logiciel permet de reprendre ces notices avec une très grande facilité pour les reverser dans la base avec une localisation. La base est liée à trois fichiers :
- le fichier d'autorité national des collectivités auteurs (Gemeinsame KörperschaftsDatei ou GKD), tant pour reprendre les intitulés déjà normalisés que pour y ajouter si nécessaire de nouvelles formulations (emploi obligatoire en cas de catalogage) ;
- la base de données du Catalogue collectif national des périodiques : les données du ZDB qui correspondent à la région de prêt englobée par le réseau du Sud-Ouest ont été rechargées ; les modifications sur les notices ne peuvent se faire que par le Catalogue collectif national qui envoie régulièrement de nouvelles bandes au réseau ;
- le fichier d'autorité matières de la Deutsche Bibliothek, rechargé chaque semaine : l'emploi de ces descripteurs n'est pas obligatoire. Toutes ces données sont fournies au SWB en format MABI. Le catalogage respecte les normes RAK-WB, qui sont l'adaptation allemande de l'ISBD 2.

Le système informatique

Le réseau s'appuie sur le centre informatique de l'Université de Constance, équipé d'un ordinateur-serveur Siemens 7 580 FI. Dès sa création, il fut admis que la bibliothèque universitaire de la ville serait entièrement automatisée : le réseau s'est donc créé en s'appuyant sur cette réalisation concrète.

L'accès extérieur se fait par le biais du réseau ordinaire de la poste DATEX-P ou par le réseau scientifique WIN, soit en page-mode - recherche et saisie dans la base -, soit en line-mode - recherche seule. L'accès en page-mode nécessite des terminaux spéciaux du type TANDBERG pour bibliothèque, l'accès en line-mode peut se faire à partir de n'importe quel terminal ou PC répondant au standard TTY dont les claviers sont spécialement « enrichis » pour le travail de catalogage en réseau (7 000 DM/pièce).

Le système BIS représentait le système de base sur lequel furent développées les applications utilisateurs. Les fonctions et adaptations propres au réseau furent, en revanche, mises au point par le SWB lui-même. Le module SINDBAD permet le catalogage en ligne, la recherche dans la base de données et la reprise des notices dans d'autres réservoirs (cf. Tabl. 4).

La base de données est structurée comme suit :
- le secteur régional contient les données communes à tout le réseau, c'est-à-dire la notice bibliographique, liée si nécessaire à une notice de tête (suites et collections) ainsi que les localisations ;
- le secteur local contient les données spécifiques à chaque bibliothèque, telles la cote, la date d'acquisition, l'indexation particulière, etc. ;
- l'administration de la base offre une messagerie électronique, des boîtes à lettres, des messages à tous les utilisateurs...

La base catalographique s'organise autour de trois fichiers d'autorité : le fichier des collectivités - reprise du GKD, déjà évoqué -, le fichier des titres, le fichier des auteurs. Les suites sont cataloguées hiérarchiquement, la fiche de tête étant liée aux fichiers de dépouillement par un numéro d'identification.

Pour l'instant, il n'existe pas de module permettant de faire déboucher la recherche dans la base sur une commande en ligne des documents. La bibliothèque de l'Université de Constance se sert par contre du SWB pour alimenter son système de gestion intégré KOALA - gestion du circuit du livre depuis sa commande.

Les différents produits

Les fiches de catalogage à insérer dans les fichiers traditionnels respectent le format RAK-WB qui correspond aux normes ISBD. En 1987/88, le réseau a fourni 588 036 fiches. Ce chiffre est passé à 1 328 520 en 1989, chaque fiche étant reproduite en 12 exemplaires en moyenne.

Les données peuvent être fournies sur bandes magnétiques en format BIS, au maximum deux fois par semaine, et être rechargées sur un système intégré local, comme KOALA à Constance, HEIDI à Heidelberg, ou dans des OPAC. Les disquettes sont un service essentiellement destiné à de petites bibliothèques gérant leur fonds sur micro-ordinateur PC (voir l'exemple de Tübingen). Enfin, la base fournit des microfiches COM.

Le SWB offre deux bases de données pour l'interrogation - l'une réservée aux participants actifs, l'autre à l'interrogation en ligne -, ce qui améliore grandement les temps de réponse, ainsi que l'organisation des services internes d'une bibliothèque, avec la possibilité d'avoir des terminaux réservés à l'interrogation dans les services de prêt ou de prêt-inter.

La Bibliothèque universitaire de Tübingen procède actuellement au test en grandeur réelle d'un OPAC dérivé du SWB. Les bandes magnétiques - environ 1 200 à 1 500 notices - sont livrées à un rythme hebdomadaire et rechargées par le centre de calcul de l'université, qui imprime ensuite les fiches. Par ailleurs, la Bibliothèque universitaire organise la coopération entre environ 120 bibliothèques d'instituts qui ne sont généralement pas connectées au réseau, mènent une politique d'acquisition autonome et ne font pas de prêt à domicile. Elles sont toutefois majoritairement équipées de micro-ordinateurs. En ce qui concerne la gestion de leur catalogue propre, le service informatique de la Bibliothèque universitaire a pu convaincre les responsables de limiter leur choix à deux logiciels, LARS ou Mikro-Marc - logiciel mis au point par la bibliothèque universitaire -, de façon à pouvoir reprendre les données informatiques issues du SWB ou, inversement, à recharger dans l'OPAC local les notices créées dans les instituts. Seule la bibliothèque universitaire serait éventuellement habilitée à verser ces notices dans la base générale du SWB.

La licence d'exploitation de l'OPAC de Tübingen appartient à la firme DABIS, si bien que l'Etat du Bade-Wurtemberg devrait débourser environ 180 000 DM pour le racheter.

Pour conclure, signalons que la Bibliothèque universitaire de Tübingen estime qu'elle doit cataloguer environ 60 % de ses acquisitions dans le SWB. Ce chiffre peut sembler très élevé, mais il s'explique par les domaines d'acquisition très spécialisés qui lui sont confiés, comme la documentation des pays asiatiques ou la théologie chrétienne, qui font entrer dans ses fonds une masse d'ouvrages ne relevant ni de la sphère éditoriale germanique ni du domaine anglo-saxon.

La participation de la Bibliothèque du Wurtemberg

La bibliothèque participe depuis fin 1988 au réseau du Sud-Ouest, en entrant ou en récupérant son catalogage auteurs en ligne dans la base. Là comme ailleurs, l'introduction de l'informatique ne se fait pas sans problème : il s'agit de participer à un réseau préexistant, conçu à l'origine pour et par des bibliothèques universitaires.

Le changement de norme concerne essentiellement la formulation de la vedette auteur. La Bibliothèque du Wurtemberg a en effet maintenu en application les normes prussiennes qui consistent à désarticuler grammaticalement l'intitulé d'une collection auteurs. Ni pire ni meilleure qu'une autre, cette norme avait au moins deux avantages : d'une part, elle était utilisée dans une majorité de bibliothèques allemandes, d'autre part, spécialement à la Bibliothèque du Wurtemberg, elle était restée en vigueur sans discontinuer jusqu'à nos jours, garantissant la cohérence du catalogue. La norme adoptée dans le réseau est totalement différente puisqu'elle repose sur les normes internationales ISBD.

Le réseau ayant été prévu pour déboucher rapidement sur la création d'OPAC locaux dérivés de la base générale, les bibliothécaires de Stuttgart tentèrent tout d'abord de maintenir la cohérence du fichier, en attendant de disposer des facilités informatiques permettant de le clore purement et simplement. Ils se limitèrent donc à reprendre dans la base les fiches comportant le catalogage auteurs, sans vedette, auxquelles ils ajoutaient et la vedette auteur et le catalogage matières.

Les services furent rapidement débordés, tant par le volume des acquisitions à traiter que par les inévitables problèmes matériels de livraison des fiches. La participation au réseau n'entraînant finalement qu'un surcroît de travail sans gain de temps, on accumula beaucoup de retard dans le traitement des monographies : environ 20 000 ouvrages en instance.

La réalisation d'un OPAC n'étant encore qu'au stade expérimental à Tübingen, la décision fut prise en 1990 de clore l'ancien catalogue sur fiches et d'en ouvrir un nouveau. Pour que la clôture du catalogue ancien soit « propre », il fut décidé de prendre en compte l'année 1990 en tant que date de publication et non d'acquisition : tout ouvrage publié avant le 1er janvier 1990 sera encore traité selon les anciennes normes. Après cette date, la Bibliothèque du Wurtemberg reprend les fiches auteurs issues du réseau et les intercale dans un nouveau fichier, que l'OPAC local devrait ultérieurement rendre inutile.

Au niveau de la fourniture des fiches, signalons que le réseau ne fournit pas les renvois permanents, qu'il s'agisse des auteurs ou des collectivités : la confection de ces fiches de renvoi reste à la charge des bibliothèques participantes. Le réseau fournit, en revanche, les fiches de renvoi d'un titre vers un autre, puisqu'il s'agit de renvois ponctuels accompagnant un ouvrage précis.

En ce qui concerne les corrections, il n'existe pas d'instance centralisatrice. Seule la bibliothèque qui a créé une notice ou l'a tirée la première d'un réservoir est habilitée à y apporter des corrections, ce qui entraîne une certaine lourdeur, assez dissuasive, qui peut s'avérer positive... A cela, cependant, plusieurs limites : rappelons que les notices des périodiques sont reprises dans le Catalogue national des périodiques et qu'il est interdit de les modifier directement dans le SWB. Même chose pour les collectivités, reprises à partir du fichier national d'autorité (GKD). La Bibliothèque du Wurtemberg est chargée de la normalisation des vedettes auteurs.

A l'heure actuelle, le personnel estime à environ 70 % le taux de recouvrement entre les ouvrages acquis et les notices déjà présentes dans la base du SWB, en excluant les entrées par dépôt légal. Comme nous l'avons vu, la bibliothèque collecte systématiquement les publications régionales, ce qui inclut des documents à diffusion très restreinte et souvent d'un intérêt très anecdotique. Qui plus est, les statistiques sont pour l'instant faussées puisqu'il s'agit de rattraper le retard accumulé : les notices recherchées dans la base correspondent à des acquisitions remontant à environ six mois.

Le réseau a été conçu comme une aide au catalogage et à la récupération de notices par les plus grosses bibliothèques du Bade-Wurtemberg. De ce point de vue, c'est un succès indéniable : toutes les bibliothèques visées y participent ; le nombre de notices localisées dépasse les deux millions ; la base s'enrichit chaque jour, tant par les notices des nouvelles acquisitions que par la reprise des fonds anciens (projet REKON) ; plus la base s'enrichit, plus son efficacité s'accroît pour le prêt-inter.

En ce qui concerne les possibilités de déboucher sur la commande en ligne de documents, l'existence d'un système unique de prêt automatisé, commun à toutes les grosses bibliothèques du Bade-Wurtemberg, constitue un facteur favorable. Ce développement dépendra en grande partie du rôle que joueront les futurs OPAC locaux. Ces derniers devraient s'organiser autour des pôles que constituent les bibliothèques universitaires et les deux bibliothèques régionales.

Les projets semblent moins avancés en ce qui concerne l'utilisation de la base dans un système intégré de gestion du circuit du livre dès sa commande. Reste enfin le problème de l'indexation matières : il est possible de reprendre purement et simplement l'indexation proposée par la Deutsche Bibliothek ou de saisir l'indexation particulière à chaque établissement dans la zone réservée aux données locales. Là encore, la situation évoluera sensiblement lorsque de nombreux OPAC locaux tourneront de façon fiable à partir des seules données récupérées dans la base du réseau.

Novembre 1990

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Tâches effectuées sur micro-ordinateurs à la WLB

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Tableau 1 - Budget d'acquisitions de description des fonds

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Tableau 2 - Contenu de la base (en avril 1990)

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Tableau 3 - Saisie des fonds spécialisés du Bade-Wurtemberg (en avril 1990)

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Tableau 4 - Description du software

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  2.  (retour)↑  La suite de cet article paraîtra dans le prochain numéro et traitera de la participation de la bibliothèque au Catalogue collectif national des périodiques.
  3.  (retour)↑  Online public access catalogue.
  4.  (retour)↑  International standard bibliographic description.