Le cD-Rom de la BN et le projet européen

En 1988, la Bibliothèque nationale éditait son premier produit sur CD-ROM en collaboration avec la British Library. Depuis, la Bibliographie nationale française depuis 1975 sur CD-ROM (450 000 notices bibliographiques) paraît tous les trimestres. Elle est accessible grâce au logiciel Online, très ergonomique, qui permet de nombreux accès. Au niveau européen, sept bibliothèques nationales ont décidé de former un consortium en vue d'étudier un accès facile et convivial aux différentes bibliographies, une meilleure rentabilité du catalogage ainsi qu'une approche commune pour la recherche de données bibliographiques sur CD-ROM.

In 1988, the National library published its first CD-ROM in cooperation with the British library. The National French bibliography since 1975 on CD-ROM (450 000 bibliographic notes) is published every three months. Online, a human-engineered software, provides a lot of accesses. At a European level, seven national libraries decided to form a consortium and study an easy and user-friendly access to the different bibliographies, a more efficient cataloguing and a common approach to bibliographic data retrieval on CD-ROM.

A la fin de l'année 1987, la Bibliothèque nationale et la British library décidaient de s'associer pour lancer un CD-ROM pilote. A la suite d'un appel d'offres international, les deux organismes portèrent leur choix sur le logiciel de recherche Online, développé par la Société Online computers inc., logiciel qui avait déjà été sélectionné par une autre bibliothèque nationale européenne, la Deutsche Bibliothek 1. En septembre 1988, un CD-ROM pilote commun 2 qui comportait 60 000 notices dans deux bases différentes, était distribué à une soixantaine de bibliothèques et centres de documentation afin que ceux-ci en évaluent le logiciel.

En mai 1989, sortait la première édition du CD-ROM de la Bibliographie nationale française (BNF) qui mettait à la disposition des professionnels le recensement exhaustif de 15 années d'édition française ainsi qu'un instrument incomparable pour l'identification des ouvrages, la recherche bibliographique, les acquisitions thématiques et la récupération des notices pour le catalogage.

Si le projet pilote était une oeuvre commune, les CD-ROM ont par contre été réalisés séparément. Ce qui n'a pas empêché - nous le verrons par la suite - cette coopération initiale de déboucher sur un projet européen.

Le CD-ROM de la Bibliographie nationale française

Le CD-ROM de la BNF représente un sous-ensemble de la base BN-OPALE 3 puisque y figurent uniquement les notices de livres entrés à la Bibliothèque nationale par dépôt légal. A l'automne 1990, il contient environ 450 000 notices de livres, entrés depuis 1975, et de publications officielles françaises ou émanant d'organismes internationaux, entrées depuis 1983. Il s'accroît de 35 000 à 40 000 notices par an et couvrira, au début de 1991, la période allant de 1970 à nos jours.

Les notices sont en format UNIMARC et comportent, outre la description de l'ouvrage, les points d'accès et, en particulier, les formes rejetées et parallèles des auteurs, des titres uniformes et des mots matières. Les notices, notamment les vedettes, sont extraites dans leur dernier état de mise à jour dans BN-OPALE.

Une refonte de ce CD-ROM paraît tous les trimestres - janvier, avril, juillet et octobre - et sa diffusion est réalisée par la société Chadwyck-Healey France 4 au prix de 6 500 F par an.

La recherche

Le logiciel de pilotage Online est très ergonomique grâce à l'utilisation de la technique des fenêtres et de touches de fonction. Il permet des accès puissants (troncatures, mots clés, combinaisons booléennes) à partir de nombreux index.

Deux types de recherche sont possibles : la recherche directe et la recherche par défilement d'un index. Dans la recherche directe, l'utilisateur saisit directement le code et la clé de sa recherche, par exemple : au = Bèze et ed = Droz, pour connaître tous les ouvrages écrits par Bèze et édités par Droz, et ms = bibliothèques et France, pour avoir la liste des ouvrages ayant comme sujet « Bibliothèques » et « France ».

Dans ce type de recherche, les accès permettant de retrouver une notice sont les suivants : titre, auteur, auteur personne physique, auteur collectivité, auteur-titre, sujet (liste d'autorité RAMEAU), éditeur/imprimeur, lieu de publication, ISBN/ISSN, collection, mot notice, mot titre, mot auteur, mot sujet, mot éditeur/imprimeur, mot collection, date de publication, langue, niveau intellectuel, numéro de publication (numéro d'annonce dans la BNF), numéro BN (numéro de la notice dans la base BN-OPALE). Tous ces accès peuvent être combinés avec les opérateurs booléens ET, OU, SAUF. La troncature à droite peut être utilisée sur tous les index alors que la troncature à gauche ne s'applique que sur les index « auteur-collectivité » et « sujet »

Quand il s'agit d'une recherche par défilement dans les index, l'utilisateur sélectionne l'index dans lequel il veut effectuer sa recherche et lorsque celui-ci s'affiche, la saisie du mot recherché permet de se positionner à l'endroit désiré. Cette fonctionnalité offre également la possibilité de repérer les formes rejetées et d'afficher directement la notice sans avoir à interroger par la forme retenue. Une touche de fonction permet de passer directement de la fonction RECHERCHE à la fonction DEFILEMENT. De la même façon, un argument de recherche peut être inséré dans la zone de travail de la fonction RECHERCHE à partir de la fonction DEFILEMENT.

Impression et récupération des notices

Une fois affichée à l'écran, la notice peut être visualisée dans différents formats: ISBD, UNIMARC, UNIMARC avec libellés, PUBLIC et FICHES. A tout moment, l'utilisateur peut modifier le format d'affichage, le changement s'effectuant instantanément.

L'impression des notices répond à différents besoins. Un utilisateur qui veut imprimer le résultat de sa recherche peut le faire soit sous une forme abrégée (auteur, titre, année de publication, ISBN), soit sous une forme complète dans un des formats cités ci-dessus. Une bibliothèque qui n'est pas encore informatisée peut imprimer les notices grâce au format FICHES.

La récupération des notices peut s'effectuer de deux façons :
- le transfert dans un fichier texte pour la reprise des notices grâce à un logiciel de traitement de texte, pour la présentation d'une bibliographie, par exemple ;
- le déchargement dans un fichier formaté sur le disque dur du micro afin de pouvoir récupérer les notices dans le système local de la bibliothèque.

Il faut rappeler que les notices comportent également les formes rejetées et parallèles des vedettes, ce qui permet aux bibliothèques qui le souhaitent de les extraire pour constituer des index d'autorité ou des fichiers d'autorité correspondant aux notices bibliographiques qu'elles récupèrent. Actuellement, au moment de la sélection de la notice, les bibliothèques peuvent modifier la localisation. Dans les prochaines versions, elles auront également la possibilité d'ajouter, modifier ou supprimer d'autres données.

Chaque notice transmise est en format UNIMARC et structurée selon la norme ISO 2709. Ensuite, le logiciel de gestion de bibliothèques local extrait les notices à partir du disque dur, les convertit éventuellement et les intègre dans la base de données.

Beaucoup de bibliothèques utilisent ce CD-ROM dans le but de récupérer des notices afin de pouvoir constituer le fonds de départ de leur base sans avoir à ressaisir toutes les données ou à refaire le catalogage. L'expérience montre que la récupération peut être menée à un très bon rythme : en phase expérimentale, la Bibliothèque centrale de prêt de l'Aube transférait 500 notices par jour, tests faits par des professionnels avec un seul micro-ordinateur. Selon que l'on se contente d'une clé simple (ISBN ou titre) ou que l'on affine la recherche, on compte de une à deux minutes pour trouver une notice et la transférer sur le disque dur, sans y apporter de modification.

Projet de CD-ROM des bibliothèques nationales

Suite à leur coopération pour un CD-ROM pilote, la British library et la Bibliothèque nationale, ainsi que la Deutsche Bibliothek ont voulu, avec le soutien de la Commission des Communautés européennes (CCE), faire bénéficier d'autres bibliothèques nationales de la CEE de leur expérience.

Ainsi, en janvier 1990, après une période de gestation d'un an, et après qu'il ait reçu l'accord de la CCE, le projet européen de CD-ROM démarrait. Ce projet, lié au programme « Plan d'action pour les bibliothèques », est financé en grande partie dans le cadre du programme IMPACT. La CCE et sept bibliothèques se sont constituées en consortium. Il s'agit de la British library (Londres), de la Bibliothèque nationale française, de la Deutsche Bibliothek (Francfort), des Bibliothèques royales des Pays-Bas et du Danemark, enfin des Bibliothèques nationales du Portugal et d'Italie. La British library assure la direction.

Les principaux objectifs du projet sont les suivants :
- promouvoir un accès facile et convivial aux différentes bibliographies nationales sur CD-ROM pour un plus grand nombre d'utilisateurs ;
- promouvoir une meilleure rentabilité du catalogage grâce à l'échange de notices bibliographiques ;
- développer une approche commune pour la recherche, les formats, les écrans d'aide, etc. des données bibliographiques sur CD-ROM et, par conséquent, apporter une certaine normalisation.

Le projet est divisé en neuf sous-projets dont la réalisation s'étend sur une période allant de six mois à deux ans. Chacun d'eux est dirigé par l'une des bibliothèques nationales, qui travaille en collaboration avec une ou plusieurs autres bibliothèques participantes. Ces sous-projets sont les suivants :
1. Définition de spécifications concernant la recherche de données bibliographiques sur CD-ROM : dirigé par la Bibliothèque royale du Danemark. Cette action consiste à définir un ensemble de règles et de paramètres pour la spécification de fonctionnalités communes concernant la recherche de données bibliographiques en format MARC sur CD-ROM.
2. Spécifications de conversion de différents formats MARC : dirigé par la Deutsche Bibliothek. Ce projet examine les possibilités de conversion du format MARC du CD-ROM dans le format MARC utilisé par le système local. Il verra la réalisation d'un prototype.
3. Définition d'un jeu de caractères européen : dirigé par la Bibliothèque nationale de Florence. Il s'agit d'étudier un jeu de caractères indispensables dans un contexte européen.
4. Spécifications d'une interface multilingue : dirigé par la Bibliothèque nationale de Paris. L'objectif est de permettre un changement très facile d'une langue à une autre et d'encourager une normalisation des termes employés dans différentes langues concernant les logiciels de pilotage de CD-ROM bibliographiques.
5. Liens entre CD-ROM et systèmes en ligne pour la recherche : dirigé par la British library. Le but est de créer des liens entre le CD-ROM et les systèmes en ligne pour permettre à l'utilisateur d'interroger l'un ou l'autre de façon transparente.
6. Liens entre CD-ROM et système local de bibliothèque pour la récupération de notices : dirigé par la British library. Ce projet examine les besoins pour l'extraction et le transfert de données du CD-ROM dans un système local.
7. Interface pour l'utilisation de plusieurs CD-ROM: dirigé par la British library. Cette étude concerne à la fois l'interface entre le CD-ROM et le système DOS, et la compatibilité entre les produits bibliographiques nationaux.
8. Réalisation d'un CD-ROM pilote : dirigé par la Bibliothèque royale des Pays-Bas. Les bibliothèques nationales qui n'ont pas encore de produits sur CD-ROM seront amenées à produire un CD-ROM pilote en commun.
9. Diffusion, commercialisation des CD-ROM : dirigée par la Deutsche Bibliothek. Ce projet examine la distribution internationale de données bibliographiques sur CD-ROM par les bibliothèques nationales.

En conclusion, on peut dire que le projet de CD-ROM des bibliothèques nationales est un atout majeur dans le domaine de la collaboration européenne. En effet, ces bibliothèques veulent offrir à leurs clients des bibliographies nationales sur CD-ROM en suivant une certaine normalisation. Quel que soit le logiciel de pilotage utilisé, la recherche se fera selon les mêmes principes : l'utilisateur n'aura ainsi plus besoin de s'adapter, chaque fois, à un logiciel différent.

Pour sa part, la Bibliothèque nationale va éditer prochainement le CD-ROM de ses fichiers d'autorité (auteurs personnes physiques, auteurs collectivités, titres uniformes et matières). Et, dans le courant de l'année 1991, le projet de CD-ROM des fichiers du Département de la Phonothèque sera mis en œuvre.

Septembre 1990