Circulaire 85-391 du 31 octobre 1985.

L'article 25 de la loi n° 84-52 du 26 janvier 1984 sur l'enseignement supérieur a prévu la création de services communs, « dans des conditions fixées par décret », notamment pour assurer certaines fonctions que le législateur a jugé utile d'énumérer. C'est le cas de « l'organisation des bibliothèques et des centres de documentation ».

En ce qui concerne les universités, le décret n° 85-694 du 4 juillet 1985 sur les services de la documentation ( JO du 11 juillet 1985) complété par l'arrêté du 4 juillet 1985 fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation des universités et des conseils des services interétablissements de coopération documentaire, prévoit une organisation qui devrait les aider à remplir une des missions définies par le législateur : le développement de la culture, la diffusion des connaissances et des résultats de la recherche, l'information scientifique et technique (articles 4 et 7 de la loi).

Les universités disposeront ainsi d'une structure dans laquelle les efforts en faveur de la documentation, souvent dispersés jusqu'ici, pourront être coordonnés suivant un plan d'ensemble, mais aussi avec une souplesse suffisante, qui répond à la diversité des situations. L'exposé des motifs du décret (cf. annexe 1 **) a développé les raisons qui ont conduit à cette nouvelle organisation avec pour objectif de lier étroitement la politique documentaire des universités à leurs politiques d'enseignement et de recherche.

Dans ce cadre, les universités pourront mieux intégrer la documentation à la politique contractuelle qu'elles sont amenées à développer avec l'État. Les contrats contribueront à la définition des objectifs documentaires des universités et à l'organisation du réseau national nécessaire à la recherche.

Champ d'application de cette circulaire

L'application du décret sur les services de la documentation est facilitée pour les universités disposant déjà d'un service commun qui leur est propre, c'est à dire une bibliothèque d'université constituée en conformité avec le décret du 23 décembre 1970. La présente circulaire concerne précisément cette situation. Un autre texte traitera de la création de services communs de la documentation et de services interétablissements de coopération documentaire, dans les universités qui sont desservies jusqu'ici par une bibliothèque interuniversitaire.

Procédure recommandée

Pour le cas envisagé ici, les étapes de la procédure, après création du nouveau service commun par délibération statutaire de l'université, se présentent comme suit : élaboration et vote des statuts du service commun; inventaire des ressources documentaires, des situations et des besoins; définition de la place exacte occupée par chaque bibliothèque participant au service commun (bibliothèque associée ou bibliothèque intégrée).

Les deux premières étapes doivent en fait commencer en même temps, mais alors que la première semble pouvoir être rapidement terminée, la seconde demande pour être réussie un délai d'étude plus long et prépare la troisième étape. Cette dernière ne peut être conclue que grâce aux propositions d'un organisme mis en place par les statuts, le conseil de la documentation.

Rapports préparatoires

L'article 3 du décret définit une situation nouvelle : « Toutes les bibliothèques et tous les centres de documentation fonctionnant dans l'université participent au service commun ». Cet article précise que la bibliothèque universitaire « est entièrement intégrée dans le nouveau service commun ».

Il apparaît donc logique que l'organisation du service commun de la documentation auquel participe l'ensemble des bibliothèques de l'université soit préparée conjointement - sous l'autorité du président de l'université, dont le décret souligne le rôle dans l'organisation et la conduite d'une politique documentaire - par le directeur de la bibliothèque universitaire et un enseignant ou un chercheur chargé de mission par le président à cet effet. Il est très souhaitable que les deux rapporteurs travaillent ensemble et présentent, après avoir pris les avis nécessaires, des propositions conjointes au président et au conseil de l'université.

Un premier ensemble de propositions concernera la rédaction des statuts du service commun. Il sera remis au président et étudié par la commission des statuts avant d'être soumis au conseil de l'université.

Un second rapport, également remis au président, comportera un inventaire et des propositions sur la place occupée par chaque élément de l'ensemble documentaire (deuxième et troisième étapes de la procédure définie en II). La réalisation de l'inventaire des ressources commande fondamentalement la conduite ultérieure d'une politique documentaire d'université.

Statuts de l'université

Statuts du service commun

Il sera normal d'aboutir, en ce qui concerne le service commun, à des statuts assez courts, dont les dispositions principales concerneront le conseil de la documentation. Ce texte fera référence au décret sur les services de documentation et à l'arrêté fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation des universités et des conseils des services interétablissements de coopération documentaire. Il indiquera expressément que le service fonctionne suivant les modalités définies par ces textes. S'il est inutile de recopier de nombreuses parties du décret et de l'arrêté, il conviendra cependant de mentionner :
- les missions du service, conformément à l'article 1 du décret;
- les attributions du conseil de la documentation et du directeur du service de la documentation, conformément aux articles 9 et 10 du décret et à l'article 4 de l'arrêté. Le rapport annuel sur la politique documentaire de l'université présenté au conseil d'administration par le directeur du service commun est un élément important. Ce rapport élaboré en tenant compte des recommandations du conseil de la documentation, proposera les orientations prioritaires et les mesures de nature à en permettre la mise en œuvre.

Conformément à l'article 28 de la loi sur l'enseignement supérieur, il appartiendra au conseil d'administration d'arrêter les orientations de l'université en matière de documentation, le cas échéant après avis du conseil scientifique et du conseil des études et de la vie universitaire, chacun en ce qui concerne ses attributions respectives :
- les ressources du service commun, cf. infra, paragraphe VIII;
- l'existence de bibliothèques intégrées et de bibliothèques associées (article 3 du décret);
- l'existence de sections documentaires et de leurs responsables (articles 4 et 11 du décret);
- le choix par chaque conseil d'unité de formation et de recherche, d'école ou d'institut, d'un interlocuteur du service commun (article 6 du décret);
- la création des commissions scientifiques consultatives de la documentation prévues par l'article 4 de l'arrêté.

En revanche les statuts ne doivent pas indiquer quelles sont les bibliothèques intégrées ou associées, ni la liste des sections documentaires. Ces choix relèvent d'une procédure ultérieure, et doivent pouvoir être modifiés, le cas échéant, de façon simple. L'université peut prévoir de donner au service commun des missions complémentaires s'ajoutant à celles déjà mises en évidence.

La composition du conseil de la documentation doit être fixée par les statuts, en tenant compte des précisions données par l'article 1 de l'arrêté fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation. Celui-ci prévoit un effectif maximum de trente membres, mais aucun minimum, ce qui permet de mieux s'adapter aux situations locales où l'un des collèges électoraux est peu nombreux. Les statuts devront aboutir à des chiffres précis non seulement pour l'effectif total mais aussi pour la répartition par catégorie des membres du conseil.

L'article 1 de l'arrêté (4e alinéa) fixe des modalités particulières de désignation des personnalités extérieures, différant des dispositions des articles 2, 3, 6 du décret n° 85-28 du 7 janvier 1985, relatif à la participation des personnalités extérieures aux conseils prévus au titre III de la loi sur l'enseignement supérieur. Les statuts ne fixeront donc que le nombre des personnalités extérieures appelées à siéger au conseil de la documentation.

Il conviendra de mentionner en outre, conformément aux trois derniers alinéas de l'article 1 de l'arrêté, les personnes participant au conseil avec voix consultative. En ce qui concerne les représentants au conseil de la documentation des personnels des bibliothèques intégrées ou associées au service commun, le statut de l'université devra apporter des précisions notamment sur les points suivants :

électeurs : sont électeurs, sous réserve de ne pas être en disponibilité, en congé de longue durée ou en congé post-natal, les personnels affectés aux bibliothèques intégrées ainsi que ceux affectés aux bibliothèques associées, dont la définition pour les élections au conseil du service commun est fixée par l'article 3 de l'arrêté.

éligibles : sont éligibles au sein du collège dont ils sont membres tous les électeurs inscrits sur les listes électorales, à l'exception du directeur du service commun, conformément à l'article 1 de l'arrêté.

assimilation : pour l'élection au conseil du service commun, des personnels de catégorie A de bibliothèques intégrées et de bibliothèques associées peuvent être assimilés au personnel scientifique des bibliothèques dans les conditions définies par l'article 2 de l'arrêté.

opérations électorales : l'organisation, le déroulement des opérations électorales, l'information et la convocation des collèges électoraux devront être précisés, notamment les dates de scrutin et l'établissement d'une liste électorale par collège. Les listes sont préparées sous la responsabilité du président de l'université et portées à la connaissance du personnel.

Les règles de travail du conseil de la documentation (majorité, quorum, procurations) devraient, pour l'essentiel, être renvoyées à un règlement intérieur. Le statut pourrait toutefois prévoir le nombre minimum de séances que doit tenir le conseil et le mode de convocation.

Le service commun est constitué par l'adoption de ces statuts. Le conseil de la documentation peut alors être mis en place. Il y a lieu de faire parvenir un exemplaire de ces statuts au ministère de l'Education nationale (DBMIST). En même temps, le ministre procédera à la nomination du directeur du service commun suivant les modalités définies à l'article 9 du décret. En vertu du décret statutaire du 31 décembre 1969, visé par le décret sur les services de documentation, ce directeur doit appartenir au corps du personnel scientifique des bibliothèques.

Participation du directeur du service commun de la documentation aux différents conseils de l'université

Le décret sur les services de documentation prévoit dans son article 10 que le directeur du service commun de la documentation participe à titre consultatif au conseil d'administration de l'université, au conseil scientifique et au conseil des études et de la vie universitaire, auxquels il donne avis sur toute question concernant la documentation.

Inventaire

L'inventaire des ressources, des situations et des besoins constitue un travail essentiel, qu'on a intérêt à rendre aussi exhaustif que possible. Les deux rapporteurs désignés en III ci-dessus, disposeront d'éléments fournis par une enquête interne à l'université, conduite sous l'autorité du président. Cette enquête doit porter à la connaissance du président et des conseils, pour chaque unité documentaire, les éléments suivants :
- les locaux (surface utile totale par bibliothèque d'UFR, d'école, d'institut ou de laboratoire et sections de l'actuelle BU; surface des salles de lecture et nombre de places assises, surface des magasins, surface des bureaux);
- le matériel (photocopieurs, lecteurs et lecteurs-reproducteurs de microformes, magnétoscopes, matériel audiovisuel, terminaux d'interrogation de banques de données, systèmes antivol, microordinateurs, etc.);
- l'état des collections et acquisitions en 1984, quels qu'en soient la nature (livres, périodiques, documents audiovisuels, autres documents) et le lieu de dépôt;
- les dépenses documentaires engagées en 1984 (livres, périodiques, documents audiovisuels, autres documents, reliure), et l'origine des crédits correspondants;
- le fonctionnement: horaires d'ouverture, prêt, prêt interbibliothèques, possibilités de photocopie, interrogation de banques de données, participation aux catalogues collectifs;
- les personnels : bibliothécaires professionnels et autres personnels, en précisant les personnes travaillant à temps plein ou à temps partiel.

Pour les personnels de catégorie A, sera en outre indiqué l'intitulé des diplômes professionnels, certains d'entre eux, déterminés par arrêtés, permettant à leurs titulaires une assimilation au personnel scientifique des bibliothèques, prévue à l'article 11 du décret sur les services de documentation, et à l'article 1 de l'arrêté précité.

Organisation de l'ensemble documentaire

Cette étape suit l'inventaire et suppose que le conseil d'administration de l'université, le conseil de la documentation, les conseils des unités concernées par l'organisation documentaire, aient été constitués. Il est nécessaire que le directeur du service commun de la documentation ait été nommé par le ministre, dans les conditions prévues à l'article 9 du décret.

Il est souhaitable que les conseils d'unités de formation et de recherche, d'école et d'instituts, composantes de l'université aient choisi les enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs qui seront, conformément à l'article 6 du décret, les interlocuteurs du service commun et participeront avec voix consultative au conseil de la documentation.

En même temps que l'inventaire, les rapporteurs seront amenés à proposer au président, au conseil de la documentation, au conseil d'administration de l'université :
- l'intégration éventuelle de certaines bibliothèques et de certains centres de documentation dans le service commun;
- l'association au service commun pour tous les autres organismes documentaires;
- une répartition des bibliothèques intégrées en sections documentaires, auxquelles les autres bibliothèques sont associées.

L'objectif doit être d'organiser un système documentaire d'ensemble, compatible avec une décentralisation de l'accès à la documentation qui corresponde aux modes de travail des étudiants, des enseignants et des chercheurs, en prenant en compte les fonctions spécifiques et complémentaires des différents centres de documentation de l'université. Pour assurer un service optimal aux utilisateurs, il est souhaitable que chaque unité documentaire offre une ouverture régulière et assure la gestion de ses fonds. Le regroupement de bibliothèques isolées est une solution favorable à l'amélioration du service et génératrice d'économies.

L'article 3 du décret indique dans quelles conditions une bibliothèque pourra être intégrée. Les unités documentaires susceptibles d'être intégrées doivent disposer de crédits documentaires et de locaux suffisants, d'un personnel stable assurant une ouverture régulière. Les personnels et les moyens permettant à ces bibliothèques de fonctionner seront affectés au service commun. Il s'agit donc d'une décision importante dont toutes les conséquences doivent être évaluées et acceptées par avance.

Les bibliothèques associées ont des ressources distinctes de celles du service commun, avec lequel elles entretiennent des relations de coopération dans le cadre de la politique documentaire de l'université. Deux formes d'association sont prévues par le décret :
- association automatique au service commun pour les bibliothèques de l'université dont l'intégration ne sera pas proposée lors de l'organisation du service commun ;
- association par convention entre l'université et un organisme extérieur, dans le cas de services documentaires appartenant à des organismes liés par contrat ou convention à l'université. En ce qui concerne le Centre national de la recherche scientifique, ces modalités ont été précisées et acceptées par le directeur général du CNRS (cf. annexe 2 p. 443).

L'ensemble des bibliothèques intégrées, comprenant l'ancienne bibliothèque de l'université et des bibliothèques nouvellement intégrées devrait normalement porter le titre de bibliothèque de l'université. Cet ensemble doit être réparti en sections documentaires. L'attention est attirée sur le fait que le nombre de celles-ci doit rester limité. Les universités ont avantage à disposer d'ensembles fonctionnels assez vastes, disposant de locaux adaptés. L'article 4 du décret définit la procédure de création des sections, qui suppose l'accord préalable du ministre chargé des universités.

Les bibliothèques associées coopèrent avec les sections et fonctionnent ainsi, sur le plan technique et pour la gestion des documents, dans le cadre du service commun. En attendant la création officielle des sections documentaires et la nomination de leurs responsables suivant la procédure prévue à l'article 11 du décret, les sections actuelles de la bibliothèque de l'université fonctionneront provisoirement comme sections documentaires, sous l'autorité de leurs responsables. Ceux-ci siégeront au conseil de la documentation, dans les conditions définies par l'article 1 de l'arrêté du 4 juillet 1985.

La division des affaires générales prévue à l'article 4 du décret peut être constituée immédiatement, sous la responsabilité directe du directeur du service commun.

Les commissions scientifiques consultatives de la documentation, prévues à l'article 4 de l'arrêté précité fixant les modalités de fonctionnement des conseils, seront créées après constitution des sections documentaires. Il peut en exister plusieurs par section documentaire. Les modalités de création, d'organisation et de fonctionnement des commissions scientifiques consultatives sont arrêtées sur proposition du directeur par le conseil de la documentation. Ces commissions doivent comporter des enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et étudiants des unités concernées, des membres du personnel scientifique des bibliothèques intégrées et des responsables des bibliothèques associées à la section. Elles sont convoquées au moins une fois par an par le responsable de section documentaire, sous l'autorité du directeur.

Enseignants-chercheurs interlocuteurs du service commun de la documentation

Le choix d'enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs comme interlocuteurs du service commun, par les composantes de l'université et, dans le cadre de conventions d'associations, par les unités et organismes liés contractuellement à l'université, est un élément nouveau. Lorsque certaines unités comportent d'importants départements, laboratoires ou centres de recherche dont les besoins documentaires sont spécifiques, le conseil d'administration de l'université peut inviter ces unités à choisir plusieurs enseignants-chercheurs, enseignants, ou chercheurs pour exercer cette fonction. Le rôle de ces interlocuteurs est d'assurer un lien constant entre la politique documentairé et les actions d'enseignement et de recherche des unités. Ils participent au conseil de la documentation suivant les modalités prévues à l'article 1 de l'arrêté précité fixant les modalités de fonctionnement des conseils.

Lorsqu'une unité comporte une ou plusieurs bibliothèques associées, l'interlocuteur désigné collabore avec le responsable de section documentaire concerné pour assurer une gestion concertée. Les directives nécessaires à la mise en œuvre de la politique documentaire de l'université, prévues à l'article 8 du décret, sont établies par le responsable de section documentaire, en accord avec le ou les enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs choisis par les conseils d'unités, et les responsables des bibliothèques concernées. Cet accord doit être constamment recherché en tenant compte des besoins propres des unités disposant d'une bibliothèque associée et des réseaux thématiques.

Budget du service commun de la documentation

Les ressources du service commun de la documentation sont énumérées à l'article 7 du décret. les circulaires n° 82-0882 et 82-0900 des 25 novembre et 1er décembre 1982 ont transféré les crédits et charges d'infrastructure aux universités. Étant donné le développement de la contractualisation, l'université aura soin d'intégrer la documentation - appui de l'enseignement et de la recherche - dans les contrats qu'elle sera appelée à passer soit avec le ministère de l'Éducation nationale, soit avec d'autres organismes et notamment les collectivités territoriales.

Le conseil de la documentation a connaissance des crédits alloués aux bibliothèques associées et à la documentation de laboratoire. L'identification de ces crédits est indispensable à la mise en place d'une politique documentaire dans l'université, qui suppose à la fois prévision et contrôle a posteriori. Une circulaire particulière précisera le mode d'identification des crédits documentaires, dans le cadre du budget par fonction.

Personnel

Le service commun de la documentation dispose d'une dotation en emplois des corps de bibliothèques et emplois administratifs (articles 7, 8 du décret), ainsi que des emplois affectés par l'université aux bibliothèques intégrées. Pour assurer un fonctionnement optimal au bénéfice des utilisateurs, le directeur du service commun procédera, en cas de besoin, sous l'autorité du président de l'université, au redéploiement des personnels à l'intérieur des sections documentaires ou entre elles, dans un esprit d'ouverture et d'échange entre les bibliothèques de l'établissement.

Documents à transmettre à l'administration centrale

Devront être transmis au ministère de l'Éducation nationale (DBMIST) de manière à permettre le suivi de la mise en place des nouveaux services communs, notamment :
- les statuts et règlements intérieurs,
- le projet de constitution de sections documentaires,
- les comptes rendus des séances des conseils de la documentation avec tous les éléments nécessaires à leur compréhension (date, liste des membres présents, excusés ou absents avec leur titre, qualité et affectation, pièces annexes telles que inventaire de bibliothèques, étude préparatoire sur l'organisation du service commun, projets de budget, comptes financiers, etc.).

Les éléments ci-dessus sont des indications destinées à permettre la mise en oeuvre la plus harmonieuse des nouvelles structures de documentation universitaire.