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L'Informatisation pour quoi faire ?

Françoise Regrain

Lorsqu'en 1982, la Direction du livre et de la lecture mit en route le logiciel LIBRA, le mouvement d'informatisation des bibliothèques municipales était amorcé depuis une quinzaine d'années, mais les directeurs de bibliothèques centrales de prêt qui avaient demandé l'automatisation de leur service s'étaient jusque là heurtés à un renvoi sine die. En effet, dans les années 70, l'informatisation semblait réservée (malgré des expériences significatives comme celle d'Antony) à de très gros services dépassant largement les 300000 prêts annuels. Peu de bibliothèques centrales de prêt atteignaient encore de tels chiffres. On demandait alors à l'informatique essentiellement une amélioration du système de prêt, surtout un gain de temps. Les autres services rendus étaient encore mal perçus, surtout pour les bibliothèques centrales de prêt, jugées depuis toujours comme des services de lecture publique plus ou moins limités à un rôle de distribution. L'introduction du travail en temps réel, l'informatisation de petites bibliothèques municipales modifièrent progressivement cet état de choses. Cependant, l'informatisation des bibliothèques centrales de prêt avait pris un retard important.

Pourquoi informatiser les BCP ?

Pour mieux cerner la réalité du problème, nous allons tenter une synthèse rapide de l'action des bibliothèques centrales de prêt et des moyens employés pour y parvenir.

Structures et modes d'actions

Les bibliothèques centrales de prêt se caractérisent essentiellement par leur zone d'action, les communes de moins de 20 000 habitants, et une population à desservir plus ou moins dispersée : banlieues de grandes villes, bourgs à habitat groupé, villages, hameaux isolés. D'un département à l'autre, les réalités sont très diverses : quoi de commun entre le Pas-de-Calais, 1 064 842 habitants à desservir 1, répartis sur 889 communes, et la Lozère, 80234 habitants sur 185 communes ? Entre des départements fortement urbanisés où se fait sentir l'attraction d'une grande ville et le département très rural où la ville principale dépasse à peine les 20 000 habitants ?

Dans presque tous les cas, le lecteur est loin de la centrale et n'y a pas accès. Son seul contact avec la bibliothèque passe à travers l'écran d'un dépositaire, le plus souvent bénévole et sans aucune formation professionnelle, ou, dans le cas d'un prêt direct, par l'intermédiaire du bibliobus.

Pour assurer leur service de lecture publique, et malgré les difficultés accrues du fait de la dispersion de leur public, les bibliothèques centrales de prêt furent dotées d'une structure très légère : cinq personnes et un bibliobus à la création, puis une équipe variant de deux à cinq personnes pour 100000 habitants 2.

Pour mieux mesurer les différences de fonctionnement d'une bibliothèque centrale de prêt à l'autre, nous décrirons sommairement deux services dont nous avons eu l'expérience directe : la bibliothèque centrale de prêt de l'Aube (telle qu'elle était en 1980) et celle de l'Allier (en 1984).

L'Aube

La bibliothèque centrale de prêt de l'Aube, créée en 1965, fait suite à une association datant de 1953. Comme pratiquement toutes les bibliothèques centrales de prêt créées à cette époque, elle s'appuie beaucoup sur l'école. En 1980, une équipe de treize personnes faisait tourner quatre bibliobus (deux pour le prêt par dépôt, un pour le prêt direct scolaire, un pour le prêt direct adultes). Le fonds était de 155 000 volumes, dont la moitié de livres pour enfants. La population à desservir (216 825 habitants en 429 communes) est très inégalement dispersée, 40 000 habitants vivant dans des communes situées dans la banlieue troyenne; le reste du département est essentiellement rural.

L'Aube fait partie des huit départements pilotes pour le prêt direct scolaire et, à ce titre, dessert de nombreuses écoles de Troyes. Les enfants viennent avec leur instituteur, classe par classe, choisir un livre dans le bibliobus.

Dans les dépôts, presque tous les enfants sont touchés à travers leur école. 98 % des communes sont desservies et 427 dépôts sur les 568 sont dans des établissements scolaires, l'instituteur assurant le prêt à l'ensemble de la population. Beaucoup de ces dépôts adultes vivotent, la formule ayant mal vieilli. Dans une même commune, on peut trouver des livres à l'école, au club du 3e âge, à l'hospice.

Le prêt direct, surtout tourné vers les adultes, essaie de sortir le livre de l'école. Il concerne 25 communes. Le bibliobus stationne toutes les quatre semaines sur le marché, sur la place du village, dans des lotissements.

Enfin, la bibliothèque centrale de prêt fait fonctionner une discothèque. En raison du manque de moyens en personnel, le prêt est réservé aux enseignants et aux collectivités.

L'Allier

La bibliothèque centrale de prêt de l'Allier contraste par bien des côtés avec celle de l'Aube. C'est une nouvelle bibliothèque centrale de prêt, créée en 1982, dans un département où rien n'existait pour les communes rurales. Le département compte trois villes moyennes qui ont chacune leur rayon d'action. La population à desservir est de 268 423 habitants répartis dans 317 communes. En 1984, l'équipe est de huit personnes pour deux bibliobus et 62 600 volumes. Grâce à un développement très rapide, 114 communes, comptant 117 119 habitants, sont desservies en prêt par dépôt.

Priorité a été donnée à un dépôt communal unique situé le plus souvent à la mairie. Une phonothèque, en cours de constitution, ne fonctionne pas encore.

La bibliothèque centrale de prêt de l'Allier, première bibliothèque connectée sur LIBRA a, pour son fonctionnement interne, tout basé sur l'informatisation. Seul le système de prêt traditionnel est complet. Par contre, le catalogue sur fiches, simplifié à l'extrême, n'a que des entrées auteurs. Aucune recherche matière n'est possible (en BCP on utilise surtout des catalogues systématiques).

Ces deux exemples seront à la base de la réflexion sur l'informatisation qui va suivre, ce qui n'exclut pas de nombreuses références implicites à d'autres bibliothèques centrales de prêt.

Le fonctionnement traditionnel

Les conditions particulières d'exercice de leur mission ne sont pas sans commander des particularités dans le fonctionnement qu'on ne rencontre qu'à un très faible degré dans les bibliothèques municipales.

Les ouvrages sont dispersés dans le département. Les durées de prêt sont longues, déterminées par la fréquence des tournées (de deux à quatre passages par an en prêt par dépôt; délai de quatre à huit semaines en prêt direct). Partout, il y a de nombreuses exceptions : prêt d'un an ou à durée indéterminée aux bibliothèques municipales, prêts exceptionnels pour une animation, dépositaires venant échanger leurs ouvrages en cours de trimestre, renouvellements partiels, etc. Dans une même bibliothèque centrale de prêt, on peut souvent repérer cinq ou six durées de prêt différentes selon la finalité de ce prêt ou le système adopté pour tel ou tel emprunteur.

Chaque titre est acheté en un nombre variable d'exemplaires. On trouve ici des politiques très diverses liées à la structure adoptée pour le fonctionnement de la bibliothèque centrale de prêt. Si chaque véhicule dispose d'un fonds propre en dehors duquel il ne va pas s'alimenter, il faudra acquérir chaque titre en autant d'exemplaires que de véhicules. Si, au contraire, tous les véhicules sont alimentés à partir d'un fonds global unique, un ouvrage pourra figurer dans les collections en un seul exemplaire ou en vingt selon le type de demande auquel il répond, le cas le plus fréquent pour une bibliothèque centrale de prêt moyenne étant de trois ou quatre exemplaires dans le fonds adultes et cinq à dix en ce qui concerne les livres pour enfants.

Le catalogue sur fiches est très peu consulté par les lecteurs et les dépositaires. Les conséquences en sont diverses selon les bibliothèques centrales de prêt.

Certaines ont pratiquement cessé de cataloguer leurs livres, ne gardant un fichier que pour les documentaires ou simplifiant à l'extrême le catalogage. D'autres, à l'inverse, ont édité leur catalogue à l'usage des dépositaires et des lecteurs et publient chaque année la liste de leurs nouveautés. D'autres enfin ont continué un catalogage en notice moyenne bien que leur fichier reste de fait un catalogue à usage interne. Les différentes solutions adoptées reflètent bien entendu la politique des directeurs successifs des bibliothèques centrales de prêt mais aussi la limitation des moyens de chacun en personnel et en budget de fonctionnement.

Que le lecteur dispose ou non d'un catalogue imprimé, les demandes de réservations sont très nombreuses. Elles représentent, pour l'utilisateur, le seul espoir de voir ses goûts ou ses besoins documentaires satisfaits, le choix sur un bibliobus ou, a fortiori, dans un dépôt, étant toujours trop limité. Plusieurs méthodes sont mises en œuvre pour satisfaire ces demandes, les plus sûres étant aussi les plus lourdes. Elles consistent à faire une comparaison systématique du fichier des demandes à satisfaire avec le fichier des livres en prêt qui doivent rentrer au cours de la prochaine tournée. Assurer un système de réservations à peu près satisfaisant exige de la part des bibliothécaires beaucoup de temps et une grande dépense d'énergie. Dans le meilleur des cas, les délais varient de quelques jours à six mois. De plus, les systèmes étant manuels et souvent basés sur la mémoire, ils ne permettent pas une rentabilité parfaite.

Bilan

Un bilan du fonctionnement (au sens étroit du terme) traditionnel d'une BCP met en évidence un certain nombre d'avantages et d'inconvénients.

Les plus

- D'abord, un système de prêt qui, s'il exige un équipement important (deux ou trois fiches de prêt), est fiable et rapide. Deux personnes assurent le prêt et le retour de 600 à 1 100 volumes au cours d'une tournée;
- un système de réservation plus ou moins satisfaisant mais généralement très apprécié des lecteurs malgré ses insuffisances;
- une disponibilité réelle pour soutenir toute initiative d'animation-lecture dans le département, grâce à des prêts exceptionnels;
- dans certains départements, l'édition d'un catalogue imprimé pour pallier le manque d'information des lecteurs dû à leur éloignement de la bibliothèque;
- enfin, une rentabilité exceptionnelle des moyens en livres et personnel mis à la disposition des bibliothèques centrales de prêt.

Les moins

- Le premier entraîne une grande partie des inconvénients du système traditionnel, c'est la grande difficulté - et souvent même la totale impossibilité - de localiser les documents. Cette situation, habituelle également en section de lecture publique dans les bibliothèques municipales, est aggravée en bibliothèque centrale de prêt par la très longue durée des prêts, par la multiplicité des systèmes (dépôts ou prêt direct) et, à l'intérieur de chacun, par la grande diversité des régimes adoptés pour chaque type d'emprunteurs;
- en conséquence, le système des réservations est très lourd à gérer : les délais de satisfaction sont très longs et pratiquement imprévisibles au moment de la demande;
- le catalogue de la bibliothèque n'est pas directement accessible aux dépositaires, encore moins aux lecteurs. Même lorsque la bibliothèque centrale de prêt fait le très gros effort d'une édition, le catalogue imprimé est toujours en retard sur le fonds réel;
- il n'y a pas de récolement possible. L'ampleur du travail dépasse largement les moyens en personnel de la bibliothèque.

Tous ces inconvénients empêchent la bibliothèque centrale de prêt de devenir le centre documentaire qu'elle devrait être. Dans les départements les plus ruraux, elle est souvent la seule bibliothèque importante et elle devrait pouvoir remplir auprès du public le rôle de documentation dont elle a, en principe, les moyens. Mais pour cela, il est impératif d'apporter vite et bien les éléments de recherche dont les lecteurs ont besoin.

Que demander à l'informatique ?

La première exigence, fondamentale lorsqu'on envisage l'informatisation d'une bibliothèque, c'est de n'accepter un logiciel que s'il garantit des fonctions au moins équivalentes au système traditionnel. La gestion informatisée ne doit en aucun cas entraîner un service public en retrait sur ce qui existait auparavant.

Les principaux points forts du fonctionnement d'une BCP sont susceptibles d'être améliorés par l'automatisation.

Le prêt

Les avantages éventuels de l'informatique seront différents selon le type de prêt utilisé.

Dans le prêt par dépôt, il n'est pas certain que le gain de temps soit considérable. En effet, les systèmes actuels sont déjà rapides : il ne s'agit que d'un défichage suivi d'un classement de fiches ou d'un dédoublonnage selon qu'on a adopté un système à deux ou à trois fiches. Il n'y a ni report de mentions manuscrites, ni datation. Le défichage excède rarement le temps de choix du dépositaire.

Les avantages apportés par l'informatique devront surtout porter sur la qualité du service : des bibliothécaires-adjoints plus disponibles pour le dépositaire, puisqu'ils ne seront plus astreints à des reclassements et à des comptages fastidieux par catégories de livres choisis.

Pour les dépositaires, un allègement important de la préparation de la tournée peut intervenir : le retour des documents se faisant dans un ordre indifférent, ils n'auront plus besoin de reclasser les livres avant le passage du bibliobus ; il leur suffira de contrôler leur stock pour faire le point sur leurs retards éventuels. Pour cela, ils disposeront d'une liste ordonnée des documents mis en dépôt, ce qui est actuellement très rare. Cette édition, facile à obtenir sur une imprimante, sera une amélioration importante du service rendu.

Pour la bibliothèque centrale de prêt, la gestion des prêts peut être améliorée du point de vue des retards. En effet, l'ordinateur peut fournir une liste des documents en prêt dans un dépôt classée par dates et par durées de prêt, ce qui permettrait de mieux gérer les retards accumulés pour les dépôts dont le renouvellement n'est que partiel.

Pour le prêt direct, les services de l'informatique seront les mêmes que pour une bibliothèque municipale : accélération des opérations de prêt sur le bibliobus, édition automatique des lettres de rappel.

Les réservations

L'amélioration de la gestion des demandes de réservation pourrait à elle seule justifier l'informatisation des bibliothèques centrales de prêt. En effet, la localisation des documents, très facile à'obtenir sur un ordinateur, puis leur « piégeage » au moment du retour sont les bases d'un système de réservations efficace.

Ce n'est pas pour autant que les titres demandés rentreraient plus vite ou seraient plus disponibles sur les rayons. Mais il serait possible d'informer le lecteur sur la date approximative à laquelle il aurait une chance d'en disposer. Eventuellement, par un courrier à un dépôt, on pourrait obtenir un retour plus rapide que prévu ou sinon, ayant toutes les données disponibles, décider plus vite du rachat d'un exemplaire.

Actuellement, il est le plus souvent bien difficile, en cours de tournée, de donner aux dépositaires des réponses précises sur l'état de leurs demandes et la raison pour laquelle ils doivent attendre (livre en commande, sorti, etc.). On peut espérer de l'informatique un supplément d'information. De même, lorsqu'un dépositaire ou un lecteur réitère une demande sans le signaler, il y aurait peu de risques qu'elle soit gardée en double comme cela arrive quelquefois.

L'information des lecteurs

L'informatique pourrait apporter une aide appréciable à l'édition de catalogues : catalogue global du fonds, nouveautés, mais aussi petits catalogues à la carte sur un sujet précis, résultats d'une recherche documentaire réalisée pour un lecteur.

Selon l'état de la technique, on peut envisager un accès direct du catalogue de la bibliothèque centrale de prêt, pour les lecteurs ou les dépositaires, à partir d'un minitel.

La gestion des acquisitions

L'informatique peut enregistrer les suggestions d'achat du personnel, gérer l'édition de bons de commandes à un fournisseur, classés par éditeurs et collections, éditer des lettres de rappel pour les ouvrages non livrés. Elle peut assurer également la gestion financière des crédits.

Bien entendu, les statistiques seront éditées automatiquement à partir des données rentrées sur la machine ou des opérations informatisées.

Tout informatiser ?

La question principale sera la suivante : doit-on tout informatiser ou limiter l'introduction de l'informatique à quelques tâches parmi les plus répétitives et les plus fastidieuses ?

On pourrait, par exemple, envisager de n'informatiser que le prêt sans faire de catalogage. On gagnerait beaucoup de temps au moment de l'équipement des livres. Le prêt consisterait alors à attribuer un numéro de document à un numéro de lecteur ou à un numéro de dépôt. On ne pourrait pas, évidemment, en consultant la liste des documents en prêt, identifier ceux-ci.

Pourquoi ne pas en rester là ?

En cas de perte de l'ouvrage, il faut une recherche traditionnelle dans l'inventaire pour retrouver les références du document - à condition que l'on ait à un moment donné introduit une correspondance entre le numéro du document dans le système informatique et l'ancien numéro d'inventaire. Le dépositaire n'aura comme liste de documents qu'une liste de numéros. Il sera impossible en tournée de préciser quels sont les titres en retard.

Pour les réservations, il faudra faire une recherche documentaire traditionnelle, relever les numéros attribués par l'informatique et consulter numéro par numéro la localisation de chaque exemplaire afin de choisir celui que l'on réservera. S'il n'existe aucun catalogue à la bibliothèque centrale de prêt, il sera absolument impossible de gérer un fichier de demandes de réservation.

Ainsi, très peu des capacités de l'informatique telles qu'on les a envisagées sont utilisées. Au total, le système serait très en retrait du point de vue du service public sur ce qui se pratique dans une bibliothèque centrale de prêt traditionnelle. Par contre, il suffira de cataloguer les documents pour bénéficier de toutes les possibilités déjà évoquées; seule, l'informatisation des acquisitions reste relativement indépendante du catalogage et peut n'être rajoutée qu'en dernier lieu.

LIBRA, un logiciel adapté aux BCP

On aurait pu adopter tel quel un logiciel fonctionnant déjà dans une bibliothèque municipale. Ce fut effectivement une tentation dans le début des années 70. Mais certaines exigences, certaines complexités du fonctionnement des bibliothèques centrales de prêt n'auraient pas trouvé place dans ces logiciels. D'autre part, la Direction du livre et de la lecture promettait depuis longtemps un projet propre aux bibliothèques centrales de prêt.

Quelques collègues de l'Est, cependant, commencèrent un travail en commun, autour de la bibliothèque centrale de prêt de la Moselle et menèrent une opération pilote regroupant la Meurthe-et-Moselle, la Meuse, le Haut-Rhin, les Vosges, la Haute-Saône et la Moselle.

Il s'agissait, dans un premier temps, d'un catalogage informatisé limité aux nouvelles acquisitions ; dans une deuxième étape, le projet devait aboutir à un prêt informatisé. L'expérience en est restée à la première phase, LIBRA prenant progressivement le relais de ce système.

Le catalogage, fait sur bordereau, est simplifié. Il se fait en zones fixes, c'est-à-dire avec un nombre limité de cases. Ensuite, ce bordereau est traité à l'extérieur par l'Ecole nationale d'ingénieurs de Metz (ENIM). Les deux produits obtenus sont, d'une part, l'inventaire, d'autre part, le catalogue des acquisitions, avec des possibilités de cumulatifs.

Le cahier des charges

En 1981, la Direction du livre et de la lecture décide de lancer le projet LIBRA, c'est-à-dire de mettre en oeuvre un logiciel qui resterait la propriété de l'Etat. Destiné d'abord aux bibliothèques publiques qui relèvent directement de son autorité (essentiellement aux bibliothèques centrales de prêt), il serait ensuite proposé gratuitement aux municipalités qui en feraient la demande.

Un certain nombre de principes étaient acquis dès l'origine : la Direction du livre et de la lecture voulait un logiciel complet, couvrant toutes les activités d'une bibliothèque; le catalogage se ferait en UNIMARC afin de ne s'interdire aucune possibilité de coopération nationale ou internationale ; la base serait alimentée par un système de catalogage partagé ; enfin toutes les opérations auraient lieu en temps réel.

Deux groupes de travail ont été constitués en 1982, le premier chargé du catalogage à partir du format UNIMARC, le second devant rédiger le cahier des charges pour la gestion.

Les deux groupes étaient formés de bibliothécaires, de représentants du DLL 7 (Bureau des études et actions communes à la Direction du livre et de la lecture) et du DLL 6 (Bureau des bibliothèques centrales de prêt) ainsi que des trois informaticiens engagés par le Ministère. Il ne s'agissait pas de refaire tel ou tel logiciel déjà existant mais bien d'en élaborer un nouveau dans un esprit de coopération, en tenant compte tout particulièrement des besoins spécifiques des bibliothèques centrales de prêt. Enfin, chaque groupe a pu disposer du temps nécessaire à cette rédaction, les réunions étant fréquentes (au moins une par mois, de mars 1982 à février 1983).

Les possibilités du logiciel

Dans son état d'achèvement, LIBRA comportera l'ensemble des opérations nécessaires à la gestion d'une BCP.

Un catalogage multimédias partagé

LIBRA est d'abord un excellent logiciel de catalogage multimédias : trois niveaux de notices sont disponibles : notice complète (type Bibliothèque nationale), notice moyenne (la plus utilisée en bibliothèque municipale) et notice courte (sert pour les inventaires et listes de gestion). Le niveau utilisé pour le catalogage est la notice moyenne.

LIBRA utilise le principe du catalogage partagé. Tous les utilisateurs alimentent une base unique qui est ensuite commune à tous, c'est-à-dire qu'un ouvrage présent dans plusieurs bibliothèques ne sera catalogué qu'une seule fois. Le dédoublonnage ayant lieu, soit sur l'ISBN, soit sur auteur-titre-date, il suffira d'entrer les éléments identificateurs (ISBN seul, le plus souvent) pour voir la notice s'afficher sur l'écran. Il suffit de passer alors à la phase suivante qui est l'inventaire. Si la notice n'est pas encore dans la base, la saisie du catalogage continue. La saisie est en partie guidée, en partie libre. A l'exception de quelques champs codés, toutes les zones sont en longueur variable. Il n'est jamais nécessaire d'abréger un nom d'auteur ou un titre. Rien ne justifie la suppression des sous-titres, même très longs. Le nombre de titres pour un même ouvrage n'est pas limité et pour les indications de co-auteurs ou d'auteurs secondaires, les normes sont suivies. La possibilité du catalogage en notice complète permet d'indiquer dans la zone du titre les mentions de responsabilité qui ne donnent pas lieu à la création de vedettes auteurs. Enfin, un système de notices hiérarchisées très complet permet le catalogage à niveau des suites, le détail des oeuvres complètes avec possibilité d'un niveau intermédiaire.

Enfin, il faut noter une grande souplesse d'utilisation. Les problèmes rencontrés relèvent du catalogage, on les aurait également trouvés dans la procédure manuelle. D'autre part, les corrections sont possibles à tout moment, soit en cours de saisie, soit en fonction de modification, ce qui permet le tâtonnement en cas de notice difficile.

Les vraies difficultés sont dues non au logiciel lui-même mais au catalogage partagé. Il a fallu renoncer, au moment du démarrage de LIBRA, à l'indexation alphabétique de matières, faute d'une liste-autorité disponible dans chaque bibliothèque. L'indexation systématique, malgré la présence partout des tables Dewey, présente également des imperfections en raison des approches différentes liées à la personnalité de chacun et à la particularité de chaque bibliothèque. Les points de vue de l'indexeur peuvent être bien différents selon la région ou le degré d'urbanisation de la population. Ainsi l'indexation manque-t-elle d'unité. De même le dédoublonnage ne fonctionne bien que si les informations entrées sont exactes et identiques : il faut respecter strictement la page de titre sans développer les prénoms, sans oublier l'espace entre deux initiales, etc.

Un catalogage en notice moyenne paraîtra lourd à beaucoup de nos collègues qui ont l'habitude de travailler avec des fichiers simplifiés. Et cela d'autant plus que les temps de réponse de la machine sont actuellement trop longs. Cependant, les avantages du catalogage partagé se font dès maintenant très sensibles. Des sondages réalisés dans plusieurs bibliothèques centrales de prêt permettent d'affirmer que, dans le cas des nouveautés, neuf titres sur dix sont déjà dans la base au moment de la saisie. Ce qui signifie que, dans neuf cas sur dix, il aura suffi d'entrer l'ISBN (ou, à défaut, auteur, titre et date) au clavier pour disposer d'un catalogage complet. La notice est le bien commun de tous, même si la bibliothèque catalogueuse est la seule à pouvoir y apporter des modifications. Sur cette notice, identifiée par un numéro séquentiel, chaque bibliothèque va entrer ses numéros d'exemplaires lors de la mise à l'inventaire, ainsi que des mentions propres à l'exemplaire : cote, durée de prêt et localisation si nécessaire. Le livre est équipé d'une étiquette à code-barres portant son numéro, suivi de quatre chiffres identifiant la bibliothèque. L'inventaire peut avoir lieu soit en « saisie » soit en « reprise ». Dans le premier cas, il faudra cataloguer l'ouvrage s'il ne figure pas encore dans la base. La « reprise », par contre, consiste en une recherche simplifiée (sur ISBN ou sur titre) qui aboutit très rapidement à l'affichage de la notice. Ce travail de reprise d'inventaire, demandé par les utilisateurs de LIBRA, permet de libérer les bibliothécaires-adjoints et de leur réserver le catalogage.

Toute cette partie inventaire est le bien propre de la bibliothèque qui seule peut y avoir accès. Cependant, chacun pourra savoir qu'elle possède au moins un exemplaire de ce titre grâce à une mention figurant sous la notice.

Les informations de la base LIBRA sont accessibles grâce à un programme de recherche sur auteur, titre, indice Dewey et ISBN. Il est également possible de combiner plusieurs questions (par exemple, un auteur et un indice Dewey). L'apprentissage en est rapide et on peut imaginer les lecteurs ou les dépositaires l'utilisant seuls.

Le prêt

Le logiciel de prêt est dès maintenant utilisé par plusieurs bibliothèques municipales de villes petites et moyennes : Sens, Villefranche-sur-Saône, Châtillon-sous-Bagneux ont été les premières bibliothèques municipales connectées sur LIBRA; d'autres les ont rejointes.

Aucune bibliothèque centrale de prêt n'a encore testé le prêt, la première phase de l'informatisation (catalogage et inventaire) étant partout trop peu avancée (16 000 volumes à la bibliothèque centrale de prêt de l'Allier, soit un document sur cinq).

Le programme permet l'inscription d'un emprunteur personne physique ou de collectivités. Durées de prêt et quota de livres empruntés sont, si nécessaire, modifiables à volonté pour chaque emprunteur de façon à pouvoir suivre la réalité des bibliothèques centrales de prêt. Le système de réservations - pour lequel le cahier des charges avait été très exigeant - laisse également à l'opérateur des possibilités d'intervention. Bien entendu, les statistiques sont réalisées jour par jour ou sur de plus longues périodes de façon entièrement automatique.

L'édition de nombreuses listes de gestion permet dès maintenant d'imprimer, à la demande, l'inventaire, la liste des emprunteurs, etc. On devrait pouvoir imprimer les fiches de prêt, les cartes de lecteurs avec ou sans le code-barres correspondant.

Parmi les fonctions qui ne sont pas encore disponibles sur LIBRA, figurent la gestion des tournées et surtout le programme d'acquisitions. Le catalogage des documents autres que le livre est dès maintenant possible pour les phonogrammes et les vidéogrammes ; il devrait l'être prochainement pour les périodiques; cependant, il n'est pas encore utilisé.

Au total, LIBRA est un logiciel très fouillé, encore incomplet. Il est le résultat d'une collaboration entre informaticiens et utilisateurs, chaque nouvelle version de LIBRA tenant compte des observations des bibliothécaires. Il est perfectible sur de nombreux points de détail, chaque test d'une nouvelle version montrant une amélioration possible. Ce qu'il faut en retenir surtout, c'est que ce programme n'est pas un carcan à l'intérieur duquel les activités de la bibliothèque doivent s'enfermer coûte que coûte. Sa complexité permet d'espérer un service rendu nettement supérieur à celui des systèmes manuels actuellement en vigueur.

Dernier point, très important pour celui ou celle qui travaille à l'écran, toute erreur de manipulation est facile à corriger. En cas de nécessité, une notice peut être abandonnée en cours de saisie sans grands inconvénients - sinon pour les collègues qui voudraient faire une mise à l'inventaire et ne disposeraient que d'éléments insuffisants pour l'identification certaine de l'ouvrage. Par contre, la connexion à une base alimentée par un système de catalogage partagé suppose des utilisateurs une certaine discipline : catalogage en notice moyenne, indexation aussi complète que possible.

Le réseau

En contrepartie de l'indispensable discipline, les utilisateurs bénéficient des avantages d'un réseau, et en premier lieu de l'économie de temps réalisée grâce au partage du catalogage, qui était un des buts poursuivis dès la mise en route du logiciel. L'utilisation d'une base commune facilitera très bientôt le prêt interbibliothèques. Il suffira de chercher dans la base les références d'un document pour connaître sa localisation. Grâce à la messagerie, il sera possible d'interroger immédiatement la bibliothèque qui le possède pour savoir si le document est actuellement disponible et si elle est disposée à le prêter.

La messagerie permet d'envoyer du courrier d'un utilisateur à un autre. La longueur du message n'est pas limitée. Son principal mérite est son extrême rapidité, son fonctionnement se rapproche de celui du télex, d'autant plus qu'il est possible d'en garder une trace écrite.

Le continuum permet un dialogue commun de tous les utilisateurs : échanges d'informations et de réflexions, essentiellement sur le catalogage, mais aussi dans d'autres domaines des activités de la BCP.

Dans l'état actuel de LIBRA, c'est abusivement que nous parlons de réseau puisque toutes les bibliothèques connectées travaillent directement et en temps réel sur l'ordinateur du ministère de la Culture. Cette situation n'est que provisoire et c'est heureux car, si le passage du DPS 7 au Multics parut un progrès considérable pour les quelques bibliothèques connectées à l'automne 1984, l'augmentation rapide du nombre des utilisateurs (plus d'une quarantaine en juillet 1985) n'est pas sans poser la question des limites de la machine. Malgré l'accroissement remarquable de ses capacités en juin, les temps de réponse se dégradent à nouveau aux heures de pointe (milieu de l'après-midi) bien qu'ils restent généralement supportables en catalogage ou en reprise d'inventaire. Le prêt en ligne, utilisé à titre provisoire, très difficile dans ces conditions, ne devrait plus être pratiqué par aucune bibliothèque dès l'automne 85.

Dans l'avenir, si les projets de la Direction du livre et de la lecture sont réalisés, chaque bibliothèque sera équipée localement soit d'un micro, soit d'un mini-ordinateur assez puissant pour contenir toutes les données qui lui sont propres : catalogue, inventaire, fichiers de lecteurs et de dépôts, gestion. En cours de travail, la bibliothèque ne fera appel à la mémoire centrale que pour y puiser de nouvelles notices, pour l'alimenter lorsqu'elle cataloguera un document qui ne figurerait pas encore dans la base nationale ou pour une recherche documentaire, en particulier en vue d'un prêt interbibliothèques.

Un niveau régional est également souhaitable. Il permettrait d'éviter tout engorgement de la base nationale et faciliterait une coopération régionale entre les bibliothèques connectées: constitution d'un fonds documentaire équilibré au niveau de la région, prêt interbibliothèques, concertation en ce qui concerne les éliminations. Enfin, au niveau national, une collaboration entre LIBRA, la base de données de la Bibliothèque nationale et la base bibliographique du Cercle de la librairie devrait prendre effet en 1986. Mais auparavant, LIBRA recevra la totalité des notices de la Bibliographie de la France, de 1975 à avril 1984, soit 210 000 notices qui s'ajouteront aux 100 000 déjà entrées dans la base.

Incidences de l'informatisation

L'introduction de l'informatique dans nos services ne sera pas sans modifier plus ou moins profondément nos façons de travailler. Circuit du livre, recherches, tournées vont être investis par la machine. Les bibliothèques centrales de prêt n'ont pas obtenu les résultats actuels sans s'imposer des méthodes de travail rigoureuses. L'informatique va renforcer cette nécessité même si la souplesse du logiciel LIBRA permet à chacun une adaptation à ses habitudes et aux caractéristiques de son service. Mais avant de pouvoir bénéficier d'un circuit informatisé, il faut d'abord un effort particulier pour équiper les documents et mettre en place le nouveau système.

La période intermédiaire

La période intermédiaire, celle de l'informatisation du service, signifie pour une bibliothèque centrale de prêt un travail de longue haleine qui présente de très grosses difficultés. En effet, il est préférable de ne commencer un prêt informatisé que si au moins 90 % du fonds est équipé d'étiquettes à code-barres. Dans une vieille bibliothèque centrale de prêt, on peut envisager d'équiper en priorité les documents les plus récents, soit la partie la plus vivante du fonds. Mais lorsqu'un lecteur demandera un titre ancien, aurons-nous toujours le temps de l'équiper, éventuellement de le cataloguer avant son départ ?

Reprendre tout le fonds d'une bibliothèque centrale de prêt ne peut se faire en une seule fois. Il n'est pas pensable de fermer la bibliothèque et de récupérer tous les livres (comment faire entrer par exemple 70 000 volumes dans un magasin qui en contient 20 000 ? Et combien de temps faudra-t-il pour équiper tout le fonds ?).

Plusieurs solutions se présentent :
- on peut retirer du prêt successivement chaque lettre de l'alphabet et remettre les livres en service immédiatement après la saisie;
- on peut procéder de même par collection;
- on peut garder les livres rendus par le dernier dépôt (ou les deux derniers dépôts, selon leur importance);
- si le terminal portable s'y prête, si les dépôts sont équipés d'un téléphone et peuvent le mettre à notre disposition plusieurs heures d'affilée, on pourrait envisager de réaliser la saisie la veille de la tournée, sur le lieu de dépôt, alors que tous les livres sont réunis;
- lorsque la bibliothèque centrale de prêt dispose d'un catalogue sur fiches suffisamment précis, on peut essayer de préparer le travail (recherche du numéro de notice, attribution d'un numéro d'inventaire dans l'ordre du retour des ouvrages en tournée), ce qui permettrait de coller les étiquettes en cours de tournée. Mais ce travail est fastidieux, les risques d'erreurs non négligeables et il n'est pas toujours possible d'ajouter un travail supplémentaire pour le chauffeur. D'autres solutions sont sans doute possibles mais quelle que soit celle que l'on aura retenue, des mois de travail seront nécessaires.

Il est préférable de recommencer l'inventaire sans chercher à réutiliser les anciens numéros : le travail sera suffisamment difficile comme cela sans lui rajouter la recherche de la bonne étiquette; de plus, aux exemplaires disparus correspondraient de nombreuses lacunes dans le nouvel inventaire. Par contre, il est possible d'envisager des tranches de numéros si cela peut rendre service (en cas de fonds séparés, d'annexes, pour distinguer les nouvelles acquisitions de la reprise du fonds...). LIBRA donne la possibilité d'indiquer une date d'inscription antérieure au jour de la saisie pour les volumes déjà inventoriés ainsi que l'ancien numéro d'inventaire.

Chacun est libre de l'utiliser ou non, selon sa conception du travail.

Dans tous les cas, on notera le nouveau numéro d'inventaire sur les fiches de prêt. Elles serviront de témoins pour apprécier l'état d'avancement du travail et faire rentrer les derniers livres qui auront échappé à l'équipement informatique (retards par exemple). Il est de toute façon indispensable que ce numéro figure sur la fiche de prêt qui restera dans le livre une fois achevée l'informatisation.

Une BCP informatisée

On peut imaginer le fonctionnement d'une bibliothèque centrale de prêt informatisée avec le logiciel LIBRA lorsque la phase préparatoire sera terminée, mais seule l'expérience déterminera d'une façon certaine et définitive le nouveau circuit du livre. D'après notre expérience de LIBRA, nous avons prévu un schéma qu'il faudra sans doute modifier dans le détail au fur et à mesure de sa mise en pratique.

Le circuit du document

Les commandes se feront directement sur un terminal. Les éléments de la description bibliographique saisis à ce moment d'après les sources disponibles (par exemple Livres-hebdo) seront ensuite récupérés et modifiés au moment du catalogage. L'imprimante sortira les bons de commande pour chaque fournisseur en classant les titres par éditeurs et par collections. La vérification de la livraison se fera livre en main. Ce travail d'acquisition sera sans aucun doute le dernier à être informatisé. En attendant, les opérations commencent à l'inventaire.

Deux possibilités s'offrent :
- la première, la plus logique dans le système LIBRA, veut que le livre soit d'abord catalogué puis, en fin de catalogage, mis à l'inventaire. On colle alors l'étiquette à code-barres. Une difficulté n'est pas résolue : le report des numéros d'inventaire sur la facture, à moins de cataloguer dans l'ordre de celle-ci et de ne la régler que lorsque tous les documents sont traités; cette solution n'est pas très satisfaisante pour la comptabilité.
- la seconde, moins logique, consiste à coller les étiquettes à code-barres dès l'entrée du document à la bibliothèque. Mais alors, rien ne distingue extérieurement un livre traité au terminal d'un autre. Il faut recourir à un expédient : par exemple, report du numéro de notice sur la page de titre après catalogage ou toute autre mention manuscrite. Les numéros d'inventaire arrivant en désordre au terminal, il n'est pas non plus rentable d'éditer sur l'imprimante la fiche de prêt destinée au dépositaire. Dans tous les cas l'indexation aura lieu avant le catalogage afin de ne pas perdre de temps en ligne.

Ensuite, le document ira à l'équipement. Si la bibliothèque a, comme c'est souvent le cas, des retards à ce niveau, l'ouvrage sera localisé « à l'équipement », ce qui permettra, en cas de demande, de le repérer facilement. Mais il faudra lire au pistolet-laser toutes les étiquettes à code-barres au moment de la mise en rayons, afin de changer cette localisation. Et il en sera de même chaque fois que le statut de l'ouvrage sera modifié : par exemple, lors du chargement des bibliobus (facultatif, les bibliobus pouvant être considérés comme une partie du magasin) ou à chaque prêt, retour, train de reliure...

Pour assurer toutes ces tâches, il faudra bien entendu plusieurs terminaux dans la bibliothèque.

La gestion des tournées

Les avis de passage seront édités par l'imprimante. Ils pourront être éventuellement accompagnés d'une liste des documents figurant dans le dépôt et demandés par d'autres lecteurs. La veille du départ, on enregistrera sur une disquette les listes de livres devant rentrer pendant la tournée ainsi que les demandes de réservation éventuelles portant sur ces exemplaires. On aura aussi, si possible, tous les renseignements concernant les dépôts ou les lecteurs (état des demandes de réservation en cours, messages, amendes).

Le travail en tournée se fait obligatoirement sur du matériel portable, terminal ou, mieux, micro-ordinateur, et en temps différé. Il est peu rentable d'équiper les bibliobus de radio-téléphones, leur portée étant limitée et leur fonctionnement gêné par le relief. Les lieux de dépôts sont loin d'avoir tous le téléphone, mais lorsqu'on pourra en disposer, le portable se transformera en terminal connecté sur l'ordinateur de la bibliothèque centrale de prêt pour du travail en temps réel. Cette situation étant, provisoirement du moins, la moins fréquente dans les départements ruraux, on envisagera uniquement un fonctionnement en temps différé, ce qui suppose un temps de préparation pour chaque tournée.

Au cours de la tournée, on enregistrera sur disquette les prêts et les retours. En prêt direct, l'inscription des lecteurs laisse une part d'imprécision : le dédoublonnage des lecteurs déjà inscrits ne se fera sans doute qu'au retour, lorsqu'on disposera de l'ensemble du fichier lecteurs.

En prêt par dépôt, la machine fera le comptage par catégories de documents. Elle pourra sur une petite imprimante donner une liste des numéros d'inventaire des documents déposés. Cette liste, peu utilisable, peut être réclamée par certains dépositaires. Il est très souhaitable, et même indispensable, de faire sur place avec le dépositaire la mise à jour de ses retards. C'est pourquoi on préférera un micro-ordinateur à un terminal portable.

Au retour, il faudra reverser les informations enregistrées sur disquette dans l'ordinateur de la bibliothèque centrale de prêt. On enverra très rapidement au dépositaire une liste ordonnée des documents déposés, ce qui pourra lui servir et de catalogue et de liste de pointage pour le prochain passage. En prêt direct, on éditera les lettres de rappel. Nous aurons une garantie suffisante contre les pannes du matériel en disposant d'un portable supplémentaire à la bibliothèque centrale de prêt. D'autre part, les livres seront toujours équipés d'une fiche de prêt, celle qui est nécessaire au dépositaire. Si elle est éditée sur l'imprimante, elle peut porter le numéro d'inventaire en code-barres. Il suffira alors de garder cette fiche jusqu'à ce qu'il soit possible d'entrer manuellement les prêts sur l'ordinateur.

Les réservations

L'informatisation apportera là une amélioration très sensible au service rendu. Le dépositaire et les lecteurs pourront consulter le catalogue de la bibliothèque centrale de prêt soit sur support papier (sortie imprimante et édition), soit sur microfiches (les lecteurs de microfiches se multiplient dans les petites mairies pour le cadastre), soit sur minitel. Ils enverront leurs demandes de réservation de façon traditionnelle ou par l'intermédiaire du minitel. Le personnel gérera ces demandes soit en réservant le premier exemplaire disponible soit, en cas de demandes multiples, par attribution de chaque exemplaire au mieux des intérêts de tous. Le lecteur recevra une réponse rapide avec une indication de délai pour la satisfaction de sa demande.

Un récolement deviendra facile puisqu'il suffira de lire avec le pistolet-laser les étiquettes de tous les livres en magasin ou dans les bibliobus pour disposer d'une liste des livres absents sans localisation.

La BCP au centre d'un réseau

L'informatique va transformer les relations entre centrales et annexes. Actuellement, il n'y a guère que deux possibilités : ou bien l'annexe fait ses acquisitions et devient en grande partie indépendante de la centrale ou bien elle ne dispose d'aucune autonomie : elle reçoit ses livres tout équipés, ne participant aux acquisitions qu'en transmettant les souhaits de ses lecteurs; le plus souvent, elle ne dispose pas d'un catalogue de son fonds. Dans tous les cas, l'éloignement géographique est un handicap. Grâce à l'informatique, on peut penser que les annexes et la centrale pourront participer à parts égales aux acquisitions - sous réserve d'une coordination facile à réaliser - et au catalogage. Les échanges de documents seront facilités, la localisation de chaque exemplaire étant accessible à tous les points du réseau. Enfin, la messagerie permettra une transmission facile et rapide des informations.

Il n'est pas exclu que des bibliothèques municipales desservies par la bibliothèque centrale de prêt s'équipent avec LIBRA. En ce cas, elles pourront utiliser sans difficulté les étiquettes à code-barres posées par la bibliothèque centrale de prêt pour le prêt à leurs lecteurs. Elles auront également un contact privilégié avec la bibliothèque centrale de prêt, disposant de son catalogue, transmettant leurs demandes de réservation par messagerie, de même que leurs demandes de renseignements.

Nous avons vu qu'un dépôt disposant d'un minitel se trouve dans la même situation qu'une petite bibliothèque municipale informatisée en ce qui concerne ses relations avec la bibliothèque centrale de prêt. Cependant, il faudra sans doute de nombreuses années avant que la télématique se répande, surtout dans les mairies des petits villages.

Enfin, la création d'un réseau régional et national permettra aux bibliothèques centrales de prêt de participer plus activement aux actions de coopération. Leurs ressources seront disponibles pour le prêt interbibliothèques alors que jusqu'à maintenant elles sont souvent sous-utilisées.

De quoi l'avenir sera-t-il fait ?

L'informatisation des bibliothèques centrales de prêt n'est pas seulement une question de logiciel mais c'est aussi un équipement coûteux et des contrats d'entretien d'un montant très élevé. Actuellement, les bibliothèques centrales de prêt ne disposent que d'un seul terminal 3. Pour un fonctionnement optimal, il en faudrait au moins quatre à la centrale, un ou deux par annexe; en plus, il est indispensable d'avoir du matériel portable dans les bibliobus. Il paraît difficile de travailler sans disposer de deux portables par véhicule et d'un portable supplémentaire de secours à la bibliothèque. Enfin, il faudra sur place, à la centrale, un ordinateur (micro ou mini).

L'échéance de la décentralisation étant toute proche, on peut s'interroger sur l'état d'achèvement de cet équipement en décembre 1985. Ce qui n'est pas sans être inquiétant : les départements seront-ils prêts à assumer la poursuite de cet effort ? Et, lorsque le matériel en place sera hors d'usage ou dépassé, voudront-ils voter les crédits nécessaires pour le remplacer ? D'autre part, les contrats d'entretien risquent de grever lourdement les budgets de fonctionnement des bibliothèques centrales de prêt. Et nous n'aurons pas, avant 1986, beaucoup de résultats tangibles à montrer en ce qui concerne les avantages de l'informatisation. Nous risquons de retrouver là les inégalités déjà redoutées dans d'autres domaines.

Et pourtant, il ne faut pas manquer la révolution informatique. Le travail réalisé en bibliothèque centrale de prêt, malgré sa complexité, ne peut qu'être bénéficiaire de l'informatisation, à la condition cependant d'y mettre le temps et les moyens nécessaires. La tâche est longue mais le résultat escompté vaut l'effort que nous aurons déployé.

  1.  (retour)↑  Les données utilisées sont celles des statistiques de l'année 1980 (Bull. Bibl. France, tome 27, n° 8, août 1982). Les chiffres de population donnés correspondent toujours à la population à desservir (c'est-à-dire celle des communes de moins de 20 000 habitants).
  2.  (retour)↑  Les statistiques de la Direction du livre et de la lecture ne comptabilisant que le personnel d'Etat, certains départements disposent sans doute d'une proportion un peu plus favorable.
  3.  (retour)↑  Quelques-unes ont un deuxième équipement pour une annexe.