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AGAPE conversationnel

Un nouvel aspect des catalogues collectifs automatisés de périodiques

Michel Meinardi

L'apparition des bases de données accessibles en mode conversationnel a constitué un événement important pour la documentation. En effet, grâce au développement de l'informatique et des réseaux de télétransmission nationaux et internationaux, il est maintenant possible, si l'on dispose d'un terminal et d'une ligne téléphonique, de se connecter à de puissants ordinateurs et d'accéder, dans les minutes qui suivent, à la quasi-totalité des références bibliographiques récentes concernant un sujet déterminé. Désormais, l'accès aux références pertinentes n'est plus le principal problème d'une recherche bibliographique, mais la question de la localisation des documents subsiste. Loin d'être amoindrie, cette tâche apparaît dès lors d'autant plus lente et difficile que l'obtention des références a été plus rapide. Pour s'en convaincre, il suffit d'analyser le processus d'une recherche documentaire. D'une façon simple, elle peut se décomposer en trois phases :
1) recherche et obtention des documents secondaires : références bibliographiques,
2) à partir de ces dernières, dépistage et localisation des documents primaires,
3) accession au document lui-même, réel ou reproduit.

La première phase a été considérablement facilitée grâce à l'utilisation de l'informatique et surtout grâce au développement du mode conversationnel. Par contre, la deuxième phase qui établit la relation entre l'information secondaire et le document primaire peut encore faire perdre beaucoup de son efficacité à la recherche. En effet, les instruments traditionnels qui interviennent ici, sont mal adaptés au rôle qu'ils doivent remplir désormais. Ces instruments : catalogues, collectifs ou non, répertoires, bibliographies recensent et localisent les revues et les livres des bibliothèques et des centres de documentation. Mais ils ne reflètent que très rarement l'état réel des collections, surtout en ce qui concerne les périodiques. A cela, deux raisons : la première est la constante évolution du nombre de revues paraissant dans le monde (création de nouveaux titres et disparition de certains autres titres) ; la seconde est inhérente aux délais d'impression des instruments traditionnels en question, qui sont fort longs (plusieurs mois et même parfois plusieurs années). Il en résulte que dès sa parution, un catalogue collectif imprimé de périodiques est bien souvent déjà périmé.

La troisième phase de la recherche documentaire, l'accession au document, est liée à la qualité de la précédente. On constate des délais d'obtention du. document primaire qui, si l'on a recours au prêt interbibliothèque traditionnel, dépassent souvent une dizaine de jours.

Il faut donc s'attacher à améliorer les deux dernières phases de la recherche documentaire. Comment ? En essayant d'introduire l'informatique et surtout la télé-informatique dans la phase de dépistage des revues et aussi dans la phase d'accession au document lui-même.

En effet, on le sait, l'informatique a déjà permis d'écourter les délais d'impression des catalogues collectifs mais il subsiste le problème de mise à jour des fichiers. D'où l'idée d'introduire la télématique dans ce domaine. Cette idée paraît séduisante puisqu'elle apporte une solution à toute une série de problèmes.

- Tout d'abord, elle offre aux participants à un catalogue collectif, la possibilité d'accéder directement aux fichiers, et de tenir constamment à jour l'état de leurs collections.

- Ensuite, elle permet d'interroger directement les fichiers afin de localiser plus rapidement une revue à partir du titre ou de l'ISSN.

- Enfin, on peut imaginer que dans le cadre de l'informatique répartie, les demandes de prêt interbibliothèque pourront être diffusées à partir de terminaux. Ce qui aura pour effet de raccourcir considérablement les délais d'accession aux documents primaires.

C'est dans ces directions que nous essayons d'orienter les recherches dont nous avons été chargés par le Service des bibliothèques, recherches concernant les catalogues collectifs et la gestion des périodiques. Mais avant de faire le bilan de ce qui existe et de ce qui reste à réaliser, essayons de définir quelles sont les grandes orientations du système :
- en premier lieu, une répartition des tâches, ce qui implique une participation directe de chacun pour la gestion de ses fonds de périodiques,
- ensuite, l'accessibilité permanente aux fichiers en conversationnel pour l'interrogation - ou pour la mise à jour immédiate sans intermédiaire,
- enfin, une hiérarchisation des fichiers qui aboutit à la création d'un fichier unique des titres ; résultat du travail de saisie des premiers participants et point de départ pour les futurs adhérents au système.

1. AGAPE * différé

Le logiciel AGAPE, permettant le traitement en différé des données, fonctionne à Nice sur l'IRIS 50 du CICNT 1, à l'Isle-d'Abeau sur l'IRIS 55 du CETIB 2 et à Rennes sur l'IRIS 80 du CICB 3. Ce logiciel permet la saisie, les corrections et l'édition de catalogues ou de listes des périodiques répertoriés par 16 groupes régionaux ou thématiques, c'est-à-dire plus de 120 000 collections. Nous avons déjà dans plusieurs articles expliqué les analyses informatiques et décrit les logiciels concernant AGAPE en différé 4.

2. AGAPE conversationnel

Ce logiciel a été développé pour simplifier la mise à jour de l'état des collections et pour permettre de localiser plus rapidement les périodiques d'un même groupe.

La fonction de mise à jour consiste à corriger les données de gestion existantes et à rajouter de nouveaux enregistrements lorsque le titre de la revue existe déjà dans le fichier des titres du groupe. Pour cela, le système met à la disposition de l'utilisateur deux types de commandes :
- des commandes dites « opératoires » qui déterminent le type d'opération que l'on désire réaliser (ces commandes comportent trois caractères) ;
- des commandes de saisie (constituées de deux caractères) qui définissent la donnée sur laquelle va porter la saisie.

Afin que seuls, les centres habilités aient accès à cette fonction de mise à jour, un mot de passe est nécessaire.

La fonction de localisation ou d'interrogation a pour but la recherche d'un périodique à l'intérieur d'un groupe. Elle peut s'effectuer à partir :

- du numéro d'enregistrement (lorsqu'on connaît ce numéro). L'utilisateur tape alors la commande :

NOEnnnnn dans laquelle -nnnnn correspond au numéro d'enregistrement du titre dans le fichier du groupe ;

- de l'ISSN. Dans ce cas, il faut taper la commande :

ISS xxxx-xxxx- dans laquelle xxxx-xxxx représente le numéro international normalisé de la publication en série ;

- ou des premiers mots du titre.

Dans ce dernier cas, la recherche s'effectue en deux temps :

- Dans un premier temps, à partir des premiers mots du titre de la revue, on obtient son numéro d'enregistrement. Pour cela, on utilise la commande TIT suivie d'un espace et du titre exact ou des premiers mots du titre recherché. L'article initial est rejeté à la fin, s'il existe.

Exemple : si on recherche le journal « Le Monde », on tapera :

TIT MONDE (LE)

En réponse, la liste par ordre alphabétique des huit titres entourant le titre demandé va être affichée par le terminal.

Cette liste est composée des trois titres qui précèdent alphabétiquement le titre demandé et des cinq titres suivants. Ces titres sont précédés de leur numéro d'enregistrement dans le fichier du groupe. Le titre recherché est au milieu de la liste. Quand il s'agit du titre exact et qu'il a été trouvé dans le fichier, il est précédé de son numéro d'enregistrement.

- Dans un second temps, à partir du numéro d'enregistrement, on obtient la notice de la publication concernée, c'est-à-dire :

* l'ISSN,

* le titre,

* le lieu d'édition (ville, pays),

* s'il y a lieu, les notes concernant l'histoire bibliographique du périodique,

* les centres où l'on peut consulter la revue, avec les états de collections.

La fonction d'interrogation est accessible à tous centres possédant un terminal.

3. AGAPE conversationnel en continu

Le conversationnel que nous venons de décrire, ne nous satisfaisait pas complètement, car il permet d'accéder à un seul groupe à la fois. Or, pour localiser une revue, il faut pouvoir interroger tous les groupes successivement. C'est ce que réalise le logiciel dit « en continu » qui permet à n'importe quel utilisateur l'interrogation successive de tous les groupes existants.

Ce logiciel en continu sur plusieurs groupes a été installé à l'Isle-d'Abeau, au mois de juillet 1979.

La base de données correspondant aux 15 groupes qui y sont implantés, peut donc être consultée. Pour l'interrogation de cette base qui recense plus de 120 000 collections, la procédure d'utilisation est la suivante : - composer le numéro de téléphone ;
- lorsque l'on a obtenu le sifflement caractéristique de la connexion, appuyer sur la touche BREAK ; en retour, on obtient le message

AUDIST - MINISTERE DES UNIVERSITES

AGAPE EN SERVICE LE date et heure

puis

NUMERO DE COMPTE ? :

taper le numéro de compte.

NOM UTILISATEUR ? :

taper le nom utilisateur.

Apparaît alors le message

CHOIX DU GROUPE OU EXIT

Trois réponses sont possibles : - soit LIST pour demander la liste des groupes interrogeables,
- soit GRnn dans laquelle nn représente le numéro du groupe désiré. Ex. : GR04 si l'on désire interroger d'emblée le groupe PARIS SUD,
- soit EXIT pour terminer la session d'interrogation.

Quand on a indiqué le groupe choisi par l'intermédiaire de la commande « GRnn », l'ordinateur répond :
- soit QUELQUES MINUTES D'ATTENTE - SVP
- soit QUELQUES SECONDES D'ATTENTE - SVP

selon la configuration des unités disques utilisées au niveau de l'exploitation.

Puis, apparaît le message

GROUPE : suivi du numéro et du nom du groupe choisi.

A partir de cet instant, on retombe dans la procédure d'interrogation en mode conversationnel vue plus haut.

Lorsque l'interrogation à l'intérieur d'un groupe est terminée, on tape la commande FIN. On sort ainsi du groupe et un nouveau message

CHOIX DU GROUPE OU EXIT

apparaît. Il est alors possible :
- soit d'arrêter définitivement l'interrogation en tapant EXIT,
- soit de choisir un nouveau groupe grâce à la commande GR suivie du numéro du groupe.

L'utilisation de ce logiciel doit améliorer la phase de dépistage et de localisation des documents primaires. Toutefois, dans le cas le plus défavorable, il faudra interroger tous les groupes. D'où pour pallier cet inconvénient, l'idée de créer un super groupe ou « Fédération » qui regroupe dans un fichier unique l'ensemble des titres présents dans tous les groupes existants et à venir. L'interrogation de ce fichier permettra d'améliorer la recherche en orientant l'utilisateur vers le ou les groupes qui possèdent effectivement le titre demandé.

4. Catalogue fédéré (SUPER-CATI ou CAFE)

Jusqu'à présent, chaque groupe a enregistré à son niveau les titres de ses propres périodiques sans tenir compte de ceux du groupe voisin. Il semble intéressant d'envisager la refonte en un seul fichier de tous les titres qui existent. Cela va permettre à l'ensemble des participants de profiter du travail de saisie de chacun d'entre-eux et surtout faciliter l'orientation pour la localisation d'un périodique. Ce logiciel a été baptisé SUPER-CATI (SUPER parce qu'il coiffe l'ensemble des groupes et CATI pour CAtalogue des TItres).

Ce logiciel a pour but la constitution d'un fichier unique (CATISUP) regroupant l'ensemble des titres collectés au niveau de chaque groupe. L'organisation hiérarchisée du système AGAPE permettra la participation de chaque bibliothèque à la collecte des informations pour l'enrichissement du fichier commun ; ce dernier pouvant inversement être utilisable à tout moment par l'un des participants, pour récupérer un titre manquant dans son propre groupe.

La contrainte principale (qui est celle de tous les catalogues collectifs) pour le fichier commun est la suivante : un titre ne doit apparaître qu'une seule fois dans le fichier. Pour cela, une fois les titres du premier groupe transférés dans le fichier commun, il faut chaîner les titres identiques avec ceux du groupe suivant, puis transférer les nouveaux titres dans CATISUP. On recommence ces opérations avec le groupe suivant et cela autant de fois qu'il y a de groupes.

Le problème que pose le chaînage des titres, est l'identification par l'ordinateur de ces derniers. Deux solutions automatisées sont utilisées :
- l'une consiste à comparer caractère par caractère chaque titre du fichier commun avec chaque titre du groupe. Dès qu'un caractère diffère (un point, une virgule ou même un espace), le chaînage est abandonné car les deux titres ne sont pas identiques. Cette méthode de comparaison suppose des règles de catalogage scrupuleusement suivies et surtout des normes ne laissant subsister aucune ambiguïté ;
- la seconde solution, qui consiste à réaliser le chaînage à partir de l'égalité de l'ISSN, paraît mieux adaptée au problème. Cette méthode est plus sûre car elle est fondée sur l'unicité de l'ISSN. Mais elle suppose tous les titres pourvus d'un numéro international normalisé de publication en série (ISSN) ce qui n'est pas toujours le cas puisque 50 à 60 % seulement des publications en série en sont pourvues pour le moment.

Après ces deux phases de chaînage, il subsiste un certain nombre de cas pour lesquels le traitement automatisé est impossible (absence d'ISSN ou titres incomplètement identiques). On est alors obligé de recourir à une méthode de chaînage manuel. C'est-à-dire que la correspondance ne pouvant s'établir ni par les titres, ni par l'ISSN, elle est réalisée à partir des numéros d'enregistrement. Ces numéros étant eux-mêmes obtenus à partir d'un pointage manuel sur les listes des titres non chaînés dans le groupe et dans CATISUP.

Une fois les chaînages réalisés, on passe à la phase de transfert des nouveaux titres du groupe dans le fichier commun.

Trois options sont possibles :
- soit un transfert des titres numéro par numéro,
- soit un transfert des titres par plages de numéros,
- soit un transfert des titres ayant un ISSN.

Les deux premières options demandent une intervention humaine alors que la dernière est entièrement automatisée. Il est intéressant de remarquer que le programme de transfert peut fonctionner dans les deux sens, c'est-à-dire que de la même façon qu'il permet la création du fichier commun à partir des groupes, il est capable de créer le fichier des titres d'un nouveau groupe à partir des données stockées dans CATISUP. Ceci est dû au fait que le fichier commun et le fichier du groupe ont une structure identique.

Des études sont en cours pour permettre le transfert en mode conversationnel d'un titre d'un groupe vers le fichier commun et inversement. Les nouveaux arrivants auront ainsi la possibilité de puiser directement les titres constituant leurs fonds dans le fichier commun. Ceci constitue un très gros avantage puisqu'il ne leur restera qu'à créer les enregistrements-localisation (opération déjà réalisable en mode conversationnel). Le fait d'avoir deux niveaux d'information, l'un correspondant au groupe et l'autre à la fédération, permet :
- au niveau du groupe, de tenter d'atteindre l'exhaustivité en enregistrant tous les titres même ceux ne présentant qu'un intérêt régional comme les bulletins paroissiaux ou d'associations locales ;
- au niveau de la fédération, d'opérer une sélection en choisissant uniquement les titres présentant un intérêt au niveau national.

Les partisans de l'exhaustivité et ceux de la sélection sont donc satisfaits puisque, selon le niveau de la recherche, le caractère de l'information qu'ils préconisent, est favorisé.

Des essais du logiciel SUPERCATI ont été entrepris à Nice, avec pour option principale la constitution d'un fichier commun comportant un maximum de titres avec ISSN. Après avoir traité les fichiers de trois groupes (NICE, PARISSUD et COL.MED) nous avons obtenu un fichier de 8 635 titres dont 89 % sont dotés d'un ISSN. Il faut noter cependant que les deux derniers fichiers correspondent à un état ancien (début 1979 pour PARISSUD et fin 1978 pour COL.MED). Il serait donc possible dans des délais assez brefs de constituer un fichier fédéré des 15 groupes actuellement constitués. Ceux-ci représentent un potentiel de 30 à 40 000 titres différents au minimum et recensent les collections de plus de 700 bibliothèques ou centres de documentation disséminés dans toute la France. La possibilité d'interroger en mode conversationnel la base ainsi constituée a été envisagée. Actuellement, nous développons ce logiciel qui permet d'orienter l'utilisateur vers le ou les groupes qui possèdent la revue recherchée. Pour cela, dans la notice à l'emplacement des localisations on trouve :
- le numéro du groupe,
- l'identificateur du groupe,
- le numéro d'enregistrement du périodique dans le groupe, et ceci pour tous les groupes qui détiennent ce périodique.

L'utilisateur, à partir de ces informations, peut interroger le groupe qui l'intéresse, et, à partir du numéro d'enregistrement fourni par le système, obtenir la notice complète avec les localisations. La phase de dépistage est alors terminée, il faut maintenant accéder au document proprement dit.

5. Répertoire automatisé des bibliothèques et centres de documentation

Pour que le conversationnel en continu ait une efficacité maximum du point de vue de la fourniture des documents, il faut mettre au point un logiciel qui donne, à partir du sigle de localisation, le nom et l'adresse de l'établissement ainsi que les conditions d'accès aux documents en sa possession. L'ensemble de toutes ces informations constituera un répertoire automatisé des bibliothèques et centres de documentation participant au système AGAPE. Il pourra être édité ; mais la solution la plus intéressante semble être la possibilité d'interroger directement ce répertoire en conversationnel. C'est dans cette optique que nous orientons les études que nous espérons voir aboutir bientôt.

En conclusion, on peut dire que le système AGAPE est un outil d'accès à l'information primaire et cela surtout grâce à l'utilisation du mode conversationnel, lequel est appelé à jouer un rôle de plus en plus important du fait que l'information concernant les publications périodiques est très éparpillée et que les fichiers qui traitent cette information, sont de type évolutif, c'est-à-dire non figés et évoluant avec le temps. Une mise à jour constante est donc nécessaire, provoquant un engorgement au niveau de la saisie si le système est centralisé - engorgement souvent suivi d'une asphyxie lorsqu'on atteint un certain seuil d'information à traiter. Le caractère évolutif de l'information implique donc une saisie rapide et près de la source. Ce qui n'est réalisable qu'à condition de décentraliser et d'utiliser le mode conversationnel.

On peut objecter que la décentralisation présente certains inconvénients, en particulier en ce qui concerne la normalisation des titres. Cependant, il faut souligner que le système AGAPE ne se veut pas un système de description bibliographique, mais un système qui, tout en respectant au maximum les règles de catalogage des périodiques, permet à un utilisateur (bibliothécaire, documentaliste, ou tout simplement chercheur) de localiser rapidement une revue dans un ensemble de bibliothèques de plus en plus important.

Nous avons, en effet, estimé que l'objectif prioritaire était la localisation des périodiques. Dans cette optique, nous avons limité la description bibliographique des périodiques aux éléments strictement nécessaires et suffisants au dépistage des revues. Car, il ne faut pas oublier que tout supplément d'information augmente les coûts en même temps qu'il est source de travail et d'erreurs.

De toute façon, des organismes nationaux comme le Centre national d'enregistrement des publications en série ou internationaux comme le Centre international d'enregistrement des publications en série existent, et produisent des bases de données de références bibliographiques de périodiques. La qualité de l'information stockée dans ces bases est difficilement égalable puisqu'elles sont le résultat du travail de spécialistes en la matière. Il faut donc songer, et la conception modulaire du système AGAPE le permet, à développer des procédures automatisées qui permettront, le jour où ces bases ou d'autres seront accessibles :
- soit de récupérer automatiquement une partie de l'information pour la transférer dans les fichiers AGAPE,
- soit, à partir d'un chaînage approprié, aller lire directement les informations dans ces fichiers, afin d'éditer des notices dont l'exhaustivité et la rigueur seront incontestables.

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Table des annexes

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Annexe (1/7)

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Annexe (2/7)

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Annexe (3/7)

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Annexe (4/7)

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Annexe (5/7)

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Annexe (6/7)

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Annexe (7/7)

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Annexe 2

  1.  (retour)↑  Application de la gestion automatisée aux périodiques
  2.  (retour)↑  CICNT : Centre interuniversitaire de calcul Nice-Toulon.
  3.  (retour)↑  CETIB : Centre de traitement informatique des bibliothèques.
  4.  (retour)↑  CICB : Centre interuniversitaire de calcul de Bretagne.
  5.  (retour)↑  Dernier article paru : Meinardi (Michel). - AGAPE, Système de gestion automatisé des périodiques : Le Système AGAPE pour la réalisation automatisée de catalogues collectifs. In : La Revue de l'AUPELF, vol. 16, n° 2, nov. 1978, p. 76-94,