L'organisation automatisée de la Bibliothèque de l'Institut universitaire européen de Florence

La Bibliothèque de l'Institut universitaire européen est, en Europe, l'une des bibliothèques complètement automatisée. Les demandes des utilisateurs, enregistrées automatiquement, sont utilisées comme commande ou comme demande de prêt inter. Toutes les opérations telles que le contrôle des acquisitions, les facteurs, les descriptions bibliographiques sont traitées sur l'ordinateur, et quand ils recherchent un livre les utilisateurs ont un accès automatique aux fichiers centraux où toutes les données sont enregistrées suivant leur fonction. La bibliothèque fonctionne selon le système TRIBU (Traitement des relations interactives entre la base de données et l'utilisateur), système français de gestion d'une base de donnée pour des mini-ordinateurs qui permet à l'utilisateur de travailler sur des terminaux situés dans divers points de la bibliothèque. Ce réseau d'échange de données entre les principales bibliothèques de Toscane est actuellement expérimenté et sera bientôt opérationnel

The European University Institute Library is one of the few fully automated integrated libraries in Europe. Users' requests, automatically recorded, are used to produce orders or interlibrary loan requests. All library operations such as acquisition control, invoices or bibliographic description are processed by the computer and when looking for a book, users have automatic access to the central files where all data are stocked according to their function. The library operates with TRIBU (i.e. Processing of interactive relations between data base and user), a French data base management system for mini-computers which enables the user to work on terminals located throughout the library. A resource-sharing network is being tested and will soon be operational between major libraries in Tuscany

I. Présentation de la bibliothèque

1.1 Le contexte

a) L'Institut universitaire européen « a pour mission de contribuer par son action dans le domaine de l'enseignement supérieur et de la recherche, au développement du patrimoine culturel et scientifique de l'Europe considérée dans son unité et sa diversité. Les travaux portent également sur les grands mouvements et les institutions qui caractérisent l'Europe dans son histoire et dans son évolution. Ils tiennent compte des relations avec les civilisations extra-européennes... L'Institut doit être également le lieu de rencontre et de confrontation d'idées et d'expériences sur des sujets relevant des disciplines faisant l'objet de son champs d'étude et de recherche». (Convention portant création d'un Institut universitaire européen - art. 2).

Le personnel universitaire de l'Institut comprend 17 professeurs ou assistants à temps plein et un nombre important de professeurs-visiteurs ou de professeurs à temps partiel. Les chercheurs sont, pour l'année académique 1978/1979, au nombre de 130 répartis sur trois années.

b) La Bibliothèque de l'Institut fait géographiquement partie des bibliothèques toscanes. C'est l'ensemble des ressources de ces bibliothèques, que la Bibliothèque de l'Institut met au service des objectifs de la recherche européenne et c'est au service de l'ensemble des chercheurs de cette région d'Italie qu'elle met ses propres ressources.

1.2 L'organigramme de la bibliothèque

La Bibliothèque de l'Institut est composée de 27 personnes de toutes les nationalités de la Communauté Européenne (Italiens, Britanniques, Allemands, Français, Néerlandais, Danois, Irlandais et Belges). Les responsabilités sont réparties de la façon suivante : le bibliothécaire assume plus particulièrement la direction des activités scientifiques, le bibliothécaire-adjoint s'occupe de l'organisation et dirige les activités administratives et techniques. Trois coordinateurs animent les activités de l'ensemble de la bibliothèque dans les domaines de la bibliothéconomie, de la documentation et de l'information. Un quatrième coordinateur dirige les activités du centre de traitement informatique.

Il y a neuf bibliothécaires de section, qui sont chargés d'assurer le fonctionnement de la bibliothèque dans les différentes spécialités de l'Institut (Sciences historiques, Sciences politiques, Sciences économiques, Sciences juridiques) ou dans les domaines bibliothéconomiques particuliers (Périodiques, Publications internationales, Prêt inter-bibliothèques).

Un assistant-informaticien assume la charge de tous les problèmes de maintenance du centre informatique.

Les 11 assistants techniques se partagent les travaux administratifs et techniques de la façon suivante ; Secrétariat - (2 personnes) Acquisitions - (2 personnes : 1 pour les monographies et 1 pour les périodiques et autres matériels), Salle de lecture et Reliure (3 personnes : 1 pour la salle principale, 1 pour la salle des périodiques courants, et 1 pour la salle des microdocuments et les matériels audio-visuels), Prêt - (3 personnes : 1 pour le prêt interne, 1 pour le prêt avec les bibiiothèques de Florence et 1 pour le prêt inter-bibliothèques hors Florence), Centre informatique exploitation - (1 opérateur-pupitreur).

1.3 Les conditions matérielles

a) les locaux

Les documents sont disposés dans trois locaux différents regroupés dans le même bâtiment :
- la salle de lecture principale répartie sur deux étages, qui peut contenir environ 100 000 volumes tous en accès direct.
- la salle de lecture des périodiques courants, qui peut contenir environ 3 000 revues.
- la salle des microdocuments, équipée d'une dizaine d'appareils de lecture.

Un magasin en sous-sol permet de conserver les documents les moins utilisés, il contient environ 20 000 volumes.

Les bibliothécaires de section travaillent la plupart du temps dans les salles de lecture près des fonds qu'ils gèrent.

b) l'ordinateur

La bibliothèque utilise un ordinateur SEMS 1. C'est un ensemble MITRA 125 dont les caractéristiques sont les suivantes :
- 1 mémoire de 192 Kmots de 16 bits ;
- 1 unité centrale dont le cycle de base est de 600 nano-secondes ;
- 1 dérouleur de bandes à 20 000 octets/seconde ;
- 2 disques de 50 millions d'octets ;
- 14 terminaux BEEHIVE;
- 1 imprimante à 200 lignes/minute avec minuscules.

Le logiciel de base est un logiciel de gestion de base de données et de gestion de transmissions fourni par le constructeur. Il s'agit du logiciel TRIBU (Traitement des Relations Interactives entre une Base de données et des Utilisateurs), qui permet à des utilisateurs placés devant des postes de travail distincts de l'ordinateur, de consulter, mettre à jour et traiter dans leur vocabulaire les informations stockées dans le fichier.

II. Organisation du fichier

Toutes les informations traitées par la Bibliothèque sont réunies dans un seul fichier ; elles sont réparties en différents objets reliés entre eux. Les réalisations de chaque objet sont identifiées par une clé par laquelle on peut accéder au fichier, et contiennent une ou plusieurs caractéristiques.

Le fichier est présenté dans les tableaux 2 et 3. Le premier montre les relations entre les objets, le second présente le contenu des objets.

III. Présentation des fonctions automatisées

3.1 Types de procédures

Le fonctionnement de la bibliothèque est entièrement contrôlé par le système. Il y a trois modes d'utilisation du système : les transactions, les routines et les consultations.

Les transactions sont accessibles des différents terminaux disposés dans les salles de lecture et les bureaux. Elles permettent d'interroger, de contrôler et de mettre à jour le fichier en temps réel. Le système fonctionne en temps réel de 8 h 30 à 19 h.

Les routines sont des procédures de traitement par lots en dehors du temps réel (après 19 h).

Les consultations sont possibles à tout moment : elles permettent de faire des contrôles particuliers et des statistiques plus ou moins complexes, en utilisant les outils communs du logiciel de base.

3.2 Liste des transactions disponibles

Les transactions disponibles sont présentées dans le tableau 4. Certaines ne seront pas en fonctionnement avant janv. 79, soit parce que les performances du système ne permettent pas leur utilisation avant les améliorations qui doivent être apportées en décembre 1978, soit parce qu'elles ne sont pas encore utiles (notamment pour la gestion des périodiques qui doit commencer avec l'année 1979).

3.3 Déroulement des opérations

a) Acquisitions

Toutes les personnes qui travaillent à la bibliothèque (personnel, professeurs, chercheurs et même visiteurs) peuvent suggérer l'acquisition de nouveaux documents. Les suggestions sont enregistrées avec la transaction SUG. Il est très important que les données bibliographiques introduites soient le plus exactes possible : d'une part parce ce que, si le travail est bien fait au début, il n'a pas à être corrigé ultérieurement ; d'autre part parce qu'une identification bibliographique exacte permet un service meilleur et plus rapide de la part du libraire ; enfin parce qu'une identification bibliographique précise permet au système de contrôler plus efficacement la duplication des commandes.

Toutes les suggestions introduites au cours d'une ou plusieurs journées, sont imprimées sur une liste soumise à la décision du directeur de la bibliothèque : il peut accepter, refuser, ou attendre pour plus d'informations, ou encore demander une proposition de prix à un libraire. La même liste est soumise au contrôle du coordinateur bibliographique.

Les listes sont remises au service d'exploitation qui enregistre les décisions prises et exécute les corrections demandées, imprime et expédie les commandes.

Dès leur arrivée, tout document et toute information relative à une commande, sont contrôlés par les gestionnaires responsables et donnent lieu à une mise à jour du fichier. Les informations enregistrées à la réception donnent lieu à l'édition d'une note d'information à l'auteur de la suggestion. Les documents sont aussitôt transmis au personnel chargé du contrôle bibliographique qui vérifie sur l'ouvrage la correction du catalogue, met à jour le catalogue si cela est utile et attribue un ou plusieurs indices Dewey.

Après le contrôle bibliographique, les documents sont remis au gestionnaire chargé de la mise en service. Celui-ci fait imprimer l'étiquette et dirige l'ouvrage selon la destination décidée par le lecteur au moment de la suggestion ou par le bibliothécaire de section au moment du contrôle bibliographique.

Des contrôles périodiques sur le fichier d'acquisition permettent de repérer des commandes qui n'ont pas reçu de suite après un temps donné et d'initialiser un processus automatique de rappel. Des statistiques de tous ordres sont faites à la demande.

b) Périodiques

Tous les fascicules reçus à la suite d'une souscription (les souscriptions sont prises selon les mêmes procédures que les acquisitions) sont enregistrés avec la transaction KAR (pour les fascicules publiés au rythme de la périodicité déclarée) ou la transaction KARIN (pour les fascicules publiés en dehors de la périodicité déclarée).

A intervalles réguliers le gestionnaire, chargé de la gestion des périodiques, fait imprimer la liste par fournisseur et par titre de périodique, des fascicules qui n'ont pas été fournis et, après décicion, la liste par fournisseur et par titre de périodique, des fascicules à réclamer. Cette liste est adressée à chaque fournisseur.

Chaque année, cet agent fait imprimer la liste des souscriptions en cours chez chaque fournisseur. Cette première liste est soumise au Directeur pour décision. Après la mise à jour du fichier successive à la décision du Directeur, une nouvelle liste est imprimée et envoyée à chaque fournisseur. Au moment du changement de budget, une transaction permet de réserver tous les crédits nécessaires au paiement des souscriptions renouvelées.

c) Comptabilité

Pour les documents, les contrôles d'engagement sont fait automatiquement au moment de la commande, par l'addition des prix déclarés dans la suggestion et la comparaison avec les crédits disponibles.

Pour les autres dépenses, une transaction spéciale permet d'établir avant la commande, une proposition d'engagement qui est soumise au contrôle financier de l'Institut.

Dès sa réception, la facture est enregistrée au moyen des transactions FACTES et FAC qui contrôlent les nouvelles données avec les données de commande et de réception et mettent à jour la situation comptable de la Bibliothèque.

Les ordres de paiement sont émis chaque jour et transmis aux services financiers de l'Institut.

La situation comptable de la Bibliothèque est à jour après chaque engagement et chaque paiement. Les différents contrôles nécessaires sont faits à la demande.

d) Prêt interne

Toute personne qui entre dans la salle de lecture doit être inscrite dans le fichier des lecteurs. Le fichier est mis à jour, en temps réel, après l'autorisation du Directeur, par l'assistant technique chargé de la circulation dans la salle de lecture.

Tous les livres de la salle de lecture sont en accès libre et peuvent être consultés sans contrôle. Tout document qui sort de la salle de lecture doit être enregistré comme prêté. La transaction OUT contrôle les droits des lecteurs (nombre maximum de livres en prêt, date de retour) et les limites de prêt des documents (ouvrages de référence, périodiques). Les livres rendus sont aussitôt remis en service, avec la transaction IN. La transaction OUT permet aussi de noter la réservation d'un document déjà prêté ; lorsque le document est rendu, la transaction IN imprime un avis au titulaire de la réservation.

La transaction VERILL contrôle l'ensemble du fichier prêt et émet des lettres de rappel aux lecteurs qui ont oublié de rendre un document à la date prévue.

Une transaction permet de savoir le nom du lecteur qui a emprunté un document donné ; une autre permet de faire afficher la liste des documents en cours de prêt au nom d'un lecteur.

e) Prêt inter-bibliothèques

Lorsqu'un lecteur ne trouve pas un document dans la Bibliothèque, il peut soit en suggérer l'acquisition, soit le demander en prêt à une autre bibliothèque. Le bibliothécaire et les bibliothécaires de section, ont à choisir la solution qui paraît la meilleure dans la perspective d'une plus grande efficacité de la Bibliothèque.

Les demandes de prêt sont suggérées avec la transaction ILL qui reprend presque toute la fonctionnalité de la transaction SUG : la même précision bibliographique est demandée pour éviter les demandes inutiles (document déjà présent dans la Bibliothèque sous un autre titre) et pour ne pas compliquer le travail des bibliothèques prêteuses mais au contraire en accélérer le service.

Les demandes de prêt sont imprimées chaque jour pour être examinées par le Directeur ou bien le bibliothécaire chargé du prêt inter-bibliothèques. Après les corrections nécessaires, les demandes de prêt sont imprimées par la transaction DECILL puis expédiées. A l'arrivée des documents, les contrôles sont effectués par la transaction ARRILL qui demande en outre toutes les informations nécessaires au contrôle du retour du document et qui imprime un avis au lecteur intéressé.

Lorsque les livres peuvent être lus en dehors de la Bibliothèque, ils sont prêtés dans les mêmes conditions que ceux du prêt interne (transaction OUT et IN).

La transaction VERILL contrôle la restitution des livres par les lecteurs et le retour des livres par la Bibliothèque. La transaction FINILL édite les lettres qui accompagnent les livres réexpédiés. La transaction DELILL permet de demander la prolongation de la durée d'un prêt : une nouvelle demande de prêt est alors imprimée avec les mêmes références et le message adapté.

f) Inventaire

Du fait que le système contrôle la vie administrative de tous les documents de la Bibliothèque, il est possible de savoir à tout moment où sont les documents. Aussi, la Bibliothèque peut-elle faire un inventaire permanent de ses collections. Plusieurs fois par semaine l'assistant technique chargé de la conservation des documents, demande au système par la transaction AVIAN, la liste de tous les documents qui doivent se trouver sur un ou plusieurs rayons déterminés, identifiés par deux numéros Dewey. La liste produite donne les informations administratives nécessaires au contrôle, classées selon l'ordre de classement des livres sur les rayons. Ces contrôles réguliers permettent de maintenir des collections en parfait état de service.

g) Recherche documentaire

A partir des terminaux installés dans la salle de lecture, les lecteurs et les bibliothécaires peuvent interroger la base de données en utilisant trois transactions.

La transaction INTERT permet de connaître tous les titres de la base qui possèdent la même clé donnée et, pour un titre choisi parmi les autres, le numéro de document et, éventuellement son état de collection.

La transaction INTERA permet de connaître tous les titres de la base qui ont un auteur de la même clé donnée.

La transaction INTERD permet de connaître tous les titres de la base qui ont un indice Dewey donné.

La transaction IT est une extension de la transaction INTERT; elle permet en outre d'obtenir l'affichage de toutes les notices d'une même collection, de passer automatiquement d'une notice à une autre notice qui lui est associée et d'obtenir des renseignements précis sur la situation administrative des documents (en prêt, à la reliure, disparu), ou sur l'état de réception (fascicules reçus, p. ex.).

Pour faciliter la recherche par sujet, un index en anglais des significations des numéros Dewey est imprimé et mis à la disposition des utilisateurs.

Des bases de données documentaires disponibles sur le réseau TYMNET sont accessibles par le moyen d'un terminal dans la salle de lecture. Leur utilisation nécessite toutefois le concours des bibliothécaires de section.

h) Coopération

Dans le plan initial, la Bibliothèque participait au Birmingham library cooperation mechanised project (BLCMP).

Mais très vite il est apparu que la Bibliothèque devait développer son propre système pour répondre aux exigences de démarrage de l'Institut. Toutefois, la perspective de la coopération demeurait et l'organisation était conçue pour permettre sans changement le fonctionnement simultané de plusieurs bibliothèques sur le même fichier dans l'optique d'une coopération allant jusqu'au partage raisonné des ressources.

Les premiers pas dans la direction de ce type de coopération, se fait en Toscane au cours de l'année 1979. Une organisation expérimentale est mise en place pour fournir les données à une analyse préliminaire à la création d'un véritable réseau toscan de bibliothèques et pour donner aux bibliothèques et aux bibliothécaires l'expérience des possibilités nouvelles ouvertes par la diffusion rapide de l'information sur les acquisitions actuelles des bibliothèques voisines.

L'expérience est patronnée par la Bibliothèque Nationale Centrale de Florence, activement soutenue par la Région Toscane et animée par l'Université de Florence.

Deux terminaux sont mis à la disposition de cette expérience dans les locaux de la Faculté de lettres. Les bibliothèques qui participent à cette expérience envoient dès réception de nouveaux documents, l'information bibliographique nécessaire. Les données nouvelles sont entrées par le moyen des transactions du contrôle bibliographique de l'IUE.

Périodiquement (toutes les semaines, tous les quinze jours, tous les mois, selon les besoins de l'expérience), une liste des nouvelles acquisitions par bibliothèque et un catalogue collectif cumulatif de toutes les nouvelles acquisitions depuis le début de l'expérience sont imprimés par le moyen de la routine ECO (ECO est le nom sous lequel est connue cette expérience : Esperienza di cooperazione).

Il est évident que le succès de cette expérience peut conduire à des transformations profondes dans l'organisation des bibliothèques toscanes et, bien que l'organisation propre de la Bibliothèque de l'Institut universitaire européen ait été conçue dans cette perspective, elle devra s'adapter aux règles nouvelles de la communauté et aux conditions d'utilisation d'un équipement informatique collectif.