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Deuxième partie : Projets de coopération des bibliothèques universitaires du Québec

Onil Dupuis

I. TELECAT / UNICAT

I. Origine du projet.

L'augmentation substantielle du volume et du coût de la documentation, amorcée dès les années 1960 et qui n'a fait que s'accélérer depuis, a été accompagnée d'une augmentation très marquée des salaires du personnel des bibliothèques et des coûts de traitement. Très tôt, les bibliothèques ont été amenées à chercher des moyens de mettre en commun leurs ressources humaines et matérielles en vue de maintenir et, dans la mesure du possible, d'améliorer la qualité de leurs services au public, et ce malgré une fâcheuse tendance au plafonnement de leurs budgets.

En octobre 1969, à la suite d'une enquête menée auprès des bibliothèques universitaires du Québec par MM. Jean Roy et Octave Bégin 1, le Comité de coordination des bibliothèques 2 soumettait son rapport 3 à la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec.

Ce rapport proposait un programme d'études et d'actions à entreprendre en vue d'une meilleure coordination des bibliothèques universitaires québécoises. Les recommandations du rapport furent acceptées, le 5 février 1970, par le conseil d'administration de la CREPUQ et les ressources nécessaires à la réalisation de ce programme furent mises à la disposition du comité.

Les premières études relatives à la centralisation et à l'automatisation des opérations de catalogage des bibliothèques universitaires trouvent leur origine dans les recommandations de ce rapport.

Toutefois, l'initiative la plus prometteuse suscitée par ce nouvel esprit de coopération fut, sans aucun doute, le projet de création d'une centrale de catalogage pour les constituantes de l'Université du Québec, projet entrepris à l'automne 197I sous la commandite du ministère de l'Éducation et qui devait servir de prototype aux autres institutions. Malheureusement, divers incidents de parcours - élargissement du mandat à l'ensemble des bibliothèques d'enseignement du Québec après la remise du premier rapport de juin 1972 4, 5, passage sous l'égide du CESIGU démantelé peu après la remise d'un second rapport en mars 1973 6, 7, 8, retrait impromptu de l'Université du Québec de la CREPUQ quelques semaines plus tard, firent que le projet demeura à l'état d'ébauche 9.

Néanmoins, en 1973, après l'étude de différents systèmes d'automatisation dont BADADUQ de l'UQ, CIDBEQ du Service général des moyens d'enseignement (SGME) du Ministère de l'éducation du Québec, l'« Ohio college library center » (OCLC) et le « Monograph demonstration project » de l' « Ontario universities' library cooperative system » (OULCS), le sous-comité des bibliothèques recommanda ce dernier comme étant le plus apte à répondre aux besoins des universités québécoises. Le conseil d'administration de la CREPUQ, le 14 juin 1973, autorisait le sous-comité à se joindre au projet et approuvait le budget proposé de $198,799.00. Ce budget spécial était réparti, sur une base coopérative, entre tous les membres de la CREPUQ au prorata du nombre d'étudiants.

2. Nature.

TELECAT / UNICAT est un système coopératif de télécatalogage bilingue, en temps réel et en mode conversationnel. Les institutions participantes ont à leur disposition, en accès direct, les fichiers-sources ordinolingues du MARC américain et canadien (MARC/LC; MARC/CAN) et les dossiers qui correspondent aux notices du Laurentiana préparées par la Bibliothèque nationale du Québec (MARC/QUE). A partir de ces dossiers-sources, enrichis au besoin pour les rendre conformes aux normes bibliographiques communes, ou à partir des notices originales établies selon les mêmes normes, les usagers constituent un fichier collectif accessible à partir d'un point quelconque du réseau.

De plus, toute une gamme de produits de sortie est disponible. Ainsi, les usagers peuvent obtenir, selon un profil individuel établi à l'avance, les fiches de catalogues préclassées selon les divers types de fiches (auteur, titre, vedettes-matière) et les différents catalogues utilisés dans chaque institution. Ils peuvent aussi obtenir les étiquettes de dos de volumes, les cartes de prêt et les pochettes.

Le système fournit également la possibilité d'obtenir la production hebdomadaire sur bandes magnétiques, pour insertion dans un fichier automatisé local, ou sous forme de listes d'acquisition imprimées (hebdomadaires et cumulatives).

3. Objectifs.

Ce projet de télécatalogage en coopération vise cinq objectifs principaux :

I. Faire la preuve qu'un système de support catalographique ordinolingue, à accès direct, peut s'appliquer à un réseau de bibliothèques universitaires.

2. Offrir de meilleurs outils catalographiques y compris : a) l'accès à des fichiers de données catalographiques sur bandes magnétiques jusque-là non disponibles en accès direct; b) l'accès à un fichier collectif de dossiers catalographiques développé par tous les participants; c) la capacité de produire automatiquement des fiches de catalogue et des catalogues sur livres; d) la capacité de produire automatiquement des produits connexes tels que des cartes de livres, des étiquettes de dos de volumes, des pochettes.

3. Fournir les services mentionnés ci-haut à un coût sensiblement inférieur aux coûts habituels.

4. Éliminer le plus possible le dédoublement dans les activités catalographiques des institutions participantes et faire meilleur usage de la main-d'œuvre professionnelle qualifiée.

5. Créer un fichier collectif susceptible de permettre une meilleure rationalisation du développement des collections.

4. Structure administrative.

4.I. Mode de participation.

La participation des universités québécoises au projet de l'OULCS a été approuvée par le « Council of Ontario universities » (cou), le 7 septembre 1973. Le 17 octobre 1973, le directeur général de la CREPUQ, M. René Hurtubise, signait un protocole d'entente avec le cou définissant les modalités de participation des institutions québécoises au sein du « Monograph demonstration project ».

Les termes de ce protocole stipulaient que :I) seules les universités Laval et McGill participent de plein droit au projet pour la période allant du Ier juillet 1973 au 31 décembre 1974; 2) la participation des autres institutions universitaires québécoises est prise en considération après le Ier janvier 1974; 3) un représentant de l'Université de Montréal et le chargé de recherche de la CREPUQ siègent à titre d'observateurs au groupe de travail des usagers (« Users group »); 4) le chargé de recherche de la CREPUQ est invité à assister aux réunions du Comité consultatif du système (« Advisory systems committee »).

Des difficultés techniques imprévues retardèrent l'entrée des nouveaux participants québécois dans le système.

Les conseils d'administration du cou et de la CREPUQ donnèrent donc leur accord à la prolongation de la période - démonstration jusqu'au 31 avril 1975, pour les usagers ontariens, et au 31 mai 1975 pour les usagers québécois. Le protocole d'entente original fut reconduit sans aucune modification.

Le protocole d'entente qui fut proposé au cou pour l'An II du projet reconduisait, mutatis mutandis, les termes du protocole d'entente de l'An 1 mais introduisait deux nouveaux éléments.

L'article 2, en plus de sanctionner la participation de plein droit de cinq (5) nouveaux usagers québécois (nommément, l'Université de Sherbrooke, l'Université Laval, « Concordia University », « Bishop's University » et la Bibliothèque nationale du Québec), stipulait que la participation au projet TELECAT/UNICAT d'autres universités ou établissements d'enseignement supérieur du Québec, d'autres organismes du Québec ou d'autres bibliothèques du Québec, devait désormais être sujette à l'approbation de la CREPUQ.

L'article 4 concernait la division des frais du projet en « coûts fixes » et « coûts variables » pour la période allant du Ier mai 1975 au 31 mai 1976.

Le protocole d'entente fut également reconduit mutatis mutandis, incluant les précisions relatives à la participation d'un nouvel usager québécois, la Bibliothèque administrative du gouvernement du Québec, pour l'An III du système (Ier mai 1976 au 31 mai 1977) avec l'autorisation du Conseil d'administration de la CREPUQ de poursuivre l'expérience.

4.2. Organigramme de gestion (voir figure).

L'organigramme de gestion du système TELECAT/UNICAT se complique singulièrement du fait qu'il s'agit d'un projet interprovincial impliquant deux organismes de coordination (cou et CREPUQ) et que, jusqu'à maintenant, aucune structure unifiée de gestion n'a encore été mise en place.

Au Québec, c'est la CREPUQ qui assure la gestion du système. Cette responsabilité se partage entre les organismes suivants  10, 11 :

a) Conseil d'administration et Comité exécutif. Ces deux organismes sont responsables de la détermination des politiques et des budgets de la CREPUQ. Ils assurent la représentation des vues et opinions officielles de la CREPUQ auprès de tous les organismes extérieurs.

Enfin, c'est au Conseil d'administration ou au Comité exécutif que revient la décision d'approuver la mise sur pied d'un projet coopératif.

b) Comité des affaires académiques. Composé d'un représentant de chacune des institutions membres de la CREPUQ, ce comité fixe les orientations des projets coopératifs dont les Sous-comités qui relèvent de lui ont été les initiateurs et en effectue l'évaluation périodique.

c) Sous-comité des bibliothèques. Le Sous-comité des bibliothèques se compose des directeurs des bibliothèques de chacune des institutions membres de la CREPUQ. Le conservateur en chef de la Bibliothèque nationale du Québec y siège à titre d'observateur.

Le Sous-comité assume la fonction d'aviseur et de conseiller technique auprès du Comité des affaires académiques qui, en plus de lui confier un mandat général de base, peut lui confier des mandats précis.

d) Groupe de travail des usagers québécois de TELECAT/UNICAT. Ce groupe de travail joue un rôle d'aviseur technique auprès du Sous-comité des bibliothèques pour toutes les questions relatives aux usagers québécois du système. Il constitue également un lieu privilégié d'échanges d'informations, de discussions et de concertation entre les usagers québécois.

Il se compose du directeur des services techniques et de l'éditeur local de chacune des bibliothèques membres du réseau.

e) Directeur général. Le directeur général assure la fonction exécutive de la gestion des projets coopératifs de la Conférence.

Le directeur général assume les responsabilités de secrétariat du Conseil d'administration, du Comité exécutif et du Comité des affaires académiques.

f) Groupe conseil sur la gestion des projets coopératifs. Composé en partie de membres du Sous-comité des bibliothèques, ce groupe agit comme conseil auprès du directeur général, en ce qui a trait aux opérations courantes des projets coopératifs.

g) Chargé de recherche. Le chargé de recherche relève du directeur général de la CREPUQ. Il est responsable de l'organisation et de l'exécution des travaux relatifs à la coordination et à la planification des bibliothèques universitaires du Québec. Il coordonne la réalisation des programmes approuvés de coopération qui concernent les bibliothèques.

Le chargé de recherche assume les responsabilités du secrétariat du Sous-comité des bibliothèques et du Groupe de travail des usagers québécois de TELECAT/ UNICAT.

En Ontario, la gestion du projet relève du « Council of Ontario universities » (cou). L'organigramme de gestion du système y présente plusieurs similitudes avec celui de la CREPUQ.

La complexité et la lourdeur d'une telle structure, de même que l'adhésion au système de plusieurs nouveaux usagers non-universitaires, a rendu impérieuses la révision des mécanismes de prise de décision et l'étude de la possibilité de créer et de mettre en place une structure de gestion plus adéquate :

« Il est assez évident qu'un projet de cette envergure, ayant franchi les étapes de viabilité sinon de parfaite rentabilité, déjà fortement implanté au niveau des opérations techniques quotidiennes des institutions participantes et afférant à leur budget de fonctionnement, élargi passablement à des clients autres qu'universitaires et rayonnant dans trois régions majeures du Canada, ne saurait plus se donner une saine administration en restant sous la tutelle directe tant du cou que de la CREPUQ. Cette sujétion, souhaitable et même bénéfique en période d'expérimentation, risquerait dorénavant de grever la gérance du système d'une lourdeur bureaucratique paralysante 12 ».

La principale possibilité étudiée est la création d'une société privée à but non lucratif. Un comité ad hoc chargé d'étudier l'opportunité d'une telle possibilité et de faire les recommandations appropriées a été mis sur pied par le Comité de gestion au cours du mois de novembre 1977.

4.3. Infrastructure fonctionnelle (voir figure).

Les impératifs de fonctionnement et d'opérationalisation d'un tel système coopératif ont rendu nécessaire la mise en place de mécanismes et d'une structure de fonctionnement 13 permettant un recours plus direct à l'avis de l'usager pour tout ce qui concerne les dimensions techniques de ses opérations.

a) Office of Library Coordination. L'OLC est responsable de la coordination et de la supervision des programmes approuvés de coopération.

b) Comité de gestion. Composé des directeurs des bibliothèques membres du réseau, le Comité de gestion étudie toutes questions relatives au développement ou à la gestion du projet et soumet les recommandations pertinentes à l'« Office of library coordination ».

c) Assemblée des membres. Composée de deux représentants de chaque institution participante, l'assemblée des membres étudie toutes questions relatives aux procédures et aux politiques opérationnelles du système. Elle crée, au besoin, des sous-comités chargés d'étudier des questions d'ordre technique et de lui faire rapport.

d) Comité de fonctionnement. Les membres du Comité de fonctionnement sont élus parmi les délégués des institutions participantes à l'Assemblée des membres.

Ce comité étudie et élabore les politiques de fonctionnement du système. Il soumet au Comité de gestion toutes questions relatives à la gestion du système.

De plus, il coordonne et supervise les activités de tous les sous-comités permanents.

e) Comité de la documentation. Ce comité est responsable de la préparation, de la mise à jour et de la traduction de toute documentation technique pertinente.

f) Comité d'initiation. Ce comité est responsable de la préparation, de l'initiation et de l'intégration des nouveaux usagers du système.

g) Sous-comité des formats. Le Sous-comité des formats analyse et étudie les formats du MARC ou tout changement de ces formats provenant des comités nationaux pour tout genre de matériel dont les monographies, les publications en série, la musique, les cartes géographiques et les manuscrits.

h) Sous-comité du catalogage et de la codification. Le Sous-comité du catalogage et de la codification étudie et évalue les normes actuelles de codage et de catalogage, les changements proposés par les organismes nationaux et internationaux ainsi que toutes questions connexes soumises par les usagers du système.

i) Sous-comité des fichiers d'identification. Le Sous-comité des fichiers d'identification est chargé d'élaborer à partir des systèmes de fichier d'identification actuellement en opération ou à l'étude, et en tenant compte des besoins d'un système bilingue, les fichiers d'identification des noms personnels, des collectivités et des vedettes-matières.

5. Financement.

5.I. Budget.

5.I.I. An I.

Le budget de la participation québécoise au projet TELECAT/UNICAT pour la période allant du Ier juillet 1973 au 31 décembre 1974, au montant de $198,799.00, fut approuvé le 14 juin 1973 par le Conseil d'administration de la CREPUQ. Cette période d'expérimentation du projet n'ayant pu effectivement débuter avant le Ier juin 1974, il fut décidé de prolonger de six mois l'expérience, jusqu'au 3I mai 1975, et ce sans allocation budgétaire supplémentaire.

Les prévisions relatives au nombre de titres traités au cours de cette période, soit 68 400, avaient été établies en tenant compte des dates d'entrée dans le système de quatre nouveaux usagers (Université de Montréal, « Concordia University », Université de Sherbrooke et « Bishop's University »), tout comme de l'allocation des lignes et des terminaux requis. Des délais imprévus modifièrent considérablement ces prévisions. Le nombre de titres traités au cours de l'An 1 du système fut de 22 318.

Le tableau suivant indique, par institution et par mois, le nombre de titres traités par rapport au nombre de titres prévus au cours de l'An I.

De plus, au cours de cette même période, les coûts des services informatiques de UT/LAS ont subi deux hausses successives de 10 % chacune, les Ier janvier 1975 et Ier mai 1975.

Il est à remarquer que les frais d'administration de l'« Office of library coordination » pour la période allant du Ier juillet 1973 au 31 avril 1975 n'étaient pas facturés aux usagers québécois. La subvention spéciale du gouvernement ontarien, au montant de $ 300,000, pour la réalisation de cette expérience-pilote, couvrait en entier les frais d'administration du projet. Ces frais ont cependant été facturés aux usagers à partir du Ier mai 1975.

Ces dépenses additionnelles, ajoutées à l'entrée tardive des nouveaux usagers québécois, faussent quelque peu le calcul du coût par titre qui s'élève à $ 5.30 14.

5.1.2. An II.

Le budget de l'An II (Ier juin 1975-3I mai 1976), adopté par le Conseil d'administration de la CREPUQ le 21 janvier 1976, était partagé en coûts fixes et coûts variables.

Les coûts fixes incluent les frais de télécommunications, les coûts administratifs et trois postes budgétaires au chapitre des frais de participation, soit l'accès aux fichiers-sources, les frais d'administration et de consultation de l'OLC et de UT/LAS. Les coûts fixes sont facturés aux usagers sur une base coopérative et les frais variables selon l'utilisation du système par chaque institution.

Au chapitre des télécommunications, devant l'impossibilité de la compagnie Lektromedia de fournir les terminaux commandés, la somme prévue pour l'achat d'équipement a dû être affectée à la location de terminaux VUCOM.

D'autre part, la liaison en boucle des usagers québécois, prévue au cours de l'An II, ne s'est pas non plus matérialisée, d'une part à cause des difficultés rencontrées avec la Cie Lektromedia qui, à l'origine, devait fournir les modems, d'autre part à cause des retards apportés par la Cie Bell Canada à la réalisation de ses projets de développement. Il est à prévoir que cette situation occasionnera des frais de télécommunications supplémentaires aux usagers.

L'entrée récente dans le système de quatre usagers québécois (février-mai 1975), leur inexpérience des systèmes automatisés, le délai nécessaire à leur apprentissage (environ six mois), la disponibilité tardive de l'équipement nécessaire, le niveau de complexité plus élevé du travail en français et enfin la situation dans les universités québécoises de juin 1975 à juin 1976 (négociations de nouveaux contrats de travail, ralentissement et arrêts de travail) sont autant de facteurs qui ont contribué à hausser le coût par titre qui s'établit, pour cette période, à $ 4.35.

5.I.3. An III.

Le budget de l'An III, au montant de $ 68I,219.09, a été adopté par le Conseil d'administration de la CREPUQ le 14 juillet 1976. Pour la deuxième année consécutive, il se divise en coûts fixes (facturés sur une base coopérative) et coûts variables (facturés selon l'utilisation).

L'augmentation du budget de l'An III par rapport au budget de l'An II est donc de 231 %. En revanche, il faut remarquer que l'augmentation du nombre de titres prévus en l'An III, soit 165,100, représente une augmentation de 243 % par rapport au nombre de titres traités en l'An II. De sorte que le coût unitaire s'établit à $ 4.12 par rapport à $ 4.35 pour l'An II.

5.I.4. Prévisions budgétaires : Ans IV, V, VI.

Aucune augmentation sensible des coûts n'est prévue pour les trois prochaines années d'opération du système. En effet, la plupart des usagers traitent déjà la totalité de leurs acquisitions par TELECAT/UNICAT et disposent déjà de l'équipement nécessaire.

Le tableau 3 indique l'augmentation de titres prévue au cours des trois prochaines années et le tableau 4, les additions prévues de nouvel équipement au cours de cette même période.

5.2. Mode de répartition.

La caractéristique la plus originale et certainement la plus intéressante (pour ne pas dire la plus attrayante) du système TELECAT/UNICAT est son aspect coopératif. Il s'agit d'un système développé en coopération par ses usagers; les dossiers traités par chaque institution sont accessibles à l'ensemble des usagers.

Au Québec, cette volonté de coopération n'a pas uniquement trait au partage des ressources documentaires et matérielles; elle se manifeste également de façon tangible dans la mise en commun des ressources humaines et financières.

Dès le début du projet, il fut décidé que seules les universités Laval et McGill participeraient de plein droit à l'expérience-pilote, alors que les autres universités intéressées y participeraient à titre d'observatrices. C'est d'un commun accord, cependant, que tous les membres de la CREPUQ acceptèrent de participer, sur une base coopérative, au partage des frais relatifs à cette expérience.

La formule de calcul utilisée pour une répartition proportionnelle des coûts totaux était fondée sur le nombre d'étudiants équivalent temps plein de chaque institution. Cette formule offre l'avantage de permettre à chacun de profiter de tous les avantages et services du système et d'y apporter une contribution financière proportionnelle à ses moyens. En effet, les formules de calcul des subventions du gouvernement du Québec sont elles aussi fondées sur le nombre d'étudiants équivalent temps plein.

Dès l'An II, toutes les universités québécoises, à l'exception de l'Université du Québec, étaient reliées au système. Le budget adopté partageait en deux catégories les coûts du système : coûts fixes et coûts variables.

Les coûts variables étant directement liés à l'utilisation du système, les usagers décidèrent, encore une fois d'un commun accord, d'en assumer complètement les frais.

En revanche, les frais fixes du système, qui incluent les frais d'administration, de télécommunication et certains frais de participation, furent répartis, sur une base coopérative, entre tous les usagers québécois.

La formule de calcul de l'OLC pour la répartition des frais fixes était fondée sur une pondération affectée à chaque institution, selon sa taille. Cette formule fut utilisée pour la facturation des frais fixes de l'ensemble des usagers.

C'est la CREPUQ qui recevait et acquittait les factures émises par l'OLC concernant les frais de la participation québécoise. Le total des coûts fixes était ensuite réparti entre tous les usagers québécois, selon le nombre d'étudiants équivalent temps plein de chaque institution.

Le cas de la Bibliothèque nationale du Québec fit exception. Ses frais de télécommunication étaient assumés en entier par le Ministère des communications. En contrepartie de sa contribution au système, les autres usagers québécois décidèrent d'assumer eux-mêmes les frais fixes reliés à sa participation.

La formule de répartition utilisée au cours de l'An III est sensiblement la même. Les coûts fixes des usagers universitaires québécois sont facturés selon le nombre d'étudiants équivalent temps plein. Il faut toutefois noter deux exceptions : la formule de répartition utilisée pour le calcul des frais fixes des usagers non-universitaires est directement proportionnelle à l'utilisation du système : nombre de titres traités par l'institution par rapport au nombre total des titres traités par l'ensemble des usagers. Pour les fins de ce calcul, les frais de télécommunication sont soustraits du total des frais fixes puisque c'est le Ministère des communications qui assume en entier les frais de télécommunication des deux seuls usagers non universitaires : la Bibliothèque nationale du Québec et la Bibliothèque administrative du gouvernement du Québec.

De plus, pour l'An III, les frais de télécommunication de l'ensemble des usagers du système sont facturés sur une base coopérative, selon une pondération appliquée à chaque institution selon sa taille. Ce qui signifie que les usagers québécois bénéficient d'une double répartition de leurs frais de télécommunication. Une première répartition sur l'ensemble des usagers, selon la taille de l'institution, et une deuxième, effectuée par la CREPUQ, à partir du total des frais encourus par les usagers québécois, selon le nombre d'étudiants équivalent temps plein de chaque institution québécoise. La formule de répartition des frais fixes de l'An IV est la même que celle de l'An III.

Avec l'augmentation du nombre d'usagers non-universitaires, il deviendra de plus en plus impérieux de trouver une nouvelle formule de calcul permettant un partage équitable des frais fondé sur des critères communs à tous les usagers québécois. Plusieurs formules ont d'ailleurs déjà été suggérées. Une chose demeure certaine : c'est la volonté de chacun des participants de partager sur une base coopérative les coûts de la participation québécoise au système.

6. Développement du système.

6.I. Phase préliminaire 1973-1974.

Cette phase s'est étendue du Ier juillet 1973 au 3I décembre 1974 et est considérée comme la période préparatoire à la mise en opération du système. Un groupe de travail fut créé afin d'établir la liaison avec le groupe ontarien, participer aux réunions et coordonner l'établissement du système dans les universités québécoises. Ce groupe s'est, par la suite, adjoint les services d'un informaticien à plein temps dans le but de le conseiller sur les questions techniques.

Une des principales tâches qui incomba au groupe de travail fut d'étudier les divers aspects de la « bilinguisation » du système afin que chaque groupe linguistique puisse travailler dans sa langue, dès le début du projet. Il a, de plus, dû veiller au respect des caractéristiques propres aux usagers de langue française, notamment en ce qui concerne les normes, la codification et le dialogue au terminal. A la fin de cette phase préliminaire, les normes minimales d'entrée, le manuel de codification, le manuel de l'opérateur de terminal, les spécifications pour les produits connexes et les terminaux étaient mis à la disposition des usagers.

6.2. Phase d'essai 1974-1975.

Cette période, initialement prévue du Ier janvier au 3I décembre 1974, devait constituer la période-démonstration du système; mais elle n'a pu se concrétiser que vers la mi-mars 1974. Les difficultés éprouvées par UT/LAS dans la mise sur pied opérationnelle du projet en sont la cause principale : pannes répétées et souvent prolongées du système, pénurie de ports d'entrée, rodage de la programmation, etc.

A cause des difficultés techniques survenues au cours de la première partie de la phase d'essai, et afin de lui donner un caractère plus significatif, les usagers ont décidé, d'un commun accord, de prolonger cette période jusqu'au 31 avril 1975, pour les usagers ontariens, et au 31 mai 1975, pour les usagers québécois.

Durant les premiers mois de cette phase, le groupe de travail québécois se sera donné comme objectif de terminer la traduction des normes et du manuel de codification. Une équipe de la Direction des services techniques des bibliothèques de l'Université de Montréal réussit à compléter le tout, avec l'aide de la CREPUQ, dès le mois de juin 1974.

Ces diverses difficultés de fonctionnement, ajoutées à une pénurie de matériel de télécommunication pour la liaison à l'ordinateur, retardèrent l'entrée des nouveaux participants québécois, initialement prévue pour juin 1974. Ce n'est qu'à compter de février 1975 que ceux-ci purent se relier au système, au rythme de un par mois et dans l'ordre suivant : Université de Montréal, « Concordia University », Université de Sherbrooke et « Bishop's University ».

Les universités Laval et McGill furent respectivement chargées de l'initiation des usagers québécois de langue française et anglaise.

Cette participation tardive des nouveaux usagers québécois a grandement, il va sans dire, affecté la possibilité de réaliser les objectifs relatifs au nombre de titres traités. Seules les universités Laval et McGill ont pu réaliser, en partie, leur objectif initial.

Malgré les difficultés de mise en œuvre, le bilan de la période d'essai était positif. Au 31 mai 1975, 12 universités participaient à un réseau de télécatalogage bilingue en mode interactif et avaient accès à un fichier-source de 53 1 64I dossiers et à un fichier collectif de 90 773 dossiers (117 907 dossiers individuels).

La preuve était faite de la viabilité et de l'applicabilité d'un tel système à la communauté universitaire.

6.3. Période-démonstration : 1975-1976.

L'arrivée tardive des nouveaux participants québécois n'avait pas permis d'effectuer la démonstration véritable du projet au cours de l'An I, tel que prévu. C'est pourquoi les usagers québécois décidérent de faire de l'An II la période-démonstration du projet et de considérer l'An III du projet comme la première année d'opération du système. De cette façon, les usagers s'accordaient la possibilité de profiter de cette période pour étudier et suggérer des solutions aux divers problèmes identifiés au cours de l'An I. Ces études devaient porter principalement sur la structure, le statut des participants, l'équipement et le fournisseur des services informatiques 15.

Au cours de la première partie de l'An II, grâce aux solutions apportées aux difficultés relatives à l'obtention des nouveaux disques nécessaires à la mise en mémoire des dossiers, les fichiers-sources ont pu être mis à la disposition des usagers sur une base régulière.

Au 31 décembre 1975, ceux-ci comprenaient 584 883 dossiers du MARC/LC (États-Unis) et 20 162 dossiers du MARC/CAN (Canada), soit toute la production courante de ces deux pays. A la demande même des usagers, il a été décidé de ne pas mettre en mémoire le MARC/BNB (Angleterre); quoique disponible, son taux de duplication très élevé avec le MARC/LC ne justifiait pas les coûts supplémentaires occasionnés par sa mise en mémoire.

A la même date, le fichier collectif comprenait 181 715 dossiers; ce qui permet de constater que, au cours des sept premiers mois de l'An II, les usagers ont traité autant de titres que pendant les dix-huit mois de l'An I.

Au Ier juin 1976, les fichiers comprenaient 629 763 dossiers du MARC/LC, 27 20I du MARC/CAN et le fichier collectif 247 984 dossiers. Du total des dossiers 287836 étaient en actif et 616 112 en passif.

Cette augmentation notable du nombre de dossiers du fichier collectif n'est sans doute pas étrangère à la mise en vigueur par l'OLC, dès le mois de juin 1975, de plusieurs mesures incitatives visant une meilleure utilisation du système. En effet, afin d'augmenter la contribution de chaque usager au développement du fichier collectif, l'OLC a institué une nouvelle structure de prix offrant des rabais à l'utilisation : ainsi le premier usager qui dérive et traite un dossier des fichiers-sources obtient $0.10 de rabais et le catalogage original d'un dossier permet d'obtenir $ 0.25 de rabais; par contre, l'utilisation d'un dossier du fichier collectif est facturée au taux de$0.85. Les usagers qui organisent leurs opérations en fonction de cette structure de prix ont la possibilité d'obtenir une réduction appréciable de cette portion des coûts variables; en même temps, ils fournissent une plus grande contribution au développement du fichier collectif.

De façon générale, tous les usagers ont augmenté très sensiblement leur utilisation du système. Dans ce contexte, il est important de signaler l'initiative de l'Université Laval qui, au mois de juin 1975, forte de l'expérience acquise tout au long de l'An I, décidait d'abandonner le système manuel et de traiter toute sa production par le système automatisé. Après l'Université Brock, l'Université Laval devenait la deuxième institution à prendre une telle décision.

C'est également au cours de cette période, soit en juillet 1975, que la Bibliothèque nationale du Québec fit son entrée dans le système.

6.4. Période opérationnelle : 1976-1978.

L'An III et IV constituent les premières années d'opération du système. S'il est trop encore trop tôt pour en faire une évaluation sérieuse, il est d'ores et déjà possible de constater une amélioration sensible de l'utilisation du système.

7. Projets de développement et perspectives d'avenir.

Les difficultés éprouvées au cours de l'An 1 avaient provoqué l'insatisfaction des usagers face à la qualité des services de UT/LAS. Malgré de nombreuses rencontres avec ses représentants, les négociations avec UT/LAS ne produisaient qu'un succès très relatif.

Parallèlement, dès le mois de juin 1975, et ce afin de s'assurer une solution de repli dans le cas où aucune entente satisfaisante ne pourrait être conclue avec UT/LAS, une étude des autres systèmes offrant des avantages similaires a été entreprise. Les possibilités suivantes ont été étudiées : le système de l'« Ohio college library center » (OCLC), le système Stanford-Ballots, le développement d'un système à base de mini-ordinateurs, les systèmes individuels des institutions et le système DOBIS (« Dortmund Bibliothekssystem »).

C'est cette dernière possibilité qui a retenu l'intérêt des usagers. Il s'agit d'un système de gestion automatisé des activités et services de bibliothèques. Aucune information n'est dupliquée à cause des nombreux fichiers-autorités et de la possibilité de vérifier, en accès direct, le catalogue topographique. L'attrait d'un tel système réside surtout dans le fait qu'en plus de présenter les mêmes avantages que le système TELECAT/UNICAT, il offre des possibilités d'application aux autres services et fonctions de la bibliothèque, dans un avenir relativement prochain et à un coût comparable au coût de développement de TELECAT/UNICAT pour un même niveau de service.

Au même moment, la Bibliothèque nationale du Canada (BNC) a annoncé son intention d'acquérir et d'effectuer la conversion de ce système. Lors d'une réunion de tous les usagers de TELECAT/UNICAT, tenue à Ottawa, le 20 novembre 1975, ceux-ci ont décidé d'appuyer la décision de la BNC. Ils ont offert de mettre à sa disposition une somme de $ 50.000 pour l'achat et la conversion du système.

Un groupe de travail composé des représentants des principaux systèmes automatisés des bibliothèques canadiennes fut créé par la BNC et chargé de déterminer les particularités auxquelles devrait se conformer le système en vue de son application aux différentes bibliothèques ou aux différents réseaux de bibliothèques du Canada. Un contrat de modification fut conclu entre la BNC et l'Université de Dortmund : « De janvier à avril 1976, le personnel du DOBIS, y compris les principaux concepteurs de DOBIS à IBM, les McAllister, a modifié les versions allemandes des sous-systèmes de catalogage et de recherche catalographique de façon à assurer : I. la compatibilité avec ce qui pourrait être appelé le MARC nord-américain, II. un système bilingue anglais/français (plutôt que allemand/anglais), et III. une capacité d'utilisation par plusieurs bibliothèques. Les modules de catalogage ainsi mis au point ont reçu le nom de DOBIS MARC.

En juin 1976, la BNC, l'ICIST et le cou entreprenaient une rigoureuse évaluation de divers aspects techniques, fonctionnels et relatifs à la performance du DOBIS MARC 16 ».

Terminé depuis le mois de janvier 1977, le rapport d'évaluation n'a cependant pas encore été rendu public par la BNC. Quels que soient les résultats de l'évaluation, les usagers de TELECAT/UNICAT devront se prononcer sur la possibilité de l'acquisition et de l'utilisation de DOBIS.

Entretemps, de nouveaux éléments sont venus modifier considérablement la situation qui avait amené les usagers de TELECAT/UNICAT à chercher une solution de rechange aux services de UT/LAS.

En mai 1976, ce dernier, après consultation de ses principaux usagers, rendait public son plan de développement du système de même que ses priorités de développement 17. Le plan proposé permet de faire de TELECAT/UNICAT un système complet de gestion de bibliothèques. Il inclut la possibilité de la conversion rétrospective des fichiers des usagers, la disponibilité de nouveaux points d'accès aux dossiers, le développement des fichiers d'identification, la possibilité de la production de catalogues sur livres, le contrôle des acquisitions, la recherche bibliographique et l'implantation d'un système de prêt local en accès direct. Bien entendu, cette évolution se fera en tenant compte des disponibilités humaines, techniques et financières de chaque usager.

Ces propositions de développement du système reflètent, de façon concrète, le désir des usagers de rentabiliser leur investissement initial par une utilisation maximale des possibilités du fichier collectif dans le but d'améliorer les services offerts à l'usager.

Il semble donc que l'avenir du système TELECAT/UNICAT peut être envisagé avec optimisme et que les bibliothèques universitaires pourront disposer, d'ici quelque temps, d'un système intégré de gestion automatisé.

II. Réciprocité du privilège d'emprunt direct aux bibliothèques universitaires du QUébec et de l'Ontario

I. Objet de l'entente.

L'allocation du privilège d'emprunt direct réciproque aux bibliothèques universitaires du Québec et de l'Ontario repose sur le même principe de la complémentarité des ressources documentaires des bibliothèques universitaires. Les emprunteurs éventuels doivent s'efforcer d'exploiter les ressources de leur propre bibliothèque avant d'utiliser les ressources des bibliothèques des autres institutions universitaires.

Cette entente accorde aux professeurs, aux bibliothécaires et aux étudiants de niveau maîtrise et doctorat (2e et 3e cycle) les mêmes privilèges d'accès et d'emprunt que ceux accordés aux étudiants de premier cycle par la bibliothèque prêteuse. L'entente concerne les étudiants à temps complet et à temps partiel des 2e et 3e cycles, les professeurs à temps complet, les professeurs invités, les chargés de cours et les bibliothécaires du Québec. Elle s'applique également aux détenteurs d'une carte de présentation émise par l'« Office of library coordination » (OLC) du « Council of Ontario Universities » (COU).

Tous les établissements universitaires québécois et seize institutions ontariennes participent à cette entente.

Liste des établissements universitaires signataires de l'entente relative à la réciprocité du privilège d'emprunt direct

Québec

Bibliothèque nationale du Québec; Bishop's University; Concordia University; McGill University; Université de Montréal; École des Hautes Etudes Commerciales ; École Polytechnique; Université de Sherbrooke; Université du Québec; Université du Québec à Chicoutimi; Université du Québec à Montréal; Université du Québec à Rimouski; Université du Québec à Trois-Rivières; Direction des études universitaires dans l'ouest québécois; École de technologie supérieure; École nationale d'administration publique; Institut Armand-Frappier; Institut national de la recherche scientifique; Université Laval.

Ontario

Brock University; Carleton University; Lakehead University; Laurentian University; McMaster University; Ottawa University; Queen's University; Ryerson Institute of Technology; Trent University; University of Guelph; University of Toronto; University of Waterloo; University of Western Ontario; University of Windsor; Wilfrid Laurier University; York University.

2. Modalités de fonctionnement.

2.1. Identification de l'emprunteur.

L'emprunteur qui désire se prévaloir de cette entente doit s'identifier auprès de la bibliothèque prêteuse. Pour ce faire, il peut : a) présenter la carte d'identité émise par son institution, lorsque celle-ci indique clairement son statut : professeur, étudiant de 2e ou 3e cycle, bibliothécaire; b) utiliser la carte de présentation émise par la CREPUQ. (Il peut se la procurer auprès du directeur des bibliothèques de son institution ou auprès de son délégué. Cette carte est émise le Ier septembre de chaque année pour une durée d'un an); c) utiliser la carte de présentation émise par l'« Office of library coordination » (OLC) du « Council of Ontario Universities » (cou).

L'emprunteur qui désire se prévaloir de ce privilège auprès d'une bibliothèque universitaire ontarienne doit obligatoirement utiliser la carte de présentation émise par la CREPUQ ou la carte de présentation émise par l'OLC.

2.2. Inscription de l'emprunteur.

Les emprunteurs qui désirent se prévaloir de cette entente doivent, après identification, s'inscrire auprès de la bibliothèque prêteuse. Les modalités d'inscription varient d'une institution à l'autre mais, dans tous les cas, la signature et l'adresse de l'emprunteur, de même que le nom de son institution figurent au nombre des renseignements exigés par la bibliothèque prêteuse.

2.3. Formulaire d'emprunt réciproque.

Afin de faciliter le contrôle des transactions et surtout afin de permettre la prise de données statistiques nécessaires à l'évaluation continue de cette entente, un formulaire d'emprunt spécial a été développé. Disponible au comptoir du prêt de chaque bibliothèque participante, il est complété par l'usager lui-même au moment de chaque emprunt. Son utilisation est cependant facultative, selon les politiques en vigueur dans chaque institution.

2.4. Retour des documents empruntés.

L'emprunteur peut retourner les documents empruntés au comptoir du prêt de la bibliothèque prêteuse ou de sa propre bibliothèque qui se chargera de les faire parvenir, par le service PEBUQUILL, à la bibliothèque prêteuse. Dans ce cas, les délais d'expédition du document n'entrent pas dans le calcul du montant des amendes à percevoir.

2.5. Rappel des volumes et perception des amendes.

La responsabilité des rappels de volumes et de la perception des amendes incombe à la bibliothèque prêteuse. Cependant, lorsqu'un cas n'est pas résolu de façon satisfaisante et après un délai raisonnable (déterminé par les politiques en vigueur dans chaque institution), la responsabilité finale eu égard au rappel des volumes et la perception des amendes incombe à l'institution de l'emprunteur.

Dans les cas où il est impossible pour la bibliothèque prêteuse de rappeler un volume, de percevoir une amende, ou en cas d'une perte, une copie du formulaire d'emprunt réciproque (ou, à défaut, du dossier établi par la bibliothèque prêteuse) est envoyée au bureau du directeur des bibliothèques de l'institution de l'emprunteur.

Le règlement des frais facturés à chaque institution participante s'effectue trois fois par année, le 15 du mois qui suit la fin de chaque trimestre.

2.6. Statistiques.

Les données statistiques d'utilisation réciproque des collections de chaque institution participante sont un indicateur relativement précis de l'adéquation des collections de chaque institution par rapport aux besoins de ses usagers et permettent de réajuster en conséquence, s'il y a lieu, la politique de développement des collections.

III. RAtionalisation des politiques de développement des collections.

La rationalisation et la planification du développement des collections constituent l'un des objectifs les plus importants du Sous-comité des bibliothèques. Déjà en 1969, le rapport Roy et Bégin 18 contenait plusieurs recommandations en ce sens. Celles-ci portaient, entre autres, sur la réalisation d'un inventaire détaillé des collections (quantitatif aussi bien que qualitatif), la compilation d'un catalogue collectif des périodiques, la rationalisation des collections de microtextes et de publications officielles et la publication d'un guide pour les collections de premier cycle. On y proposait également le principe de complémentarité fondé sur le développement des collections d'après les domaines où elles excellent déjà. Enfin, on y suggérait l'idée d'un entrepôt commun.

En 1972, le sous-comité des bibliothèques qui, depuis peu, disposait des services d'un chargé de recherche, créait un groupe de travail ad hoc spécifiquement chargé d'étudier les modalités de coordination des collections des bibliothèques universitaires du Québec. Il était évident qu'une tâche de cette envergure ne pouvait être réalisée d'emblée et, avant de s'y attaquer, le groupe de travail s'attacha d'abord à se doter d'outils communs, en attendant que les établissements universitaires déterminent les axes d'orientation définitifs de leur développement (suggérée en 1972, leur formulation définitive n'a pas encore été complétée et acceptée, ni par les établissements universitaires, d'une part, ni par le gouvernement, d'autre part).

Les premières réalisations concrètes de ce groupe de travail se voulaient des solutions aux problèmes communs qui semblaient présenter le plus d'urgence et, en même temps, constituaient l'ébauche d'une batterie d'outils communs destinés à favoriser la coordination des efforts en matière de développement des collections. Comme exemple, signalons la compilation d'une liste collective des périodiques 19, l'élaboration d'un protocole d'entente relatif aux achats de documents d'une valeur de plus de$1.000 et la réalisation, en collaboration avec la Bibliothèque nationale du Québec, d'un inventaire des documents sur microformes 20.

L'uniformisation des politiques relatives aux thèses soumises à chaque institution, les collections de publications officielles, l'inventaire des projets de recherche en cours dans les universités du Québec ainsi que le sort de l'importante collection du « Arctic institute » firent également l'objet des préoccupations de ce groupe de travail.

Cette étape, davantage axée sur la collaboration inter-institutionnelle, n'apportait aucune solution, même partielle, à la question de la coordination et de la planification du développement des collections de l'ensemble des bibliothèques universitaires.

A l'automne 1975, fortes de leur expérience de collaboration et disposant d'outils plus adéquats, les bibliothèques universitaires, conscientes, non seulement de la nécessité, mais encore de l'urgence de cette question, et compte tenu des efforts similaires entrepris au niveau national, décident, en dépit du caractère non définitif des axes d'orientation des établissements universitaires, d'entreprendre un projet devant mener à la coordination et à la rationalisation du développement de leurs collections.

La première étape de ce projet consistait à entreprendre une étude des politiques de développement des collections en vigueur dans chaque institution. Dès le début, le groupe de travail dut surmonter une première difficulté; non seulement toutes les bibliothèques universitaires du Québec ne disposaient pas d'une politique détaillée de développement de leur collection, mais encore la plupart d'entre elles ne possédaient aucune évaluation à jour et par sujet de leurs collections. Les seules évaluations disponibles étaient soit partielles, soit quantitatives.

La méthode choisie fut alors de réaliser une double enquête qualitative sur le niveau actuel, par sujets, des collections et sur les politiques à court terme de développement déjà en vigueur.

Afin de réaliser cette enquête, le groupe de travail se dota d'abord d'outils communs : liste détaillée de sujets, formulaire d'entrée des données, adoption d'une notation et de définitions communes des niveaux de développement, détermination des critères retenus, compatibilité du mode de compilation des données et échéancier. Le plus grand effort fut fait afin que ces outils soient compatibles avec ceux suggérés ou déjà utilisés à des fins similaires par des organismes nationaux canadiens, notamment l'Association des universités et collèges du Canada (AUCC) et le « Canadian academic research library » (CARL).

A ce moment, d'autres difficultés se présentèrent qui remirent en question la méthode utilisée. La disparité des structures internes, la nécessité d'assurer l'uniformité des données compilées afin de rendre possible la comparaison des résultats et l'insuffisance, en terme d'interprétation, d'une évaluation qualitative qui ne se doublât pas d'une évaluation quantitative, tout cela rendit nécessaire de reporter à plus tard la poursuite de cette enquête et d'étudier beaucoup plus soigneusement les méthodes d'évaluation des collections des bibliothèques universitaires.

Après études, le groupe de travail concluait qu'il n'existait, pour le moment, aucune méthode d'évaluation uniforme applicable à l'ensemble des collections des bibliothèques universitaires qui fût satisfaisante et qui reflétât de façon réaliste l'état des collections. Il estimait nécessaire de développer un tel outil, de définir de façon plus précise les différents critères qualitatifs tels que l'âge et la langue des documents et d'y ajouter un critère quantitatif.

En ce qui concerne l'évaluation de secteurs spécifiques de la collection, le groupe de travail estimait que la méthode choisie devait varier en fonction de la discipline étudiée et de l'institution qui l'applique.

Les collections de Ier cycle, les collections correspondant aux programmes d'enseignement et de recherche spécifiques à chaque institution ne devraient pas, dans une première étape en tout cas, faire l'objet d'une telle évaluation. Celle-ci devrait porter, d'une part sur les collections correspondant aux programmes d'enseignement et de recherche communs à plusieurs institutions et, d'autre part, sur les secteurs où l'institution possède ces collections exhaustives ou souhaite développer une collection exhaustive.

Il fut alors convenu de procéder en deux étapes à la réalisation du projet d'évaluation des collections. La première consistait à réaliser, en utilisant la méthode et la liste de sujets déjà développés par l'Université Laval et le groupe de travail, une évaluation qualitative sommaire, par sujets, du niveau actuel et du niveau de développement visé de la collection.

De façon générale, l'évaluation du niveau actuel des collections a été établie par les responsables du développement des collections mais sans consultation des professeurs ou des usagers de chaque discipline. Cette évaluation ne tient pas compte des ressources documentaires ne relevant pas des bibliothèques ou dont l'accessibilité fait l'objet d'ententes particulières avec une institution non universitaire (bibliothèques d'hôpitaux, bibliothèques gouvernementales). L'indice du niveau de développement envisagé a été déterminé en fonction des programmes d'enseignement et de recherches existants ou à l'étude dans chaque institution 21. Cet indice ne tient compte dans son développement que des ressources financières régulièrement allouées aux bibliothèques et fait abstraction d'éventuels fonds spéciaux de rattrapage.

Complétée à la fin de juillet 1977, cette évaluation a, en même temps, permis de développer une liste de sujets s'appliquant à l'ensemble des établissements universitaires et de dégager des critères d'évaluation des résultats.

La seconde étape, qui consistera en une évaluation qualitative et quantitative, par sujets, fera l'objet d'un projet à plus long terme.

Avec la compilation des résultats de l'enquête sommaire par sujets, les bibliothèques universitaires disposent maintenant, pour la première fois, d'un outil, imparfait certes, mais indispensable à tout effort sérieux de rationalisation, de coordination et même de spécialisation des politiques de développement des collections.

Déjà, un relevé comparatif des points forts des collections a été effectué par l'Université Laval 22. Un deuxième relevé comparatif des points faibles des collections sera complété sous peu. En même temps, une liste, par institution, des secteurs d'excellence, est en voie d'élaboration.

Plusieurs institutions ont déjà entrepris, à partir des données disponibles, la révision de leur politique de développement des collections. Pour sa part, le Sous-comité étudie la possibilité de créer un groupe de travail composé de responsables du développement des collections dans les bibliothèques universitaires, chargé d'étudier ces différents documents et de lui faire les recommandations appropriées.

L'identification et l'analyse des sujets sur lesquels existent plusieurs collections de recherche de même que les secteurs pour lesquels il n'existe aucune collection de niveau 3, 4 ou 5, pourront ensuite être confiées à des sous-groupes de travail, composés de spécialistes du développement des collections de chaque secteur, et coordonnés par le Groupe de travail du développement des collections.

Une fois en possession de ces données, il sera possible d'établir, au niveau de l'ensemble des bibliothèques universitaires du Québec, une coordination et une rationalisation des politiques de développement des collections et, de ce fait, des collections elles-mêmes.

Axée sur le principe de la complémentarité, fondée sur le développement des collections d'après les domaines où elles excellent déjà, il n'est même pas tout-à-fait utopique de penser que cette rationalisation pourra se réaliser en fonction d'autres types de bibliothèques. Déjà la Bibliothèque nationale du Québec, observateur au Sous-comité des bibliothèques, participe de fait à toutes ses activités y compris les efforts de rationalisation du développement des collections. Il n'est pas impensable que d'autres bibliothèques, déjà acceptées au sein du système TELECAT/UNICAT, puissent également y participer.

Par ailleurs, le système lui-même, constitue un outil très précis de rationalisation des collections puisqu'il offre à chacun des usagers la possibilité d'identification régulière et immédiate du contenu des collections de chacune des institutions participantes. Bien sûr, cet outil ne prendra toute sa valeur que lorsque le projet de conversion rétrospective des catalogues des collections traités avant 1975 sera complété.

La rationalisation du développement des collections des bibliothèques des établissements universitaires constitue l'une des clefs de voûte des efforts de coopération entrepris par le Sous-comité afin d'assurer une meilleure utilisation de l'ensemble des ressources documentaires disponibles. Afin d'en assurer le succès, cependant, il est nécessaire et essentiel d'améliorer et d'assouplir les mécanismes d'accès aux collections de chaque institution. C'est dans ce but que le Sous-comité, après avoir accordé le privilège d'emprunt direct aux étudiants de 2e et 3e cycles, aux professeurs et aux bibliothécaires de chaque institution, a entrepris la révision de l'ensemble des politiques, des procédures et des ententes en vigueur concernant le service du prêt entre bibliothèques.

Conclusion

Les bibliothèques universitaires du Québec ont entrepris la rationalisation et la coordination de leur développement respectif, en vue d'une plus grande accessibilité et d'une meilleure utilisation de leurs ressources.

Les premières années ont été marquées par des activités et des réalisations ayant pour objectifs la collaboration et la coordination, notamment au niveau de la création et de la mise en place des outils nécessaires à sa réalisation (PEBUQUILL, par exemple). Cette étape, loin d'apporter un délai inutile à la réalisation des objectifs de coopération et de rationalisation a permis de démontrer de façon concrète à chacun des membres du réseau les avantages d'une coordination accrue et la nécessité d'établir des mécanismes de coopération pour la réalisation de projets précis.

En effet, l'une des conditions essentielles du succès de toutes entreprises coopératives « lies in the need to establish full agreement between all the participants in the proposed co-operative, and before cooperative activity begins » 23. Cette condition nous semble d'autant plus importante à réaliser que les différences, en terme d'homogénéité des participants, sont plus marquées au sein d'un réseau. Bien sûr, le réseau des bibliothèques universitaires québécoises regroupe un nombre de participants limité (sept), ayant des caractéristiques communes évidentes ; mais leur histoire, leurs ressources (nous allions dire leur richesse), leurs objectifs même, sont loin de présenter l'uniformité nécessaire à la mise en place automatique et immédiate d'une coopération structurée et à rendre facilement acceptables (et profitables) toutes tentatives de coordination et de rationalisation et ce, en dépit même de la volonté exprimée, et des mécanismes qu'elles ont mis en place.

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Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec. Organigramme de gestion du système TELECAT/UNICAT

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Council of Ontario Universities. Organigramme de gestion du système TELECAT/UNICAT

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Infrastructure fonctionnelle

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Tableau 1 - Titres traités par mois et par institution au cours de l'anI du système TELECAT/UNICAT

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Tableau 2 - TELECAT/UNICAT : An II. Titres traités par les usagers québécois

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Tableau 3 - TELECAT/UNICAT : An III, IV, V, VI. Prévisions relatives au nombre de titres traités

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Tableau 4 - TELECAT/UNICAT : An IV, V, VI. Estimation des besoins d'équipement additionel

  1.  (retour)↑  Jean Roy et Octave Bégin, Enquête relative à un plan de coordination ; rapport. Montréal, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 1969.
  2.  (retour)↑  Le nom de ce Comité fut modifié en 1972, lors de l'adoption du nouvel organigramme de la CREPUQ, et devint le Sous-comité des bibliothèques.
  3.  (retour)↑  Comité de coordination des bibliothèques universitaires, Rapport. Montréal, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 1960.
  4.  (retour)↑  Université du Québec. Commission des communications, Groupe de travail : Centrale de catalogage, Rapport intérimaire. Juin 1972, Québec, Siège social, U.Q. 2V.
  5.  (retour)↑  Centrale de catalogage, Définition du mandat, Plan de travail, 13 novembre 1972, pag. var.
  6.  (retour)↑  Centrale de catalogage, Rapport d'étape et recommandations du Groupe de travail ad hoc. Présenté au CESIGU (Comité d'élaboration d'un système d'informatique et de gestion des universités). Québec, 26 mars 1973, 2v.
  7.  (retour)↑  Centrale de catalogage, Rapport d'étape du Groupe de travail sur une expérience-pilote avec l'Ohio college library center. Québec, 28 mars 1973, 5 p.
  8.  (retour)↑  Centrale de catalogage. Rapport spécial du Groupe de travail sur une expérience-pilote avec l'Ontario universities' library cooperative systems. Québec, 13 avril 1973, 8 p.
  9.  (retour)↑  Rosario De Varennes, « Le projet conjoint de Télécatalogage en coopération des universités du Québec et de l'Ontario (TELECAT/COOP) ». Documentation et bibliothèques, vol. xx, n° 2 (juin 1974), p. 69-70.
  10.  (retour)↑  Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec. « Procédurier » in « Rapport annuel 1973-74 ». Montréal, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 1974, p. 25-26.
  11.  (retour)↑  Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec. Mandats et modes de fonctionnement des sous-comités permanents et des groupes de travail. Montréal, Comité des affaires académiques, p. 9.
  12.  (retour)↑  De Varennes, Rosario, TELECAT/UNICAT : An IV ou un réseau en croissance; dossier de travail à l'intention du Sous-comité permanent des bibliothèques. Québec, Université Laval, 1977, 5 p.
  13.  (retour)↑  UNICAT/TELECAT : Structure organisationnelle. Traduit de UNICAT/TELECAT : organisational structure par Pierre Deslauriers. Montréal, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 1976, 10 p.
  14.  (retour)↑  TELECAT/COOP : An 1 ; Rapport soumis au Comité des vice-recteurs aux affaires académiques par le Sous-comité des bibliothèques. Montréal, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, février 1976.
  15.  (retour)↑  TELECAT/UNICAT ; rapport intérimaire soumis par le Sous-comité des bibliothèques au Comité des vice-recteurs aux affaires académiques. Montréal, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 1976.
  16.  (retour)↑  William L. Newmann, Caractéristiques du système DOBIS, Ottawa, Bibliothèque nationale du Canada, 1976, p. I.
  17.  (retour)↑  University of Toronto. Library automation systems. Synopsis of development plans. Toronto, UT/LAS, May 1976, 6 p.
    - University of Toronto. Library automation systems. Collection inquiry, reporting and control system (CIRC) : System overview. Toronto, UT/LAS, June I, 1976, 15 p. (Document n° C1000.0.)
    - Anttila, Erik, Planning for the future, a more flexible file arrangement for UNICAT/ TELECAT. Toronto, UT/LAS, April 13, 1976, 7 p.
    - Stierwalt, Ralph, Planning for the future. Toronto, Office of library coordination, COU, June 21, 1976, 5 p.
    - Deslauriers, Pierre. « UNICAT/TECAT; évolution du projet et perspectives d'avenir. » Documentation et bibliothèques, vol. 23, n° 2, (juin 1977).
  18.  (retour)↑  Jean Roy et Octave Bégin.
  19.  (retour)↑  Liste collective préliminaire des périodiques courants reçus par les bibliothèques universitaires du Québec. Québec. Université Laval, 6 vol. 1972.
    - Supplément. Québec, Université Laval, 3 vol., 1975.
  20.  (retour)↑  Bibliothèque nationale du Québec. Périodiques canadiens sur microfilms ; liste de microfilms disponibles au Québec dans les bibliothèques universitaires et à la Bibliothèque nationale ; compilée par Christiane Laurin sous la direction de Jean-Pierre Chalitoux. Montréal, Ministère des Affaires culturelles, 1970, 89 p.
  21.  (retour)↑  Évaluation qualitative sommaire, par sujets des ressources documentaires des bibliothèques universitaires du Québec; compilation d'une enquête effectuée en 1976-1977 par le Groupe de travail des méthodes d'évaluation des collections. Montréal, Sous-comité des bibliothèques, CREPUQ, 1977, 1 vol.
  22.  (retour)↑  Vinet, Bernard. Les points forts des collections des bibliothèques des universités du Québec ; relevé comparatif. Québec, Université Laval, 1977.
  23.  (retour)↑  Parker, 1976.