Les services communs de la direction des bibliothèques et de la lecture publique

Paul Poindron

Une des missions de la Direction des bibliothèques et de la lecture publique est d'assurer une certaine unité entre les différentes bibliothèques qui relèvent d'elle, par l'application des même normes (par exemple normes de catalogage), mais aussi de favoriser les liaisons entre ces établissements ainsi que leur coopération à des entreprises communes.

Le présent « Bulletin » géré par la Bibliothèque nationale a été créé en 1956 par la Direction des bibliothèques qui est également responsable du Répertoire des bibliothèques et organismes de documentation dont la 3e édition a paru en 197I par les soins de la Bibliothèque nationale. La mise à jour en est actuellement confiée à la Bibliothèque publique d'information.

Deux services préexistent à la création de la Direction, celui des échanges internationaux, celui du service central des prêts, services ministériels rattachés à la Bibliothèque nationale. Postérieurement à 1945 ont été mis en place des services de catalogues collectifs, celui de l'Inventaire permanent des périodiques étrangers en cours (IPPEC) et celui du Catalogue collectif des ouvrages étrangers (CCOE) auxquels participent de nombreuses bibliothèques et organismes de documentation ne relevant pas de la Direction. C'est à ces différents services, dont la gestion est assurée par la Bibliothèque nationale, que nous consacrerons les quelques pages qui suivent.

Service des échanges internationaux de publications.

Ce service a pour origine le Service français de échanges internationaux (S.E.I.) créé en 1880 au Ministère de l'Instruction Publique, et qui a été rattaché à la Bibliothèque nationale en 1936.

Le S.E.I. est le centre national français des échanges de publications et figure à ce titre dans la liste des centres publiée par l'Unesco. Toutefois, les échanges universitaires français (thèses) sont organisés par le Service des Échanges universitaires à la Bibliothèque de la Sorbonne 1. Le rôle du S.E.I. est triple :

I° il procède à la réexpédition des publications provenant de sociétés savantes ou d'instituts scientifiques et prend ainsi en charge les frais postaux de ces envois à l'étranger;

2° il est le service d'échange de la Bibliothèque nationale qui fait entrer par son intermédiaire un nombre de publications parfois supérieur à celui des publications qui entrent par achat;

3° dans le mesure de ses moyens, il procède aussi à des échanges au profit des autres bibliothèques françaises dépendant de la Direction des bibliothèques.

Au titre de centre national, le S.E.I. est le responsable des échanges de publications officielles (P.O.) établis sur la base d'accords entre gouvernements. Six accords de cette nature fonctionnent actuellement, qui sont, dans l'ordre chronologique, avec les pays suivants : Belgique, États-Unis, Grande-Bretagne, Australie, Israël, Allemagne fédérale.

A l'exclusion des échanges de caractère universitaire, il exerce des échanges de toute nature (livres, périodiques, publications officielles, doubles, etc.) avec 96 pays, et le nombre des partenaires avec lesquels il est en relation s'élève à environ 1 100. En 1972, des échanges ont eu lieu effectivement avec 72 pays : 26 en Europe, 14 en Afrique, 14 en Amérique, 16 en Asie, 2 en Océanie. Cette même année, les échanges les plus importants ont eu lieu, dans l'ordre décroissant, avec les pays suivants : États-Unis (en incluant les publications officielles), U.R.S.S., Grande-Bretagne (avec P.O.), Allemagne fédérale (avec P.O.), Belgique (avec P.O.), Roumanie, Pologne, Hongrie, Israël (avec P.O.), République démocratique allemande, Tchécoslovaquie, Australie (avec P.O.).

Au cours de ces dernières années, la situation des échanges a quelque peu varié, les pays à monnaie forte ayant tendance à les limiter à des cas précis. C'est pourquoi, en dehors des publications officielles, les échanges les plus importants ont lieu avec les pays de l'Europe de l'Est.

Pour résumer en quelques chiffres l'activité du S.E.I. en 1972 :
I° 116 837 paquets et 19 caisses expédiés ou réexpédiés.
117 037 paquets et 295 caisses reçus.

2° pour la Bibliothèque nationale, sont entrés, au titre des échanges, II 206 volumes + 9 223 publications officielles et 2 895 titres de périodiques.

Les autres bibliothèques ont bénéficié d'environ 4 500 volumes.

3° de son côté, le S.E.I. a envoyé à l'étranger II 248 volumes et 9 273 publicacations officielles.

Service des prêts d'imprimés et des manuscrits

L'arrêté de 1935 qui règle le prêt interbibliothèques prévoit le prêt direct de bibliothèque à bibliothèque, mais le Service des prêts d'imprimés et de manuscrits, service ministériel rattaché à la Bibliothèque nationale, sert d'intermédiaire aux bibliothèques parisiennes, assure les prêts de la Bibliothèque nationale (spécialement les doubles) et ceux d'un fonds spécial (ouvrages et revues) constituant l'amorce d'une bibliothèque nationale de prêt.

L'apport respectif de ces trois sources a été :
en 1967 en 1972
par les bibliothèques parisiennes z 826 2 575
par la Bibliothèque nationale 2 42I 2 256
par la « Bibliothèque nationale de prêt » 6II 1 515
soit (manuscrits et ouvrages précieux non comptés) diminution du nombre des prêts des bibliothèques parisiennes, augmentation de celui de la bibliothèque nationale centrale de prêt dont le fonds a été particulièrement développé.

Le nombre des manuscrits et ouvrages précieux empruntés qui avait été staionnaire de 1950 à 1960 est en régression : 707 en 1967, 697 en 197I, 535 en 1972.

Le nombre des établissements étrangers avec lequel le service est en rapport s'est élevé de 209 en 1960 à 453 en 1970 mais cet accroissement est dû en partie au fait qu'à partir de 1969, la « National central library » de Londres ne centralisant plus les demandes de la Grande-Bretagne, le Service des prêts a correspondu directement avec les bibliothèques du pays.

D'une manière générale le nombre des demandes de prêt a beaucoup augmenté depuis 1970

en 1970 en 1972
des lecteurs ou des services
de la Bibliothèque nationale 1 440 (9 %) 1 064 (6,3 %)
des bibliothèques françaises 5 283 (33 %) 7 096 (37 %)
des bibliothèques étrangères 9 205 (58 %) 10 692 (56,7 %)
16 008 18 842

Le Service des prêts a joué un rôle de plus en plus actif dans l'orientation des demandes, s'efforçant notamment de pallier l'absence d'un catalogue collectif des ouvrages français.

Catalogue collectif des ouvrages étrangers (CCOE)

Le Catalogue collectif des ouvrages étrangers (CCOE) a été créé en 1952. C'est un fichier (ou plutôt un ensemble de fichiers) des acquisitions étrangères d'environ 345 bibliothèques françaises. Il comprend les fiches des ouvrages acquis par les bibliothèques postérieurement à 1950 quelle que soit leur date de publication (fiches envoyées par les établissements, vérifiées et intercalées par le CCOE), mais dispose également du fichier correspondant au Catalogue dit de Montpellier recensant les acquisitions des bibliothèques universitaires de 1895 à 1934 et quelques fiches d'ouvrages du XVIe ou XVIIe siècle. 150 000 fiches sont reçues environ chaque année. Ce fichier ne donne lieu à aucune publication mais le service qui le gère répond à toute demande de renseignement sur place, par téléphone ou par lettre, ce qui exige non seulement une recherche au fichier mais très souvent la vérification dans des bibliographies de la référence fournie par le demandeur. Le nombre des recherches annuelles a doublé de 1968 à 1972 (6 170 en 1968, 13 968 en 1972).

L'automatisation du catalogue fait actuellement l'objet d'études dans le cadre plus général de l'automatisation des bibliothèques.

Inventaire permanent des périodiques étrangers en cours (IPPEC).

L'I.P.P.E.C. recense les publications en série étrangères en cours reçues par 2 500 bibliothèques et centres de documentation français.

Depuis 1955, la Direction des bibliothèques a publié quatre éditions correspondant à des enquêtes successives et mentionnant respectivement 21 ooo, 25 000, 30 000 et 40 000 publications. Un volume de complément à la 4e édition qui comprendra 12 000 nouvelles notices doit sortir incessamment.

On avait constaté que la majorité des établissements participants d'une enquête à l'autre, continuait à recevoir en forte proportion les même titres; qu'il fallait, d'une édition à l'autre, réviser et réimprimer 70 à 75 % de titres qui n'avaient subi aucun changement : il a semblé plus utile et rentable de renoncer aux méthodes traditionnelles pour faire appel à l'informatique à l'occasion de la 4e édition, publiée en 1969 et contenant les résultats de l'enquête 1965.

- Avantages de l'automatisation.

La mise en mémoire du fichier permet de gérer celui-ci par ordinateur et de commander la photocomposition de l'ouvrage. Grâce à ce système, son impression bénéficie de toute la richesse de caractères rendue indispensable par la forte proportion de titres en langues étrangères utilisant des signes diacritiques.

La dernière enquête, effectuée en 1970 a été préparée par le tirage sur imprimante pour chaque correspondant - après tri sur le sigle, ou symbole représentant l'établissement - de la liste des titres reçus par lui et répertoriés dans l'I.P.P.E.C. Ce document, qu'il fallait seulement mettre à jour, et non pas rédiger à nouveau de A à Z, a grandement facilité le travail des bibliothèques : la rapidité avec laquelle les réponses sont parvenues au service de l'I.P.P.E.C. en témoigne.

Le volume complémentaire comprendra, outre les 12 ooo nouveaux titres :
- des titres du fichier de base accompagnés des sigles des nouvelles bibliothèques qui les reçoivent. Ces titres ont été extraits automatiquement avec les notices de renvoi qui s'y rapportent.
- une table des collectivités éditrices des publications en série répertoriées. Cette table, qui existait à l'état de fichier de travail, n'avait jamais pu être publiée avant l'automatisation de l'I.P.P.E.C.

Le fichier de base, qui compte donc maintenant plus de 50 ooo titres est mis à jour automatiquement par correction des notices, addition ou suppression de sigles, annulation ou insertion de notices.

- Autres possibilités.

En dehors des listes ou table déjà citées, il est possible de trier des listes partielles du fichier pour une ou plusieurs langues, ou des titres publiés dans un ou plusieurs pays.

Dans l'avenir, l'adjonction d'un mot-matière ou d'un indice de classification permettrait d'extraire des listes par sujet.

Il est à souhaiter aussi que les listes départementales, coûteuses en temps et en argent pour les bibliothèques responsables, soient publiées à partir du fichier de l'I.P.P.E.C., du moins en ce qui concerne les périodiques étrangers.

- Actuellement, une formule plus souple a été mise au point pour la collecte des nouveaux titres reçus par les établissements participants. Les volumes successifs de l'Inventaire ne seront plus liés à une enquête effectuée à une date donnée, mais contiendront toutes les informations en la possession du Service de l'I.P.P.E. C. à une date donnée.

L'utilisation de bordereaux rédigés pour chaque titre - et non plus de listes -doit faciliter le travail de dépouillement et d'enregistrement, et permettre de donner de nouveaux éléments : date de naissance de la publication et date de départ de la collection dans la bibliothèque.

- Enregistrement des données nouvelles.

Les enregistrements sont faits au Service de l'I.P.P.E.C. sur machines Key-Tape Honeywell-Bull, sur bande magnétique à 9 canaux, à partir de notices préparées.

Il n'a pas été possible jusqu'à présent de travailler directement sur les listes ou fiches envoyées par les établissements, en raison d'un certain manque de normalisation des règles de catalogage employées.

- Centre de renseignements de l'I.P.P.E.C.

Les statistiques établies pour les trois dernières années font apparaître un net accroissement des demandes de localisation adressées au Service de l'I.P.P.E.C. (elles émanent, pour la plupart, des bibliothèques universitaires).

Il faut tenir compte du fait que plus on s'éloigne de la date de la dernière édition, plus nombreux sont les titres sur lesquels les lecteurs ne peuvent obtenir de renseignements que par lettre ou par téléphone. Les titres qui ne sont pas répertoriés dans l'I.P.P.E.C. sont reportés dans un fichier « de périodiques non reçus en France ».

L'I.P.P.E.C. donne également des renseignements par téléphone, et le nombre des appels quotidiens émanant d'organismes publics ou privés (laboratoires et centres de documentation en particulier) ne cesse d'augmenter.

Si nous avons réservé plus de place à l'IPPEC qu'au CCOE ce n'est pas parce que nous attachons moins d'importance au second qu'au premier mais parce que l'IPPEC est entré dans la voie de l'automatisation et sa réalisation peut avoir valeur d'exemple alors que pour l'automatisation du CCOE nous en sommes seulement au stade des travaux préparatoires. Il entre de toutes façons dans les plans de la D.B.L.P. de développer dans toute la mesure du possible les catalogues collectifs et à cet égard une mention spéciale doit être faite au recensement automatisé des ouvrages anciens antérieurs à 1800 pour lesquels des études et des expériences ont été menées, avec l'aide du Centre national de la recherche scientifique, par M. Martin, ancien conservateur en chef de la Bibliothèque municipale de Lyon, professeur à l'École nationale des chartes. Ce développement lié à celui de la Bibliothèque nationale de prêt devrait permettre de promouvoir au cours des prochaines années une véritable politique coordonnée des acquisitions.

La plupart de ces entreprises communes n'ont été possibles qu'avec le concours de très nombreuses bibliothèques et organismes de documentation, d'appartenance très diverse mais avec lesquels la Direction entretient sur le plan scientifique et technique des liens qui n'ont cessé de se resserrer et qui deviendront encore plus étroits au moment où à l'initiative du Bureau national de l'information scientifique et technique, récemment créé, se mettent en place des réseaux sectoriels de l'information.

Illustration
Demandes d'orientation reçues au cours des années 1970, 1971, 1972 et 1973

  1. (retour)↑  Le Catalogue des thèses, qui paraît également sous la forme du supplément D de la Bibliographie de la France, est diffusé par la Sorbonne.