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Journée d'étude de la documentation administrative

Le 20 mars 1973 s'est tenue dans les locaux du ministère des Affaires sociales, une première journée d'étude de la documentation administrative. Cette journée était organisée sur l'initiative de la Commission de coordination de la documentation administrative créée en 1971.

Des groupes de travail se sont efforcés de cerner les nombreux problèmes que posent les aspects nouveaux du phénomène documentaire et ses relations avec l'action administrative dans un pays moderne. Cinq grands thèmes figuraient à l'ordre du jour :
- Documentation et prise de décision;
- La fonction documentaire de l'administration;
- La révolution des techniques documentaires;
- L'adaptation de la documentation aux besoins des usagers;
- La coopération entre organismes documentaires et les actions documentaires concertées.

M. Donnedieu de Vabres, secrétaire général du gouvernement, a précisé, en ouvrant les travaux, les quatre objectifs majeurs de l'action entreprise :

I° Moderniser les instruments de la documentation de l'administration, les matériels, les techniques et la préparation des personnels à la tâche qui leur incombe;

2° Réaliser l'accord entre les systèmes documentaires des différentes administrations ;

3° Mieux articuler la fonction documentaire avec les rouages de l'État. Il s'agit là d'un point majeur aux confins des problèmes politiques. Il est évident qu'il faut que cette documentation, qui se crée avec beaucoup de conscience et de méthode soit mise à la disposition des pouvoirs publics dans leurs décisions et que ces décisions n'obéissent pas simplement à des influences extérieures, à des réactions psychologiques des grands moyens d'information. Il faut qu'ils aient en main leurs instruments d'information et ne soient pas rebutés par la façon dont ces éléments d'information sont présentés. Il faut aussi que les services de documentation ne vivent pas isolés, dans une sorte d'austérité qui les éloigne des grands centres de décision. Il y a par conséquent là des problèmes d'articulation et d'organisation administrative.

4° Examiner comment la documentation de l'État peut être plus ouverte sur l'extérieur. C'est un problème important d'un maniement politique délicat. Il existe un complexe d'une partie de l'opinion publique vis-à-vis de ce capital considérable que détient l'administration et qu'elle semble détenir jalousement. Les services officiels de documentation et de publication reflètent en cela l'image même d'une administration extraordinairement centralisée. Parmi les études que la commission doit poursuivre figure aussi celle des relais ainsi que l'étude des conditions dans lesquelles les documents mis à la disposition du public peuvent être vendus en différents endroits. Il faudra penser en cela à la déconcentration et pour commencer aux besoins des grands chefs-lieux de régions...

Cette mise à la disposition du public des éléments objectifs réunis par les fonctionnaires responsables et qui sont à l'origine des décisions gouvernementales est d'un grand intérêt technique et politique. Dans ce domaine, toutes les administrations ne sont pas également équipées.

Il appartient maintenant à la Commission de coordination de la documentation administrative d'examiner les réflexions et suggestions présentées au cours de cette journée d'étude et d'en tirer les conséquences.