Tâches et entreprises communes des bibliothèques d'études de la République fédérale allemande
La Deutsche-Forschungsgemeinschaft a été à l'origine de la coopération entre les bibliothèques d'études. Conçues dans le but de satisfaire au maximum les besoins de la recherche scientifique, ces bibliothèques sont à même d'assurer la coordination des acquisitions, la création de catalogues collectifs et enfin le prêt inter-bibliothèque, à l'échelle nationale et internationale
I. - Généralités
Contrairement à la plupart des pays européens, la République fédérale allemande est un état fédératif, organisé de bas en haut. Les communes, les Länder, l'État fédéral sont des organismes autonomes avec leurs propres législations, leurs propres ressources financières; l'administration est aussi largement que possible décentralisée.
Ce principe constitutionnel a des conséquences sur le partage des compétences dans le domaine culturel scientifique, donc dans le domaine bibliothéconomique. Les Länder sont les autorités de tutelle des universités et des établissements d'enseignement supérieur, des académies et de la plupart des autres établissements scientifiques. Toutefois la fédération participe financièrement à la construction des établissements d'enseignement supérieur sur la recommandation du Conseil scientifique (le Wissenschaftsrat). Elle possède de plus une compétence spéciale pour la recherche et le développement, qu'elle utilise en premier lieu pour l'avancement de la recherche prospective. Des établissements comme la Max-Planck-Gesellschaft et la Deutsche Forschungsgemeinschaft reçoivent leur budget à la fois de la fédération, des Länder et du secteur économique. Il va de soi qu'en l'occurence aucune instance officielle centrale n'existe pour l'administration des bibliothèques, à l'instar de la Direction des bibliothèques et de la lecture publique; bien plus la plupart des bibliothèques d'étude, notamment des bibliothèques des établissements d'enseignement supérieur et des bibliothèques de Land, sont de la compétence des onze Länder, quelques bibliothèques sont subventionnées par les municipalités. Relèvent de l'autorité fédérale les bibliothèques, qui sont partie intégrante du gouvernement fédéral ou des organismes fédéraux de recherche. En 1969, la Deutsche Bibliothek de Francfort, qui remplit en partie les tâches d'une bibliothèque nationale, sera transformée en un établissement fédéral. Quelques bibliothèques d'étude, comme la Staatsbibliothek Preussicher Kulturbesitz ou les bibliothèques centrales spécialisées pour la technique, l'économie, l'agriculture et la médecine sont financées à la fois par le Land où elles se trouvent, par les autres Länder, la fédération ou la Deutsche Forschungsgemeinschaft (la DFG). Cet important éparpillement des compétences entrave sans aucun doute la planification et l'exécution des mesures normalisatrices sans lesquelles les bibliothèques d'un État moderne ne peuvent être adaptées aux besoins croissants en information et en ouvrages. Mais il a eu pour conséquence d'engager avec succès les bibliothèques allemandes dans la voie d'une collaboration spontanée, grâce à toute une série d'entreprises collectives. Cela est vrai aussi bien pour la politique d'acquisitions que pour les catalogues collectifs ou l'organisation du prêt inter-bibliothèques.
II. - Les bibliothèques d'étude en tant que parties intégrantes d'un système national de diffusion des publications.
Le point de départ de la collaboration entre bibliothèques a été la prise de conscience du fait que l'autarcie d'une bibliothèque devient de moins en moins possible devant la croissance incessante de la production scientifique, même si elle dispose de plus en plus de crédits. De plus - et c'est le but de l'effort collectif - le chercheur doit pouvoir espérer que les ouvrages qui lui sont nécessaires lui seront procurés dans un délai raisonnable. Les bibliothèques d'étude de la République fédérale doivent se concevoir comme les parties d'un système national qui s'articule horizontalement et verticalement, qui est astreint à procurer le plus largement possible la littérature scientifique mondiale, importante, ou amenée à le devenir, pour la recherche, l'enseignement et la technique.
Pour être efficace et toujours adaptée, cette coopération spontanée, sur laquelle repose tout le système, nécessite le développement d'une planification et d'une direction centrale. Elle a été mise en œuvre par l'Association des bibliothécaires allemands (le Verein Deutscher Bibliothekare - VDB) et par la Deutsche Forschungsgemeinschaft. Au sein du VDB existent des commissions professionnelles et des groupes de travail qui s'occupent de ces questions. La DFG a recours à une commission composée de bibliothécaires et de professeurs de l'enseignement supérieur; le service des bibliothèques (das Bibliotheksreferat) exécute les affaires courantes. L'activité du VDB doit se limiter à présenter des recommandations, à demander aux autorités des différents Länder de promulguer les règlements nécessaires, par exemple sur le prêt inter-bibliothèques. La DFG en revanche en tant qu'organisation scientifique autonome dispose de son propre budget qu'elle investit pour la promotion des bibliothèques scientifiques dans des tâches de coopération, dans des travaux collectifs et dans de nouveaux aménagements techniques. Actuellement la DFG consacre aux bibliothèques 2,5 % de son budget, ce qui représentera pour 1969 4,5 millions de DM. Ces ressources sont en premier lieu utilisées pour permettre l'équilibre financier des bibliothèques qui, à côté de leurs propres tâches, participent en faveur de la communauté à des travaux qui constituent pour elles de lourdes charges supplémentaires. Le terme supplémentaire ne couvre pas la participation à un catalogue collectif ou au prêt inter-bibliothèques.
Un rapide aperçu sur le passé permet d'affirmer que ce système de financement n'a pas déçu dans la conjoncture actuelle et qu'il a contribué à augmenter le rendement des bibliothèques d'étude.
Dans les pages qui vont suivre, nous présenterons quelques entreprises collectives importantes concernant les bibliothèques.
III. - La coordination des acquisitions. Le plan d'acquisitions spécialisées (Sondersammelgebietsplan) et les bibliothèques spécialisées centrales.
La première tentative de planification des acquisitions suprarégionales en Allemagne fédérale fut le plan de la DFG. Il entra en application en 1946, son premier but, face aux pertes importantes dues à la guerre, à un budget notoirement insuffisant et au manque de devises, était de rendre disponibles en Allemagne par des mesures appropriées les plus récentes publications étrangères.
L'on comprend facilement que l'on n'ait pas concentré toutes les ressources vers un seul objectif - ce qui eût été théoriquement possible; en 1945, il n'y avait aucune bibliothèque qui aurait pu devenir l' « épine dorsale » d'un Service national d'acquisitions. Le système qui fut choisi - un plan d'ensemble pour 25 bibliothèques d'État et bibliothèques d'établissements d'enseignement supérieur -permettait de couvrir un vaste champ d'action grâce aux ressources de la DFG, et malgré un objectif limité. Le Sondersammelgebietsplan a été maintes fois décrit; aussi nous bornerons-nous à reprendre ici le plus important. L'on a partagé, en partant du point de vue pratique, l'ensemble des connaissances en cent cinq domaines spéciaux, les bibliothèques participantes se chargent d'un ou de plusieurs domaines.
Jusqu'en 1965, le financement était le suivant : dans le cadre de directives précises la DFG assurait principalement les dépenses concernant les ouvrages de recherche étrangers, tandis que les bibliothèques devaient faire face aux dépenses relatives aux ouvrages allemands de recherche, aux publications moins hautement scientifiques, aux dépenses de traitement et de reliure.
Au centre du système se trouvait le plan sur les périodiques différenciés en périodiques fondamentaux (A) et en périodiques spéciaux (B); ce plan envisageait aussi de compléter les lacunes d'avant 1930. A cela s'ajoutaient les acquisitions de monographies.
Entre 1949 et 1968 les dépenses de la DFG s'élevèrent à environ 16 millions de DM, avec en plus quelque 2,4 millions de DM pour les échanges avec l'étranger. Depuis 1966-1967 des crédits supplémentaires ont été attribués pour les publications spécialisées (catégorie B). Cela correspond à la conception valable encore aujourd'hui que les Sondersammelgebiete représentent un fonds de réserve pour les cas où les ressources locales et régionales ne sont pas suffisantes. La question de savoir si le programme a atteint son objectif a reçu pour les différentes disciplines des réponses diverses lors d'une enquête dans le cadre de la commission pour les bibliothèques de la DFG.
Le point de vue de savoir jusqu'à quel point la création d'un centre d'intérêt dans le cadre de bibliothèques encyclopédiques, peut suffire à satisfaire le besoin de la recherche en publications souvent très spécialisées, devait marquer ces réponses. Puisque ces bibliothèques accueillent toutes les disciplines, de par leur capacité et leur organisation, elles connaissent nécessairement certaines limites en ce qui concerne les domaines spécialisés. Cela vaut pour les acquisitions, qui doivent forcément se limiter à la littérature scientifique originale, pour les catalogues qui n'enregistrent que les écrits constituant des unités bibliographiques, et finalement aussi pour le personnel qui n'est ni suffisamment nombreux ni suffisamment formé pour assurer un service de renseignements et d'informations spécialisées.
D'un autre côté, il faut prendre en considération le fait que le chercheur, dans de nombreuses disciplines, a besoin de plus en plus de documents autres que les travaux scientifiques originaux publiés sous forme de livres ou de périodiques, de sorte qu'il réclame de plus en plus une exploitation de la littérature et de l'information et qu'il demande des traductions de documents en langues difficilement accessibles. Les délibérations de la commission des bibliothèques de la DFG se sont efforcées de compléter le système par des bibliothèques se concentrant totalement sur un domaine et pouvant ainsi s'y consacrer plus intensivement. On en arriva dans ces dernières années à un programme de développement des bibliothèques centrales spécialisées grâce à d'importants crédits de la DFG : la bibliothèque centrale technique d'Hanovre (1959), la bibliothèque centrale d'agriculture de Bonn (1962), la bibliothèque centrale de sciences économiques de Kiel (1966), la bibliothèque centrale de médecine, de Cologne (1968/69). Participent également à ce programme des bibliothèques spécialisées à haut rendement et facilement accessibles. Les domaines spécialisés (comme l'agriculture et la médecine) sont, selon le cas, ou bien traités dans les bibliothèques spécialisées correspondantes, ou bien limitées à un certain type d'acquisitions, ou tout à fait supprimés. Actuellement ces mesures sont complétées par un programme d'acquisitions pour les documents, qui, jusqu'alors, n'étaient acquis systématiquement que dans des domaines spécialisés, comme les thèses américaines sur microfilm, ou les textes qui ont une valeur d'information, et non une valeur purement scientifique.
A partir de 1969, enfin toutes les commandes qui ne peuvent être satisfaites par le prêt interbibliothèques et parce que les publications correspondantes manquent en République fédérale allemande, doivent être systématiquement centralisées par un bureau central auprès de la bibliothèque du Preussische Kulturbesitz et envoyées pour examen dans les bibliothèques responsables de secteurs spécialisés. Pour ce programme la DFG a prévu des crédits supplémentaires. On espère de cette façon diminuer sensiblement le nombre de publications qui n'ont été acquises nulle part malgré les efforts concertés des bibliothèques spécialisées et des Sondersammelgebiete.
IV. - Les catalogues collectifs
L'information par les catalogues, qui revient de droit à toute bibliothèque, deviendra d'autant plus importante que l'on a moins de chances de trouver à coup sûr à un ou plusieurs endroits toutes les publications intéressantes. Après la deuxième guerre mondiale, l'Allemagne de l'Ouest ne possédait plus aucune grande bibliothèque centrale, puisque la bibliothèque de l'État de Prusse était dispersée et que la bibliothèque de l'État de Bavière était en grande partie détruite. Détruit également le manuscrit du catalogue collectif allemand (qui n'avait été imprimé que jusqu'à la lettre B); le plus souvent les catalogues imprimés particuliers à certaines bibliothèques isolées et les informations sur les collections spécialisées ne correspondaient plus à la réalité en raison des pertes dues à la guerre. Il apparut particulièrement urgent de créer pour le prêt inter-bibliothèques un moyen d'information sur ce qui était encore disponible et également de mettre en lumière les collections des bibliothèques plus petites, moins sollicitées. Pour des raisons pratiques, on décida non pas de s'efforcer de créer un catalogue collectif, national et complet mais d'établir plusieurs catalogues régionaux. Ce fut fait entre 1946 et 1956. Avant tout on espérait que ces catalogues resteraient consultables, seraient relativement rapidement réalisés et rendraient possible le fonctionnement régional du prêt inter-bibliothèques; de plus les Länder furent plus facilement gagnés à cette solution qu'à celle d'un catalogue national.
Il existe aujourd'hui sept catalogues régionaux à Munich, Stuttgart, Francfort, Cologne, Göttingen, Hambourg et Berlin-Ouest, qui couvrent tout le territoire de la République fédérale et qui réunissent quelque trente-deux millions de références 1. Ils signalent les fonds de toutes les bibliothèques d'étude qui peuvent être empruntés par les bibliothèques étrangères ou qui sont accessibles aux étrangers sous une forme quelconque.
Tandis que les catalogues des fonds anciens sont exploitables par les catalogues centraux après microfilmage et réagrandissement, et avec un travail de rédaction souvent pénible, les bibliothèques annoncent, au jour le jour et sur des fiches normalisées, leurs nouvelles acquisitions.
Malgré l'espoir que la répartition régionale des catalogues collectifs permettrait une élaboration relativement rapide, plusieurs catalogues, malgré une situation améliorée quant au personnel, se trouvent encore devant des arriérés de rédaction et d'intercalation de fiches. Les raisons en sont que les travaux ont subi du retard, et que le nombre, la nature et l'état des documents sont très variables. La situation est aggravée parce que les catalogues centraux ont fonctionné pour le prêt dès 1962 et que l'exploitation des fiches prévalait sur le travail d'intercalation. L'entrée des catalogues centraux dans le circuit du prêt entraîna la suppression d'un catalogue collectif plus ancien, qui, sous une forme imprimée, indiquait jusqu'alors les localisations des nouvelles monographies étrangères : le catalogue central des ouvrages étrangers (Zentralkatalog der ausländischen Literatur) commencé en 1947 à Göttingen, poursuivi à Cologne. La continuation de ce catalogue n'aurait eu de sens que si parallèlement on avait déchargé les catalogues centraux régionaux du recensement des nouvelles publications étrangères. On envisagea cette possibilité mais on y renonça en raison de l'orientation régionale souhaitée pour le prêt inter-bibliothèques.
Tout autre est la situation des périodiques. Puisque pour des raisons techniques les catalogues centraux régionaux ne pouvaient que donner des indications de titres, et non l'état des collections dans chaque bibliothèque, des catalogues collectifs particuliers, donnant ces renseignements, étaient nécessaires. Pour maintenir une ancienne tradition, fut créé le catalogue collectif des périodiques et séries étrangers (das Gezamtverzeichnis ausländischer Zeitschriften und Serien-GAZS), élaboré par la bibliothèque d'état du Preussische Kulturbesitz et dont l'impression, subventionnée par la DFG, commencée en 1963 pour les volumes de base, est actuellement achevée. Il contient les états de collections de 55 000 périodiques étrangers pour la période 1939-1958. Un supplément 1959-1970 est en préparation. Alors que 180 bibliothèques participent constamment et directement à cette entreprise, les périodiques les plus rares sont indirectement traités par un plus grand nombre de bibliothèques grâce à l'exploitation de répertoires locaux. Depuis 1968, on a commencé une entreprise parallèle d'inventaire collectif des périodiques allemands (das Gesamtverzeichnis deutscher Zeitschriften). Puisque l'on veut y inclure les collections remontant au XVIIe siècle, on estime qu'il y aura 60 ooo titres. 350 bibliothèques seront appelées à y collaborer; cette collaboration prendra la forme d'un enregistrement des collections dans une liste par titres et avec les indications normales. Le travail de rédaction est entre les mains de la Bibliothèque d'état du Preussische Kulturbesitz, la Deutsche Forschungsgeeminschaft y consacrera de nombreux crédits. On envisage ultérieurement de continuer ces deux inventaires par des suppléments cumulatifs communs réalisés à l'aide d'un ordinateur. Quelques autres entreprises collectives ne peuvent être que brièvement mentionnées : ainsi l'inventaire collectif des périodiques et des séries russes et soviétiques (das Gesaintverzeichnis russischer und sowjetischer Periodika und Serienwerke) préparé à l'Institut de l'Europe de l'Est à Berlin, dont l'impression sera bientôt terminée; l'inventaire des périodiques conservés dans les bibliothèques d'art (Zeitschriftenverzeichnis der Kunstbibliotheken) préparé par la Bibliothèque d'art de Berlin, dont l'impression est en bonne voie; ou l'inventaire de localisation des quotidiens allemands (das Standortverzeichnis deutscher Zeitungen) qui est élaboré à la bibliothèque d'Etat à Brême, et dont le manuscrit est prêt pour l'impression. La participation à ces entreprises collectives qui donne aux bibliothèques un travail considérable, a, comme on l'a déjà signalé, un caractère volontaire, le seul impératif étant, pour les bibliothèques participant au prêt inter-bibliothèques, d'envoyer les indications aux catalogues centraux régionaux.
V. - Le prêt interbibliothèques
L'aide que les bibliothèques apportent à leurs utilisateurs par le prêt de livres même entre bibliothèques très éloignées, est le premier exemple de coopération. Réglementé en Prusse dès 1893, le prêt interbibliothèques apparaît aujourd'hui comme l'un des moyens les plus importants de se procurer des ouvrages. Son application est déterminée par le nouveau règlement de 1966 qui, sur la base d'un projet préparé par le Verein Deutscher Bibliothekare (VDB) est entré en vigueur presque simultanément dans les onze Länder. Un commentaire préparé par le VDB en explique le texte. Les principaux responsables du prêt sont les grandes bibliothèques avec essentiellement leurs collections d'ouvrages d'études, ainsi les bibliothèques d'Etat, de Land, de ville, les bibliothèques d'établissements d'enseignement supérieur, les bibliothèques centrales spécialisées; y participent également de nombreuses bibliothèques communales, quelques grandes bibliothèques d'instituts et d'entreprises, en tout environ 500 établissements. Les bibliothèques plus petites n'y sont admises par l'administration que s'il n'y a dans leur localité aucune grande bibliothèque qui alimente le prêt. La participation est volontaire; elle n'implique que l'obligation de prêter à l'étranger ses propres fonds. Le problème essentiel du prêt se trouve dans l'orientation rapide et heureuse des demandes. Dans la mesure où il existe des répertoires de localisation suprarégionaux imprimés, tel le GAZS, on y aura bien entendu recours. D'après le nouveau règlement, la masse des demandes doit aller en premier lieu vers le catalogue régional adéquat; actuellement à l'intérieur d'une région déterminée il y a localisation pour environ 60 % de demandes d'ouvrages c'est-à-dire pour des bibliothèques relativement proches 2. Les fiches restantes de demandes sont adressées à d'autres catalogues centraux; pour des ouvrages très spécialisés elles sont envoyées directement vers des bibliothèques que l'on sait ou que l'on présume les posséder. Cette dernière disposition a été ajoutée eu égard au plan d'acquisitions de la DFG et aux bibliothèques spécialisées qui, dans le cadre d'un programme coopératif d'acquisitions, doivent s'assurer que le chercheur peut recevoir rapidement et directement d'une bibliothèque quelconque les ouvrages non disponibles dans son lieu de travail. Cela est en contradiction avec l'ancienne conception de la « stratégie » de prêt qui voulait adresser le plus possible de demandes vers les catalogues centraux et qui prévoyait un ordre prédéterminé de circulation. Le règlement actuel plus élastique est de loin préférable. Il exige des catalogues centraux et des bibliothèques beaucoup plus d'initiatives qui demandent plus de travail et de connaissances.
Dans l'ensemble de l'Allemagne fédérale on peut estimer à un million les demandes annuelles 3 de prêt inter bibliothèques; la moitié environ néglige les catalogues centraux régionaux. Ce nombre très élevé fait apparaître que l'on déplore toujours un délai trop grand pour les réponses quoique, d'après une enquête statistique, les faits ne paraissent pas tout à fait aussi défavorables. Par exemple en 1967, 23 % des commandes de la bibliothèque universitaire de Saarbruck furent satisfaites en sept jours, 72 % en quinze jours; le reste exigea un délai plus long. Deux des mesures techniques encouragées par la DFG doivent contribuer à augmenter sensiblement l'efficacité du prêt. Entre 1965 et 1967 l'on investit 400 ooo DM dans une tentative de satisfaire les demandes étrangères d'articles de périodiques par la livraison de copies, sans frais particuliers pour le client. Après que 240 ooo demandes ont été satisfaites grâce à la reproduction de 1 840 000 pages, une analyse des coûts révéla que les frais d'expédition (aller et retour) auraient été presque aussi élevés. Il ne faut pas oublier l'avantage que constitue le fait que l'original reste disponible à la bibliothèque et que le client étranger peut conserver le texte. D'ailleurs toutes les grandes bibliothèques procèdent de cette manière, bien que beaucoup d'entre elles, qui sont très sollicitées, doivent y consacrer plus d'argent.
L'autre projet concerne l'utilisation régulière de voitures appartenant aux bibliothèques, au lieu d'une expédition par poste, d'abord dans le Bade-Wurtemberg, la Sarre et la Hesse. Depuis 1967, trois voitures sont utilisées, elles circulent plusieurs fois par semaine partant de Stuttgart, Sarrebruck et Francfort, et ont pu même l'hiver tenir l'horaire. Le succès dépasse les espérances, le prêt n'était pas seulement plus rapide, il était meilleur marché. On examine actuellement le problème de savoir jusqu'à quelle distance cela resterait rentable.
VI. - Catalogage des manuscrits
A l'initiative et avec le soutien financier de la DFG - environ 1 million de DM par an - le catalogage des manuscrits a été commencé il y a dix ans. Pour les manuscrits orientaux on a entrepris un corpus autonome, classé selon les régions linguistiques qui, sous le titre d'Inventaire des manuscrits orientaux en Allemagne (Verzeichnis der orientalischen Handschriften in Deutschland), recense toutes les collections accessibles en République fédérale allemande et en République démocratique. Dix-huit volumes ont paru. En revanche pour les manuscrits occidentaux, suivant la tradition allemande, le travail reste attaché aux collections particulières des bibliothèques. On peut cependant parler d'une entreprise collective, parce que grâce à des directives précises, grâce à un contrôle continu du travail par les experts de la DFG, grâce à des colloques réguliers des participants l'on arrive à une unité constante dans la description des manuscrits. Tandis que les catalogues de codex qu'ils datent du Moyen âge ou qu'ils soient plus récents, seront en général imprimés - à la fin de 1968, 23 volumes étaient publiés ou sous presse - l'on se contente de fiches pour les œuvres léguées et les manuscrits récents. Les catalogues seront complétés par deux autres entreprises : l'Index des œuvres léguées conservées dans les services d'archives et les bibliothèques allemandes (Verzeichnis der schriftlichen Nachlässe in deutschen Archiven und Bibliotheken) et le fichier central des manuscrits entrepris depuis deux ans par la bibliothèque d'état du Preussische Kulturbesitz, qui recense les lieux de conservation des autographes.
VII. - L'exploitation des publications et la documentation
En Allemagne fédérale c'est l'Institut pour la documentation de Francfort (Institut für Dokumentationswesen) qui est responsable de la planification et du développement de la documentation dans le sens d'une exploitation du contenu des publications. La conduite des travaux revient aux centres de documentation spécialisés, qui sont associés en partie avec des bibliothèques spécialisées. En documentation il n'y a pas de projets semblables aux entreprises collectives qui relèvent purement des bibliothèques. On peut peut-être en trouver un exemple dans le programme encouragé par la DFG pour le catalogage d'articles de périodiques en cours dans le domaine des langues anglo-saxonnes, germaniques et romanes qui est mené à bien par les bibliothèques universitaires de Francfort et de Marburg. Ne sont pris en considération que les périodiques qui se trouvent dans presque toutes les bibliothèques et dont l'exploitation est primordiale. Le résultat est un catalogue systématique, diffusé par abonnement, qui complète les catalogues habituels des bibliothèques.