L'inventaire permanent des périodiques étrangers en cours (I.P.P.E.C.)

Marie-Louise Bossuat

Après deux éditions parues en 1956 et I959, une troisième édition doit paraître en I962 recensant (sans donner l'état des fonds) environ 30.000 périodiques étrangers reçus en I960 par plus de 2.000 établissements. Difficultés de l'entreprise

La préparation de catalogues collectifs, donnant l'état des collections de périodiques dans les bibliothèques et ayant une indéniable valeur bibliographique est nécessairement très longue. C'est pourquoi il est apparu indispensable d'établir un inventaire plus sommaire ne comportant pas d'états de collections mais recensant les périodiques en cours reçus dans l'ensemble des bibliothèques et centres de documentation, pour toutes les disciplines 1.

Dès 195I, le Service technique de la Direction des Bibliothèques de France, prit l'initiative de cette entreprise qu'il parut bon de limiter dans l'immédiat aux périodiques étrangers. Sans exclure toute idée de publication imprimée, on envisagea d'abord de constituer un fichier alphabétique des titres et de le multigraphier au bénéfice des bibliothèques universitaires et de quelques grands établissements. On utilisa une machine à adresser à clichés souples; mais les premiers essais de multigraphie montrèrent que l'établissement d'un fichier était très long. Des difficultés d'ordre matériel y firent renoncer : I° les déformations subies par les clichés souples dues à des facteurs hygrométriques rendaient difficile, sinon impossible, leur passage dans la machine; 2° les additions ou corrections à apporter sur les clichés obligeaient à les humecter à nouveau : cela les déformait et les rendait inutilisables.

C'est à ce moment qu'on décida d'imprimer l'inventaire. Il fut admis qu'il se présenterait comme une liste alphabétique unique, les titres en caractères non latins étant translittérés.

Le terme « périodique » serait pris au sens large. Ainsi seraient retenus les périodiques ne paraissant qu'une fois par an ou de périodicité plus espacée encore ou même irrégulière (Advances, annuaires, progrès, rapport d'administration ou de gestion, etc..., suites à durée indéterminée ou collections). Serait recensé l'ensemble des publications périodiques étrangères reçues dans les bibliothèques françaises, c'est-à-dire les journaux quotidiens ou hebdomadaires, les magazines, les revues ou bulletins, les publications officielles. Les comptes rendus de congrès seraient exclus. Les notices seraient simples : le titre, le sous-titre, s'il est indispensable pour la compréhension du titre, la ville d'édition et, à la suite, les sigles attribués aux établissements participants qui reçoivent le périodique. Elles ne comporteraient pas d'état de collection.

L'inventaire permettrait de savoir quelles bibliothèques recevaient tel périodique pour une année donnée. Il serait destiné à orienter les recherches, à faciliter le prêt, à favoriser une politique d'achat.

La liste alphabétique des titres de périodiques serait complétée par une liste alphabétique des établissements participants et une liste numérique des sigles 2 qui leur ont été attribués avec l'adresse exacte de l'établissement, le numéro de téléphone. Une mention spéciale (Ph. mf.) permettrait de savoir si l'établissement peut fournir des microfilms ou des photocopies. Un astérisque précédant le sigle signalerait les établissements qui ne consentent la communication de leurs périodiques que sur demande motivée. Un tel répertoire devrait être mis à jour régulièrement ou avoir des rééditions fréquentes. C'est cette dernière solution qui a été retenue.

Pour établir le répertoire envisagé, une enquête fut alors entreprise dans les bibliothèques et centres de documentation français : on demandait aux établissements qui acceptaient de prêter leur concours à la préparation de ce répertoire d'adresser au Service de l'Inventaire permanent des périodiques étrangers en cours 3 (I.P.P.E.C.) la liste des périodiques étrangers qu'ils recevaient en 1953. Mille quatre cent cinquante établissements répondirent à cette enquête dont les résultats complétés en 1955 servirent à préparer la première édition parue en 1956. La deuxième édition (1959) a recensé les périodiques étrangers reçus par les bibliothèques et les centres de documentation en 1957-58. Elle contient plus de 25.000 titres reçus par 2.000 établissements environ...

C'est actuellement, avec les éléments fournis par la troisième enquête pour les périodiques reçus en 1960 par les établissements participant à l'I.P.P.E.C., qu'est préparée la troisième édition de ce répertoire qui paraîtra à l'automne 1962.

Ces enquêtes furent menées de façon un peu différente pour le département de la Seine et pour le reste de la France. En effet si, pour la Seine, elles ont toujours été faites directement par le Service de l'I.P.P.E.C. 4 auprès des établissements susceptibles de donner leur adhésion, pour la province, ce sont des responsables locaux (bibliothèques universitaires, municipales ou archives départementales) qui en furent chargés. Les résultats servirent à établir les listes des périodiques français et étrangers en cours conservés dans les bibliothèques et les centres de documentation des départements, listes dépouillées par le service de l'I.P.P.E.C.

Actuellement, 2.000 établissements collaborent à cette entreprise : il s'agit des bibliothèques des grands Corps de l'État, de la Bibliothèque nationale, des grands établissements scientifiques de Paris et de province, des bibliothèques des ministères, des bibliothèques universitaires, des bibliothèques municipales, des instituts, laboratoires ou cliniques d'universités, de grandes écoles, de dépôts d'archives, de musées, observatoires, d'établissements d'enseignement secondaire, technique ou professionnel, de services départementaux d'administrations diverses, de chambres de commerce, banques, établissements industriels, académies et sociétés savantes, centres de documentation spécialisés, établissements confessionnels, etc...

Dès la deuxième enquête, des établissements qui n'avaient pas participé à la précédente, mais qui avaient acquis la première édition de l'Inventaire ou avaient eu recours au service de renseignements de l'I.P.P.E.C., apportèrent spontanément leur concours.

Que demande-t-on aux établissements participants?

On leur demande d'adresser au service de l'I.P.P.E.C., dans un certain délai, une liste (alphabétique autant que possible) des titres des périodiques étrangers qu'ils reçoivent pour une année donnée. Pour l'édition en cours de préparation, c'est l'année 1960, on l'a vu plus haut, qui a été retenue. Les collaborateurs de l'LP.P.E.C. sont priés de se conformer à certaines règles très simples pour la rédaction de ces listes :
I° Indiquer pour chaque publication, le titre tel qu'il se présente sur la page de titre, le sous-titre, la ville d'édition;
2° Les titres en caractères autres que les caractères latins doivent être reproduits très exactement, les titres en caractères cyrilliques peuvent être translittérés suivant la recommandation internationale ISO/R9.

Si ces règles avaient pu être suivies par tous nos correspondants, la préparation de l'Inventaire n'aurait exigé qu'une intercalation de fiches avec les reports des sigles attribués.

Cela, c'était le principe, mais la réalité est toute différente.

Dans l'ensemble, le dépouillement des « Listes départementales » dont la préparation exige déjà de la part des responsables un travail d'identification, de vérification, de rédaction a posé moins de problèmes que celui des listes fournies par certains centres parisiens. Ces constatations n'ont pas pour objet de critiquer le travail de nos correspondants auxquels nous rendons un légitime hommage, mais de justifier le très long délai nécessaire pour la préparation de l'inventaire imprimé.

L'équipe actuelle du Service de l'I.P.P.E.C. qui comprend deux bibliothécaires et deux secrétaires 5, a essayé de réduire au minimum le temps de dépouillement et de vérification des fiches. Mais au cours d'une même enquête un délai de deux ans entre la réception des premières listes et la mise sous presses du répertoire semble indispensable.

Nous savons le travail énorme que ces enquêtes successives ont exigé de nos correspondants, et nous leur sommes reconnaissants de l'empressement qu'ils ont mis à nous satisfaire. Toutefois dans le souci louable de nous répondre rapidement, certains nous ont souvent envoyé des listes préparées pour un service intérieur et répondant à des besoins précis 6. C'est ainsi que beaucoup d'entre elles sont établies par pays d'édition, par langue, par spécialité, par ordre chronologique d'entrée des périodiques. Cette pratique complique évidemment le travail par rapport à notre fichier de base classé alphabétiquement.

En outre, très souvent le titre n'est pas reproduit tel qu'il se présente sur la page de titre mais sous les formes les plus variées (titres classés à l'article défini, à l'organisme éditeur, au nom de l'organisme avec lequel un échange est pratiqué, au mot caractéristique, titres traduits, etc...). Certains titres ont été ainsi rédigés sous plus de 12 formes différentes. Enfin, certaines listes ne comportent pas de ville d'édition.

Malgré des instruments bibliographiques nombreux (bibliographies, catalogues récents de bibliothèques, annuaires de presse, fichier du service des périodiques étrangers du département des Périodiques de la Bibliothèque nationale avec lequel nous travaillons en étroite liaison) nous avons eu des difficultés parfois insurmontables pour établir les notices.

Pour essayer de réduire le temps consacré aux identifications, il a paru nécessaire d'envoyer à nos correspondants des fiches de renseignements pour compléter certains titres. Leurs réponses très précises nous ont beaucoup aidés. Certains centres ont eu l'excellente initiative d'envoyer des photocopies des pages de titres des périodiques, en particulier pour ceux en caractères cyrilliques. Enfin à maintes reprises, une des deux bibliothécaires de l'I.P.P.E.C. s'est chargée d'opérer des vérifications sur place. Mais, étant donné la petite équipe dont dispose le service, on ne peut qu'exceptionnellement recourir à cette solution.

La prochaine édition de l'inventaire comptera environ 30.000 notices de périodiques. La préparation d'un tel répertoire exige un travail long et complexe.

Par suite de l'augmentation constante de la production périodique, les volumes des éditions suivantes prendront de plus en plus d'ampleur. Ne sera-t-on pas dans l'obligation de publier l'Inventaire en deux séries, l'une concernant les sciences humaines, l'autre les sciences pures, ou d'en éditer des extraits pour une catégorie de périodiques déterminés comme cela se fait déjà pour les périodiques soviétiques 7? Il est en effet utile de pouvoir connaître les périodiques de tel pays. Pour compléter l'inventaire et en faciliter l'usage (il ne permet actuellement que de retrouver un périodique dont on connaît le titre), des tables par organismes éditeurs seraient souhaitables. C'est un travail impossible à réaliser avec l'équipe actuelle. On nous a demandé également à plusieurs reprises, un index-matière. Mais, étant donné que le service de l'I.P.P.E.C. ne peut voir qu'un cinquième environ des périodiques recensés, ce serait aux établissements participants de nous fournir les renseignements indispensables, ce qui paraît matériellement impossible.

L'équipe de l'I.P.P.E.C., telle qu'elle est actuellement constituée, pourra-t-elle, dans l'avenir, en assurer la préparation en deux ans ? Il est permis d'en douter.

Une économie de temps et de travail pourrait être réalisée par l'emploi de moyens mécanographiques. Des projets sont actuellement à l'étude tant pour la préparation du manuscrit que pour son impression. C'est dans ce sens qu'une solution pourrait être envisagée pour l'avenir.

  1. (retour)↑  C'est dans cet esprit qu'a été publié en 1950 par la Bibliothèque nationale l'État sommaire des périodiques étrangers reçus dans les bibliothèques et les centres de documentation de Paris en 1948. Sciences humaines. - Paris, 1950-195I, 3 vol. multigr. et un supplément et le Catalogue des périodiques étrangers scientifiques et techniques reçus par les bibliothèques et centres de documentation de Paris, publié par l'École nationale supérieure des mines, et dont la dernière édition est parue en 1958.
  2. (retour)↑  Les sigles numériques ou alphanumériques désignant les établissements ont été adoptés non seulement pour l'I.P.P.E.C. mais pour le Catalogue collectif des ouvrages étrangers et pour les Listes départementales des périodiques français et étrangers en cours. Ces sigles sont composés d'un chiffre qui à lui seul permet d'identifier la bibliothèque et, éventuellement, d'une ou plusieurs lettres indiquant: I° s'il s'agit d'une bibliothèque municipale (M), d'une bibliothèque d'université (U) ou d'un institut (I) ; 2° le ressort académique dans lequel se trouve l'organisme. Ces sigles sont différents de ceux du Catalogue collectif des périodiques conservés dans les bibliothèques de Paris et dans les bibliothèques universitaires des départements.
  3. (retour)↑  Ce service est installé au Département des périodiques de la Bibliothèque nationale.
  4. (retour)↑  Pour la 3e édition, c'est aussi le service de l'I.P.P.E.C. qui a directement enquêté auprès des établissements de Seine-et-Oise.
  5. (retour)↑  Le Centre national de la recherche scientifique a permis l'organisation du service en acceptant de rémunérer une bibliothécaire et une secrétaire.
  6. (retour)↑  Certains organismes de documentation publient eux-mêmes de façon plus ou moins sommaire une liste des périodiques qu'ils reçoivent (Organisation européenne de la communauté économique, Société géologique de France, Centre international de l'enfance, Bureau de documentation minière, etc...)
  7. (retour)↑  Direction des bibliothèques de France. Inventaire permanent des périodiques étrangers en cours. I.P.P.E.C. Liste des périodiques soviétiques reçus en France par les bibliothèques et organismes de documentation en 1960. - Paris, 196I. - In-4°, 84 p.