Prêts consentis à des expositions par les bibliothèques municipales
Une circulaire en date du 27 juillet 1956 a été adressée par M. le secrétaire d'État aux Arts et Lettres aux préfets, afin d'attirer leur attention sur les précautions que doivent prendre les bibliothèques municipales prêtant pour une exposition des documents précieux. Nous reproduisons ci-dessous le texte de cette circulaire :
« Ayant le souci d'être entouré de garanties particulières pour le déplacement de documents précieux, et spécialement de manuscrits à l'occasion d'expositions, et considérant qu'un très grand nombre de ces documents appartiennent aux fonds de l'État, j'ai l'honneur de vous rappeler que les bibliothèques municipales ne doivent procéder à aucun prêt à une exposition, sur la demande directe d'un emprunteur, sans qu'au préalable n'ait été accordée une autorisation ministérielle (Ministère de l'éducation nationale, Service central des prêts, Bibliothèque nationale, 58, rue de Richelieu, Paris 2e) à la requête du maire.
La demande d'autorisation comportera l'avis du bibliothécaire. Elle mentionnera le nom de l'emprunteur, précisera le lieu, la date approximative de l'inauguration et la durée de l'exposition, les garanties de sécurité offertes, tant en ce qui concerne l'incendie que le vol, et fixera éventuellement la valeur d'assurance de chacune des pièces.
L'acheminement des documents précieux devant se faire normalement par l'intermédiaire du Service central des prêts, une demande de dérogation est nécessaire pour tout autre mode de transmission, par exemple la prise en charge à la bibliothèque même par l'emprunteur.
Chaque document doit être accompagné d'une notice présentant son état matériel (pages manquantes, déchirures, reliures détériorées, etc...), ceci afin d'éviter toute contestation avec l'établissement emprunteur, au retour du document.
En raison de la valeur et du caractère souvent irremplaçable des collections intéressées, je vous serais obligé de bien vouloir user de votre haute autorité pour que soient strictement respectées les prescriptions rappelées ci-dessus.