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L’incubateur de revues de l’université Lyon 3

Accompagner les chercheurs dans leurs projets éditoriaux

Jean-Luc de Ochandiano

Les sciences humaines et sociales (SHS) ont passé le pas du numérique assez récemment : les humanités numériques connaissent un développement important et prometteur pour la recherche, et une partie de la production éditoriale est désormais accessible en version électronique grâce à l’apparition, au cours des années 2000, de plateformes comme OpenEdition, Persée ou Cairn, pour le cas français. Mais ces évolutions restent très inégales, tous les chercheurs de SHS n’ayant pas une culture numérique suffisante pour appréhender les enjeux de l’électronique et s’en approprier.

Dans le domaine des publications scientifiques et notamment des revues, la situation est aggravée par l’existence, en SHS, d’un écosystème éditorial très éclaté. Le passage au numérique a favorisé le développement de nouvelles revues, mais a déstabilisé une partie de cette production portée par des acteurs de statuts très différents (éditeurs souvent de petite taille, sociétés savantes, laboratoires, etc.) et n’ayant pas toujours la capacité de s’orienter vers l’électronique.

De nombreuses revues scientifiques en SHS ont donc besoin d’un soutien pour s’engager vers le numérique : soutien technique pour offrir une infrastructure de diffusion et mieux appréhender les questions nées du développement de l’édition électronique, notamment celles liées à l’open access, mais aussi une aide éditoriale car le passage au numérique nécessite souvent une réappropriation, de la part des responsables des revues, de tout ou partie de la chaîne de production éditoriale des publications.

Une plateforme comme Revues.org (devenue en 2017 OpenEdition Journals), créée en 1999, vise à répondre à ces besoins et héberge désormais 480 revues de SHS. Cependant, victime de son succès, elle impose aujourd’hui des délais d’attente importants aux revues qui veulent la rejoindre. Par ailleurs, elle n’est plus en capacité d’apporter l’aide de proximité qu’elle offrait lorsqu’elle n’hébergeait que quelques dizaines de revues. Or, certaines équipes éditoriales ont besoin d’un accompagnement de ce type pour passer le pas du numérique de manière satisfaisante.

C’est de ces différents constats qu’est né, en 2016, le projet de créer, au sein des bibliothèques universitaires de Lyon 3, un incubateur de revues numériques en libre accès destiné aux laboratoires de cette université.

Naissance du projet au sein du Service aux chercheurs des BU de Lyon 3

Les publications des laboratoires de Lyon 3

L’université Jean Moulin Lyon 3 est un établissement de SHS qui réunit 600 enseignants-chercheurs appartenant à 18 centres de recherche. Ayant longtemps donné la priorité à la préprofessionnalisation, elle s’est orientée tardivement vers la recherche à laquelle elle accorde aujourd’hui une place importante. Cette évolution explique certainement la place prépondérante prise par les équipes d’accueil (EA) qui représentent les deux tiers des laboratoires de l’établissement, et la faible place occupée par les unités mixtes de recherche (UMR), au nombre de six.

Les laboratoires de Lyon 3 ont souvent une taille modeste et des moyens financiers d’autant plus limités qu’ils interviennent dans le secteur des SHS. Pourtant, plusieurs d’entre eux ont développé des projets de revues au cours des années 1990-2000 et certaines ont rejoint OpenEdition Journals au fil du temps. D’autres publications, à l’inverse, reposent sur des solutions numériques « bricolées » ou sont, en majorité, restées au format papier. Dans ce second cas de figure, les revues sont souvent prises en charge par des éditeurs comme Droz, Kimé ou Garnier qui n’offrent aujourd’hui qu’une diffusion très limitée au vu de celle rendue possible par le numérique. Ces revues perdent en visibilité, attirent donc plus difficilement des contributeurs, mais ne trouvent souvent pas d’alternative pour échapper à cette situation.

Les services documentaires aux chercheurs des BU de Lyon 3

Les BU de Lyon 3 n’ont pris conscience des problèmes rencontrés par les revues de leurs laboratoires que tardivement. En effet, les bibliothèques universitaires (en général) ont, elles aussi, dû s’adapter au développement du numérique, en particulier dans le cadre des services documentaires aux chercheurs. Ces services existaient au temps du tout-papier et des premières bases de dépouillement de revues qui nécessitaient des compétences documentaires fortes pour les interroger. Mais ce terrain a été abandonné avec la naissance et le développement d’internet et il a fallu une quinzaine d’années pour que les BU explorent de nouvelles pistes d’accompagnement des chercheurs autour de plusieurs thématiques :

  • conservation, diffusion, valorisation de la production numérique des chercheurs de l’université (publications de tous ordres, mais aussi données de la recherche) ;
  • soutien à l’open access et sensibilisation des chercheurs à ces problématiques ;
  • acculturation des chercheurs aux problématiques documentaires liées au développement des humanités numériques.

À Lyon 3, une équipe dédiée aux services documentaires aux chercheurs (appelée plus couramment le « Service aux chercheurs ») émerge en 2015 et commence à se structurer en 2016 avec une croissance de ses moyens humains au fil des années. Elle agrège des services traditionnels, comme le dépôt et la diffusion des thèses numériques, à des missions nouvelles comme la promotion des archives ouvertes et la gestion du portail HAL-Lyon 3, la formation à des logiciels comme Zotero ou la diffusion numérique des mémoires de master 2 recherche. Le service fait aussi partie du petit collectif de bibliothèques et de centres de documentation lyonnais qui initie, en 2014, l’organisation, désormais annuelle, de journées d’études dans le cadre de la semaine internationale du libre accès.

Premières réflexions autour des revues de SHS en libre accès

L’une de ces journées d’études, organisée en 2015, a eu pour thème « Les revues de SHS face aux enjeux du libre accès 1 ». Proposée par le Service aux chercheurs de Lyon 3, elle visait à mieux comprendre l’écosystème des revues de SHS et les enjeux liés à leur diffusion, et à mieux connaître les modèles de diffusion en open access qui existaient à l’échelle francophone.

Ces journées ont permis d’insister à nouveau sur l’intérêt de favoriser la diffusion numérique en libre accès pour le développement d’une science ouverte et démocratique, et pour une visibilité accrue de la production scientifique des laboratoires. Mais encore, certains intervenants, tel Yves Krumenacker, enseignant-chercheur à Lyon 3 et codirecteur de la revue d’histoire Chrétiens et Sociétés 2, ont pointé du doigt la nécessaire professionnalisation des équipes éditoriales des revues et l’effet positif, dans cette perspective, d’une intégration à une plateforme nationale comme OpenEdition Journals. Selon ses propres termes, Chrétiens et Sociétés est passée, en quelques années, d’un « bulletin de recherche » à une véritable « revue scientifique » structurée autour d’un comité de rédaction, maîtrisant l’ensemble de la chaîne de production éditoriale et répondant aux enjeux de la diffusion numérique scientifique. D’autres témoignages ont insisté sur cette nécessaire acculturation des chercheurs impliqués dans des projets de revues aux problématiques du numérique (intégration de métadonnées normalisées et d’identifiants pérennes, respect de formats standardisés, adoption des normes du libre accès, etc.), mais également à celles de l’activité éditoriale longtemps laissée aux mains des seuls éditeurs.

Parallèlement à ces journées, les BU de Lyon 3 ont réalisé un recensement des revues et projets de revues de l’université en échangeant avec les directeurs et en explorant les sites des laboratoires. Ce décompte révélait l’existence de douze revues de laboratoires (deux sur OpenEdition Journals, sept au format papier, deux au format HTML sur des sites web dédiés, une au format PDF sur une page du site du laboratoire) et de six revues soutenues officiellement par Lyon 3 ou l’un de ses laboratoires.

Cet état des lieux montrait que ces publications étaient souvent très mal référencées, y compris sur les sites des laboratoires qui les avaient créées. Certaines revues ne disposaient pas d’ISSN, étaient quelques fois absentes du Sudoc, voire des collections des BU de Lyon 3. Il était aussi quelquefois difficile de déterminer qui était le porteur de la revue : le laboratoire, une association soutenue par Lyon 3 ou l’une de ses unités de recherche, des enseignants-chercheurs de Lyon 3 à titre individuel (les revues n’ont, dans ce cas, pas été intégrées au décompte)… Par ailleurs, la plupart des équipes éditoriales étaient asphyxiées par le poids financier imposé par la réalisation des numéros au format papier et certaines publications peinaient de ce fait à paraître régulièrement.

Ces échanges témoignaient aussi de chercheurs voulant s’engager dans une rénovation de leur revue mais sans véritable moyen pour le faire faute d’une aide technique et éditoriale extérieure.

La naissance de l’incubateur de revues

Au vu de ce bilan, en 2016, le Service aux chercheurs a proposé à la direction des BU de Lyon 3 de créer un incubateur de revues et a élaboré une offre de services aux laboratoires  3.

Une offre de services orientée vers le portail OpenEdition Journals

Dès l’origine, l’offre de services conçue par le Service aux chercheurs s’est calquée sur celle proposée par OpenEdition. En effet, l’incubateur mis en place par les BU de Lyon 3 est explicitement conçu comme une pépinière préparant les revues à rejoindre ensuite la plateforme OpenEdition Journals et non comme un espace d’hébergement pérenne, même s’il est possible que certaines revues puissent rester, à plus ou moins long terme, sur le portail des revues de Lyon 3 créé à cette occasion  4. Plusieurs raisons ont motivé ce choix.

Pourquoi le modèle OpenEdition Journals ?

L’un des objectifs étant de permettre aux revues de gagner en visibilité, il était nécessaire de favoriser, le plus rapidement possible, leur intégration à une plateforme de dimension internationale. Dans cette perspective, OpenEdition Journals est apparu comme leur point de destination naturel, d’autant plus que les valeurs revendiquées par cette plateforme, en particulier autour du libre accès aux productions scientifiques, se trouvent en cohérence avec celles défendues par les BU de Lyon 3. Par ailleurs, OpenEdition ne s’est pas contenté de mettre la question du libre accès au centre de son projet éditorial. Il a aussi développé une architecture technique qui s’appuie sur des logiciels libres, en particulier sur Lodel, CMS créé pour la publication de contenus scientifiques  5. Les BU de Lyon 3 pouvaient donc aisément utiliser ce CMS qui entrait, de plus, en cohérence avec un environnement informatique essentiellement constitué de logiciels open source (SIGB Koha, outil de questions-réponses développé en interne à partir de Question2Answer, outils de communication internes aux BU réalisés sous WordPress, etc.).

Par ailleurs, OpenEdition Journals propose une répartition des tâches qu’il était aisé de dupliquer à l’échelle de Lyon 3 et qui est en cohérence avec les besoins et les possibilités des laboratoires : la plateforme prend totalement en charge les aspects techniques liés à la création du site de la revue, à sa gestion et à son référencement ; les secrétaires de rédaction des revues (secrétaires ou documentalistes des laboratoires, chercheurs, etc.) sont formés afin d’assurer la partie éditoriale (stylage des articles  6 et corrections ortho-typographiques, création des numéros, etc.) avec un accompagnement fort au départ pour atteindre à terme une totale autonomie dans ce domaine.

En utilisant des outils identiques à ceux d’OpenEdition Journals, une répartition du travail et un workflow de production des numéros similaires, les BU de Lyon 3 pouvaient envisager d’aider les équipes éditoriales à rejoindre à terme cette plateforme sans un surcroît d’activité et sans une modification de leurs méthodes de travail au moment du transfert.

OpenEdition Journals offre aussi un autre élément essentiel : le passage des revues sur cette plateforme est validé par un comité scientifique  7 qui offre, de ce fait, un label aux revues qui le rejoignent. Ce passage obligé favorise, là encore, la professionnalisation des équipes qui doivent répondre aux exigences de ce comité pour prétendre rejoindre OpenEdition Journals. Une fois l’accord donné, les services offerts par OpenEdition sont essentiellement gratuits, sauf pour des besoins très spécifiques.

L’offre de service proposée

S’appuyant sur ces réflexions, l’offre de service diffusée en 2016 par les BU de Lyon 3 s’est articulée autour de deux types d’engagements :

• Création et gestion matérielle de la revue

– création d’un site dédié à la revue,

– proposition d’une charte graphique, en lien avec le Service communication de Lyon 3 ou avec un prestataire spécialisé en webdesign,

– développement, si nécessaire, de fonctionnalités adaptées aux besoins de la revue,

– gestion informatique de la revue à long terme (serveurs, CMS, formats, fonctionnalités, etc.) tant que celle-ci est hébergée sur le portail des BU de Lyon 3,

– attribution de DOI 8 à chaque article publié.

• Aide à la publication et à la diffusion de la revue

– conseil éditorial au moment de la création de la revue,

– prise en charge du stylage et de la publication du premier numéro mis en ligne,

– formation des secrétaires de rédaction à la mise en forme et à la publication des articles, et à la gestion éditoriale de la revue,

– soutien aux secrétaires de rédaction en cas de problèmes rencontrés,

– référencement de la revue (DOAJ  9, Sudoc, Mir@bel, Isidore, Héloïse…),

– aide à la reprise des numéros déjà publiés au format papier ou numérique,

– conseil et aide pour le passage sur OpenEdition Journals.

Cette offre de services a assez rapidement débouché sur la création d’une première revue à partir du second semestre 2016.

Création de la première revue et du portail des revues de Lyon 3

Le premier projet est né du volontarisme des BU de Lyon 3. À l’automne 2016, le Service aux chercheurs prend contact avec le Centre lyonnais d’histoire du droit et de la pensée politique (CLHDPP) qui a créé, fin 2015, les Cahiers Jean Moulin. Cette revue, nativement numérique, prend la forme d’une page web, hébergée sur le site du laboratoire, proposant un accès aux différents articles téléchargeables au format PDF. Elle ne dispose donc pas d’un site propre et n’offre pas de version HTML des articles. Par ailleurs, les informations relatives à la revue (normes de rédaction, politique de publication, etc.) et aux articles (résumés, mots-clés) sont pratiquement absentes. Le contenu scientifique qu’offre la revue est donc desservi par un dispositif technique limité, des métadonnées quasiment absentes et peu d’informations destinées aux possibles contributeurs.

Les BU proposent au directeur du laboratoire et aux responsables de la revue de créer un site propre aux Cahiers Jean Moulin, sur le modèle de ceux d’OpenEdition, en s’appuyant sur le logiciel Lodel et en mettant en œuvre l’offre de services décrite plus haut. Elles s’engagent à mettre en ligne les deux premiers numéros de la revue (celui déjà paru et celui en préparation), à former et accompagner la secrétaire du laboratoire pour la création des numéros suivants.

Le travail commence véritablement fin 2016 : plusieurs réunions rythment la création de la revue, en particulier pour en déterminer la charte graphique, avec l’aide du web designer de l’université. Le rôle des BU ne se limite pas à la réalisation technique du projet. Elles offrent aussi un conseil éditorial, proposant, par exemple, de faire évoluer le dispositif de citations, de le formaliser et d’intégrer des informations le concernant aux recommandations aux auteurs. Cette collaboration débouche sur la mise en ligne de la revue en avril 2016  10.

La création technique du site de la revue et du portail des revues de Lyon 3, réalisée par un informaticien contractuel des BU, a aussi été l’occasion d’une collaboration avec des informaticiens de l’université de Saint-Étienne qui sont alors en train de créer une revue, Focales, en s’appuyant eux aussi sur le CMS Lodel  11.

Bilan de la première collaboration

Cette première collaboration avec un laboratoire de Lyon 3 pour la création d’une revue a été jugée très positive par les deux partenaires qui ont pu conjuguer leurs compétences respectives au profit d’un projet commun. Les BU ont pu montrer qu’elles disposaient de compétences qui dépassaient le seul cadre bibliothéconomique même si cette première expérience nous a permis de mieux percevoir les limites de notre savoir-faire éditorial, point sur lequel nous avons essayé de travailler dans les mois suivants.

Lors de la création de cette première revue, nous avons aussi fait des choix sur lesquels nous avons dû revenir car ils se sont révélés, à notre sens, erronés. Pour l’attribution des DOI aux articles de nos revues, nous avons fait appel aux services de l’agence d’enregistrement DataCite, via l’Inist qui a répondu positivement à notre demande et avec lequel nous avons signé une convention en 2017. Mais, en travaillant sur le schéma de métadonnées XML de DataCite, nous nous sommes rendu compte qu’il n’était pas adapté à la description d’un article. Il n’y a, par exemple, pas de métadonnées spécifiques pour le volume et le numéro de la revue, ni même pour spécifier qu’il s’agit d’un article de revue. Aussi, les DOI attribués ne sont pas repérés par HAL lors d’un dépôt, et ils produisent des notices erronées et incomplètes dans Zotero  12. Après une série d’échanges avec l’Inist, nous avons, au début de l’année 2018, décidé d’abandonner DataCite au profit de Crossref, plus coûteux mais disposant d’un schéma de métadonnées XML dédié aux revues et articles scientifiques.

La montée en puissance de l’incubateur

Les nouveaux projets

Une fois les Cahiers Jean Moulin mis en ligne en avril 2017, les demandes de laboratoires ont rapidement afflué et le rythme de création de revues est désormais trimestriel. Deux autres revues ont déjà été mises en ligne : la Revue internationale des francophonies en juillet 2017 et les Nouveaux Cahiers de Marge en janvier 2018. Quatre publications les rejoindront, sur le portail de Lyon 3, d’ici la fin de l’année 2018, et une autre est déjà programmée pour le printemps 2019. Notre objectif est désormais que toutes les revues de Lyon 3 soient accessibles en libre accès, avec une solution numérique satisfaisante, d’ici la fin de l’année prochaine.

Ce rythme de publication est rendu possible par le fait qu’une fois l’architecture technique d’une revue réalisée, il suffit de la dupliquer pour en créer une nouvelle. Il reste alors à travailler sur la partie web design que nous avons décidé de sous-traiter auprès d’un prestataire spécialiste du CMS Lodel  13. La charge technique liée à la création des revues est donc réduite au minimum, ce qui permet au service de se concentrer sur l’accompagnement des responsables de revues : formulation de leurs politiques de publication, recommandations aux auteurs, évolution du titre de la revue, création du contenu, et sur certains chantiers spécifiques comme le référencement des revues, l’attribution des DOI, la réflexion autour du module statistique, etc.

D’autres chantiers techniques importants vont aussi se succéder, à partir d’avril 2018, quand nous allons travailler sur des revues disposant déjà de nombreux numéros existants (au format papier ou numérique) qu’il s’agira de rétroconvertir pour les intégrer aux revues sous Lodel  14.

Les enjeux de la professionnalisation

Désormais, l’un des enjeux à venir les plus importants n’est plus la création des sites des revues mais le passage de relais aux équipes éditoriales des laboratoires pour qu’elles s’approprient le nouvel outil et acquièrent progressivement une autonomie suffisante pour produire des numéros d’une qualité technique satisfaisante.

Pour cela, les BU de Lyon 3 ont organisé en novembre 2017, dans leurs locaux, une formation d’une journée au stylage des articles et à la création de numéros dans Lodel. Elle a regroupé une dizaine de membres de laboratoires de Lyon 3 impliqués dans des projets de revues ; la formation a été réalisée par Élodie Picard, responsable du Service assistance et formation d’OpenEdition.

Cette formation de base a permis aux secrétaires des revues de s’initier à des tâches qui sont souvent nouvelles pour eux, mais il reste un travail important pour qu’ils acquièrent des compétences suffisantes pour maîtriser tous les aspects de la chaîne éditoriale numérique. L’accompagnement apporté par le Service aux chercheurs sera essentiel dans ce cadre, pour pousser les équipes des revues à avoir de fortes exigences éditoriales, pour répondre aux questions des secrétaires et superviser la production des premiers numéros, mais aussi pour les aider à mettre en place des procédures de travail adaptées à une activité qui demande, outre un savoir-faire particulier, de la rigueur et de la minutie.

Pour favoriser cette professionnalisation, le Service aux chercheurs est intervenu en amont de la création des revues en insistant auprès des équipes pour qu’elles définissent des recommandations aux auteurs les plus claires possibles – c’est le cas notamment autour de la question des références bibliographiques qui ont été systématiquement normalisées –, de manière à offrir une base aux auteurs mais aussi aux secrétaires de rédaction qui n’ont pas toujours des compétences bibliographiques importantes.

Mais il va falloir aussi intervenir en aval pour proposer un certain nombre de fiches de procédures destinées à favoriser la mise en place de bonnes pratiques autour, notamment, de l’organisation et du nommage des fichiers, de la gestion du versionning, des normes ortho-typographiques de base à respecter, des points de vérification à mener systématiquement sur les articles.

Pour mener à bien ce travail, le Service aux chercheurs doit lui aussi acquérir de nouvelles compétences dans le domaine éditorial et ses membres ont chacun suivi dans ce but plusieurs jours de formation ces derniers mois  15. Cette acculturation est aussi favorisée par l’adhésion du responsable des services aux chercheurs à Médici, réseau des métiers de l’édition scientifique publique qui diffuse régulièrement informations et échanges sur les questions éditoriales, organise des groupes de travail, des formations et des journées d’études sur ces thématiques  16.

Vers une pépinière officielle d’OpenEdition

L’incubateur de revues de Lyon 3 a été nativement conçu comme une pépinière d’OpenEdition Journals. Il était donc logique que le Service aux chercheurs désire se rapprocher de cette structure, en particulier pour la formation à Lodel, mais aussi pour valider le modèle éditorial et technique mis en œuvre et pour du conseil. Les premiers échanges réalisés à la fin de l’année 2017 ont permis d’envisager une coopération dont les contours ont été définis mais aussi élargis lors d’une rencontre avec Marin Dacos, directeur d’OpenEdition, début mars 2018. Elle doit désormais être précisée et validée dans les mois qui viennent sous la forme d’un Memorandum of Understanding (MoU).

Le projet porte sur deux points :

  • une coopération entre OpenEdition et l’incubateur de revues de Lyon 3 qui deviendrait pépinière officielle d’OpenEdition Journals ;
  • une coopération pour le développement d’un réseau de pépinières de revues scientifiques en libre accès coordonné à OpenEdition.

Ce second point est né du constat d’un net développement de projets d’incubateurs en France. Lorsque le Service aux chercheurs s’était penché sur des pépinières de revues existantes, elles étaient encore peu nombreuses. Le Pôle éditorial numérique (Polen) de l’université de Clermont-Ferrand  17 avait été invité à intervenir à la Journée d’études organisée à Lyon en 2015, et nous avions interrogé le responsable de Revel@Nice  18, portail de revues qui est certainement l’une des plus anciennes expériences d’incubateur adossé à Lodel.

Mais le processus est, de toute évidence, dans une phase d’accélération et de nombreux projets sont en train de naître. À la clé, le risque d’une multiplication de modèles techniques et éditoriaux peu aptes à échanger entre eux et avec des portails comme OpenEdition Journals, mais aussi un écosystème qui est en train d’émerger et qui peut constituer une richesse si les projets sont en capacité de s’agréger et de se coordonner. Il est donc nécessaire de mener une réflexion collective sur cette question pour favoriser les rapprochements, les échanges d’expériences, éviter peut-être la multiplication de micro-incubateurs afin de capitaliser les expériences et les savoir-faire.

Conclusion : l’incubateur de revues comme fédérateur d’énergies

Depuis les premières réflexions menées en 2015, le projet d’incubateur a pris, à chaque étape de sa réalisation, une dimension que nous n’attendions pas et a rapidement occupé une place importante au sein du Service aux chercheurs.

Mais il n’est pas, pour autant, déconnecté des autres projets du service. Tout au contraire, par les échanges qu’il suscite et les questions qu’il pose, par les perspectives qu’il offre, il permet de remettre sur le métier la plupart des questions qui sont au centre de notre travail et de les relier dans un projet qui les rend intelligibles pour les enseignants-chercheurs de Lyon 3 : les enjeux du libre accès, la sensibilisation à certaines notions documentaires (métadonnées, identifiants auteurs ou objets, normalisation bibliographique, etc.), notions souvent abstraites pour nos interlocuteurs, prennent ainsi de la consistance dans les projets de revues. Il est donc d’autant plus aisé de les sensibiliser et de les mobiliser autour de ces questions.

Au-delà des laboratoires de Lyon 3 avec lesquels les liens se sont resserrés, l’incubateur a permis la mise en place de multiples collaborations qui n’auraient pas vu le jour sans lui et qui offrent de nombreuses perspectives de travail pour améliorer les services documentaires que nous offrons à nos chercheurs.