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Élisabeth Siroteau

La correspondance administrative

Paris, La Documentation française, 2008, 139 p., 27 cm
Coll. Formation administration concours/Manuel pratique
ISBN 978-2-1100-6573-5 : 16 €

par Yves Desrichard

Chroniquer un livre consacré à La correspondance administrative pourrait relever de la gageure, tant la prose produite par l’administration est souvent brocardée, vilipendée, méprisée, et tant cet art est pratiqué avec réticence et parfois honte par ceux qui ont, de par leur fonction, nécessité de communiquer soit avec d’autres fonctionnaires soit, et le plus souvent, avec les administrés.

Ouvrages à succès, chansonniers et autres cancaniers ont beau jeu de relever les perles de l’administration dans le flux innombrable des lettres, notes et maintenant courriels que celle-ci, sommée – avec chaque jour un peu plus d’insistance – de se faire comprendre tant par la vulgate que par un ensemble de lois très explicites, élabore quotidiennement – et pas toujours pour envoyer de bonnes nouvelles.

D’un ouvrage publié dans les collections souvent austères de la Documentation française, et qui plus est explicitement destiné à la préparation des concours (d’entrée dans la fonction publique bien sûr) on pouvait craindre le pensum, le cours mal digéré, la somme mal maîtrisée, le PowerPoint mal adapté. Il n’en est rien.

Disons-le tout net, La correspondance administrative devrait désormais prendre place aux côtés des Pensées de Marc-Aurèle et du Manuel de savoir-vivre à l’usage des rustres et des malpolis de Pierre Desproges dans la bibliothèque de tout (bon) fonctionnaire.

Car le propos d’Élisabeth Siroteau, si pragmatique soit-il, va bien au-delà de la pratique rédactionnelle. Ou, plus exactement, il montre que la pratique rédactionnelle doit s’appuyer sur un ensemble de règles, écrites et non écrites (on sait que, en matière de droit administratif, nombre d’éléments viennent de la jurisprudence et non de la loi elle-même) pour se correctement exercer. Ces règles, elles sont pour l’auteur au fondement de la notion même de service public, et elles sont au nombre de sept (qui n’est pourtant pas réputé pour être un chiffre porte-bonheur) : neutralité, politesse (ou courtoisie), homogénéité, précision, respect de la hiérarchie, responsabilité et prudence. Et le chapitre s’appelle « Le contexte particulier de l’écrit administratif et son incidence sur le style ».

On parle même du conditionnel

Un livre où l’on emploie le terme de « courtoisie », que plus grand monde ne sait épeler désormais, ne peut pas être foncièrement mauvais. Mine de rien et en moins de deux pages, Élisabeth Siroteau en dit plus sur ce que doit être la relation avec l’usager que bien des manuels savants ou des études comportementales approfondies… Bon, j’en connais qui vont tiquer sur un ou deux principes mais, comme le dit l’auteur, il y va de « la spécificité de l’administration », même « adapté[e] aux citoyens du XXIe siècle ». Je reconnais aussi que cela suppose une bonne dose d’abnégation, du fait même que le citoyen soit (lui) adapté au XXIe siècle, mais une série d’exemples où l’on parle même du conditionnel vous permettront de mieux comprendre ce dont il s’agit.

Appâté par ce chapitre introductif, le lecteur est dès lors avide de découvrir (chapitre 2) les différents types de courriers que produit l’administration, lettres et notes essentiellement, dont on rappelle qu’elles doivent avoir un objectif, ce qui laissera souvent désarmé dans la vie courante. Les écrits administratifs incluent quant à eux la convocation, le compte rendu, le procès-verbal, le rapport et le communiqué, toutes espèces animales qui ont leurs mœurs propres, et ne sauraient s’apprivoiser sans une intime connaissance de leurs principales caractéristiques. La rédaction de documents d’instruction (instruction, directive, circulaire, note de service) est quant à elle réservée à une poignée d’élus (au sens biblique et non électoral du terme), à laquelle poignée appartenir devrait être la motivation principale du fonctionnaire subalterne – condamné le plus souvent à l’élaboration de bordereaux d’envoi (ou de transmission) qui, pour autant, se décomposent en d’innombrables sous-espèces plus ou moins sauvages, du « pour attribution » au « pour signature du ou des document(s) et retour ».

Du formalisme

Mais c’est dans le chapitre 4, « Une méthodologie pour construire une démarche d’écriture efficace », qu’on se rapproche le plus de Marc-Aurèle. Car, en fait de méthodologie, c’est bien de méthode qu’il s’agit, qui passe par l’analyse des données, la « lecture des textes nécessaires au projet d’écriture » (comme c’est beau), l’utilisation de l’information recueillie, les impératifs de la construction, la mise en place de la logique de réponse (incluant de précieux mais si rares dans certaines hiérarchies « connecteurs logiques ») jusqu’à la rédaction de l’écrit définitif. Le tout en utilisant le « schéma de Lasswell » (qui ? à qui ? pour dire quoi ? pourquoi ? comment ?) duquel, je l’avoue, j’ignorais tout, mais qui m’est devenu depuis totalement indispensable.

Dans un si bel et si humaniste ensemble, on s’étonne, on s’offusque, que le courriel, mal nécessaire mais qui paraît si peu adapté aux relations avec les administrés, trouve sa place – d’autant plus que, l’auteur nous l’indique, « une définition légale du courriel public est en attente ». Méfiance donc et, surtout, « les principes d’égalité, de neutralité, d’objectivité, de prudence et de courtoisie doivent être au cœur de ces pratiques ». On ne s’en lasse pas, vite, un peu de marbre pour le graver.

Un tel enthousiasme de lecture ne saurait masquer que, jusque dans les annexes, un doute nous taraude : va-t-elle en parler ? Eh bien oui, l’annexe 3 est consacrée aux formules de politesse, qui rappelle que « jusqu’à une période récente, un homme n’adressait pas “ses sentiments” à une femme, sauf s’ils étaient “respectueux” ». Tout passe, mais « si vous souhaitez respecter les traditions, un homme adresse “ses respects” à une jeune fille ou à une femme célibataire et “l’hommage de son profond respect” à une femme célibataire âgée ». Lors, déterminer si sa correspondante est une jeune fille sera peu délicat mais statistiquement aisé, là où (au-delà de la nécessaire enquête de police) ce que je qualifierai d’« alternative de la célibataire » appellera (voir plus haut) la plus grande prudence et (voir plus haut) la plus exquise courtoisie.

Exemples et exercices viennent compléter cette petite merveille de concision, d’intelligence et de rigueur (moins de 140 pages) et au prix dérisoire (16 euros) au regard des bienfaits que sa lecture attentive et, surtout, surtout, son application résolue ne manqueront pas de provoquer dans la population. On les guette déjà.