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De la fourniture à distance de documents à la conservation partagée

L'engagement du CTLes

Pascal Sanz

De fin 1996 à fin 2002, le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLes) a collecté quelque 24 kilomètres linéaires de collections, ce qui représente un rythme d’accroissement de 4 km par an. Ces collections proviennent d’une trentaine de bibliothèques différentes (voir diagramme n° 1)

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Diagramme 1. Collections du CTLes au 31 décembre 2002 – Répartition par bibliothèque versante

. Celles-ci ont versé au CTLes des collections de tailles très variables, allant de quelques dizaines de mètres linéaires (ml) pour les plus petites à plus de 4 000 ml pour la plus importante, mais très homogènes dans leur composition (voir diagramme n° 2)

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Diagramme 2. Collections du CTLes au 31 décembre 2002 – Répartition par type de document

, avec une nette majorité de périodiques, une bonne proportion de thèses, une minorité de monographies, les autres documents (actuellement, quelques mètres linéaires de cartes géographiques) ne représentant, statistiquement, presque rien.

Cependant, une fois n’est pas coutume, pour tracer un rapide bilan du fonctionnement de l’établissement, nous souhaiterions partir de son activité de fourniture à distance de documents, pour en venir à la problématique de la conservation partagée au cœur de laquelle se situe le CTLes.

Fourniture à distance de documents : la (double) singularité du CTLes

Parmi les missions dévolues au CTLes dans son décret fondateur (voir encadré)

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Le statut et les missions du CTLes*

, la communication des documents qu’il abrite vient, très logiquement, après la collecte, la gestion et la conservation de ces documents provenant eux-mêmes des établissements d’enseignement supérieur.

Elle s’effectue selon deux modes :

– pour une part très minoritaire, par la communication sur place des documents aux quelques dizaines de lecteurs qui, sur rendez-vous, font le voyage jusqu’aux confins de Marne-la-Vallée, à Bussy-Saint-Georges, où se trouve implanté le Centre. Il s’agit, en général, de lecteurs désireux de consulter une série entière de périodiques ou un ensemble de thèses que le CTLes s’attache à leur préparer à l’avance afin que leur visite soit la plus efficace possible ;

– pour l’écrasante majorité des demandes, par la fourniture à distance des documents, sous forme d’originaux, de photocopies, de télécopies et, dès lors que cela sera demandé, de fichiers numérisés.

La première originalité du CTLes en la matière réside dans le fait qu’il communique non seulement les documents qu’il possède en propre, mais encore les documents appartenant, à l’heure actuelle, à d’autres bibliothèques qui lui ont confié des collections en dépôt et pour lesquelles il agit en leur communiquant leurs propres documents lorsqu’elles les demandent, ou en les communiquant directement à d’autres établissements en France ou à l’étranger.

La seconde singularité du Centre est la suivante : à l’heure où l’activité de fourniture à distance traditionnelle (originaux ou photocopies) semble stagner, voire diminuer, dans nombre de bibliothèques, en raison, notamment, du développement de la documentation électronique, cette fonction est, au CTLes, en plein essor. En effet, alors que, depuis l’entrée en activité réelle du Centre, à l’automne 1996, les flux d’arrivée de collections – et donc de traitement de ces collections en aval des versements – ont été importants mais à peu près constants, les demandes de communication satisfaites par le CTLes sont passées de 207 en 1997 (première année où cette activité a fonctionné), à 2 593 en 2002 (voir tableau « Communication des documents »

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Communication des documents

).

En valeur absolue, ce dernier chiffre reste modeste comparé à ceux reflétant la fonction de prêt entre bibliothèques de certaines grandes BU. Par ailleurs, il se situe encore très en dessous de la limite considérée comme le taux de communication maximum des documents susceptibles d’être confiés par les bibliothèques au CTLes : celui-ci avait été fixé par les concepteurs du CTLes à un prêt par mètre linéaire et par an, ce qui, à l’heure actuelle, représenterait 24 000 communications par an. C’est donc surtout l’amplitude de la progression de l’activité de prêt entre bibliothèques en peu de temps qui fait la spécificité du Centre dans ce domaine. En effet, si l’on excepte le cas particulier de l’année 2000, pour laquelle la reprise des collections de la Bibliothèque d’art et d’archéologie par celle-ci en décembre de l’année précédente (comme cela avait été convenu) a évidemment occasionné la disparition des communications à cette bibliothèque, qui jusqu’alors représentaient près d’un tiers de l’ensemble, l’activité de communication du CTLes enregistre un essor de 20 à 30 % supplémentaires chaque année.

Cette progression est due tout d’abord, bien entendu et par un effet quasi mécanique, à l’accroissement même des collections abritées par le Centre : plus celui-ci détient de documents, plus il y a de chance, statistiquement, que certains d’entre eux soient demandés.

Elle tient ensuite au fait que le CTLes contribue à améliorer le signalement et la localisation de certains types de documents (jusqu’à présent, les périodiques) dans le Sudoc (Système universitaire de documentation) : ainsi, en 2002, outre son important travail d’états de collection sur des titres figurant déjà dans le Sudoc, le Centre a-t-il créé dans celui-ci plus de 100 titres de périodiques n’y existant pas jusqu’alors. Cela ne peut que générer une demande.

On peut enfin avancer l’hypothèse que, jeune encore et après n’avoir été connu, dans un premier temps, pratiquement que des seuls établissements lui ayant versé des collections, le CTLes sort peu à peu de son invisibilité. Il prend progressivement sa place dans le paysage documentaire français, comme semble en témoigner la progression des chiffres de demandes de communication provenant de bibliothèques de l’ensemble de la France n’ayant pas versé de collections au CTLes, encore plus forte que la progression d’ensemble (de + 60 à + 79 % par an depuis 1999).

Le taux global de satisfaction des demandes est relativement bon : 85,7 % 1. Il est encore meilleur (88 %) en direction des bibliothèques ayant versé des collections au Centre, celles-ci identifiant, en général, avec plus de précision et de certitude les documents issus de leurs collections qu’elles demandent au CTLes.

L’établissement s’est engagé à répondre aux demandes sous deux jours ouvrables et, très souvent, il le fait en vingt-quatre heures. Pour accélérer encore l’acheminement des documents, il utilise, chaque fois que possible en région parisienne, ses propres véhicules.

Les prestations de fourniture à distance du CTLes sont payantes. Cela ne semble pas s’opposer au développement de cette activité. D’une part, en effet, la participation aux coûts de la part des bibliothèques demandeuses est, en France, la règle la plus généralement observée en la matière. D’autre part, le Centre pratique une politique de forte remise aux bibliothèques lui ayant confié des collections, afin que le coût de ses prestations de communication de documents ne soit pas perçu comme dissuasif par ces bibliothèques : elles ne payent qu’un tiers du tarif normal, lui-même élaboré sur la base des recommandations de l’ADBU (Association des directeurs et des personnels de direction des bibliothèques universitaires).

Au regard de l’évolution constatée ces dernières années et à la lumière des propositions d’explication que nous venons d’avancer, tout porte à penser que la progression de l’activité de fourniture à distance du CTLes va se poursuivre, au moins pendant quelques années. Les statistiques des trois premiers mois de 2003 vont bel et bien dans ce sens : + 37 % par rapport à la même période de 2002.

Pas de fourniture sans documents : la nécessité d’une conservation partagée des collections

Les fonctions de collecte et de conservation de collections forment, au CTLes, un tout indissociable avec celle de communication des documents. D’une certaine manière, cette dernière fonction justifie les deux premières : l’effort consenti en moyens techniques et en personnel pour assumer celles-ci n’aurait aucun sens si, au bout du compte, les documents en question n’étaient communicables et, effectivement, pour une partie d’entre eux, communiqués. C’est bien en cela que le CTLes joue pleinement son rôle de prolongement des ressources documentaires vivantes des établissements qui lui ont versé des collections. C’est aussi pourquoi le CTLes pose, sans doute plus concrètement et plus immédiatement que beaucoup d’autres institutions, la nécessaire question de la conservation partagée des collections, au premier chef en Île-de-France, mais plus largement dans l’ensemble des bibliothèques de l’enseignement supérieur.

Dès 2000, le CTLes effectuait un constat par sondage sur les collections de périodiques qu’il abritait : après à peine quatre ans de fonctionnement, le CTLes détenait déjà un nombre non négligeable de titres en double, parfois en triple, voire en quadruple. Il s’agissait souvent de titres présents dans plusieurs dizaines de bibliothèques en France, dont nombre en Île-de-France, la plupart relevant de l’enseignement supérieur. Nous signalions déjà ce phénomène, exemples à l’appui, dans un article du BBF 2.

L’année suivante, il fut décidé d’organiser, avec la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation et le Comité stratégique pour les bibliothèques d’Île-de-France, une journée d’étude sur la conservation partagée des périodiques dans les bibliothèques de l’enseignement supérieur de cette région. Pour donner un contenu tangible à cette journée, quatre groupes préparatoires thématiques furent constitués (Lettres et sciences humaines, Sciences juridique, économique et politique, Santé, Sciences).

Le CTLes, quant à lui, produisit deux contributions. D’une part, il rédigea une note problématique sur les types d’approche que les bibliothèques exprimaient au travers de leurs décisions de lui verser (ou non) une partie de leurs collections en dépôt ou en cession. D’autre part, il mena une étude de grande ampleur et systématique, cette fois, sur les titres de périodiques représentant, dans ses collections, plus de 3 mètres linéaires, en observant méthodiquement, dans le Sudoc, combien de bibliothèques possédaient ces titres dans le pays et plus particulièrement dans les bibliothèques de l’enseignement supérieur de la région parisienne, et quels en étaient les états de collection. Cette étude porta sur plus de 1 400 titres parmi les quelque 11 500 qu’abritait alors le CTLes. Le constat de l’année précédente en sortit largement renforcé : alors que presque toutes manquaient d’espace, les bibliothèques de l’enseignement supérieur conservaient, en abondance, des collections rétrospectives identiques de périodiques.

La journée d’étude elle-même (12 octobre 2001) permit de déboucher sur des propositions encourageantes (poursuite du travail des groupes thématiques, rôle de veille et d’alerte sur ces questions, pouvant être confié explicitement au CTLes), mais force est de reconnaître que celles-ci ne se traduisirent guère en actes concrets dans l’année qui suivit.

En 2002, le CTLes s’attacha à mesurer ce que représentait, en pourcentage du linéaire des versements, le travail de dédoublonnage de collections de périodiques qui lui avaient été récemment cédées par rapport aux collections qu’il détenait antérieurement. Pour le service commun de la documentation d’une jeune université comme celle de Paris-Val-de-Marne (Paris XII), le taux de doublons se situait à 12,6 %. Pour une bibliothèque patrimoniale telle celle de l’Institut de France, ce taux s’élevait à 23,4 %. S’agissant de projets de versement, la bibliothèque du Conservatoire national des arts et métiers, par exemple, envisageait d’effectuer un dépôt de 322 ml de périodiques scientifiques dont elle avait communiqué la liste : si ce dépôt pouvait être transformé en cession, cela permettrait d’économiser plus de 200 ml au CTLes (plus de 60 % de taux de doublons).

Ces chiffres donnent une idée du gain de place qui pourrait être réalisé dans les murs des bibliothèques elles-mêmes si une véritable politique de conservation concertée était mise en œuvre, celle-ci pouvant, au demeurant, se matérialiser sous au moins deux formes complémentaires : une amplification des cessions au CTLes, permettant à celui-ci d’effectuer ce travail de dédoublonnage ; des programmes de conservation répartie entre les bibliothèques elles-mêmes (par exemple par ensembles thématiques) dans le cadre desquelles certains établissements se partageraient la responsabilité de la conservation exhaustive de titres déterminés, ce qui permettrait aux autres établissements d’éliminer sereinement leurs collections rétrospectives des mêmes titres. C’est bel et bien ce qui se pratique dans les régions ayant mis en place un plan de conservation et d’élimination partagées des périodiques.

Si, à présent, on établit un lien entre la problématique de la conservation partagée et les questions et débats suscités par le développement rapide de la documentation électronique, on en vient assez aisément à admettre qu’il serait de l’intérêt général de s’assurer que soient conservées en certains lieux quelques collections rétrospectives sur support papier des périodiques auxquels les bibliothèques s’abonnent désormais sous forme électronique par le canal des divers consortiums ou groupements d’achat. Il en va à peu près de même de certaines collections rétrospectives de périodiques que certains établissements entreprennent de numériser. Le CTLes considérerait comme une solution rationnelle et économique, par exemple, que, dans chaque consortium ou dans chaque programme collectif de numérisation de périodiques, on se préoccupât de conserver, d’une part, dans l’une des bibliothèques du consortium ou du programme collectif de numérisation, une collection papier de chaque titre concerné, pour les besoins éventuels des bibliothèques participantes et, d’autre part, une seconde collection aussi complète que possible, versée au CTLes, plus spécialement destinée aux besoins des usagers des autres bibliothèques.

Ce ne sont là que quelques propositions, parfaitement ouvertes à la discussion. On aura cependant compris que, vu du CTLes, si le concept de conservation partagée ne rencontre guère d’oppositions, le progrès des pratiques effectives en la matière paraît assez lent.

Les enjeux de la conservation partagée sont pourtant loin d’être insignifiants. L’enjeu documentaire et scientifique d’abord : il s’agit, ni plus ni moins, de se préoccuper de manière réaliste du devenir des collections physiques des bibliothèques, dans un environnement de plus en plus électronique. L’enjeu économique ensuite : l’objectif est, ici, de contenir les coûts de la construction d’espaces et de la mise en œuvre de moyens techniques de conservation dans les limites du possible. L’enjeu en termes de service aux utilisateurs enfin : le propos est d’assurer quoiqu’il advienne à ceux-ci, à travers une gestion coopérative des collections, l’accès aux documents dont ils ont besoin, sur le support dont ils ont besoin, où qu’ils se trouvent.

Si les incitations à travailler à une telle démarche peuvent venir d’instances diverses, seuls les établissements eux-mêmes et les professionnels qui les animent peuvent en être les véritables acteurs. Le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur est prêt, pour sa part, à déployer tous ses efforts pour accompagner leurs propres initiatives.

Avril 2003

  1.  (retour)↑  À titre comparatif, dans l’Annuaire des bibliothèques universitaires 2000 (dernière année publiée), le taux moyen de satisfaction des demandes reçues de l’enseignement supérieur s’élève à 79,5 %.
  2.  (retour)↑  « Conservation et bibliothèque de dépôt de l’enseignement supérieur », BBF, t. 45, n° 4, 2000, p. 77-86.