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Item, revista de biblioteconomia i documentació, janvier-juillet 2000

Barcelona : Collegi de bibliotecaris-documentalistes de Catalunya.-2 n° par an – Abt annuel : 3 500 pta – 21,03 euros ; Numéro : 1 800 Ptas – 10,81 euros. - ISSN 0214-0349

par Laurence Tarin

Le numéro 26 de la revue Item (janvier-juillet 2000) 1 est composé de trois longs articles qui ont tous, de près ou de loin, trait à l’économie et qui concernent plutôt les documentalistes, voire les archivistes que les bibliothécaires à proprement parler.

Ce dossier, consacré à la gestion de l’information économique, met en relief l’importance que revêt la gestion de la documentation pour les entreprises. La maîtrise de l’information est en effet de plus en plus considérée comme un outil de développement, voire comme un investissement à moyen ou long terme.

Les documents administratifs dans les entreprises

Rédigé par Jordi Andreu, du département Agriculture de la Generalitat de Catalogne 2, Isabel Campos, Montserrat Canela et Jordi Serra, du service des archives du département Culture de la Generalitat, le premier article montre comment il est possible de transférer à l’entreprise une expérience de mise en place d’un système de gestion intégré de documentation administrative dans une administration publique.

Différents problèmes concrets peuvent se poser à un service d’archives : accumulation de documents non classés, dispersion de la documentation dans différents bureaux... Il s’agit de les résoudre, mais aussi de rentabiliser la gestion de la documentation et de faire comprendre à tous l’intérêt de rationaliser sa gestion documentaire. Les différentes étapes de la mise en place du système de gestion intégré sont ensuite décrites de façon précise 3.

Les auteurs insistent également sur l’importance de l’élaboration d’outils de gestion tels qu’un cadre de classification, sur l’intérêt de manuels pour la création et la gestion de documents, sur l’utilité de tableaux d’évaluation, etc. Ils soulignent aussi la nécessité de prévoir les différents processus d’identification des documents, d’organiser la gestion du dépôt et de l’information interne, et recommandent enfin l’intégration du système de gestion des documents au système informatique général.

Pour eux, l’entreprise est un système ouvert dont l’environnement peut se transformer avec le temps. Ces changements, le plus souvent lents, ont une incidence sur les prises de décision de la direction et produisent parfois des écarts par rapport aux valeurs fondatrices de l’entreprise. Le système de gestion intégré de la documentation administrative peut permettre de détecter ces déviations et d’en corriger les effets négatifs.

Les services d’information à forte valeur ajoutée

Le deuxième article, de Cristina Soy i Aumatell, du service d’information et de documentation de la société Caixaholding, met en relief l’intérêt de proposer des services d’information à forte valeur ajoutée tant aux organisations privées qu’aux structures publiques. Cet intérêt réside principalement dans le rôle que peuvent jouer ces services dans l’analyse de la rentabilité des investissements à réaliser.

Dans le contexte de la mondialisation de l’économie, l’information est une ressource stratégique qui doit être traitée à sa juste valeur. Tout investissement représente en effet un risque qu’il convient de gérer. Quand, par exemple, une entreprise souhaite en acquérir une autre, il lui est alors très utile de disposer avant l’achat d’informations sur celle qu’elle convoite. Pour les sociétés cotées en bourse, l’information est relativement facile à trouver, mais elles représentent une minorité. En ce qui concerne les autres, il faudra se repérer à partir d’un classement des entreprises du même secteur et analyser la structure de la société en identifiant ses actionnaires, ses filiales, etc. On peut également avoir recours aux bilans annuels. L’auteur détaille ainsi de façon précise toutes les sources d’informations utiles pour appréhender le fonctionnement d’une entreprise et explique le rôle clé que peut jouer son service d’information. La conclusion indique que les utilisateurs potentiels d’un tel service peuvent être des départements d’analyse des fusions et des acquisitions, des bureaux de consultants, d’audits et de conseils en matière fiscale et commerciale, et des banques d’investissement ou des sociétés d’analyse boursière.

La production électronique catalane

Rédigé par Gemma Estrugas Mora, de la bibliothèque des sciences sociales de l’université autonome de Barcelone, et Roser Riera Masgrau, de la bibliothèque de l’Institut des statistiques de Catalogne, le troisième article, sans doute plus susceptible d’intéresser les bibliothécaires, en particulier ceux qui exercent dans des bibliothèques universitaires, constitue un panorama de la production électronique catalane en matière de sources d’informations statistiques.

La production et la diffusion de données statistiques en Catalogne sont gérées par l’administration, plus précisément par l’Institut des statistiques de Catalogne (IDESCAT), placé sous la tutelle de la Generalitat, le gouvernement autonome de Catalogne. La diffusion de ces données relève du droit d’accès à l’information des citoyens et en principe, n’est pas à but lucratif.

L’IDESCAT produit de nombreuses données de synthèse, en particulier dans le domaine de la démographie, mais il faut cependant noter qu’en matière de données démographiques, les mairies, celle de Barcelone par exemple, peuvent être aussi une source d’information très intéressante. Les administrations, qu’il s’agisse de l’IDESCAT ou d’autres, ont fait ces derniers mois des efforts particuliers pour assurer la présence de données statistiques sur leurs serveurs web. L’IDESCAT intervient dans des domaines très variés : environnement, emploi, agriculture, commerce et industrie, tourisme et, bien sûr, économie et finances. Ce dernier domaine est également couvert par un certain nombre d’initiatives privées.

Ainsi, les services d’études d’organismes qui élaborent leurs propres publications d’information économique et statistique les diffusent sur le réseau Internet, le plus souvent gratuitement. L’information sur les statistiques concernant plus précisément les entreprises est, elle, principalement fournie par des sociétés qui en font le commerce, répondant ainsi à une demande croissante de services d’information à forte valeur ajoutée.

Les auteurs de l’article mettent en relief l’existence d’un certain déséquilibre au sein de la production électronique catalane en matière de statistiques. En effet, si les publications concernant les données démographiques et économiques sont abondantes et proviennent de différentes sources, celles qui abordent les aspects culturels ou sociaux sont en revanche nettement moins bien représentées.

Ils soulignent également que les formats numériques semblent très bien adaptés à la diffusion de données statistiques et ce pour plusieurs raisons : diffusion facilitée bien sûr, mais aussi mise à jour plus aisée et plus rapide, et surtout, possibilité d’une utilisation interactive des données. Ils ont remarqué, ce qui semble logique, que les disquettes laissent de plus en plus la place aux cédéroms et que l’accès à des données sur Internet se développe de façon importante aux dépens des banques de données au format ASCII. Le faible coût de la diffusion sur Internet est en particulier mis à profit par les administrations qui publient ainsi des rapports sur des thèmes très précis qui n’auraient certainement pas été édités sous forme papier.

Les auteurs de l’article déplorent cependant la prolifération du format PDF qui, certes, permet de mettre facilement sur le web des documents existant sous forme papier, mais qui rend la recherche plus lente. Ils appellent de leurs vœux l’utilisation de formats permettant aux usagers de jouir pleinement de toutes les possibilités de recherche et d’interactivité que les documents électroniques offrent en théorie.

En conclusion, il est fait allusion aux utilisateurs des statistiques et au rôle que peuvent jouer auprès d’eux les documentalistes. D’après les auteurs de l’article, il existe deux types d’usagers des statistiques, ceux qui ont besoin d’informations de base et ceux qui, à l’opposé, recherchent des données personnalisées. La deuxième catégorie est bien sûr plus difficile à satisfaire et le documentaliste doit alors pleinement jouer son rôle d’intermédiaire et de guide. Or, l’information n’est pas évidente à repérer en matière de statistiques, les outils bibliographiques classiques tels que les catalogues des bibliothèques ne correspondant pas très bien à ces besoins très spécifiques et le repérage des sources étant d’autant plus compliqué que les données statistiques sont abondantes et dispersées. L’absence de moteur de recherche spécialisé est à déplorer en particulier.

Comptes rendus bibliographiques

Avant de terminer cette présentation du numéro 26 d’Item, un mot sur la rubrique « Comptes rendus bibliographiques ». Le choix des ouvrages qui font l’objet d’une critique est en effet un bon indicateur des préoccupations des bibliothécaires catalans. Il semblerait qu’ils soient actuellement particulièrement intéressés par la question de l’évaluation des services. En effet, deux des quatre ouvrages analysés traitent de ce sujet ; les deux autres ne s’en éloignent guère.

Le premier, signé de Carmen Artal, a été co-édité par la Fondation Bertelsmann et le département Culture de la Diputació 4 de Barcelone. Il s’agit du compte rendu en catalan d’une étude faite auprès des habitants de 3 villes : La Biblioteca publica vista pels cuitadans : informe de l’estudi realitzat a tres ciutats : 1988/1999 (La bibliothèque publique vue par les citoyens : compte rendu de l’étude réalisée auprès de 3 villes : 1988/1999).

Le deuxième ouvrage, publié par Juan José Fuentes aux éditions Trea, s’intitule Evaluación de bibliotecas y centros de documentación e información (Évaluation des bibliothèques et des centres de documentation et d’information). Il s’agit d’un manuel rédigé en castillan, apparemment l’un des premiers sur ce sujet en Espagne.

Item souligne que la maison d’édition Trea (Gijón, Asturias) développe une intéressante collection intitulée « Bibliothéconomie et administration culturelle » dans laquelle on peut trouver les ouvrages d’auteurs espagnols, mais aussi des traductions.

Le troisième livre, Políticas de conservación en bibliotecas, publié en castillan par Arco/Libros, traite de la politique de conservation des bibliothèques. Son auteur, Arsenio Sanchez Hermamperez, présente la conservation comme un sujet intéressant l’ensemble des bibliothèques et devant être appréhendé de façon globale par les bibliothécaires.

Enfin, Item signale la publication de l’annuaire de bibliothéconomie de documentation et d’information : Bibliodoc 1999, anuari de biblioteconomia, documentació i informació, par le Collège officiel des bibliothécaires documentalistes de Catalogne (COBDC) lui-même, ce qui permet de rappeler un point de son histoire récente : le Collège a fusionné en 1999 avec la SOCADI (Societat Catalana de Documentació i Informació) qui publiait Bibliodoc. Cet annuaire, publié en catalan, a pour but de faire une fois par an l’état de la question en matière de bibliothéconomie et de documentation.

  1.  (retour)↑  Item, la revue du collège officiel des bibliothécaires, documentalistes catalans (Barcelone) a été présentée dans le numéro 6 de l’année 2000 du BBF, 2000, t. 45, n° 6, p. 106-109.
  2.  (retour)↑  Gouvernement autonome de Catalogne (Espagne).
  3.  (retour)↑  Identifier les problèmes, décider de la période sur laquelle va porter l’effort de normalisation, élaborer une classification qui sera présentée aux différents acteurs et validée par la direction, fixer de façon précise les délais pour archiver et éliminer les dossiers, élaborer des procédures concernant le transfert, l’élimination et le stockage des documents, former les personnels, réorganiser l’espace de stockage.
  4.  (retour)↑  Échelon administratif correspondant approximativement à un département français.