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Un plan de conservation

Mise en oeuvre à la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne

Hubert Villard

Nous présentons ici quelques réalisations concrétisées à Lausanne durant ces douze dernières années qui, mises en perspective après coup dans leur ensemble, manifestent l’ébauche d’une politique documentaire assez cohérente.

Comme l’indique sa dénomination, la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne (BCU) est une institution hybride, à la fois publique de par ses missions cantonales, et académique au travers des prestations qu’elle fournit à l’université de Lausanne. Elle développe ses activités sur quatre sites. Deux bibliothèques se trouvent sur le campus universitaire de Dorigny et desservent essentiellement les facultés de sciences humaines, alors que le pôle cantonal, situé au centre-ville, remplit certaines missions qui relèvent d’ordinaire d’une bibliothèque nationale : collections d’intérêt général d’un certain niveau, dépôt légal, documentation régionale, point fort dans le domaine de la musique. L’ancienne « Bibliothèque des Pasteurs », dont les fonds en théologie revêtent surtout un intérêt historique, est la quatrième bibliothèque rattachée à la BCU. Un projet à l’étude pour cette bibliothèque est d’en faire un centre de documentation pour le futur Observatoire des religions en Suisse.

La BCU fait partie du Réseau romand des bibliothèques (RERO), qui maintient un catalogue collectif recensant plus de 6 millions d’ouvrages, outil indispensable à l’élargissement des politiques documentaires conduites en coopération.

Devant ainsi gérer des collections variées pour des publics multiples, avec des exigences souvent contradictoires, nous avons ressenti d’autant plus vivement la nécessité d’organiser et de bien formaliser nos démarches quant à la gestion des collections. Mais ceci s’est fait dans un premier temps sans idée méthodologique bien définie, au gré des problèmes rencontrés.

Origines de la démarche

Ainsi, entre 1987 et 1992, trois démarches ont été lancées quasi parallèlement, en réponse à des préoccupations du moment, mais qui laissaient déjà entrevoir un besoin certain de clarification des actions.

Tout d’abord, une réflexion a été menée sur la préservation et la conservation des collections, suite au constat de la rapide dégradation des ouvrages publiés après 1850, due à l’acidité du papier. Le congrès de l’IFLA à Brighton en 1987 avait largement présenté le film de sensibilisation Slow fire, et des spécialistes inspectaient les bibliothèques européennes pour dresser un état des dégâts.

En même temps, de manière beaucoup plus triviale, nous avons été confrontés à la saturation des étagères de nos vastes espaces en libre accès, quelque sept ans après l’inauguration des nouvelles bibliothèques de Dorigny. Aucune autre bibliothèque du pays n’avait encore dû conduire d’opérations de désherbage à une telle échelle, et les méthodes nous manquaient. C’est vers les bibliothèques américaines, depuis longtemps familiarisées avec cette problématique, que nous nous sommes tournés, en adaptant à nos besoins et contraintes le système élaboré par Stanley J. Slote, qui nous a permis de commencer à retirer avec méthode certains ouvrages en libre accès pour les envoyer vers les magasins fermés.

Enfin, face à la multiplicité des problèmes nouveaux entraînés tout à la fois par les restrictions budgétaires, le travail en réseau, l’évolution de la technologie et des méthodes d’enseignement ou l’apparition de nouveaux supports d’information, la nouvelle direction de la BCU a décidé d’entreprendre avec ses cadres une réflexion stratégique destinée à dégager une vision partagée suscep-tible de guider les options futures. Conduite sur une année avec l’appui d’un conseiller extérieur et articulée sur les étapes classiques de mise en évidence des forces et faiblesses et des chances et dangers, cette démarche déboucha en 1992 sur une charte et un scénario d’évolution pour les dix ans à venir, auxquels adhérait l’ensemble des collaborateurs. Ce scénario retenu dégageait plusieurs axes d’action dans trois grands secteurs : les collections (le stock réel ou virtuel), les prestations (nouvelles attentes des usagers), et le management (nouvelles compétences des bibliothécaires). Les politiques dont il est question ici, centrées sur les collections, s’inscrivent dans la suite logique de cette démarche, et ont presque constitué le pain quotidien des cadres depuis lors.

Douze ans plus tard

Un rapide coup d’œil rétrospectif après une douzaine d’années montre cependant que tout ne va pas aussi vite qu’on le voudrait. Des opérations délicates telles qu’une vaste opération de recherche d’économies lancée par l’État de Vaud (1995-1996), une migration informatique difficile (1997), ou une tentative d’amputation sévère des crédits d’acquisition par le Parlement (1998) ont détourné les énergies et considérablement ralenti nos travaux durant quelques années.

Mais, pour ne parler que des collections, on peut sans aucun doute dresser un bilan très positif des efforts consentis. Sur le plan de la préservation/conservation (notre politique PAC, d’après le sigle américain pour Preservation and Conservation), de nombreux objectifs sont d’ores et déjà atteints, et les travaux se poursuivent, en s’élargissant d’ailleurs à d’autres bibliothèques du Réseau romand. Corollaire de cette politique, le désherbage touche également les magasins fermés, depuis l’inauguration, il y a quelques années d’un dépôt extérieur – un silo –, situé dans la campagne à une vingtaine de kilomètres de Lausanne. Enfin, la définition de la politique d’acquisitions (POLAC), conduite de manière très méthodique, touche à son terme pour l’ensemble des secteurs de la bibliothèque.

Comme prochaine étape, nous entamons une politique des prestations qui doit préciser ce que nous offrons en matière de prêt et de consultation de documents, de renseignements bibliographiques, de formation, d’appui à l’enseignement à distance, etc.

Un concept central original

Nous avons commencé par la préservation/conservation, et bien nous en a pris. En effet, le cœur et l’aspect le plus original de notre politique de préservation, mais qui irrigue aussi depuis son élaboration les politiques d’acquisition et de prestation, sont sans conteste le concept à géométrie variable des niveaux de conservation attribués aux ouvrages.

Rompant avec la pratique établie qui voulait que tout livre qui entre à la bibliothèque soit traité de la même manière que tous les autres, nous avons subdivisé nos collections en plusieurs ensembles, allant des ouvrages que nous voulons conserver « pour l’éternité » à ceux que nous pouvons – ou devons – éliminer sans scrupule, en passant par ceux qui ne sont destinés qu’à un usage limité dans le temps. L’idée sous-jacente reposait sur le constat que nos ressources ne nous permettraient jamais de tout sauvegarder avec le même soin ; la répartition de l’ensemble de nos fonds en catégories définies par les codes de niveaux nous permet ainsi de cibler nos interventions, d’établir des priorités de traitement, de préciser ce que l’on veut absolument sauver au détriment des ouvrages qu’il n’est pas dans notre mission de conserver à très long terme.

Nous n’avions pas de modèle dans ce domaine, et nous ne savons pas si d’autres bibliothèques ont abouti à une semblable démarche qui nous a paru originale. Face à la pensée régnante qui prévalait dans les bibliothèques et dans l’esprit du public, attribuant au livre quel qu’il soit un caractère quasi sacré, nous avons eu au début le sentiment d’être des iconoclastes. Et il a fallu beaucoup persuader pour faire comprendre que – non pas par hasard, mais par nécessité – les traitements appliqués à un livre dépendraient dorénavant de la catégorie à laquelle nous l’aurions affecté, selon un découpage articulé sur notre système des niveaux PAC.

Schématiquement, la première catégorie (niveau 1) représente les collections que la loi et la mission fondamentale de la bibliothèque nous font l’obligation de conserver « pour toujours » : les fonds vaudois de tous les temps, une partie du fonds ancien d’avant 1850, et les livres précieux d’après 1850. Une partie de ces fonds sont même « gelés » (niveau 0), ou font l’objet de copies de substitution, systématiques ou à la demande pour la consultation (microfilmage, Livre à la carte), et reçoivent tous les soins nécessaires qui leur garantissent la plus grande espérance de vie.

Une seconde catégorie (niveau 2) englobe les outils de travail difficilement renouvelables, les grands textes, les dictionnaires historiques, les sources, les ouvrages acquis dans le cadre d’un programme de répartition des collections par centres de gravité.

Une autre catégorie (niveau 3) correspond aux « consommables », c’est-à-dire à tous les ouvrages des collections générales ou universitaires qui ne tombent pas dans les catégories précédentes, et dont nous estimons que la conservation incombe à d’autres bibliothèques que la nôtre ; ceux-ci représentent la majeure partie de nos collections.

Enfin, une dernière catégorie (niveau 4) concerne les « éliminables », soit les doublets ou triplets d’éditions courantes, les livres physiquement morts, ou ceux dont le contenu a rapidement vieilli au gré de rééditions successives.

Remarquons qu’avec le temps, certains livres peuvent migrer d’un niveau à l’autre, dans les deux sens : un ouvrage acquis dans un premier temps comme un consommable (niveau 3) peut devenir une référence importante et passer en niveau 2, ou bien l’édition d’un texte source de niveau 2 complètement cuite pourrait passer en 4 (éliminable), pour autant qu’on en ait acquis un nouvel exemplaire ou effectué une copie de substitution.

Nous sommes en train de généraliser l’attribution des niveaux à toutes nos collections, bien que l’attribution rétroactive soit une opération de très longue haleine. Tout ouvrage qui entre à la bibliothèque reçoit d’emblée son code de niveau attribué d’après une « grille de détermination », code qui va ensuite conditionner les traitements ultérieurs dont il fera l’objet : restrictions de prêt, copie de substitution, type de reliure, désherbage, achat en double, etc. La formalisation de cette politique des niveaux de conservation a permis de systématiser les attitudes et les comportements des bibliothécaires, dans la mesure où elle sous-tend et guide à tous les échelons les décisions qui doivent être prises, et ceci dans la plupart des secteurs de la bibliothèque.

La politique de préservation/conservation

Mis à part l’introduction du concept innovant des niveaux PAC, toute une série d’actions ont été entreprises depuis 1990 : sensibilisation de tout le personnel – des chauffeurs, postiers ou employés des magasins aux bibliothécaires des services de référence – par un spécialiste du livre, mesures climatiques rigoureuses des locaux à l’aide de dizaines de thermo-hygrographes enregistreurs, remplacement systématique des anciennes chemises de protection en papier acide par des enveloppes de papier neutre, remplacement des serre-livres mal adaptés, modification des pratiques de prêt des documents, notamment des ouvrages du Dépôt légal, redéfinition du concept traditionnel de Réserve précieuse (on croyait au début que les livres les plus anciens étaient les plus menacés), recours à des reliures « économiques » pour les « consommables », élimination des ouvrages de « niveau 4 », etc. Le groupe PAC travaille aujourd’hui à l’élaboration d’un plan catastrophe pour le site cantonal.

Afin de préserver les documents originaux les plus menacés, nous avons aussi tenté de formaliser des procédures de reproduction qui définissent le type de copies à effectuer de cas en cas (sur microfilm, support papier ou document numérisé tel le cédérom) : on réalise ainsi selon les cas des copies de sauvegarde (copies susceptibles de remplacer l’original, faites dans une perspective de conservation à long terme, sur microfilm selon la norme ANSI, American National Standard Institute), des copies de substitution (copies intégrales d’un document sur microfilm, support numérique ou sous forme papier, faites dans le but d’éviter de mettre un document en circulation, mais pas destinées à la conservation à long terme), ou des copies de consultation (copies intégrales ou partielles d’un document réalisées pour un usage immédiat à partir de l’original ou d’une copie de sauvegarde ou de substitution).

Ainsi, pour les ouvrages de niveau 1, de même que pour certains fonds manuscrits d’intérêt patrimonial majeur ou fréquemment demandés, on a dressé la liste des « trésors » de la bibliothèque qui devaient faire l’objet en priorité d’un microfilmage de sauvegarde (copie 35 mm), et entamé une campagne de reproduction systématique. Cette liste s’articule autour de certains critères tels la rareté, le prix, l’état physique, etc. Des copies de consultation sur cédérom ont été produites notamment pour le fichier des Huguenots entrés en terre vaudoise au moment de la Révocation de l’Édit de Nantes, document très prisé des généalogistes, ou pour les fonds de photographies d’Arthur Conan Doyle sur la Guerre des Boers, ou de Pierre Gilliard sur la chute des derniers tsars de Russie. Les copies réalisées sont signalées dans la base de données européenne de l’association EROMM (European Register of Microform Masters) à Göttingen, dont notre bibliothèque est partenaire.

Dans un cadre élargi, les responsables PAC de la BCU animent depuis deux ans un groupe de travail au niveau du réseau romand, qui vise à généraliser et à coordonner le système des niveaux de conservation, en voie d’introduction à la Bibliothèque publique et universitaire de Genève et à la médiathèque du Valais. Les adaptations nécessaires du format de catalogage ont été opérées sur les bases du catalogue collectif romand. Un plan coordonné de répartition du travail de microfilmage des quotidiens est en route, afin d’éviter de coûteuses redondances.

Sur le plan national, une installation de désacidification de masse a été inaugurée il y a une année, d’abord pour les besoins de la Bibliothèque nationale suisse, puis pour l’ensemble des collections des autres bibliothèques du pays (les estimations de quantité d’ouvrages à traiter ont porté jusqu’ici sur l’ensemble des collections du pays). La BCU n’a pas encore prévu d’y acheminer ses ouvrages, mais il apparaît d’ores et déjà évident, en raison des coûts entraînés, qu’il n’est pas question d’y envoyer la totalité de nos fonds. Selon notre philosophie des niveaux de conservation, nous pressentons que seuls des ouvrages de niveau 1 et 2 pourraient faire l’objet un jour d’un tel processus de désacidification systématique.

La politique de désherbage

Tout au long de la réflexion PAC, la notion de « désherbage » – ou « élagage », comme les Québécois ont traduit le terme « weeding » utilisé par les Anglo-Saxons – s’est imposée comme un élément majeur de toute politique bien pensée de préservation : afin de consacrer tous ses moyens à ce qui mérite absolument d’être conservé, il importe de retirer des collections, en fonction de critères rigoureux, les documents qui ne répondent pas à la mission, aux objectifs de la bibliothèque, ni aux besoins des usagers 1.

C’est selon le principe de la gestion dynamique des collections que la BCU a organisé ses collections, gardant dans ses espaces en libre accès les ouvrages les plus utiles ou les plus récents (accès immédiat), en magasins fermés sur place ceux que le manque d’espace ne permet pas de garder sur les étagères des salles de travail (accès en une heure), et en déplaçant vers un dépôt excentré les ouvrages qui n’ont plus été demandés depuis longtemps ou, enfin, en éliminant de manière raisonnée (dons, vente, pilon) ceux qui sont hors d’usage ou ne s’intègrent pas dans la politique d’acquisition 2.

Bien qu’elle date d’avant l’utilisation intensive de l’informatique, la méthode de Stanley J. Slote a servi de guide à la BCU pour le désherbage de ses ouvrages en libre accès. Adaptée aux besoins de la bibliothèque (on exclut des candidats au désherbage les ouvrages vaudois, les bibliographies, etc.), et utilisant les archives du système automatisé de prêt portant sur près de dix ans, elle repose sur le principe de la détermination optimale du « cut point », date de dernier retour de prêt. C’est notamment à partir des listes produites par ordinateur que les opérations de désherbage s’effectuent depuis lors ; comme on acquiert quelque 15 000 ouvrages nouveaux par année pour le site universitaire de Dorigny, cela signifie qu’il faut en retirer annuellement quasiment autant des espaces saturés du libre accès. La manière de procéder est laissée à l’appréciation des responsables des différentes disciplines (opérations en continu tout au long de l’année, ou opérations « coup-de-poing » lors des inventaires). Ce désherbage porte en majeure partie sur les ouvrages de niveau 3, les consommables.

Une méthode analogue, articulée sur les fichiers informatiques, préside au refoulement à partir des magasins fermés vers le dépôt extérieur. Sont bien entendu pris en compte les niveaux de conservation (on ne délocalise pas d’ouvrages de niveaux 1 et 2), et les grilles d’intention de développement des collections. Les documents retirés sont toujours accessibles, mais le délai d’obtention est en moyenne d’une semaine. Le très faible taux de retour des ouvrages délocalisés semble jusqu’ici valider nos options méthodologiques.

La politique d’acquisitions

Lancé à la mi-1994, le groupe de travail sur la politique d’acquisitions (POLAC) a d’abord conduit une importante analyse de la situation menée à terme à la fin 1994. Deux ans plus tard, le groupe a produit un document de synthèse qui présente la politique globale que la BCU s’est donnée en matière d’acquisition de documentation. Accessible sur son site Internet 3, le texte rappelle d’abord les missions de la BCU :

« En vertu de l’article 15 de la loi sur les activités culturelles de l’État de Vaud, la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne est tenue d’acquérir les ouvrages intéressant la population en général, ainsi que les ouvrages nécessaires à l’étude des disciplines enseignées à l’université de Lausanne. Grâce à l’article 5 de la loi sur la presse du 14 décembre 1937 (dépôt légal), un exemplaire de tous les ouvrages imprimés ou édités dans le canton de Vaud est, en principe, remis à la Bibliothèque. Ses collections patrimoniales bénéficient ainsi d’une quasi-exhaustivité. Conformément au Manifeste de l’Unesco sur la bibliothèque publique et à l’article 5 de la Charte de la BCU, l’acquisition se fait en dehors de toutes contraintes idéologiques, politiques ou religieuses et dans le respect du droit des auteurs. »

En un survol de quelques pages, le document aborde la vocation des quatre sites et les publics visés, le financement des achats, la sélection des documents et les canaux d’acquisition (achat, dons, échanges), les principes généraux d’acquisition pour les périodiques, les monographies, la musique imprimée, les manuscrits, les archives musicales, les cartes et plans et les non-livres. Pour une institution aux multiples missions comme la BCU, il importait notamment d’équilibrer ses achats entre des secteurs connexes (éviter les redondances par exemple entre les collections multimédias grand public du pôle cantonal et la Médiathèque à caractère universitaire, ou préciser les achats en théologie au pôle cantonal, à la Bibliothèque des Cèdres et à la section universitaire de théologie de Dorigny). On voulait également préciser les modalités d’acquisition pour chaque secteur, soit via les canaux traditionnels (libraires de la place, agences internationales), soit en fonction des possibilités nouvelles qu’offrent les fournisseurs sur Internet.

Ce texte fondateur est complété par des listes d’intention de développement des collections élaborées par chaque bibliothécaire responsable de discipline, selon le principe des cinq niveaux de description des collections du Conspectus du Research Libraries Group. Lors des premiers travaux, l’application stricte de la méthode Conspectus (comparaison du fonds d’une discipline avec des listes de référence d’ouvrages essentiellement anglo-saxons) a montré ses limites pour les bibliothèques européennes, et il a fallu se construire d’autres critères d’évaluation. Pour toutes les branches qui touchent à l’université, le corps enseignant a été bien sûr étroitement associé à la préparation et à la discussion des options avant accord. La communication de ces politiques de développement tant au public qu’aux autres bibliothèques se fait aujourd’hui via notre site Internet.

Fruit de cette entreprise de formalisation des intentions de développement des collections, la sélection est devenue plus évidente pour les responsables de disciplines : on sait ce qu’on acquiert ou ce qu’on ne retient pas, et pourquoi. Contrairement à ce qui se passait auparavant, nous n’incorporons plus automatiquement les ouvrages qui nous arrivent en don : on écarte désormais tout de suite les ouvrages qui recevraient d’entrée un niveau de conservation 4.

Sur le plan national, un vaste programme de « centres de gravité documentaires » a été lancé il y a quelques années, visant à coordonner certains domaines d’acquisitions entre les grandes bibliothèques du pays. Il n’a pas reçu les moyens nécessaires de la Confédération pour aboutir, mais la BCU a décidé de s’inspirer des premières analyses conduites dans ce cadre pour renforcer les centres d’excellence qui lui auraient été attribués, tels le cinéma et l’orientalisme.

Vers une politique des prestations

Nous avons l’intention, dans une étape ultérieure, de tenter de formaliser de la même manière une politique des prestations. Il est évident que nos tables de développement des collections appuyées sur les niveaux Conspectus et le recours systématique aux niveaux de conservation introduits en ordinateur en seront le cœur pour tout ce qui touche aux collections. Ainsi, en ce qui concerne le prêt à domicile, l’introduction il y a quelques années d’une borne d’emprunt self-service a nécessité le blocage automatique de certaines catégories d’ouvrages disponibles dans les espaces en libre accès, mais dont le prêt est exclu. Parallèlement, pour rester en accord avec notre politique PAC, nous avons dû retirer les boîtes de restitution des ouvrages récemment installées, notamment en raison des dégâts excessifs qu’elles occasionnaient aux documents.

Outre ce qui a trait aux collections (consultation, photocopie, prêt local et à distance), cette politique des prestations aura pour but de préciser la nature et l’étendue des services offerts par les quatre sites de la BCU : guichets d’accueil et d’information générale, service d’orientation bibliographique et d’assistance pour les nouvelles technologies, formation des usagers inscrite dans les cursus universitaires, didacticiels d’aide à la recherche d’information, implantation de postes d’accès banalisés à Internet, introduction de stations dédiées au téléenseignement, etc.

En guise de conclusion

On aura compris que nous ne sommes pas au terme de notre démarche, et n’y serons sans doute jamais, tant il est vrai que les politiques élaborées sont très vite rendues périssables par l’évolution rapide de notre environnement. Mais nous apprécions de pouvoir nous appuyer dorénavant aussi bien sur un système maison (les niveaux de conservation) que sur une approche empruntée aux Américains (la classification du Conspectus) pour étayer des choix qui nous paraissent cohérents.

L’essentiel réside finalement dans le fait de travailler désormais d’une manière aussi méthodique que possible, dans un souci de cohérence, de rigueur et de transparence, comme nous l’avions précisé dans notre charte en 1992 : « La BCU porte un soin constant à améliorer l’efficacité, la rapidité et la pertinence de ses services. Elle fonde ses politiques d’action sur une vision à long terme… » L’ensemble de ces démarches, conduites dans un esprit très participatif, révèle ainsi un souci constant de gérer l’institution de manière rigoureuse, que ce soit vis-à-vis des bibliothécaires et des professeurs de l’université, associés directement aux travaux et qui ont pu, dans un premier temps, contester les options choisies, de l’autorité de tutelle ou des autres bibliothèques du pays. Nous avons pu en retirer les fruits lors de la vaste démarche d’économie menée en 1995, ou plus encore lorsque le Parlement avait décidé, en 1998, avant de faire machine arrière six mois plus tard, d’amputer nos crédits d’acquisition de 40 %.

Les bénéfices retirés permettent de relativiser après coup l’investissement considérable en temps de travail nécessaire qu’il a fallu consentir à côté des tâches quotidiennes, et les risques d’incompréhension, de suspicion ou d’hostilité qui sont apparus lorsqu’on a parlé pour la première fois de désherbage et de politique d’achat. Rien de tel en effet pour s’exposer à la critique que de vouloir mettre à plat et communiquer explicitement ce qu’on fait, dans quel but et de quelle façon ! Toutefois, il ne faut pas hésiter à s’inspirer de ce qui s’est fait ailleurs ni à communiquer largement la motivation de ses choix, et nous sommes convaincus aujourd’hui que le jeu en vaut la chandelle.

Juillet 2001

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L’intérieur de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne

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Grille de détermination des niveaux PAC pour les monographies non vaudoises

  1.  (retour)↑  Voir à ce sujet l’excellente présentation de la Bibliothèque nationale du Québec, sur son site Internet : http://www.biblinat.gouv.qc.ca
  2.  (retour)↑  Sur ce concept, voir Hubert Villard, Du bassin d’accumulation au réservoir d’eau vive : vers une gestion dynamique des collections, disponible sous « textes fondamentaux » du serveur Web de la BCU : http://www.unil.ch/BCU/
  3.  (retour)↑  http://www.unil.ch/BCU