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Jennifer Rowley

John Farrow

Organizing Knowledge

An Introduction to Managing Access to Information

3rd ed. Aldershot : Gower, 2000. – XIX - 404 p. 24 cm. ISBN 0-566-08047-8. £ 25/ 40,39 e.

par Jean-Philippe Accart

Le futur lecteur de cet ouvrage – dont c’est la troisième édition et que l’on peut aisément qualifier de traité – doit être d’emblée averti : Organizing Knowledge est d’un abord facile malgré la langue anglaise ; il est extrêmement bien construit et clair et le langage utilisé n’est pas « techniciste ». Chaque chapitre est agrémenté de nombreux schémas explicatifs, de tableaux synthétiques, d’une bibliographie et d’un résumé. Sa traduction en français serait donc bienvenue.

Un angle de vue original

La première édition date de 1987 : en quelque treize années, la manière dont le savoir et la connaissance peuvent être organisés a évolué, notamment grâce aux possibilités offertes par les nouvelles technologies. S’adressant en premier lieu aux professionnels de l’information dans leur ensemble, puis aux étudiants, l’ouvrage aborde et développe un certain nombre de notions et de techniques sous un angle original et nouveau par rapport à ce qui est enseigné en sciences de l’information en France. Il apparaît donc essentiel de le lire très vite afin de comparer les systèmes de pensée anglo-saxon et français en la matière. Il n’y a pas de jugement de valeur à émettre sur l’un ou l’autre système, mais cette lecture permet de comprendre une manière différente de concevoir l’organisation du savoir.

Dans leur introduction, les deux auteurs, universitaires britanniques reconnus dans leur domaine et dont les publications font autorité, soulignent un paradoxe : le fait que les systèmes d’information – reposant sur les ordinateurs, les bases de données et les réseaux – tout en donnant l’accès à des données enregistrées, ne peuvent rendre compte des savoirs accumulés par la mémoire humaine. Il est vrai que les systèmes de gestion de connaissances (Knowledge Management) actuels explorent cette question et que les professionnels de l’information, mais aussi les auteurs eux-mêmes et les chercheurs, contribuent à la structuration des connaissances.

Le besoin de structurer ou d’organiser la connaissance n’est pas nouveau. Depuis plus d’un siècle, la structuration est une préoccupation constante des professionnels de l’information, avec la mise en adéquation de la compréhension des concepts et des relations entre les idées. À cela s’est ajoutée la difficulté de retrouver l’information au sein de collections de documents, difficulté en partie résolue par le développement d’outils de recherche.

Éclairer l’utilisateur

Dans l’environnement électronique actuel, la préoccupation des concepteurs des outils de recherche est de rendre possible l’accès au plus grand nombre de ressources informationnelles (gisements d’informations) présentes dans les bases de données traditionnelles et dans les gisements dits « invisibles » (the invisible Web). Internet et intranet sont une illustration frappante de ce phénomène. Le maillage électronique n’a jamais été aussi important et permet à l’utilisateur d’accéder à un nombre exponentiel de données : retrouver l’information utile demeure toujours la difficulté essentielle. Les principes qui soutiennent la structuration de l’information sont communs, même si la terminologie diffère. Le défi de cet ouvrage est d’éclairer l’utilisateur et de l’aider dans sa quête d’un savoir structuré et organisé.

« Information Basics » (1re partie) explore la nature de l’information et de la connaissance et les différentes manières de les incorporer dans les documents. Comprendre la nature de l’information est essentiel pour savoir pourquoi, comment et quand structurer le savoir. La variété des types de documents, de leur composition (résumés, titres et sommaires) doit être étudiée pour comprendre leur nature.

« Records » (2e partie) s’attache à montrer les différentes descriptions possibles du document, qui constituent les bases des enregistrements dans les banques de données bibliographiques. Représentations du document, résumés, indexation, format Marc sont parmi les sujets développés.

« Access » (3e partie) décrit les outils permettant l’accès aux ressources et aux bases de connaissance. Les auteurs mettent en corrélation les différents utilisateurs potentiels de l’information, les processus d’analyse et d’indexation et les contraintes imposées par les interfaces actuelles. Langages d’indexation et de recherche sont parmi les quelques exemples donnés avec les index alphabétiques et les classifications. Le lecteur trouvera les grandes références habituelles que sont la Classification décimale Dewey et celle de la Bibliothèque du Congrès, la Classification décimale universelle (CDU), la Classification bibliographique de Bliss et la Classification Colon. Les règles anglo-saxonnes du catalogage sont également exposées. Même si ces différents systèmes de classification ne sont pas nouveaux, ni récents, leur présentation est à la fois synthétique et claire, et montre l’importance du recours à de tels systèmes comme modèles d’organisation du savoir, même s’ils présentent des imperfections.

« Systems » (4e partie) met en relation l’organisation du savoir rendue possible par les systèmes informatisés, tels les Opac, les services en ligne, les cédéroms et Internet. La diversité des outils est certes très importante et ne cesse de croître, mais un certain nombre d’applications permettent d’organiser les documents imprimés et de créer des index. L’accent est mis ici sur le fait que la documentation papier est encore bien vivante, surtout dans des domaines scientifiques pointus, ou dans des pays n’ayant pas encore atteint un certain niveau technologique.

Le dernier chapitre, « Management of Systems for the Organization of Knowledge », donne les clés afin d’évaluer les systèmes mis en place. Parmi les critères d’évaluation indiqués, la maintenance, la mise à jour, le contrôle des enregistrements permettent d’assurer la qualité du système. S’ajoutent à ceux-ci des critères concernant la sécurité des données et l’aide à l’utilisateur. L’exemple des bibliothèques nationales et des consortiums de bibliothèques est celui le plus probant en matière d’organisation du savoir : leur savoir-faire n’est plus à démontrer.

Ouvrage complet sur sujet complexe

Peu d’ouvrages professionnels sont aussi complets sur un sujet complexe. La question de l’organisation et de la structuration des connaissances est à l’heure actuelle centrale et montre, si besoin est, le rôle important que jouent les professionnels de l’information. Grâce à des exemples pertinents, les auteurs clarifient la question et intègrent dans leur réflexion des composants traditionnels et d’autres plus actuels. Le lecteur a ainsi une appréhension plus globale du sujet et peut introduire dans sa pratique professionnelle des éléments nouveaux. N’est-ce pas là l’objectif de tout ouvrage professionnel ?