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Réunion des directeurs de bibliothèques universitaires et de grands établissements

Annie Le Saux

Bertrand Calenge

Comme de coutume en chaque début d’année, la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation a réuni les directeurs de bibliothèques universitaires et de grands établissements, afin de faire le point sur des questions concernant tant le personnel que les crédits ou encore l’informatisation de ces établissements.

Le panorama de la situation des personnels, dressé par Béatrice Gille, directrice des personnels administratifs, techniques et d’encadrement, a abouti au constat que, si les missions de l’État ne changeaient pas fondamentalement, la façon de les exercer évoluait vers des exigences accrues de « qualité du service public », et une justification plus grande des coûts supportés par la collectivité. Du côté des fonctionnaires, on constate que le niveau d’étude s’est élevé. On recrute plus de surdiplômés – ce qui ne veut pas dire surqualifiés – qu’auparavant.

Il est aussi de coutume, en chaque début d’année, de vouloir faire évoluer les choses. L’État et ses services n’échappent pas à cet usage. Et les conseils ne manquèrent pas, comme celui de développer la gestion prévisionnelle en matière de ressources humaines, en s’appuyant sur des référentiels d’emplois types. Le conseil scientifique des bibliothèques travaille actuellement sur un tel outil, qui complétera le travail déjà fait sur les métiers de bibliothèques 1, et dont la formation, l’évaluation des personnels et leur recrutement ne peuvent eux aussi que tirer profit.

Parmi les chantiers entrepris par la Direction des personnels administratifs, techniques et d’encadrement (DPATE), celui qui suscite le plus de réactions concerne la mise en place des commissions paritaires d’établissements (CPE), dont il sera également question le lendemain. De plus, dans les années à venir, une fiche d’évaluation des directeurs de bibliothèques universitaires et des conservateurs devrait être mise au point. Pour l’instant, le groupe de travail chargé de ce projet réfléchit à la définition de la description du poste, des responsabilités, des objectifs fixés pour l’année écoulée, et de l’évaluation des compétences. À la question de savoir qui sera chargé d’évaluer les directeurs de BU, il n’y a pas eu pour l’instant de réponse précise.

Universités troisième millénaire

Le plan Université 2000 avait pour principal objectif de faire face à l’augmentation des effectifs dans les universités. La démographie étudiante s’est désormais stabilisée, mais de nombreux secteurs restent encore à conforter, si ce n’est à développer. Les bibliothèques en font partie, surtout celles de Paris.

L’articulation U3M (Université troisième millénaire) avec les contrats de plan État-région sur 7 ans – le prochain allant de 2000 à 2006 –, devrait, en faisant participer les collectivités, multiplier par deux l’aide accordée par l’État, qui est de 18,3 milliards de francs. Les contrats de plan prévoient l’ensemble des opérations de construction, restructuration et équipement hors le secteur de mise en sécurité, alors que les grands projets, tels ceux concernant le désamiantage de Jussieu, le Muséum d’histoire naturelle et le Musée des arts premiers, font partie du programme d’U3M.

Éric Bernet, sous-directeur des constructions et du développement régional, a surtout insisté sur la nécessité de prévoir avec précision les opérations et notamment la partie équipement, sous peine de les voir repoussées jusqu’en 2007, date de début du contrat de plan suivant. Il ne faut pas oublier que, dès lors qu’il y a extension d’un bâtiment, il faut prévoir systématiquement le coût d’une remise en conformité et en sécurité de tout le bâtiment.

Après avoir confirmé l’importance de la prévision dans l’élaboration des dossiers, Claude Jolly, sous-directeur des bibliothèques et de la documentation, a ensuite mis l’accent sur la nécessité, pour les universités, de bien porter leur projet, afin d’obtenir un investissement qui corresponde à leurs besoins. En effet, l’examen du schéma provisoire d’U3M aboutit à une image extrêmement contrastée selon la conviction mise par les universités à défendre ou non leur projet.

Dossiers en cours et en projet

Les avancées qu’U3M laisse entrevoir ne doivent cependant pas faire oublier les autres dossiers à l’étude à la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation : 2.

– le système universitaire de documentation, sur l’état d’avancement duquel Suzanne Santiago, directrice de l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur, a fait le point ;

– la rétroconversion des catalogues, pour laquelle la Sous-direction va poursuivre la pratique des marchés nationaux (environ 5 millions de notices restent à numériser, au rythme de 500 000 par an) ;

– la mise en place de groupes d’experts chargés d’assurer la veille de l’accès aux ressources électroniques (trois groupes fonctionnent, l’un dans le domaine du droit, de l’économie, de la gestion et des sciences politiques, le deuxième dans celui des sciences et le troisième dans celui de la santé);

– le soutien à apporter aux groupements d’achat (groupements au niveau de campus universitaire, comme pour le SCD de Nice ; au niveau régional, comme pour la région Rhône-Alpes ; ou de type disciplinaire, comme pour le Cadist de physique à Grenoble I ou de droit à Cujas…), dont un exemple concret fut donné par Iris Reibel, du SCD de Strasbourg I

D’autres dossiers seront ouverts ou rouverts en l’an 2000 : la tarification des documents de substitution dans le cadre du prêt entre bibliothèques (PEB) ; l’allégement du dispositif de recrutement des étudiants ; l’évolution des Cadist et du PEB, liée à l’apparition des documents électroniques ; le statut des bibliothèques universitaires de Paris ; la numérisation des thèses. Christine Okret a présenté l’état de réflexion du groupe de travail chargé de ce dernier thème en posant les diverses questions soulevées par la diffusion des thèses par voie électronique : l’accessibilité de la thèse doit-elle être partielle (introduction, conclusion, table des matières) ou intégrale ? La durée de la disponibilité directe en ligne sera-t-elle variable selon le domaine d’appartenance ? La diversification des supports de diffusion en plus du papier et de l’électronique est-elle nécessaire ? Faut-il compléter les recommandations existant pour la présentation des thèses papier dans le cas des thèses diffusées électroniquement (format, structures…) ? Autant de choix qu’il s’agira d’arrêter.

Point de projets sans moyens, tant financiers qu’en personnel. Si les crédits alloués aux bibliothèques sur l’article 20 du chapitre 36.11 augmentent de 10 MF par rapport à 1999, les créations d’emploi, elles, diminuent de près de la moitié : 80 au lieu de 150 en 1999. Les nouveautés concernant les subventions portent sur la dotation normée attribuée aux instituts universitaires de formation des maîtres et sur l’insertion, dans la dotation globale, des crédits (7 MF), qui étaient auparavant isolés au titre de la franchise postale.

Outil privilégié de dialogue avec les établissements, la politique contractuelle se poursuit, avec une accélération importante du calendrier, et toujours ce but à poursuivre : « la recherche de la mutualisation des ressources au profit d’une politique documentaire d’établissement ».

Questions administratives

De multiples questions statutaires et administratives ont suscité de nombreux débats lors de la séance du vendredi matin. Éric Barrault, sous-directeur des études, de la réglementation et de l'action sanitaire et sociale, présenta les projets de décret en cours de traitement : ouverture des emplois de bibliothèque à l'espace européen – hors conservateurs pour l'instant ; modification des statuts des conservateurs et conservateurs généraux, en vue de préciser les modalités des fonctions d'inspection pouvant être confiées à certains agents ; fusion des deux classes du corps de bibliothécaire en un grade unique, et ajustement des modalités d'accès à la catégorie A par concours interne et promotion sociale ; redéfinition des bibliothécaires-adjoints et inspecteurs de magasinage dans un nouveau corps d'assistants de bibliothèque, accompagnée d'une promotion exceptionnelle d'une partie des bibliothécaires-adjoints en bibliothécaires-adjoints spécialisés, par examens professionnels, sur 3 ans ; intégration de certains agents non titulaires dans le corps des bibliothécaires.

Mais ce sont les commissions paritaires d'établissement qui, comme la veille, suscitèrent le plus grand nombre de débats. Qualifiée par Éric Barrault de « nouvel espace de dialogue social », la CPE amène beaucoup d'interrogations de la part des directeurs d'établissement présents : lourdeurs des procédures, crainte d'une remise en cause de leur autorité, inéquité de traitement entre enseignants et conservateurs, possible non-représentation des personnels de bibliothèque dans les CPE, tout cela fut évoqué avec énergie. Éric Barrault, soutenu en cela par Danielle Saillant (sous-directrice des personnels administratifs, ouvriers et techniques, sociaux et de santé), précisa que les CPE sont en phase expérimentale, et que leurs modalités de fonctionnement seront évaluées.

C'est tout naturellement que la journée pouvait se poursuivre sur les questions de personnel, présentées par Danielle Saillant accompagnée de Sylvie Laplante (chef du bureau des personnels des bibliothèques et des musées).Après des recrutements inégaux en 1999, l'an 2000 s'annonce comme l'année de tous les concours, avec des difficultés annoncées sur le concours de magasinier en chef, dont les postes sont majoritairement inscrits en concours interne et contraignent les lauréats à une mobilité difficile. À côté des recrutements par concours, les promotions au choix sont une autre forme de renouvellement des corps ; mais les principes de promotion conduisent à des structures bien variables selon les corps : par exemple, 31 magasiniers en chef, sur 36 promouvables, ont été promus magasiniers en chef principaux, contre 3 agents promus bibliothécaires sur 724 promouvables. Enfin, un point a été fait sur la difficulté d'application du nécessaire recrutement des personnels handicapés.

Ces questions de gestion des personnels devraient être facilitées et rendues plus transparentes en 2000, avec l'extension de l'accès aux dossiers individuels via Internet, présentée par Jean-Marc Frohard, adjoint de Danielle Saillant 3.

Numérisation, bâtiments, formation

L'après-midi fut consacré pour l'essentiel à des questions plus bibliothéconomiques. Charlette Buresi (SDBD) présenta le travail élaboré par la Sous-direction des bibliothèques et de la documentation en matière de numérisation. Tout d'abord une nouvelle version du travail exploratoire présenté en janvier 1999. Mais surtout un dossier d'assistance technique et juridique à la rédaction d'un cahier des charges de numérisation, incluant le cas où un éditeur souhaite numériser des collections de la bibliothèque (deux points à noter particulièrement : refuser d'accorder une exclusivité, ne pas autoriser d'emblée toutes les exploitations ultérieures possibles). Par ailleurs, des expérimentations et projets de bases de données iconographiques sont en cours, par exemple autour des manuscrits médiévaux de la bibliothèque Mazarine et de la bibliothèque Sainte-Geneviève. Ces projets mettent en lumière la nécessité d'une coordination nationale, afin d'optimiser leurs contenus.

Avec passion, Marie-Françoise Bisbrouck (SDBD) fit ensuite le point sur les constructions de bibliothèques, en y rendant compte des conclusions d'un groupe de travail de 15 professionnels réunis depuis mai 1998. Fait sans précédent, les travaux ont porté sur l'évaluation des bâtiments programmés et construits depuis une dizaine d'années. Le bilan – passionnant – est éloquent : la fréquentation du public a crû en moyenne de 50 %, le libre accès est plébiscité, les personnels apprécient l'amélioration de leurs conditions de travail, les programmes sont de bonne qualité. Mais quatre réserves sont d'importance : la mode architecturale de la transparence multiplie les façades vitrées, sources d'inconfort visuel (postes informatiques) et climatiques ; les surfaces construites restent insuffisantes (la disponibilité moyenne sur les bâtiments étudiés est de 0,81 m 2 par étudiant. En outre, le succès des bâtiments neufs a conduit, de façon imprévue, nombre de bibliothèques de proximité à confier leurs collections au nouvel équipement); les bâtiments ne sont pas extensibles pour 75 % d'entre eux; enfin et surtout, les nouvelles technologies n'ont pas été suffisamment prises en compte : moins de 5 % des places assises disposent d'un poste informatique, et seules 20 % des autres places sont éventuellement connectables. Le plan U3M améliorera-t-il la situation ?

L'insuffisance du nombre des accès informatiques n'affaiblit pas pour autant les exigences de formation des usagers. Béatrix Rubin (SDBD) présenta un ouvrage dense mis à la disposition des bibliothèques, Former les étudiants à la maîtrise de l'information(disponible sur demande à la SDBD), et rappela la montée en puissance du site Formist, dont la gestion est confiée à l'Enssib 4.De la formation des usagers à la formation continue des personnels, il n'y avait qu'un pas, et Béatrix Rubin en rappela les principaux axes, avant d'évoquer les possibilités d'enseignement à distance par ordinateur (logiciel « Learn in space »), dont les expériences devraient être conduites par Médiadix.

Enfin, ces journées denses s'achevèrent par la présentation du programme européen « Technologies pour la société de l'information ». Alain Brenac (Direction de la Technologie) 5 développa l'ensemble du programme en insistant sur les thèmes et actions-clés qui, à son sens, pouvaient intéresser les bibliothèques universitaires, surtout comme partenaires utilisateurs destinés à valider de nouveaux services : par exemple, la thématique « Édition interactive, contenu numérique, héritage culturel » est dotée en 2000 d'un budget de 30 millions d'euros. Christine Montagut (Centre français du commerce extérieur) 6 expliqua quant à elle les modalités du montage d'un projet de dossier, en insistant plus particulièrement sur les règles de procédure 7 et sur l'intérêt d'utiliser les outils de mise en contact pour trouver des partenaires européens 8. Nul doute que la participation – encore faible actuellement – des bibliothèques françaises aux programmes européens sera encouragée par l'émergence et la professionnalisation des services d'assistance à la mise en relations et à la rédaction de projets.