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Le Consortium des bibliothèques de recherche finlandaises

Les licences d'exploitation de documents électroniques

Inkeri Salonharju

L'établissement au niveau national de licences d'exploitation des documents électroniques est à l'ordre du jour en Finlande depuis que le ministère de l'Éducation a lancé, au début de l'année 1998, un programme-cadre baptisé « FinELib : le programme de la bibliothèque électronique finlandaise » 1. Ce programme vise à promouvoir l'enseignement supérieur et la recherche en généralisant la consultation de revues et de bases de données publiées sous forme électronique.

Les licences nationales d'exploitation représentant le moyen à la fois le plus économique et le plus simple de le mettre en pratique, les bibliothèques de recherche finlandaises se sont regroupées au sein d'un consortium. Des contrats d'exploitation ont d'ores et déjà été signés avec plusieurs éditeurs.

Le programme-cadre de la bibliothèque électronique finlandaise

Le programme FinELib a été conçu pour renforcer les services d'édition électronique nationaux. Il vise principalement à assurer aux chercheurs et aux universitaires l'accès en ligne à des publications périodiques et des bases de données électroniques; permettre la consultation des diverses ressources électroniques à partir d'un point d'accès commun; encourager l'édition électronique ; impulser et financer de nouveaux projets de développement dans ce domaine.

Il incombe au comité directeur en charge du FinELib d'en préciser le cadre réglementaire et de superviser son exécution. Les membres qui composent cette instance représentent les intérêts des bibliothèques universitaires et des IUT (instituts universitaires de technologie), des organismes de recherche, du ministère de l'Éducation, du Centre finlandais d'informatique scientifique (CSC) et de la Bibliothèque nationale (BN).

La réalisation du FinELib a été confiée à la Bibliothèque nationale, qui décide également des attributions budgétaires. Cette charge est dans le prolongement logique des missions de la BN finlandaise, responsable de la coordination du réseau des bibliothèques universitaires, de la création de nouveaux services électroniques, de la définition des normes et pratiques communes applicables à l'ensemble des bibliothèques de recherche. Le CSC s'occupe, quant à lui, du réseau universitaire FUNET et de plusieurs services informatiques spécialisés.

Six groupes d'experts représentant différentes disciplines sont chargés de sélectionner les documents susceptibles de faire l'objet de contrats. Leurs compétences couvrent les différentes sources pluridisciplinaires, ainsi que tous les domaines de la culture, du droit, du commerce et de l'administration, de l'ingénierie et de la technologie, des sciences humaines, de la médecine, des sciences de la nature et de l'environnement. Les utilisateurs étant la cible ultime du programme, leurs priorités en matière de lecture ont été précisées au moyen d'une enquête.

L'intégration des OPAC et des documents en texte intégral donne aux utilisateurs la possibilité de consulter directement les sources qui les intéressent, quelle que soit leur spécialité. En sus d'encourager l'utilisation des nouveaux médias électroniques, elle conforte également l'exploitation des collections imprimées existantes. Les publications périodiques ayant donné lieu à des licences d'exploitation sur le territoire national seront à leur tour intégrées après avoir été rentrées dans le catalogue collectif. Il est aussi question de créer des liens directs avec les services électroniques des maisons d'édition.

Le consortium des bibliothèques et le statut des contrats

Le consortium a avant tout été constitué pour acquérir des licences autorisant l'exploitation de documents électroniques. Bien qu'il représente au premier chef les bibliothèques universitaires, il reste ouvert à tous les organismes intéressés, aussi bien les bibliothèques publiques que les centres de documentation et les instituts de recherche.

Il regroupe à l'heure actuelle quelque soixante institutions, et le nombre de ses membres ne cesse d'augmenter. Les dix-neuf universités que compte la Finlande en font partie, au côté de plusieurs instituts de recherche et de bibliothèques d'IUT. Tous les contrats étant négociés individuellement, la participation des membres signataires varie en fonction de la nature du matériel concerné. De plus, chaque organisation membre a la possibilité de choisir les clauses qu'elle veut y voir figurer. Malgré l'intérêt qu'a suscité cette approche dans les bibliothèques publiques, ces dernières, à ce jour, ne se sont engagées que sur quelques contrats, car le contenu des documents retenus ne répond pas suffisamment aux attentes de leur public. On estime au total à près de 80000 le nombre d'utilisateurs exprimé en équivalents temps plein.

Le consortium a signé son premier contrat en 1997 avec les éditions universitaires Academic Press. Dix autres l'ont été depuis, et de nouveaux contrats sont en cours de négociation. Les accords d'ores et déjà conclus portent sur une centaine de bases de données et plus de 2 500 périodiques en texte intégral. Dans la logique de la mise en oeuvre du programme, le volet promotionnel visant à encourager l'utilisation de ces documents réclame beaucoup de travail et d'efforts publicitaires.

Aux négociations menées à l'échelle nationale s'ajoutent des arrangements destinés à prendre en compte les intérêts communs aux pays nordiques et européens dans leur ensemble. Les alliances stratégiques revêtent ici une importance particulière, surtout s'agissant de disciplines spécifiques où les consortiums nationaux n'ont que relativement peu de poids. L'échange d'informations donne lieu à une coopération suivie dont il faut espérer qu'elle se traduira bientôt par des contrats d'exploitation transnationaux.

Directives relatives à la négociation

Les directives énoncées par les bibliothèques néerlandaises et allemandes et reformulées par LIBER (Ligue des bibliothèques européennes de recherche) servent de base aux contrats signés par le Consortium finlandais. Acceptées par le Conseil des recteurs d'université finlandais, elles sont reprises au cours des négociations. Chaque fois qu'un nouveau contrat s'en écarte, des observations critiques sont adressées à l'éditeur. Il faut par ailleurs mentionner les réactions positives de plusieurs éditeurs, en particulier à propos de la clause sur le prêt entre bibliothèques et de la sélection plus rigoureuse des titres de périodiques.

La reconnaissance de priorités locales a conduit à énoncer les recommandations suivantes :

– la durée préconisée pour les contrats est de deux ans ;

– le prix doit être fonction de l'utilisation réelle des documents. Si cette information est impossible à établir, il convient de le calculer en fonction de la politique de prix pratiquée par l'éditeur, des abonnements aux revues imprimées, ou du nombre des utilisateurs potentiels exprimé en équivalents temps plein ;

– les bibliothèques finlandaises doivent impérativement pouvoir échanger leurs ressources électroniques sur le modèle du prêt entre bibliothèques tel qu'il est pratiqué pour les documents traditionnels ;

– aucune clause restrictive ne doit empêcher les bibliothèques de se défaire des versions imprimées de leurs collections électroniques ;

– le contrôle de l'utilisation et les conditions d'exploitation au niveau local doivent retenir la plus grande attention.

La responsabilité des aspects pratiques des négociations et de la signature des contrats incombe à la Bibliothèque nationale de Finlande. Elle a recruté à cette fin un directeur d'études et un assistant technique employés à temps plein, et fait appel à un conseil juridique au statut de consultant.

Principes financiers

Au cours des deux premières années, le financement du FinELib a été pour l'essentiel assuré par le ministère de l'Éducation pour un budget à hauteur de cinq millions d'euros. Le budget de l'année 2000 a été reconduit sur des bases équivalentes. Dans la mesure où ces crédits sont alloués par le « Programme d'aide complémentaire à la recherche » du ministère de l'Éducation, ils ne couvrent que les dépenses engagées par les universités ; les autres organismes représentés au sein du Consortium doivent par conséquent assumer les frais qu'ils engagent.

On étudie actuellement des modalités de financement à long terme qui permettraient de garantir la continuité dans le temps du FinELib. À cet égard, deux principes ont été retenus : en premier lieu, une partie des documents sélectionnés – à caractère généraliste et utiles à plusieurs disciplines – pourraient être entièrement payés sur les crédits du ministère ; en second lieu, pour que les organisations membres participent concrètement au programme d'acquisitions, il paraît judicieux qu'elles partagent à part égale avec le ministère le coût des documents intéressant des disciplines particulières. La durée du contrat préconisée est de deux ans, au terme desquels les universités devraient également prendre en charge 20 % des frais inhérents à l'exploitation du matériel pluridisciplinaire.

Ce schéma de financement prend en compte plusieurs des contraintes qu'impose aux bibliothèques le passage de l'imprimé à l'électronique. Les besoins spécifiques des utilisateurs et les clauses restrictives prévues dans les contrats par les éditeurs empêchent en effet de résilier les abonnements aux périodiques papier dès l'introduction des versions électroniques. Le doublement des services qui en résulte accroît cependant les frais qu'ont à supporter les bibliothèques, et il faut donc prévoir un financement centralisé afin de compenser les coûts de la période de transition et de donner aux bibliothèques le temps de :

– créer des collections électroniques assez conséquentes pour séduire les utilisateurs ;

– encourager la consultation des documents électroniques et former les utilisateurs à leur utilisation ;

– équilibrer les budgets en résiliant les abonnements aux revues papier ;

– assurer en permanence l'accès aux collections ;

– définir ensemble les mesures et les moyens permettant de conserver à long terme les documents électroniques qu'elles ont achetés.

Le partage des coûts pratiqué par les universités obéit à des principes définis par rapport à la politique commerciale des éditeurs. En règle générale, les prix sont fixés sur la base des abonnements aux versions imprimées des périodiques. Une autre solution consiste à prendre pour base de calcul le nombre d'utilisateurs de chaque organisation exprimés en équivalents temps plein. Dès qu'on disposera de données chiffrées détaillées sur la consultation réelle, il est plus que probable que les éditeurs adapteront leurs exigences en conséquence. Ce type d'informations fournira également des arguments plus fondés pour répartir les coûts au sein du Consortium. Pour l'heure, la taille respective des organisations membres reste la base de calcul la plus pertinente.

Conclusions

Parmi les facteurs ayant contribué de manière décisive au succès du programme FinELib, il faut citer la qualité des infrastructures techniques de la Finlande, le nombre limité d'utilisateurs potentiels à l'échelle nationale, la longue tradition de coopération entre les bibliothèques de recherche, enfin le système de financement centralisé assuré par le ministère de l'Éducation.

Les licences d'exploitation représentent apparemment la voie la plus prometteuse pour généraliser l'accès aux documents électroniques protégés par le copyright. L'usage s'en est largement répandu dans les grandes maisons d'édition du monde. Pour s'adapter à la pression du marché, les bibliothèques, de leur côté, se regroupent désormais en consortiums. Le consortium finlandais constitué autour du programme FinELib est un bon exemple du bénéfice à tirer de ce type de coopération.

Très vite, ce groupe s'est élargi à de nouveaux membres, et plusieurs contrats ont pu être conclus. Grâce aux licences d'exploitation nationale, les chercheurs et universitaires finlandais peuvent désormais consulter un nombre remarquable de bases de données et de revues électroniques par l'intermédiaire de leurs réseaux locaux, et l'éventail des sources qui leur sont ainsi proposées ne cesse de s'élargir. Pour tous ceux qui sont engagés dans la recherche, il s'agit là d'un fantastique progrès eu égard à la sélection des ressources potentielles disponibles, et il est à souhaiter que cette évolution ait des effets positifs sur la qualité et la quantité des travaux scientifiques.