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La Diversification des accès à l'information

Enquêtes et études menées dans les bibliothèques de l'Université libre de Bruxelles

Dominique Lerinckx

L'apparition des périodiques électroniques sur le Web, et, de manière plus générale, l'utilisation courante d'Internet, ont entraîné une diversification des compétences de chaque acteur du monde de la presse scientifique, de même qu'une multiplication des partenariats entre les différents intermédiaires. Suite à cette redistribution des rôles, de nouveaux produits sont apparus, intégrant sous une même interface différents services tels que bases de données bibliographiques, livraison de documents, périodiques électroniques ou services de veille documentaire.

Le défi rencontré par les bibliothèques est celui du choix d’une solution appropriée aux besoins des utilisateurs, compte tenu de certaines contraintes techniques et budgétaires. Plusieurs enquêtes menées auprès des utilisateurs à l'Université libre de Bruxelles (ULB) ont permis de mieux cerner la demande en matière d'accès à l'information scientifique, que ce soit en matière de livraison électronique de documents, d'utilisation des outils de recherche bibliographique ou d'accès aux périodiques électroniques. De plus, une étude de l'offre provenant, d'une part, des éditeurs scientifiques, et d'autre part, des intermédiaires tels que les agences de courtage en périodiques a été conduite parallèlement à l'étude des besoins.

Les besoins

Une enquête sur les périodiques électroniques 1 a été menée en avril 1998 auprès des chercheurs et professeurs en sciences exactes (1 200 personnes ont été sondées). L'objectif était de déterminer les besoins des utilisateurs en matière d'accès électronique aux collections de périodiques et de tirer profit de leur expérience éventuelle. Le taux de réponses assez élevé (18 %) prouve l'intérêt de la communauté scientifique en cette matière.

Les résultats de l'enquête montrent que les chercheurs et professeurs en sciences exactes semblent favorables au développement de collections de périodiques électroniques, les réticences étant le plus souvent liées à un manque de connaissance de l'outil. En effet, près de la moitié des utilisateurs seraient prêts à remplacer leur abonnement de service papier par son équivalent électronique.

De plus en plus souvent, les éditeurs s'adressent directement à l'utilisateur final pour promouvoir leurs produits électroniques. Plus de la moitié des utilisateurs affirment avoir déjà consulté au moins une revue sous format électronique. Dans 20 % des cas, l'abonnement est payant et pris en charge par le service auquel l'utilisateur est rattaché. Pour l'instant, on observe donc un transfert de budget des bibliothèques vers les services et l'on s'oriente vers une gestion décentralisée des abonnements électroniques, à moins que les bibliothèques n'offrent un service à valeur ajoutée : gestion des licences d'accès, point d'accès unique vers les différentes ressources, mise à disposition de logiciels de visualisation de documents électroniques...

La plupart des périodiques électroniques actuellement consultés à l'ULB sont des revues traditionnelles soumises à referee et accessibles en ligne gratuitement ou moyennant un supplément par rapport à l'abonnement papier.

Plusieurs facteurs peuvent expliquer ce phénomène. La qualité d'une revue étant fortement liée à sa renommée et plus précisément à son facteur d'impact, les chercheurs expriment une certaine méfiance face à des publications qui ne seraient pas soumises à ce système d'évaluation. D'autre part, les scientifiques éprouvent encore des réticences à publier dans des revues qui ne seraient disponibles qu'électroniquement, ne sachant pas ce qu'il adviendra plus tard de leurs articles.

Généralement, les périodiques électroniques sont appréciés pour leur facilité d'accès et la mise à disposition de fonctions de recherche. Néanmoins, l'enquête fait apparaître la difficulté qu'éprouve le lecteur à lire le texte intégral des articles à l'écran. Il est donc nécessaire que l'utilisateur dispose d'une imprimante directement connectée à son poste de travail, ce qui semble être le cas pour la plupart des chercheurs et professeurs à l'ULB. Les temps d'accès, et, plus particulièrement, le temps de chargement des images, sont parfois considérés comme des raisons d'insatisfaction. Ces inconvénients doivent être mis en relation avec le temps perdu en déplacement pour accéder à la revue papier en bibliothèque et les délais d'obtention de photocopies d'une part, et le risque de détérioration ou de disparition de la revue d'autre part.

Par ailleurs, un sondage portant sur les besoins des utilisateurs en matière de fourniture électronique de documents a été réalisé en juin 1996 dans le cadre du projet Virlib (Virtual Library) 2, un projet belge dont l'objectif est le développement d'un système qui intègre les fonctions de recherche, de commande et de livraison de documents. Le dépouillement des réponses à l'enquête 3 montre qu'un tiers des personnes utilise un service de livraison de documents extérieur aux bibliothèques (revues électroniques, accords spécifiques, services commerciaux, preprint). De plus, la majorité des utilisateurs (85,5 %) veut recevoir les documents directement sur leur lieu de travail. Ils veulent aussi pouvoir imprimer leur document (81,9 %), le sauvegarder dans un fichier (52,6 %) et le visualiser à l'écran (47,5 %).

L'ULB étant scindée en plusieurs campus géographiquement éloignés, les bibliothèques principales s'avèrent difficiles d'accès pour certains chercheurs. Du fait de cette délocalisation, le taux de recouvrement entre les collections des bibliothèques de service et celles des bibliothèques principales est assez élevé. Il est à remarquer qu'un certain nombre de ces abonnements sont des abonnements gratuits liés à un membership, ou achetés à prix réduit du fait de l’existence d’un abonnement institutionnel en cours dans les bibliothèques. De manière générale, la mise à disposition de périodiques en ligne devrait permettre de diminuer le nombre d'abonnements redondants en rendant plus facile l'accès à ces revues.

Les outils de recherche bibliographique

La démarche de l'utilisateur en matière de recherche bibliographique dépend à la fois de son budget, du degré d'exhaustivité et de pertinence requis, du type de données et de documents recherchés ainsi que de la discipline dans laquelle s'inscrit la recherche. De plus, il faut distinguer la veille documentaire de la recherche rétrospective à proprement parler.

Les bases de données spécialisées seront utilisées lorsqu'une réponse exhaustive et pointue est requise, par exemple, lors du démarrage d'une thèse de doctorat ou d'un projet de recherche. Différentes solutions pourront être envisagées en termes de type d'accès (serveur distant ou local), ainsi que de fonctionnalités de l'interface de recherche (interface Web, logiciel de recherche en ligne).

Une enquête 4 a été réalisée en octobre 1996 dans le but d'évaluer l'utilisation actuelle de la base de données Current Contents et, de manière plus générale, l'intérêt porté aux différents outils de recherche bibliographique. Elle montre que 41 % des personnes interrogées font appel aux services du département de consultation des banques de données pour effectuer leurs recherches bibliographiques. Les statistiques d'utilisation de ce département montrent que ce sont principalement les chercheurs en sciences exactes qui utilisent ce service. Ceci s'explique en partie par le fait qu'en sciences, et plus particulièrement en chimie, la recherche de certains types de données (structure moléculaire...) fait intervenir des algorithmes de recherche sophistiqués disponibles via des serveurs commerciaux tels que STN (Scientific and Technical Network).

Cette enquête montre qu'une base de données de type Current Contents est un outil précieux pour la mise à jour de la littérature relative à un domaine de recherche déterminé. En effet, 50 % des chercheurs et professeurs à l'ULB les utilisent, principalement en sciences et en médecine. Un tiers des personnes interrogées considère que l'édition courante doit couvrir une année. Près de la moitié des utilisateurs demande un accès en ligne aux outils documentaires à partir de leur poste de travail (cédérom en réseau ou via Internet).

D'autres outils documentaires, répondant à des besoins plus spécifiques, sont également nécessaires. L'enquête montre que 60 % des utilisateurs déclarent avoir besoin de consulter les facteurs d'impact de périodiques, la faculté de médecine affichant la plus forte demande.

Par ailleurs, lors de l'enquête portant sur les périodiques électroniques, les chercheurs et professeurs en sciences ont exprimé le souhait de pouvoir disposer d'un outil de recherche bibliographique permettant une recherche par mots-clés parmi les sommaires et résumés de revues disponibles en ligne. L'utilisateur veut ainsi diminuer les étapes entre la localisation d'une référence bibliographique et l'obtention du texte intégral correspondant en disposant d'un outil qui intègre, sous une même interface, différents services et ressources documentaires.

Fournisseurs d'accès électronique aux périodiques

Une étude de l'offre en matière d'accès aux périodiques électroniques a été menée auprès de douze éditeurs scientifiques les plus représentatifs des collections dans les bibliothèques de l'ULB 5. Cette analyse a permis de mettre en évidence les grandes tendances en matière d'accès aux périodiques électroniques.

Le plus souvent, l'accès aux périodiques électroniques se fait à distance via une interface Web. Très peu de solutions propriétaires telles que le chargement des données sur un serveur local (sur cédérom, disquettes...) sont proposées. Les temps d'accès sont généralement peu satisfaisants et fluctuent en fonction de l'heure de la journée et de la disponibilité d'un site miroir en Europe.

Les éditeurs apportent à leurs produits électroniques une valeur ajoutée par rapport à l'édition papier en proposant de nouvelles fonctionnalités telles qu'une recherche par mots-clés parmi un ensemble de revues, un lien vers des bases de données spécialisées ou un service de veille technologique. Certains éditeurs proposent des outils de recherche bibliographique spécialisés dans un domaine en combinaison avec le texte intégral des articles cités lorsque la revue est publiée par cet éditeur (PhysicsWeb de l'Institute of Physics). Le plus souvent, les éditeurs proposent une recherche par mots-clés parmi leurs propres revues uniquement, ce qui ne permet pas d'effectuer une recherche bibliographique complète, mais plutôt de surveiller les parutions publiées dans des revues que l'utilisateur considère comme pertinentes par rapport à un domaine de recherche précis.

Les politiques de tarification appliquées sont très différentes d'un éditeur à l'autre et semblent ne pas être encore bien définies, ce qui complique fortement le travail au niveau des acquisitions. Plusieurs schémas de tarification fort divers sont apparus lors de cette étude. Une caractéristique générale appliquée par de nombreux éditeurs est le droit d'accès aux périodiques électroniques combiné à l'abonnement papier. La plupart des éditeurs proposent des licences individuelles et institutionnelles, la licence institutionnelle étant parfois liée au nombre d'utilisateurs simultanés, seule l'American Chemical Society offre une licence de type départementale.

La navigation parmi les sommaires est, la plupart du temps, un service gratuit pour la période disponible en ligne, seule l'American Chemical Society ne fournit gratuitement que les tables de matière des parutions les plus récentes. Le plus souvent, le moteur de recherche associé à la base de données bibliographique est accessible gratuitement. Ce n'est pas le cas d'Elsevier qui a développé une interface de recherche payante (ScienceDirect) munie d'un moteur de recherche plus performant et plus sophistiqué que ceux qui sont généralement proposés.

Les modes de tarification proposées sont les suivants :

– accès gratuit à l'édition électronique des revues pour lesquelles un abonnement papier est en cours (American Institute of Physics, Chapman, Institute of Physics, Royal Society of Chemistry, Springer) ; dans ce cas, les licences sont individuelles ou institutionnelles en fonction du type de licence liée à l'abonnement papier. Il est à remarquer que, dans certains cas, l'éditeur justifie une augmentation du prix de la version papier par le coût de la mise à disposition d'un accès en ligne (MCB Press) ;

– accès payant à l'édition électronique de revues pour lesquelles un abonnement papier est en cours ; le surcoût de l'accès électronique varie de 10 à 90 % à ajouter au prix de l'abonnement papier en fonction de l'éditeur et du type de licence ; dans la plupart des cas, il faut compter 35 % en plus du prix de l'abonnement papier ;

– accès payant à la version électronique indépendamment d'une souscription « papier » (Academic Press, Association for Computing Machinery, American Chemical Society, American Mathematical Society, Blackwell) ; le prix varie de 90 % du prix de l'abonnement papier à 65 % en plus de l'abonnement papier ;

– accès à la version électronique de toutes les revues disponibles en ligne indépendamment d'une souscription papier via une licence d'accès global ; consortium ou package (Academic Press, American Institute of Physics, Elsevier).

Les termes de la licence ne sont pas toujours très explicites quant à l'usage qui peut être fait des données (échange de fichiers entre professionnels d'institutions différentes, archivage et modification de fichiers, notion d'utilisateur…). Le plus souvent, le prêt inter-bibliothèques n'est pas autorisé, ou il l'est seulement sous certaines conditions très restrictives, ce qui implique au niveau du prêt inter-bibliothèques belges un problème de réciprocité entre institutions.

La question de l'archivage n'est pas clairement définie dans l'offre des éditeurs. La politique générale des éditeurs est de fournir un accès en ligne aux parutions courantes ainsi qu'à celles des années antérieures. Il est rarement précisé que, en cas de suppression de l'abonnement électronique, la partie des données couverte par l'abonnement passé resterait disponible. De plus, la licence n'autorise généralement pas le client à constituer son propre archivage des données. Enfin, les éditeurs ne s'engagent pas clairement quant à la durée pendant laquelle ils maintiendront eux-mêmes l'archivage des parutions passées. C'est sans doute une des raisons qui poussent les éditeurs à lier la version électronique à la version papier.

Les agences d'abonnement

Les agences d'abonnements ont dû faire évoluer leur rôle pour justifier leur présence sur le marché des périodiques électroniques. Le rôle traditionnel d'un agent de courtage est avant tout de gérer les interactions avec les éditeurs. Dans le cas de souscriptions électroniques, l'agent s'occupera de toutes les démarches pour obtenir l'accès vers un périodique électronique, que l'abonnement soit payant ou non (licence d'accès, liste d'adresses Internet Protocol (IP) des machines autorisées...).

Les avantages d'une gestion centralisée des collections électroniques passant par une agence d'abonnement sont multiples. En effet, la multiplication des sites donnant accès aux périodiques électroniques rend nécessaire l'organisation de l'accès via une interface unique de façon à simplifier la démarche de l'utilisateur dans sa recherche. La plupart des agences d'abonnement proposent une base de données de sommaires qui peut être consultée en feuilletant les différentes parutions d'un périodique ou en effectuant une recherche par mots-clés. Cette base de données donne directement accès au texte complet des revues pour lesquelles un abonnement a été souscrit et, parfois même, aux revues disponibles gratuitement.

De plus, la possibilité d'effectuer une recherche par mots-clés sur un grand nombre de sommaires de revues et, parfois, de résumés d'articles, constitue un outil de recherche bibliographique plus ou moins performant en fonction de la taille de la base de données et la qualité de l'indexation. Néanmoins, aucun des produits présentés par les agences d'abonnement ne peut se substituer à un outil de recherche rétrospectif fiable et exhaustif. En effet, les producteurs de bases de données spécialisées mettent à disposition un plus grand nombre de résumés et indexent leurs documents plus en profondeur à l'aide de mots-clés le plus souvent issus d'un langage contrôlé. La base de données SwetsNet s'apparente plus à un outil de mise à jour donnant accès aux sommaires, résumés et textes complets « à la carte » qu'à une base de données rétrospective à proprement parler.

Un service de veille technologique est souvent associé aux bases de données de sommaires permettant à l'utilisateur de recevoir automatiquement – par courrier électronique – les tables de matières d'une sélection de revues ou d'enregistrer un profil de recherche. Ce service devrait réduire les déplacements des chercheurs désireux de tenir à jour leur bibliographie en consultant régulièrement les sommaires des périodiques « clés » dans leur domaine. En effet, l'étude des besoins des utilisateurs dans le cadre de l'enquête Périodiques électroniques montre qu'en moyenne les chercheurs et professeurs en sciences exactes consultent régulièrement les sommaires de onze revues.

Les fournisseurs de services aux bibliothèques

A mi-chemin entre les éditeurs et les agences d'abonnement est apparue une nouvelle génération d'intermédiaires : les fournisseurs d'accès électroniques ou aggregators. Ce sont des acteurs d'origine académique (BIDS : Bath Information and Data Services, Highwire Press...) ou des fournisseurs de services aux bibliothèques, tels que l'OCLC, qui se positionnent comme des fournisseurs d'accès électroniques pour des éditeurs ou des sociétés savantes ne maîtrisant pas les compétences de l'édition sur Internet.

A l'heure actuelle, les accords de partenariat conclus par ces intermédiaires sont restreints à un nombre limité d'éditeurs, ce qui rend la couverture de ces services beaucoup moins large que celle des agences d'abonnements. A titre d'exemple, l'OCLC ne reprend pas des éditeurs tels qu'Elsevier ou Springer, ou encore des sociétés savantes telles que l'American Chemical Society ou l'Institute of Physics. En revanche, l'OCLC, plus proche des préoccupations des bibliothèques, propose une solution au problème de l'archivage des données électroniques et intègre sous une même interface des bases de données bibliographiques et l'accès au texte intégral (OCLC/FirstSearch).

Les producteurs de bases de données

Les principaux serveurs d'information tels que « Scientific and Technical Network », DataStar ou Dialog proposent depuis peu leurs bases de données sur le Web. L'utilisateur peut ainsi effectuer ses re-cherches biblio- graphiques directement à partir de son poste de travail. De même, certains cédéroms chargés localement sur un serveur pourront être mis à disposition des utilisateurs via une interface Web dont l'accès sera contrôlé sur la base du domaine IP. La bibliothèque aura pour mission d'informer et de former les utilisateurs à l'utilisation de ces produits.

Ces producteurs d'information secondaire commencent à négocier des accords avec les éditeurs pour donner directement accès au texte intégral d'articles à partir des bases de données disponibles sur le Web (CAS/Chemport, ISI Web of Science, Ovid). Ce type de service tend à réduire le nombre d'étapes intermédiaires entre la formulation d'une recherche par mots-clés et l'obtention du document final tout en offrant un outil de recherche bibliographique performant. Pour l'instant, la couverture, en terme d'accès aux revues en texte intégral, est assez restreinte.

Les agences d'abonnement ont bien compris les enjeux et développent des systèmes qui intègrent des bases de données spécialisées au texte complet des documents cités. Ces produits ont l'avantage de réunir les performances de bases de données bibliographiques renommées (Medline...) et un grand nombre de revues disponibles en texte intégral. C'est ainsi qu'EBSCO propose une solution « clé sur porte » en développant une interface qui intègre des bases de données de type bibliographique et le texte intégral de certaines revues (EBSCO Publishing). En choisissant cette solution, le client doit acheter un ensemble de revues en texte intégral et ne peut pas moduler l'accès aux revues électroniques en fonction des besoins des chercheurs ou des budgets de la bibliothèque.

Swets, de son côté, ne propose pas de logiciel « maison » pour intégrer l'accès au texte intégral à des bases de données spécialisées, mais a développé une interface dans un souci de compatibilité avec le standard ERL (Electronic Reference Library) développé par Silverplatter permettant ainsi d'établir un lien entre une référence bibliographique et le texte complet de l'article (via Silverlinker). Cette fonctionnalité rend ce produit beaucoup plus flexible et universel que ceux qui demandent que les ressources soient chargées sous la même interface pour que l'intégration soit opérationnelle.

Le prêt inter-bibliothèques

L'enquête « Virlib » montre que 72,9 % des personnes sondées à l'ULB considèrent les délais de livraison par le prêt inter-bibliothèques assez lents, voire très lents. De plus, 81 % des utilisateurs de ce service estiment les coûts trop élevés.

Le développement d'un service de livraison électronique de documents à l'ULB devrait diminuer les délais de livraison. Pour rendre ce service efficace, des postes de travail équipés d'un scanner et d'un logiciel de gestion des échanges de documents (Ariel par exemple) devront être installés dans chacune des bibliothèques principales de l'ULB et se généraliser à tout le réseau de prêt inter-bibliothèques en Belgique.

La politique de développement des collections papier ou électroniques doit tenir compte de l'implantation d'un service de livraison électronique plus rapide que le service traditionnel. En fonction de la fréquence de consultation d'un périodique et de son coût, il sera préférable de s'orienter, soit vers une solution « prêt inter-bibliothèques », soit vers une souscription au périodique électronique ou papier.

Dans certains cas, la mise à disposition de sommaires accompagnés de résumés d'articles couplés à un service de livraison électronique de documents performant pourrait remplacer des abonnements sous-utilisés ou trop coûteux, mais elle ne permettra pas d'éliminer les abonnements de services, sauf si une politique de prêt entre les bibliothèques est mise en place au sein de l'ULB.

Excepté pour quelques éditeurs, comme MCB Press, le prêt inter-bibliothèques n'est pas autorisé lorsqu'il s'agit d'abonnements électroniques. Il est donc d'autant plus nécessaire d'élaborer une politique de développement des collections électroniques en concertation avec les autres universités belges.

Le rôle des bibliothèques

L'accès à distance aux ressources électroniques a changé les relations entre les bibliothèques et leurs usagers. L'utilisateur final peut facilement obtenir un accès en ligne à un périodique sans avoir à se soucier des problèmes de gestion qu'implique la souscription à un abonnement papier. Il est donc essentiel pour les bibliothèques de redéfinir leur rôle au sein de l'institution.

L'intérêt qu'aura l'utilisateur à faire appel aux services des bibliothèques en matière d'accès électronique est multiple. D'abord, les bibliothèques constituent un interlocuteur de poids pour négocier les licences auprès des éditeurs, producteurs de base de données ou intermédiaires. De plus, elles ont acquis un certain niveau de compétence en matière de sélection et d'évaluation de ressources électroniques.

Les bibliothèques conservent leur rôle centralisateur de l'information pour l'institution en proposant à leurs utilisateurs une interface unique et structurée donnant accès aux différentes ressources documentaires via son site Web. De plus, une gestion centralisée des abonnements devrait permettre un développement cohérent des souscriptions papier et électroniques en rendant plus facile le partage des collections au sein d'une institution comme l'ULB. L'élimination des abonnements multiples sous format papier au profit de l'abonnement électronique à titre institutionnel pourrait, dans certains cas, diminuer les coûts tout en facilitant l'accès à ces périodiques.

Une des tâches importantes pour la future organisation des bibliothèques sera de convaincre les départements de l'intérêt de centraliser l'information sur les collections disponibles et d'organiser cette centralisation de l'information. Une base de données de sommaires donnant accès aux souscriptions électroniques telle que celle proposée par les agences d’abonnement apporte une plus-value par rapport à l'accès individuel (veille technologique, recherche par mots-clés…), ce qui devrait pousser les départements à utiliser ce service et permettre ainsi une centralisation des abonnements électroniques aux bibliothèques.

Un des nouveaux rôles que devront jouer nos bibliothèques dans l'évolution du marché de l'information sera d'ouvrir des passerelles entre les différents types de ressources et de services en choisissant des produits compatibles avec les normes actuelles. C'est ainsi que des informations concernant les collections papier détenues par les bibliothèques pourront être ajoutées à une base de données de sommaires, que l'accès aux périodiques électroniques pourra dans certains cas être intégré à un service de recherche bibliographique, ou que le catalogue collectif de la bibliothèque donnera aussi bien accès aux données concernant les abonnements papier qu'au texte intégral des revues disponibles en ligne.

Conclusion

Les grandes tendances qui se dégagent des différentes enquêtes menées auprès de la communauté universitaire montrent que les utilisateurs veulent avant tout un interlocuteur unique qui masque pour eux la multiplicité des accès et la complexité des services. D'autre part, la généralisation d'Internet sur le lieu de travail pousse les chercheurs et professeurs à demander un accès à distance aux ressources documentaires via une interface conviviale intégrant différentes ressources. Les bibliothèques devront faire évoluer leur rôle au sein de l'institution de manière à répondre aux besoins de leurs utilisateurs en matière d'accès électronique aux ressources documentaires.

Par ailleurs, les nouvelles technologies ont initié une réorganisation importante du monde de l'édition scientifique et de la distribution des publications. Face à cette évolution qui est loin d'être terminée, les différents intermédiaires ont commencé à développer des accords de partenariat entre eux. La pression d'un marché en pleine évolution va sans doute accentuer ce phénomène. Les bibliothèques devront constamment s'adapter et trouver le meilleur compromis pour leurs usagers dans un domaine en pleine mutation.

Actuellement, les budgets alloués aux ressources documentaires des universités suivent de plus en plus difficilement l'inflation qui sévit dans le monde de l'édition. C'est pourquoi les bibliothèques devront négocier des solutions suffisamment flexibles pour adapter leurs collections à la demande et aux budgets qui leur sont alloués tout en préservant la continuité de leurs collections. De manière générale, les nouvelles données du marché rendront essentielles la collaboration au sein de l'institution aussi bien qu'entre universités.

Octobre 1998

Illustration
Sites Internet des producteurs étudiés