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Partenariat dans l'Université de Toulouse I

Vers un nouveau modèle d'organisation documentaire

Marie-Dominique Heusse

Bernard Saint-Girons

Peut-on faire le bilan des décrets de 1985 et de 1991 mettant en place les services communs de la documentation (SCD) un peu plus de dix ans après ? Une analyse sommaire et pessimiste pourrait conduire à conclure que, dans bien des endroits, rien n’a profondément changé : la permanence du double système des sections de bibliothèques universitaires et des bibliothèques d’unités de formation et de recherche (UFR) ou de centres de recherche, au fonctionnement étanche, une indifférence polie des enseignants-chercheurs à l’égard de la bibliothèque universitaire centrale, des directeurs de SCD plus soucieux des directives ministérielles et des projets nationaux que de leur insertion dans l’équipe de direction de leur université…

Sans doute les objectifs que sous-tendait, en matière d’organisation documentaire, la notion de service commun étaient-ils trop éloignés des mentalités et des habitudes de travail des universitaires français pour que, par une volonté centralisée et assurément mal ou peu explicitée ou, en tout cas, insuffisamment concertée, une telle révolution se produise rapidement. Pourtant une évolution a bien lieu, qui témoigne d’une intégration progressive de la fonction documentaire dans la politique des universités. Des indicateurs de ce changement existent : intégration de bibliothèques associées au service commun, mise en place de systèmes informatiques de gestion communs avec constitution de catalogues collectifs de campus, définition et mise en œuvre d’accès à des ressources numérisées à l’échelle de toute une université ou de plusieurs établissements implantés ou non sur un même site pour des raisons d’économies d’échelle, prise en compte des délocalisations et, plus largement, de la dimension de l’aménagement du territoire. Certes ces réalisations sont menées à un rythme inégal, indécelable ici, rapide ailleurs, et pas seulement pour des questions de moyens : quand la volonté politique existe, les financements sont plus facilement trouvés.

Une mission à l’échelle de l’université

Il est certain que si la mise en place des services communs de la documentation correspond à une réalité concrète dans nombre d’établissements, c’est bien parce que l’outil que le décret mettait entre les mains des présidents s’est accompagné dans le temps de deux autres évolutions majeures :

L’autonomie des universités, qui s’illustre tout particulièrement dans la politique contractuelle. Le contrat commence par la définition du projet d’établissement, fixant les grandes orientations, les priorités de développement, les principales actions autour desquelles l’université se fédère et construit son avenir aux plans de la recherche et de la formation, mais aussi de son organisation et de sa gestion. La logique de la démarche est bien sûr de privilégier le niveau de l’établissement lui-même et non de faire du contrat une addition de microprojets de composantes, et donc de transcender autant que possible les cloisonnements et les clivages administratifs. Dans cette logique, le SCD est un levier précieux pour un président d’université, puisqu’il représente la possibilité d’organiser et de piloter la politique de documentation au niveau de l’établissement, appréhendée dans la globalité de ses filières et de ses fonctions.

La modernisation de la fonction documentaire. Les transformations majeures dans l’organisation physique des bibliothèques universitaires, dans leurs modes de gestion, dans la multiplication des possibilités d’accès à l’information donnent des résultats très visibles aujourd’hui. Cette modernisation a également fortement mis en lumière la qualité des connaissances professionnelles et le niveau de compétence des personnels qui y travaillent. Le contraste avec des bibliothèques d’UFR ou d’institut, qui, dans leur grande majorité, n’ont rien changé, ou peu, à leur fonctionnement depuis des décennies et sont gérées par des personnels moins qualifiés, n’en est que plus vif, et le risque d’un fonctionnement des bibliothèques « à deux vitesses » apparaît fortement à un nombre croissant de responsables universitaires. Là encore, c’est l’existence effective d’un SCD investi d’une mission à l’échelle de l’université tout entière qui est le meilleur garant d’un développement harmonieux et concerté de toutes ses unités documentaires.

L’identification du volet documentaire en tant que composante indissociable de la politique d’établissement a conduit la Conférence des présidents d’université (CPU) à nouer des liens institutionnels denses avec l’Association des directeurs de la documentation et des bibliothèques universitaires (ADBU). La CPU participe désormais de manière suivie aux journées de l’ADBU et associe cette dernière à son colloque annuel ; elle l’accueille dans le même esprit de concertation au sein de la Maison des universités de manière à conduire une réflexion partagée sur la fonction documentaire et les évolutions liées au développement des nouvelles technologies sur les infrastructures d’accueil ou sur la formation des personnels et des usagers. C’est là un partenariat privilégié qu’il importe de cultiver dans un contexte de modernisation du service public de l’enseignement supérieur et de la recherche.

La forte implication de la CPU dans le groupe de travail constitué par Bernard Dizambourg, alors directeur de l’Information scientifique, des technologies nouvelles et des bibliothèques, chargé de définir les critères d’évaluation des moyens alloués aux services de documentation, participe du même esprit : identifier de façon claire les modalités de répartition des ressources sur critères et, parallèlement, le périmètre de la contractualisation et l’ampleur des dotations de tous ordres nécessaires à sa mise en œuvre. Cette réflexion a permis de progresser dans la construction des relations ministère-établissements ; elle est assurément à prolonger dans le contexte esquissé depuis 1997 d’une refondation de la politique contractuelle souhaitée par tous les acteurs.

Enfin, le moment est propice d’aller plus avant dans le cadre du plan U3M (Université du troisième millénaire). A la fois pour répondre au déficit des surfaces disponibles dédiées à cette fonction dans une démarche résolument interuniversitaire et pour mettre à niveau les installations existantes. L’accueil d’étudiants et de jeunes chercheurs étrangers en mobilité impose de tenir le traitement de ce volet pour stratégique.

L’université des sciences sociales

Décidé et créé en 1995, le service commun de la documentation de Toulouse I n’a commencé à fonctionner réellement qu’au début de 1996, après une partition délicate, quoique mieux réussie qu’ailleurs, de l’ancienne bibliothèque interuniversitaire (BIU) entre les cinq EPSCP (établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel) toulousains 1.

Son histoire est donc très récente, et contraste avec le poids symbolique de l’ancienne structure dans les mentalités. La bibliothèque de l’Arsenal, seule section documentaire de l’ex-BIU sur le site de Toulouse I, apparaissait à la majorité des enseignants et des personnels administratifs comme extérieure à l’université, malgré sa situation au cœur du campus, la richesse et l’importance de ses collections, et l’afflux massif des étudiants et des chercheurs. La rédaction des statuts du SCD en 1995 reflète d’ailleurs cet état d’esprit, puisque seule la BU de l’Arsenal est, dans un premier temps, intégrée au service commun, l’association apparaissant aux yeux des directeurs d’UFR comme la garantie de préserver leur autonomie vis-à-vis de la nouvelle structure, ou comme n’apportant qu’une valeur ajoutée identifiée comme stratégique.

Deux événements rapprochés allaient contribuer à modifier la donne. En 1995, le marché de réinformatisation des bibliothèques universitaires toulousaines avec le logiciel Horizon est approuvé par les présidents, puis signé, fournissant le moyen technique de gérer en un seul réseau toutes les composantes documentaires des universités. Deux bibliothèques d’UFR de Toulouse I sont inscrites dans la tranche conditionnelle du marché, jetant ainsi les bases d’un travail commun entre la BU et les bibliothèques associées.

En 1996, la dernière tranche des travaux prévus à l’université dans le cadre du plan Université 2000 permet la livraison d’une bibliothèque de 4 500 mètres carrés sur le site de l’ancienne Manufacture des Tabacs. Commencés trois ans plus tôt, les travaux de réhabilitation de la Manufacture, extension à courte distance du site de l’Arsenal, ont fourni à l’université l’occasion de débats passionnés sur l’utilisation et l’occupation possibles de ces nouveaux locaux. Entre plusieurs scénarios, l’arbitrage s’est finalement fait sur celui qui tendait à réunir sur le nouveau site l’ensemble des activités de recherche, ainsi que les formations professionnalisées (formation en institut universitaire professionnalisé-IUP et diplôme d’études supérieures spécialisées-DESS).

Cette décision correspondait à une politique volontariste de structuration de la recherche conduisant à mettre en place des locaux conçus notamment pour répondre aux besoins documentaires spécifiques des étudiants de troisième cycle et des doctorants, soucieux de disposer d’un lieu dédié à la documentation plus largement ouvert dans le temps et leur offrant des espaces propices à un travail inscrit dans la durée. L’adhésion des personnels à un tel projet a permis de le rendre opérationnel dans les meilleures conditions, alors que, parallèlement, une évaluation interne était engagée pour favoriser la mutation du reste du dispositif. C’est finalement une chance paradoxale que la bibliothèque ait été réalisée en dernier, puisque ce délai a permis d’effectuer un travail de « maturation statutaire » au terme duquel les missions, les collections, et les services attendus des usagers ont été clairement définis.

Une bibliothèque centrale de recherche

Le concept de « bibliothèque centrale de recherche pour l’université » qui a émergé au cours de ces quelques mois n’était pourtant pas, loin s’en faut, un objectif facile.

Tout d’abord, il ne correspondait pas à l’organisation traditionnelle des bibliothèques universitaires françaises qui repose sur la notion de section documentaire regroupant des disciplines, tous niveaux confondus, et ceci a eu des conséquences négatives sur le niveau de financement normé attribué par le ministère. Mais surtout, il s’est heurté concrètement, sur le terrain, au constat d’une réalité décourageante : une première évaluation des collections de niveau recherche, par quoi l’étude a commencé, a confirmé ce que l’on pouvait supposer de la dispersion et de l’éclatement des ressources entre BU, BUFR et centres de recherche.

Très vite cependant, des facteurs de cohésion sont apparus : dans les domaines de l’économie-gestion, la décision de la faculté de sciences économiques de verser ses collections de niveau recherche et d’affecter sa bibliothécaire dans la nouvelle équipe a eu un effet d’entraînement déterminant, notamment sur l’École supérieure de gestion qui a fait de même pour ses collections de périodiques, et sur l’UFR d’informatique.

De plus, le travail de fond accompli avec les enseignants-chercheurs, en particulier sur les listes de titres de revues, mettant en évidence les doublons et les lacunes, a constitué les prémices d’un véritable partenariat dans le domaine du développement des collections, et permis l’émergence progressive d’un intérêt des chercheurs pour une plus grande cohérence dans leur organisation. Dans le domaine juridique, c’est au niveau de certains centres de recherche que la coopération s’est établie, et deux d’entre eux finalement ont contribué à la constitution initiale des collections de la nouvelle bibliothèque par le versement de leurs fonds particuliers.

La bibliothèque de la Manufacture s’est ainsi trouvée au cœur d’un débat entre deux conceptions de la politique de recherche et de la politique documentaire. Dans une vision traditionnelle, on peut faire le parallèle entre l’organisation de la recherche universitaire dans les disciplines des sciences sociales, majoritairement individuelle, fragmentée, et l’organisation éclatée de la documentation recherche dont la forme traditionnelle la plus aboutie est la bibliothèque personnelle du chercheur. A la volonté de l’université de Toulouse I de structurer la recherche correspond logiquement l’émergence d’une structure organisant la documentation correspondante. Les uns et les autres y étaient enclins aussi par la prise de conscience désormais plus largement partagée de la nécessité d’une utilisation optimale des ressources humaines. Le prélèvement sur la dotation globale de l’établissement de personnels qualifiés affectés au SCD a permis, en appui des dotations attribuées par la Sous-Direction des bibliothèques et de la documentation du ministère au titre des surfaces nouvelles, d’améliorer l’encadrement de la fonction documentaire et, par suite, la qualité du service rendu aux différents usagers.

Un partenariat privilégié

Cependant, l’ensemble des réflexions, des débats, du travail en commun réalisé avec les composantes de l’université et les chercheurs ne s’est pas limité au moment du démarrage de la bibliothèque de la Manufacture, il a eu des conséquences durables sur les mentalités et les comportements. Ainsi, les UFR continuent à financer les abonnements qui étaient à leur charge avant le versement, et participent également au financement d’autres projets débattus en commission consultative d’acquisitions, notamment pour l’accès aux ressources électroniques. Autre élément nouveau, et sans doute parce que la bibliothèque de recherche n’est accessible aux étudiants qu’à partir de la maîtrise, les enseignants-chercheurs se réapproprient l’espace : ils y viennent plus volontiers, s’intéressent au fonctionnement, font des propositions d’amélioration, la font visiter à leurs collègues venus de l’extérieur afin d’en faire un élément motivant de mobilité.

Enfin, la qualité du partenariat développé entre enseignants-chercheurs et bibliothécaires autour de ce projet particulier a eu des répercussions sur la représentation que l’université se faisait de la place et du rôle de son SCD. En témoignent les demandes d’entrée dans le réseau documentaire Horizon faites par l’ensemble des UFR et Instituts au-delà des deux premières bibliothèques associées prévues au marché, l’intérêt et la participation effective des enseignants-chercheurs aux commissions consultatives d’acquisitions, et surtout la décision d’intégrer au SCD les bibliothèques de la faculté de droit, de l’UFR de sciences économiques et de l’École supérieure de gestion prise et votée par les différents conseils à l’automne 1997.

Cette décision, qui correspond non pas à un désengagement financier des UFR, mais à leur souci de garantir la modernisation des bibliothèques de composantes et leur participation aux différents projets du SCD, aboutit à une organisation documentaire de l’université lisible et cohérente : les bibliothèques les plus largement ouvertes (BU et BUFR) sont toutes intégrées au SCD, seules les bibliothèques des centres de recherche sont associées.

Mais si, pour ces dernières, une intégration au sens du décret de 1985 ne paraît pas adaptée, deux éléments conduisent cependant à mieux articuler leur rôle dans la politique documentaire de l’université : tout d’abord le signalement de leurs collections dans le catalogue collectif (sans pour autant qu’elles utilisent le système informatique comme outil de gestion) va commencer dans les mois qui viennent. D’autre part se produit toujours ce qu’on pourrait appeler « l’effet Manufacture » : devant le constat du bon fonctionnement de la bibliothèque centrale, du niveau de qualité de ses services, des garanties de sécurité et de la très grande disponibilité des collections 2, des centres de recherche continuent à proposer le versement de leurs collections propres à la BU. Et il arrive que l’on se trouve devant cette situation inédite où l’université doit reloger une équipe de recherche, parce que celle-ci souhaite verser ses collections et demande à déménager à proximité de la bibliothèque !

Des actions transversales

Il faut noter enfin une autre évolution importante par rapport au modèle ancien de la bibliothèque dont l’activité s’exerce à l’intérieur de ses seuls murs : le SCD a pu ainsi développer de façon considérable des missions et des actions transversales qui concernent l’université tout entière et sur lesquelles la mise en œuvre de la réforme pédagogique de 1997 s’est appuyée, notamment dans la partie méthodologique. Elle a bénéficié à cet effet du recrutement de PRCE (professeurs certifiés) de documentation dont c’est la mission majeure, mais à laquelle les personnels des bibliothèques participent aussi étroitement dans un esprit de fertilisation croisée.

C’est par exemple la formation des étudiants à la méthodologie documentaire en première année de DEUG, en deuxième et troisième cycles. C’est également, grâce aux technologies électroniques, un véritable changement de paradigme qui se produit dans les modes d’accès à l’information et dans les pratiques des usagers. Désormais les enseignants-chercheurs et les étudiants disposent d’accès directs, à partir du réseau de l’université, à la recherche dans le catalogue informatisé, à l’interrogation des cédéroms mis en réseau, à des bases de sommaires de périodiques, de résumés, et d’ici très peu de temps au texte intégral de plusieurs centaines de revues. Ce nouveau paysage devrait, c’est en tout cas notre projet, contribuer à faire décroître certaines pratiques documentaires autarciques qui ont encore cours, même si c’est de manière résiduelle.

Manifestation la plus visible et symbolique de la volonté de l’université de structurer sa recherche, la BU de la Manufacture a pu être le catalyseur de l’évolution du SCD, à la fois dans son organisation et dans la perception que les universitaires en ont. Assez éloignée cependant du schéma français classique, elle illustre le passage d’une BU à modèle unique pilotée à l’échelon national (cf. les instructions de 1962 3) à des structures plus malléables aux caractéristiques ou au projet politique de leur université.

A l’autonomie des universités devrait ainsi correspondre une pluralité des organisations possibles. Pour autant, la qualité de fonctionnement et le niveau de professionnalisme des bibliothèques universitaires doivent rester une garantie contre le risque d’une trop grande dispersion. L’expérience montre que loin de chercher à imposer le modèle auquel ils sont habitués, les enseignants-chercheurs découvrent volontiers les avantages d’un fonctionnement plus structuré pour peu que celui-ci soit réellement adapté à leurs besoins et qu’ils y trouvent une valeur ajoutée.

Mai 1999

  1.  (retour)↑  Toulouse I Sciences Sociales, Toulouse II Le Mirail, Toulouse III Paul Sabatier et l’Institut national polytechnique de Toulouse étaient les cocontractants de l’ex-BIU créée en 1970. S’est ajouté, en 1995, l’INSA (Institut national des sciences appliquées) de Toulouse, qui a également créé son SCD (service commun de la documentation). Les cinq établissements ont en outre créé ensemble le Service interuniversitaire de coopération documentaire (SICD) de Toulouse, outil majeur d’une politique concertée de mise en réseau, d’équipement et d’accueil des étudiants à partir d’une inscription unique valable pour l’ensemble des sites.
  2.  (retour)↑  La bibliothèque est ouverte toute l’année, 58 heures par semaine, jusqu’à 20 heures du lundi au vendredi. Elle ouvre aussi le samedi matin.
  3.  (retour)↑  « Instructions… du 20 juin 1962 », fixant les règles d’organisation pour les sections de BU, Bulletin des bibliothèques de France, 1962, t. 7, n° 8, p. 401-410.