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La Bibliothèque virtuelle

Le partage des ressources documentaires

Trix Bakker

Les progrès de la technologie de l’information ont eu depuis cinq ans un impact considérable sur la manière dont les bibliothécaires envisagent la mise en commun de leurs ressources documentaires. Désormais la bibliothèque ne se réduit plus seulement aux collections enfermées entre ses quatre murs. Les opportunités offertes par ce nouvel environnement suscitent l’émergence de services inconnus jusqu’alors.

État des lieux

Cette mutation ne signifie cependant pas que les fonctions fondamentales de la bibliothèque aient changé. En dépit de ces bouleversements technologiques, sa mission consiste, aujourd’hui comme hier, à sélectionner et conserver des ressources documentaires représentatives et pertinentes pour les mettre à la disposition du public. Mais cela signifie que la fonction de développement des collections inclut désormais la fonction de connexion. La sélection des ressources documentaires s’inscrit par conséquent dans le champ d’une offre multimédia plus diversifiée encore que par le passé.

La connaissance approfondie des besoins des utilisateurs acquiert ainsi, dans le milieu universitaire, une importance croissante.

En effet, les utilisateurs locaux ont non seulement besoin de disposer dans leur proximité immédiate des documents les plus consultés, mais ils peuvent et doivent disposer, dans leur bibliothèque, grâce aux moyens d’accès à distance, des ressources moins fréquemment demandées.

Au-delà des services offerts sur place, les usagers souhaitent en outre accéder à l’information à partir de leur domicile ou de leur lieu de travail, et ce avec un minimum d’effort et un maximum de transparence. C’est pourquoi les bibliothèques et les centres de documentation tentent de satisfaire ces exigences en faisant l’analyse de leurs services et en concentrant leurs efforts sur la qualité et la fiabilité d’information.

La conception de la bibliothèque virtuelle constitue à plus d’un égard un modèle pour le partage des ressources dans ses trois composantes suivantes : l’accès bibliographique, le prêt entre bibliothèques et le partage du développement des collections. Cette politique a été grandement facilitée par les accords collectifs sous licence qui permettent à des associations de bibliothèques de partager les responsabilités et les coûts inhérents à la fourniture d’accès aux documents électroniques.

Depuis les années 1980, les budgets des bibliothèques des Pays-Bas ont stagné ou diminué, surtout dans les bibliothèques de recherche, alors qu’elles auraient dû offrir de nouveaux services de communication et de mise à disposition des documents. Cette situation les a contraintes à faire de nécessité vertu. Elles ont dû non seulement envisager plus sérieusement la mise en commun de leurs ressources documentaires, mais encore considérer cette coopération comme la condition même de la survie de leur activité.

C’est dans cet esprit que, dans le cadre d’une dynamique de coopération nationale et internationale, elles ont amélioré et accéléré les formalités d’échange et de fourniture des documents. Il est cependant patent que les collections de littérature savante étrangère aux Pays-Bas s’appauvrissent et deviennent plus homogènes. Les lacunes, particulièrement sensibles dans les domaines spécialisés, sont non seulement dommageables au niveau local, mais elles limitent en outre les possibilités d’échange.

Malgré l’incontestable efficacité du réseau de prêt entre bibliothèques, la situation est telle qu’on peut se demander si le réseau national, considéré dans son ensemble, est aujourd’hui en mesure de répondre aux besoins de recherche de la communauté universitaire.

Il convient toutefois à cet égard de remarquer que, grâce à l’informatique, il devient de plus en plus facile de se procurer des ressources extérieures, notamment les articles des périodiques, alors que la nécessité de conserver sur place des collections aussi complètes que possible vaut surtout pour les livres, dont l’emprunt à l’étranger demande du temps et demeure coûteux.

L’infrastructure électronique

Les Pays-Bas bénéficient d’un réseau de plus de deux mille bibliothèques et autres centres documentaires. La coopération active entre ces différents établissements, tant au niveau régional que national, renforce de façon notable la puissance de l’offre documentaire.

Les données bibliographiques d’un grand nombre de collections sont consultables à distance par le biais des réseaux du système de catalogage partagé automatisé (GGC) de Pica, centre pour l’automatisation et la connexion des bibliothèques, opérationnel depuis 1978 1. Le service du prêt entre bibliothèques (IBL) est facilité par le Catalogue collectif des Pays-Bas (NCC). Le système NCC/IBL, mis en place en 1983, concerne les périodiques, et également depuis 1988 les monographies. Sous-ensemble de la base de données GGC, le NCC enregistre les fonds de plus de 400 bibliothèques, soit, en 1998, les fiches bibliographiques d’environ 12 millions de livres et près de 500 000 périodiques, ainsi que les fiches signalétiques établies pour les documents électroniques, les cartes, les manuscrits, etc.

En 1990, Pica a lancé son réseau de bibliothèques (OBN). Le SURF – organisation coopérative pour le développement des services informatiques dans les institutions d’enseignement supérieur et de recherche néerlandaises – a subventionné le projet et pris en charge l’infrastructure du réseau 2. L’implantation de ce réseau électronique fut le premier pas vers la bibliothèque virtuelle (Klugkist, 1995) 3. L’OBN permet aux utilisateurs de consulter les catalogues de toutes les bibliothèques du pays et les bases de données centralisées.

En septembre 1992, l’OBN s’est enrichi de la base de données Pica Online Contents (OLC), qui référencie les articles publiés dans plus de 12 500 périodiques en cours de parution. L’OLC contient essentiellement des revues savantes, mais elle comprend aussi les revues d’intérêt général et non spécialisées, auxquelles sont abonnées les bibliothèques. L’OBN se développe de plus en plus.

Depuis 1996, Pica et SURF disposent en commun d’une licence d’exploitation leur permettant d’héberger de grandes bases de données telles que Pascal et Francis, qui offrent des résumés d’articles de périodiques et peuvent être consultées selon une procédure uniforme par le biais de l’interface Z39.50. Les bibliothèques peuvent se procurer auprès de Pica les ports nécessaires à cette consultation. Les utilisateurs qui disposent d’un compte électronique, qui leur donne accès aux bases de la bibliothèque à laquelle ils sont rattachés, ont la possibilité de demander en ligne des copies des articles recensés dans ces bases de données, ou de prêter des documents dans d’autres catalogues (Bakker, 1997, p. 55-56) 4. A l’heure actuelle, l’OBN permet de consulter le NCC, 15 catalogues de bibliothèques locales, 6 catalogues régionaux et 20 bases de données centralisées.

Sur le modèle de l’OBN, Pica a lancé en 1997 un service mieux « orienté-client », le PiCarta. Il s’agit d’une base de données multimédia intégrée, qui facilite les procédures de demande et permet d’accéder en ligne à des bases de données et des documents électroniques. Grâce à PiCarta, l’utilisateur peut, au cours de sa recherche, consulter simultanément plusieurs bases de données. Le résultat de sa recherche dépend des licences passées par sa bibliothèque. Si cette dernière n’est abonnée qu’au NCC et à l’OLC, il ne trouvera que les références contenues dans ces deux bases.

Depuis 1991, Pica est aussi très actif en Allemagne, où trois grands réseaux de bibliothèques ont adopté son infrastructure technique : la Deutsche Bibliothek, le Gemeinsamer Bibliotheksverbund et HEBIS, le Hessisches Bibliotheksinformationssystem (Costers and Koopman, 1995) 5.

En janvier 1997, les bibliothèques universitaires françaises ont à leur tour choisi de développer leur réseau à partir de Pica. Le Système universitaire, dont la mise en œuvre est prévue sur trois ans, de 1997 à 2000, et qui concerne une centaine d’établissements, facilitera le catalogage partagé et le prêt entre bibliothèques. Cette contribution française (menée sous l’égide de l’ABES, l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur, à Montpellier) permettra aux bibliothèques des trois pays de collaborer plus efficacement.

Situation politique et économique

Les conditions politiques et économiques dans lesquelles travaillent les bibliothèques ont radicalement changé en vingt ans.

L’explosion du nombre des publications d’une part, l’augmentation effrénée du prix des livres et surtout des périodiques de l’autre, contraignent les bibliothèques à mettre leurs fonds documentaires en commun pour tenter de mieux couvrir la diversité des titres. Les demandes des chercheurs sont désormais si variées et si nombreuses, qu’il n’est plus possible de répondre aux besoins de la recherche par les seules ressources des collections de la bibliothèque. La spécialisation croissante de la recherche accentue cette diversification des besoins et pèse lourd sur des budgets en diminution.

Bien que la consultation des ressources propres ou extérieures à une bibliothèque donnée soit facilitée, aux Pays-Bas, par des infrastructures performantes, elle s’ajoute aux fonctions traditionnelles de constitution et de gestion des fonds documentaires.

Ensemble, ces moyens et fonctions contribuent à la qualité du service offert par la bibliothèque, dont la mission consiste avant tout à assurer – directement ou par l’intermédiaire du prêt entre bibliothèques – la mise à disposition de collections cohérentes et représentatives des différents domaines scientifiques. Toutefois, aussi longtemps que les documents sur papier primeront sur les documents électroniques, le développement des collections, au sens classique du terme, conservera toute son importance. Il devient cependant de plus en plus difficile de le mener à bien de façon satisfaisante.

En 1990, le nombre de volumes entrés dans les collections des treize bibliothèques universitaires néerlandaises avait diminué de 30 à 50 % par rapport à 1980, alors que la totalité des budgets d’acquisitions n’avait augmenté que de 28 % au cours de la décennie. Malgré les nombreuses annulations d’abonnements, les périodiques absorbent chaque année une part croissante des budgets (70 % en moyenne). Au niveau local, les acquisitions se limitent de plus en plus aux demandes immédiates du public de la bibliothèque. Par conséquent, les collections perdent progressivement leur capacité à satisfaire la demande, toujours plus importante et plus diversifiée, de la communauté, au sens large, des utilisateurs.

La coopération en matière de développement des collections

Dans cette situation critique, la coopération entre bibliothèques concernant le développement des collections devient une exigence accrue. Cette coopération s’est intensifiée depuis 1993, en liaison avec des groupes de discussion organisés par domaine, auxquels participent les bibliothécaires chargés du développement des collections (Bakker, p. 57).

Les responsables des bibliothèques ont encouragé cette approche au niveau managérial en « vendant » aux universités et aux chercheurs le concept de partage des ressources et le développement partagé des collections. Il convenait en effet de changer les habitudes culturelles de lecteurs accoutumés, jusqu’ici, à disposer sur place de collections conçues pour eux et auxquelles ils avaient directement accès. Bien que la coopération ne soit pas obligatoire, la réalité économique pousse les bibliothèques à s’y engager.

Cependant, pour réussir, le développement coordonné des collections ne suppose pas moins d’intensifier la constitution des fonds. Cet effort aura aussi des effets positifs sur la qualité globale du service offert par les bibliothèques, L’ensemble des documents collectivement proposés aux milieux de la recherche devenant à la fois plus complet et collectivement disponible. Idéalement, il faudrait éviter les exemplaires doubles des publications savantes peu demandées ou très spécialisées.

Définir le profil des collections

Il convient en effet de rappeler qu’avant de pouvoir parler de constitution en commun des collections, il est nécessaire de définir les profils de collections et/ou de développement des collections des bibliothèques impliquées, afin d’avoir une idée précise des points forts, des faiblesses et des lacunes de l’ensemble des ressources du réseau. Sur les douze établissements participant au projet, dix ont récemment communiqué leurs profils de développement des collections, et quatre d’entre eux ont également établi le profil de leurs collections.

La méthode Conspectus et la Classification néerlandaise (NBC), également utilisée pour l’indexation partagée, sont des instruments permettant de décrire les lignes de force des collections et les priorités formulées en matière de développement des collections 6. La méthode Conspectus permet aux bibliothèques de classer leurs collections et leurs priorités sur une échelle allant de 1 (niveau d’information minimal) à 5 (complète), en se fondant sur les deux mille entrées matière de la NBC.

A cela s’ajoute que les bibliothèques universitaires peuvent, depuis 1993, directement enregistrer dans un fichier de la base de données centrale de Pica les titres des périodiques auxquels elles ont décidé de ne plus s’abonner. Lorsqu’une annulation d’abonnement porte sur un titre ne figurant sur le catalogue d’aucune autre bibliothèque, l’établissement concerné peut ainsi revenir sur sa décision, ou être relayé par une autre bibliothèque. Grâce à ce fichier, il est en outre possible d’avoir un suivi des annulations d’abonnement par discipline et d’adopter à cet égard des mesures sur le plan national.

Les bibliothécaires restent toutefois sceptiques quant aux chances d’atteindre ainsi le résultat recherché, car voilà dix ans que les bibliothèques s’efforcent d’élargir et d’affiner l’éventail des titres en supprimant les exemplaires doubles peu utilisés. Elles n’en doivent pas moins se résoudre à renoncer à de nombreux périodiques, y compris lorsqu’ils sont uniques ou essentiels à leurs collections, et en règle générale, tout nouvel abonnement souscrit les oblige à en annuler un ou deux autres.

Considéré dans la perspective de cette « crise des périodiques », le développement collectif des collections apparaît comme le partage d’une situation d’indigence. La profession voit, en revanche, plusieurs avantages à l’établissement des profils, qui ont fait la preuve de leur utilité pour négocier avec l’université, entrer en contact avec de nouvelles institutions ou des partenaires au sein d’une association, informer les utilisateurs, etc. Ils représentent en somme des outils de gestion permettant de développer les collections plus efficacement et effectivement.

L’offre documentaire

Soucieuse de garantir la qualité des collections possédées en commun, la Koninklijke Bibliotheek a lancé, en 1995, une étude portant sur la comparaison des fonds de ressources étrangères dans les bibliothèques de recherche avec ceux des bibliothèques universitaires allemandes (Voorbij, 1996 7 ; Bakker, p. 57-58). Le résultat – 70 % en moyenne – était sensiblement inférieur dans un certain nombre de disciplines en sciences humaines.

Si la coopération au sens traditionnel demeure encore la meilleure façon de garder les collections vivantes, elle n’est pas envisageable sans soutien supplémentaire financier. La détérioration des infrastructures documentaires de l’enseignement et de la recherche dans ces disciplines n’échappe d’ailleurs plus au gouvernement.

En juin 1996, cinq universités (Leyde, Groningue, Utrecht, Amsterdam et Nimègue) ont signé avec le ministère de l’Éducation, de la Culture et des Sciences une convention destinée à maintenir en sciences humaines une offre importante, diversifiée et équilibrée sur le plan national. Cet accord, qui vaut également pour les collections des bibliothèques a aussi débouché sur une étude sur les collections de sciences humaines de six bibliothèques universitaires (les cinq institutions mentionnées ci-dessus et l’Université libre d’Amsterdam) et de la Koninklijke Bibliotheek.

Confiée à cette dernière, l’enquête avait pour but de définir les paramètres d’une gestion efficace et effective des collections de sciences humaines, et d’appuyer la demande de crédits additionnels du ministère. Le rapport qui a été remis a convaincu celui-ci de débloquer 5 millions de florins supplémentaires pour la période 1998-1999. Cette somme doit servir à pallier les lacunes des collections nationales et permettre que l’ensemble de la littérature spécialisée et de recherche soit le plus possible accessible à partir du système NCC/IBL.

La poursuite des financements au-delà de l’an 2000 dépendra du bon emploi de la subvention accordée. Les sept bibliothèques concernées se sont réparties entre elles les disciplines des sciences humaines, en fonction du nombre de chaires professorales dont elles disposent au sein de chaque université, de leurs budgets d’équipement et du niveau de classement des profils de développement des collections (qui doit au moins correspondre à l’échelon 3, celui du soutien effectif à l’étude ou à l’enseignement).

La bibliothèque de recherche virtuelle

Dans l’environnement électronique d’aujourd’hui, les bibliothèques offrent l’accès à une large part de l’information électronique commerciale à partir d’accords sous licence. En s’associant, elles augmentent d’autant leur pouvoir d’achat et ont ainsi plus de chances qu’un établissement isolé arrive à persuader les fournisseurs de bases de données d’assouplir des conditions souvent draconiennes et de baisser leurs prix. L’ère du numérique offre des solutions pour venir à bout de la « crise des périodiques ».

C’est dans cette perspective que les bibliothèques universitaires néerlandaises et allemandes ont décidé, en octobre 1997, d’adopter des positions communes dans leurs négociations avec les éditeurs. Elles ont formulé des principes directeurs concernant les licences d’exploitation collective des documents électroniques 8.

Ces principes stipulent notamment que le prix des revues électroniques ne doit pas dépasser 80 % de celui du format papier. Ce genre de résultats n’est pas sans incidence sur le développement en coopération des collections. Traditionnellement, ce dernier vise à rationaliser l’acquisition de publications peu demandées ou très spécialisées et à mieux répartir les responsabilités.

S’agissant des licences d’exploitation cette démarche concerne surtout, à l’inverse, les bases de données les plus consultées et les plus demandées, que l’ensemble ou la majorité des membres du groupe désirent pouvoir proposer à leurs utilisateurs. La capacité d’offrir un accès immédiat à partir de n’importe quel poste permet en soi un partage des ressources plus efficace que le souci de conserver des documents très pointus qui a longtemps motivé le développement conjoint des collections.

Le premier cas est illustré par l’accord conclu entre trois bibliothèques universitaires (Maastricht, Tilburg et Rotterdam) pour coordonner leurs collections de périodiques en économie et gestion de l’entreprise. Pica, qui participe également à ce projet de bibliothèque économique virtuelle, a constitué dans la base de données OLC un sous-ensemble économico-commercial et a conçu des liens intégrés pour la consultation des résumés des articles, ainsi que les services de commande et de fourniture rapides propres à ce sous-ensemble particulier. La bibliothèque économique virtuelle devrait faciliter la maîtrise des dépenses et l’amélioration de la qualité du service. Les bibliothèques concernées peuvent réaliser des économies en supprimant les abonnements en double, et affecter l’argent ainsi épargné à la souscription de nouveaux abonnements ou à l’amélioration de leurs services.

Des projets nationaux et européens

En avril 1998, plusieurs bibliothèques universitaires, la Koninklijke Bibliotheek et Pica se sont regroupés au sein de l’association DELTA (Dutch Electronic Library Technology Association), constituée en vue de la création d’une bibliothèque scientifique électronique. L’un des volets du projet porte sur la sélection de documents imprimés méritant d’être conservés et qui, une fois convertis en format numérique, deviendront plus facilement et plus largement accessibles. Une telle sélection suppose, elle aussi, d’envisager la constitution et la conservation des collections nationales en fonction d’une approche collective.

Autre projet de développement en commun des collections, DutchESS (Dutch Electronic Subject Service) 9 est un système permettant de récupérer sur Internet des ressources pertinentes pour les étudiants et les chercheurs. L’information qui circule sur Internet par le biais de milliers de serveurs échappe en effet à tout contrôle, et il incombe aux bibliothécaires responsables du développement des collections de sélectionner les ressources présentant un intérêt scientifique pour leurs utilisateurs et de les leur rendre accessibles. Les informations retenues, toutes consultables gratuitement, sont décrites et classées selon la Classification néerlandaise (NBC).

Lancé en 1996 par la Koninklijke Bibliotheek, ce projet doit à terme se transformer en un service d’envergure nationale auquel coopéreront l’ensemble des bibliothèques universitaires. DutchESS est étroitement lié au projet DESIRE, un projet européen subventionné par le Telematics Applications Programme 10 de la Commission européenne.

DESIRE (Development of a European Service for Information on Research and Education) associe les partenaires de dix institutions dans quatre pays : les Pays-Bas, la Norvège, la Suisse et la Grande-Bretagne 11. DESIRE veut encourager la communauté des chercheurs européens à se servir du Web en améliorant les infrastructures techniques, en élargissant les connaissances des utilisateurs et en créant d’importantes collections de recherche. La phase première du projet était coordonnée par SURFnet, le réseau informatique de l’Éducation et de la Recherche aux Pays-Bas. DESIRE I prit fin en mars 1998. DESIRE II démarra en juillet 1998 et les dix partenaires continuent le travail, mais avec un champ d’activités plus défini : indexation distribuée du Web, catalogage par sujet de sites Web, des services de guide, etc.

Conclusion

En ce qui concerne les documents sur papier, le partage des ressources est essentiellement un moyen de pallier une insuffisance des crédits responsable de la diminution quantitative et qualitative des ressources documentaires que chaque bibliothèque propose à ses utilisateurs. A cet égard, les projets de coopération tels qu’on les conçoit traditionnellement ne sauraient résoudre de façon satisfaisante le problème posé par l’appauvrissement des collections.

Les changements induits par la technologie du numérique offrent en revanche des occasions inédites aux efforts menés en commun pour mettre l’information à la disposition du public. On peut cependant prévoir que la transition vers le « tout numérique » s’effectuera à des rythmes très variables selon les domaines, d’où la nécessité de définir des approches diversifiées selon les disciplines.

Les revues scientifiques électroniques offrent des perspectives nouvelles au développement collectif des collections. A terme, les bibliothèques cesseront d’organiser individuellement leurs collections et le système NCC/IBL disparaîtra pour laisser place à des collections coordonnées et équilibrées, constituées à partir de négociations avec les éditeurs.

S’agissant des sciences humaines, cependant, le livre reste l’outil le plus important et le plus consulté. Les 5 millions de florins récemment accordés par le ministère de l’Éducation, de la Culture et des Sciences pour renforcer les collections de sciences humaines des bibliothèques universitaires néerlandaises sont le signe indubitable que notre « combat » n’est pas une cause perdue.

Janvier 1999